outlook使用技巧篇.pptx

1、Office 2010專題,Outlook,帳號(hào)設(shè)定 收發(fā)郵件 數(shù)據(jù)備份及恢復(fù) 簽名使用 通訊錄及手機(jī)（導(dǎo)入、導(dǎo)出） 新聞組,2,創(chuàng)建便箋,在“開始”選項(xiàng)卡上的“新建”組中，單擊“新項(xiàng)目”，再單擊“其他項(xiàng)目”，然后單擊“便箋”。鍵盤快捷方式要?jiǎng)?chuàng)建便箋，請(qǐng)按 Ctrl+Shift+N。鍵入便箋的文本。對(duì)便箋所做的任何更改均會(huì)自動(dòng)保存。若要關(guān)閉便箋，請(qǐng)單擊“便箋”窗口左上角的便箋圖標(biāo) ，然后單擊“關(guān)閉”。 您可以在工作時(shí)使便箋處于打開狀態(tài)，并可將其拖到屏幕上的任意位置以方便查看。若要將便箋復(fù)制到桌面，請(qǐng)將其從“便箋”文件夾拖到所需位置。 若要閱讀或更改便箋，請(qǐng)?jiān)凇氨愎{”文件夾中，雙擊便箋以打開它。

2、,3,創(chuàng)建電子郵件,在“開始”選項(xiàng)卡上的“新建”組中，單擊“新建電子郵件”。 在“主題”框中，鍵入郵件的主題。在“收件人”、“抄送”、“密件抄送” 若要為這封郵件和將來的所有郵件顯示“密件抄送”框，請(qǐng)?jiān)凇斑x項(xiàng)”選項(xiàng)卡上的“顯示字段”組中單擊“密件抄送”。撰寫郵件后，請(qǐng)單擊“發(fā)送”。,4,創(chuàng)建聯(lián)系人,在“聯(lián)系人”中，在“開始”選項(xiàng)卡上的“新建”組中，單擊“新建聯(lián)系人”。 輸入聯(lián)系人姓名，以及您希望包含的有關(guān)該聯(lián)系人的任何其他信息。 完成聯(lián)系人輸入在“聯(lián)系人”選項(xiàng)卡上的“動(dòng)作”組中，單擊“保存并關(guān)閉”。,5,創(chuàng)建任務(wù),在任何文件夾中的“開始”選項(xiàng)卡上的“新建”組中，單擊“新建項(xiàng)目”，然后單擊“任務(wù)

3、”。 在“主題”框中，鍵入任務(wù)的名稱?？梢栽谌蝿?wù)正文中添加更多詳細(xì)信息。 在“任務(wù)”選項(xiàng)卡上的“動(dòng)作”組中，單擊“保存并關(guān)閉”。,6,答復(fù)或轉(zhuǎn)發(fā)電子郵件,在“開始”或“郵件”選項(xiàng)卡上的“響應(yīng)”組中，單擊“答復(fù)”或“全部答復(fù)”。 撰寫郵件。 單擊“發(fā)送”。 提示單擊“全部答復(fù)”時(shí)要非常謹(jǐn)慎，尤其是答復(fù)中含有通訊組列表或大量收件人時(shí)更應(yīng)如此。平時(shí)最好使用“答復(fù)”，然后只添加必需的收件人，或者使用“全部答復(fù)”但刪除不需要的收件人和通訊組列表。,7,創(chuàng)建約會(huì),在“日歷”中，在“開始”選項(xiàng)卡上的“新建”組中，單擊“新建約會(huì)”。您也可以右鍵單擊日歷網(wǎng)格中的時(shí)鐘，然后單擊“新建約會(huì)”。 鍵盤快捷方式若要從

4、Outlook 的任意文件夾中創(chuàng)建約會(huì)，請(qǐng)按 Ctrl+Shift+A。 在“主題”框中，鍵入說明。 在“地點(diǎn)”框中，鍵入地點(diǎn)。 輸入會(huì)議開始和結(jié)束時(shí)間。 提示可以在“開始時(shí)間”和“結(jié)束時(shí)間”框中鍵入特定的字詞和短語(yǔ)，而不是日期。例如，您可以鍵入“今天”、“明天”、“元旦”、“從明天開始的兩周”、“元旦前的三天”以及大多數(shù)節(jié)假日名稱。,8,若要向他人表明您在此期間的空閑狀況，請(qǐng)?jiān)凇凹s會(huì)”選項(xiàng)卡上的“選項(xiàng)”組中單擊“顯示為”框，然后單擊“閑”、“暫定”、“忙”或“外出”。 若要將約會(huì)設(shè)置為定期約會(huì)，請(qǐng)?jiān)凇凹s會(huì)”選項(xiàng)卡上的“選項(xiàng)”組中單擊“定期” 。單擊想讓約會(huì)重復(fù)發(fā)生的頻率（“按天”、“按周”、

5、“按月”、“按年”），然后選定該頻率的選項(xiàng)。單擊“確定”。 注釋向約會(huì)中添加約會(huì)周期后，“約會(huì)”選項(xiàng)卡將更改為“定期約會(huì)”。 默認(rèn)情況下，在約會(huì)開始前 15 分鐘就會(huì)顯示提醒。若要更改提醒的顯示時(shí)間，請(qǐng)?jiān)凇凹s會(huì)”選項(xiàng)卡上的“選項(xiàng)”組中單擊“提醒”框旁邊的箭頭，然后單擊新的提醒時(shí)間。若要關(guān)閉提醒，請(qǐng)單擊“無(wú)”。 在“約會(huì)”選項(xiàng)卡上的“動(dòng)作”組中，單擊“保存并關(guān)閉”。,9,在 Outlook 中添加電子郵件帳戶,單擊“文件”選項(xiàng)卡。 在“帳戶信息”下，單擊“添加帳戶”。 輸入您的姓名、電子郵件地址和密碼，然后單擊“下一步”。 若要退出“添加新帳戶”對(duì)話框，請(qǐng)單擊“完成”。,10,創(chuàng)建條件格式規(guī)則,

6、在“視圖”選項(xiàng)卡上的“當(dāng)前視圖”組中，單擊“視圖設(shè)置”。 在“高級(jí)視圖設(shè)置”對(duì)話框中，單擊“條件格式”。,11,打開 Outlook 數(shù)據(jù)文件 (.pst),Click the File tab. 在“信息”選項(xiàng)卡上，單擊“帳戶設(shè)置”，然后再單擊“帳戶設(shè)置”。 在“數(shù)據(jù)文件”選項(xiàng)卡上，單擊“添加”。 單擊要打開的 Outlook 數(shù)據(jù)文件 (.pst)，然后單擊“確定”。,12,訂閱 RSS 源,單擊“文件”選項(xiàng)卡。 單擊“帳戶設(shè)置”，然后再單擊“帳戶設(shè)置”。 在“RSS 源”選項(xiàng)卡上，單擊“新建”。 在“新建 RSS 源”對(duì)話框中，鍵入 RSS 源的 URL。例如， 提示在大多數(shù) Web 瀏

7、覽器的網(wǎng)頁(yè)上，您可以右鍵單擊 RSS 圖標(biāo)，然后將快捷方式復(fù)制到剪貼板。按 Ctrl+V 將該信息從剪貼板粘貼到 RSS 源位置框中。 單擊“添加”。 單擊“確定”。,13,自動(dòng)答復(fù)助理,文件選項(xiàng)卡 自動(dòng)答復(fù) 發(fā)送自動(dòng)答復(fù) 設(shè)定日期、時(shí)間 使用規(guī)則自動(dòng)答復(fù),14,單擊“文件”選項(xiàng)卡。 單擊“自動(dòng)答復(fù)”。如果您看不到此命令，表明您可能不具有 Exchange Server 帳戶。 選擇“發(fā)送自動(dòng)答復(fù)”。 如果需要，請(qǐng)選中“只在以下時(shí)間范圍內(nèi)答復(fù)”復(fù)選框，以計(jì)劃外出答復(fù)處于活動(dòng)狀態(tài)的時(shí)間范圍。 如果沒有指定開始時(shí)間和結(jié)束時(shí)間，自動(dòng)答復(fù)將一直處于活動(dòng)狀態(tài)，直至您選中“不發(fā)送自動(dòng)答復(fù)”復(fù)選框。 在“在

8、我的組織內(nèi)”選項(xiàng)卡上，鍵入要在外出時(shí)發(fā)送給隊(duì)友或同事的答復(fù)。 在“在我的組織外”選項(xiàng)卡上，選中“自動(dòng)答復(fù)我組織外的人”復(fù)選框，然后鍵入要在外出時(shí)發(fā)送的答復(fù)。 選擇“只答復(fù)我的聯(lián)系人”或“答復(fù)我組織外的任何人”，以指定要向其發(fā)送答復(fù)的發(fā)件人。,15,創(chuàng)建簽名,打開新郵件。在“郵件”選項(xiàng)卡上的“包含”組中，單擊“簽名”，然后再單擊“簽名”。 在“電子郵件簽名”選項(xiàng)卡上，單擊“新建”。 鍵入簽名的名稱，然后單擊“確定”。 在“編輯簽名”框中，鍵入要包含在簽名中的文本。 若要設(shè)置文本格式，請(qǐng)選擇文本，然后使用樣式和格式按鈕選擇所需的選項(xiàng)。 若要完成簽名創(chuàng)建，請(qǐng)單擊“確定”。,16,打開或關(guān)閉“郵件提醒”,單擊“文件”選項(xiàng)卡。 單擊“選項(xiàng)”。 單擊“郵件”。 在“郵件提醒”下，單擊“郵件提