(企業(yè)管理課件)第五章控制.ppt

1、1,第五章 控 制 課程內容精講,控制目標與類型 制定控制標準 衡量實際工作 鑒定偏差并采取矯正措施,2,1. 控制的含義： 是監(jiān)視組織各方面的活動，保證組織計劃和實際運行狀況動態(tài)適應的管理職能。 計劃和控制密不可分，計劃越是明確、全面和完整，控制的效果越好； 控制工作越是科學、有效，計劃越容易得到實施。 狹義的控制：按照計劃標準衡量計劃完成情況，針對出現(xiàn)的偏差采取糾正措施。 廣義的控制：還包括在必要時修改計劃標準，以使計劃更適合于實際情況。,3,2. 管理控制的目標和特點： 在現(xiàn)代管理活動中，管理控制的目標主要有兩個： 1）限制偏差的累積： 一般來說，工作中出現(xiàn)偏差是不可避免的。但小的偏差失

2、誤在較長時間里會積累放大并最終對計劃的正常實施造成威脅。因此有效的管理控制系統(tǒng)應當能夠及時地獲取偏差信息，及時采取有效矯正措施。 2）適應環(huán)境的變化： 制定出目標到目標實現(xiàn)前，總是需要相當一段時間。在這段時間，組織內部的條件和外部環(huán)境可能會發(fā)生一些變化。需要構建有效的控制系統(tǒng)，幫助管理人員預測和把握內外環(huán)境的變化，并對由此帶來的機會和威脅作出正確、有力的反應。,4,3. 管理控制的特點: 1）目的性： 管理控制無論是著眼于糾正執(zhí)行中的偏差還是適應環(huán)境的變化，都是緊緊圍繞組織目標的； 2）整體性： 包括兩層意思： 一是從控制的主體看，完成計劃和實現(xiàn)目標是組織全體成員的職責， 二是從控制的對象看，

3、管理控制覆蓋組織活動的各個方面；,5,3）動態(tài)性： 組織不是靜態(tài)的，決定了控制標準和方法不可能固定不變，應動態(tài)，以提高適應性及靈活性； 4）人性： 管理控制本質上是由人來執(zhí)行而且主要是對人的行為的控制。,6,4. 管理控制的基本類型： 根據(jù)控制信息獲取的方式與時點不同將管理控制劃分為 前饋控制、現(xiàn)場控制和反饋控制。,7,1）前饋控制（預先控制）： 在工作正式開始前對工作中可能產(chǎn)生的偏差進行預測和估計并采取防范措施，（如規(guī)章制度的制定）。 優(yōu)點： 可防患于未然； 針對計劃行動所依賴的條件進行控制，不針對具體人員，易于被員工接受并付諸實施。 缺點： 需要及時和準確信息； 要求管理人員能充分了解前饋

4、控制因素與計劃工作的影響關系。,8,2）現(xiàn)場控制（同步或同期控制）： 工作進行中所實施的控制（如管理者親臨現(xiàn)場），主要有監(jiān)督和指導兩項職能： 監(jiān)督： 按預定標準檢查工作； 指導： 針對工作中出現(xiàn)的問題，根據(jù)自己經(jīng)驗指導下屬改進工作，或與下屬共同商討矯正偏差的措施。 優(yōu)點： 有指導職能，有助于提高工作人員的工作能力及自我控制能力； 缺點： 受管理者時間、精力、業(yè)務水平的制約； 現(xiàn)場控制的應用范圍較窄； 容易在控制者和被控制者之間形成對立情緒。,9,3）反饋控制（事后控制）： 在工作結束或行為發(fā)生之后進行的控制（不合格產(chǎn)品進行修理），注意力集中于工作或行為結果上，糾正今后活動。是實際管理工作中最常

5、用的控制類型。 優(yōu)點： 在周期性重復活動中，可以避免下次活動發(fā)生類似問題 消除偏差對后續(xù)活動過程的影響 可以提供員工獎懲的依據(jù)。 最大弊端： 實施矯正措施前，偏差、損失已產(chǎn)生。,10,5. 管理控制的過程與要素 管理控制的三步驟： 1）制定控制目標，建立控制標準： 是控制工作得以開展的前提，是檢查和衡量實際工作的依據(jù)和尺度； 2）衡量實際工作，獲取偏差信息： 偏差信息是實際工作情況或結果與控制標準要求偏離的信息。 了解和掌握偏差信息，是控制工作的重要環(huán)節(jié)；信息是控制的前提和基礎。 3）分析偏差原因，采取矯正措施： 控制措施、對策、辦法的提出必須建立在對偏差原因進行正確分析的基礎上。,11,控制

6、工作的三項基本要素： 控制標準、 偏差信息、 矯正措施,12,13,6. 控制標準的實質和要求： 1）標準是一種作為規(guī)范而建立起來的測量標尺或尺度?？刂茦藴适强刂颇繕说谋憩F(xiàn)形式，是測定實際工作績效的基礎。 制定控制標準是控制工作的起點。（計劃工作） 2）有效控制標準基本特征（或要求）： 1）簡明性； 2）適用性； 3）一致性； 4）可行性； 5）可操作性； 6）相對穩(wěn)定性； 7）前瞻性。,14,1）確定控制對象： 通常選擇對實現(xiàn)組織目標成果有重大影響的因素進行重點控制，需要考慮的因素主要有： 環(huán)境特點及其發(fā)展趨勢 資源投入 活動過程。 2）選擇關鍵控制點，考慮： 會影響整個工作運行過程的重要操

7、作與事項 能在重大損失出現(xiàn)之前顯示出差異的事項 若干能反映組織主要績效水平的時間與空間分布均衡的控制點，關鍵控制點的數(shù)量應足夠。,7. 制定控制標準的過程和方法：,15,3）制定控制標準： 最為簡單的情況是，將計劃過程中形成的可考核的目標直接作為控制的標準。但現(xiàn)實中更多的是需要通過一些科學的方法將某一計劃目標分解為一系列具體可操作的控制標準。 控制標準分定量和定性兩類： 定量標準便于度量和比較， 主要分為 實物標準、 價值標準、 時間標準； 定性標準是難以確定的。,16,統(tǒng)計計算法（統(tǒng)計標準）。 根據(jù)企業(yè)的歷史數(shù)字記錄或是對比同類企業(yè)的水平，運用統(tǒng)計學方法確定企業(yè)經(jīng)營各方面工作的標準。 利用統(tǒng)

8、計方法來確定預期結果。數(shù)據(jù)可能來自本企業(yè)和其他企業(yè)。 用歷史性統(tǒng)計資料作為某項工作確定標準具有簡便易行的好處，但是據(jù)此制定的工作標準可能低于同行業(yè)的卓越水平，甚至是平均水平； 因此在根據(jù)歷史性統(tǒng)計數(shù)據(jù)制定未來工作標準時，應考慮到行業(yè)的平均水平，并研究競爭企業(yè)的經(jīng)驗。,制定控制標準的方法：,統(tǒng)計計算法,經(jīng)驗估計法,工程法,17,經(jīng)驗估計法（經(jīng)驗標準）根據(jù)經(jīng)驗來建立標準。 要注意利用各方面的管理人員的知識和經(jīng)驗，科學綜合大家的判斷，制定出一個相對先進合理的標準。 工程方法（工程標準）： 工程標準是通過對工作情況進行客觀的分析，并以準確的技術參數(shù)和實測的數(shù)據(jù)為基礎來制定的。,18,8. 衡量實際工作

9、成績應注意的幾個問題,確定適宜的衡量方式,建立有效的信息反饋系統(tǒng),通過衡量成績，檢驗標準的客觀性和有效性,19,1）確定適宜的衡量方式： 衡量的項目： 是衡量工作中最重要方面。實際衡量應該圍繞構成好績效的重要特征來進行，不能夠偏向那些易衡量的項目。 衡量的方法： )個人的親自觀察；)利用報表和報告 )抽樣調查；)召開會議。 在衡量實際工作成績時必須多種方法結合使用 衡量的頻度： 即衡量實績的次數(shù)或頻率，適宜的頻度取決于被控制活動的性質、控制活動的要求。 衡量的主體： 誰來衡量？,20,2）建立有效的信息反饋系統(tǒng)： 對信息的要求： 信息的及時性： )信息收集要求及時； )信息的加工、檢索和傳遞工

10、作需要及時； 信息的可靠性： 可靠性首先來源于準確，包括收集、傳遞等環(huán)節(jié)； 信息適用性： 提供盡量精煉又滿足控制要求的全部信息，信息不足和信息過多同樣有害。,3）通過衡量成績，檢驗標準的客觀性和有效性： 找出是否有標準本身的問題。,21,9. 鑒定偏差并采取糾正措施應注意的問題：,22,9.1. 找出偏差產(chǎn)生的主要原因： 并非所有偏差都可能影響企業(yè)的最終成果。 首先判斷偏差的嚴重程度； 其次探討導致偏差產(chǎn)生的主要原因； 9.2. 確定矯正偏差措施的實施對象： 可能是： 組織的活動， 衡量的標準， 或是指導活動的計劃。 原因： 1）原先計劃和標準制定得不科學； 2）環(huán)境發(fā)生預料不到的變化，原來被

11、認為正確的計劃不再適應新形勢需要。,23,9.3. 選擇適當矯正措施： 管理控制中的控制或矯正措施包括“糾偏”和“調適”兩類。 第一，對于因工作的失誤造成的問題， 控制工作主要是“糾偏”，即加強管理、監(jiān)督，確保工作與目標的接近或吻合； 第二，若計劃目標不切合實際， 控制工作主要是按實際情況修改計劃目標； 第三，若組織的運行環(huán)境發(fā)生重大變化， 致使計劃失去客觀的依據(jù)，控制措施是啟動備用計劃或重新制定新計劃。,24,1）保持矯正方案雙重優(yōu)化： 判斷矯正方案的合適性需要考慮兩方面的要求：一是矯正工作的經(jīng)濟性;二是管理控制工作必須在滿足經(jīng)濟性要求的前提下，通過對各種可行矯正方案比較分析，選擇投入最少、

12、成本最小、解決偏差效果最好的方案. 2）充分考慮原先計劃實施的影響：追蹤決策，在制定和選擇追蹤決策方案時，需要充分考慮組織伴隨著初始決策的實施已經(jīng)消耗的資源和這種消耗對客觀環(huán)境造成的影響以及人員思想觀念的轉變問題。 3）應急性矯正行動與永久性矯正行動并重 4）注意消除組織成員對糾偏措施的疑慮：要充分考慮和處理組織成員對擬采取矯正措施的各種態(tài)度，特別是消除執(zhí)行者的疑慮，避免發(fā)、方案實施時出現(xiàn)人為障礙。,25,9.4. 堅持有效控制的原則 1）控制應該同計劃與組織相適應 2）控制應當突出重點，強調例外 3）控制應具有靈活性、及時性和經(jīng)濟性的特點 4）控制過程應避免出現(xiàn)目標扭曲問題 5）控制工作應注

13、重培養(yǎng)組織成員的自我控制能力,26,突出重點，強調例外： 控制要突出重點，管理者不可能面面俱到，要找出和確定最能反映或體現(xiàn)成果的關鍵因素加以控制。 控制也應強調例外，管理者將控制重點著重于例外情況，可集中有限精力解決問題。 例外并不能僅靠偏差數(shù)值大小來確定，要考慮客觀實際情況。必須與控制關鍵問題的原則結合起來，注意關鍵問題上的例外。,27,具有靈活性、及時性、經(jīng)濟性： 靈活性： 控制系統(tǒng)能適應主客觀的變化，持續(xù)地發(fā)揮作用，與計劃一同變動； 及時性： 信息收集和傳遞必須及時，才能及時控制，否則不能起積極作用，反而會帶來消極影響。 堅持適度性，以便提高經(jīng)濟性： 從經(jīng)濟性角度考慮，控制系統(tǒng)不是越復雜

14、越好，控制力度也不是越大越好。,28,避免目標扭曲： 在實際工作中，有關人員對手段的關注可能超過對實現(xiàn)組織目標的關注，或者忘記了手段性措施是為實現(xiàn)組織目標服務的，以致出現(xiàn)為遵守規(guī)定或完成預算而不顧實際控制效果的刻板、僵硬、扭曲。,29,注重培養(yǎng)組織成員的自我控制能力： 員工進行自我控制是提高有效性的根本途徑。 優(yōu)點： 有助于發(fā)揮員工的主動性、積極性和創(chuàng)造性； 可以減輕管理人員負擔，減少企業(yè)控制費用的支出； 有助于提高控制的及時性和準確性。 但鼓勵和引導員工進行自我控制，并不意味對員工可以放任自流。 員工的工作目標必須服從于組織的整體目標，并有助于組織整體目標的實現(xiàn)。,30,二、主要概念 控制： 根據(jù)既定的目標與各種標準，監(jiān)督查計劃的執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)偏差，找出原因，采取措施，進行糾正，并根據(jù)已變化的情況對原有的設想、打算進行調整、以確保組織目標的實現(xiàn)。 反饋控制： 用系統(tǒng)過去的情況來指導現(xiàn)在和將來的控制方式，它利用受控系統(tǒng)的輸出信息來防止已經(jīng)發(fā)生或即將出現(xiàn)的偏差繼續(xù)發(fā)展或今后再度發(fā)生。 前饋控制： 又可稱為指導將來的控制，即不斷利用最新的信息進行預測，并把預測的結果同所期望的結果進行比較，再根據(jù)比較的結果采取相應的措施來調整投入及實施活動，以達到預期的結果。,31,三、知識點小結 1）企業(yè)員工的工作質量和數(shù)量是決定經(jīng)營成果的重要因素，因此，必須使企業(yè)員