業(yè)務流程整理注意事項.ppt

1、,-業(yè)務流程整理培訓,業(yè)務流程整理概述 20分鐘 業(yè)務流程圖繪制方法 30分鐘 業(yè)務流程整理注意事項 10分鐘 業(yè)務流程整理練習 25分鐘 問題交流 10分鐘,提綱,業(yè)務流程整理概述 培訓目標 業(yè)務流程整理目標 業(yè)務流程概述 業(yè)務流程整理成果規(guī)范 業(yè)務流程圖繪制方法與 業(yè)務流程整理注意事項 業(yè)務流程整理練習 問題交流,提綱,參與業(yè)務流程的 設計和繪制,學會繪制流程圖 的方法,明確流程整理的原理,培訓目標,參與業(yè)務流程的 設計和繪制,學會繪制流程圖 的方法,明確流程整理的原理,什么是業(yè)務流程 業(yè)務流程整理意義 標準業(yè)務流程內(nèi)容 對自身工作影響,原來如此。,培訓目標,參與業(yè)務流程的 設計和繪制,學

2、會繪制流程圖 的方法,明確流程整理的原理,什么是業(yè)務流程 業(yè)務流程整理意義 標準業(yè)務流程內(nèi)容 對自身工作影響,什么是業(yè)務流程圖 業(yè)務流程圖繪制要求 業(yè)務流程圖繪制練習,我也會了,培訓目標,參與業(yè)務流程的 設計和繪制,學會繪制流程圖 的方法,明確流程整理的原理,什么是業(yè)務流程 業(yè)務流程整理意義 標準業(yè)務流程內(nèi)容 對自身工作影響,什么是業(yè)務流程圖 業(yè)務流程圖繪制要求 業(yè)務流程圖繪制練習,參與業(yè)務調(diào)研計劃制定 完成調(diào)研工作底稿 參與業(yè)務流程設計與繪制 對自身工作影響,成功也有我一份,培訓目標,業(yè)務流程整理目標,業(yè)務流程整理目標,壓縮時間 提高效率,減少不增值的活動,權限規(guī)范 職責明了,管理規(guī)范化 一

3、體化,一次做好,質量保障,及時決策,數(shù)據(jù)共享 及時溝通,持續(xù)的改善循環(huán),成功結果,業(yè)務流程是指在組織內(nèi)部“流轉”的一系列相關的活動 業(yè)務流程不僅僅限于一個單一的功能或者單一的部門 業(yè)務流程能夠貫穿始終地反映經(jīng)營情況,什么是業(yè)務流程,業(yè)務流程概念,行為 責任 輸入 在流程中的關鍵行為流程中的關鍵責任 每一行為的主要輸入來源,輸出顧客（服務對象）時間和成本 每一行為的關鍵交付成果每一行為輸出的接受者 與每一行為相關的努力/時 （內(nèi)部和外部） 間/成本,業(yè)務流程構成要素,業(yè)務流程概念,業(yè)務流程圖 流程描述 崗位職責 按具體業(yè)務繪制業(yè)務流程圖業(yè)務流程圖節(jié)點的描述 相關人員的崗位及職責,內(nèi)部制度核算方法

4、關鍵點 與該業(yè)務相關的主要與該業(yè)務相關的 該業(yè)務的關鍵控制節(jié)點 財務內(nèi)部控制制度會計核算分錄,業(yè)務流程成果報告主要內(nèi)容,業(yè)務流程成果規(guī)范,業(yè)務流程整理概述 業(yè)務流程圖繪制方法與 流程圖基本知識講解 流程圖的繪制 流程圖交付要求 業(yè)務流程整理注意事項 業(yè)務流程整理練習 問題交流,提綱,流程圖是一種工具，可用來了解、分析和歸檔公司的流程和活動，幫助確定改善機會。 一張流程圖顯示了將特定輸入轉化為所要求的輸出的一系列的步驟。,什么是流程圖,流程圖繪制,流程圖繪制主要包括以下三項內(nèi)容： 理解流程 編制流程圖 完善流程圖,流程圖繪制基礎,流程圖繪制,有明確定義的開端和結束 有輸入必有輸出 在整個企業(yè)組織

5、中“流動” 不局限于單一的功能和部門,流程,輸入,輸出,流程/子流程 概述企業(yè)活動 流程圖直接闡明組織的主要業(yè)務/功能單位（部門級）的關鍵目標 流程步驟 描述中級組織單位（部門級）的任何活動 在一個流程中能得到主要的輸入、輸出信息 任務 描述個人能完成的活動 所有個人應完成的工作組成他/她的崗位職責,流程圖繪制,文件/表格： 該標識文件，包括表格，字母和報告。它既可表示輸入，又可表示輸出。可在該標識上寫下標題用以代表特定的文件。,系統(tǒng)/數(shù)據(jù)庫： 該標識用于表明信息從現(xiàn)有的計算機系統(tǒng)中流入或流出。該計算機系統(tǒng)表現(xiàn)為輸入，處理或輸出?？稍跇俗R中寫明特定的系統(tǒng)名稱。,一套標準的符號能幫助我們快速并一

6、致地溝通流程圖。,流程圖繪制標識,流程操作： 該標識用于指示一項需要人工處理的活動，例如手工處理一個文件（如手寫的采購單），或人工檢查一個文件。,流程參見: 該標識用于指示從一個流程轉向下一個流程。,數(shù)據(jù)信息: 該標識用于指示輸入流程的數(shù)據(jù)和信息。,流程圖繪制標識,決定批復： 該菱形框代表一個決定或批復。它給人以強烈的視覺提示，即此處需要作出決定或批復。該標識經(jīng)常用在流程欄中。其右方聯(lián)接“否”的情況，下方聯(lián)接“是”的情況。,方向標記： 流向箭頭代表任務執(zhí)行時的次序，它們引導著流程。它們可以在所有三欄中使用。流向從左到右代表輸入被接收并被處理；流向從上到下代表任務被完成。,流程圖繪制標識,存檔:

7、 該框代表一個文檔在此處需要被存檔。,開始/結束: 該框用以表示一個流程的開始和結束。,流程圖繪制標識,流程圖連接標識： 該標識用于流程圖中頁和頁的連續(xù)或者用于從一個決定框轉到另一頁或另一個流程。當畫到頁底時，可以在圖中最后一項內(nèi)容后使用連接標識。連接標識的畫法：在標識內(nèi)以A開始，然后寫上后續(xù)流程所在的頁碼。例如，A/2是指在第2頁上尋找A節(jié)點。然后在合適的地方畫上對應的流程連接標識。在該標識上寫下相同的字母以及被連接的頁碼。,A,繼續(xù)“是”情況下的流程,是,否,狀況表是否被批準?,A,對狀況表作修改,流程圖繪制標識,在決定框之前使用手工操作標識： 如果流程分叉為是/否，則有人作出決定。用決定

8、框來表示。由于所作的決定和批復很少無效，因此在決定框之前通常有人工活動標識。,是,否,有效否？,驗證統(tǒng)計數(shù)據(jù)的有效性,流程圖繪制標識,供應商數(shù)據(jù)庫,存檔框應該盡可能描述系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫、和其它信息的存儲 數(shù)據(jù)/信息框應當描述行動框中生成的數(shù)據(jù)和信息表,對,錯,新供應商 詳細情況,供應商價格清單,X,新供應商 詳細情況,供應商 價格清單,選擇供應商,選擇物料供應商,選擇物料供應商,選擇供應商,流程圖繪制,流程圖繪制,主要特征 起始點、終止點和客戶應該清楚和一致 輸入和輸出應當盡可能量化 為每一個任務框標明負責的人員和部門 為每一個任務框標明人員的職務/負責的范圍 做到對流程不熟悉的人，不需要任何解釋

9、就能輕而易舉的讀懂流程圖 詳細程度應達到足以識別無效率的活動,流程圖繪制,詢問一個流程活動的問題包括：,流程/任務生成什么？ 職員怎樣執(zhí)行它？ 為什么要這樣做？ 何時、由誰對它進行復核？ 流程活動需要多少時間？ 流程活動何時需要？ 錯誤/問題的種類，頻率和發(fā)生原因是什么？ 怎樣處理錯誤/問題/例外？ 輸出什么？輸出多少？ 輸出至哪里？,流程范圍 控制目標 主要控制點 涉及部門及表格 流程流轉時間 特定政策,建議步驟: 從一個高層次的流程開始,如有必要,到下一層次的流程(比如,子系統(tǒng)) 確定每個子系統(tǒng)的開始和結束(保持重點) 確定關鍵輸入和輸出 按步驟進行每個關鍵業(yè)務子流程 節(jié)約時間: 如果陷入

10、困境,休息一下或跳到另一方面 采用標準的流程圖符號 在過程中或在每一子流程的結束確認流程和技術改進機會 認定流程的準確性,流程圖繪制的技巧,流程圖的格式 宋體 標題采用14號字體、加粗、中間對齊 部門采用10號字體、加粗、下劃線、中間對齊 框內(nèi)采用68號字體、普通不加粗、中間對齊 連線采用與框內(nèi)同樣字體、中間對齊 盡量避免相交線,業(yè)務流程圖交付要求,標準業(yè)務流程圖樣本,業(yè)務流程成果規(guī)范,標準業(yè)務流程圖描述樣本,業(yè)務流程交付要求,崗位職責,業(yè)務流程交付要求,內(nèi)部控制制度樣本,業(yè)務流程交付要求,會計核算方法樣本,業(yè)務流程交付要求,起始點、終止點和對象必須清晰 輸入和輸出應當明確 應當在合適的地方標

11、出估計時間（流程時間） 為每一個任務框標明人員的職務/負責的范圍 做到對流程不熟悉的人，不需要任何解釋就能輕而易舉的讀懂流程圖 詳細程度應達到足以識別無效率的活動,業(yè)務流程圖交付要求,業(yè)務流程整理概述 業(yè)務流程圖繪制方法與 業(yè)務流程整理注意事項 注意事項 流程改進 業(yè)務流程整理練習 問題交流,提綱,需要 按實際情況繪制流程 需要 在整個組織內(nèi)思考流程 需要 與流程牽涉的人員交流 需要 在開始前確認流程的起點和結束 需要 高層次的流程圖 需要 提問,不能 按照你自己的想當然繪制流程 不能 把流程圖局限在你自己的部門 不能 在真空中工作 不能 在確認起點和結束點前試圖繪制 流程 不能 陷入太多的細節(jié) 不能 單獨努力,流程繪制應注意的要點,流程問題 技術和信息系統(tǒng)問題 短期可解決的問題或當務之急,在流程繪制過程中,我們應不僅理解現(xiàn)有的流程,而是更要確認改進的方面, 比如:,流程改進,關鍵步驟缺少 重復勞動 (一個流程內(nèi)或是跨部門) 不必要的文書工作 不完全或冗余審查過程 不必要的延誤 勞動密集型行為/任務,一旦繪制完流程圖,我們能夠開始分析流程改進的機會. 特別地,我們能夠 從以下方面發(fā)現(xiàn)問題,改進工作流程:,流程改進,確認新技術的潛在用處 (比如:自動化,更有效的獲取及共享信息等.) 理解現(xiàn)有系統(tǒng)的