文件材料管理(公文格式與運(yùn)轉(zhuǎn)).ppt

1、文件材料管理,北侖區(qū)檔案局,（通用文件材料的 形成與運(yùn)轉(zhuǎn)）,文件材料概述,文件材料是一種信息記錄，是人類社會記錄、固定和傳遞信息的工具。文件材料是檔案的主要來源?？茖W(xué)地管理文件材料不僅能提高機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的工作效率，而且也能為今后的檔案工作打下堅實的基礎(chǔ)。,第一節(jié) 文件材料的概念,一、文件材料：是泛指國家機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位、個人在從事黨政工作、生產(chǎn)經(jīng)營、科學(xué)研究等活動中、按照客觀規(guī)律和一定處理程序，用語言、文字、圖象、信號等方式，直接形成的原始和真實的記錄。,二、文書：是組織或個人以文字方式直接記錄信息的材料，是交流情況，處理和解決問題的工具，是一種書面方式的文件。文書包括公務(wù)文書和

2、私人文書兩種。 三、公文：即公務(wù)文書。公文是各個機(jī)關(guān)組織及其工作人員在履行公職活動中形成和使用的書面文件，它具有特定的格式和需要經(jīng)過一定的處理程序，是發(fā)布政策法令、傳達(dá)工作意圖、聯(lián)系公務(wù)與記載工作活動的一種重要工具。,三者關(guān)系：文件材料是屬概念，文書是種概念，文件材料概念的外延大，文書概念的外延小。同理，文書與公文兩概念相比，文書是屬概念，公文是種概念，文書概念的外延大，公文概念的外延小。,公文,文書,文件材料,第二節(jié) 文件材料的性質(zhì)特點,聯(lián)系性 本源性 運(yùn)動性,第三節(jié) 文件材料的基本類型,一、按照記述內(nèi)容分：可分為通用文件材料、科技文件材料、專用文件材料。 1.通用文件材料是指黨政機(jī)關(guān)、社會

3、團(tuán)體和企事業(yè)單位中普遍使用的、規(guī)范化的文件材料。主要有：黨群工作文件材料、行政管理工作文件材料。,2.科技文件材料是科研、設(shè)計和生產(chǎn)建設(shè)部門在自然科學(xué)研究、生產(chǎn)技術(shù)和基本建設(shè)活動中產(chǎn)生和形成的文件材料。主要有：經(jīng)營管理文件材料、生產(chǎn)技術(shù)管理文件材料、產(chǎn)品文件材料、科學(xué)技術(shù)研究文件材料、基本建設(shè)文件材料、設(shè)備儀器文件材料。,3.專用文件材料是在一定的專業(yè)部門和系統(tǒng)內(nèi)，根據(jù)本身特殊任務(wù)的需要和要求而制作的文件材料。主要有：司法、外交、審計、統(tǒng)計、標(biāo)準(zhǔn)、計量、會計、軍事等專用文件材料。,二、按照文件形式分：主要有文字、圖表圖樣、數(shù)據(jù)計算文件材料及統(tǒng)計表格文件材料等。 三、按照載體介質(zhì)分：可分為紙質(zhì)文

4、件材料、磁性載體文件材料、感光載體文件材料等。磁性、感光載體介質(zhì)多用于人們通常稱謂的聲像文件材料。具體有：照片文件材料、影片文件材料、錄像文件材料、錄音文件材料、唱片文件材料及電子文件材料等。,第四節(jié) 通用文件材料的組成,公務(wù)文書 機(jī)關(guān)常用文書,第五節(jié) 通用文件材料的形成,一、通用文件材料的名稱和用途 通用文件材料的名稱也叫文種,是文件內(nèi)容要求的反映和標(biāo)志。 根據(jù)2000年8月24日國務(wù)院國發(fā)200023號國務(wù)院關(guān)于發(fā)布國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法的通知，確定公文種類為13類14種，具體的公文名稱和用法是：,1、命令（令）：是上級機(jī)關(guān)及其負(fù)責(zé)人依照職權(quán)，對下級機(jī)關(guān)發(fā)布的一種領(lǐng)導(dǎo)指揮性公文名稱，具有

5、強(qiáng)制執(zhí)行性質(zhì)和法定效力，一經(jīng)發(fā)布，就要求有關(guān)機(jī)關(guān)和人員必須堅決執(zhí)行。 主要用途有四種：發(fā)布重要行政法規(guī)與規(guī)章。宣布施行重大強(qiáng)制性行政措施。嘉獎有關(guān)單位和人員。撤銷下級機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定等。,中華人民共和國國務(wù)院令第531號 公共機(jī)構(gòu)節(jié)能條例已經(jīng)2008年7月23日國務(wù)院第18次常務(wù)會議通過，現(xiàn)予公布，自2008年10月1日起施行。 總理 溫家寶 二八年八月一日 公共機(jī)構(gòu)節(jié)能條例 第一章總則 第一條為了推動公共機(jī)構(gòu)節(jié)能，提高公共機(jī)構(gòu)能源利用效率，發(fā)揮公共機(jī)構(gòu)在全社會節(jié)能中的表率作用，根據(jù)中華人民共和國節(jié)約能源法，制定本條例。 。,、決定：是機(jī)關(guān)或團(tuán)體組織制發(fā)的一種決策性公文名稱。 主要用途：有三種

6、：對重要事項或重大行動作出安排。用于獎懲有關(guān)單位與人員。變更或撤銷下級機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項。,國務(wù)院關(guān)于加強(qiáng)節(jié)能工作的決定國發(fā)200628號 各省、自治區(qū)、直轄市人民政府，國務(wù)院各部委、各直屬機(jī)構(gòu)：為深入貫徹科學(xué)發(fā)展觀，落實節(jié)約資源基本國策，特作如下決定：一、充分認(rèn)識加強(qiáng)節(jié)能工作的重要性和緊迫性 二、用科學(xué)發(fā)展觀統(tǒng)領(lǐng)節(jié)能工作 國務(wù)院 二六年八月六日,、公告：主要用于向國內(nèi)外宣布重要事項或法定事項。 、通告：主要用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項。,、通知：是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在日常工作中經(jīng)常使用的一種告知性質(zhì)的公文名稱。 主要分成五種：頒發(fā)性通知。規(guī)定性通知。指示性通知。轉(zhuǎn)發(fā)性通知。

7、其他的通知。 、通報：是機(jī)關(guān)或團(tuán)體單位制發(fā)的一種具有教育意義和指導(dǎo)作用的告知性公文名稱。 主要用途：表彰先進(jìn)，批評錯誤。傳達(dá)重要精神和情況。,、議案：是會議所要審議的事項。 主要用途：使用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務(wù)委員會提出審議事項。 、報告：即告訴的意思。是級機(jī)關(guān)或團(tuán)體單位向與級機(jī)關(guān)和業(yè)務(wù)主管部門匯報工作情況等而制發(fā)的一種陳述性公文名稱。 主要用途：用于向上級機(jī)關(guān)匯報工作，反映情況，提出意見或建議，答復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問。,、請示：是下級機(jī)關(guān)或團(tuán)體單位向所屬上級機(jī)關(guān)或業(yè)務(wù)主管部門發(fā)送的一種請求性公文名稱。 主要用途：用于下級向上級機(jī)關(guān)請求指示和批準(zhǔn)。 10、批

8、復(fù)：是上級機(jī)關(guān)向所屬下級機(jī)關(guān)制發(fā)的一種批答性公文名稱。 主要用途：用于答復(fù)請示事項。,11、意見：是對重要問題提出見解和處理的一種公文名稱。 主要用途：針對某些重要問題提出見解和處理辦法。 12、函：又稱公函，是機(jī)關(guān)在日常的公務(wù)聯(lián)系中經(jīng)常使用的一種公文名稱。 主要用途：用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互商洽工作，詢問和答復(fù)問題，向有關(guān)主管部門請示批準(zhǔn)等。,13、會議紀(jì)要：是機(jī)關(guān)單位用來傳達(dá)會議情況的一種公文名稱。 主要用途：用于記載和傳達(dá)會議情況和議定事項，要求與會單位共同遵守和執(zhí)行。,二、通用文件材料的格式和稿本 （一）通用公文的格式 通用公文格式是指公文的各個組成部分按照一定的規(guī)定和要求排列起來的整

9、體結(jié)構(gòu)形式，是公文具有權(quán)威性和行政約束力在形式上的具體表現(xiàn)。 通用公文格式內(nèi)容包括：公文結(jié)構(gòu)、公文外觀形式。 、通用公文結(jié)構(gòu)：包括基本組成部分和附加標(biāo)記。,圖1A4型公文用紙頁邊及版心尺寸,圖2公文首頁版式,圖3上報公文首頁版式,圖4公文末頁版式,奉化市工商業(yè)聯(lián)合會 文 件 奉 化 市 檔 案 局 奉商聯(lián)20097號 關(guān)于加強(qiáng)基層商會檔案管理工作的通知 各基層商會： 加強(qiáng)檔案管理工作是基層商會規(guī)范化、制度化建設(shè)的一項重要任務(wù)，是工商聯(lián)組織完善體制、提高素質(zhì)的重要內(nèi)容。為進(jìn)一步促進(jìn)基層商會檔案管理工作，經(jīng)市工商聯(lián)與市檔案局研究決 ,圖5聯(lián)合行文公文末頁版式1,圖6聯(lián)合行文公文末頁版式2,（二）通

10、用公文的稿本 稿本是指文稿和文本。 1、文稿：包括草稿和定稿。 2、文本：包括正本、副本、存本、暫行本、各種文字文本等。 三、通用文件材料形成過程中的基本要求 （一）必須視點正確。 （二）必須實事求是，切合實際。 （三）必須表達(dá)準(zhǔn)確。,第六節(jié) 科技文件材料的形成,科技文件材料是針對特定的科技活動編制的,正在用來傳遞科技思想和記錄科技信息的科技文獻(xiàn).,基建工作過程及形成的科技文件材料,一、準(zhǔn)備階段 二、設(shè)計階段 三、施工階段 四、竣工驗收,工業(yè)新產(chǎn)品開發(fā)過程及形成的科技文件材料 一、市場調(diào)查階段 二、先行開發(fā)階段 三、設(shè)計試制階段 四、生產(chǎn)階段,設(shè)備管理過程及所形成的科技文件材料,一、市場調(diào)查階

11、段 二、決策購置 三、開箱驗收階段 四、安裝調(diào)試階段 五、使用階段,科研活動過程及形成的科技文件材料,一、選題階段 二、編制研究方案 三、調(diào)查研究階段 四、組織成果鑒定 五、推廣應(yīng)用階段,會計文件材料的組成,一、會計憑證 二、帳簿 三、會計報表,第六節(jié) 通用文件材料的運(yùn)轉(zhuǎn),一、收發(fā)文運(yùn)轉(zhuǎn) （一）收文處理（共12個工作環(huán)節(jié)）：簽收；啟封；登記；審核；擬辦；批辦；分發(fā)；傳閱；承辦；催辦；注辦；歸檔。 二、發(fā)文處理（共12個工作環(huán)節(jié)）：擬稿；核稿；簽發(fā)；編號；注發(fā)； 繕?。?校對；蓋??； 登記；裝封；發(fā)送；歸檔。,二、行文制度 行文：機(jī)關(guān)根據(jù)工作需要，將一定的工作意圖形成公文，發(fā)給有關(guān)機(jī)關(guān)和人員閱辦，這就是行文。 行文關(guān)系：收發(fā)文機(jī)關(guān)之間的關(guān)系便是行文關(guān)系。 行文制度：根據(jù)行文關(guān)系并按一定的規(guī)定來處理公文，這就叫行文制度。行文制度內(nèi)容包括行文條件，行文方式與行文規(guī)則。,1、行文條件：行文機(jī)關(guān)必須是負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)；行文內(nèi)容必須符合法律法規(guī)，符合黨和國家和方針、政策；行文內(nèi)容必須客觀真實。 2、行文方式：上行、下行、平行三個方向。逐級行文：即指直接上、下級機(jī)關(guān)之間的行文。 多級行文：即指同一文件同時發(fā)往直接、間接的多個上級機(jī)關(guān)或下級機(jī)關(guān)的行文。,越級行文：即下級機(jī)關(guān)在非常必要時，越過自己的直接上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)向更高級的上級機(jī)關(guān)直至中央的行文。 普發(fā)行文：指上級機(jī)關(guān)將文件直接發(fā)至有