有效的時間管理和工作計劃.ppt

1、有效的時間管理和工作計劃,第一部分 一言難盡的時間,第二部分 時間管理理論,第三部分 時間管理十四項法則,培訓內(nèi)容,一、世界上最長和最短的東西 -時間 哲人伏爾泰問： 世界上，什么東西是最長而又最短的；最快的而又 是最慢的；最能分割的又是最廣大的；最不受重視 的而又是最受惋惜的；沒有它，什么事情都做不 成；它使一切渺小的東西歸于消滅，使一切偉大的 東西生命不絕？”,第一章 一言難盡的時間,智者查帝格回答： “世界上最長的東西莫過于時間，因為它永無窮 盡；最短的東西也莫過于時間，因為人們所有的計 劃都來不及完成。 得到時間，就是得到一切。,第一章 一言難盡的時間,二、把你的生命和時間價值算出來

2、時間給勤奮者留 下智慧和力量，給懶惰者留下空虛和懊悔。 克雷默說： “當心你的時間是怎么樣花掉的，因為你的整個未來 都要生活在時間里面。”,第一章 一言難盡的時間,1、計算一下： 暫以30000天（82.4歲）記，你已用 去了多少天，還剩下多少天? 2、同時，時間就是金錢。每天_元，每小時_ 元，每分鐘_元。 3、“如果你每天落后別人半步，一年后就是一百八 十三步，十年后即是十萬八千里?！?第一章 一言難盡的時間,誰快誰贏得機會，誰快誰贏得財富。 無論相差只是0.1毫米還是0.1秒鐘毫厘 之差，天淵之別！,第一章 一言難盡的時間,三、莫等閑，白了少年頭 有人曾統(tǒng)計過，一個活到72歲的美國人一生

3、的時間 分配： * 睡覺21年 * 工作14年 * 個人衛(wèi)生7年 * 吃飯6年 * 旅行6年 * 排隊5年 * 打電話2年 * 開會3年 * 學習4年 *找東西1年 * 其他3年 我們無法使時光倒流，也不能使時光緩慢，但 我們卻可以控制它的“流向”。通過時間管理，讓時 光流向更有意義的地方。,第一章 一言難盡的時間,四、浪費時間的主要原因 1、主觀原因 (1)缺乏明確的目標。 (2)做事喜歡拖延。 (3)想做的事情太多。 (4)缺乏優(yōu)先順序。 (5)做事有頭無尾。 (6)缺乏條理與統(tǒng)籌安排。 (7)不懂授權。 (8)不會拒絕別人的請求。 (9)倉促決策。 (10)行動緩慢。 (11)懶惰。 (

4、12)心態(tài)消極。,第一章 一言難盡的時間,四、浪費時間的主要原因 2、客觀原因 (1)工作系統(tǒng)浪費時間（訪客、電話、員工離職等）。 (2)生活條件浪費時間（通信、環(huán)境、交通、朋友閑 聊、家住郊區(qū)等）。,第一章 一言難盡的時間,五、長壽有新解-善用時間，就是善用及延長了 自己的生命。 珍惜時間，管理時間，把更多的時間用在更有效益 的地方。提高工作的效率，提高生活的質量，讓生 命的價值在有限的時間里盡量發(fā)揮，這樣就等于增 加了生存的“密度”，擴充了有限生命的內(nèi)涵，生命 就得以延長。,第一章 一言難盡的時間,一、時間管理中著名的“猴子管理”這一概念是由美 國的肯尼布蘭查德、威廉奧肯與豪爾伯羅斯在其

5、名著一分鐘經(jīng)理碰上猴子一書中提出的。它已 經(jīng)成了“接手他人的當然責任”的代名詞。 二、提高工作效率的秘訣 -授權 授權是提高效率的秘訣之一。授權代表成長，不但 是個人，也是團體的成長。,第二章 時間管理理論,里歐納德查雪爾說： “授權，是一個事業(yè)的成功之 途。它使每個人感到受重視、被信任，進而使他們 有責任心、有參與感，這樣整個團隊同心合作，人 人都能發(fā)揮所長，組織才有新鮮的活力，事業(yè)才能 蒸蒸日上。無論在任何時代，一個杰出的領導者必 定是一個高明的授權人。充分授權是領導群體的最 佳手段?！?第二章 時間管理理論,授權的八個原則： 1.盡量及時的授權。 2.明確分配工作，必須了解下屬的能力與才

6、干，說明“做 什么”。 3.要授予權力，說明目標與期望。 4.要評估、檢查。 5.注重成效。 6.由簡至繁循序漸進向下授權。 7.出現(xiàn)困難時，要幫助尋找解決困難的方法。 8.你仍然要承擔責任。,第二章 時間管理理論,通過授權，領導人就有更多的時間思考戰(zhàn)略 性問題，把大部分精力用在最有生產(chǎn)力的地 方。 任何節(jié)約，都是時間的節(jié)約。,第二章 時間管理理論,一、明確目標 目標能最大限度地聚集你的資源（包括時間）。 因此，只有目標明確，才能最大限度地節(jié)約時間。 愛默生說：“用于事業(yè)上的時間，絕不是損失?！?人生的道路，存在著時間與價值的對應關系。有目 標，一分一秒就是成功的記錄；沒有目標，一分一 秒都是

7、生命的流逝。,第三章 時間管理十四項法則,二、把事情按緊急和重要的不同程度，分為ABCD四 類，分清輕重緩急 始終做最重要的事情。 常人總是根據(jù)事情的緊迫感，而不是事情的優(yōu) 先程度來安排先后順序，這樣的做法是被動而非主 動的，成功人士不能這樣工作。成功人士都是以分 清主次的辦法來統(tǒng)籌時間，把時間用在最有“生產(chǎn) 力”的地方。,第三章 時間管理十四項法則,1、面對每天大大小小、紛繁復雜的事情，如何分 清主次，把時間用在最有生產(chǎn)力的地方，有三個判 斷標 （1）我必須做什么？ 這有兩層意思：是否必須做，是否必須由我做。 非做不可，但并非一定要你親自做的事情，可以委 派別人去做，自己只負責派別人做并做督

8、促。,第三章 時間管理十四項法則,（2）什么能給我最高回報？ 應該用80的時間做能帶來最高回報的事情， 而用20的時間做其他事情。（帕累托定律）所謂 “最高回報”的事情，即是符合“目標要求”或自己去 做會比別人做得更有成效的事情。 勤奮是最少的時間內(nèi)完成最多的目標。,第三章 時間管理十四項法則,（3） 什么能給我最大的滿足感？ 最高回報的事情，并非都能給自己最大的滿足 感，均衡才有和諧滿足。因此，無論你地位如何， 總需要分配時間于令人滿足和快樂的事情，唯有如 此，工作才是有趣的，并易保持工作的熱情。,第三章 時間管理十四項法則,通過以上“三層過濾”，事情的輕重緩急很清 楚了，然后，以重要性優(yōu)先

9、排序（注意，人們總 有不按重要性順序辦事的傾向），并堅持按這個 原則去做，你將會發(fā)現(xiàn)，再沒有其他辦法比按重 要性辦事更能有效利用時間了。,第三章 時間管理十四項法則,2、緊急任務和重要任務有四種不同的組合，帶來 的收益越高，這項任務的重要程度越高。 緊急任務指：如果不能按期完成，它對你或別人的價 值會減少甚至消失。 重要任務指：如果它成功地完成，你或者別人將取得 極大的收益。,第三章 時間管理十四項法則,A：緊急并且重要的任務，這些任務應具有最高的優(yōu) 先級，應該從現(xiàn)在就開始做。 B：重要但不緊急的任務，優(yōu)先級不是最高的，但應 該在你的時間表中占重要位置。 C：緊急但不重要的任務，這些任務現(xiàn)在需

10、要時間， 但優(yōu)先級比緊急且重要的任務要低。 D：既不緊急又不重要的任務,第三章 時間管理十四項法則,時間管理的精髓即在于：分清輕重緩急，設定 優(yōu)先順序。先做A、B少做C，不做D。方向重于 細節(jié)，策略勝于技巧。始終抓住“重要”的事，才 是最有效的時間管理、最好的節(jié)約時間方法。A、 B類務多了，C、D類自然就杜絕了，你就會越來 越有遠見、有理想、有效率，減少危機。,第三章 時間管理十四項法則,請在腦海中想象一棵大樹 樹根是你的價值觀，樹干是你的目標，樹的主枝 是你的主要任務，樹的細枝和葉子是你的次要任務。 你所做的一切應源于你的價值觀，它是樹根。你的目 標支撐著各種各樣的任務，它們都是為實現(xiàn)你的目

11、標 服務的。樹的姿態(tài)和生長方向由它的主枝表現(xiàn)出來， 同樣，你通過主要任務來實現(xiàn)你的目標。樹葉為樹的 生長提供養(yǎng)份，你通過完成各種次要任務，來獲取你 想要的生活。,第三章 時間管理十四項法則,拿出一張白紙，畫出一棵樹，如下： 在樹根處寫上你認為最重要的價值，在樹干處寫上你 的目標，在幾個主枝中寫上你的主要任務，在葉子和細枝 旁寫上各種次要任務，完成這幅圖?？梢园凑障旅娴牟襟E 進行： 樹根。 寫上你認為最重要的價值。 樹干。 寫上你的人生目標。 主枝。 寫上幾個主要任務。 樹葉。 寫上次要任務。,第三章 時間管理十四項法則,三、制訂計劃，寫成清單 相信筆記，不相信記憶。 養(yǎng)成“凡事預則立”的習慣。

12、 不要訂“進度表”，要列“工作表”；事務要明確具 體，比較大或長期的工作要拆散開來，分成幾個小事 項。,第三章 時間管理十四項法則,四、遇事馬上做，現(xiàn)在就做 這是在克服拖延的心態(tài)。因為，是拖延為“有空 再做、明天做、以后做”，“拖”，“等”，“研究、商量 ”等等找借口，這是一種最浪費時間的壞習慣。能拖 就拖的人心情總不愉快，總覺疲乏。因為應做而未做 的工作不斷給他壓迫感。,第三章 時間管理十四項法則,哲學家塞涅卡說： “時間的最大損失是拖延、期待和依賴將來?！蓖?延的惡習，說穿了是為了暫時解脫內(nèi)心深處的恐懼感。 養(yǎng)成遇事馬上做，現(xiàn)在就做的習慣，不僅能克服 拖延，而且能占“笨鳥先飛”的先機。久而

13、久之，必 然培育出當機立斷的大智大勇。,第三章 時間管理十四項法則,五、第一次做好，次次做好 要100認真地工作，要全心地工作。第一次沒 做好，同時也就浪費了沒做好事情的時間。返工的浪 費，最冤。,第三章 時間管理十四項法則,六、專心致志，不要有頭無尾 上班時浪費時間最多的是時斷時續(xù)的干活方式。 不只是停頓下來本身費時，而且重新工作時，還需要 花時間調整情緒、思路和狀態(tài)，才能在停頓的地方接 下去干。而有頭無尾，更是明顯的浪費。,第三章 時間管理十四項法則,七、珍惜今天，當日事當日畢 清人文嘉有著名的明日歌和今日歌。 今日歌唱道： “今日復今日，今日何其少！今日又不為，此事何 時了？人生百年幾今

14、日，今日不為真可惜！若言姑待明 朝至，明朝又有明朝事。為君聊賦今日詩，努力請 從今日始?！?制訂每日的工作時間進度表。每天都有目標，有結果， 日清日新。今日不清，必然積累，積累就拖延，拖延必 墮落、頹廢。 要有好的明天，請從今天開始。,第三章 時間管理十四項法則,八、養(yǎng)成整潔和條理的習慣 據(jù)統(tǒng)計，一般公司職員每年要把6周時間浪費在 尋找亂堆亂放的東西上面。這意味著，每年因不整潔 和無條理的習慣，就要損失近20的時間！ 養(yǎng)成條 理的習慣，還有另一層意思，就是尋找自己的“生理 節(jié)奏?！?所謂“生理節(jié)奏”，就是了解你在一月、一天當 中，什么時候精力最充沛，腦子最清爽。就像心理學 上把人分為“百靈鳥型

15、”和“貓頭鷹型”一樣?！鞍凫`鳥” 是早晨最活躍,而“貓頭鷹”則是夜晚更來勁。,第三章 時間管理十四項法則,九、養(yǎng)成快速的節(jié)奏感， 克服做事緩慢的習慣，調 整你的步伐和行動。 養(yǎng)成快速的節(jié)奏，不僅提高效率，節(jié)約時間，給 人以良好的作風印象，而且也是健康的表現(xiàn)。 十、設定完成期限 有期限才有緊迫感，也才能珍惜時間。設定期 限，是時間管理的重要標志。,第三章 時間管理十四項法則,十一、善用零碎時間 爭取時間的唯一方法是善用時間。 把零碎時間 用來從事零碎的工作，從而最大限度地提高工作效率。 魯迅先生說： “時間就像海綿里的水，只要你去擠， 它總是有的?！?充分利用零碎時間，短期內(nèi)也許沒有什么明顯的感

16、 覺，但長年累月，將會有驚人的成效。,第三章 時間管理十四項法則,十二、分秒不浪費，成功日志法 日志是成功者必備的條件。,第三章 時間管理十四項法則,十三、善用節(jié)省時間的工具 1.通訊（電話、電子郵件、傳真、語音系統(tǒng)）； 2.交通； 3.電腦； 4.辦公自動化。,第三章 時間管理十四項法則,十四、業(yè)余時間管理 1.睡眠 (1)利用白天瞬間睡眠； (2)培養(yǎng)隨時隨地入睡的能力； (3)注重睡眠質量，不注重長短； (4)良好的睡眠環(huán)境與條件； (5)心理訓練，自我暗示與身心放松。,第三章 時間管理十四項法則,十四、業(yè)余時間管理 2.學習 (1)向成功者學習成功的方法； (2)一天一小時可以創(chuàng)造奇跡； (3)參加研習會； (4)長期與短期的學習，并養(yǎng)成終生學習的習慣； (5)高效的閱讀。,第三章 時間管理十四項法則,十四、業(yè)余時間管理 3.有目的地閱讀 （1）快速略讀和重點詳讀相結合； （2）速讀法b.略讀法； （3）歸納并作記號； （4）簡化辦公室的待閱資料； （5）忌逐字閱讀； （6）忌沒有目標的閱讀