怡安采購及相關部門控制制度.ppt

1、綜述,公司成本中約70%都是由材料和設備構成。 公司應該設立統(tǒng)一的采購部門，充分的利用集中采購的優(yōu)勢，（量大，質優(yōu)價廉，物流便捷，方便公司掌握成本，方便統(tǒng)一管理，避免條塊分割和小集團利益形成） 公司應該給各項目各部門明確的授權和相關的約束審核機制。 公司應該制定 各部門的職責，并監(jiān)督實施。,集中采購的優(yōu)點,集中采購功能，精簡人力，便于培訓與專業(yè)化分工，可節(jié)約大量人力、物力、財力。 建立各部門共同物料標準，可簡化種類，互通有無，節(jié)省檢驗工作時間。 統(tǒng)籌安排，避免各自為政。各部門的多余存貨及過剩物資，亦可相互轉讓 1.各部門、各單位不負責采購，可專心致力于生產。 2.可發(fā)揮集中議價功能。 3.價格

2、形象一致。 4.利益控制較佳。 5.活動易于規(guī)劃。 6.易掌握供應來源。,分散采購的缺點,缺點 分散的采購能力，缺乏規(guī)模經濟。 缺乏對供應商統(tǒng)一的態(tài)度?？赡芤驗榭偣镜母哔|量要求，采購超標物資造成浪費。 分散的市場調查。可能因分部利益與公司利益產生沖突時，不能代表公司利益。 在采購和物料方面形成專業(yè)技能的可能性有限。 對不同的經營單位可能存在不同的商業(yè)采購條件。,內部控制制度,1內部控制是為了公司各部門充分發(fā)揮本部門職能，并監(jiān)督協(xié)調互助其他部門的工作。 2內部控制是為了理順各部門的關系，減少推諉和不作為行為。減少錯誤或杜絕舞弊。 3內部控制是為了明確各部門權限和職責。 4內部控制是為了貫徹公司

3、戰(zhàn)略意圖的保障 5內部控制是為了各盡其能合理的維護公司整體利益的必要前提。,二、內部控制制度框架,責任授權管理,沒有被約束的權力，必然產生腐敗與失誤 公司從總經理到部門主管，所有的權力都是有限的，被約束的。 授權管理的方法是通過授權通知書來明確授權事項和使用資金的限額。 授權管理的原則是，對在授權范圍內的行為給予充分信任，但對授權之外的行為不予認可。授權通知書除授權人持有外，還下達公司相關的部門，這些部門一律按授權范圍嚴格執(zhí)行。,本文主要就實物控制下的采購制度等詳細闡述 本文對財務控制下已經組織控制下和人員控制下的制度不詳細闡述。,采 購 業(yè) 務職 務 分 離 控 制,采 購 需 要 申 請

4、必 須 由 生 產 或 銷 售 部 門 提 出， 采 購 部 門 采 購 貨 物 的 采 購 人 不 能 同 時 擔 任 貨 物 的 驗 收 工 作 付 款 審 批 人 和 付 款 執(zhí) 行 人 不 能 同 時 辦 理 尋 求 供 應 商 和 索 價 業(yè) 務 貨 物 的 采 購、 儲 存 和使 用 人 不 能 擔 任 財 務 的 記 錄 工 作 付 款 審 核 人 應 同 付 款 執(zhí) 行 人 職 務 分 離 記 錄 應 付 帳 款 的 人 不 能同 時 擔 任 付 款 職 務,采 購 循 環(huán) 中 的 內 部 控 制,對 采 購 循 環(huán) 的 各 項 業(yè) 務 建 立 職 責 分 工， 實 行 職 務

5、 分 離 控 制 建 立 采 購 申 批 制 度 建 立 訂 貨 控 制 制 度 建 立 后 續(xù) 檢 查 制 度 建 立 嚴 格 的 貨 款 支 付 制 度,請購,采購,統(tǒng)購,驗收,退貨處理,供應商定期考核,采購預算,請購單,新工藝新方案,訂購單,確定供應商,訂購單驗收,物料和數(shù)量,驗收單,評估供應商,供應商分類,要求改善,詢價市場調查,議價比價,物料采購制度,建立請購制度 各項目部門根據(jù)經營計劃，結合預算指標，編制“采購預算書”。 在各項目部負責人和財務部門審核同意后，一式三份，一份送財務部， 一份送采購部門，一份留原請購單位。 各項目部門以收到核準的“采購預算書”為基礎，填寫一式三份申購計

6、劃單。 填寫申購單時應寫清楚品名、規(guī)格、用途、數(shù)量、品牌、技術參數(shù)，交貨期限和編 號。由項目部負責人核準，交采購部門采購。交財務部門備案，交質檢部門留底。 計劃必須是切實和有效的，同時必須給采購部門必要的時間充分詢價議價，大宗材料必須是提前一周報計劃，零星材料必須提前3天報計劃。特急材料采購部門充分配合。但不承擔時效責任。 采購部門嚴格按計劃采購物質，并提出合理化建議，當采購物質與生產部門有較大異議時，應以公司技術部門總工程師和總經理指示為準。,合同采購及支付以及后續(xù)管理,1采購部門根據(jù)計劃，分合同采購和非合同采購兩種方法處理。 2合同采購的原則是，適用在長期的大宗的物質和租賃設備上。 3首先

7、由詢價員提供三家以上合格供應方，由采購員或其他部門人員提供一家合格供應方，綜合比價議價，尋找性價比最高，最符合公司要求的1到兩家供應方為合同對象。 4公司指定的合約預算部為起草合同主體。采購部為合同細則的主要參與和監(jiān)督方。在和供應商磋商 好合同后報公司決策層批準。 5詢價員負責平時對合同價格的稽核， 合同需變動情況，由詢價員核實，采購員附議，合約預算部三方共同簽字并報公司決策層批準后方可 作價格或其他合同變更的調整。任何涉及物資的價格的合同，票據(jù)，收料單，都必須由詢價員認可。 6合同的支付應該嚴格按合同規(guī)定進行，首先由財務部提出可用資金計劃，采購部提出需用資金計劃，合約預算部提出綜合資金計劃，

8、三方充分協(xié)商并和受付方協(xié)商，由財務部起草最終支付計劃報公司決策層批準執(zhí)行。,合同采購及支付以及后續(xù)管理,7如發(fā)現(xiàn)合同供應方，未按合同履行義務，或李代桃僵，或弄虛作假，或實力不濟等情況，采購部是日常維護合同的公司行為主體。應向供應方索賠。直至追溯法律責任。但公司各部門都可以提出中止合同建議。 8采購部應該建立合同供應商情報以及供應商的評價和考核體系報表，每月上報。供公司決策。 9項目材料員對合同供應商產品的質量和數(shù)量應負責。項目質檢部門對產品的質量也應負責。,合同外零星采購管理,1零星采購適用于量小或臨時性物質，或公司認為其他的適用物質采購。 2零星采購也應將計劃單一式三份上報，一份送財務部，

9、一份送采購部門，一份留原請購單位。 3采購員應設立一個賬戶，留足必要的備用金，資金過萬應盡量用支票的形式支付。 4零星采購主要由采購員進行，必須提供三家以上供應方由詢價員核實后，共同議價確定性價比最高的一家進行采購，并標明聯(lián)系電話， 將供應商資料存檔備查。一次超過3000元以上物資需由公司指定的一名專業(yè)人員三方共同議價和核實后再采購。個別重大物資應由公司應在以上基礎上再報公司批準后實施。 5收料員在認真核對物質和送貨單后48小時內必須出具收料單和相關手續(xù)。并協(xié)助好資金或支票的支付，采購部應在4個工作日內辦理好相關手續(xù)銷賬。,驗收及保管制度,項目的現(xiàn)場材料員是驗收的最重要最直接環(huán)節(jié)，所有進場物資

10、由門衛(wèi)部門初驗，并登記，再由現(xiàn)場材料員對其質量，數(shù)量，規(guī)格，國家或行業(yè)強制標準，技術參數(shù)，進行核對。并簽字確認。收集相關必須資料做好相關臺賬，同時通知質檢技術部門對物質進行取樣和稽核。 材料員應登記材料進出場原始記錄表。登記好每日進出物質，并于次日上報采購部建立臺賬，采購部 應統(tǒng)計上報數(shù)據(jù)。凡不符合數(shù)據(jù)的材料不予立賬。每月的材料員收料數(shù)據(jù)應符合上報數(shù)據(jù)。 一些需要取樣檢驗的物資，需在質檢部門檢驗后再進入支付程序。,驗收及保管制度,任何物資都應妥善保管。以不變質，不丟失，不損壞。不影響現(xiàn)場文明和施工為原則。減少二次轉運。既保持合理的倉儲量，也不能積壓過多的物資。 能夠入庫的物資盡量入庫。標牌清楚

11、明了。實行限額領料、杜絕浪費超用。 對剩余物資，必須妥善保管，如需變賣，應由詢價員詢價，公司領導批準，采購員和現(xiàn)場材料員二人以上共同參與變賣，所得款項當日內上繳公司財務。,盤點制度 1. 盤點方式 年中、年末盤點 由倉庫管理部門、各事業(yè)部門會同財務部門于年（中）末時，對所有存貨實施全面盤點一次。 月末盤點 每月月末，由倉庫管理部門和財務部門對存貨實施全面盤點一次。 隨機抽點 由財務部門會同倉庫管理部門的主管，隨機抽樣盤點存貨。,2. 盤點人員 總盤人 由主管副總裁或財務總監(jiān)擔任，對盤點工作進行總指揮，監(jiān)督盤點工作進行以及異常事項的裁決。 主盤人 由會計部經理和各項目部負責人擔任，負責實際盤點工作的正常進行。 盤點人 由財務部和各項目部指派，負責清點和登