6. 文件與記錄管理辦法

1、Procedure: NC-0100-010 rev. 01 Subject: Documents and records management 環(huán)境文件與記錄管理辦法Contente:1. OBJECTIVE2. SCOPE3. DEFINITIONDate First Publication: 25-02-2013PositionDateSignatureAuthor:Jack ShiEHS Supervisor06/02/2013_Verified by:Aileen LiuHR Manager 16/02/2013_Approved by:Richard TanManaging Dir

2、ector25/02/2013_Final review Monica Zhang20/02/2013_UPDATE INFORMATIONComplete File Name: Documents and records management.doc Date of Creation: 25/02/2013Final Update Day: HISTORY OF VERSIONSVersionStatusCommentoDateAuthor1 C06/02/2013Jack Shi23* C: Creation S: SuppressionR: Revision A: ApprovalREC

3、ORD OF MODIFICATION (OPTIONAL)Modification Section - LIST OF DISTRIBUTIONHuman Resource DirectorDirector X.1. 目的：規(guī)定環(huán)境體系文件的編寫、批準、發(fā)放、回收、使用、評審、修改、保管及銷毀的方法。使體系文件處于受控姿態(tài)，以保證其有效性、持續(xù)適用性。2. 范圍：本公司環(huán)境體系有關(guān)的文件和記錄。3. 名詞定義： （1）文 件：是指可用以達成環(huán)境系統(tǒng)有效運作的書面化資料。包含納圖茲家具（中國）有限公司環(huán)境手冊應(yīng)用規(guī)章、作業(yè)表單及外來相關(guān)文件等。 （2）記 錄：是指可用以環(huán)境管理系統(tǒng)有效運作的作

4、業(yè)記錄。包含管理評審記錄、合約評審記錄、文件管制記錄、糾正與預(yù)防措施記錄、內(nèi)部審核報告、教育培訓(xùn)記錄等。（4） 文件管制：對文件的制定、修訂、頒行及廢止等程序加以管制。 （4）記錄管理：對作業(yè)記錄的填寫、儲存、保存及廢止等加以管理。4. 工作程序4.1 文件分類4.1.1 按體系層次分位 階文 件 名 稱第一階環(huán)境手冊第二階管理辦法、作業(yè)辦法第三階作業(yè)指導(dǎo)書、產(chǎn)品標準、檢驗標準、操作規(guī)程及各種規(guī)章制度和法規(guī)性文件等第四階環(huán)境管理體系記錄4.1.2 按來源分（1） 內(nèi)部文件(本公司內(nèi)部形成的文件)；（2） 外來文件(法律法規(guī)、標準、上級及主管部門發(fā)放的文件)。4.2 文件的編寫：4.2.1 EH

5、S負責(zé)環(huán)境管理手冊、程序文件的編寫工作。4.2.2 各相關(guān)部門負責(zé)編寫第三層文件，技術(shù)部負責(zé)政策法規(guī)的獲取。4.3 文件的批準：4.3.1 環(huán)境管理手冊、程序文件由GM批準。4.3.2 第三層文件由管理者代表批準。4.4 文件記錄的標識環(huán)境手冊、程序文件、管理文件、外來文件、記錄均以編號方式標識。（1）環(huán)境手冊、程序文件編號從左往右:公司代號、發(fā)行代號、文件序號、版本號。NC 0100XXXRev. XX版本號，01-99文件順序號，001-999發(fā)行代號，公司級別0100本公司代號（2）三級文件編號：三級文件編號從左往右:公司代號、部門代號、文件順序號、版本號（見下圖）。 NC-XXXXXX

6、XRev. XX版本號，01-99文件順序號，001-999部門代號公司代號（3）記錄編號：記錄編號從左往右:公司代號、發(fā)行代號/部門代號、文件順序號、表單順序號（即NC-0100-001-01）。4.5 文件記錄的發(fā)行、回收與使用4.5.1 環(huán)境管理手冊、程序文件發(fā)行由EHS負責(zé)，第三層文件發(fā)行由相關(guān)職能部門負責(zé)。受控文件發(fā)放加蓋“受控章”，并有統(tǒng)一編號，發(fā)放要有發(fā)放簽收記錄。4.5.1 “受控”文件發(fā)放范圍為公司內(nèi)部?！安皇芸亍蔽募l(fā)放范圍評審機構(gòu)。4.5.2 各部門現(xiàn)場使用的文件必須有“受控”標記的有效版本。4.5.3 發(fā)行新文件同時，回收舊版本，（若對于法律或積累知識需要而保留舊文件，

7、應(yīng)注明“作廢”、“回收保留”等方式明確標識以區(qū)別。4.6 文件的評審、更改：4.6.1 每年底由EHS對文件評審，原編寫部門按評審結(jié)論進行修改，并按原審批。4.6.2 管理評審對文件提出修改意見要求時，原文件編制部門按原程序修改。4.6.3 原文件編寫部門有修改要求時，可以組織修改，按原審批程序?qū)徟?.6.4 更改方式：（1）在文件上直接劃改（只限個別字句修改）；（2）換頁；（3）換版；（4）另附更改通知單。4.7 文件與記錄的保管4.7.1 環(huán)境管理手冊、程序文件接收者保管，第三層文件原稿由發(fā)放部門保管，法規(guī)原稿由獲取部門保管，以上保管期限為長期。4.7.2 各使用現(xiàn)場，受控文件，由現(xiàn)場負

8、責(zé)人保管。4.7.3 受控文件原稿保管部門必須建立本部門的發(fā)放受控文件目錄或一覽表。4.8 舊版本受控文件銷毀4.8.1 因更換版本，從現(xiàn)場回收的受控文件，由回收部門立即銷毀。4.8.2 更換版本后，舊版本的原稿由保管部門保存一年后銷毀。4.8.3 方式：打碎或焚燒。5.附則本程序自2013年3月1日起實施。納圖茲家具（中國）有限公司文件及記錄銷毀登記表單位： 填單日期： 年 月 日文件或記錄名稱文件編號-版別記 錄 期 間（起訖年/月/日）規(guī) 定 保 存期限（年）單位主管簽核說明：依據(jù)“文件與記錄管理辦法ETHPAQD501”作業(yè)記錄管理辦法規(guī)定辦理。指定執(zhí)行銷毀人： 銷毀日期： 年 月 日 納圖茲家具（中國）有限公司管制文件借閱申請表借閱人單位 職稱 姓名 借閱日期 年 月 日文件編號文 件 名 稱主管簽核借出時間歸還時間承辦人備注：借閱文件1請出示識別證2限于本單位內(nèi)閱覽3禁止影印4借閱時間限當(dāng)日納圖茲家具（中國