word文檔如何編目錄.ppt

1、Word文檔自動目錄的編制,南京師范大學(xué)圖書館信息咨詢部制作,博碩士學(xué)位論文網(wǎng)上提交培訓(xùn)課件3,使用自動目錄的兩大優(yōu)點：,避免手工編制目錄的繁瑣和容易出錯的缺陷； 當(dāng)文檔修改使得頁碼變動時，可以實現(xiàn)目錄的自動更新。,說明：,本課件所用學(xué)位論文示例僅作教學(xué)之用，所以隱去了作者的真實姓名； 為方便說明自動目錄的生成過程，學(xué)位論文示例中的正文部分只保留了第一章的一、二兩節(jié)。,推薦方法：,通過設(shè)置大綱級別生成自動目錄。,主要操作步驟：,操作步驟1：設(shè)置頁碼 操作步驟2：設(shè)置標(biāo)題級別 操作步驟3：插入自動目錄 操作步驟4：更新自動目錄,操作步驟1：設(shè)置頁碼,根據(jù)文檔不同部分的頁碼設(shè)置需求，插入分節(jié)符，使

2、文檔形成若干部分節(jié)，然后為不同的“節(jié)”分別設(shè)置頁碼。 （具體的操作方法見課件2：“Word文檔頁碼編排”, 在此不再贅述）,本例中的文檔經(jīng)上述操作，形成如下3節(jié)：,本例的文檔結(jié)構(gòu)：,第一節(jié)：封面、聲明與目錄頁，頁碼設(shè)置：無頁碼； 第二節(jié)：中英文摘要與前言，頁碼設(shè)置：大寫羅馬數(shù)字，、； 第三節(jié)：正文、結(jié)束語、附錄、參考文獻(xiàn)與致謝，頁碼設(shè)置：阿拉伯?dāng)?shù)字，1、2、3、4 。,在目錄頁下插入第一個分節(jié)符，使封面、聲明與目錄頁形成第一節(jié)，其后的內(nèi)容形成第二節(jié)。,第一節(jié),摘要,Abstract,前言,在前言的最后一頁插入第二個分節(jié)符，使中英文摘要和前言成為第二節(jié)，其后的內(nèi)容成為第三節(jié)。,第二節(jié),第三節(jié),正

3、文,結(jié)束語,附錄,參考文獻(xiàn),致謝,第三節(jié),操作步驟2：設(shè)置標(biāo)題級別,在大綱視圖下為文章設(shè)置各級標(biāo)題。大家可根據(jù)自己的需求設(shè)置標(biāo)題級別，所有設(shè)置了級別的標(biāo)題都將在目錄中顯示出來。,本例設(shè)置如下三級標(biāo)題：,本例中的標(biāo)題級別：,第一級：摘要、ABSTRACT ，前言、正文中的章名（如：“第一章 高職教學(xué)創(chuàng)新與網(wǎng)絡(luò)探究” ）、結(jié)束語、附錄、參考文獻(xiàn)、致謝； 第二級：正文中每一章下的節(jié)名（如第一章下的“第一節(jié) 信息技術(shù)條件下的高職教學(xué)改革”）、附錄下的附錄1、附錄2； 第三級：正文中每一節(jié)下的各點（如第一章第一節(jié)下的 “一、當(dāng)今高職教學(xué)領(lǐng)域的改革”。,標(biāo)題級別的設(shè)置方法：,將頁面視圖切換到大綱視圖；,1

4、打開視圖下拉菜單，選擇“大綱”視圖；,將光標(biāo)移到將要設(shè)置的標(biāo)題前，打開大綱級別選擇框，確定標(biāo)題級別；,將光標(biāo)移到“摘要”前，打開大綱級別 選擇框，將“摘要”確定為“1級”標(biāo)題級別；,1級標(biāo)題,依上述方法將“ABSTRACT”、“前言” 、 “第一章” 、 “ 結(jié)束語”、“附錄”、“參考文獻(xiàn)”、“致謝” 均設(shè)為“1級”標(biāo)題；,1級標(biāo)題,將光標(biāo)移到“第一節(jié)”前， 打開大綱級別選擇框， 將“第一節(jié)”確定為“2級”標(biāo)題級別；,依照此法將第一章下的 “第二節(jié)” 、附錄下的 “附錄1 ” 、 “附錄2” 均設(shè)為 “2級”標(biāo)題。,2級標(biāo)題,將光標(biāo)移到第一節(jié)下的第“一”點 前， 打開大綱級別選擇框， 將第“一

5、”點確定為“3級”標(biāo)題級別；,依照此法將第一節(jié)下的 第“二”點、第二節(jié)下的 “一 ” 、 “二”點 均設(shè)為 “3級”標(biāo)題。,3級標(biāo)題,所有級別的標(biāo)題設(shè)置完畢，打開 “顯示級別”下拉框，顯示所有級別的標(biāo)題，檢查是否有未設(shè)置的標(biāo)題；,本例中共設(shè)置3級標(biāo)題級別， 因此選擇“顯示級別3”；,1級標(biāo)題,2級標(biāo)題,3級標(biāo)題,如果設(shè)置的標(biāo)題較多， 也可逐級顯示和檢查各級標(biāo)題。,操作步驟3：插入自動目錄,各級標(biāo)題設(shè)置好之后，將視圖從“大綱”視圖切回“頁面”視圖，再將光標(biāo)移到目錄頁準(zhǔn)備插入自動目錄的位置，系統(tǒng)即可自動生成目錄。,打開視圖下拉菜單，將視圖從 “大綱”視圖切回“頁面”視圖。,將光標(biāo)移到準(zhǔn)備插入自動目

6、錄的 位置，打開“插入”下拉菜單 以及“引用”下級菜單。,注：有些Word版本的“索引和目錄”就在“插入”下拉菜單中。,打開菜單中的“索引和目錄”， 即彈出“索引和目錄”對話框。,利用上下箭頭可以重新設(shè)置目錄中要顯示的標(biāo)題級別。本例中的標(biāo)題級別為3級。,點擊“修改”，彈出“樣式”對話框。可以在這里選擇目錄的樣式、修改字體等。,點擊“確定”后生成自動目錄。,自動目錄可提供鏈接功能，按住Ctrl鍵并單擊鼠標(biāo)， 可直接到達(dá)標(biāo)題所在頁。,操作步驟4：更新自動目錄,如果因為修改文檔內(nèi)容，使得頁碼發(fā)生變化，就需要相應(yīng)地更新目錄。,例如，本例中因為正文內(nèi)容減少，使得結(jié)束語提前到第3頁，這時就需要更新目錄。,將光標(biāo)置于目錄中的任意位置，單擊鼠標(biāo)選中目錄。,目錄選中后變灰，這時單擊鼠標(biāo)右鍵彈出選擇框。,點擊“更新域”，彈出“更新目錄”對話框。,選擇“只更新頁碼”，再按“確定”鍵，實現(xiàn)目錄更新。,更新目錄的操作,更新前的目錄