時間管理的概念、誤區(qū)與原則(ppt 62頁).ppt

1、成 事 在 人 Talent makes the real difference!,計劃、個人成效與時間管理,計劃、個人成效與時間管理是通過建立以價值為基礎(chǔ)，從結(jié)果出發(fā)的時間管理體系，使經(jīng)理人學(xué)會從瑣瑣碎碎的工作干擾及巨大的工作壓力下中解放出來，更大限度地實現(xiàn)工作與生活的平衡，從而發(fā)揮個人成效，以充實、美好的心態(tài)面對工作，用科學(xué)、實用的工具與方法管理工作。,培 訓(xùn) 內(nèi) 容,一、分辨?zhèn)€人的價值 時間管理是建立在價值基礎(chǔ)上的選擇 質(zhì)變與應(yīng)變：找到自己的價值和目標(biāo) 效率與成效：建立成效觀念 The enemy of the “best” is the good. 3D與傳統(tǒng)結(jié)構(gòu)下管理人員的習(xí)慣 價值

2、和目標(biāo)是決定輕重緩急的依據(jù) 二、時間管理技巧 尋找壓力的來源：大腦負(fù)擔(dān) 不同類型問題采取不同方法處理：4D 抓主要矛盾，系統(tǒng)化解決主要矛盾： 八二規(guī)則 優(yōu)先矩陣：分辨重要與緊迫 阻礙生產(chǎn)力提高的十大障礙及相應(yīng)對策 安排日程 建立文檔系統(tǒng), 清理桌面 授權(quán) 工作的分解途徑 吃大象原理 大腦圖的運用及實例,三、確立目標(biāo) 事件構(gòu)成了生命，目標(biāo)決定成敗與命運 目標(biāo)的挑戰(zhàn) 目標(biāo)的特征：何為好目標(biāo)，如何制定目標(biāo) 四、把知識化為行動 制定個人行動計劃,適 用 對 象,總經(jīng)理、副總經(jīng)理及各部門主管,學(xué) 員 收 益,尋找并克服阻礙個人成功的障礙 學(xué)會設(shè)立目標(biāo)掌握生活 分清效率與成效，培育成效觀念 學(xué)會計劃與授權(quán)

3、技巧 理解制變，擺脫危機管理與工作壓力 理解重要與緊迫的區(qū)別，學(xué)會專注 學(xué)會自我管理的實用工具 學(xué)習(xí)基本時間管理原則和技巧,時間管理,課程目標(biāo),明確時間的概念 了解時間管理的誤區(qū) 具備時間管理的能力,課程內(nèi)容,時間管理的概念 時間管理的誤區(qū) 時間管理的原則 時間管理的工具 時間管理的建議,課程內(nèi)容,時間管理的概念 時間管理的誤區(qū) 時間管理的原則 時間管理的工具 時間管理的建議,天底下每種事物都有其季節(jié)性，而每個時刻也都有其存在的目的，生命誕生的時刻；生命枯萎的時刻；播種的時刻；收成的時刻以及保持緘默的時刻，挺身講話的時刻。,舊約圣經(jīng)之傳道書,我們是每分鐘的主人，否則便是每分鐘的奴隸， 我們利用

4、時間，否則時間利用我們。,“不能管理時間，便什么都不能管理”,杜拉克,“管理”時間是不對的，管理的只能是你自己，因此“時間管理”就是“自我”管理；,很多人平常都在抱怨的所謂時間不夠用的問題； 其實并沒有所謂時間太多或時間不夠的情形所在； 一天就是二十四小時，不多也不少； 不管你是誰，都是一樣的； 所謂時間太少，只是表示在這段時間里要做的事情太多，以致這段時間不允許而已； 時間并不允許任何人去做每一件他的良知或幻覺告訴他們值得去做的事； “能夠做”和“本來可以做”基本上并沒有多大的差別存在,EDWARDWCARTER 是 BRORDWAY HALE 連鎖店的創(chuàng)始人及現(xiàn)任的董事長，他從1946年成

5、立4間店，到1968年為止共擁有46家連鎖店，他曾經(jīng)在“FORTUNE”上談到有關(guān)時間管理的問題： “對我們大部分人而言，我們必須下達(dá)的最重要決策，就是如何去使用自己的時間。對我來說。我就不會將自己的時間花在需要很多生產(chǎn)勞力，而成果卻平凡無奇的事情上面。而且，只要我能找人去做的事情，我絕不會自己去做”。,案例：老王的故事,延 誤,原 因,1、沒有以第一時間把報告做好,拖延，沒有界定緩急先后,2、打算做報告的當(dāng)天 下屬生病，代出席會議 上司緊急命令 一些電話, 突發(fā)事件 緊急事件 被打擾,3、下班回家,交通堵塞,4 、看電視,不能自我約束,5、放棄工作,不能自我約束,6、賴床,不能自我約束,7、

6、沒有帶一些文件回家,善忘,8、上班,交通堵塞,時間管理學(xué)的演變,第一代,第二代,第三代,第四代,優(yōu)點： 重要事情發(fā)生時應(yīng)變能力強，有順應(yīng)時勢的變通能力； 人際關(guān)系較佳 時間安排不會太緊湊或太復(fù)雜，會逐步完成待辦事項 缺點： 沒有嚴(yán)格的組織架構(gòu)； 因忽略組織規(guī)劃而疲于應(yīng)付； 最重要的事就是眼前的事,優(yōu)點： 準(zhǔn)時赴約做答應(yīng)做的事 通過制定目標(biāo)與規(guī)劃，能完成較多事 因事先準(zhǔn)備充分，會議或行事較能發(fā)揮實效 缺點： 實現(xiàn)更多目標(biāo)，卻未必滿足真正的需求 最重要的事就是時間表上的事,優(yōu)點： 能將價值觀化為目標(biāo)與行動 能發(fā)揮短、中、長期目標(biāo)的效果 效率提高，時間與自我更具管理技巧 缺點： 價值觀未必符合自然法

7、則 最重要的事因急迫性與價值觀而定,優(yōu)點： 集前三代時間管理學(xué)于大成的時間管理理論，側(cè)重于先做重要的事，而非急迫的事 講求多方面平衡 改變思想而非改變行為,時間的特性,供給毫無彈性：時間的供給量是固定不變的，在任何情況下不會增加、也不會減少，每天都是24小時，所以我們無法開源。 無法蓄積：時間不象人力、財力、物力和技術(shù)那樣被積蓄儲藏。不論愿不愿意，我們都必須消費時間，所以我們無法節(jié)流。 無法取代：任何一項活動都有賴于時間的堆砌，這就是說，時間是任何活動所不可缺少的基本資源。因此，時間是無法取代的。 無法失而復(fù)得：時間無法象失物一樣失而復(fù)得。它一但喪失，則會永遠(yuǎn)喪失?；ㄙM了金錢，尚可賺回，但倘若

8、揮霍了時間，任何人都無力挽回。,四個影響時間效率的因素,人們并不尊重時間，他們不了解其重要性 人們視時間為不可竭盡的資源，并未了解其自然規(guī)律 人們不善于檢查提高時間管理辦法，不知道“重要”與“緊要”之區(qū)別 有時間觀念的人不善于控制時間，他們不知怎樣制定一個時間管理系統(tǒng),請完成時間管理練習(xí),課程內(nèi)容,時間管理的概念 時間管理的誤區(qū) 時間管理的原則 時間管理的工具 時間管理的建議,請完成時間管理能力自測題,時間管理的誤區(qū),工作缺乏計劃 組織工作不當(dāng) 時間控制不夠 整理整頓不夠 進取意識不強,時間管理的誤區(qū),時間大盜有： 打擾 （電話或沒有預(yù)約） 重要性次序無所調(diào)整 沒有目標(biāo)、次序和計劃 叫人同一時

9、間完成多項工作卻懂得拒絕 個人缺乏組織能力 缺乏自律 會議 資料不完整或有所延誤 文書工作和繁文縟節(jié) 分不清責(zé)任和權(quán)力,走出誤區(qū),1積極 2通盤考慮 3按順序做事 4提前準(zhǔn)備,課程內(nèi)容,時間管理的概念 時間管理的誤區(qū) 時間管理的原則 時間管理的工具 時間管理的建議,時間管理的原則,明確目標(biāo) 有計劃、有組織地進行工作 分清工作的輕重緩急 合理地分配時間,明確你的價值觀,價值觀是我們想和做的基本原則，它是進行時間安排的最基本的因素。 我們有不同的價值標(biāo)準(zhǔn)，它們形成我們個人特性的基礎(chǔ)，也是我們進行時間管理的基礎(chǔ)。 大多數(shù)時候，我們根據(jù)自己的價值觀采取行動，雖然往往沒有意識到這一點。,練習(xí)中的價值觀：

10、 健康看牙醫(yī)，洗澡，等等 家庭給家里打電話，等等 友誼買禮物，回信，參加聚餐，拜訪朋友，等等 愛情準(zhǔn)備燭光晚餐，等等 工作簡報，電視節(jié)目，會議，整理材料，考試，等等 金錢夜間兼職的面試，等等 興趣看演唱會，等等,明確我們的目標(biāo),目標(biāo)是我們的需求和愿望我們想得到什么。 它們應(yīng)該直接源于我們的價值觀。,第一步,請你寫下你覺得重要并想要擁有的東西 （你“要的”可能是有形的資產(chǎn)（如一棟房子）或無形資產(chǎn)（如一個美滿的家庭） ） 確定上面所列項目中最重要的五項,第二步：貢獻(xiàn)與成就,當(dāng)我發(fā)白日夢時，我看見自己做什么？ 如果沒有時間及資源的限制，我會選擇做什么？ 什么是我未來對別人最重要的貢獻(xiàn)？ 我有什么已發(fā)

11、展或未發(fā)展的才能？ 有什么事是我應(yīng)該去做，但往往用不同的借口而放棄不干的？,第三步：回顧有影響的人士,哪幾位是在你一生中，對你有正面影響的典范？為什么他們對你有這么重大的影響？ 這些人士有哪些卓越的品質(zhì)或貢獻(xiàn)是你所仰慕的？ 還有哪些性格特征是你平日最佩服的？,第四步：生命中留下的影響,角色 貢獻(xiàn)宣言 家庭角色 工作角色 職業(yè)角色 生活角色,潛意識訓(xùn)練,有計劃有組織地進行工作,墨菲定律 “如何做”實現(xiàn)目標(biāo)的行動方案（途徑、方法等） “如何分工”各成員分別做什么，分別承擔(dān)什么樣的責(zé)任 “何時做”準(zhǔn)備時間、起止時間、進度安排 “涉及范圍”涉及哪些部門、哪些地理范圍 “投入多少資源”成本、費用、代價

12、“應(yīng)變措施”考慮應(yīng)付意外的對策,制定計劃的一般過程,1.圍繞最終目標(biāo)，明確當(dāng)前目標(biāo)范圍 要點：計劃方向與最終目標(biāo)一致；初步鎖定當(dāng)前目標(biāo)區(qū)域 針對點：明確當(dāng)前做什么；估算當(dāng)前能做到大致什么程度 2.根據(jù)SMART原則，制定初步目標(biāo) 要點：使當(dāng)前目標(biāo)逐步成為好的工作目標(biāo) 針對點：好的工作目標(biāo)是計劃的核心；SMART原則 3.根據(jù)歷史數(shù)據(jù)，現(xiàn)實情況，修訂目標(biāo) 要點：與過去比較，確定改進；收集相關(guān)信息，評估影響因素；調(diào)整初步目標(biāo) 針對點：好的工作目標(biāo)是計劃的核心；SMART原則 4.分為關(guān)鍵目標(biāo)和日常目標(biāo)并明確達(dá)成標(biāo)準(zhǔn) 要點：關(guān)注關(guān)鍵領(lǐng)域，維持一般領(lǐng)域；定好標(biāo)尺 針對點：分清既定目標(biāo)群中的主次；定位要

13、達(dá)到的標(biāo)準(zhǔn),制定計劃的一般過程,5.制定相應(yīng)行動方案 要點：分析實現(xiàn)目標(biāo)所需解決的問題 針對點：考慮怎樣做、技術(shù)路線問題 6.落實責(zé)任人、獎懲 要點：落實每個目標(biāo)由誰負(fù)責(zé)、由誰執(zhí)行、由誰協(xié)調(diào)、由誰檢查，并明確相應(yīng)的獎懲措施 針對點：責(zé)任到位；獎罰分明 7.制訂進度表 要點：各項行動方案的時間問題、資源供給情況、成本等 針對點：約束條件 8.分配資源 要點：分配需要的資源、需要投入的時間和投入的量 針對點：資源保證 9.審定計劃 要點：評價計劃的完整性和可行性 針對點：計劃與最終目標(biāo)的必然聯(lián)系,分清工作的輕重緩急,優(yōu)先矩陣 二維分法,優(yōu)先級排序,優(yōu)先矩陣 緊急任務(wù)指：如果不能按期完成，它對你或別

14、人的價值會減少甚至消失。 重要任務(wù)指：如果它成功地完成，你或別人將取得很大的收益。帶來的收益越高，這項任務(wù)的重要程度越高。,緊急,不緊急,重要,不重要,危機 急迫的問題 有期限壓力的計劃,防患未然 改進產(chǎn)能 建立人際關(guān)系 發(fā)掘新機會 規(guī)劃、休閑,不速之客 某些電話 某些信件與報告 某些會議 必要而不重要的事 受歡迎的活動,繁瑣的工作 某些信件 某些電話 浪費時間之事 有趣的活動,優(yōu)先矩陣,緊急,重要,不重要,不緊急,偏重第一類事務(wù)，結(jié)果 壓力 精疲力竭 危機處理 忙于收拾殘局,緊急,重要,不重要,不緊急,偏重第二類事務(wù)，結(jié)果 有遠(yuǎn)見，有理想 平衡 紀(jì)律 自制 少有危機,緊急,重要,不重要,不緊

15、急,偏重第三類事務(wù)，結(jié)果 短視近利 危機處理 被視為巧言令色 輕視目標(biāo)與計劃 缺乏自制力，怪罪他人 人際關(guān)系浮泛，甚至破裂,緊急,重要,不重要,不緊急,偏重第四類事務(wù)，結(jié)果 全無責(zé)任感 工作不保 依賴他人或社會機構(gòu)維生,優(yōu)先級排序,第二種分類 發(fā)展任務(wù)指：如果成功完成此項任務(wù)，你現(xiàn)在的情況會得到改善。例如，你搬進一套更好的住房。 維持任務(wù)指：完成這些任務(wù)可維持你現(xiàn)在的情況。例如，你每個月繳納房租和水電費。,拿出時間管理練習(xí)，請先將它們按重要任務(wù)和緊急任務(wù)的四種組合分類，再按發(fā)展任務(wù)和維持任務(wù)分類，然后把它們按重要程度排序。 對比現(xiàn)在的排序和上次的排序，兩者有什么區(qū)別嗎？,合理地安排時間,帕累托

16、原則 確保最關(guān)鍵的20%的活動具有最高的優(yōu)先級 避免將時間花在瑣碎的多數(shù)問題上,課程內(nèi)容,時間管理的概念 時間管理的誤區(qū) 時間管理的原則 時間管理的工具 時間管理的建議,時間管理的工具,年度時間規(guī)劃 周工作安排表 日工作計劃表,年度時間規(guī)劃,我希望在這一年過去以后得到什么？ 除此以外，這一年中還有哪些事情需要我花費時間？ 我必須做哪些事情？ 這些事情必須在什么時候完成？ 這一年中有哪幾個關(guān)鍵的任務(wù)？ 我將怎樣根據(jù)這些關(guān)鍵任務(wù)分配安排時間？ 預(yù)計有哪些事情會干擾今年計劃的執(zhí)行？（如搬家、生小孩。） 今年的哪一段時期的時間最充裕、壓力最小？我準(zhǔn)備怎樣充分利用這段時間？ 今年的哪一段時期的時間最緊張

17、、壓力最大？你準(zhǔn)備怎樣應(yīng)對？,周工作安排表 日工作計劃表,問問自己,1 你每天需要花多少時間睡覺才感到舒適？實際上花多少時間睡覺？ 2 你在一天中的什么時段精力最充沛、反應(yīng)最敏銳？ 3 開始一項工作（如寫作業(yè)、寫報告、讀書）時，記錄自己中途中斷了多少次、每次中斷占用多少時間。結(jié)果也許會令你吃驚。 4 每天供你自己支配、自己負(fù)責(zé)的時間有多少個小時？ 5 你平均每天用多少時間計劃以后的時間安排？ 6 你每天花多少時間與家人、同事、朋友交流？ 7 你每天花多少時間保護自己的健康？,我們要做的事情,1 計算我們的時間，像一個吝嗇的守財奴一樣，清點自己的財富； 2 了解自己的模式，用流水帳記錄每一筆時間

18、支出； 3 保護我們的時間，找出生活中的時間小偷，把它們拒之門外； 4 投資我們的時間，找出可以令時間增值的機會。,課程內(nèi)容,時間管理的概念 時間管理的誤區(qū) 時間管理的原則 時間管理的工具 時間管理的建議,怎么辦？,利用清靜時間、過濾電話、安排專門接電話的時間 學(xué)習(xí)并演練終止談話的技巧 增加授權(quán)，把電話轉(zhuǎn)交給被授權(quán)處理,電話打擾,建立系統(tǒng)，包括：計劃表、每日目標(biāo)、優(yōu)先次序、完成期限 計劃一定要寫下來，記憶力有時會出錯，強迫自己按期限完成工作,沒有計劃，怎么辦？,目標(biāo)的設(shè)定,明確自己的價值觀,設(shè)定目標(biāo),制定階段性步驟,把握今日：最重要時刻,長期,中期,短期,-,價 值 觀 列 舉,做事有效率 追

19、求卓越 專業(yè)能力強 樂觀進取 服務(wù)他人 節(jié)儉 身體健康 慷慨,誠實 虛心請教 主持正義 整齊清潔 追求真實 領(lǐng)導(dǎo)地位 經(jīng)濟基礎(chǔ)穩(wěn)固 忠實,自食其力 愛家 篤信宗教 操守 創(chuàng)意 團隊精神 知識豐富 自我期許,如何有效地做每日計劃：,溫習(xí)所寫下的價值觀及目標(biāo) 訂立日事項項 衡量執(zhí)行事項所需的時間 預(yù)測可能的障礙 將事件依輕重緩急排列,怎么辦？,清潔的桌面代表你有序的思維，利用工作計劃表來提供控制，找出比把所有檔案堆在桌上更好的控制方法； 先處理棘手、最為優(yōu)先的工作，過濾干擾，適當(dāng)授權(quán),條理不清,同時設(shè)立個人與組織的重要工作目標(biāo)，為例行工作建立完成標(biāo)準(zhǔn)，設(shè)定完成期限 學(xué)習(xí)專注的技巧，避免分心及自我干擾?？朔鍪峦涎拥膲牧?xí)慣；,認(rèn)識真正的朋友不會因為坦率的解釋而被觸怒 出示雙方同意的優(yōu)先次序清單來拒絕老板 別人會替那些沒有優(yōu)先次序的人決定優(yōu)先次序,無力拒絕,缺乏自律,會議耗時,把會