文員培訓(xùn)教材

1、文員工作職責(zé)培訓(xùn),浮空內(nèi)心來學(xué)習(xí) ，方知一片圓滿心。,講課提綱,第一部分 文員的職業(yè)定位 第二部分 文員的崗位職責(zé) 第三部分 文員的職業(yè)規(guī)范,第一部分 文員的職業(yè)定位,文員的定位,領(lǐng)導(dǎo)的協(xié)助者，同事的服務(wù)者,處理好部門文職工作及人事行政事務(wù)外，并協(xié) 助各級領(lǐng)導(dǎo)管理好部門各事務(wù)。,第一部分 文員的職業(yè)定位,文員的定位 文員是辦公室里最常見的職位之一，具有極為重要的基礎(chǔ)性，服務(wù)型作用，是企業(yè)有效運轉(zhuǎn)的重要要素。 文員的角色定位具有輔佐功能。幫助部門領(lǐng)導(dǎo)處理一切事務(wù)成為文員的職責(zé)。但文員除了此職責(zé)外，和其它部門文員的關(guān)系也非常密切和重要。 文員是部門領(lǐng)導(dǎo)的助手。,第一部分 文員的職業(yè)定位,文員的十大

2、特質(zhì)及要求,對事,對人,準(zhǔn)確性 好判斷力 工作效率 機制性 主動性,考慮周到 圓滑性 謹(jǐn)慎性 責(zé)任感 客觀性,第二部分 文員的崗位職責(zé),文員的基本職責(zé) 1. 接聽、轉(zhuǎn)接電話；接待來訪人員。 2. 部門文秘、人事信息、文檔管理。 3. 安排部門會議，做好會議紀(jì)要及會議決議 的跟進。 4. 辦公用品、輔料、勞保用品的請購、領(lǐng)用及記錄。 5.部門人員費用報銷。 6. 組織部門員工完成集團刊物的組稿。,第二部分 文員的崗位職責(zé),7.做好生產(chǎn)報表的統(tǒng)計（周報、月報）。 8.負(fù)責(zé)文件的打印、復(fù)印工作。 9.統(tǒng)計每月考勤。 10.負(fù)責(zé)部門文件、報刊雜志的分發(fā)。 11.部門辦公室固定資產(chǎn)管理。 12.接受其他

3、臨時工作。,第二部分 文員的崗位職責(zé),文員的標(biāo)準(zhǔn) 1、積極的心態(tài) 2、良好的專業(yè)素養(yǎng) 3、認(rèn)真細(xì)致 4、條理清晰 5、謙虛勤奮 6、善于溝通 7、真誠寬容 8、服務(wù)意識,第三部分 文員的職業(yè)規(guī)范,事務(wù)管理規(guī)范,1、來賓接待,“引路” 應(yīng)走在客人左前方的2、3步處，自己走在走廊左側(cè)， 讓客人走在中央。與客人步伐一致，并適當(dāng)做介紹。遇拐彎處應(yīng)使用手勢，并提醒客人“這邊請”、“注意樓梯”等。,第三部分 文員的職業(yè)規(guī)范,事務(wù)管理規(guī)范 2、接打電話 “態(tài)度，語調(diào)，用詞”,第三部分 文員的職業(yè)規(guī)范,事務(wù)管理規(guī)范 打電話： 1、要有準(zhǔn)備 2、注意打電話的時間，尤其避免在午休或下班時間打 3、微笑的語調(diào)，聲音

4、清晰，有禮貌 4、不要急于在電話中承諾事情或是做決定 5、講電話同時在紙上做記錄,第三部分 文員的職業(yè)規(guī)范,事務(wù)管理規(guī)范 接電話： 1、電話鈴響三聲內(nèi)必須接電話 2、先報上公司名稱或人名 3、聲音語調(diào)微微上揚，有朝氣 4、去除“別人不知道我是誰”的心態(tài) 5、延遲太久接電話應(yīng)先致歉 6、口中不要吃東西或含著東西,第三部分 文員的職業(yè)規(guī)范,保密原則,第三部分 文員的職業(yè)規(guī)范,人事管理規(guī)范 1、組織架構(gòu)、崗位說明書、崗位名稱更新 組織架構(gòu)變更后應(yīng)該及時的通知管理部門，并由部門所屬最高領(lǐng)導(dǎo)簽字生效。 崗位說明書應(yīng)該是每一個崗位就有一份崗位說明書。 組織架構(gòu)圖崗位名稱要與實際名稱相匹配，不能隨意更改。

5、員工職位變更、外遷、離職（包括自離）要有相關(guān)變更通知或聯(lián)絡(luò)單。 按部門負(fù)責(zé)人要求完成崗位說明書并分發(fā)相關(guān)人員（含新入職人員）。,第三部分 文員的職業(yè)規(guī)范,人事管理規(guī)范 2、入職手續(xù)辦理 新員工到部門報到，文員在拿到新員工上崗單首先應(yīng)該熱情的接待并給予辦理新員工入職登記。 文員應(yīng)該檢查新員工入職單上的程序是否都已經(jīng)辦理完畢，若有未辦理的應(yīng)該告知新員工還需要辦理哪項手續(xù)。 經(jīng)理級別員工報到，在新員工入職上班當(dāng)日將座位安排好并給予準(zhǔn)備電話、電腦等辦公用品。,第三部分 文員的職業(yè)規(guī)范,人事管理規(guī)范 試用期前一周，通知試用是否合格，并發(fā)相關(guān)表格進行填寫，核對無誤后，由部門主管簽字，統(tǒng)一攜帶文件交至人力資

6、源部； 新員工入職一星期后文員應(yīng)該給予領(lǐng)取并發(fā)放工衣。 3、轉(zhuǎn)崗、晉升員工手續(xù)辦理 部門有需要轉(zhuǎn)崗、輪崗或晉升的員工首先要填寫崗位調(diào)動表格并報至管理部。 員工轉(zhuǎn)崗輪崗或晉升必須要有員工轉(zhuǎn)崗輪崗或晉升培訓(xùn)記錄并交于管理部存檔。,第三部分 文員的職業(yè)規(guī)范,人事管理規(guī)范 4、離職手續(xù)的辦理 部門若有員工需要離職，文員應(yīng)該告知需離職員工辦理手續(xù)的步驟避免員工走彎路而耽誤時間。 若有員工自離（3天未請假不上班者），文員應(yīng)第一時間將名單報于管理部。,第三部分 文員的職業(yè)規(guī)范,培訓(xùn)管理規(guī)范,內(nèi)部培訓(xùn),新員工入職培訓(xùn),崗前培訓(xùn),晉升培訓(xùn),轉(zhuǎn)崗輪崗培訓(xùn),技能提高培訓(xùn),部門需求培訓(xùn),外部培訓(xùn),第三部分 文員的職業(yè)

7、規(guī)范,培訓(xùn)管理規(guī)范 內(nèi)部培訓(xùn) 新員工入職培訓(xùn) 每一位新入職的員工都必須參加新員工入職培訓(xùn)，若培訓(xùn)考核不合格給一次補考機會，不參加培訓(xùn)或成績不合格者不給予轉(zhuǎn)正，并將此項與部門、績效掛鉤。,第三部分 文員的職業(yè)規(guī)范,培訓(xùn)管理規(guī)范 內(nèi)部培訓(xùn) 崗前培訓(xùn) 崗前培訓(xùn)也就是上崗培訓(xùn)，每位員工都必須有上崗培訓(xùn)記錄。 特殊（重要）崗位需要上崗證。 培訓(xùn)記錄保存完好。（上崗培訓(xùn)表、考核結(jié)果）,第三部分 文員的職業(yè)規(guī)范,培訓(xùn)管理規(guī)范 內(nèi)部培訓(xùn) 晉升培訓(xùn) 晉升員工需要有相應(yīng)崗位的晉升培訓(xùn)記錄，否則將不給于晉升。,第三部分 文員的職業(yè)規(guī)范,培訓(xùn)管理規(guī)范 內(nèi)部培訓(xùn) 轉(zhuǎn)崗輪崗培訓(xùn) 各部門有崗位調(diào)動的員工，本部門文員需要給做

8、崗位調(diào)動的員工提供轉(zhuǎn)崗輪崗培訓(xùn)記錄。 將記錄提交至管理部。（轉(zhuǎn)崗輪崗培訓(xùn)表、考核結(jié)果） 員工培訓(xùn)記錄匯總表.xls,第三部分 文員的職業(yè)規(guī)范,培訓(xùn)管理規(guī)范 內(nèi)部培訓(xùn) 技能提高培訓(xùn) 各部門提交的年度培訓(xùn)需求，根據(jù)每月的培訓(xùn)計劃做好本部門內(nèi)的培訓(xùn)跟進。 培訓(xùn)記錄歸檔。（簽到表、考核結(jié)果、培訓(xùn)總結(jié)分析） 若因特殊情況不能按時完成培訓(xùn)則提前與人力資源部溝通。 特殊情況無法參加培訓(xùn)，應(yīng)提前向部門負(fù)責(zé)人請假。,第三部分 文員的職業(yè)規(guī)范,培訓(xùn)管理規(guī)范 內(nèi)部培訓(xùn) 部門需求培訓(xùn) 部門由于工作需要臨時增加培訓(xùn)。,第三部分 文員的職業(yè)規(guī)范,培訓(xùn)管理規(guī)范 外部培訓(xùn) 公司根據(jù)企業(yè)實際情況，安排員工接受外部培訓(xùn)。 參加外

9、部培訓(xùn)的員工，從培訓(xùn)之日起，與公司簽訂培訓(xùn)協(xié)議。 外出培訓(xùn)成績不合格，公司不給予報銷。,第三部分 文員的職業(yè)規(guī)范,文件編輯規(guī)范 標(biāo)題LOGO的要求 標(biāo)題字體、大小要求 （3號字、宋體） 正文字體（宋體） 大小（小四或12號字）,第三部分 文員的職業(yè)規(guī)范,打印區(qū)域管理規(guī)范 保持打印區(qū)域干凈整潔，將打印、復(fù)印資料及時帶走。 不得更改打印機、復(fù)印機參數(shù)。 復(fù)印時各部門自己帶紙，不得亂拿打印機及傳真機上紙張。 若打印機等機器出現(xiàn)故障應(yīng)及時找工程部處理。,第三部分 文員的職業(yè)規(guī)范,固定資產(chǎn)管理規(guī)范 固定資產(chǎn)轉(zhuǎn)移-固定資產(chǎn)內(nèi)部轉(zhuǎn)移單 固定資產(chǎn)報廢-固定資產(chǎn)報廢申請單 固定資產(chǎn)維修-固定資產(chǎn)維修申請單 員工

10、離職-涉及到資產(chǎn)部分應(yīng)交接得當(dāng)。,第三部分 文員的職業(yè)規(guī)范,企業(yè)內(nèi)刊組織工作 一、內(nèi)刊編輯工作需要配合的內(nèi)容 1、征文宣傳及組稿。 2、部門重要會議、活動、時間的及時通知或新聞組稿。 3、刊物發(fā)放并做好領(lǐng)取記錄。,第三部分 文員的職業(yè)規(guī)范,公司文體活動的組織 二、企業(yè)活動組織需配合工作 1、宣傳各項活動，組織員工參與。 2、做好活動安排及部門工作安排的協(xié)調(diào)工作 3、擔(dān)當(dāng)公司文化的基層宣傳員，傳播企業(yè)文化及人文、理論、活動精神。,第三部分 文員的職業(yè)規(guī)范,績效考核管理規(guī)范 一、相關(guān)制度 績效方案、部門績效考核表、數(shù)據(jù)統(tǒng)計表 每月20-21日部門考勤統(tǒng)計表統(tǒng)計表（需部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)，紙質(zhì)交至人力資源

11、部。 部門月報（電子檔）、相關(guān)附件（電子檔，并發(fā)給相關(guān)部門）。,第三部分 文員的職業(yè)規(guī)范,績效考核管理規(guī)范 二、文員考核 考核標(biāo)準(zhǔn)：管理部40%+部門60%,第三部分 文員的職業(yè)規(guī)范,績效考核管理規(guī)范 管理部40% A、考勤統(tǒng)計（10%） 一次失誤扣4分 a、考勤統(tǒng)計不及時，不準(zhǔn)確一次扣4分； b、請假、調(diào)休、加班單等未及時或未按手續(xù)辦理一次扣4分。 B、培訓(xùn)達成率（8%） 一次失誤扣3分 a、新入職人員培訓(xùn)未完成或遺漏 b、公司培訓(xùn)未參加、主持培訓(xùn)不及時（月度培訓(xùn)未按時完成） c、培訓(xùn)記錄不完善,第三部分 文員的職業(yè)規(guī)范,績效考核管理規(guī)范 C、績效數(shù)據(jù)及時準(zhǔn)確性10% 一次失誤扣4分 a、相

12、關(guān)資料提供不及時或不準(zhǔn)確 D、部門人事信息及時準(zhǔn)確性6%一次扣2分 a、新員工入職手續(xù) b、自離、離職手續(xù) c、轉(zhuǎn)崗、晉升手續(xù)等以上項辦理不及時 E、活動組織能力6% a、部門投稿情況 b、公司活動部門組織情況（組織、協(xié)助、跟進）,第三部分 總結(jié),平時需要做到的工作 人事管理 1、組織架構(gòu)、外遷、離職（包括自離）、員工職位變更應(yīng)及時通知管理部。 2、新員工到部門報到文員先檢查新員工入職表程序是否辦理完畢。 3、新員工試用期結(jié)束前一周，給員工發(fā)相關(guān)轉(zhuǎn)正表格，部門主管簽字，再統(tǒng)一攜帶文件交至人力資源部。,第三部分 總結(jié),培訓(xùn)管理 1、每位新來員工，文員必須監(jiān)督其通知參加新員工入職培訓(xùn) 2、新員工到部門，文員需組織、跟進新員工做好上崗培訓(xùn)并做好個人培訓(xùn)檔案。 3、新員工上崗培訓(xùn)合格后，各部門需向管理部申請發(fā)放上崗證。 4、晉升、