銀行授信檔案管理暫行辦法模版

1、銀行授信檔案管理暫行辦法第一章 總則第一條 為進(jìn)一步加強(qiáng)和規(guī)范我行授信檔案管理，提高授信管理水平，保證授信業(yè)務(wù)的安全性和合法性，防范因檔案管理不善引發(fā)授信法律風(fēng)險(xiǎn)，根據(jù)中華人民共和國(guó)檔案法及其它相關(guān)規(guī)章制度規(guī)定，結(jié)合我行實(shí)際，特制定本暫行辦法。第二條 授信檔案管理遵循“集中統(tǒng)一、及時(shí)完整、真實(shí)有效、方便實(shí)用、安全保密及規(guī)范管理”的原則，初步實(shí)現(xiàn)原始材料賬冊(cè)化、必備資料標(biāo)準(zhǔn)化、管理責(zé)任制度化、檔案管理信息影像化。第三條 本暫行辦法所稱授信檔案，指我行在授信業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)管理中所形成的，一切記錄和反映授信業(yè)務(wù)申請(qǐng)、調(diào)查、審查、審批、發(fā)放、管理和收回全過程的紙質(zhì)文本、電子文檔等重要文件和憑據(jù)。第四條 授信

2、檔案按客戶建立，一戶一檔。授信相關(guān)部門及人員要按本辦法辦理檔案的移交、立卷、歸檔、掃描、調(diào)閱、保管、銷毀、人員交接等手續(xù)，做到科學(xué)管理、有效利用，嚴(yán)防毀損、散失，確保授信業(yè)務(wù)檔案的完整與安全。第二章 授信檔案管理組織機(jī)構(gòu)、人員、職責(zé)第五條 總/分行風(fēng)險(xiǎn)管理部是全行授信檔案管理工作的組織實(shí)施部門，負(fù)責(zé)總/分行授信檔案管理工作的檢查和評(píng)價(jià)。經(jīng)辦或管戶行長(zhǎng)助理、客戶經(jīng)理為授信業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員，負(fù)責(zé)所管戶授信檔案材料的收集整理及裝訂。風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控官為授信檔案管理人員，負(fù)責(zé)分支行未結(jié)清的授信檔案管理。對(duì)于總行直屬縣域支行及省內(nèi)外分行，經(jīng)營(yíng)行負(fù)責(zé)人為本單位授信檔案管理工作的第一責(zé)任人，總行風(fēng)險(xiǎn)管理部授權(quán)其外派風(fēng)險(xiǎn)

3、監(jiān)控官負(fù)責(zé)檔案管理工作。第六條 授信業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員應(yīng)認(rèn)真履行以下職責(zé)：一、及時(shí)將管戶客戶授信檔案進(jìn)行整理、掃描及裝訂；二、對(duì)授信資料做到統(tǒng)一規(guī)范、真實(shí)有效、內(nèi)容完整、要素齊全、蓋章清晰；三、在規(guī)定的時(shí)限內(nèi)將授信檔案及時(shí)移交至風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控官處保管。第七條 授信檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真履行以下職責(zé)：一、審核和接收授信業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員上傳、移交的電子及紙質(zhì)授信檔案資料，并審查授信檔案材料的完整性、規(guī)范性和美觀性；二、對(duì)授信檔案進(jìn)行登記、歸檔、保管。按規(guī)定對(duì)授信檔案進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)，原則上檔案編號(hào)應(yīng)與信貸系統(tǒng)的電子流程合同編號(hào)一致，以便電子與紙質(zhì)檔案關(guān)聯(lián)，同時(shí)在以后查閱檔案時(shí)可以從編號(hào)上清楚的看到此筆授信發(fā)放的大致時(shí)間；

4、三、及時(shí)將授信檔案移交表、清單、登記簿等整理歸檔；四、為監(jiān)管部門及總/分行各職能部門對(duì)授信檔案資料查詢、調(diào)閱及時(shí)進(jìn)行登記；五、愛護(hù)經(jīng)營(yíng)行檔案室的用具、設(shè)施，搞好檔案室的環(huán)境衛(wèi)生，確保檔案資料的安全；六、在工作變動(dòng)時(shí)，編制移交清冊(cè)、辦理檔案移交手續(xù)；七、嚴(yán)密執(zhí)行保密規(guī)定，做好檔案保密工作。第三章 授信檔案分類及立卷第八條 授信檔案按法律重要屬性主要分為四大類：一級(jí)檔案、二級(jí)檔案、三級(jí)檔案和重要憑證。分類規(guī)定如下：一、一級(jí)檔案：一級(jí)檔案是授信檔案中的核心部分，主要指銀行調(diào)查和審核文件、授信業(yè)務(wù)合同文本等法律資料以及內(nèi)控與風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估資料等。主要包括：授信審批書（包含調(diào)查報(bào)告、審查報(bào)告）、主合同（借款合

5、同、保證合同、抵押合同、質(zhì)押合同等）、主協(xié)議（銀行承兌協(xié)議、保證金協(xié)議、開立保函協(xié)議等）、三方保管協(xié)議、授信業(yè)務(wù)放款通知書/下柜通知書、保證金下柜通知書、借款借據(jù)（或購(gòu)銷合同、票據(jù)查詢書、貼現(xiàn)憑證等）、股東會(huì)（董事會(huì)）同意授信決議、股東會(huì)（董事會(huì)）同意擔(dān)保決議、法定代表人授權(quán)委托書、不可撤銷擔(dān)保函、承諾書（承租人、建筑商等）、個(gè)人貸款/公司貸款補(bǔ)充協(xié)議、抵質(zhì)押物權(quán)屬、登記、止付、入庫(kù)、出庫(kù)證明、面簽聲明、抵押物未被查封、扣押確認(rèn)書、逾期授信催收通知、擔(dān)保人責(zé)任告知證明、法院判決、裁定、調(diào)解書、不良貸款核銷置換申請(qǐng)、盡職調(diào)查報(bào)告、情況說明、（呆帳）核銷置換審批表、批復(fù)文件。二、二級(jí)檔案：二級(jí)檔案

6、包括基礎(chǔ)資料、授信業(yè)務(wù)資料和授信后管理資料等。基礎(chǔ)資料主要包括：借款人（及配偶）/法定代表人身份證明、婚姻證明、借款人（及配偶）/法定代表人在職證明、收入證明、擔(dān)保人/法定代表人身份證明、婚姻證明、借款人（擔(dān)保人）已年檢的營(yíng)業(yè)執(zhí)照（或事業(yè)單位法人證書）、特殊行業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)許可證、資質(zhì)證書、組織機(jī)構(gòu)代碼證、國(guó)地稅稅務(wù)登記證、基本賬戶開戶許可證、貸款卡復(fù)印件及密碼、驗(yàn)資報(bào)告、經(jīng)工商調(diào)閱的公司章程復(fù)印件、財(cái)務(wù)報(bào)表（資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表和現(xiàn)金流量表）、信用報(bào)告查詢授權(quán)、信用報(bào)告、信用評(píng)級(jí)、公司發(fā)起人協(xié)議、母公司、上級(jí)主管部門相關(guān)情況、公司成立的有關(guān)批文、法人、自然人股東資料、實(shí)際控制資料。授信業(yè)務(wù)資料主要

7、包括：授信申請(qǐng)書、授信客戶談話記錄、授信用途證明、抵質(zhì)押物保險(xiǎn)單及發(fā)票、抵押物租賃合同、質(zhì)押反擔(dān)保協(xié)議、質(zhì)押反擔(dān)保登記證明、保證金入賬、手續(xù)費(fèi)等收費(fèi)憑證、立項(xiàng)批文、土地出讓金及各項(xiàng)規(guī)費(fèi)繳納憑證、有關(guān)貸款或者項(xiàng)目的證明文件（房地產(chǎn)公司的土地證、用地規(guī)劃許可證、建筑規(guī)劃許可證、施工許可證、預(yù)售許可證復(fù)印件、建設(shè)規(guī)劃紅線圖等）、項(xiàng)目資本金、出資方承諾出資的文書、建筑工程承包合同、項(xiàng)目合法管理程序、配套條件落實(shí)的證明文件、產(chǎn)品銷售協(xié)議或意向、貼現(xiàn)憑證第一聯(lián)、票據(jù)、簽發(fā)的保函、信用證復(fù)印件、應(yīng)收賬款債權(quán)確認(rèn)文件、貨運(yùn)及質(zhì)檢單據(jù)。授信后管理資料主要包括：提款申請(qǐng)書、提款申請(qǐng)審批表、支付委托書、貸款用途證明

8、、資金支付臺(tái)賬、購(gòu)銷合同、增值稅發(fā)票、授信后檢查報(bào)告、授信后收集財(cái)務(wù)報(bào)表、授信后須落實(shí)的條件、授信后收集其它資料、貸款風(fēng)險(xiǎn)分類審批表、貸款風(fēng)險(xiǎn)分類報(bào)告、貸款五級(jí)分類資料、不良授信跟蹤材料、落實(shí)還款計(jì)劃材料、申報(bào)減、免、停息的有關(guān)資料、訴訟材料、與法院往來的其他書面文件、企業(yè)破產(chǎn)或銷注證明。三、三級(jí)檔案三級(jí)檔案是指授信業(yè)務(wù)的相關(guān)輔助性資料。主要包括：銀行對(duì)賬單、交易明細(xì)、與交易對(duì)手交易記錄、資產(chǎn)證明等、其它關(guān)聯(lián)人資料、財(cái)務(wù)報(bào)表審計(jì)報(bào)告、抵（質(zhì)）押物評(píng)估報(bào)告、項(xiàng)目可行性報(bào)告、土地出讓合同、資金籌措方案、項(xiàng)目設(shè)計(jì)概算、預(yù)算文件、項(xiàng)目前期準(zhǔn)備工作完成情況。四、重要憑證重要憑證主要包括本外幣存單、保險(xiǎn)單

9、、銀行承兌匯票、股票債券、提貨單、倉(cāng)單、他項(xiàng)權(quán)利證書等與貸款相關(guān)的有價(jià)證券。第九條 授信資料立卷要求及標(biāo)準(zhǔn)：一、授信資料立卷及移交要求（一）授信檔案資料由授信業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員在貸款發(fā)放完成后按照檔案材料清單順序整理齊全，在風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控官的協(xié)助下將要求掃描的影像資料即時(shí)掃描進(jìn)影像系統(tǒng)，在完成授信檔案裝訂后將檔案移交至授信檔案管理人員處保管；（二）電子檔案在業(yè)務(wù)辦理的時(shí)候同步完成；（三）如貸款核銷，經(jīng)營(yíng)行必須在核銷工作完成后的5個(gè)工作日內(nèi)將相關(guān)授信檔案材料移交特殊資產(chǎn)管理部或?qū)Ｂ毲迨杖藛T，以便后期清收。同時(shí)經(jīng)營(yíng)行自行將上述材料復(fù)印備份，歸檔保管。二、授信資料立卷標(biāo)準(zhǔn)（一）使用a4紙張，對(duì)齊裝訂立卷，裝訂前

10、將資料內(nèi)金屬物剔除。原件小于a4紙張，則將原件以右上角對(duì)齊方式粘貼在a4紙張上，復(fù)印件小于或大于a4紙張的，原則上應(yīng)用a4紙張重新復(fù)印，復(fù)印件必須由第一經(jīng)辦人注明“經(jīng)核對(duì)與原件相符”字樣并簽名；（二）每卷打印一份授信檔案材料清單（附件一），附在卷內(nèi)首頁(yè)；（三）清單信息須與實(shí)際檔案材料內(nèi)容相符，逐頁(yè)在右下角編寫頁(yè)碼并與授信檔案材料清單上頁(yè)碼保持一致；（四）使用統(tǒng)一的封面封底，包邊裝訂成卷，并由立卷人在封簽、封底交界處加蓋騎縫私章；（五）需要拆卷抽出或補(bǔ)充資料的，須經(jīng)總/分行風(fēng)險(xiǎn)管理部總經(jīng)理或主管授信副行長(zhǎng)同意，同時(shí)應(yīng)附拆卷說明，并重新裝訂、打印目錄、粘貼封簽、蓋騎縫章；（六）原則上每筆授信業(yè)務(wù)為

11、一卷，超過一定頁(yè)碼可分多卷裝訂，每卷厚度以美觀為宜（100頁(yè)左右即可）；（七）授信資料除按規(guī)定另行保管的外，原則上不得以復(fù)印件代替原件歸檔。以復(fù)印件歸檔的，必須由第一經(jīng)辦人注明“經(jīng)核對(duì)與原件相符”字樣并簽名；（八）與房地產(chǎn)開發(fā)商、汽車經(jīng)銷商等合作批量辦理的個(gè)人汽車消費(fèi)貸款業(yè)務(wù)、個(gè)人住房貸款業(yè)務(wù)，可以將合作協(xié)議下客戶歸集建立總檔，以客戶名稱、審批發(fā)放時(shí)間建立總檔目錄，以具體客戶為單位建立分檔；（九）若客戶信用核銷，授信檔案管理員應(yīng)及時(shí)將核銷文件復(fù)印件和結(jié)清憑證復(fù)印件放入授信后管理相關(guān)資料存檔，并在該客戶所有授信檔案保管期限欄填寫“永久”字樣，在該客戶所有授信檔案封面填寫“已核銷”字樣，作為永久檔

12、案保存；（十）電子檔案資料必須先在信貸管理系統(tǒng)進(jìn)行操作，根據(jù)系統(tǒng)內(nèi)檔案資料類型進(jìn)行分類整理，如同一種資料類型在申請(qǐng)、審批或其它環(huán)節(jié)同時(shí)存在，按照流程先后順序進(jìn)行掃描整理，無須重復(fù)掃描。具體可參照銀行授信檔案影像資料管理暫行辦法執(zhí)行。第四章 授信檔案的放置順序、保管、調(diào)閱、銷毀第十條 授信檔案的放置，按我行授信業(yè)務(wù)品種分類放置，同一類授信品種中又按時(shí)間順序依次排放。對(duì)與同一個(gè)房地產(chǎn)開發(fā)商合作的同一樓盤下的所有房產(chǎn)按揭、對(duì)與同一個(gè)汽車經(jīng)銷商合作的所有汽車貸款均按時(shí)間順序依次放置在一起。對(duì)同一戶授信客戶涉及2個(gè)或2個(gè)以上授信品種，則可合并檔案放置在一起。第十一條 授信檔案的存放保管要維護(hù)資料的完整性

13、和安全性，做好防盜、防火、防潮、防光、防蟲等方面的管理，庫(kù)房、保險(xiǎn)柜和未專庫(kù)保管的檔案柜必須加鎖。第十二條 授信檔案根據(jù)內(nèi)容不同其保管期限可分為短期（5-10年）、中長(zhǎng)期（至少10年）、長(zhǎng)期（10-15年）和永久保存四種。短期保管的授信檔案保管期限為5至10年；中長(zhǎng)期授信業(yè)務(wù)的授信檔案保管期限至少為10年；長(zhǎng)期保管的授信檔案保管期限為10年至15年；永久保管的授信業(yè)務(wù)檔案是指授信業(yè)務(wù)到期未結(jié)清、至今未收回的（包括已核銷的）授信業(yè)務(wù)，其授信業(yè)務(wù)檔案要求永久保管。第十三條 重要憑證按照憑證保管要求及時(shí)移交至保管人處保管，授信業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員應(yīng)做好資料備份：他項(xiàng)權(quán)利證書、本外幣存單、保險(xiǎn)單、股票債券、銀

14、行承兌匯票貼現(xiàn)業(yè)務(wù)的銀承匯票等重要憑證應(yīng)于收件當(dāng)日移交現(xiàn)金庫(kù)管理，納入表外科目核算；提貨單、倉(cāng)單、汽車合格證等與貸款有關(guān)的有價(jià)證券應(yīng)于收件當(dāng)日交由經(jīng)辦行指定專人保管，并建立臺(tái)賬，經(jīng)營(yíng)行行長(zhǎng)為保管第一責(zé)任人，定期盤查。重要憑證的入庫(kù)保管：由風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控官填寫抵質(zhì)押權(quán)利憑證保管收據(jù)一式四聯(lián)，第一聯(lián)交抵押人或出質(zhì)人，第二聯(lián)作為會(huì)計(jì)表外科目核算收、付傳票附件，第三聯(lián)由會(huì)計(jì)部門管庫(kù)員留存，第四聯(lián)歸入授信檔案保存。重要憑證的出庫(kù)領(lǐng)?。菏谛艠I(yè)務(wù)結(jié)清后或需要辦理抵（質(zhì)）押物更換時(shí)，由授信業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)核實(shí)，填寫抵質(zhì)押物釋放（更換）審查表（附件二）后經(jīng)有關(guān)審批人審批同意，交由會(huì)計(jì)部門進(jìn)入核心系統(tǒng)進(jìn)行核實(shí)后辦理出庫(kù)

15、（更換）手續(xù)。由于借款人違約需要處置抵（質(zhì)）押物時(shí)，由總/分行風(fēng)險(xiǎn)管理部負(fù)責(zé)人簽批后辦理出庫(kù)手續(xù)。第十四條 五級(jí)分類檔案在每季度次月底前完成閱卷并掃描影像后移交至風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控官處保管；授信后管理資料完成后及時(shí)掃描進(jìn)影像系統(tǒng)，由授信經(jīng)辦人員自行保管，按季裝訂成冊(cè)。第十五條 授信檔案調(diào)閱須經(jīng)經(jīng)營(yíng)行行長(zhǎng)及總/分行風(fēng)險(xiǎn)管理部審批，部分重要檔案或數(shù)量較多的檔案調(diào)閱需由總/分行風(fēng)險(xiǎn)管理部總經(jīng)理、分管行長(zhǎng)審批，并做好臺(tái)賬登記工作。調(diào)閱人對(duì)所需的授信檔案可以復(fù)制，但不得將原件抽走。行里內(nèi)部調(diào)閱通過電子檔案系統(tǒng)發(fā)起申請(qǐng)、審批，進(jìn)行調(diào)閱，需注明申請(qǐng)人名稱、電話、日期、借閱天數(shù)、申請(qǐng)?jiān)?。司法機(jī)關(guān)需要調(diào)閱授信檔案時(shí)，必須持有調(diào)閱公函，由總/分行風(fēng)險(xiǎn)管理部負(fù)責(zé)人或指定專人負(fù)責(zé)陪同調(diào)閱。第十六條 除稽核、審計(jì)、法律訴訟外，授信檔案不準(zhǔn)外借。確需外借的，必須填具授信檔案調(diào)用出庫(kù)申請(qǐng)審批表（附件三），由總/分行風(fēng)險(xiǎn)管理部管理崗審批。第十七條 對(duì)于保管期滿的授信檔案，應(yīng)由總/分行風(fēng)險(xiǎn)管理部、審計(jì)部共同組成的鑒定小組進(jìn)行鑒定，提出存毀意見。對(duì)超保存期