第8章 報表.ppt

1、第8章 報表,內(nèi)容,8.1 概述 8.1.1 報表的功能 8.1.2 報表的視圖 8.1.3 報表的結(jié)構(gòu) 8.1.4 報表的類型 8.2 創(chuàng)建報表 8.2.1 使用“報表”工具自動創(chuàng)建報表 8.2.2 使用“報表向?qū)А眲?chuàng)建報表 8.2.4 使用“標(biāo)簽向?qū)А睒?biāo)簽報表 8.2.5 使用“報表設(shè)計”創(chuàng)建報表 8.2.6 使用“空報表”工具創(chuàng)建報表,第8章 報表,8.3 編輯報表 8.3.1 設(shè)置報表格式 8.3.2 修飾報表 8.3.3 創(chuàng)建多列報表 8.4 報表的高級應(yīng)用 8.4.1 報表的排序和分組 8.4.2 使用計算控件 8.4.3 創(chuàng)建子報表 8.5 報表的預(yù)覽和打印,8.1.1 報表的功

2、能,報表是數(shù)據(jù)庫中數(shù)據(jù)通過屏幕顯示或打印輸出的特有形式。 報表的功能與窗體、數(shù)據(jù)表有根本的不同，它的作用只是用來數(shù)據(jù)輸出。 報表的功能主要包括：可以呈現(xiàn)格式化的數(shù)據(jù)；可以分組組織數(shù)據(jù)，進(jìn)行匯總；可以包含子報表及圖表數(shù)據(jù)；可以打印輸出標(biāo)簽、發(fā)票、訂單和信封等多種樣式的報表；可以進(jìn)行計數(shù)、求平均、求和等統(tǒng)計計算；可以嵌入圖像或圖片來豐富數(shù)據(jù)顯示，等等。,8.1.2 報表的視圖,Access的報表操作提供了4種視圖：“報表”、“打印預(yù)覽”、“布局視圖”和“設(shè)計視圖”視圖。 “報表視圖”用于顯示報表數(shù)據(jù)內(nèi)容； “打印預(yù)覽”視圖用于查看報表的頁面數(shù)據(jù)輸出形態(tài)，即打印效果預(yù)覽； “布局視圖”的界面風(fēng)格與報

3、表視圖類似，但是在該視圖中可以移動各個控件的位置，可以重新進(jìn)行控件布局； “設(shè)計視圖”用于創(chuàng)建和編輯報表的結(jié)構(gòu)，添加控件和表達(dá)式，美化報表等。,8.1.3 報表的結(jié)構(gòu),報表的結(jié)構(gòu)和窗體類似，通常由報表頁眉、報表頁腳、頁面頁眉、頁面頁腳和主體五部分組成，每個部分稱為報表的一個節(jié)。 如果對報表進(jìn)行分組顯示，則還有組頁眉和組頁腳兩個專用的節(jié)，這兩個節(jié)是報表所特有的。 報表的內(nèi)容是以節(jié)來劃分的，每個節(jié)都有特定的用途。所有報表都必須有一個主體節(jié) 。,8.1.3 報表的結(jié)構(gòu),在報表設(shè)計視圖中，視圖窗口被分為許多區(qū)段，每個區(qū)段就是一個節(jié)，如圖8.1所示。 其中顯示有文字的水平條稱為節(jié)欄。節(jié)欄顯示節(jié)的類型，通

4、過雙擊節(jié)欄可訪問節(jié)的屬性窗口，通過上下移動節(jié)欄可以改變節(jié)區(qū)域的大小。報表右上方按鈕是“報表選擇器”，通過雙擊“報表選擇器”可訪問報表的屬性窗口。,8.1.3 報表的結(jié)構(gòu),報表中各節(jié)的功能如下： 報表頁眉：是整個報表的頁眉，只能出現(xiàn)在報表的開始處，即報表的第一頁，用來放置通常顯示在報表開頭的信息，如標(biāo)題、日期或報表簡介。 頁面頁眉：用于在報表中每頁的頂部顯示標(biāo)題、列標(biāo)題、日期或頁碼，在表格式報表中用來顯示報表每一列的標(biāo)題。 主體：顯示或打印來自表或查詢中的記錄數(shù)據(jù)，是報表顯示數(shù)據(jù)的主要區(qū)域，是整個報表的核心。,8.1.3 報表的結(jié)構(gòu),頁面頁腳：用于在報表中每頁的底部顯示頁匯總、日期或頁碼等。頁面

5、頁腳和頁面頁眉可用同樣的命令被成對地添加或刪除。 報表頁腳：用來放置通常顯示在頁面底部的信息，如報表總計、日期等，僅出現(xiàn)在報表最后一頁頁面頁腳的下方。 組頁眉：在分組報表中，可以使用“排序與分組”屬性設(shè)置“組頁眉/組頁腳”區(qū)域，以實現(xiàn)報表的分組輸出和分組統(tǒng)計。組頁面顯示在記錄組的開頭，主要用來顯示分組字段名等信息。 組頁腳：顯示在記錄組的結(jié)尾，主要用來顯示報表分組總計等信息。,8.1.4 報表的類型,報表主要分為4種類型：縱欄式報表、表格式報表、標(biāo)簽報表和兩端對齊式報表。 縱欄式報表：也稱為窗體報表，一般是在報表的主體節(jié)區(qū)顯示一條或多條記錄，而且以垂直方式顯示，如圖8.2所示。報表中每個字段占

6、一行，左邊是字段的名稱，右邊是字段的值。縱欄式報表適合記錄較少、字段較多的情況。,實例1：縱欄式報表,8.1.4 報表的類型,表格式報表：是以整齊的行、列形式顯示記錄數(shù)據(jù)，一行顯示一條記錄，一頁顯示多行記錄，如圖8.3所示。字段的名稱顯示在每頁的頂端。表格式報表與縱欄式報表不同，其記錄數(shù)據(jù)的字段標(biāo)題信息不是被安排在每頁的主體節(jié)區(qū)內(nèi)顯示，而是安排在頁面頁眉節(jié)區(qū)顯示。表格式報表適合記錄較多、字段較少情況。,實例2：表格式報表,8.1.4 報表的類型,標(biāo)簽報表：是一種特殊類型的報表，將報表數(shù)據(jù)源中少量的數(shù)據(jù)組織在一個卡片似的小區(qū)域，如圖8.4所示。標(biāo)簽報表通常用于顯示名片、書簽、郵件地址等信息。,實

7、例3：教師信息表標(biāo)簽,8.1.4 報表的類型, 兩端對齊式報表：與縱欄式報表類似，兩端對齊式報表也是在報表的主體節(jié)區(qū)顯示一條或多條記錄，但通常是以兩端對齊的方式來布局顯示字段名稱和字段的值，如圖8.5所示，單個記錄形成一個表格，字段的值通常在字段名稱的右側(cè)或下方。兩端對齊式報表實質(zhì)上是對縱欄式報表中字段布局的重新組織，往往更適合記錄較少、字段較多的情況。,實例4：兩端對齊式報表,8.2 創(chuàng)建報表,在Access中，可以使用“報表”、“報表設(shè)計”、“空報表”、“報表向?qū)А焙汀皹?biāo)簽”5種方式來創(chuàng)建報表。 “報表”是利用當(dāng)前打開的數(shù)據(jù)表或查詢自動創(chuàng)建一個報表； “報表設(shè)計”是打開報表設(shè)計視圖，通過添

8、加各種控件自己設(shè)計一張報表； “空報表”是創(chuàng)建一張空白報表，通過將選定的數(shù)據(jù)表字段添加進(jìn)報表中建立報表； “報表向?qū)А痹试S用戶創(chuàng)建幾種不同風(fēng)格的報表，并能夠提供分類和匯總的功能； “標(biāo)簽”是使用標(biāo)簽向?qū)г试S用戶創(chuàng)建各種規(guī)格的標(biāo)簽，如產(chǎn)品的標(biāo)簽等。,8.2.1 使用“報表”工具自動創(chuàng)建報表,使用“報表”工具可以創(chuàng)建簡單的表格式報表，該報表能夠顯示數(shù)據(jù)源（數(shù)據(jù)表或查詢）中的所有字段和記錄。 但是用戶不能選擇報表的格式，也無法部分選擇出現(xiàn)在報表中的字段。 用戶可以在自動創(chuàng)建完成后，在設(shè)計視圖中修改該報表。 使用“報表”工具創(chuàng)建報表，需要預(yù)先在導(dǎo)航窗格中選擇數(shù)據(jù)源。,8.2.1 使用“報表”工具自動創(chuàng)

9、建報表,自動創(chuàng)建報表完畢后，系統(tǒng)會自動進(jìn)入報表的“布局視圖”，并且自動打開“報表布局工具”功能區(qū)，使用該功能區(qū)中的工具可以對報表進(jìn)行簡單的編輯和修改。 注意：在報表的“布局視圖”中有貫穿整個頁面的橫向和縱向的虛線，該虛線用來標(biāo)識整個頁面的邊界。根據(jù)這些邊界標(biāo)識，便于用戶調(diào)整布局控件。,實例8-1：自動創(chuàng)建報表,虛線標(biāo)識頁的邊界,8.2.2 使用“報表向?qū)А眲?chuàng)建報表,使用“報表向?qū)А眲?chuàng)建報表時，向?qū)⑻崾居脩糨斎胗嘘P(guān)記錄源、字段、版面以及所需的格式，并且可以在報表中對記錄進(jìn)行分組或排序，并計算各種匯總數(shù)據(jù)等。 用戶在報表向?qū)У奶崾鞠驴梢酝瓿纱蟛糠謭蟊碓O(shè)計的基本操作，加快了創(chuàng)建報表的過程。,8.2

10、.2 使用“報表向?qū)А眲?chuàng)建報表,注意：如果要在報表中包括來自多個表和查詢的字段，則在報表向?qū)У牡谝徊街械摹皥蟊硐驅(qū)А睂υ捒蛑羞x擇第一個報表或查詢的字段后，不要單擊“下一步”或“完成”，而是重復(fù)執(zhí)行選擇表或查詢的步驟，并挑選要在報表中包括的字段，直至已選擇所有所需的字段。,8.2.4 使用“標(biāo)簽向?qū)А睒?biāo)簽報表,在日常生活與工作中，標(biāo)簽的應(yīng)用范圍很廣，比如，書簽、產(chǎn)品標(biāo)簽、郵件標(biāo)簽、名片等等。 Access提供了“標(biāo)簽向?qū)А眮矸奖愕貏?chuàng)建標(biāo)簽報表，其操作步驟見書上圖8.10所示。,實例8-2：使用“標(biāo)簽”創(chuàng)建報表,8.2.5 使用“報表設(shè)計”創(chuàng)建報表,8.2.5 使用“報表設(shè)計”創(chuàng)建報表 在“設(shè)計視

11、圖”下可以靈活建立或修改各種報表。 主要操作過程有：創(chuàng)建空白報表并選擇數(shù)據(jù)源；添加頁眉頁腳；布置控件顯示數(shù)據(jù)、文本和各種統(tǒng)計信息；設(shè)置報表排序和分組屬性；設(shè)置報表和控件外觀格式、大小、位置和對齊方式等。,實例：使用“報表設(shè)計”創(chuàng)建報表,8.2.6 使用“空報表”工具創(chuàng)建報表,使用“空報表”工具創(chuàng)建報表與使用“報表設(shè)計”工具創(chuàng)建報表類似。 但是使用“空報表”創(chuàng)建報表默認(rèn)進(jìn)入“布局視圖”，并且主要在“布局視圖”下進(jìn)行報表設(shè)計，而使用“報表設(shè)計”創(chuàng)建報表默認(rèn)進(jìn)入“設(shè)計視圖”，并且主要在“設(shè)計視圖”下進(jìn)行報表設(shè)計。 此外，在“報表視圖”下更方便建立縱欄式報表，而“布局視圖”下更方便設(shè)置表格式報表。,實

12、例：使用“空報表”創(chuàng)建報表,8.3 編輯報表,在報表的“設(shè)計視圖”和“布局視圖”都可以創(chuàng)建報表，也都可以對已經(jīng)創(chuàng)建的報表進(jìn)行編輯和修改。 只是在“設(shè)計視圖”中看不到報表控件關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)，而在“布局視圖”可以呈現(xiàn)控件的數(shù)據(jù)源內(nèi)容。 在報表的“設(shè)計視圖”和“布局視圖”中將分別打開“報表設(shè)計工具”選項卡和“報表布局工具”選項卡，這兩種選項卡中包含的功能類似。,8.3.1 設(shè)置報表格式,1設(shè)置格式 通過Access“主題”功能設(shè)置報表的主題、顏色和字體。 Access中的主題功能與其他Office應(yīng)用程序中的主題類似 通過主題設(shè)置，可以一次性更改整個報表內(nèi)容的主題、顏色和字體。 還可以通過“格式”子選項

13、卡中提供的功能命令，設(shè)置報表內(nèi)容的字體、背景，以及控件的格式等。,8.3.1 設(shè)置報表格式,2. 設(shè)置條件格式 使用條件格式，可以對字段值本身或包含字段表達(dá)式的值設(shè)置條件規(guī)則，從而對報表中的各個值應(yīng)用不同的格式。 具體的操作步驟參見書上圖8.24,8.3.2 修飾報表,1添加背景圖案 2添加當(dāng)前日期和時間,8.3.2 修飾報表,3添加頁碼 可以在“頁碼”對話框中設(shè)置，也可以在報表中手動添加一個文本框控件，并設(shè)置其“控件來源”屬性。如果打印每一頁的頁碼，在文本框中輸入“ =第&Page&頁”，如果打印總頁碼，在文本框中輸入“ =共&Pages&頁”，如果要同時打印頁碼和總頁碼，則在文本框中輸入“

14、 =第&Page&頁,共&Pages&頁”。 表達(dá)式中的Page和Pages可看作是Access提供的頁碼變量，Page表示報表當(dāng)前頁的頁碼，Pages表示報表的總頁碼。,8.3.2 修飾報表,4添加分頁符 通常，報表的頁碼輸出是根據(jù)打印紙張的型號及頁面設(shè)置參數(shù)來決定輸出頁面內(nèi)容的多少，內(nèi)容滿一頁才會輸出至下一頁。 但在實際使用中，需要在規(guī)定位置選擇下一頁輸出，可以通過在報表中添加分頁符來實現(xiàn)。 分頁符應(yīng)該設(shè)置在某個控件之上或之下，以免拆分了控件中的數(shù)據(jù)。 如果要將報表中的每個記錄或記錄組都另起一頁，可以通過設(shè)置組頁眉、組頁腳或主體節(jié)的“強(qiáng)制分頁”屬性來實現(xiàn)。,8.3.3 創(chuàng)建多列報表,在默認(rèn)

15、的設(shè)置下，系統(tǒng)創(chuàng)建的報表都是單列的，為了實際的需要還可以在單列報表的基礎(chǔ)上創(chuàng)建多列報表。 在打印多列報表時，組頁面、組頁腳和主體占滿了整個列的寬度，但報表頁眉、報表頁腳、頁面頁眉、頁面頁腳卻占滿了整個報表的寬度。 多列報表在“頁面設(shè)置”對話框中設(shè)置。,實例8-3：設(shè)置報表格式,報表主題設(shè)置為”暗香撲面”。 報表“教師信息表”中“職稱”字段中為“教授”時，單元格背景為紅色。 背景圖像設(shè)置為“Blue hills”。 在頁面頁腳中插入一文本框，輸入“=”共“ & Pages&” 頁，第 “ & Page &” 頁“ ”。,8.4 報表的高級應(yīng)用,8.4.1 報表的排序和分組 8.4.2 使用計算控

16、件 8.4.3 創(chuàng)建子報表,8.4.1 報表的排序和分組,報表的排序和分組是對報表中數(shù)據(jù)記錄的排序和分組。 排序是按照某種順序排列數(shù)據(jù)。 分組是把數(shù)據(jù)按照某種條件進(jìn)行分類。對分組后的數(shù)據(jù)可以進(jìn)行統(tǒng)計匯總計算。,8.4.1 報表的排序和分組,1報表的排序 缺省情況下，報表中的記錄是按照自然順序，即數(shù)據(jù)輸入的先后順序來排列，但是可以對報表重新排序。報表中最多可以按10個字段或字段表達(dá)式對記錄進(jìn)行排序，也就說報表最大的排序級別為10級。,8.4.1 報表的排序和分組,2報表的分組 分組是指報表設(shè)計時按選定的某個或幾個字段值是否相等而將記錄劃分成組的過程。 操作時，先選定分組字段，在這些字段上字段值相

17、等的記錄歸為同一組，字段值不等的記錄歸為不同組。 報表通過分組可以實現(xiàn)同組數(shù)據(jù)的匯總和顯示輸出，增強(qiáng)了報表的可讀性和信息的利用。 一個報表最多可以對10個字段或表達(dá)式進(jìn)行分組。,8.4.1 報表的排序和分組,排序和分組操作都是在“分組、排序和匯總”窗格中進(jìn)行設(shè)置的。,8.4.2 使用計算控件,報表設(shè)計過程中，除在版面上布置綁定控件直接顯示字段數(shù)據(jù)外，還經(jīng)常要進(jìn)行各種運(yùn)算并將結(jié)果顯示出來。例如，報表設(shè)計中的頁面輸出、分組統(tǒng)計數(shù)據(jù)的輸出等均是通過設(shè)置綁定的“控件來源”屬性為計算表達(dá)式形式而實現(xiàn)，這些控件就稱為“計算控件”。 計算控件往往利用報表數(shù)據(jù)源中的數(shù)據(jù)生成新的數(shù)據(jù)在報表中體現(xiàn)出來。,8.4.

18、2 使用計算控件,1. 報表添加計算控件 計算控件的“控件來源”屬性是以“=”開頭的計算表達(dá)式，當(dāng)表達(dá)式的值發(fā)生變化時，會重新計算結(jié)果并輸出顯示。文本框是最常用的計算控件。,8.4.2 使用計算控件,2報表統(tǒng)計計算 （1）主體節(jié)內(nèi)添加計算控件 只要設(shè)置計算控件的“控件來源”為不同字段的計算表達(dá)式即可。 例如，當(dāng)在一個報表中列出教師的工資發(fā)放情況時，若要對每位教師的應(yīng)發(fā)工資進(jìn)行計算，則需要在主體節(jié)中添加一個新的文本框控件，且設(shè)置新添計算控件的“控件來源”為“=崗位工資+基本工資+津貼”即可。 主體節(jié)的計算是對一條記錄的橫向計算，Access的統(tǒng)計函數(shù)不能出現(xiàn)在此位置。,8.4.2 使用計算控件,

19、2報表統(tǒng)計計算 （2）在報表頁眉/報表頁腳區(qū)內(nèi)添加計算字段 可對某些字段的所有記錄進(jìn)行統(tǒng)計計算。這種形式的統(tǒng)計計算一般是對報表字段列的所有縱向記錄數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計，而且要使用Access提供的內(nèi)置統(tǒng)計函數(shù)（例如，Count函數(shù)完成計數(shù)，Sum函數(shù)完成求和，Avg函數(shù)完成求平均）來實現(xiàn)相應(yīng)的計算操作。,8.4.2 使用計算控件,2報表統(tǒng)計計算 （3）在組頁眉/頁腳區(qū)內(nèi)添加計算字段 可以實現(xiàn)對某些字段的分組記錄進(jìn)行統(tǒng)計計算。這種形式的統(tǒng)計計算同樣是對報表字段列的縱向記錄數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計，只不過與報表頁眉/報表頁腳的對整個報表的所有記錄進(jìn)行統(tǒng)計不同的是只對該組記錄進(jìn)行統(tǒng)計。 統(tǒng)計計算同樣需要使用Access提供的內(nèi)置統(tǒng)計函數(shù)來完成相應(yīng)的計算操作。,實例8-4,8.4.3 創(chuàng)建子報表,子報表是插在其他報表中的報表。 在合并報表時，兩個報表中的一個必須作為主報表，主報表可以是綁定的，也可以是非綁定的。 非綁定的主報表可作為容納要合并的無關(guān)聯(lián)子報表的“容器”。 主報表可以包含子報表，也可以包含子窗體，而且能夠包含多個子窗體和子報表。子報表子和子窗體中，還可以包含子報表或子窗體，但是，一個主報表中只能包含兩級子報表或子窗體。,8.4.3 創(chuàng)建子報表,