西安科技大學會計電算化第一二章.ppt

1、會計電算化,上部分 理論指導 會計電算化概論 電算化會計信息系統(tǒng) 基層單位會計電算化的組織與實施 商品化會計軟件 下部分 實驗指導 （用友ERP-U8系統(tǒng)） 賬務處理系統(tǒng) 報表系統(tǒng) 其他核算系統(tǒng),第一章 會計電算化概論,第一節(jié) 會計電算化的基本概念 一 會計電算化的由來與演變 （一）會計 會計是以貨幣為主要計量單位，采用專門的方法，對會計 主體的經濟活動進行連續(xù)、完整、系統(tǒng)地核算和監(jiān)督的一種管 理活動。會計的各項活動，都體現為對信息的某種作用，構成 一個有秩序的數據處理和信息生成的過程，這一過程可以分為 若干個部分，每一個部分都有各自的處理任務，所有部分相互 聯系，相互配合，服從于一個統(tǒng)一的目

2、標，形成一個會計活動 的有機整體會計系統(tǒng)。,（二）計算機 計算機是一種能自動、高速進行大量計算和數據處理工作 的電子設備。 （三）會計電算化 會計電算化是計算機技術和現代會計相結合的產物。 1 產生 國際上：1954年10月 美國 通用電器公司 工資表,國內：1979年 長春 中國一汽 電子計算機在會計中的應用試點工作 1981年8月 長春 中國一汽 財政部 中國人民大學 中國一汽 “財務、會計、成本應用電子計算機專題 討論會” 首次提出 “會計電算化”,2 基本概念 會計電算化：是指將電子計算機技術應用到會計業(yè)務處理 工作中，應用會計軟件指揮各種計算機設備替代手工完成，或 手工很難完成的會計

3、工作的過程。 進一步延伸：會計信息系統(tǒng)（會計核算、會計管理、會計 決策等）與會計電算化相關的所有工作（會計電算化的組織 與規(guī)劃、會計電算化的實施、會計電算化的人員培訓、會計電 算化的制度建立、計算機審計等）,二 會計電算化的內容 （一）從會計電算化信息系統(tǒng)的角度 1 計算機硬件：是指進行會計數據輸入、處理、存儲和輸 出的各種電子設備。 輸入：鍵盤、光電掃描儀、條形碼掃描儀等 處理：CPU 存儲：磁盤、光盤等 輸出：打印機、顯示器等,2 計算機軟件：是指系統(tǒng)軟件和應用軟件。 系統(tǒng)軟件：操作系統(tǒng)、數據庫管理系統(tǒng)等。 如：DOS操作系統(tǒng)、Windows操作系統(tǒng)等。 應用軟件：是根據一個單位、一個組織

4、、一項任務的實際 需要而研制開發(fā)的軟件，是為了解決某些具體的、實際的問題 而開發(fā)和研制的各種程序。 如：會計（財務）軟件，常用的用友軟件、金蝶軟件等 3 人員：是指從事會計電算化工作的人員。 如會計主管、系統(tǒng)開發(fā)人員、系統(tǒng)維護人員、憑證錄入 人員、憑證審核人員、會計檔案管理人員等。 4 會計規(guī)范（會計電算化管理制度）：是指對會計電算化系統(tǒng) 的運行進行控制的各種準則、崗位責任制度、內部控制制度等 如：機房管理制度、會計檔案管理制度等。,（二）從會計電算化的發(fā)展過程 1 會計核算電算化：是會計電算化的第一部分。 （1）設置會計科目電算化：通過會計核算軟件的初始化 功能實現該過程。 初始化功能：是供

5、軟件開始正式投入使用時運用的，主要 有：科目名稱和編碼、期初數字及有關資料、計算有關指標需 要的各種比例、選擇會計核算方法等 （2）填制會計憑證電算化：主要有手工憑證和機制憑證 （3）登記會計賬簿電算化：會計電算化登記賬簿分兩個 步驟進行：計算機自動登記賬簿打印輸出。,（4）成本計算電算化：根據賬簿記錄，對經營過程中發(fā)生 的采購費用、生產費用、銷售費用和管理費用等進行成本核算 在會計軟件中，成本計算是由計算機根據機內上述費用，按照 會計制度規(guī)定的方法自動進行的。 （5）編制會計報表電算化：在通用會計軟件中會計報表都 是由計算機自動進行的。 2 會計管理電算化：是在會計核算電算化的基礎上，利用會

6、計 核算提供的數據和其他經濟數據，借助計算機會計管理軟件提 供的功能，幫助會計管理人員合理地籌措資金、運用資金、控 制成本費用開支、編制財務計劃等。,第二節(jié) 我國會計電算化的發(fā)展 一 發(fā)展過程 1 緩慢發(fā)展階段（1983年以前） 原因：會計電算化人缺乏，計算機硬件比較昂貴。 現狀：只有少數單位將計算機技術用于會計領域，主要是 單項會計業(yè)務的電算化的開發(fā)和應用，如工資核算，倉庫核算 2 自發(fā)發(fā)展階段（1983年至1987年） 原因：1983年以后，微機在國內市場上大量出現，多數 企事業(yè)能夠買得起危機，同時，企業(yè)也有開展電算化工作的愿 望，紛紛組織力量開發(fā)會計軟件。 現狀：電算化處于各自為戰(zhàn)、閉門

7、造車的局面。會計軟件 自己開發(fā)，投資大、周期長、見效慢，造成大量的人力、物力 財力的浪費。,3 穩(wěn)步發(fā)展階段（1987年至今） 原因：財政部、各地區(qū)財政部門等逐步開始對會計電算化 工作進行組織和管理，使會計電算化工作走上了有組織、有計 劃的發(fā)展軌道。 現狀：商品化會計軟件市場已經成熟，有幾十個商品化 會計軟件通過了財政部門評審，形成了會計軟件市場和會計軟 件產業(yè)。很多單位意識到電算化的重要性，紛紛購買商品化 會計軟件或自行開發(fā)會計軟件，建立了會計電算化系統(tǒng)。 困難點：會計電算化人才的問題，是制約會計電算化發(fā)展 的關鍵因素。,二 發(fā)展趨勢 1 會計電算化普及程度將提高 2 會計電算化管理將更加規(guī)

8、范 3 商品化會計軟件更加實用 4會計軟件的標準更加成熟,第二章 電算化會計信息系統(tǒng),第一節(jié) 會計信息系統(tǒng)的基本概念 一 數據 數據是對客觀事物屬性的描述，它是反映客觀事物的性 質、形態(tài)、結構和特征的符號。 如：200平方米、紅色、正方形等。 數據可以是具體的數字，也可以是文字或者圖形。,二 信息 （一）信息的含義 信息是反映客觀世界中各種事物特征和變化的知識，是 數據加工的結果。 1 數據被加工處理成信息，以便使管理者、決策者更好地進行 管理和決策。 2 信息必然是數據，但數據未必是信息，信息僅是數據的一個 子集，有用的數據才成為信息。 3 信息具有相對性，對甲有用的數據未必對乙有用。,數據

9、,數據處理系統(tǒng),信息,管理者,（二）會計信息 會計信息特指在會計核算和管理中需要的各項數據，包括 資產信息、負債信息、生產費用信息、收入信息及利潤和分配 的信息。從使用層次看，會計信息分類為 1 財務信息 財務信息是反映已經發(fā)生的經濟活動的信息，如憑證、賬 簿所反映的內容。 2 管理和決策信息 管理和決策信息是指管理和決策所需要的特定信息，如客 戶信用等級信息，計劃成本和實際成本信息等。,（三）信息的特點 1 可靠性，是指信息能夠正確地表示一個實體的活動。 2 相關性，是指信息對管理者和決策者是否有用，如果有用則 信息是相關的，否則就是不相關的。 3 時效性，是指提供的信息對管理和決策是否及時

10、。 4 完整性，是指信息是否包含了所有的相關數據。 5 易理解性，是指信息的表示形式對使用者是否容易理解。 6 可校驗性，是指兩個不同的人獨立處理同一種信息的結果是 否相同。,三 系統(tǒng) （一）系統(tǒng)的概念 系統(tǒng)是由兩個或者兩個以上的要素相互聯系、相互作用而 構成的有機體。如：室內恒溫系統(tǒng)，國民經濟系統(tǒng)等。 （二）系統(tǒng)的分類（根據其自動化的程度） 1 人工系統(tǒng)。一個系統(tǒng)其大部分工作都是由人工完成的。 2 自動系統(tǒng)。一個系統(tǒng)其大部分工作都是由機器自動完成的。 如：室內恒溫系統(tǒng)，數控機床系統(tǒng)等。 3 基于計算機的系統(tǒng)。一個系統(tǒng)其大部分工作都是由計算機自 動完成的。如：機器人系統(tǒng)，電算化會計信息系統(tǒng)。,

11、（三）系統(tǒng)的特點 1 獨立性。每個系統(tǒng)都是一個相對獨立的個體，它與周圍的環(huán) 境有明顯的邊界。 2 目的性。每個系統(tǒng)都有其特定的目的，系統(tǒng)的每個組成部分 都在為整個系統(tǒng)的目的服務。 3 層次性。任何系統(tǒng)都是由許多子系統(tǒng)構成的，每一個子系統(tǒng) 又可以劃分成更小的子系統(tǒng)，而該系統(tǒng)本身又同其他的系統(tǒng)一 起組成更大的系統(tǒng)。 4 運動性。系統(tǒng)的運動型表現為系統(tǒng)總是不斷地接收外界的輸 入，經過加工處理，不斷地向外界輸出。 5 適應性。 每一個系統(tǒng)都能根據需要擴充和壓縮自己，以適應 系統(tǒng)變化的需要。,四 信息系統(tǒng) （一）信息系統(tǒng)的概念 信息系統(tǒng)是以收集、處理和提供信息為目標的系統(tǒng)，即 該系統(tǒng)可以收集、輸入、處理

12、數據；存儲、管理、控制信息； 向信息的使用者報告信息，使其達到預定的目標。 （二）信息系統(tǒng)的基本功能 1 數據的收集和輸入：是指將待處理的原始數據集中起來，轉 化為信息系統(tǒng)所需要的形式，輸入到系統(tǒng)中。 2 信息的存儲：數據進入信息系統(tǒng)后，經過加工或者整理，得 到了對管理者有用的信息。信息系統(tǒng)負責把信息按照一定的方 法存儲保管起來。,3 信息的傳輸：為了讓信息的使用者方便地使用信息，信息系 統(tǒng)能夠迅速、準確地將信息傳送到各個使用部門。 4 信息的加工：信息系統(tǒng)對進入系統(tǒng)的數據進行加工處理，包 括查詢、計算、排序、歸并以及各種復雜的數據運算等。 5 信息的輸出：信息系統(tǒng)能將其處理的結果以各種形式提

13、供給 信息的使用者。 五 會計信息系統(tǒng) 會計信息系統(tǒng)是一個組織處理會計業(yè)務，并為管理者、投 資人、債權人、政府部門提供財務信息、分析信息和決策信息 的實體。該系統(tǒng)通過收集、存儲、傳輸和加工各種會計信息， 并將其反饋給個有關部門，為經營和決策活動提供幫助。,第二節(jié) 會計信息系統(tǒng)的特征 一 會計信息系統(tǒng)的分類 理解：隨著計算機在會計信息系統(tǒng)中的應用，目前人們把 基于計算機的會計信息系統(tǒng)稱為電算化會計信息系統(tǒng)，或者簡 稱為會計信息系統(tǒng)。,會計信息系統(tǒng),手工會計信息系統(tǒng),電算化會計信息系統(tǒng),二 會計信息系統(tǒng)中會計數據處理方式的演變 （一）手工會計信息系統(tǒng)階段 特點：是指會計人員以紙、筆、算盤等工具，實

14、現對會計 數據的記錄、計算、分類、匯總，并編制會計報表。 時間：這一階段歷史漫長，直至今天，仍有一些企業(yè)停留 在手工階段。 （二）機械會計信息系統(tǒng)階段 特點：會計人員借助穿孔機、卡片分類機、機械式計算 機、機械制表機等機械設備實現會計信息的記錄、計算、分 類、匯總和編表等工作。 時間：在電子計算機出現以前，國外只有少數大型企業(yè)在 會計中運用過機械裝置。我國幾乎沒有經歷這一階段。,（三）電算化會計信息系統(tǒng)階段 特點：人們使用計算機這一現代工具，處理會計信息，并 實現對會計信息的分析、預測，為決策活動服務。 時間：第二次世界大戰(zhàn)后，電子計算機的產生為會計數據 處理帶來了根本性變革。 三、會計信息系

15、統(tǒng)的特點 （一）數據量大 會計數據計算的不僅非常詳細，而且需要存儲的時間長， 因而會計信息系統(tǒng)的數據量比管理信息系統(tǒng)中其他子系統(tǒng)要大。 據統(tǒng)計，會計信息系統(tǒng)中的信息約占整個管理信息的70%左右。,（二）數據結構復雜 會計信息系統(tǒng)對經濟活動的反映主要從資產、負債、所有 者權益、成本和損益5個方面進行，在核算中這5個方面的數據 分別表現為樹形結構中的五大分支，每一大分支下，又可以分 出若干個分支（若干個以及科目），每一個分支下又可以分出 若干個分支（二級科目），以此類推，核算的越細，這個大樹 的分支就越多。 （三）數據加工處理方法要求嚴格 會計信息系統(tǒng)中，對各項經濟業(yè)務的處理，都規(guī)定了一套 必須嚴

16、格遵守的準則和方法，并不能隨意更改。但當規(guī)章制度 有變化時，又必須及時修改，不能沿襲舊的方法。,（四）數據的及時性要求高 要實現對經濟活動進行有效的控制和監(jiān)督，會計信息的及 時性極為重要。會計信息系統(tǒng)應該及時地向信息使用者提供數 據，特別是及時將信息反饋給管理部門，以便使管理者能夠及 時做出正確的經營決策。 （五）數據的全面性、完整性、真實性和準確性要求 嚴格 會計信息系統(tǒng)收集的數據必須齊全，數據資料必須連續(xù)、 完整，并如實地反映經營業(yè)務；數據加工的過程要有高度的準 確性，不能出現任何差錯。,（六）數據的安全可靠性要求高 會計信息系統(tǒng)的數據是反映企業(yè)財務狀況和經營成果的重 要依據，不得隨意泄露

17、、破壞和遺失。 （七）數據具有可校驗性 會計信息系統(tǒng)中的數據不僅要在處理過程中經過層層復 核，保證真實、可靠，而且會計在事后任何條件下，可以任何 方式進行檢查和校驗，并且要為審計工作的開展提供必要的條 件。 （八）同其他子系統(tǒng)聯系緊密 會計信息系統(tǒng)全面地反映了企業(yè)各個環(huán)節(jié)的信息，它從其 他子系統(tǒng)中獲取信息（如生產計劃），又將處理結果提供給有 關系統(tǒng)。,四、電算化會計信息系統(tǒng)的特征 （一）數據的準確性明顯提高 （二）數據的處理速度明顯提高 （三）提供信息的系統(tǒng)性、全面性、共享性大大增強 （四）各種管理模型和決策方法的引入，使系統(tǒng)增強了預測和 決策能力,第三節(jié) 會計信息系統(tǒng)數據處理流程 這里所說的

18、數據處理流程，是指采用各種處理方式（人 工、機械、計算機），按照會計制度規(guī)定和會計核算程序，將 會計數據加工成會計信息的過程。,會計數據收集 或者錄入,會計數據處理,會計信息報告 或者輸出,會計數據存儲,一 手工會計數據處理流程 （一）數據收集 會計工作人員收集各種原始憑證，根據會計制度和原始 憑證，填制和審核記賬憑證。 （二）會計數據處理 出納根據收款和付款憑證，登記現金日記賬和銀行存款日 記賬；根據企業(yè)業(yè)務量的大小，分別由多個會計登記各種明細 賬；總賬會計負責登記總賬、編制會計報告等。 （三）會計信息報告 期末，會計工作人員從賬簿中或者其他資料中摘取數據， 并對其進行加工，以信息使用者需要

19、的格式編制成各種報表。,（四）會計數據存儲 在手工會計信息系統(tǒng)中，無論是記賬憑證、賬簿還是報表 都是以紙張的形式存放的。手工會計數據流程圖 總結：在手工會計信息系統(tǒng)中，會計數據的收 集、加工處理、會計報表的編制等都是人工完成的， 會計數據存儲在紙張上，其缺點是：數據處理工作量 大、差錯多、效率低。,手工會計數據處理流程圖,原始憑證,填制和審核 憑證,登記日記賬,登記總賬,登記明細賬,總賬,明細賬,核對,核對,編制報表,各種內部報表,各種外部報表,收款,付款,轉賬,記賬憑證,現金日記賬,銀行存款日記賬,二 電算化會計信息系統(tǒng)數據處理流程 （一）數據輸入 1 在電算化會計信息系統(tǒng)中，會計數據輸入的

20、方式有多種： （1）直接輸入方式。是指會計工作人員根據原始憑證或記賬 憑證，通過鍵盤、屏幕將數據直接送入計算機存入憑證文件的 一種方式。 （2）間接輸入方式（脫機輸入方式）。會計人員首先將會計 數據錄制在磁介質上，然后再將其轉換成計算機所能接受的憑 證，并保存在憑證文件中。 如：連鎖店A，營業(yè)員通過掃描裝置將當日的銷售數據錄 制到磁盤或當地的計算機中，一天營業(yè)結束后，連鎖店A將裝 有會計數據的磁盤送到總店，或通過調制解調器、遠程網將會 計數據傳送到總店，總店根據這些數據生成憑證，并保存在憑 證文件中。,（3）自動輸入方式。是指計算機自動編制憑證，并保存在憑 證文件中，這種方式生成的憑證稱為機制

21、憑證，包括： 各業(yè)務子系統(tǒng)處理業(yè)務后，自動編制的機制憑證，如固定資 產子系統(tǒng)轉來的固定資產增加、減少、計提折舊等憑證；材料 子系統(tǒng)轉來的收料、發(fā)料等憑證；工資子系統(tǒng)轉來的工資費用 分配憑證等。 財務子系統(tǒng)自身自動生成的機制憑證，如月末輔助生產費用 的分配結轉憑證；月末制造費用的結轉憑證等。 特點：由于機制憑證是計算機自動生成的，它不需要人工 干涉，所以這種方式產生的憑證及時、準確、效率高。,2 當憑證輸入并保存在磁性介質上后，憑證仍然要進行審核： 靜態(tài)審核。即人工審核，將計算機中的憑證打印出來，然后 由人工將其與手工憑證進行核對。 屏幕審核。是指電算化會計信息系統(tǒng)中提供審核模塊，它將 需要審核

22、的憑證顯示在屏幕上，會計人員對屏幕上顯示的憑證 進行人工審核。 二次錄入校驗。是指重復輸入校驗，對同一張憑證上的數 據，分別由兩個操作人員單獨輸入，然后由計算機程序自動進 行兩次錄入數據的核對，如果不完全相等，則顯示出錯信息。 這種方式對憑證數據輸入的完整性和準確性可提供較高的保證 程度，但由于相同數據的重復輸入，必然效率降低。在實際工 作中，可以采用此法對少量收款、付款憑證進行審核。,（二）會計數據處理（計算機自動完成） 1 成批處理。是指定期收集會計數據，按組或者按批進行處理 的方式。 例如：輸入并審核了一天或者一周或者若干張憑證后，要求 計算機對這些憑證進行記賬，計算機就會自動、準確、高

23、速地 將這些數據分別登記在電子賬簿中。 由于記賬是計算機自動完成，不會出現人工記賬的錯誤，所 以不需要進行賬賬核對。 在處理過程中，人和計算機不發(fā)生任何交互作用，會計人員 在發(fā)出成批處理的命令后，不需要介入，計算機便自動、高速 地完成工作。,2 及時處理。是指當產生一數據或會計人員有一次處理要求是 時，計算機就立即進行處理的方式。 例如：材料核算的移動加權平均法，當收到一筆材料時，便 要求計算機；立即進行數據處理，以便及時更改材料結存數據 資料。 及時處理要求計算機必須隨時接受處理的要求，因此，對系 統(tǒng)的響應時間、可靠性、安全性等要求都比較高。,（三）會計信息輸出 會計數據都保存在磁介質的文件

24、中，為了使信息的使用者 能夠看到各種信息，就需要從磁介質中提取信息并輸出。因 此，提取會計信息并按會計人員的要求形式輸出的過程成為會 計信息輸出。 1 顯示輸出。是指用字符或者圖形的形式，將磁介質中的會計 數據，按照會計人員的要求輸出在顯示器上。 特點：信息的使用者可以迅速、準確地得到所需要的信 息，但所得到的信息不能長期保存，所以，這種方式一般用于 隨機查詢信息。,2 打印輸出。是指用字符或者圖形的形式，將磁介質中的會計 數據，按照會計人員的要求輸出到打印機上，并將會計信息打 印在紙張上。 特點：信息的使用者可以方便、準確地得到永久性資料， 并可以長期保存。 3 磁盤輸出方式。是指將產生的有

25、關結果信息輸出到磁盤磁介 質中的一種方式。 特點：將所有會計數據保存在磁盤上作為備份資料，當硬 盤上的會計數據被破壞時，可以用此備份資料進行恢復。,（四）會計數據存儲 在電算化會計信息系統(tǒng)中，無論是記賬憑證、賬簿，還是 會計報表都是以數據庫文件形式保存在磁介質中。,數據庫：由若干個相關聯的數據庫文件組成,一個文件：由若干條記錄組成，它包含一個實體集合的所有記錄,一條記錄：由若干個字段組成，它包含一個特定實體的所有數據,一個字段：表示實體特定屬性，一個實體的每種屬性都要用字段來描述,客戶代碼 客戶名稱 電話 信用限額 余額 01012465 北京A公司 300 000 280 000 02110

26、223 上海C公司 450 000 300 000 01023134 北京B公司 540 000 500 000 02132453 上海H公司 600 000 550 000,4個實體企業(yè)，用4條記錄來表示，每一行代表一條記錄,每一列代表一個字段，每個字段有若干個值，分別表示不同客戶的某個屬性,5個字段名（屬性），用5個屬性來描述每個實體,5個字段名（屬性），用5個屬性來描述每個實體,4個實體企業(yè)，用4條記錄來表示，每一行代表一條記錄,每一列代表一個字段，每個字段有若干個值，分別表示不同客戶的某個屬性,5個字段名（屬性），用5個屬性來描述每個實體,5個字段名（屬性），用5個屬性來描述每個實體,

27、4個實體企業(yè)，用4條記錄來表示，每一行代表一條記錄,每一列代表一個字段，每個字段有若干個值，分別表示不同客戶的某個屬性,4個實體企業(yè)，用4條記錄來表示，每一行代表一條記錄,每一列代表一個字段，每個字段有若干個值，分別表示不同客戶的某個屬性,4個實體企業(yè)，用4條記錄來表示，每一行代表一條記錄,總結：會計信息系統(tǒng)中存在著多個文件 1憑證文件：存放企業(yè)各種憑證的數據庫文件。 2匯總文件：存放所有科目起初余額、本期借方發(fā)生額、本期 貸方發(fā)生額等的數據庫文件。 3科目文件：存放所有科目的代碼、名稱、類型、性質等的數 據庫文件。 若干個相互關聯的數據庫文件組成會計信息系統(tǒng)數據庫。,電算化會計數據處理流程（

28、一）,原始憑證,記賬憑證,機制憑證,填制錄入,自動生成,憑證文件,打印 憑證,打印機,記賬,憑證審核,電算化會計數據處理流程（二）,記賬,匯總 文件,歷史憑 證文件,其他數 據文件,屏幕 輸出,打印 輸出,磁盤 輸出,屏幕顯示：各種 賬簿報表,打印機：各種 賬簿報表,文件備份,三 電算化會計信息系統(tǒng)對傳統(tǒng)會計信息系統(tǒng)的影響 （一）會計科目編碼的變化 1 電算化方式下科目編碼的目的 （1）簡化會計數據的表現形式，以利于會計數據的輸入、儲 存、加工處理和傳輸。 （2）通過某種有規(guī)則的編碼方式，可以使計算機根據科目代 碼來判斷它所代表科目的某些屬性，如類型、級別等，以利于 計算機對會計數據的分類、匯

29、總。,2 電算化方式下科目編碼的要求 （1）代碼要有可擴展性。 會計科目代碼在賬務處理子系統(tǒng)乃至整個會計信息系統(tǒng)中 使用范圍廣，一旦代碼的長度或者編碼方式發(fā)生變化，對整個 系統(tǒng)的影響非常大。企業(yè)的經濟活動處于不斷的發(fā)展變化之 中 ，會計科目的數量（特別是明細科目）也隨之不斷發(fā)生增減 變化。這就要求編碼方案要有一定的可擴展性，在一定的時期 內，不改變原有編碼體系的條件下可以很順利的增加新科目。,（2）代碼位數不宜過長。 這個要求和前一個要求存在矛盾。因為要使科目代碼方案 相對穩(wěn)定，具有較大的適應性，首先是在編碼方法上想辦法， 其次是增加代碼的長度。但代碼切記過長，否則對記憶、輸入 等使用都非常不

30、便。 根據國外資料統(tǒng)計，會計科目代碼的長度和輸入出錯率有 很大關系，代碼越長，出錯率越高。但當會計科目代碼的長度 在9位以下時，這種關系不太明顯；超過9位，出錯率就會大幅 度上升。所以，會計科目代碼的長度應在9位以內為宜。,（3）科目編碼體系要能體現出科目之間的層次關系。 會計科目體系是一個典型的樹形結構，在會計數據處理 上，當一個明細科目的金額發(fā)生增減變化時，必須知道它的上 級科目，即一個三級科目所屬的二級科目、該二級科目所屬的 一級科目，以便對相應科目的金額進行更新。 3 電算化方式下科目編碼的方法 我國公布的有關會計制度對一級科目及其編碼做了統(tǒng)一的 規(guī)定。一級科目代碼的長度固定4位，第一

31、位為1是資產類科 目，2是負債類科目，3是所有者權益類科目，4是成本類科 目，5是損益類科目。因此，電算化方式下科目代碼的設計， 主要體現在明細科目代碼的設計上。,（二）記賬憑證的變化 與手工方式相比，電算化方式下的記賬憑證在內容上基本 保持一致，但記賬憑證的產生、取得及分類卻有很大的不同。 1 人工憑證。對零星業(yè)務編制的人工憑證主要產生于未單獨設 置子系統(tǒng)進行核算的經濟業(yè)務，如：零星的現金收支，銀行存 款存取及應收應付的往來結算等。這些業(yè)務的處理類似手工方 式下記賬憑證的編制。 2 各業(yè)務子系統(tǒng)產生的機制憑證。各業(yè)務子系統(tǒng)處理業(yè)務后自 動編制的機制憑證，與人工憑證的區(qū)別較大，它無需人工直接

32、參與編制，而是在處理一定業(yè)務后，由各子系統(tǒng)自動編制憑證 并傳遞到賬務處理子系統(tǒng)。,3 由賬務處理子系統(tǒng)產生的機制憑證。由賬務處理子系統(tǒng)自身 派生的機制憑證，主要涉及期末一些固定的結轉業(yè)務。這種記 賬憑證完全產生于賬務處理子系統(tǒng)的內部，它也是由計算機自 動編制的。 （三）會計核算形式的變化 1 會計核算形式，又稱會計核算組織程序或者賬務處理程序， 是指憑證、賬簿及報表的相互關系及其填制方法。 2 在手工會計信息系統(tǒng)中，為了提高會計核算工作的效率和質 量，節(jié)省人力和物力，根據業(yè)務繁簡及會計主體的規(guī)模大小等 實際情況，設計或選用合適的賬務處理程序，如：記賬憑證賬 務處理程序、科目匯總表賬務處理程序等

33、。,特點：手工的會計處理程序，只能在一定程度上減少或者 簡化轉抄工作，而不能完全避免轉抄，這樣就決定了這些處理 形式不可避免地帶有手工處理的局限性，即數據大量重復、準 確性差、信息的正確性和及時性不能得到充分的保證，核算工 作效率比較低。而且，無論會計人員素質如何，手工會計之下 轉抄錯誤和計算錯誤都難以避免，所以，會產生賬證不符、賬 賬不符、賬表不符的現象。 3 思考：在電算化會計信息系統(tǒng)中，是否還有必要完全按照手 工會計下的會計核算形式呢？,手工會計下的會計核算形式并不是會計數據處理本身所要 求的，而是手工處理的局限性所致。計算機處理和手工處理相 比，不僅在處理速度上有成百倍、成千倍的提高，

34、而且不存在 因為工作時間過長或者疲勞而引起的計算錯誤和抄寫錯誤。這 樣，完全可以從所要達到的目的出發(fā)，設計出更適合計算機處 理、效率更高、數據流程更加合理的賬務處理形式。 4 在計算機會計信息系統(tǒng)中，記賬工作完全由會計軟件代替， 由于計算機具有高速、準確處理數據的能力。因此，手工記賬 程序失去了原來的意義，任何一個會計主體，都不必再考慮選 用何種記賬程序的問題，會計人員只要選擇記賬功能，計算機 就可以高速、及時、準確地完成記賬工作。,（四）賬簿和報表的變化 1 紙張介質改變?yōu)楣狻㈦姶沤橘|。 2 賬簿輸出方式的變更。在手工會計信息系統(tǒng)中，總賬、明細 賬、日記賬都是嚴格區(qū)分的，并有其特定的格式輸出

35、。在電算 化會計信息系統(tǒng)中，類似手工的賬簿種類、格式在計算機中并 不完全存在，賬簿中的數據以數據庫文件的形式保存，數據庫 文件可以設置一個或者多個。當需要輸出這些賬簿時，計算機 自動從數據庫文件中依次按照相應的會計科目進行挑選，然后 按照會計人員需要的格式將這些賬簿在屏幕上顯示或從打印機 輸出。,3 賬簿分類的變革。在電算化會計信息系統(tǒng)中，會計人員只要 給出一個會計科目，計算機就可以將涉及到該科目的所有的業(yè) 務全部篩選出來，形成所謂的賬簿，而不管這個科目是現金科 目還是銀行科目，是總賬科目還是明細科目。而且只要對挑選 的結果按日期進行排序或索引，所有的賬都可表現為日記賬的 形式。 總結：上述變

36、化是會計數據處理上的一次革命，它突破了 手工的局限性。在手工方式下關于賬簿的一些概念和分類方 式，在電算化系統(tǒng)中，已經沒有必要性和價值了。,4 報表編制方法的變更。在手工條件下，報表中的數據，一部 分由會計人員從賬簿、其他報表上獲取，然后手工填入報表， 還有一部分是根據基本數據進行計算，然后將結果填入報表。 當報表種的一個數據出錯時，整個報表都需要重新計算填寫。 因此，在手工條件下，編寫報表是一件費時、費工、費力的事 情。 在電算化會計信息系統(tǒng)中，會計人員只要定義好報表格 式、取數公式、輸入基本數據，計算機便自動從賬務核算系統(tǒng) 或其他會計核算系統(tǒng)中取數。當會計期間發(fā)生變化時，系統(tǒng)自 動根據定義

37、的公式和獲取數據的方法采集數據，生成所需的報 表。因此，能夠大大節(jié)省編制報表的時間，減少編制錯誤，省 時又經濟，把大量重復、復雜的勞動簡單化，從而提高工作效 率。,（五）內部控制的變化 在電算化會計信息系統(tǒng)中，原來使用的靠賬簿之間相互核 對來實現的差錯糾正控制已經不復存在，計算機電磁介質也不 同于紙張介質，它可以不留痕跡地進行修改和刪除。 控制范圍已經從會計部門轉變?yōu)闀嫴块T和計算機處理部 門；控制的方式從單純的手工控制轉化為組織控制、手工控制 和程序控制相結合的全面內部控制。 如：電算化系統(tǒng)本身已經建立起新的崗位責任制和嚴格的 內部控制制度，會計電算化崗位設置了系統(tǒng)管理員、操作員、 憑證審核

38、員、系統(tǒng)維護員等崗位；會計軟件增加了安全可靠性 措施，各類會計人員必須有自己的操作密碼和權限設置；定期 對會計數據進行強制備份；系統(tǒng)本身增加了各種自動平衡校驗 措施等。,（六）會計職能及方法的變化 1 會計職能的進一步擴展 由于計算機在會計中的應用，會計信息系統(tǒng)和決策支持系 統(tǒng)的建立，會計職能出現了轉化和擴展。 對外編送會計報表 利用會計數據加強企業(yè)內部的 經營管理 事后核算和分析 全面核算 會計部門只是反映情況，提供財務信息 會計部門 干預生產，推動經營和參與決策，發(fā)揮會計在企業(yè)經營管理中 的作用。,2 會計方法的發(fā)展和變化 隨著計算機在會計中的應用，會計職能的變化和會計數據 范圍的擴大，會

39、計方法也發(fā)生了較大的變化。 原有方法的改進 吸收、補充和廣泛采用了一些新的會計方法。 如：會計信息的采集、傳遞等突破了手工會計的局限性， 可以由計算機自動完成；一些科學的方法論等最新的研究成 果，運用到會計工作中去，可以增強會計在預測、控制、核算 和分析等工作中的功能。,3 會計管理職能的進一步強化 在手工條件下，許多復雜、實用的會計模型，如最優(yōu)經濟 訂貨批量模型、多元回歸分析模型等很難在企業(yè)管理中得以實 施，大部分預測、決策工作需要依賴管理者個人的主觀判斷。 隨著電算化會計信息系統(tǒng)的發(fā)展，電算化會計信息逐步從 核算型轉向管理型，這不僅是國際會計信息系統(tǒng)發(fā)展的主流， 也是我國會計信息系統(tǒng)發(fā)展的

40、必然趨勢。管理人員借助先進的 管理軟件工具可以將已有的會計管理模型在計算機中實現，同 事又可以不斷研制和建立新的計算機管理模型，從而可以迅速 的存儲、傳遞會計核算信息，并完成各種復雜的數量分析、規(guī) 劃求解，及時、準確、全面地進行會計管理、分析和決策工 作。,第四節(jié) 電算化會計信息系統(tǒng)的劃分及其關系 一 電算化會計信息系統(tǒng)的劃分（以工業(yè)企業(yè)為例）,電算化會計信息系統(tǒng),往來核算子系統(tǒng),材料核算子系統(tǒng),固定資產子系統(tǒng),工資核算子系統(tǒng),賬務處理子系統(tǒng),銷售核算子系統(tǒng),成本核算子系統(tǒng),報表子系統(tǒng),財務分析于領導查詢,（一）賬務處理子系統(tǒng) 賬務處理子系統(tǒng)是電算化會計信息系統(tǒng)中的一個主要子系 統(tǒng)，它以憑證為原始數據，通過憑證輸入和處理，完成記賬和 結帳；銀行對賬；賬簿查詢及打印輸出，以及系統(tǒng)服務和數據 管理等工作。,（二）工資核算子系統(tǒng) 工資核算子系統(tǒng)是以職工個人的原始工資數據為基礎，完 成職工工資的計算；工資費用的匯總和分配；計算個人所得 稅；查詢、統(tǒng)計和打印各種工資表；自動編制工資費用分配轉 賬憑證，傳遞給賬務處理子系統(tǒng)。,（三）固定資產核算子系統(tǒng) 固定資產核算子系統(tǒng)主要是存儲和管理固定資產卡片，靈 活地進行增加、刪除、修改、查詢、打印、