房地產(chǎn)公司電子文件檔案管理規(guī)定模版

1、電子文件檔案管理規(guī)定1 范圍本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了電子文件檔案的分類(lèi)及歸檔范圍、歸檔方式和要求、電子文件檔案的管理。 本標(biāo)準(zhǔn)適用于公司所有電子文件檔案。2標(biāo)準(zhǔn)引用xx-g-綜合部-01-2013a 編寫(xiě)管理標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定。xx-g-綜合部-31-2013a 檔案文件管理規(guī)定。3 定義電子檔案是指過(guò)去和現(xiàn)在的公司各級(jí)部門(mén)及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營(yíng)、公司管理、公關(guān)宣傳等活動(dòng)及房地產(chǎn)項(xiàng)目開(kāi)發(fā)全過(guò)程所直接形成的對(duì)公司有保存價(jià)值的各種電腦盤(pán)片、照片、聲像、電子圖紙等不同形式的歷史記錄。本規(guī)定適用于公司各部室。4 電子文件檔案的分類(lèi)及歸檔范圍公司應(yīng)存檔的照片、影像、圖紙等電子版資料分為以下幾類(lèi)：4.1 公司大事記錄資料 公司

2、組織的重大活動(dòng)、重要會(huì)議，政府主要領(lǐng)導(dǎo)視察工作或具有重要里程碑意義的事件等電子資料。由營(yíng)銷(xiāo)部、綜合部負(fù)責(zé)搜集并整理歸檔。4.2 項(xiàng)目電子圖紙資料公司各項(xiàng)目在設(shè)計(jì)、施工、驗(yàn)收等活動(dòng)中產(chǎn)生的電子圖紙和文件，經(jīng)辦人要對(duì)其進(jìn)行鑒定。具有重要憑證、依據(jù)和參考價(jià)值的應(yīng)按照歸檔范圍進(jìn)行歸檔。歸檔范圍如下表：文件名稱(chēng)責(zé)任部門(mén)備注規(guī)劃設(shè)計(jì)方案圖技術(shù)部圖形文件初步設(shè)計(jì)方案圖技術(shù)部建筑施工圖技術(shù)部、工程部結(jié)構(gòu)施工圖技術(shù)部、工程部裝修（裝飾）施工圖技術(shù)部、工程部電氣工程（智能化工程）施工圖技術(shù)部、工程部給排水工程(消防工程)施工圖技術(shù)部、工程部采暖通風(fēng)空調(diào)工程施工圖技術(shù)部、工程部燃?xì)夤こ淌┕D技術(shù)部、工程部建筑竣工圖

3、工程部結(jié)構(gòu)竣工圖工程部裝修（裝飾）竣工圖工程部電氣工程（智能化工程）竣工圖工程部給排水工程（消防工程）竣工圖工程部采暖通風(fēng)空調(diào)工程竣工圖工程部燃?xì)夤こ炭⒐D工程部售樓平面圖技術(shù)部4.3 公司榮譽(yù)資料公司或項(xiàng)目獲得的獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、證書(shū)等各項(xiàng)榮譽(yù)的電子版照片，由營(yíng)銷(xiāo)部負(fù)責(zé)搜集并整理歸檔。4.4 其他需要?dú)w檔的電子檔案。5 電子文件檔案的歸檔方式和要求5.1 文件經(jīng)辦人在將本部門(mén)承辦的文件交檔案室歸檔時(shí)須同時(shí)將相應(yīng)電子文件檔案一并交資料室保存。5.2 檔案室管理人員須把歸檔電子文件檔案存放于指定的計(jì)算機(jī)服務(wù)器上，服務(wù)器必須采取可靠的備份措施。5.3 檔案室在系統(tǒng)設(shè)備更新時(shí)，必須制定嚴(yán)密的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換辦法，

4、確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤并能在新系統(tǒng)中運(yùn)行。5.4 檔案室管理人員須定期檢查并清除存放電子文件檔案的計(jì)算機(jī)服務(wù)器中的病毒，保證數(shù)據(jù)存放安全、可靠。5.5 檔案室須對(duì)歸檔的電子文件檔案進(jìn)行分類(lèi)標(biāo)識(shí)，標(biāo)識(shí)根據(jù)檔案文件管理規(guī)定制訂。5.6 歸檔的電子文件檔案要按照序號(hào)、類(lèi)型、題名、責(zé)任者、文號(hào)、保管期限等內(nèi)容編制檢索工具。6 電子文件檔案的管理6.1 綜合部為電子文件檔案歸檔管理歸口部門(mén)，負(fù)責(zé)電子文件檔案歸檔的日常管理工作。6.2 接收入庫(kù)的電子文件檔案，每年要抽檢兩次，抽檢率不低于20%，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題要及時(shí)補(bǔ)救。6.3 歸檔項(xiàng)目資料保管期限參照國(guó)家建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范gb/t 50328-2001執(zhí)行。6.4 銷(xiāo)毀電子文件檔案，需經(jīng)