各部門職務(wù)崗位說明書編制培訓(xùn)教材.ppt

1、崗位說明書編制培訓(xùn)教材,人力資源中心2011年6月,崗位分析 - 收集資料,崗位基本信息：如崗位名稱、職銜等是什么？ 上下級(jí)匯報(bào)情況？ 崗位存在的基本目的是什么？存在的意義是什么？ 為達(dá)到這一目的，該崗位的主要職責(zé)？（什么，怎樣，為什么？） 什么是該崗位獨(dú)有的職責(zé)？（這個(gè)問題使分析者能夠從更宏觀的角度看待該崗位） 什么是該崗位最關(guān)鍵（必不可少）的職責(zé)和負(fù)責(zé)的核心領(lǐng)域？（這個(gè)問題能幫分析者搞清楚公司對(duì)該崗位的核心定位是什么） 該崗位任職者需要負(fù)責(zé)并被考核的具體工作成果是什么？ 該崗位的工作如何與組織的其它工作協(xié)調(diào)？ 組織的內(nèi)部和外部需要有哪些接觸？（怎樣，為什么，何時(shí)） 怎樣把工作分配給該崗位員

2、工，如何檢查和審批工作？ 有怎樣的決策權(quán)？ 該崗位工作的其它特點(diǎn)：如出差，非社交時(shí)間，靈活性要求，特殊的工作環(huán)境？ 要獲得所期望的工作成果，該崗位任職人員需要有什么行為、技能、知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)？（這個(gè)問題幫分析者找出能勝任該崗位的人員所必需的能力和個(gè)人素質(zhì)）,收集資料是崗位分析工作中最重要的一環(huán)。需要收集的資料包括崗位名稱、工作內(nèi)容及職責(zé)、工作環(huán)境、任職資格等。收集的資料應(yīng)該能夠回答下列問題：,崗位分析及崗位說明書能夠把組織實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略的 職責(zé)落實(shí)到具體組織成員，確保組織正常運(yùn)轉(zhuǎn)，支持組織目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。,崗位分析與崗位說明書的意義：,落實(shí)組織職責(zé)，支持實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo) 奠定人力資源管理體系的基礎(chǔ),崗位分析流程

3、,準(zhǔn)備 工作,收集 資料,分析 資料,崗位分析流程比較簡(jiǎn)單，但工作繁瑣，工作量也較大，工作時(shí)需要耐心和細(xì)心。,崗位分析 - 收集資料的方法,方法1：從組織、流程入手,方法2：從現(xiàn)崗位入手,我們需要收集到組織設(shè)計(jì)、業(yè)務(wù)流程 及管理流程等資料，如下一頁的例子,從現(xiàn)有崗位入手，可以采用的方法:工作實(shí)踐直接觀察面談法調(diào)查問卷等,在這次崗位分析工作中，我們將綜合運(yùn)用調(diào)查問卷法 + 核對(duì)法和訪談法或觀察法，具體做法如下： 1）對(duì)于通用性（簡(jiǎn)單）崗位，我們主要采用觀察法+ 訪談法，由崗位所在部門分析人員通過與任職者進(jìn)行個(gè)別訪談，挖掘更多的事實(shí)依據(jù)，再由人力資源中心協(xié)同用核對(duì)法以確認(rèn)崗位分析所需相關(guān)材料是否完

4、整、客觀、準(zhǔn)確. 2）對(duì)于專業(yè)性比較強(qiáng)的崗位：我們一方面通過問卷調(diào)查崗位信息，另一方面，通過與任職者本人及其直接上級(jí)的訪談，確認(rèn)崗位的具體信息,并核對(duì)信息的準(zhǔn)確性。,在這次崗位分析工作中，我們將綜合運(yùn)用的方法,在訪談時(shí)可以采取以下提問方法 根據(jù)要求方式的不同可以分為： 提問式：提出問題要求回答 陳述式：直接要求被訪人就某一方面問題進(jìn)行陳述 根據(jù)提問問題的性質(zhì)可以分為： 開放式：對(duì)回答內(nèi)容完全不限制，給被訪者自由發(fā)揮的空間 封閉式：回答通常是“是”或“否”，或者其他給定的選項(xiàng) 根據(jù)提問內(nèi)容和時(shí)機(jī)可以分為： 探究式：對(duì)同一個(gè)問題進(jìn)行追問，以獲得全面、透徹的了解 連接式：對(duì)一個(gè)問題上下游的、或有關(guān)聯(lián)

5、的其他問題進(jìn)行追問 澄清式：對(duì)有疑問的問題進(jìn)行復(fù)述以確認(rèn)自己準(zhǔn)確地理解了被訪者想表達(dá)的意思 總結(jié)式：在被訪人基本完成陳述后，總結(jié)其陳述內(nèi)容，予以確認(rèn)并追問是否有遺漏,問題舉例： 在什么樣的情況下你需要去獲得上級(jí)的批準(zhǔn)？ 請(qǐng)告訴我 你的日常工作主要包括哪些內(nèi)容？ 你是否負(fù)有人員管理職責(zé)？ 在組織員工活動(dòng)中具體包括那幾個(gè)環(huán)節(jié)？ 在完成了電腦安裝后，還需要做什么后續(xù)工作嗎？ 你的意思是你只有權(quán)審批原材料的申購(gòu)，是嗎？ 你剛才介紹了這個(gè)崗位的主要工作包括，還有其他需要補(bǔ)充的嗎？,收集資料時(shí)的提問方式,在訪談時(shí)應(yīng)避免以下提問方式：,問題舉例： 我覺得你不喜歡督導(dǎo)你的員工，是吧？ 你的日常工作是哪些，你每

6、周要接觸多少客戶，下多少個(gè)訂單，有沒有權(quán)限審批費(fèi)用？ 倉(cāng)管員常常沒什么事干，是吧？ 你是每周，每月還是每?jī)稍屡c客戶見面嗎？,誘導(dǎo)性問題 連珠炮式問題 偏見式陳述 多選式問題,崗位分析時(shí)需分析的資料,分析資料: 對(duì)獲得的資料進(jìn)行匯總、整理、分類、總結(jié)，并進(jìn)行必要的判斷，從而得出對(duì)崗位的全面、準(zhǔn)確和有條理性的認(rèn)識(shí)。,分析資料,崗位名稱分析,工作職責(zé)分析,工作環(huán)境分析,任職資格分析,崗位名稱標(biāo)準(zhǔn)化，以便于了解工作性質(zhì)和內(nèi)容,工作內(nèi)容、工作職責(zé)及目標(biāo)、工作關(guān)系,工作環(huán)境、安全與健康環(huán)境、社會(huì)環(huán)境,知識(shí)、技能、經(jīng)驗(yàn)、體能,關(guān)鍵指標(biāo)分析,業(yè)績(jī)的主要考核指標(biāo),崗位描述的流程如下：,確定崗位 說明書 的格式,

7、逐項(xiàng)進(jìn)行 職責(zé)描述,小組 討論,反饋和 確認(rèn),崗位描述的書面結(jié)果是崗位說明書,崗位設(shè)置目的,崗位設(shè)置目的：用簡(jiǎn)練而準(zhǔn)確的語言來描述本崗位在公司及部門中存在的目的和作用 該崗位實(shí)現(xiàn)了公司及部門的哪些目的和作用？ 如果該崗位不存在，則對(duì)公司或部門造成哪些影響？ 格式：工作依據(jù)+工作內(nèi)容+工作成果 工作依據(jù)：根據(jù) 工作內(nèi)容：動(dòng)詞+工作對(duì)象 工作成果：描述崗位工作達(dá)到的目的,例： 根據(jù)公司人力資源發(fā)展戰(zhàn)略及需要，研究與制定具有競(jìng)爭(zhēng)力的人力資源策略，優(yōu)化人力資源的配置，合理使用人才，組織并實(shí)施人力資源管理的日常工作，為公司各項(xiàng)工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)提供人力資源方面的保障.,注意：崗位設(shè)置目的陳述的不包括如何完成

8、結(jié)果的過程,職責(zé)描述的注意事項(xiàng),工作持有人所負(fù)有的職責(zé)以及工作所要求的最終結(jié)果（要求） 崗位長(zhǎng)期及經(jīng)常性的工作,而不是短期或臨時(shí)性工作 對(duì)崗位職責(zé)范圍的內(nèi)容應(yīng)講明其工作量或頻率 按照崗位職責(zé)的重要性順序填寫,重要的職責(zé)一般填寫在前面 職責(zé)描述字?jǐn)?shù)要求：每條職責(zé)描述盡量不超過50字,職責(zé)描述的職責(zé)條目確定,職責(zé)條目確定 除非是特別重要的職責(zé)，每項(xiàng)職責(zé)占用的時(shí)間一般大于所有職責(zé)的45%，也就是總的要一天時(shí)間。未被逐條詳細(xì)描述的“其它”職責(zé)所占用的時(shí)間一般不超過該崗位完成所有職責(zé)工作時(shí)間的10%，即大約2.5天。 緊密相關(guān)的（如：用于完成一項(xiàng)任務(wù)的幾個(gè)步驟）或類似的職責(zé)可以歸為一條職責(zé)來描述，除此之

9、外，盡量避免把幾個(gè)職責(zé)合并在一個(gè)小標(biāo)題下做概要描述。,職責(zé)描述句式規(guī)范,職責(zé)描述句式規(guī)范 一份好的崗位說明書包含了準(zhǔn)確描述“需要做什么”的以動(dòng)詞開頭的語句，如：可用“起草”、“審核”、“執(zhí)行”、“指導(dǎo)”等具體動(dòng)詞的，盡量避免用“負(fù)責(zé)” “管理”等籠統(tǒng)的詞。例如： 每季度起草報(bào)告向 傾聽和回復(fù)客戶的投訴 比較和核對(duì)部門實(shí)際費(fèi)用與預(yù)算費(fèi)用的差別 用動(dòng)詞描述崗位的具體職責(zé)時(shí)，對(duì)每一項(xiàng)職責(zé)盡可能提供具體的例子來描述，避免只使用“管理”、“監(jiān)控”等字眼，而是描述出管理監(jiān)督的具體事項(xiàng)。,通常包含的格式：動(dòng)詞+賓語+目的描述,職責(zé)描述的注意事項(xiàng),明確崗位的主要工作內(nèi)容 描述了工作的成果而非過程 每一個(gè)說明都

10、描述了單獨(dú)的 、不同的最終結(jié)果 不是廣義的，含糊的說明 每一個(gè)說明都是沒有時(shí)限的，如果崗位沒有改變，職責(zé)不會(huì)改變,職責(zé)說明動(dòng)詞舉例,崗位說明書的反饋和確認(rèn),崗位說明書的起草人在初步起草崗位說明書后，應(yīng)經(jīng)過崗位分析項(xiàng)目小組討論確定。在討論過程中如果有不明確的問題，還可以向相關(guān)人員進(jìn)一步了解情況。 小組討論的意義在于：小組各成員對(duì)同一崗位有不同視角，他們的意見可保證該崗位說明書內(nèi)容更加確切、完整，文字表達(dá)更加準(zhǔn)確。,編寫崗位說明書,經(jīng)崗位分析小組討論確定后的崗位說明書可返回崗位現(xiàn)任職人員或其直接上級(jí)，征求反饋意見并進(jìn)行必要的修改。 崗位說明書最終由人力資源中心負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)，并進(jìn)行編號(hào)，成為正式的

11、崗位說明書檔案。,重新進(jìn)行崗位分析和描述，起草或更新崗位說明書的時(shí)機(jī)：,新崗位產(chǎn)生時(shí) 工作發(fā)生變化時(shí) 定期審核，一般一年審核一次,項(xiàng)目工作步驟,制定崗位說 明書的格式,調(diào)查各部門 現(xiàn)有崗位清單,選取 基準(zhǔn)崗位,各部門修改、確認(rèn) 崗位說明書,修改崗位說明書， 并最終定稿,崗位信息收集,撰寫 崗位說明書初稿,成立項(xiàng)目小組,并進(jìn)行(各級(jí))相關(guān)培訓(xùn),確定不同崗位的不同信息調(diào)查方式及調(diào)查表,項(xiàng)目小組對(duì)信息分析及核對(duì),人力資源中心請(qǐng)相關(guān)部門配合完成,各部門按個(gè)人職責(zé)撰寫,確定本部門崗位清單的錯(cuò)誤觀點(diǎn),崗位設(shè)置越細(xì)越好 為解決一項(xiàng)新的任務(wù)就設(shè)立新崗位 認(rèn)為崗位數(shù)和人員數(shù)有對(duì)等關(guān)系,本項(xiàng)目任務(wù)列表,各部門在崗位分析及編寫崗位說明書工作中的職責(zé)及權(quán)限,1、成立本部門負(fù)責(zé)崗位分析及崗位說明書編寫工作的項(xiàng)目小組，確 定各成員的職責(zé)； 2、擬定好本部門各崗位的工作清單； 3、確定不同崗位的信息調(diào)查方式； 4、將崗位信息調(diào)查表交由本部門崗位任職者填寫后回收整理， 提取出崗位信息； 5、配合人力資源中心要求成立內(nèi)部分析小組,根據(jù)工作清單對(duì)實(shí)際工