行政后勤成本控制管理規(guī)定綜合部

1、行政/后勤成本控制管理規(guī)定一、用電 成本控制 1、控制照明用電 、正常工作時間天氣晴好的情況下，各辦公區(qū)域、走廊盡量采用自然光照明（如前臺接待處、會議室、生產(chǎn)/品質(zhì)部等）辦公室不得打開照明燈具； 、人員較少時，只開必要位置的燈具； 、人員離開后，要及時關(guān)閉電源，做到人走燈滅（在各區(qū)域張貼“人走燈滅”相關(guān)標(biāo)識）。 2、減少辦公設(shè)備用電 、復(fù)印機(jī)、電腦等辦公電器用完后及時開啟“節(jié)能”或“待機(jī)”模式。 、如果長時間不用電腦，責(zé)任人應(yīng)及時關(guān)機(jī)，下班后，應(yīng)關(guān)閉電腦所有連接電源。 、打印機(jī)、飲水機(jī)、風(fēng)扇等在下班時應(yīng)及時關(guān)閉電源。、各區(qū)域落實(shí)責(zé)任人，下班后由綜合管理部負(fù)責(zé)檢查電源關(guān)閉情況，對未及時關(guān)閉電源的

2、區(qū)域責(zé)任人給予相應(yīng)懲處。二、用水成本控制 1、節(jié)約用水。水龍頭用完后隨手關(guān)閉，避免“長流水”，經(jīng)常檢查供水設(shè)備，避免漏水2、將水、電管控納入保安日常巡邏、檢查的一部份。如果發(fā)現(xiàn)水籠頭、水管有漏水或滲水現(xiàn)象，要及時反應(yīng)給水電工進(jìn)行維修處理。3、飲用水應(yīng)按需要量接應(yīng)，杜絕用桶裝水洗杯子的現(xiàn)象。職員宿舍桶裝水目前已定量供應(yīng)。4、宿舍用水每月用水量不超過50元的額度，超出部分由住宿者平均分?jǐn)?。三、辦公用品成本控制1、公司內(nèi)部推行無紙化辦公，利用電子郵箱傳輸文件，減少文件打印。2、所有文件直接在電腦上起草、拷貝、審閱、修改，最后一次性打印成稿。3、打印文件時，適當(dāng)將字體縮小、頁邊的空白處縮窄。 4、在確

3、保安全、保密的前提下，復(fù)印紙要雙面使用。5、學(xué)會復(fù)印機(jī)的使用，杜絕因錯誤使用造成的紙張浪費(fèi)。6、節(jié)約使用稿紙、信封、筆記本、簽字筆，簽字筆盡量更換筆芯，一次性水杯僅限會議室和接待使用。7、保證復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、傳真機(jī)等設(shè)備良好率，避免使用不當(dāng)而引起的損耗。四、人工成本控制 1、定崗定編、明確崗位職責(zé)并建立合理高效的組織架構(gòu)（對組織架構(gòu)作徹底的調(diào)整，該精簡的必須精簡，該調(diào)換的必須調(diào)換，該分權(quán)的必須分權(quán)）。 2、在內(nèi)部開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，培養(yǎng)員工一專多能。 3、嚴(yán)格執(zhí)行、落實(shí)考勤制度，以確保員工精神良好，工作飽滿。 4、為充分調(diào)動員工主動參與成本節(jié)約的積極性，可逐漸建立成本成約機(jī)制，設(shè)定生產(chǎn)效率、良品率、

4、材料損耗率的目標(biāo)，將員工的達(dá)成率與獎金直接掛鉤。五、電話使用成本控制1、不得用辦公室電話聊天，不得打私人長途，不得從事娛樂性話務(wù)。2、盡量縮短通話時間?？砂l(fā)文字短信的盡量不用通話3、行政部每月對異常電話號碼（撥打時間過長、冷門長途電話號碼）進(jìn)行抽查，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)存在撥打私人電話的現(xiàn)象，將對當(dāng)事人嚴(yán)懲。4、綜合管理部6月初會開通所有電話長途功能，同時根據(jù)公司規(guī)定對違反公司電話使用規(guī)定的員工保留取消長途通話功能的權(quán)利。六、節(jié)約壓縮會議費(fèi)用。1、嚴(yán)格執(zhí)行中國油氣會議管理規(guī)定。2、嚴(yán)格把關(guān)，可開可不開的會議不開，可分可合的會議合并開，提倡開電話會、開辦公會、開督查會、開短會。七、節(jié)約壓縮應(yīng)酬接待費(fèi)用可高標(biāo)

5、準(zhǔn)可低標(biāo)準(zhǔn)的以低標(biāo)準(zhǔn)接待，可自己承擔(dān)可分流的盡量分流，接待客人一律采用地方特色菜肴，不得超標(biāo)準(zhǔn)接待，同時控制陪客人數(shù)1. 應(yīng)酬應(yīng)事先申請并得到主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。應(yīng)酬接待費(fèi)用超過1000必須經(jīng)執(zhí)行總裁同意。2. 原則上不允許“先斬后奏”，因特殊原因無法事先辦理的，時候須報告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。3. 應(yīng)酬接待一般在定點(diǎn)酒店、賓館進(jìn)行。一般在簽單卡簽字后按月結(jié)算，不得擅自在他處或用現(xiàn)金結(jié)算。4. 接待所送禮品，必須提前申請，并得到執(zhí)行總裁同意。八、節(jié)約壓縮車輛費(fèi)用。 1、嚴(yán)格執(zhí)行車輛管理規(guī)定。 2、車輛使用包括汽油費(fèi)、維修費(fèi)、路橋費(fèi)、泊車費(fèi)、駕駛員補(bǔ)貼。 3、綜合管理部在掌握車輛維護(hù)、用車、油耗情況基礎(chǔ)上，由后勤

6、主管制定當(dāng)月車輛費(fèi)用開支計劃。報公司審批。4、油費(fèi)報銷需由駕駛員駕駛員在發(fā)票背面注明行車起始里程，由后勤主管根據(jù)里程表、耗油標(biāo)準(zhǔn)、加油時間、數(shù)量、用車記錄進(jìn)行復(fù)核，并簽字確認(rèn)。5、路橋費(fèi)、洗車費(fèi)由駕駛員每月匯總報銷一次，由后勤主管根據(jù)派車記錄復(fù)核并簽字確認(rèn)。6、車輛維修前須提出書面報告，說明原因和預(yù)計費(fèi)用，報銷時在發(fā)票上列明詳細(xì)費(fèi)用清單，經(jīng)公司審批同意后進(jìn)行維修。 7、公司各部門用車，司機(jī)費(fèi)用、車輛費(fèi)用一律計入用車部門費(fèi)用之中。 8、為節(jié)約公司成本，公司車輛，盡量不跑長途，如必須長途出勤，那么長途中所發(fā)生的一切費(fèi)用（司機(jī)補(bǔ)貼、油耗、車輛維修等），由用車部門或個人承擔(dān)，不計入綜合管理部車輛月度預(yù)

7、算中。 九、設(shè)立成本控制小組1、由綜合管理部分管副總擔(dān)任組長，各部門牽頭負(fù)責(zé)人為組員，組成成本控制小組，負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查各職能部門工作并推動成本控制計劃、方案、措施的執(zhí)行2、各部門制定預(yù)算，并交成本小組討論，必要時應(yīng)適當(dāng)壓縮費(fèi)用開支。3、由成本控制小組舉辦“成本節(jié)約月活動”并不定期地舉行成本知識普及教育培訓(xùn)和有獎競賽活動，將成本概念深植職員工心中，形成人人講成本，人人會算帳，全員參與的氛圍，營造節(jié)約光榮，浪費(fèi)可恥的企業(yè)文化。十、設(shè)備采購設(shè)備采購參照中國油氣辦公用品集中招標(biāo)采購管理辦法（試行）進(jìn)行總之，全體員工要從節(jié)約每一滴水、每一滴油、每一度電、每一張紙、每一支筆、每一秒鐘做起，真正做到節(jié)約每一

8、分錢，以切實(shí)的行動降低開支。綜合管理部要對能夠考核的事項(xiàng)進(jìn)行考核，全體員工應(yīng)當(dāng)積極提出合理化建議，對于實(shí)現(xiàn)全年節(jié)支目標(biāo)和節(jié)支成效顯著的同志，年終將由公司給予獎勵，對于因個人原因控制不嚴(yán)、超標(biāo)使用支出的費(fèi)用，則由個人承擔(dān)。中國油氣辦公用品集中招標(biāo)采購管理辦法（試行）第一章 總 則第一條 為進(jìn)一步中國油氣辦公用品采購行為，提高工作效率，降低采購成本，實(shí)現(xiàn)規(guī)模效益，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和公司有關(guān)規(guī)定，制定本辦法。第二條 本辦法適用于公司本部及所屬各單位，項(xiàng)目公司參照本辦法執(zhí)行。第三條 辦公用品管理應(yīng)遵照“厲行節(jié)約、合理配置、預(yù)算控制、集中采購、精益管理”的原則；辦公用品招標(biāo)采購活動必須遵循公開、公平

9、、公正和誠實(shí)信用原則，嚴(yán)格遵守各項(xiàng)保密制度。第二章 公司各部門在辦公用品采購商的職責(zé)第四條 綜合管理部公司綜合管理部具體實(shí)施公司辦公用品集中招標(biāo)采購工作，決定辦公用品集中招標(biāo)采購工作中的重大事項(xiàng)。待公司物資公司成立后，根據(jù)公司要求，采購工作可交由物資公司實(shí)施辦理。（一）負(fù)責(zé)收集公司辦公用品年度（月度）需求計劃，組織相關(guān)部門（單位）、有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審查需求計劃，編制招標(biāo)建議計劃，參與評標(biāo)工作；（三）負(fù)責(zé)確定辦公用品檔次類別，貫徹辦公用品標(biāo)識要求。（四）編制并發(fā)布辦公用品集中招標(biāo)采購目錄；（五）根據(jù)發(fā)布的辦公用品采購目錄和公司總經(jīng)理審定的需求計劃組織編制招標(biāo)文件并實(shí)施招標(biāo)；（六）負(fù)責(zé)簽訂供貨合同；（七）

10、開展市場調(diào)研，收集并掌握各類辦公用品的價格；（八）組織對辦公用品管理工作進(jìn)行督查考核，督查的主要內(nèi)容：核查需求單位上報計劃的合理性及執(zhí)行情況；檢查集中招標(biāo)結(jié)果的執(zhí)行情況；督查采購合同的執(zhí)行情況。第五條 其他部門公司財務(wù)部負(fù)責(zé)公司辦公用品財務(wù)管理，負(fù)責(zé)根據(jù)年度管理費(fèi)用預(yù)算以及上年度辦公用品實(shí)際使用情況參與審核辦公用品需求計劃；并對辦公用品資金使用情況進(jìn)行監(jiān)督。負(fù)責(zé)按照合同規(guī)定付款。公司各領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)對辦公用品集中招標(biāo)采購全過程進(jìn)行監(jiān)督；第三章 招標(biāo)范圍及采購方式第六條 辦公用品集中招標(biāo)采購范圍（一）辦公自動化設(shè)備 計算機(jī)、打印機(jī)、多功能一體機(jī)、電話機(jī)、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、碎紙機(jī)、投影儀、掃描儀、照相機(jī)、

11、攝像機(jī)、保險柜等。（二）一般辦公用品中性筆、鉛筆、刀片、膠水、膠棒、回形針、軟皮本、信紙、夾子、訂書針、文件夾、招待用紙杯、茶葉、保潔用垃圾袋、垃圾桶等。各種硒鼓、碳粉、墨盒等。復(fù)印紙、傳真紙、打印紙（三）辦公家具辦公桌椅、會議桌椅、沙發(fā)、茶幾、檔案柜、文件柜。（四）大額辦公設(shè)備、設(shè)施車輛、辦公樓租購、超過萬元以上的辦公設(shè)備等第七條 采購方式為公開招標(biāo)方式。第八條 辦公自動化設(shè)備、一般辦公用品每年進(jìn)行一次框架招標(biāo)，選擇入圍供應(yīng)商，確定各招標(biāo)品種的最高限價并簽訂框架采購協(xié)議；辦公家具根據(jù)實(shí)際需求，采用批次招標(biāo)的方式進(jìn)行采購。 大額辦公設(shè)備、設(shè)施采用單次公開招標(biāo)方式，由公司主管副總裁牽頭辦理。第四

12、章 招標(biāo)計劃第九條 各部門根據(jù)公司辦公用品費(fèi)用指標(biāo)，編制本月辦公用品需求計劃，報部門經(jīng)理審批。第十條 公司綜合管理部按照各需求單位報送量和報送目錄進(jìn)行整理匯總。提出總體的辦公用品需求計劃，報總裁審批。第十一條 公司綜合管理部根據(jù)總裁審批的采購目錄，負(fù)責(zé)組織實(shí)施招標(biāo)工作。 第五章 招標(biāo)采購第十二條 按照辦公自動化、一般辦公用品、辦公家具三個類別選擇供應(yīng)商，每個類別選擇家供應(yīng)商進(jìn)行投標(biāo)。第十三條 評標(biāo)原則上采用經(jīng)評審的最低投標(biāo)價法，分商務(wù)和報價兩部分，主要是針對企業(yè)實(shí)力、供貨渠道、銷售網(wǎng)點(diǎn)、財務(wù)狀況、售后服務(wù)、代理產(chǎn)品的外觀和品牌質(zhì)量及有效報價等方面進(jìn)行評價。最終確定入圍供應(yīng)商推薦名單。第十四條

13、綜合管理部與入圍供應(yīng)商簽訂年度框架采購協(xié)議和各月度供貨合同，同時將合格協(xié)議供應(yīng)商名單以及協(xié)議供貨的辦公用品品牌、型號、價格等有關(guān)情況通知公司有關(guān)部門和上報公司總裁審批，并下發(fā)年度入圍供應(yīng)商名單和辦公用品價格上限目錄清冊。第十五條 公開招標(biāo)確定的協(xié)議供貨中標(biāo)價格為年度采購辦公用品的最高上限價格，需求單位實(shí)際發(fā)生的月度需求采購價格不能超過公司公開招標(biāo)確定的協(xié)議供貨中標(biāo)價格。第六章 合同管理第十六條 公司綜合管理部負(fù)責(zé)公司辦公用品采購合同簽訂。綜合管理部根據(jù)公司的月度采購計劃，向發(fā)布的入圍協(xié)議供應(yīng)商發(fā)出詢價邀請，由各入圍協(xié)議供應(yīng)商進(jìn)行報價，最終與報價最低的入圍協(xié)議供應(yīng)商進(jìn)行合同簽訂，且合同價格不能超

14、過公司公開招標(biāo)確定的協(xié)議供貨中標(biāo)價格。第十七條 公司相關(guān)職能管理部門及時協(xié)調(diào)合同簽訂和履行過程中出現(xiàn)的重大問題。第十八條 公司各項(xiàng)目公司負(fù)責(zé)本單位辦公用品采購合同的簽訂、履約等工作。第七章 結(jié)算管理第十九條 綜合管理部收集、審核辦公用品交貨驗(yàn)收清單、發(fā)票等憑據(jù)，與買賣合同進(jìn)行核對，建立辦公用品臺帳，編制辦公用品結(jié)算費(fèi)用表，報公司財務(wù)部審核。第二十條 公司財務(wù)部按照合同規(guī)定、經(jīng)審核的辦公用品結(jié)算費(fèi)用表，支付辦公用品采購貨款。第八章 附 則第二十一條 本辦法未盡事宜按照國家有關(guān)招投標(biāo)法規(guī)和公司有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第二十二條 本辦法招標(biāo)范圍發(fā)布后，因特殊情況需要修改、補(bǔ)充的，由公司綜合管理部另行公布。第二十三條 本辦法由公司綜合管理部負(fù)責(zé)解釋。第二十四條