2014旅游地產(chǎn)公司工程信息傳遞管理制度及表格（模塊）

1、第二篇 產(chǎn)品第三章 工程管理編制人： 審核人： 批準(zhǔn)人： 日 期：2014年 01 月 09日XX投資有限公司第七節(jié) 工程信息管理編制人： 審核人： 批準(zhǔn)人： 日 期：2014年 月 日 XX投資管理有限公修 改 記 錄序號修改日期修改條款內(nèi)容修改人審批人生效日期第一條 目的1.1 保證公司項(xiàng)目部對內(nèi)、對外收發(fā)文準(zhǔn)確、及時(shí)，規(guī)范公司項(xiàng)目部對內(nèi)、對外收發(fā)文管理流程。1.2 保證公司項(xiàng)目部文件的正確傳遞，有效落實(shí)，以及保證項(xiàng)目部內(nèi)部的信息交流及時(shí)、準(zhǔn)確。第二條 適用范圍2.1 適用于公司及體系內(nèi)全資或控股分公司、子公司。參股公司參考執(zhí)行。2.2 適用于參與公司建設(shè)項(xiàng)目各項(xiàng)目部、監(jiān)理公司、施工企業(yè)。

2、2.3 第三條 定義（工程信息分類：技術(shù)、質(zhì)量、進(jìn)度、檔案、影像、日志、合同等等，工程信息管理）各種報(bào)表、記錄、報(bào)告、聯(lián)系函、信件、會議紀(jì)要、技術(shù)文件、圖紙、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范）的收集、傳遞、存儲、處理、運(yùn)用等工作需要實(shí)現(xiàn)自動化管理，為建設(shè)項(xiàng)目決策、實(shí)施和使用階段的各項(xiàng)管理工作提供及時(shí)準(zhǔn)確的信息。3.1 信息管理：這里是指在項(xiàng)目建設(shè)中的資料管理與信息交流。3.1.1 項(xiàng)目資料管理分為收文管理與發(fā)文管理3.1.1.1 收文管理：指對政府主管部門、參建各單位發(fā)來的資料、信件等進(jìn)行管理的行為過程。3.1.1.2 發(fā)文管理：指對項(xiàng)目部或公司委托項(xiàng)目部向政府部門、各參建單位發(fā)去的資料、信件等文件進(jìn)行管理的行為過

3、程。3.1.2 信息交流、反饋：是指項(xiàng)目部與公司、項(xiàng)目部內(nèi)部個(gè)專業(yè)之間的信息及時(shí)傳遞與溝通、相互學(xué)習(xí)的行為過程。3.2 管理文件3.2.1 技術(shù)聯(lián)系單：是指用于聯(lián)系工程上技術(shù)處理，工程質(zhì)量問題處理，設(shè)計(jì)變更、技術(shù)交底等的函件。3.2.2 工作聯(lián)系單：是指用于聯(lián)系工程上非技術(shù)類，如工期、進(jìn)度款、工作回復(fù)等的函件。3.2.3 整改通知單：是指針對施工過程中發(fā)生質(zhì)量缺陷、安全隱患、文明施工等問題而下達(dá)限期整改指令的函件。3.2.4 處罰通知單：是指針對施工過程中發(fā)生質(zhì)量缺陷、安全隱患、文明施工等問題，并根據(jù)施工合同約定條款而下達(dá)經(jīng)濟(jì)處罰指令的函件。第四條 基本規(guī)則 ：信息的共享信息的無障礙溝通信息的

4、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化！且項(xiàng)目信息集成管理必須通過IT技術(shù)實(shí)現(xiàn)4.1 統(tǒng)一管理原則4.1.1 項(xiàng)目部資料員負(fù)責(zé)接收主管行政部門及各格參建單位發(fā)來的函件。4.1.2 項(xiàng)目部資料員負(fù)責(zé)發(fā)放各參建單位發(fā)來的函件。4.2 效率原則4.2.1 收文，原則上須在收到文件后4小時(shí)內(nèi)通知并發(fā)放相關(guān)責(zé)任人員，緊急文件即收即知會。4.2.2 發(fā)文，原則上須在收到批準(zhǔn)的4小時(shí)內(nèi)發(fā)給相關(guān)單位或責(zé)任人。4.2.3 所有收文、發(fā)文呈核環(huán)節(jié)，審批/審核/審查人原則上須在一個(gè)工作日內(nèi)審?fù)辏o急文件即報(bào)即審。4.3 謹(jǐn)慎原則4.4.1 項(xiàng)目部發(fā)文須要求收文單位簽收，并保存好發(fā)文登記表。第五條 職責(zé)5.1 總工程師5.1.1 審批項(xiàng)目部

5、向各參建單位的重要發(fā)文。5.1.2 審批項(xiàng)目總經(jīng)理上報(bào)的收文。5.1.3審批項(xiàng)目部發(fā)放的工作聯(lián)系單、技術(shù)聯(lián)系單。5.2 項(xiàng)目總經(jīng)理5.2.1 審批收文并確認(rèn)是否需上報(bào)總工程師。5.2.2 負(fù)責(zé)向總工程師呈報(bào)對外報(bào)送的重要發(fā)文。5.2.3 審批、簽發(fā)項(xiàng)目部發(fā)文。5.3 項(xiàng)目經(jīng)理5.3.1 審閱收文，簽署批示/擬辦意見。5.3.2 審核發(fā)文文稿。5.3.3 審核用印發(fā)文格式。5.3.4 審批審批各專業(yè)工程師上報(bào)的整改通知單、處罰通知單。5.4 各專業(yè)工程師5.4.1 負(fù)責(zé)審閱分管專業(yè)范圍內(nèi)的收文文稿內(nèi)容。5.4.2 負(fù)責(zé)擬定分管專業(yè)范圍內(nèi)的發(fā)文草稿。5.4.3 負(fù)責(zé)填寫用印申請單并執(zhí)行呈核流程。5

6、.4.4 負(fù)責(zé)發(fā)文的備份存檔。5.4.5 負(fù)責(zé)追蹤、確認(rèn)對外報(bào)送文件原稿的送達(dá)情況。5.4.6 負(fù)責(zé)跟進(jìn)發(fā)文處理情況。5.5 資料員5.5.1 負(fù)責(zé)接收、登記外來文件，并及時(shí)通知相關(guān)責(zé)任人。5.5.2 每周匯總收文登記表、發(fā)文登記表上項(xiàng)目經(jīng)理審查 。5.5.3 負(fù)責(zé)將發(fā)文文稿套入發(fā)文格式并編碼。5.5.4 負(fù)責(zé)及時(shí)、完整填寫收、發(fā)文登記表。5.5.5 負(fù)責(zé)歸檔已用印的發(fā)文原稿。5.5.6 負(fù)責(zé)歸檔外來文件。5.5.7 負(fù)責(zé)記錄項(xiàng)目部例會會議紀(jì)要，并在24小時(shí)內(nèi)整理完成承包項(xiàng)目經(jīng)理簽發(fā)。第六條 流程6.1 對文件的管理6.1.1 收到建設(shè)局等政府有關(guān)部門發(fā)放的文件后，工程部資料員做好收文登記表，

7、如須發(fā)放到施工單位、監(jiān)理單位的，復(fù)印后及時(shí)發(fā)放并做好發(fā)放登記表。6.1.2 對發(fā)放到施工單位、監(jiān)理單位的通知等，必須保留一份在工程部，做好發(fā)放登記表、文件存檔記錄。6.1.3 對施工單位、監(jiān)理單位提交的文件、報(bào)告等，做好收文登記表，如需回復(fù)的，經(jīng)辦人應(yīng)及時(shí)呈有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批閱處理后予以回復(fù)，并做好發(fā)放登記表。6.1.4 所有文件，須經(jīng)資料員同意后方可借出，并做好借閱登記表。6.2 對施工圖紙、設(shè)計(jì)變更通知的管理6.2.1 設(shè)計(jì)院發(fā)放到共工程部的施工圖紙、設(shè)計(jì)變更等腰做好收文登記表。6.2.2 在收到設(shè)計(jì)院發(fā)放的施工圖紙（設(shè)計(jì)變更）后，根據(jù)合同約數(shù)量，及時(shí)把圖紙（設(shè)計(jì)變更）發(fā)放到施工單位、監(jiān)理單位、成

8、本合約部、總工程師，并做好發(fā)放登記表，工程部必須保存兩份，一份用于日常查閱，一份用于存檔。6.3 對合同文件的管理6.3.1 對施工合同、監(jiān)理合同、施工許可證、規(guī)劃許可證、質(zhì)量報(bào)監(jiān)登記書、安全監(jiān)督登記書等，原件留在公司存檔，工程部保存一份復(fù)印件并注明原件的去處。6.3.2 如需借出，須經(jīng)工程部醒目經(jīng)理同意后方可外借，并做好借閱登記表。6.4 施工技術(shù)資料的管理6.4.1 要求施工單位在每棟的基礎(chǔ)、主體、竣工驗(yàn)收前吧施工高技術(shù)資料交工程部檢查驗(yàn)收通過后方可提交質(zhì)監(jiān)站申請驗(yàn)收。6.4.2 對于圖紙會審、開工令、基槽、主體、竣工驗(yàn)收的通知書、驗(yàn)收報(bào)告，質(zhì)量保證書等需要公司簽字、蓋章的，按公司相關(guān)流程

9、進(jìn)行辦理，辦理完成后，如需發(fā)放相關(guān)單位的，及時(shí)發(fā)放，做好發(fā)放登記表，工程項(xiàng)目部保留一份存檔。6.4.3 在竣工驗(yàn)收后，監(jiān)督施工單位提交兩套竣工資料，一套較城建檔案備案館，一套留公司存檔。6.4.4 對于備案資料應(yīng)及時(shí)辦理，備案后把通過的備案表留一份項(xiàng)目部存檔。6.4.5 項(xiàng)目部定期（每月一次）對工程資料管理進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促施工單位、監(jiān)理單位整改、以確保工程資料完整。6.5 對于施工過程中安生的工程質(zhì)量缺陷、問題、事故資料管理6.5.1 在施工過程中，若發(fā)生質(zhì)量缺陷、問題、事故，要求施工單位提交質(zhì)量缺陷（問題、事故）處理方案，處理方案經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理和總工程師同意后進(jìn)行存檔。6.6 監(jiān)理單位

10、提交的工程技術(shù)資料按現(xiàn)行國家及地方文檔規(guī)范收集、整理、歸檔。6.7 對工程簽證資料的管理6.7.1 簽證單按簽證與變更管理流程進(jìn)行操作，要做好文件收發(fā)記錄，并保留一份項(xiàng)目部存檔。6.8 對工程書籍的管理6.8.1 對項(xiàng)目部所購買的工程書籍，項(xiàng)目部資料員須編制好書籍目錄。6.8.2 所有書籍，須經(jīng)資料員同意后方可借出，并填寫借閱登記表，借閱人須妥善保管所借書籍資料，如有遺失應(yīng)原價(jià)賠償。6.9 用印管理6.9.1 技術(shù)聯(lián)系單、工作聯(lián)系單6.9.1.1 專業(yè)工程師將要發(fā)放的技術(shù)聯(lián)系單、工作聯(lián)系單擬好，并填寫印章使用申請單交于資料員審核格式、編訂文號后，通過，呈項(xiàng)目經(jīng)理審核；未通過，返回?cái)M稿人修改。6

11、.9.1.2 項(xiàng)目經(jīng)理審核上呈聯(lián)系單，通過，在聯(lián)系單及印章使用申請單上相應(yīng)位置簽字確認(rèn)，擬稿人呈總工程師審批；未通過，返回?cái)M稿人修改。6.9.1.3 總工程師審批上呈聯(lián)系單，通過，在聯(lián)系單及印章使用申請單上相應(yīng)位置簽字確認(rèn)；未通過，返回?cái)M稿人修改，重復(fù)上述流程。6.9.1.4 擬稿人將審批通過的聯(lián)系單及印章使用申請單交于資料員。6.9.1.5 資料員審查文件已獲批無誤后，在批準(zhǔn)通過的聯(lián)系單上用印蓋章，并將一份聯(lián)系單與印章使用申請單進(jìn)行歸檔。6.9.2 整改通知單、處罰通知單，6.9.2.1 專業(yè)工程師將要發(fā)放的整改通知單、處罰通知單擬好，并填寫印章使用申請單交于資料員審查格式、編訂文號后，通過

12、，呈項(xiàng)目經(jīng)理審核；未通過，返回?cái)M稿人修改。6.9.2.2 項(xiàng)目經(jīng)理審批上呈聯(lián)系單，通過，在聯(lián)系單及印章使用申請單上相應(yīng)位置簽字確認(rèn)，并知會總工程師；未通過，返回?cái)M稿人修改，重復(fù)上述流程。6.9.2.3 擬稿人將審批通過的聯(lián)系單及印章使用申請單交于資料員。6.9.2.4 資料員審查文件已獲批無誤后，在批準(zhǔn)通過的聯(lián)系單上用印蓋章，并將一份聯(lián)系單與印章使用申請單進(jìn)行歸檔。第七條 激勵(lì)7.1 發(fā)文文號出現(xiàn)錯(cuò)誤或疏漏，負(fù)激勵(lì)資料員10元/次。7.2 發(fā)文格式出現(xiàn)錯(cuò)誤或疏漏，負(fù)激勵(lì)資料員、項(xiàng)目經(jīng)理各20元/次。7.3 收文未按規(guī)定時(shí)間執(zhí)行批辦流程，負(fù)激勵(lì)資料員10元/次，項(xiàng)目經(jīng)理20元/次。7.4 收到審批完成的印章使用申請單及發(fā)文文稿后未按規(guī)定時(shí)間印出，負(fù)激勵(lì)資料員10元/次，專業(yè)工程師20元/次。7.5 所有收文、發(fā)文審批環(huán)節(jié)，責(zé)任人未按規(guī)定時(shí)間審批完成，負(fù)激勵(lì)責(zé)任人20元/次。7.6 資料員每周將收文登記表、發(fā)文登記表、收文處理單、發(fā)文處理單報(bào)項(xiàng)目經(jīng)理審查一次，