時(shí)間管理的陷阱與5s管理(ppt 36頁).ppt

1、,時(shí)間管理與工作統(tǒng)籌技巧,Clover 2009年4月9日晚,喜歡加班不是好員工！,WHY?,我們的問題在哪里？ 時(shí)間陷井 情不自禁 事必躬親 過分客套 例行公事 猶豫不決 漫不經(jīng)心 碌碌無為,國外學(xué)者對某跨國公司總部人員 的跟蹤調(diào)查顯示： 管理人員平均每8分鐘被打擾一次； 業(yè)務(wù)系統(tǒng)的管理人員平均每周花在 會議上的時(shí)間不少于10小時(shí)； 行政管理人員每周會議20小時(shí)。 心理學(xué)家指出： 恢復(fù)思路平均時(shí)間為分鐘,日本學(xué)者關(guān)于時(shí)間浪費(fèi)的調(diào)查 “人們一般每8分鐘會收到1次打擾，每小時(shí)大約7次， 即每天5060次。平均每次打擾大約是5分鐘，總共每天 大約4小時(shí)，也就是50%。其中約3小時(shí)的打擾是沒有意義

2、或者極少有價(jià)值的。同時(shí)，人被打擾后重拾原來的思路至 少需要3分鐘，每天就是2.5小時(shí)。” 根據(jù)以上的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，可以發(fā)現(xiàn)，每天因打擾而產(chǎn)生的 時(shí)間損失約為5.5小時(shí)，按8小時(shí)工作制算，這占了工作時(shí) 間的68.7%。,時(shí)間管理的陷阱,豬八戒踩西瓜皮滑到哪里是哪里 不好意思拒絕別人 “反正時(shí)間還早”拖延 會議病 文件滿桌病 事必躬親,1、豬八戒踩西瓜皮 滑到哪里是哪里,沒時(shí)間做計(jì)劃 工作是程序化，規(guī)律化，根本沒必要做計(jì)劃 計(jì)劃常常被打斷 不喜歡被計(jì)劃束縛 “船到橋頭自然直”,2、不好意思拒絕別人, 接受請托比拒絕更容易 拒絕請托會觸怒請托從而導(dǎo)致請托者報(bào)復(fù) 我想做一個(gè)廣受愛戴的人 我不懂得如何拒絕,

3、3、“反正時(shí)間還早”拖 延,帕金森定律 工作會自動地膨脹占滿所有可用的時(shí)間。 時(shí)間管理隱含著你可以為一項(xiàng)工作安排過多的時(shí)間，如果你給自己安排了充裕的時(shí)間從事一項(xiàng)活動，你會放慢你的節(jié)奏以使用掉所有分配的時(shí)間。,4、會議病,基于合群的愿望而聚會傾談 為符合傳統(tǒng) 為推卸責(zé)任 沒有勇氣，逃避指出個(gè)別員工之錯誤 無效的會議不斷重復(fù),5、文件滿桌病,安全感 猶豫的個(gè)性 半途而廢的工作習(xí)慣 個(gè)人的喜好,時(shí)間管理是什么?,時(shí)間管理就是自我管理 自我管理即是改變習(xí)慣，以令自己更富績效，更富效能 把事情很快地做完, 叫做效率 把事情很快又很對地做完, 叫做效能 時(shí)間管理就是事前的規(guī)劃或長期的計(jì)劃,時(shí)間管理的基本認(rèn)

4、識,知道該做什么事,并把時(shí)間花在重要的事情上 時(shí)間無法管理,事情/任務(wù)才是管理的對象 浪費(fèi)的時(shí)間遠(yuǎn)比有效利用的時(shí)間多 善用管理工具提升時(shí)間利用效率,應(yīng)該記住的20條實(shí)用方法 準(zhǔn)備之一：長期準(zhǔn)備（4） 購買工具書/增加知識儲備/提高能力 訓(xùn)練你的快速閱讀能力 把常用的文件/文具放好 養(yǎng)成存放思想檔案和作記錄的習(xí)慣,凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢。,應(yīng)該記住的20條實(shí)用方法 準(zhǔn)備之二：臨時(shí)準(zhǔn)備（5） 明天的工作前晚進(jìn)行優(yōu)先級排序 將相關(guān)的工作列在一起 把工作計(jì)劃放到隨時(shí)可見的地方 每天早晨比規(guī)定時(shí)間起早十分鐘 做好正式工作前的準(zhǔn)備工作,應(yīng)該記住的20條實(shí)用方法 要培養(yǎng)的好習(xí)慣（7） 利用各種裝備如電話/信件

5、等節(jié)省時(shí)間 把最困難的事放在效率最高的時(shí)候 利用零碎時(shí)間處理例行性事務(wù) 午餐或下班前開會效率最高/避免上午開會 休息片刻/伸個(gè)懶腰/沖杯咖啡/茶/其他飲料 報(bào)刊放在晚上看 每晚沉思片刻/回顧與總結(jié),應(yīng)該記住的20條實(shí)用方法 與外部產(chǎn)生聯(lián)系時(shí)的應(yīng)變能力（4） 站著接待一向健談的來訪者 從不主動閑聊/盡量回避來閑聊者 管理電話：主動撥號/與被動接聽 如遇瑣事纏身能快速擺脫,辦公桌上的“5 S”運(yùn)動,整理廢紙簍的作用 文件存檔系統(tǒng) “各就各位”的擺置 集中精力做一件事 不要總是重復(fù)處理同一文件 不要為了表面的整潔而塞入一處 下班前的清理 5S：整理 整頓 清掃 清潔 修養(yǎng),工作優(yōu)先級綜合分析 四象限

6、坐標(biāo)圖,重要度,緊迫性,A 重要而且緊迫, 緊迫但不重要,D 不重要不緊迫, 重要但不緊迫,分清工作的輕重緩急,四象限法解析, （水型的事務(wù)） 忙碌瑣碎的事 處理文件等函件 電話 浪費(fèi)性時(shí)間 逃避性活動, （細(xì)沙型的事務(wù)） 造成干擾的訪問、電話 信件、報(bào)告 某些會議 許多迫在眉睫的急事 符合別人期望的事, （石塊型的事務(wù)） 準(zhǔn)備工作 預(yù)防措施、價(jià)值觀的澄清 計(jì)劃 人際關(guān)系的建立 真正的再創(chuàng)造能力 增進(jìn)自己的能力, （碎石型的事務(wù)） 重要 緊急狀況 迫切問題 限期完成的會議或工作,緊急 不緊急,重要,不重要,每天要花10分鐘作計(jì)劃 要有書面的待辦單、日計(jì)劃、周計(jì)劃和月度計(jì)劃 每周都將你的工作排出

7、優(yōu)先順序 能在高效的時(shí)間里做完你的重要工作 有明確的生活和工作目標(biāo),必須養(yǎng)成習(xí)慣！,時(shí)間管理的改進(jìn)途徑,方法之一：有計(jì)劃地工作,建立包括目標(biāo)、標(biāo)準(zhǔn)、最后期限、優(yōu)先順序等一套計(jì)劃體系。 在剛開始時(shí)作計(jì)劃。 嚴(yán)于律己，經(jīng)常激勵和要求別人監(jiān)督和檢查。 把所有的工作按照緊迫性、重要性等進(jìn)行劃分，制訂自己的優(yōu)先工作次序。 每天的計(jì)劃都有一定的預(yù)留時(shí)間來處理變化或危機(jī)、偶然事件等。,目標(biāo)能喚起你最高尚的才能,自己的 切合實(shí)際的 書面的 可衡量的 有時(shí)限的 平衡和諧的,S - Specific M - Measurable A - Achievable R - Relevant T Time Based,目

8、標(biāo)明確化 可衡量的 可達(dá)成的 符合實(shí)際的 有時(shí)間限制的,目標(biāo)的SMART原則：,計(jì)劃-善用計(jì)劃的五個(gè)問題,我的工作目標(biāo)是什么 為了達(dá)成成目標(biāo)我需要做什么 順序與重要性是什么 我需要多少時(shí)間 我該如何分配與使用我的時(shí)間,計(jì)劃-周計(jì)劃,檢查前一周未完成的事 將每月重要的任務(wù)放入周計(jì)劃 掌握重要的事情先做 提醒自己拒絕瑣事的誘惑 每日審視周計(jì)劃的進(jìn)度,計(jì)劃-日任務(wù)清單,回顧昨天未完成的事件 將今天要完成的事列下來 排列優(yōu)先順序 (A、B、C 及 1、2、3) 檢視每日進(jìn)度(進(jìn)度給予符號注記) 寫下每日重要任務(wù)的備忘錄,把每天要做的事列一份清單，確定優(yōu)先順序，從最重要的事情做起，每天都這么做！ 世界最

9、大的鋼鐵制造公司伯利恒鋼鐵公司管理顧問李愛菲,Practice: 展開你的計(jì)劃,一日之計(jì)在昨天下班前 一周之計(jì)在于周日 一月之計(jì)在于月底,【分享】個(gè)人工作時(shí)間管理模板,完整版壓縮包,方法之二：減少無序行動,時(shí)刻對自己的工作和任務(wù)進(jìn)行反思，整理和形成一套有效的、有條理的思維方式。 工作和任務(wù)肯定有輕重和緩急之分，與你的目標(biāo)掛鉤確定重要工作及每日的工作優(yōu)先順序。,方法之三：避免貪大求全,不要追求盡善盡美，只追求達(dá)到目標(biāo)，完成職責(zé)。 成就感是建立在要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)上的，不能脫離你的目標(biāo)。 讓上司認(rèn)可是在完成你的職責(zé)內(nèi)的工作基礎(chǔ)上的，能干是在對你分內(nèi)事項(xiàng)的處理中體現(xiàn)出來的。對別人的請求和要求，不屬自己的分內(nèi)之事要敢于說“不” 。,方法之四：避免拖延,嚴(yán)格要求自己，規(guī)定任務(wù)完成的期限。 排除工作過程中的干擾，保持優(yōu)先次序的穩(wěn)定性。 不要只做熟悉的事務(wù)性工作。 與同事、上司、下屬探討改進(jìn)工作方法，辨清各自職責(zé)，不推諉和相互扯皮。,方法之五：學(xué)會說“不”,有