TCL檔案制度20110616

1、一、TCL地產(chǎn)檔案保管制度一、檔案作為本公司各項(xiàng)工作活動(dòng)的真實(shí)記錄和原始憑證，必須堅(jiān)持集中、統(tǒng)一的管理原則，以維護(hù)檔案的完整與安全。二、公司檔案室要實(shí)行專人負(fù)責(zé)，專柜保管。三、檔案管理人員必須嚴(yán)守紀(jì)律，執(zhí)行制度，忠于職守，做好檔案資料的進(jìn)、出庫登記和統(tǒng)計(jì)工作；對(duì)檔案的數(shù)量、質(zhì)量及保管情況，要定期檢查、清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。四、檔案庫房要有“八防”措施，即防盜、防火、防水、防光、防潮、防塵、防蟲和防霉。庫房周圍不得堆放易燃易爆物品及其它雜物，保持清潔、整齊、美觀，及時(shí)調(diào)節(jié)通風(fēng)和登記溫濕度情況。庫房?jī)?nèi)嚴(yán)禁吸煙。非工作人員不得隨意進(jìn)入檔案庫房。五、檔案管理人員必須愛護(hù)檔案，發(fā)現(xiàn)檔案破損、

2、褪變、蟲蛀和霉變等情況要及時(shí)采取措施，進(jìn)行修補(bǔ)、復(fù)制或做其它技術(shù)處理。六、檔案存放要系統(tǒng)、有條理，庫房、箱柜設(shè)有索引卡，以提高管理、利用及查閱的效率和質(zhì)量。七、做好檔案清理鑒定工作，對(duì)確無保存價(jià)值的檔案與文件材料，要提出銷毀意見，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷毀。八、檔案管理人員因工作需要調(diào)動(dòng)時(shí)，要辦好移交手續(xù)，由公司的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)交。二、TCL地產(chǎn)檔案工作保密制度一、檔案室工作人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)、嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法、保密法實(shí)施辦法及公司制定的各種保密規(guī)定、制度和條例。嚴(yán)守檔案機(jī)密，確保檔案的安全。二、檔案利用人員只能查閱與本人工作有關(guān)的內(nèi)容，其他檔案內(nèi)容不得隨意翻閱摘抄。三、檔案室箱柜要加鎖，密

3、件要有專柜保管，離開檔案室要隨手關(guān)門，確保檔案信息安全。四、不得將檔案材料帶出庫房，如有特殊情況須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可帶出，帶出的檔案任何情況下都不得轉(zhuǎn)交他人。五、不得在非保密的場(chǎng)所談?wù)摫Ｃ艿臋n案，個(gè)人使用的密級(jí)文件、材料、筆記本等，下班前必須鎖好，防止丟失、泄密。六、查閱復(fù)制有關(guān)機(jī)密檔案材料時(shí)，須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。借閱密級(jí)檔案資料必須在檔案閱覽室內(nèi)閱讀。不得攜帶檔案材料外出游覽、參觀、探親、訪友和出入公共場(chǎng)所。七、不得將密級(jí)檔案借給任何無關(guān)人員查閱。八、各種秘密文件、資料要定期清查，按時(shí)歸檔、銷毀。如發(fā)現(xiàn)檔案失竊、泄密或其他事件，應(yīng)及時(shí)報(bào)告有關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)，及時(shí)組織查處。九、借閱檔案資料必須進(jìn)行

4、登記，收回時(shí)核對(duì)無誤后及時(shí)入庫。三、TCL地產(chǎn)檔案庫房管理制度一、檔案庫房設(shè)專人管理。非檔案人員如需查閱檔案，必須由檔案管理人員找出，在借閱室內(nèi)查閱。二、檔案庫房?jī)?nèi)應(yīng)切實(shí)具備“八防”：防盜、防火、防水、防光、防潮、防塵、防蟲和防霉等安全措施。三、檔案庫房?jī)?nèi)嚴(yán)禁吸煙和使用明火，禁止在庫房?jī)?nèi)堆放與檔案無關(guān)的易燃物品，對(duì)電源、線路、開關(guān)燈頭等定期檢查，發(fā)現(xiàn)有火災(zāi)隱情立即報(bào)告。四、檔案庫房?jī)?nèi)要保持適宜的溫、濕度，溫濕度標(biāo)準(zhǔn)為1424，45%60%相對(duì)濕度。堅(jiān)持每天檢查、記錄溫、濕度情況，不適宜時(shí)應(yīng)采取調(diào)節(jié)措施。五、防止有害光源照射檔案庫房或檔案。六、保持庫房整潔，檔案用具排列科學(xué)，做到整齊、清潔、通風(fēng)

5、、美觀，便于查找使用。七、對(duì)檔案資料每月進(jìn)行一次全面檢查，如發(fā)現(xiàn)意外，必須向本公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告并采取補(bǔ)救措施。八、庫房管理人員必須嚴(yán)格遵守本制度，盡職盡責(zé)做好管理工作。四、TCL地產(chǎn)檔案利用制度一、凡借閱本部門檔案須經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。二、凡借閱非本部門的檔案須經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)同意，檔案所屬部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱。三、凡借閱涉密文件，須經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)同意簽字后呈總裁批準(zhǔn)，方可借閱，并必須在當(dāng)天退回。四、借閱檔案必須辦理登記手續(xù)及填寫檔案借閱利用效果登記表，做好檔案利用反饋工作。五、凡借閱檔案均須在檔案室或閱覽室閱覽，原件不得擅自帶出檔案室。確因工作需要借出或復(fù)印的檔案文件、資料，須按規(guī)定嚴(yán)格履行審批登記手續(xù)

6、；借出的檔案材料一般不得超過一周時(shí)間，如需延長(zhǎng)必須重新辦理借閱手續(xù)；復(fù)印涉密文件同時(shí)還須標(biāo)明復(fù)印部門（人員姓名）、份數(shù)和日期，并視同原件一樣管理。六、本公司的檔案原則上不對(duì)外，如有外公司確需利用的，須公司介紹信，經(jīng)檔案所屬部門領(lǐng)導(dǎo)和公司總裁同意，按批準(zhǔn)范圍在檔案室查閱。凡以盈利為目的的社會(huì)中介機(jī)構(gòu)或人員來查閱檔案的，檔案室一律不予接洽，并不得向其提供有關(guān)信息、資料。七、借閱人員應(yīng)親自將檔案材料交還檔案室，經(jīng)檔案管理人員檢查無誤后，辦理注銷登記。八、檔案人員出差或調(diào)動(dòng)工作時(shí)應(yīng)將所借閱的檔案資料及時(shí)歸還；如已調(diào)動(dòng)工作，借閱手續(xù)未清，由原部門負(fù)責(zé)追還。九、任何人不得隨意增加或抽調(diào)已歸檔的檔案材料，必

7、須保證借出的檔案完整、清潔。不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損、涂改檔案；未經(jīng)許可，嚴(yán)禁復(fù)印。十、借閱人不得而私自翻查檔案卷宗，應(yīng)在檔案管理人員指引下調(diào)閱。附：檔案的密級(jí)分類及分類標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案的價(jià)值，將檔案分為絕密、機(jī)密、秘密、內(nèi)部、公開五級(jí)；1、絕密級(jí)檔案：直接影響公司權(quán)益的重要決策文件資料；2、機(jī)密級(jí)檔案：屬于公司最重要的信息，如泄露會(huì)使公司的利益受到嚴(yán)重的損害，包括：財(cái)務(wù)部門文件、統(tǒng)計(jì)資料、資金動(dòng)態(tài)、公司規(guī)劃、經(jīng)營(yíng)情況、重要合同協(xié)議、中高層領(lǐng)導(dǎo)人事檔案以及其他需保守機(jī)密的重大事項(xiàng)。3、秘密級(jí)檔案：公司重要的信息，泄露會(huì)使公司利益遭到嚴(yán)重?fù)p害，包括：公司中層以上員工人事檔案，部門經(jīng)理辦公會(huì)議記錄，

8、職能部門掌握的信息，及其他尚未進(jìn)入市場(chǎng)的或尚未公開的各類信息和需保密的事項(xiàng)。4、內(nèi)部級(jí)檔案：公司內(nèi)部文件、資料，對(duì)外公開不會(huì)對(duì)公司利益造成損害，但此類文件未經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不許對(duì)外查（借）閱。5、公開檔案：公司宣傳等文件和資料，對(duì)外公開有利于提升公司的形象和利益。五、TCL地產(chǎn)檔案鑒定銷毀制度一、檔案鑒定是一項(xiàng)嚴(yán)密的、科學(xué)性很強(qiáng)的工作，因此必須嚴(yán)格按照制度，全面地、正確地判斷檔案的存毀。二、鑒定工作由公司領(lǐng)導(dǎo)、文件形成部門人員或?qū)I(yè)技術(shù)鑒定人員和檔案管理人員組成鑒定小組，直接對(duì)檔案價(jià)值進(jìn)行鑒定，并寫出鑒定報(bào)告或鑒定意見，由小組負(fù)責(zé)人簽名，注明鑒定時(shí)間。三、檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)庫存檔案進(jìn)行鑒定

9、，對(duì)已超過保管期限，確無保存價(jià)值的檔案，提出存、毀意見。四、鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不明確、不完整、鑒定小組應(yīng)及時(shí)責(zé)成有關(guān)部門和人員負(fù)責(zé)修改、補(bǔ)充。五、鑒定工作必須在公司主管檔案工作負(fù)責(zé)人的主持下，由鑒定小組寫好銷毀工作報(bào)告并登記造冊(cè)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可銷毀。六、銷毀檔案必須注意做好保密工作。銷毀時(shí)，應(yīng)指定兩人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，監(jiān)銷人要在檔案目錄上簽字。七、檔案鑒定銷毀報(bào)告和銷毀清單由檔案管理部門存檔備查。六、TCL地產(chǎn)檔案管理人員崗位責(zé)任制一、貫徹執(zhí)行黨和國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)，負(fù)責(zé)制定本公司檔案工作的各項(xiàng)管理制度，遵守檔案管理的有關(guān)法規(guī)、制度、嚴(yán)守保密原則。二、熱愛檔案工作，熟悉檔案業(yè)務(wù)，了解本公司的

10、歷史情況和現(xiàn)狀，做好各類檔案分類編號(hào)和上架排列工作，編制各類檔案目錄，認(rèn)真做好登記、統(tǒng)計(jì)工作。三、不斷改進(jìn)服務(wù)，努力提高工作效率和工作質(zhì)量。定期向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案工作情況，及時(shí)提出改進(jìn)意見和措施。四、負(fù)責(zé)公司全部歸檔檔案的鑒定、整理、保管、使用，并對(duì)公司其他部門和員工的檔案歸檔工作及檔案制度情況實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)。五、負(fù)責(zé)對(duì)本公司各類編研資料的整理、編寫工作。為各項(xiàng)工作提供查詢利用服務(wù)。六、保證檔案的安全，防止檔案丟失、泄密，做好檔案室的防火、防盜、防潮、防蟲、防光等工作。七、檔案管理人員因工作需要變動(dòng)時(shí)，必須辦理交接手續(xù)，移交庫存檔案清單，交接手續(xù)由監(jiān)交人、移交人和接收人共完成，并在移交清單上簽字，移交記錄長(zhǎng)期保存。七、檔案管理相關(guān)表格（一）文件歸檔登記表文件名稱文件編號(hào)文件總頁數(shù)歸檔編號(hào)歸檔存放處保密等級(jí)保管期限說明：歸檔時(shí)間送交人接收人修改變更記錄修改日期更改單號(hào)送交人接收人存檔變更記錄（二）受控文件清單文件編號(hào)文件名稱發(fā)行日期最新版號(hào)發(fā)放部門舊版收回記錄（三）歸檔案卷目錄卷宗號(hào)： 目錄號(hào)： 部門：案卷順序號(hào)立卷類目號(hào)案卷標(biāo)題起止日期卷內(nèi)張數(shù)保管期限備注（四）檔案內(nèi)容登記表類號(hào)： 件號(hào)/卷號(hào)內(nèi) 容備 注（五）文件(機(jī)密)保管備查簿類別： No. 歸檔日期原文件編號(hào)內(nèi)容摘要經(jīng)辦部門檔號(hào)預(yù)定保存期限份數(shù)注副本影本（六）檔案催還單 同志：