采購(gòu)部工作手冊(cè)

1、泉州迎賓館簡(jiǎn)介泉州迎賓館是一家集政府接待、餐飲、住宿、商務(wù)、會(huì)議、休閑為一體的綜合性接待賓館。賓館位于海上絲綢之路起點(diǎn)、光明之城泉州通港東街168號(hào)，處于泉州灣濱海城市新區(qū)的核心地帶，背枕國(guó)家重點(diǎn)風(fēng)景名勝區(qū)清源山，東臨500多公頃的泉州國(guó)家森林公園，南看泉州晉江大橋、東海灣，與市政府新行政服務(wù)中心近在咫尺。泉州迎賓館總占地近千畝，建筑面積約10萬(wàn)平方米，賓館外觀為古典紅瓦白墻的閩南式建筑風(fēng)格，由迎賓樓、四棟國(guó)賓接待樓宇及體育運(yùn)動(dòng)中心依山傍水而建。迎賓館距市中心僅4公里、到泉州機(jī)場(chǎng)15公里，交通極為便捷。泉州迎賓館自2008年8月1日開(kāi)業(yè)以來(lái)，以“和諧山水 真情歲月”為理念，用其完善的設(shè)施和卓越

2、的服務(wù)品質(zhì)與周?chē)那嗌骄G水融為一體，現(xiàn)已成功接待了國(guó)務(wù)院總理溫家寶、全國(guó)政協(xié)副主席王鋼、前國(guó)務(wù)院副總理吳儀、參加第六屆全國(guó)農(nóng)民運(yùn)動(dòng)會(huì)各省市代表團(tuán)等多位國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)及廣大賓客，取得廣泛贊譽(yù)，滿意度達(dá)到98%，成為政要、商旅人士理想的應(yīng)酬居停之所。泉州迎賓館委托全國(guó)知名酒店管理公司金陵酒店管理公司進(jìn)行全權(quán)管理，賓館的經(jīng)營(yíng)目標(biāo)除政府各項(xiàng)公務(wù)接待外，結(jié)合自身特點(diǎn)調(diào)整產(chǎn)品和服務(wù)，通過(guò)提供個(gè)性化、特色化和專(zhuān)業(yè)化產(chǎn)品和服務(wù)，招徠更多會(huì)議、度假、商務(wù)等客源。附：迎賓館組織結(jié)構(gòu)圖總經(jīng)理室總經(jīng)理辦公室市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)部前廳部餐飲部客房部康體部娛樂(lè)部高爾夫部人力資源部財(cái)務(wù)部工程部安全部采購(gòu)部第十二章 采購(gòu)部目錄第一章 采購(gòu)、概

3、述3第二節(jié) 崗位職責(zé)4第三節(jié) 程序標(biāo)準(zhǔn)9第四節(jié) 管理制度12第五節(jié) 工作表格17第十二章 采購(gòu)部第一節(jié)概述采購(gòu)部是負(fù)責(zé)酒店采購(gòu)工作的職能部門(mén)。采購(gòu)部在酒店統(tǒng)管理下，根據(jù)實(shí)際工作要求，適時(shí)、適量、適價(jià)、經(jīng)濟(jì)合理地采購(gòu)各部門(mén)所需要的物品，確保酒店經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的正常進(jìn)行。 采購(gòu)部的采購(gòu)工作，必須嚴(yán)格執(zhí)行酒店的采購(gòu)制度，嚴(yán)格按照采購(gòu)程序辦理，確保所采購(gòu)物品的數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)格和交貨期符合要求，并嚴(yán)格控制采購(gòu)成本。采購(gòu)部員工必須樹(shù)立“心為酒店“的采購(gòu)供應(yīng)意識(shí)。 附：采購(gòu)部組織機(jī)構(gòu)圖采購(gòu)中心/總經(jīng)理秘書(shū)采購(gòu)員司機(jī)采購(gòu)部副經(jīng)理第二節(jié) 崗位職責(zé)一、采購(gòu)經(jīng)理1 隸屬關(guān)系1.1 直接上司：總經(jīng)理、副總經(jīng)理1.2 直接下

4、屬：采購(gòu)員2 素質(zhì)要求2.1 具有大專(zhuān)畢業(yè)學(xué)歷或同等文化程度，并受過(guò)旅游飯店物資管理專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)。2.2 掌握一門(mén)外語(yǔ)，能閱讀有關(guān)專(zhuān)業(yè)資料。2.3 從事物資管理工作5年以上，2.4 最佳年齡：30-55周歲。3 崗位職責(zé)3.1全面負(fù)責(zé)采購(gòu)部的管理和日常運(yùn)轉(zhuǎn)工作。3.2根據(jù)酒店各種物品消耗情況和市場(chǎng)供應(yīng)情況，制定合理的庫(kù)存和采購(gòu)周期，實(shí)行計(jì)劃管理相結(jié)合的原則，控制庫(kù)存資金和采購(gòu)費(fèi)用。3.3負(fù)責(zé)對(duì)員工的管理教育、業(yè)務(wù)培訓(xùn)，工作評(píng)估。3.4完成總經(jīng)理交辦的其他工作事項(xiàng)4 工作內(nèi)容4.1 參加酒店有關(guān)會(huì)議。4.1.1每周一總經(jīng)理主持的每周例會(huì)。4.1.2每月一次服務(wù)質(zhì)量分析會(huì)。4.1.3每季一次的餐飲成本

5、分析會(huì)和房務(wù)系統(tǒng)經(jīng)營(yíng)情況分析會(huì)。4.2 主持采購(gòu)部有關(guān)會(huì)議4.2.1 每周一次采購(gòu)會(huì)議。4.2.2 每半年召開(kāi)一次部門(mén)工作報(bào)告會(huì)議。4.2.3 有關(guān)突發(fā)性專(zhuān)項(xiàng)會(huì)議。4.3 每日工作4.3.1檢查當(dāng)日食品采購(gòu)種有無(wú)短缺現(xiàn)象，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取補(bǔ)救措施。4.3.2檢查物資采購(gòu)項(xiàng)目的進(jìn)度及落實(shí)情況。4.3.3審閱市場(chǎng)價(jià)格調(diào)查表，控制采購(gòu)價(jià)格、質(zhì)量。4.3.4審閱采購(gòu)申請(qǐng)單。4.3.5審核采購(gòu)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單和進(jìn)貨付款申請(qǐng)。4.4 根據(jù)市場(chǎng)調(diào)查信息、采購(gòu)周期、消耗情況，調(diào)整和完善采購(gòu)供應(yīng)計(jì)劃。4.5 定期進(jìn)行工作總結(jié)4.5.1每月底總結(jié)部門(mén)各項(xiàng)工作任務(wù)完成情況，分析存貨狀況及原因，并與各部門(mén)協(xié)調(diào)，4.5.2每

6、年末進(jìn)行年度工作總結(jié)，對(duì)員工及各班組工作進(jìn)行考核評(píng)估。五、采購(gòu)員1 隸屬關(guān)系1.1 直接上司：采購(gòu)經(jīng)理1.2 直接下屬：2 素質(zhì)要求2.1具有高中畢業(yè)學(xué)歷或同等文化程度，了解經(jīng)濟(jì)合同法、衛(wèi)生防疫知識(shí)、酒店食品和物資鐵使用要求、質(zhì)量屬性、鑒別方法、運(yùn)輸及保管要求。2.2 能看懂進(jìn)口物資(食品)的英文標(biāo)識(shí)及說(shuō)明。2.3從事酒店食品、物資保管工作或烹飪、服務(wù)工作3逐步形成以上。2.4最佳年齡：25-50周歲。3 崗位職責(zé)3.1負(fù)責(zé)各類(lèi)食品、物資的詢價(jià)、市場(chǎng)調(diào)查，開(kāi)辟供貨渠道，收信新產(chǎn)品信息，努力降低采購(gòu)費(fèi)用和成本。3.2選擇價(jià)格合理，品質(zhì)優(yōu)良、交貨及時(shí)、符合衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)、有生產(chǎn)期、保質(zhì)期和中文標(biāo)識(shí)的商品

7、，填寫(xiě)“詢價(jià)采購(gòu)分析表”交經(jīng)理審批。3.3根據(jù)經(jīng)理確定的采購(gòu)方案和審批過(guò)的采購(gòu)申請(qǐng)單，完成采購(gòu)任務(wù)。3.3.1直撥食品、水產(chǎn)、蔬菜、水果的采購(gòu)。3.3.1.A調(diào)查了解當(dāng)日水產(chǎn)、蔬菜、水果等的市場(chǎng)價(jià)格填寫(xiě)價(jià)格表。3.3.1.B對(duì)照三農(nóng)以上供應(yīng)商的報(bào)價(jià)單，選擇價(jià)格合理的供應(yīng)商。3.3.1.C每天上午收貨，查驗(yàn)質(zhì)量、規(guī)格、價(jià)格、數(shù)量等，對(duì)于應(yīng)到而未到的食品及時(shí)向領(lǐng)班匯報(bào)，防止脫脫貨。3.3.1.D及時(shí)完成領(lǐng)班分配的應(yīng)急食品采購(gòu)任務(wù)。3.3.2現(xiàn)貨物資采購(gòu)3.3.2.A可從市場(chǎng)直接采購(gòu)的日常用品，必須在7天之內(nèi)購(gòu)進(jìn)。3.3.2.B數(shù)量少、金額小的物品可從市場(chǎng)上直接采購(gòu)。3.3.2.C 核定供應(yīng)商的供貨

8、質(zhì)量、價(jià)格，通知供應(yīng)商供貨。3.3.3入庫(kù)食品和期貨資的采購(gòu)3.3.3.A進(jìn)口食品采購(gòu)必須在60天內(nèi)完成，外埠食品采購(gòu)必須在30天內(nèi)完成，本市現(xiàn)貨食品采購(gòu)必須在7天內(nèi)完成。3.3.3.B進(jìn)口物資采購(gòu)必須在2-4個(gè)月內(nèi)完成，定制物品采購(gòu)必須在1-3個(gè)月內(nèi)完成。3.3.3.C對(duì)供應(yīng)商的供貨能力、貨物質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)、生產(chǎn)期、保質(zhì)期、進(jìn)口中文標(biāo)識(shí)等進(jìn)行調(diào)查，分析比較，選擇供應(yīng)商，報(bào)經(jīng)理審核。3.3.3.D數(shù)量多、金額大、珍品、新品、定制產(chǎn)品的定貨業(yè)務(wù)洽談要請(qǐng)經(jīng)理一道參加。3.3.3.E定貨合同文本交經(jīng)理審核簽字，并加蓋合同專(zhuān)用單后交秘書(shū)存檔。3.3.3.F督促供應(yīng)商按質(zhì)、按期交貨、確保供

9、應(yīng)。3.4到店貨物的驗(yàn)收3.4.1采購(gòu)的食品、物資到貨后，根據(jù)合同條款，封樣的要求進(jìn)行驗(yàn)收，嚴(yán)格把關(guān)，堅(jiān)決拒收不合格的食品、物資，并向領(lǐng)班、經(jīng)理匯報(bào)，采取措施，防止脫貨。3.4.2將驗(yàn)收合格的食品、物資交財(cái)務(wù)部驗(yàn)貨組驗(yàn)收，并在發(fā)票上加蓋驗(yàn)收合格章，如果出現(xiàn)問(wèn)題，須查清原因，立即匯報(bào)。3.4.3將驗(yàn)貨組收合格的直撥食品點(diǎn)交各分點(diǎn)廚師長(zhǎng)驗(yàn)收，并在直撥單上簽字。3.4.4將驗(yàn)貨組驗(yàn)收合格的入庫(kù)食品和物資交保管員驗(yàn)收，辦理入庫(kù)手續(xù)。3.4.5將到貨食品、物資的發(fā)票、入庫(kù)單或直抗逆性 交經(jīng)理審核、簽字后，去財(cái)務(wù)部辦理報(bào)銷(xiāo)、結(jié)帳手續(xù)。3.4.6認(rèn)真做好新品選樣、打樣工作。3.4.7開(kāi)辟市場(chǎng)供貨渠道，了解業(yè)

10、務(wù)信息，努力降低采購(gòu)費(fèi)用和成本。3.4.8主動(dòng)與保管員聯(lián)系，了解庫(kù)存情況，確保供應(yīng)，防止積壓。六、辦公室秘書(shū)1 隸屬關(guān)系 1.1直接上司：經(jīng)理1.2直接下屬： 2 崗位提要2.1在經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)下，撰寫(xiě)、審核酒店各類(lèi)應(yīng)用文稿，辦理辦公室內(nèi)部日常事務(wù)，負(fù)責(zé)酒店文印、文書(shū)檔案管理工作。3 素質(zhì)要求3.1 具有高中以上學(xué)歷或同等文化程序。 3.2 能熟練使用電腦、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)等辦公設(shè)備。3.3 熟悉酒店業(yè)務(wù)，掌握酒店的各項(xiàng)規(guī)章制度及服務(wù)的規(guī)格水平。3.4 具有嚴(yán)肅認(rèn)真、積極主動(dòng)的工作態(tài)度和嚴(yán)格的組織紀(jì)律性。3.5最佳年齡：2545周歲。4 崗位職責(zé)4.1按規(guī)定出席經(jīng)理主持的會(huì)議，并作會(huì)議記錄和紀(jì)要。4.

11、2草擬各類(lèi)通知、報(bào)告、總結(jié)、計(jì)劃、簡(jiǎn)報(bào)、講話稿等。4.3 收發(fā)、保管各類(lèi)文件。4.4 接待來(lái)訪客人、轉(zhuǎn)接電話。4.5 完成經(jīng)理、辦公室交辦的其他事項(xiàng)。5 工作內(nèi)容 5.1每日做好有關(guān)會(huì)議記錄。5.2做好酒店內(nèi)部各類(lèi)文件和有關(guān)采購(gòu)申請(qǐng)、合同等資料的整理、歸檔工作。5.3收取各類(lèi)報(bào)表和文件，整理后送經(jīng)理室。5.4協(xié)助上司做好與各部門(mén)的聯(lián)系工作。5.5負(fù)責(zé)部門(mén)員工的考勤工作。5.6整理每天的采購(gòu)單和收據(jù)，核對(duì)供貨商的送貨結(jié)帳情況等，及時(shí)匯報(bào)給上司采購(gòu)單到貨情況。5.7 保管部門(mén)印章，依據(jù)主任指令，為有關(guān)文件、證明加蓋印章。5.8 完成經(jīng)理及辦公室交辦的其他事項(xiàng)。七、駕駛員1 隸屬關(guān)系 1.1直接上司

12、：經(jīng)理1.2直接下屬： 2 崗位提要2.1保證經(jīng)理和采購(gòu)用車(chē)的準(zhǔn)時(shí)、安全。3 素質(zhì)要求3.1 具有高中畢業(yè)文化程度。 3.2 能熟練掌握辦公室各種車(chē)型駕駛的技巧和一般故障的排除方法。3.3 具有安全行車(chē)十萬(wàn)公里的記錄。3.4 工作嚴(yán)肅認(rèn)真、積極主動(dòng)、吃苦耐勞，組織紀(jì)律性強(qiáng)。3.5最佳年齡：2545周歲。4 崗位職責(zé)4.1遵守交通法規(guī)、按章駕車(chē)，確保安全行車(chē)無(wú)事故。4.2對(duì)駕駛的車(chē)輛勤檢勤修，出車(chē)前后主動(dòng)擦洗車(chē)輛，始終保持車(chē)輛完好狀態(tài)。4.3 完成總經(jīng)理辦公室主任下達(dá)的各項(xiàng)任務(wù)。5 工作內(nèi)容 5.1每日檢查車(chē)輛的安全、衛(wèi)生狀況，不帶病出車(chē)。第三節(jié) 工作程序1 一、采購(gòu)報(bào)價(jià)、確認(rèn)程序工作程序工作標(biāo)

13、準(zhǔn)1、采購(gòu)部門(mén)按照采購(gòu)申請(qǐng)單的要求、編號(hào)、登記分派給具體經(jīng)辦的采購(gòu)員。2、采購(gòu)員收到申購(gòu)單后，在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)提供三家以上的供貨商的地址、電話、報(bào)價(jià)單3、采購(gòu)經(jīng)理根據(jù)采購(gòu)員提供的供應(yīng)商資料，確定最低價(jià)格的供應(yīng)商4、鮮活食品每十天進(jìn)行一次定價(jià)，每個(gè)供應(yīng)商應(yīng)先報(bào)價(jià).采購(gòu)、成本控制分別派人對(duì)市場(chǎng)調(diào)查，5、提供書(shū)面價(jià)格資料，最后由財(cái)務(wù)、餐飲、采購(gòu)共同確定價(jià)格6、對(duì)于新品種除按正常的采購(gòu)申報(bào)外，還須提供樣品、試驗(yàn)報(bào)告，經(jīng)總經(jīng)理授權(quán)確認(rèn)后，方可洽談7、工程改造、裝修經(jīng)審批立項(xiàng)后，由專(zhuān)人負(fù)責(zé)選擇推薦施工單位并提供兩家以上報(bào)價(jià)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行1、堅(jiān)持先報(bào)價(jià)確認(rèn)，后采購(gòu)物資2、貨比三家、價(jià)比三家、從優(yōu)選擇二、采

14、購(gòu)報(bào)銷(xiāo)付款程序工作程序工作標(biāo)準(zhǔn)1、采購(gòu)員應(yīng)熟悉銀行結(jié)算辦法，了解各種票據(jù)及結(jié)算方法的特點(diǎn)和適用范圍2、每筆開(kāi)支在100元（含100元）以上的購(gòu)貨，付款時(shí)應(yīng)使用轉(zhuǎn)賬結(jié)算.不足100元的可支付現(xiàn)款3、使用轉(zhuǎn)賬支票付款時(shí)，采購(gòu)員應(yīng)向供貨單位取得準(zhǔn)確付款數(shù)，由出納員填制支票，交采購(gòu)員與對(duì)方結(jié)算4、凡在外地訂購(gòu)的物資，均需向銀行辦理委托付款或匯款支付，不得支付現(xiàn)金，不得從郵局匯款5、采購(gòu)員付款應(yīng)將經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)的證明交給出納員，以便付款三、采購(gòu)審批程序工作程序工作標(biāo)準(zhǔn)1、使用部門(mén)的采購(gòu)申請(qǐng)必須經(jīng)部門(mén)經(jīng)理簽字審批后，報(bào)采購(gòu)部門(mén)2、采購(gòu)組接到各類(lèi)申請(qǐng)單，在完成報(bào)價(jià)后，經(jīng)采購(gòu)經(jīng)理審批簽字再報(bào)財(cái)務(wù)部3、財(cái)務(wù)部經(jīng)理接到

15、申請(qǐng)單后審查價(jià)格，并根據(jù)庫(kù)存、預(yù)算等情況簽批。4、財(cái)務(wù)部經(jīng)理審批后，報(bào)總經(jīng)理審批，然后再到采購(gòu)部門(mén)進(jìn)行采購(gòu)5、酒店對(duì)外簽定的各類(lèi)合同，應(yīng)逐層審批，并將推薦的供應(yīng)商的書(shū)面報(bào)價(jià)單以及合同文本附后6、緊急采購(gòu)的物品，使用部門(mén)必須書(shū)面報(bào)告，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可先購(gòu)買(mǎi)，后補(bǔ)辦有關(guān)手續(xù)1、所有采購(gòu)申請(qǐng)必須逐級(jí)審批簽字2、特殊情況下，零星購(gòu)買(mǎi)先采購(gòu)后補(bǔ)辦手續(xù)四、采購(gòu)物品的結(jié)算程序工作程序工作標(biāo)準(zhǔn)1、市內(nèi)采購(gòu)物品在規(guī)定結(jié)算金額以上的領(lǐng)取轉(zhuǎn)帳支票，規(guī)定結(jié)算金額以下的領(lǐng)取現(xiàn)金2、采購(gòu)員辦理結(jié)算時(shí)需提供發(fā)票、驗(yàn)收單、入庫(kù)單，連同領(lǐng)用支票的存根到財(cái)務(wù)部報(bào)帳3、采購(gòu)員領(lǐng)取現(xiàn)金和支票應(yīng)先填寫(xiě)“現(xiàn)金申請(qǐng)單”“支票申請(qǐng)單”，

16、經(jīng)采購(gòu)主管、財(cái)務(wù)部經(jīng)理批準(zhǔn)后方可領(lǐng)用5、外埠采購(gòu)的結(jié)算由采購(gòu)員憑采購(gòu)單、送貨單、驗(yàn)收單、發(fā)票到財(cái)務(wù)部辦理匯款手續(xù)6、按合同規(guī)定付款須填寫(xiě)訂貨合同用款申請(qǐng)表，填列標(biāo)的、合同總價(jià)、需要付款的數(shù)額，并將合同及“采購(gòu)單”附后7、一切物品的結(jié)算必須通過(guò)采購(gòu)統(tǒng)一結(jié)算，財(cái)務(wù)部根據(jù)資金狀況，安排付款1、一切采購(gòu)物資統(tǒng)一由采購(gòu)組辦理結(jié)算手續(xù)2、憑證必須齊全3、一切采購(gòu)物資統(tǒng)一由采購(gòu)組辦理結(jié)算手續(xù)第四節(jié) 采購(gòu)管理制度1 采購(gòu)計(jì)劃制度：1.1由酒店各部門(mén)根據(jù)每年物資的消耗率、損耗率和對(duì)第二年的預(yù)測(cè)，在每年年底編制采購(gòu)計(jì)劃和預(yù)算報(bào)財(cái)務(wù)部審核。1.2計(jì)劃外采購(gòu)或臨時(shí)增加的項(xiàng)目，并制定計(jì)劃或報(bào)告財(cái)務(wù)部審核。1.3采購(gòu)計(jì)劃

17、一式四份，自存一份，其它三份交財(cái)務(wù)部。2 審批采購(gòu)制度：2.1財(cái)務(wù)部將各部門(mén)的采購(gòu)計(jì)劃和報(bào)告匯總，并進(jìn)行審核2.2財(cái)務(wù)部根據(jù)酒店本年的營(yíng)業(yè)實(shí)績(jī)、物資的消耗和損耗率、第二年的營(yíng)業(yè)指標(biāo)及營(yíng)業(yè)預(yù)測(cè)3做3 采購(gòu)物資的預(yù)算制度：3.1將匯總的采購(gòu)計(jì)劃和預(yù)算報(bào)總經(jīng)理審批。3.2經(jīng)批準(zhǔn)的采購(gòu)計(jì)劃交財(cái)務(wù)總監(jiān)監(jiān)督實(shí)施，對(duì)計(jì)劃外未經(jīng)批準(zhǔn)的采購(gòu)要求，財(cái)務(wù)部有權(quán)拒絕付款。4 物資采購(gòu)制度：4.1采購(gòu)員根據(jù)核準(zhǔn)的采購(gòu)計(jì)劃，按照物品的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、單位適時(shí)進(jìn)行采購(gòu)，以保證及時(shí)供應(yīng)。4.2大宗用品或長(zhǎng)期需用的物資，根據(jù)核準(zhǔn)的計(jì)劃可向有關(guān)的工廠、酒店、商店簽訂長(zhǎng)期的供貨協(xié)議，以保證物品的質(zhì)量、數(shù)量、規(guī)格、品種和供貨

18、要求。4.3餐飲部用的食品、餐料、油味料、酒、飲品等等，由行政總廚、大廚或宴會(huì)部下單采購(gòu)部，采購(gòu)人員要按計(jì)劃或下單進(jìn)行采購(gòu)，以保證供應(yīng)。4.4計(jì)劃外和臨時(shí)少量急需品，經(jīng)董事會(huì)或總經(jīng)理室授權(quán)有關(guān)部門(mén)經(jīng)理批準(zhǔn)后可進(jìn)行采購(gòu)，以保證需用。5 物資驗(yàn)收入庫(kù)制度：5.1無(wú)論是直拔還是入庫(kù)的采購(gòu)物資都必須經(jīng)倉(cāng)管員驗(yàn)收5.2倉(cāng)管員驗(yàn)收是根據(jù)訂貨的樣板，按質(zhì)按量對(duì)發(fā)票驗(yàn)收。驗(yàn)收完后要在發(fā)票上簽名或發(fā)給驗(yàn)收單，然后需直撥的按手續(xù)直撥，需入庫(kù)的按規(guī)定入庫(kù)。以采購(gòu)計(jì)劃或申購(gòu)單為依據(jù)。6 報(bào)銷(xiāo)及付款制度：6.1采購(gòu)員報(bào)銷(xiāo)必須憑驗(yàn)收員簽字的發(fā)票連同驗(yàn)收單，經(jīng)出納審核是否經(jīng)批準(zhǔn)或在計(jì)劃預(yù)內(nèi)，經(jīng)財(cái)務(wù)總監(jiān)及董事會(huì)相關(guān)人員核準(zhǔn)后

19、方可給予報(bào)銷(xiāo)。7 采購(gòu)部業(yè)務(wù)操作制度7.1按使用部門(mén)的要求和采購(gòu)申請(qǐng)表，多方詢價(jià)、選擇，填寫(xiě)價(jià)格、質(zhì)量及供方的調(diào)查表7.2向分管領(lǐng)導(dǎo)呈報(bào)調(diào)查表，匯報(bào)詢價(jià)情況，經(jīng)審核后確定最佳采購(gòu)方案7.3在經(jīng)理安排下，按聯(lián)合確定的采購(gòu)方案著手采購(gòu)7.4按酒店及本部門(mén)制定的工作程序，完成現(xiàn)貨采購(gòu)和期貨采購(gòu)7.5貨物驗(yàn)收時(shí)出現(xiàn)的各種問(wèn)題，應(yīng)即時(shí)查清原因，并向主管匯報(bào)7.6貨物驗(yàn)收后，將貨物送倉(cāng)庫(kù)驗(yàn)收、入庫(kù)，辦理相關(guān)的入庫(kù)手續(xù)。7.7將到貨的品種、數(shù)量和付款情況報(bào)告給有關(guān)部門(mén)，同時(shí)附上采購(gòu)申請(qǐng)單或經(jīng)銷(xiāo)合同。7.8將貨物采購(gòu)申請(qǐng)單、發(fā)票、入庫(kù)單或采購(gòu)合同一并交財(cái)務(wù)部校對(duì)審核，并辦理報(bào)銷(xiāo)或結(jié)算手續(xù)。8 物品、原材料采購(gòu)

20、制度：8.1物品庫(kù)存量應(yīng)根據(jù)酒店貨源渠道的特點(diǎn)，以掌握在一個(gè)季度銷(xiāo)售量的一倍庫(kù)存量為宜。材料存量應(yīng)以兩月使用量為限，物料及備用品庫(kù)存量不得超過(guò)三個(gè)月的用量。8.2堅(jiān)持“貨比三家，價(jià)比三家，就近采購(gòu)”原則。8.3計(jì)劃外采購(gòu)或特殊、急用物品的采購(gòu)，各部門(mén)知會(huì)財(cái)務(wù)部并報(bào)總經(jīng)理審批同意后，方可采購(gòu)。8.4凡購(gòu)進(jìn)物料，尤其是定制品，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)堅(jiān)持先取樣品，征得使用部門(mén)同意后，報(bào)經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核后方可進(jìn)行定制或采購(gòu)。8.5高額進(jìn)貨和長(zhǎng)期定貨，均應(yīng)通過(guò)簽訂合同的辦法進(jìn)行。8.6凡不按上述規(guī)定采購(gòu)者，財(cái)務(wù)部以及業(yè)務(wù)部門(mén)的財(cái)會(huì)人員，應(yīng)一律拒絕支付，并上報(bào)給總經(jīng)理處理。9 食品采購(gòu)管理制度：9.1由倉(cāng)庫(kù)部根據(jù)餐飲部

21、門(mén)需要、訂出各類(lèi)正常庫(kù)存貨物的月使用量，制定月度采購(gòu)計(jì)劃一式四份，交財(cái)務(wù)總監(jiān)審批，然后交采購(gòu)部采購(gòu)。9.2當(dāng)采購(gòu)部接到總經(jīng)理審批同意的采購(gòu)計(jì)劃后，倉(cāng)管部、食品采購(gòu)組、采購(gòu)部經(jīng)理、總經(jīng)理室各留一份備查，由倉(cāng)管部根據(jù)食品部門(mén)的需求情況，定出各類(lèi)物資的最低庫(kù)存量和最高庫(kù)存量。9.3為提高工作效率，加強(qiáng)采購(gòu)工作的計(jì)劃性，各類(lèi)貨物采取定期補(bǔ)給的辦法。10 能源采購(gòu)管理制度：10.1酒店工程部油庫(kù)根據(jù)各類(lèi)能源的使用情況，編制各類(lèi)能源的使用量，制定出季度使用計(jì)劃和年度使用計(jì)劃。10.2制定實(shí)際采購(gòu)使用量的季度計(jì)劃和年度計(jì)劃（一式四份）交財(cái)務(wù)總監(jiān)及分管總經(jīng)理審批，同意后交采購(gòu)部按計(jì)劃采購(gòu)。10.3按照酒店設(shè)備

22、和車(chē)輛的油、氣消耗情況以及營(yíng)業(yè)狀況，定出油庫(kù)、氣庫(kù)在不同季節(jié)的最低、最高庫(kù)存量，并填寫(xiě)請(qǐng)購(gòu)單，交采購(gòu)部經(jīng)理呈報(bào)總經(jīng)理審批同意后，交能源采購(gòu)組辦理。10.4超出季節(jié)和年度使用計(jì)劃而需增加能源的請(qǐng)購(gòu)，必須另填寫(xiě)請(qǐng)購(gòu)單。10.5當(dāng)采購(gòu)部接到工程部油庫(kù)請(qǐng)購(gòu)單后，應(yīng)立即進(jìn)行報(bào)價(jià)，將請(qǐng)購(gòu)單送總經(jīng)理審批同意后，將請(qǐng)購(gòu)單其中一聯(lián)送回工程部油庫(kù)以備驗(yàn)收之用，一聯(lián)交能源采購(gòu)組。11 能源提運(yùn)管理制度11.1采購(gòu)部根據(jù)油庫(kù)請(qǐng)購(gòu)單提出的采購(gòu)能源品名、規(guī)格、數(shù)量進(jìn)行采購(gòu)。11.2采購(gòu)部將采購(gòu)能源的手續(xù)辦理好后，將有關(guān)單據(jù)、發(fā)票或隨貨同行單、提貨單、提貨單、提貨地點(diǎn)、單位地址、電話等以及辦妥提運(yùn)證后，連同填寫(xiě)委托提貨單據(jù)

23、，交油庫(kù)辦理簽收手續(xù)，便以安排提運(yùn)。11.3各類(lèi)油類(lèi)、氣類(lèi)的驗(yàn)收手續(xù)，按油庫(kù)驗(yàn)收的有關(guān)細(xì)則辦理。11.4提貨完畢，應(yīng)及時(shí)通知鐵路卸車(chē)專(zhuān)線負(fù)責(zé)人，把空車(chē)拖走。11.5驗(yàn)收情況要及時(shí)報(bào)告采購(gòu)部。12 辦公會(huì)議制度12.1經(jīng)理辦公會(huì)議（每周）會(huì)議主要內(nèi)容有：12.2通報(bào)本周各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)接待方面的工作和服務(wù)質(zhì)量情況；12.3提出下一周主要工作的安排和設(shè)想，供討論；12.4討論本周各部門(mén)呈送上來(lái)要總經(jīng)理室討論研究決定的各類(lèi)報(bào)告和有關(guān)工作；12.5與會(huì)者提出其他有關(guān)問(wèn)題；13 辦公桌椅使用管理規(guī)定13.1領(lǐng)用辦公桌椅，由部門(mén)填寫(xiě)物品領(lǐng)用單經(jīng)部門(mén)經(jīng)理簽字，報(bào)總辦批準(zhǔn)。13.2桌椅乍然損壞，經(jīng)工程部認(rèn)可，由部門(mén)填

24、單報(bào)損，至辦公室辦理更換手續(xù)。13.3未經(jīng)同意私自挪用其它部門(mén)辦公桌椅罰款100元，并限期歸還。13.4由于保管不善而損失的，酌情賠償。13.5由于使用不善損壞，視損壞程度賠償。14 文件傳閱規(guī)定14.1需傳閱的文件由總辦秘書(shū)填寫(xiě)辦文單交總辦主任簽署擬辦意見(jiàn)，分發(fā)有關(guān)方面。14.2各部門(mén)需送總經(jīng)理室審閱的文件，由部門(mén)經(jīng)理簽署后送總辦，辦公室轉(zhuǎn)呈總經(jīng)理。14.3經(jīng)總經(jīng)理批閱的文件，由總辦秘書(shū)根據(jù)批示精神下達(dá)有關(guān)部門(mén)，部門(mén)傳閱結(jié)束后，將文件送回歸檔。14.4 復(fù)印下發(fā)至部門(mén)的文件，部門(mén)閱后應(yīng)歸檔保存。14.5文件應(yīng)及時(shí)呈轉(zhuǎn)圈閱，閱后及時(shí)退還。14.6 文件傳閱，一律在工作場(chǎng)所進(jìn)行，不得隨意帶出，不

25、得任意擴(kuò)大傳閱范圍。15 印鑒使用規(guī)定15.1印鑒由采購(gòu)秘書(shū)專(zhuān)人保管，不得隨身攜帶，使用印鑒需辦理登記手續(xù)，以備查詢。15.2以酒店名義對(duì)內(nèi)、外行文用印，憑總經(jīng)理在文稿上簽字執(zhí)行。15.3 介紹信使用印簽，需由部門(mén)經(jīng)理在存根聯(lián)上簽名。15.4無(wú)存根證明信或?qū)ν獍l(fā)函，須辦理登記手續(xù)。15.5不準(zhǔn)在空白紙頁(yè)和空白介紹信上蓋印，如特殊需要，必須總經(jīng)理簽字。15.6凡不符合規(guī)定之用印者，總辦有權(quán)拒絕用印。15.7 員工要開(kāi)證明信，應(yīng)本人向部門(mén)申請(qǐng)，經(jīng)部門(mén)經(jīng)理和總辦主任同意后方可用印。15.8 如發(fā)生印鑒遺失或被私自使用事件要及時(shí)追查處理。16 采購(gòu)部辦公室保密規(guī)定16.1凡涉及國(guó)家利益、企業(yè)利益，尚未

26、公開(kāi)或不準(zhǔn)公開(kāi)的內(nèi)容均須保密。16.2秘書(shū)在領(lǐng)送文件時(shí)，須持專(zhuān)用文件袋，并且不得在路途逗留。16.3公文處理中必須嚴(yán)格執(zhí)行保密法，按照國(guó)家機(jī)關(guān)公文處理辦法辦理公文。傳達(dá)、傳閱文件須嚴(yán)格按文件規(guī)定的范圍執(zhí)行。各種文件不得帶出辦公室，文件閱后須及時(shí)退還。銷(xiāo)毀文件要進(jìn)行登記并監(jiān)督執(zhí)行。16.4接觸機(jī)密文件者應(yīng)做到“保守機(jī)密，慎之又慎”。任何人不得借工作之便將機(jī)密文件、資料帶出辦公室。16.5在接待工作中，應(yīng)嚴(yán)格遵守酒店的保密制度，不得擅自將酒店的經(jīng)營(yíng)運(yùn)轉(zhuǎn)的資料外傳。16.6文印室是機(jī)要場(chǎng)所，除辦公室有關(guān)人員外，其他人員一概謝絕入內(nèi)。第五節(jié) 工作表格款 項(xiàng) 支 付 單20 年 月 日收款單位全稱結(jié)算方式:現(xiàn)金( )轉(zhuǎn)帳( )其他( )付 款 事 由合同金額:￥ 元已付金額:￥ 元合同簽訂:是