時(shí)間管理專題講義(ppt 36頁).ppt

1、,講演人：judy晨勻,淺談時(shí)間管理,什么是時(shí)間管理?,一、時(shí)間管理不是要把所有事情做完，而是更有效的運(yùn)用時(shí)間。,時(shí)間管理的目的除了要決定你該做些什么事情之外，另一個(gè)很重要的目的也是決定什么事情不應(yīng)該做.,二、時(shí)間管理不是完全的掌控，而是降低變動(dòng)性。,時(shí)間管理最重要的功能是透過事先的規(guī)劃，作為一種提醒與指引。,為什么要進(jìn)行時(shí)間管理?,成功和不成功的人一樣，一天都只有24小時(shí)，但他們?nèi)绾卫眠@所擁有的24小時(shí) 是完全不同。,有兩個(gè)人，到非洲去考察。他們突然迷路了，正當(dāng)他們?cè)谙朐趺崔k時(shí)，突然看到一只非常兇猛的獅子朝著他們跑過來，其中一人馬上從自己的旅行袋里拿出運(yùn)動(dòng)鞋穿上。另外一人看到同伴在穿運(yùn)動(dòng)鞋

2、就搖搖頭說：“沒用啊，你怎么跑也沒有獅子跑得快。”同伴說：“嗨，你當(dāng)然不知道，在這個(gè)緊要關(guān)頭最重要的是我要跑得比你快?！?你是否有時(shí)間管理不良的征兆?,要?jiǎng)e人提醒你或者有突發(fā)事件的時(shí)候，才知道要做什么，很少能預(yù)計(jì)要做什么而先行準(zhǔn)備。 沒有月份及年度的工作計(jì)劃。 非要完成一件事后才做另一件事，無法同時(shí)進(jìn)行多項(xiàng)工作 經(jīng)?；ê芏鄷r(shí)間等待前手完成工作后，再進(jìn)行工作 心里的聲音常常對(duì)您說：“今天不做沒有關(guān)系，反正明天也能做！”你時(shí)常把工作推到最后一分鐘，然后很努力的去做完它們 每件事情都想依預(yù)定時(shí)間進(jìn)行，但每次都無法準(zhǔn)時(shí)開始、準(zhǔn)時(shí)完成，使工作無法進(jìn)行或要花更多的代價(jià)才能完成，陷于惡性循環(huán)中。,你是否有時(shí)

3、間管理不良的征兆?,每天忙于雜事、瑣事，而真正重要的工作沒有時(shí)間去做。 常常因?yàn)闇贤ú涣?、情?bào)錯(cuò)誤而使工作重新再做。 因顧慮其他的事而無法集中心力來做目前該做的事 由于隨手亂放，不得不耗費(fèi)時(shí)間四處尋找，當(dāng)需要時(shí)，無法找到重要的文件 每晚回家的時(shí)候累得精疲力竭，卻又覺得好象有什么事沒有做完？ 下班后總是覺得沒有時(shí)間鍛煉，甚至是隨便散步也沒空,時(shí)間浪費(fèi)的主要因素-自我的,企圖做的太多，同時(shí)有太多目標(biāo)，但沒有工作焦點(diǎn) 缺乏計(jì)劃，計(jì)劃或者不明確，或者缺乏優(yōu)先處理順序 做事經(jīng)常拖延，猶豫不決 缺乏進(jìn)度控制 個(gè)性無法拒絕別人 無危機(jī)管理意識(shí)，需要救火的太多 做決定太倉促，經(jīng)常變來變?nèi)?，返工太?常犯錯(cuò)，常

4、犯一樣的錯(cuò) 文件，檔案管理差 缺乏自我約束能力，比如容易發(fā)火，爭(zhēng)吵，太喜歡說話。 壓力、緊張，疲勞,時(shí)間浪費(fèi)的主要因素-環(huán)境的,電話打斷 不速之客拜訪，來訪客人太多 無效率的會(huì)議，臨時(shí)會(huì)議 過多的文件，繁瑣的程序，機(jī)械工作太多 別人的打斷干擾，同事的拖延，領(lǐng)導(dǎo)決定拖延 嘈雜的工作環(huán)境 信息不足 溝通有去無回 大家講關(guān)系，不能就事論事 辦公室士氣低 要找人時(shí)找不到 找我?guī)兔Φ娜颂?時(shí)間浪費(fèi)分析,哪些是外在（別人、環(huán)境）造成的？ 哪些是內(nèi)在（你）造成的？ 哪些外在因素是你可控制的？ 哪些內(nèi)在因素是你可消滅的？,時(shí)間管理三部曲,分析自己使用時(shí)間的方式和狀況 關(guān)鍵:訂立目標(biāo)和計(jì)劃 以行動(dòng)配合計(jì)劃,分

5、析自己使用時(shí)間的方式和狀況,一日之計(jì)在于晨 一周之計(jì)在于二、三、四 周一調(diào)整，周四期待，周六狂歡，周日睡大覺。 一年之計(jì)在于春,目的是了解自己每天工作時(shí)段的特性, 善用之,一天各個(gè)時(shí)段工作狀態(tài)表,訂立計(jì)劃-為什么要訂立計(jì)劃,建立優(yōu)先順序，按部就班，有條不紊 避免記憶失控 預(yù)測(cè)問題，防范事端于未然,計(jì)劃必須是你自己的 計(jì)劃必須切合實(shí)際 計(jì)劃必須書面形式列明 計(jì)劃必須具體而且可以衡量 計(jì)劃必須具有期限 計(jì)劃之間必須相互協(xié)調(diào),訂立計(jì)劃的原則,人生的瓶子,一位教授給學(xué)生做講座，他把一個(gè)瓶子放在桌上。接著他拿來拳頭大小的石塊，把它們一塊塊放進(jìn)去。當(dāng)石塊滿到頂部時(shí)，他問：滿了嗎？ 學(xué)生們回答：滿了！ 這時(shí)

6、教授又拿出些碎石，把它倒入瓶子中，又問道：“滿了嗎？”學(xué)生們肯定的回答“滿了”，這時(shí)教授又拿出一筒沙子，把它倒入瓶子中，沙子填滿了石塊和碎石的縫隙。 他又問：滿了嗎？ 學(xué)生不語。教授又拿起一筒水，倒入瓶子，直到水浸到瓶口。他問：我做的說明了什么？,人生的瓶子,它告訴我們，如果你不先把大石塊放進(jìn)去，你就再也沒機(jī)會(huì)把它們放進(jìn)去了。生活中總有很多瑣碎的事情分散你的精力，甚至阻礙你的成功，你能做的就是分清哪些事情是重要的石塊，哪些是沙子,不論你的時(shí)間有多緊，如果你努力，總能做更多的事？,魯迅曾經(jīng)說過：時(shí)間象海綿里的水，只要肯擠，總是有的。,但是，不能亂擠！擠著，擠著，還沒來得及讓你享受生活，你就先垮了

7、！,我們把這只瓶子的最大容量，象征著在一段時(shí)間內(nèi)，一個(gè)人的最大工作量。然后把石塊，碎石，細(xì)沙，水分別放在四個(gè)象限里面,請(qǐng)排出優(yōu)先順序,石塊,碎石,水,石塊象征著重要、但不緊急的事務(wù),碎石象征著既重要又緊急的事務(wù),細(xì)沙象征著緊急、但不重要的事務(wù),水象征著既不重要也不緊急的事務(wù),細(xì)沙,1,2,3,4,重要但不緊急,既重要又緊急,既不重要也不緊急,分析平常工作中出現(xiàn)的問題,哪些需要改進(jìn),促進(jìn)公關(guān),提升技能,制定計(jì)劃，比如每個(gè)業(yè)務(wù)員接到的正常計(jì)劃，付款等等工作,碎石象征著既重要又緊急的事務(wù)，例如急件計(jì)劃，比如供應(yīng)商突然不按時(shí)到貨但現(xiàn)場(chǎng)很急等等危機(jī)、急迫的問題、或時(shí)間限制的工作,有些不俗之客的到訪 有些

8、會(huì)議要參加 有些無謂的請(qǐng)托 有些臨時(shí)的邀約,有些電話，應(yīng)酬,緊急但不重要,1,2,3,4,高效時(shí)間管理的秘密：,重要但不緊急,既重要又緊急,既不重要也不緊急,1.兵貴速戰(zhàn)速?zèng)Q 2.快刀斬亂麻,1.捨得 2.勇於拒絕,緊急但不重要,1,2,3,4,除了第四象限外，其他的做起來都不愉快,把你的重點(diǎn)放在處理第一，二象限的事情,第三，四象限的事情常常占據(jù)了我們很多時(shí)間，而且我們還引以為自豪，覺得很有成就感。其實(shí)，我們是以減少第一，二象限的事情為代價(jià)的,緊急的事情往往要優(yōu)先做到處理完畢，否則就會(huì)讓你無法做重要的事情 重要的事情往往要堅(jiān)持做到一個(gè)階段，否則就永遠(yuǎn)也做不完,重要但不緊急,既重要又緊急,既不重

9、要也不緊急,1.兵貴速戰(zhàn)速?zèng)Q 2.快刀斬亂麻,1.捨得 2.勇於拒絕,緊急但不重要,1,2,3,4,所以，每天留出固定的時(shí)間去處理重要但不緊急的事情，是保持領(lǐng)先的方法。這樣，就能掌握時(shí)間的主動(dòng)權(quán)，保持工作的平衡，減少未來可能出現(xiàn)的危機(jī),如果偏重處理石塊會(huì)不會(huì)耽誤了碎石呢？因?yàn)樗槭吘箒淼镁o急呀？而且也重要,大家再想一想，碎石是如何產(chǎn)生的，它是石塊破碎而成的，真正善于處理石塊一類事務(wù)的人，他的碎石會(huì)很少。偏重于碎石一類事務(wù)的人，他的碎石會(huì)源源不斷，這就是人無遠(yuǎn)慮必有近憂。,有關(guān)時(shí)間管理的技巧，大約可以分為高、中、低三個(gè)層次。低層次的管理技巧著重利用便條和備忘錄，在忙碌中自行調(diào)配時(shí)間和精力。中層次

10、的管理技巧強(qiáng)調(diào)行事歷與日程表，反映時(shí)間管理已注意到規(guī)劃的重要性。高層次的管理技巧講究對(duì)事務(wù)的分類處理，按輕重緩急進(jìn)行優(yōu)先解決。,總結(jié),立即行動(dòng)起來改變你的習(xí)慣,養(yǎng)成快速節(jié)奏感的習(xí)慣 養(yǎng)成做備忘錄的習(xí)慣 養(yǎng)成隨時(shí)存盤的習(xí)慣,立即行動(dòng)起來寫下的東西都是具有能量的,腦子里想想還沒有用，一定要寫出來 計(jì)劃要用紙筆寫下來才可能執(zhí)行下去 想到好的方法，一定要用筆記下來 不做重復(fù)的事情，不犯重復(fù)的錯(cuò)誤,把自己犯的錯(cuò)誤記錄下來，從錯(cuò)誤中吸取教訓(xùn) 隨身手帶筆和紙，有想法就趕緊寫下來,),立即行動(dòng)起來預(yù)測(cè)未來會(huì)發(fā)生什么，然后提前準(zhǔn)備,多數(shù)情況下，實(shí)際做事用的時(shí)間，總是比想象的要多。 養(yǎng)成超前判斷，超前行動(dòng)的習(xí)慣

11、很多時(shí)候我們明明知道未來會(huì)發(fā)生什么，可是我們過于相信車到山前必有路，是的，但可能是一條你不想走也不好走的路,),立即行動(dòng)起來隨時(shí)建立索引,你的活動(dòng)索引（工作計(jì)劃、備忘錄等） 你的資料索引（電子目錄，文件夾，郵件分類等） 你的聯(lián)系索引（供應(yīng)商聯(lián)系方式，技術(shù)員聯(lián)系方式等等） 把一切活動(dòng)和信息都結(jié)構(gòu)化，系列化，標(biāo)準(zhǔn)化,),立即行動(dòng)起來把事情至少做到80%才結(jié)束,至少要把事情做到一個(gè)無法倒退的點(diǎn)，下次再做才不至于從頭再來 有時(shí)候把事情做到80%可以放一放，一鼓作氣全部做完可能會(huì)降低你響應(yīng)其它突發(fā)事件的能力，進(jìn)而耽誤整個(gè)工作,),立即行動(dòng)起來避免拖延,為什么我們會(huì)拖延？ 不知道為什么要做 不知道從何入手

12、 不喜歡去處理 個(gè)人情緒及健康問題 缺乏獎(jiǎng)勵(lì) 找借口性 沒有迫切性 過分憂慮,改善拖延的方法,自我暗示：這個(gè)事情處理完后我就輕松了。 設(shè)立目標(biāo)，設(shè)立完成期限 找個(gè)朋友監(jiān)督自己 不要懼怕權(quán)威 自我獎(jiǎng)勵(lì),不急的事情一拖延之后往往變成緊急的事情,立即行動(dòng)起來主動(dòng)拖延,當(dāng)我們疲倦，沮喪或者憤怒的時(shí)候，如果工作需要敏銳的反應(yīng)和清晰的思考，中斷工作比勉強(qiáng)自己繼續(xù)進(jìn)行的效果要好的多。 如果我們沒有足夠的能力或者信息來完成某項(xiàng)工作，最好把它暫時(shí)擱置起來，以等待條件成熟。 當(dāng)我們有更重要的事情處理，應(yīng)該暫緩手頭的工作，按輕重緩急的次序來安排 如果你準(zhǔn)備采取某個(gè)行動(dòng)以應(yīng)付危機(jī)，卻感覺很糟，那么最好自己也暫停下來，

13、給自己更多的時(shí)間進(jìn)一步收集信息，從多方面加以考慮，說不定會(huì)柳暗花明，發(fā)現(xiàn)一條新路。,一件事情束手無策的時(shí)候，可以放置一段時(shí)間不管,時(shí)間的長短視事情性質(zhì)不同而定，但不能放置太久，不要以我正在主動(dòng)拖延為借口，逃避真正需要馬上執(zhí)行的事情，區(qū)別在于要設(shè)立最后完成期限,立即行動(dòng)起來改善工作環(huán)境,目前我們辦公室的工作環(huán)境包括三大區(qū)域：桌面,抽屜,周圍環(huán)境 桌面：辦公文具放在容易拿的地方，各就各位。保持桌面整潔，清理不必要的東西，暫時(shí)不用處理的文件放進(jìn)抽屜 抽屜：分門別類，將你要用的文件或物品放在容易找到的地方 利用文件夾來將不同的文件歸檔 除了資料不足外，否者每種文件原則上只處理一次，或回復(fù),歸檔,傳遞,

14、或扔掉 不要為了使桌面干凈而將文件往抽屜里面隨便一扔 周圍環(huán)境：充分發(fā)揮紙簍的功能，保持周圍環(huán)境清爽舒適,立即行動(dòng)起來勇敢說不,拒絕太慢反而會(huì)造成抱怨太多。 害怕冒犯某人想好借口。 要給對(duì)方的清晰的解釋。 給對(duì)方另外的選擇和建議。,你有拒絕的理由，但不必每次都要有理由。,立即行動(dòng)起來如何應(yīng)付不速之客,經(jīng)常會(huì)接到陌生供應(yīng)商的電話,比如在麻涌送貨,想順便拜訪你一下。 如有可能,引薦給另一位合適的人 如果你必須會(huì)見某人，放下你的工作之前要記下你中斷的地方。干擾結(jié)束后迅速回到原處,立即行動(dòng)起來其他,善于處理電話： 要談比較復(fù)雜的事情, 可以先將文件傳真給對(duì)方先看, 減少詳細(xì)解釋的時(shí)間 善于處理突發(fā)狀況 善于處理情緒低潮法則 善用零散的時(shí)間 避免完美主義 建立一套方法和技巧減少打擾 對(duì)不可控制的時(shí)間先行控制，并訂定處理原則 經(jīng)常清理你的郵件和通訊錄 學(xué)會(huì)錯(cuò)峰利用你的時(shí)間 例如：早上8：00到9：00這段時(shí)間，很多供應(yīng)商還沒有上班，一般是電話最少的時(shí)候，這個(gè)時(shí)候可用來整理付款單據(jù)，思考一下今天如何與某個(gè)供應(yīng)商談判，想一下你目前的工作分為幾塊？每一塊是不是還可以找到節(jié)省時(shí)間的方法？,沒有通用的時(shí)間管