公文與檔案管理.ppt

1、公文與檔案管理,第一部分：緒論, 檔 案,一、 檔案的概念與特點,檔案是指過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。,1.檔案是直接形成于社會實踐活動的原始的記錄 2.檔案是由文件有條件地轉(zhuǎn)化來的 3檔案來源廣泛，內(nèi)容豐富，形式多樣,二、檔案的劃分種類與作用,(一)文書檔案 (二)科技檔案 (三)專門檔案,因產(chǎn)生和使用領(lǐng)域不同，可分成公務(wù)檔案和私人檔案。 按時間遠(yuǎn)近，可分為歷史檔案和現(xiàn)行檔案 按政權(quán)性質(zhì)和階段不同，可分為建國后檔案、革命歷史檔案和舊政權(quán)檔案, 檔案工作,廣義

2、 ，檔案工作是指整個檔案事業(yè)，它包括檔案室工作、檔案館工作、檔案行政管理工作、檔案教育工作、檔案科學(xué)研究工作、檔案宣傳出版工作和檔案外事交往工作等。 狹義，則是指檔案業(yè)務(wù)工作，也就是人們通常所說的檔案工作，是 專指檔案室和檔案館圍繞檔案所進(jìn)行的一系列業(yè)務(wù)工作，即 用科學(xué)的原則和方法管理檔案，為社會各項事業(yè)服務(wù)的工作。,一、檔案事業(yè)的構(gòu)成,(一) 機(jī)關(guān)檔案室工作 工作任務(wù)： 第一，對本機(jī)關(guān)文書部門或業(yè)務(wù)部門文件材料的歸檔工作，進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。 第二，負(fù)責(zé)管理本機(jī)關(guān)的全部檔案，積極提供利用，為機(jī)關(guān)各項工作服務(wù)，并為黨和國家積累史料。 第三，負(fù)責(zé)對本系統(tǒng)和直屬單位的擋案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督與檢查。 分

3、為： 1文書檔案室 2科技檔案室 3聲像檔案室 4人事檔案室 5綜合檔案室 6聯(lián)合檔案室 7檔案信息中心,(二) 檔案館工作 基本任務(wù)： 第一，接收與征集具有永久和長期保存價值的檔案及有關(guān)資料，科學(xué)地進(jìn)行管理； 第二，通過多種方式，積極開展檔案資料的利用工作； 第三，參與編修史志的工作。 分為： 1.綜合性檔案館 2.專門性檔案館,機(jī)關(guān)內(nèi)部工作的組成部分 本機(jī)關(guān)的全部檔案 只在一定時期內(nèi)保管本機(jī)關(guān)形成的檔案，對于逾期的檔案，或向檔案館移交，或予以銷毀 主要為本機(jī)關(guān)提供檔案服務(wù)，一般不與外界發(fā)生關(guān)系,整個國家、地區(qū)或系統(tǒng)、專業(yè)的科學(xué)文化事業(yè)機(jī)構(gòu)。 本地區(qū)、本系統(tǒng)、本專業(yè)的檔案 黨和國家永久保管檔

4、案的基地 面向社會，提供檔案為黨和國家各項工作利用，甚至為國際友人和學(xué)者服務(wù)。,性 質(zhì) 管理范圍 保管期限 利用范圍,檔案館和機(jī)關(guān)檔案室的聯(lián)系和區(qū)別,檔案館,機(jī)關(guān)檔案室,檔案館是檔案信息的總匯， 在檔案事業(yè)中居于主導(dǎo)地位， 檔案館工作是整個檔案事業(yè) 的主體。,二、檔案業(yè)務(wù)工作的內(nèi)容,(一)檔案收集工作 (二)檔案整理工作 (三)檔案鑒定工作 (四)檔案保管工作 (五)檔案統(tǒng)計工作 (六)檔案利用工作,三、檔案工作的性質(zhì),(一)檔案工作是一項管理性的工作 (二)檔案工作是一項服務(wù)性的工作 (三)檔案工作是一項政治性的工作 (四)檔案工作是一項科學(xué)性的工作 (五)檔案工作是一項文化性的工作,四、檔

5、案工作的基本原則,檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則， 維護(hù)檔案完整與安全，便于社會各方面的利用。,五、檔案工作的幾個專門術(shù)語,(一)國家檔案全宗 國家檔案全宗又稱國家全部檔案。指歸國家所有的、由國家統(tǒng)一管理的、對國家和社會有保存價值的一切檔案財富的總和。它包括我國各個歷史時期的國家機(jī)構(gòu)、社會組織和某些個人形成的各種內(nèi)容和各種形式的檔案。,(二)全宗 全宗是由一個獨立的機(jī)關(guān)、社會組織或個人形成的全部檔案所組成的有機(jī)整體。如一個機(jī)關(guān)所形成的全部檔案可包括黨群管理、行政管理、財務(wù)管理和基建、設(shè)備、科研等方面的各種門類的檔案。一位科學(xué)家、文學(xué)家、教育家及其他知名人士，在其一生活動中形成的著作手稿、

6、講話稿、日記、文電、信函和音像材料等均屬個人全宗中的內(nèi)容。 在我國檔案科學(xué)和實際工作中，全宗是一個術(shù)語，也是一條理論和原則，即：同一全宗的檔案不能分散，不同全宗的檔案不能混雜。因為一個機(jī)關(guān)或著名人物在社會活動中形成的全部檔案，反映了這個機(jī)關(guān)或人物的歷史面貌及發(fā)展變化過程，是一個不可分割的有機(jī)整體。全宗是檔案館、室對檔案進(jìn)行日常管理的基本單位。 (三)立檔單位 立檔單位的定義是與全宗相對應(yīng)的，用一句話去概括：其檔案能夠構(gòu)成檔案全宗的機(jī)關(guān)、社會組織或者個人即稱為立檔單位。 確定一個組織機(jī)構(gòu)是不是立檔單位，它的檔案構(gòu)不構(gòu)成全宗，要根據(jù)一定的條件來分析。構(gòu)成立檔單位的主要條件有三： 第一，可以獨立行使

7、職權(quán)，并能主要以自己的名義對外單獨行文； 第二，是會計單位或經(jīng)濟(jì)核 算單位，自己可以編造預(yù)算或財 務(wù)計劃； 第三，設(shè)有管理人事的機(jī)構(gòu) 或人員，并有一定的人事任免權(quán)。, 檔案工作的歷史回顧,1、“結(jié)繩”和“刻契”是遠(yuǎn)古時代檔案的萌芽。 2、河南安陽小屯村是我國迄今發(fā)現(xiàn)的最古老的以文字記錄的檔案。 3、歷史上不同載體的檔案：甲骨檔案（刻在龜甲、獸骨）、金文檔案（刻在青銅器）、石刻檔案、簡牘檔案、縑帛檔案、紙質(zhì)檔案、聲像檔案、聲像檔案、電子檔案。 4、檔案一詞最早出現(xiàn)在“明末清初”的事情。 5、歷史上最其名的皇家檔案庫：漢代的石渠閣、蘭臺、東觀、唐代的甲庫、明代的后湖黃冊庫，清代的內(nèi)閣大庫都是著名的

8、皇家檔案庫。 6、我黨最早的檔案工作指導(dǎo)性文件：1933年春，由瞿秋白起草、經(jīng)周恩來審閱的文件處置辦法。 7、1954年11月8日，第一屆全國人大常委會第二次會議，根據(jù)總理周恩來提議，批準(zhǔn)國務(wù)院設(shè)立直屬機(jī)構(gòu)國家檔案局。 8、1952年，中央辦公廳、中組部和中宣部委托中國人民大學(xué)舉辦檔案專修班，新中國檔案高等教育由此發(fā)端。 9、1987年9月5日發(fā)布，1988年1月1日起實施的中華人民共和國檔案標(biāo)志著我國檔案工作從此走上了依法管理的軌道。,第二部分 公文管理,I 公文的概念與分類,一、公文的概念,公文，即公務(wù)文書,是國家機(jī)關(guān)及其他社會組織為處理公務(wù)、行使職權(quán)而按規(guī)范體式形成的具有法定效用的信息記

9、錄。 (一)公文是由法定作者制成的 (二)公文具有法定的權(quán)威和特定的效用 (三)公文具有法定的規(guī)范體式 (四)公文具有規(guī)定的處理程序 (五)公文與文件、文書的聯(lián)系與區(qū)別,二、公文的分類,從公文的形成與使用范圍上劃分，公文可分為通用公文與專用公文兩大類。 從公文的行文關(guān)系和運行方向上劃分，公文可分為上行文、平行文、下行文三種 從公文的機(jī)密程度和閱讀范圍上劃分，公文可分為公布公文、內(nèi)部公文、機(jī)密公文三大類。 在一個機(jī)關(guān)內(nèi)，從公文的來源和去向上劃分，公文可分為發(fā)文、收文和內(nèi)部公文三種。,(一)命令(令) (二)決定 (三)公告 (四)通告 (五)通知 (六)通報 (七)議案 (八)報告 (九)請示

10、(十)批復(fù) (十一)意見 (十二)函 (十三)會議紀(jì)要,三、常用公文文種, 公文的格式與稿本,一、公文的格式,公文的排列型式（一）,公文的排列型式（二）,公文的排列型式（三）,二、公文的稿本,(一)草稿：即公文的原始文稿，是公文撰寫人員根據(jù)機(jī)關(guān)發(fā)文意圖而草擬的公文未定稿。 (二)定稿：即已經(jīng)履行法定批準(zhǔn)程序的公文文稿，是經(jīng)過負(fù)責(zé)人簽發(fā)或經(jīng)過會議討論通過(批準(zhǔn))的最后完成稿。 (三)正本：即向受文者制發(fā)的具有法定效用的公文文本，是依據(jù)定稿并按規(guī)范格式要求制作的正式文本。 (四)存本：即與公文正本同時印制的印刷本或依照正本復(fù)制的標(biāo)準(zhǔn)樣本。 (五)副本：即公文正本的復(fù)制本或與正本同時印制的重份公文。

11、, 公文處理,一、公文處理工作 內(nèi)容包括公文辦理和公文管理兩大項，公文辦理是公文處理的前期工作。 (一)發(fā)文的辦理：包括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、校對、用印、登記、分發(fā)等程序。 (二)收文的辦理：包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦、注辦等程序。 (三)公文材料的日常收集管理與提供利用服務(wù)。 (四)公文材料的立卷歸檔、銷毀及機(jī)要文件的定期清退。 (五)其他各種有關(guān)公文處理的事務(wù)。,三、公文辦理工作程序,(一)發(fā)文辦理程序 1草擬 2審核 3簽發(fā) 4復(fù)核 5繕印 6校對 7用印 8登記 9分發(fā),(二)收文辦理程序 1簽收 2登記 3審核 4擬辦 5批辦 6承辦 7催辦 8注辦,第三部

12、分：公文整理,1、規(guī)定與1987年頒發(fā)的兩個業(yè)務(wù)文件相比有哪些主要變化？ 2、如果理解“機(jī)關(guān)文件材料”的含義：P34 3、在貫徹實施規(guī)定過程中要注意哪些問題？ 4、機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍有哪些？ 5、機(jī)關(guān)文件材料不歸檔文件包括哪些內(nèi)容？ 6、屬于永久和定期保管的檔案有哪些？ 7、規(guī)定對機(jī)關(guān)形成的人事、基建、會計及其它專門文件材料的歸檔范圍是如何規(guī)定的？,一、機(jī)關(guān)文件材料的歸檔范圍文書檔案保管期限的規(guī)定,二、公文整理方法,2公文立卷操作程序 (1)檢查、調(diào)整卷內(nèi)公文 (2)排列卷內(nèi)公文 (3)卷內(nèi)公文編號 (4)填寫卷內(nèi)公文目錄 (5)填寫卷內(nèi)備考表 (6)擬寫案卷題名 (7)填寫案卷封面,2歸檔

13、文件整理的方法 (1)修整 (2)裝訂 (3)分類 (4)排列 (5)編號 (6)編目 (7)裝盒,(一)案卷級公文整理方法 1.公文立卷方法(1)運用公文主要特征立卷 (2)運用公文主要類型立卷,(二)文件級公文整理方法,1.文件歸檔方法：運用自然件歸檔,第三部分： 檔案管理, 檔案的收集,(一) 檔案收集工作的內(nèi)容 檔案的收集工作，就是按照黨和國家的規(guī)定，通過例行的接收制度和專門征集的辦法，把分散在各機(jī)關(guān)、個人手中和散失在其他地方的檔案分別集中到各有關(guān)機(jī)關(guān)檔案室和各級各類檔案館的工作。 一是對本機(jī)關(guān)需要歸檔檔案的接收 工作。 二是對各現(xiàn)行機(jī)關(guān)和撤銷機(jī)關(guān)具有 長久保存價值的檔案的集中和 接收

14、工作。 三是對歷史檔案的接收和征集工 作。,(二) 檔案收集工作的重要性 檔案的收集工作是檔案業(yè)務(wù)工作的基礎(chǔ) 1文書檔案收集工作是文書檔案管理工作的前提和基礎(chǔ) 2文書檔案收集工作的質(zhì)量決定了文書檔案管理工作的質(zhì)量,一、檔案收集工作的內(nèi)容和重要性, 檔案的整理,文書檔案的整理工作，就是對零亂的和需要進(jìn)一步條理的檔案進(jìn)行基本的分類、排列和編目，使之組成有序體系的過程。,一、文書檔案整理工作的內(nèi)容和原則,(一)文書檔案整理工作的內(nèi)容 文書檔案的系統(tǒng)化和基本編目 (二)文書檔案整理工作的原則 1充分利用原有的整理基礎(chǔ)。 2保持文件之間的歷史聯(lián)系。 (1)文件在來源方面的聯(lián)系。 (2)文件在時間方面的聯(lián)

15、系。 (3)文件在內(nèi)容方面的聯(lián)系。 (4)文件在形式方面的聯(lián)系，指文件在種類、名 稱、載體或記錄方式等方面的聯(lián)系。 3便于保管和利用。,(二)案卷的排列 文書檔案案卷的排列就是根據(jù)一定的方法，確定每類內(nèi)案卷的前后次序和存放位置，保持案卷之間的有機(jī)聯(lián)系。 基本方法有： 1按照案卷所反映的問題或工作上的聯(lián)系排列。 2按照文件的作者、收發(fā)文機(jī)關(guān)以及文件內(nèi)容所涉及的地區(qū)排列。 3按照案卷所屬的時間順序排列。 (三)檔號的編制 1檔號編制的原則 唯一性原則。合理性原則。穩(wěn)定性原則。簡明性原則。 2檔號編制的方法 (1)全宗號的編制(2)案卷目錄號的編制(3)案卷號的編制(4)件(頁)號的編制 (四)檔案

16、檢索工具的編制 檔案檢索工具是記錄和標(biāo)識檔案的特征及存放位置，為查找檔案提供指引、依據(jù)的各種文字材料的總稱。檔案室常用的檢索工具有案卷目錄、全引目錄、專題目錄(卡片)、文號目錄與索引、人名目錄等。,1案卷目錄,案卷目錄也稱案卷名冊，是著錄案卷內(nèi)容和成分并按一定次序編排的一覽表。它是檔案室最基本的檢索工具。 案卷目錄的編制方法 根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定，案卷目錄一般應(yīng)區(qū)別不同的保管期限，分年度或混年度編制。 第一，分年度編制。將全宗內(nèi)的文書檔案逐年按保管期限編成永久、長期和短期三本案卷目錄。這種方法條理清楚，便于當(dāng)年案卷的隨時補充和調(diào)整，但形成的目錄過多，一般適用于每年形成檔案數(shù)量較多的單位。 第二，混

17、年度編制。根據(jù)案卷的數(shù)量情況，將每種保管期限的檔案每五年或十年編制一本目錄。這種方法可以減少目錄的數(shù)量，方便管理，一般較適用于檔案年形成量不大的單位。但混年度編制不便于插卷和案卷的隨時調(diào)整，因此使用這種方法時應(yīng)注意幾個問題：一是要按照分類方法的順序排列案卷，每個年度內(nèi)分類方法的順序應(yīng)基本固定；二是每本目錄中的案卷號應(yīng)用自然數(shù)列法編制，不能重復(fù)；三是案卷號不應(yīng)過長，盡量不突破四位數(shù)。,案卷目錄應(yīng)包括以下幾項內(nèi)容：案卷號、案卷標(biāo)題、卷內(nèi)文件起止日期、卷內(nèi)文件頁數(shù)、保管期限以及備注等，如下圖：,2全引目錄,全引目錄又稱案卷文件目錄，是將全宗或全宗的某一部分案卷內(nèi)的文件目錄匯編而成的檢索工具。 它的形

18、式有兩種： 一種是先列出每個案卷的案卷號、案卷標(biāo)題、起止日期、頁數(shù)、保管期限等，實際上是重抄案卷目錄的項目，然后在這個案卷條目下列出該卷的卷內(nèi)文件目錄。 另一種形式是將一部分案卷目錄與其卷內(nèi)文件目錄合訂，上面一小部分為案卷目錄，下面大部分為它們的卷內(nèi)文件目錄，在案卷目錄的備注欄內(nèi)，列出其卷內(nèi)文件目錄所在的頁次，在卷內(nèi)文件的備注欄上填上案卷號。 如下圖：,檔案的鑒定和統(tǒng)計,文書檔案的鑒定工作就是鑒別和判定文書檔案的價值，挑選有價值的檔案由檔案機(jī)構(gòu)繼續(xù)保管，剔除無保存價值的檔案予以銷毀的工作。鑒定工作直接決定檔案的存毀，是文書檔案管理中非常重要同時也是難度最大的一項工作。,(三)文書檔案鑒定工作的

19、方法和步驟 1文書檔案鑒定工作的方法 鑒定文書檔案價值的基本方法就是直接，具體地審查檔案，通常這種方法也被稱為直接鑒定法。 2文書檔案鑒定工作的步驟 第一步，在文件歸檔時確定是否屬于歸檔范圍，剔除一部分沒有保存價值的文件，由機(jī)關(guān)文書處理部門或業(yè)務(wù)部門保存一、二年后銷毀。 第二步，對歸檔文件確定其保管期限，即確定檔案的“生存期”。 第三步，到一定年限后對檔案的價值進(jìn)行復(fù)審。,二、檔案統(tǒng)計工作,檔案統(tǒng)計工作是以表冊、指標(biāo)、數(shù)字等形式揭示檔案和檔案工作有關(guān)情況的一項業(yè)務(wù)工作，包括檔案的基本登記和綜合統(tǒng)計兩部分。基本任務(wù)是對檔案和檔案工作的發(fā)展情況進(jìn)行統(tǒng)計調(diào)查和統(tǒng)計分析，提供統(tǒng)計資料，實行統(tǒng)計監(jiān)督。

20、(一)檔案統(tǒng)計工作體系 我國檔案工作的統(tǒng)計體系基本上分為四個層次： 1全國2專業(yè)系統(tǒng)3地方4檔案館、室(包括各專門檔案室)檔案工作情況統(tǒng)計 (二)檔案統(tǒng)計的內(nèi)容 1檔案數(shù)量的統(tǒng)計。 2檔案業(yè)務(wù)管理工作質(zhì)量的統(tǒng)計。 3檔案開發(fā)利用工作情況的統(tǒng)計。 4檔案工作條件的統(tǒng)計。 (三)全國檔案事業(yè)統(tǒng)計年報制度主要內(nèi)容和填寫注意事項 1填報范圍2主要內(nèi)容 3注意事項(1)統(tǒng)計數(shù)據(jù)要真實(2)統(tǒng)計數(shù)據(jù)要準(zhǔn)確(3)填寫要符合要求,檔案利用工作,檔案部門向用戶直接提供檔案，為黨和國家各項事業(yè)服務(wù)的工作，稱為檔案利用工作。, 檔案利用工作的概念,一、檔案利用工作的含義 檔案利用工作，亦稱“檔案利用服務(wù)”、“檔案提

21、供利用”，是檔案部門通過一定的方式與方法，直接提供檔案，為利用者服務(wù)的一項業(yè)務(wù)工作。 二、檔案利用工作的指導(dǎo)思想 (一)全面地為檔案用戶服務(wù) (二)及時地為檔案用戶服務(wù) (三)準(zhǔn)確地為檔案用戶服務(wù) (四)有效地為檔案用戶服務(wù) 三、檔案利用工作的意義和要求 (一)提供利用是檔案工作的根本日的 (二)利用工作對整個檔案工作的發(fā)展有決定性影響 利用工作的基本要求是： (一)明確服務(wù)方向，端正服務(wù)態(tài)度 (二)熟悉檔案，了解需要 (三)正確處理利用和保密的關(guān)系 (四)正確處理利用工作與基礎(chǔ)工作的關(guān)系 (五)注重被動服務(wù)與主動服務(wù)并舉 (六)注意掌握檔案利用效果, 檔案利用的途徑與方式,檔案利用的途徑，是

22、指檔案館室滿足檔案用戶需求的基本工 作形式。檔案利用的方法，就是檔案部門為達(dá)到迅速、準(zhǔn)確、全面、及時地滿足檔案用戶需要之目的，所采取的各種服務(wù)方式、程序和手段。 檔案利用的基本途徑，主要包括： 一是提供檔案原件。二是提供檔案復(fù)制品。三是提供檔案信息加工品。 主要介紹以下十種 一、開設(shè)閱覽室 二、檔案外借 三、制發(fā)檔案復(fù)制本 四、出具檔案證明 五、提供咨詢服務(wù) 六、印發(fā)檔案目錄 七、編寫檔案參考資料 八、舉辦檔案展覽，創(chuàng)建愛國主義教育基地 九、檔案信息上網(wǎng) 十、電子檔案利用,舉辦檔案展覽創(chuàng)建愛國主義教育基地,一、檔案展覽的作用和辦展工作的基本程序 (一)舉辦檔案展覽是普及檔案知識，宣傳檔案工作重

23、要意義的一種很好的形式 (二)舉辦檔案展覽屬于社會教育工作 (三)舉辦檔案展覽是培養(yǎng)社會公眾檔案意識的有效手段，可以廣泛發(fā)揮檔案的作用 (四)舉辦檔案展覽的基本程序 1研究確定展覽的主題、基本內(nèi)容和預(yù)期目的；2選擇、征集必要的檔案史料和輔助展品；3深入進(jìn)行展覽內(nèi)容、展品的研究，擬定展覽大綱展覽綱目，制定展覽陳列的具體方案列出全部展覽陳列品； 4進(jìn)行展覽藝術(shù)形式研究和設(shè)計；5進(jìn)行輔助展品和必要設(shè)備的設(shè)計和制作； 6進(jìn)行現(xiàn)場安裝和布置； 7展覽開展前現(xiàn)場的評估與開展的準(zhǔn)備。 二、舉辦檔案展覽，創(chuàng)建愛國主義教育基地，開展社會教育工作的意義一 (一)舉辦檔案展覽，創(chuàng)建愛國主義教育基地，開展社會教育工作

24、，是黨和政府在新的歷史時期對檔案館工作提出的新要求 (二)舉辦檔案展覽，創(chuàng)建愛國主義教育基地，開展社會教育工作，是由檔案的特點和檔案館的工作性質(zhì)決定的一項重要工作 (三)舉辦檔案展覽，創(chuàng)建愛國主義教育基地，開展社會教育工作，會整體帶動檔案館工作 三、舉辦檔案展覽，創(chuàng)建愛國主義教育基地，開展社會教育工作的方式方法 (一)突出本館特色，辦好基本陳列展覽 (二)配合形勢需要，辦好專題展覽 (三)抓住青少年的興趣特點，舉辦形式多樣的活動 (四)展覽搬出檔案館，巡回展出 (五)利用大眾媒介，擴(kuò)大展覽教育活動覆蓋面,常見檔案參考資料的編寫方法,一、大事記 大事記，就是按照時間順序，簡要地記載一定時期發(fā)生的

25、重大事件的一種參考資料。 (一)大事記的種類 1記載一個機(jī)關(guān)在一定時期內(nèi)重要活動的機(jī)關(guān)大事記。 2記載國家或一個地區(qū)在一定時期內(nèi)重大事件的國家或地區(qū)大事記。 3按照一定專題記載國家或一定地區(qū)、一個機(jī)關(guān)在一定時期內(nèi)某一方面重大事件的專題大事記。 4記載重要人物一生重要活動的個人生平大事記(通常也稱年譜)。 (二)大事記的體例和結(jié)構(gòu) 大事記一般采用編年體，以年月為經(jīng)，以事實為緯，將大事條目按時問順序排 列，以便反映同時期中大事之間的聯(lián)系。 1題名 2編輯說明 3序言 4目錄 5正文 6按語和注釋 7附錄 (三)大事記的編寫要求 1觀點正確，用材真實；2大事突出，要事不漏，小事不要；3系統(tǒng)條理，簡明

26、扼要；4大事記敘一般不加評述，觀點寓于條文之中； 5收集材料盡量廣泛，所用材料要經(jīng)過嚴(yán)格挑選，去粗取精，去偽存真； 6材料來源一般注明出處； 7建立大事記錄制度。,二、組織機(jī)構(gòu)沿革 三、全宗指南 四、統(tǒng)計數(shù)字匯集(基礎(chǔ)數(shù)字匯集) 五、專題概要 六、會議簡介 七、科技成果簡介 八、圖集 九、手冊 十、年鑒,開放檔案的含義、意義、要求和措施,一、開放檔案的含義 開放檔案是指檔案館對其所保存的檔案，除了按照國家有關(guān)保密的規(guī)定和其他有關(guān)規(guī)定需要保密或者需要控制利用的外，均須根據(jù)不同情況，分期分批地向社會開放、各機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和公民，根據(jù)工作、生產(chǎn)、建設(shè)、科學(xué)研究等方面的需要，只要履行一定手續(xù)

27、，即可利用業(yè)已開放的檔案。 二、開放檔案的意義 (一)開放檔案是現(xiàn)代社會公民民主權(quán)利的具體體現(xiàn) (二)開放檔案是現(xiàn)代檔案館自身發(fā)展的一項重大措施 (三)開放檔案可以促進(jìn)檔案館的各項業(yè)務(wù)建設(shè) 三、開放檔案的要求和措施 (一)正確處理檔案開放與控制的關(guān)系，明確開放檔案的具體范圍 (二)做好基礎(chǔ)工作，為開放檔案創(chuàng)造必要條件 (三)建立健健全開放檔案的利用管理制度 (四)通過多種形式加強開放檔案的利用服務(wù)工作 (五)做好開放檔案的公布工作 (六)加強檔案宣傳，增強社會檔案意識,第三講聲像檔案的管理,一、聲像檔案的概念和特點,(一)聲像檔案的概念 聲像檔案是指國家機(jī)構(gòu)，社會組織以及個人在社會活動中形成的

28、，有保存價值的，以音響、形象等方式記錄信息的特殊載體，并輔以文字說明的歷史記錄。 (二)聲像檔案的特點 1直觀的形象性 2收集、保管的特殊性 3是其他載體檔案的必要補充,二、聲像材料的收集歸檔,(一)聲像材料的收集工作 將分散在各部門、個人手中的具有保存價值的聲像材料，收集、集中到檔案館、室，實行統(tǒng)一管理，是聲像檔案管理的首要工作環(huán)節(jié)。 (二)聲像材料的歸檔制度 1聲像材料的歸檔范圍 聲像材料的歸檔，也要強謂“以我為主”即本單位形成的并反映本單位工作活動的聲像材料，是歸檔的重點。 2聲像材料的歸檔時間 “兩段式歸檔對間”。一是聲像材料要隨時歸檔，。二是部分聲像材料年終歸檔 3聲像材料的歸檔要求

29、 (1)歸檔的聲像材料應(yīng)力求是原底片、原件(原聲磁帶)。要盡量避免復(fù)制版或復(fù)制件。 (2)歸檔的聲像材料要齊全完整、照片歸檔時，應(yīng)同時有底片及文字說明。錄音、錄像磁帶歸檔時，也要附有簡要的文字說明。 (3)對歸檔的聲像材料要進(jìn)行選擇和鑒別。,三、聲像檔案的整理、鑒定和編目,(一)照片檔案的整理、鑒定、編目 照片檔案可以分為兩類：傳統(tǒng)的照片檔案、新型的照片檔案。傳統(tǒng)的照片檔案是指以感光材料為載體，以影像為反映方式的有保存價值的歷史記錄。新型照片檔案是指運用數(shù)碼影像技術(shù)與計算機(jī)技術(shù)形成的照片檔案。它屬于電子檔案，其形成、傳輸、存儲和利用都離不開計算機(jī)等現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備。 1照片檔案的結(jié)構(gòu) 傳統(tǒng)的照

30、片檔案是由底片、照片及文字說明構(gòu)成的。 2照片檔案的整理 照片檔案的整理，要符合國家標(biāo)準(zhǔn)照片檔案管理規(guī)范(GBT118289)的要求，即應(yīng)有利于保持照片檔案的有機(jī)聯(lián)系,有利于保管,便于為利用者提供服務(wù)。 (1)底片的整理方法、要求 對照片檔案整理，首先要進(jìn)行底片的整理，整理時要注意一個全宗的底片要單獨整理，不要分散。不同全宗的底片不要混雜。 底片分類底片排列、編號底片裝袋插冊填寫底片冊芯頁 (2)照片的整理方法、要求 照片的分類、組卷照片排列照片編號填寫照片說明填寫照片冊卷內(nèi)目錄,照片檔案卷內(nèi)目錄,(3)特殊規(guī)格的照片整理方法 這些照片往往規(guī)格幅面不一，無法插放在規(guī)范的照片冊芯頁內(nèi)。因此，這些

31、照片的整理要注意從實際出發(fā)，一般方法是： 小于照片冊芯頁的照片(約810寸)，可采用空白芯頁插放。并以每張為單元填寫文字說明。 超大，超長的照片，可裝盒或裝袋平放，但是盒內(nèi)或袋內(nèi)要有照片的編號和文字說明。 3照片檔案的鑒定 (1)照片檔案的保管期限 在同一活動中形成的照片檔案與紙質(zhì)載體檔案，其保管期限應(yīng)是一致的，因此，某些照片檔案的保管期限可以參考與之有密切聯(lián)系的紙質(zhì)載體檔案的保管期限，加以確定。 (2)照片檔案價值的鑒定方法 照片的形成年代照片反映的內(nèi)容照片的制成材料和技術(shù)質(zhì)量 4照片檔案案卷目錄的編制,(二)錄音錄像檔案的整理、編目 錄音、錄像檔案是指用專門的器械和材料，采用錄音、錄像的方

32、法，記錄下聲音和圖像的一種特殊載體的檔案。主要有：唱片檔案、磁帶錄音檔案、磁帶錄像檔案、非磁帶錄像檔案等。 1錄音、錄像檔案的整理 (1)分類：在各檔案室中，錄音和錄像檔案由于記錄形式不同、規(guī)格不同，首先要分為錄音檔案、錄像檔案兩類，不能混雜。 (2)編號：錄音錄像檔案是以盤或盒為保管單位的，編號按收集歸檔的時間順序結(jié)合內(nèi)容分別編制案卷的流水號。 (3)文字說明：錄音、錄像檔案在錄制或制作完成后，應(yīng)作必要的登記并輔以文字材料。主要是記錄磁帶形成單位、形成時間、內(nèi)容、節(jié)目時間、盤數(shù)、技術(shù)質(zhì)量、攝錄人員，檢查人員等。 文字材料是指反映磁帶內(nèi)容的文字稿、解說詞等。在進(jìn)行整理時可參考登記的內(nèi)容，填寫標(biāo)

33、簽，放入錄音、錄像檔案的盒內(nèi)，以便查閱、使用。 2錄音、錄像檔案的編目 對整理后的錄音、錄像檔案要分別編制目錄，以利于保管和利用。,錄音、錄像檔案目錄,四、聲像檔案的保管和保護(hù),1照片檔案的保管、保護(hù) (1)在照片檔案入庫前，檔案人員應(yīng)對照片、底片進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的檢查，防止受污染的照片、底片入庫。 (2)檔案人員在接觸底片時，應(yīng)戴上潔凈的手套，防止汗?jié)n污染底片。 (3)感光材料屬易燃材料，因此保存照片檔案的庫房要干燥、涼爽、嚴(yán)禁煙火，并且防光、防塵。應(yīng)有專門的檔案柜存放照片檔案。 (4)選擇和使用規(guī)范的照片檔案裝具。社會上許多相冊是不利于照片檔案管理的，在照片檔案保管中，要選擇檔案行政管理機(jī)關(guān)推

34、薦使用的照片冊和底片冊。照片冊和底片冊的存放要采用立放形式。 (5)檔案館、室應(yīng)建立照片檔案定期檢查制度，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。 2錄音錄像檔案的保管、保護(hù)。 (1)庫房要保持適宜的溫、濕度 (2)磁帶應(yīng)豎放，卷繞平整，防止帶體損壞。 (3)防塵、防光 (4)防磁 (5)加強定期復(fù)制、轉(zhuǎn)繞,五、聲像檔案的利用工作,由于聲像檔案具有真實、形象、易傳播的特點，因此它比紙質(zhì)檔案更具有生動、活潑的感染力,更能吸引眾多的利用者，有利于檔案的廣泛交流和提供利用。 聲像檔案的提供利用方式與紙質(zhì)檔案一致的是，首先離不開借閱服務(wù)和復(fù)制服務(wù)。檔案館、室應(yīng)制訂切實可行的借閱復(fù)制服務(wù)、借閱登記制度等。在日常利用中需要注意

35、的是：照片檔案的原版底片不能外借,重要內(nèi)容、珍貴的原聲磁帶，錄像原母帶不能外借。為了保護(hù)原件，應(yīng)制作復(fù)制底粗拼糯鎏峁謾 在檔案工作日漸走進(jìn)百姓生活，日漸服務(wù)于社會各方面的今天，聲像檔案利用方式更加豐富多彩，檔案的信息資源也得到了更廣泛的開發(fā)。這些方式包括： (一)利用館、室藏的聲像檔案，舉辦展覽。 (二)編輯出版照片畫冊 (三)編制圖文并茂或多媒體的檔案編研材料,第四講 會計檔案管理,會計檔案在我國歷史上可以稱得上是淵遠(yuǎn)流長了。歷史檔案中的老賬簿、老報表等，都是前人留存下來的珍貴的會計檔案。新中國成立以后，黨和政府很重視會計檔案工作，專門制發(fā)了一些辦法，規(guī)定。,一、會計檔案的概念和特點,(一)

36、會計檔案的概念 會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務(wù)報告等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。 (二)會計檔案的特點 1形成范圍廣泛 2檔案類別穩(wěn)定 3外在形式多樣,二、會計核算材料的歸檔,(一)歸檔范圍 1會計憑證 2會計賬簿 3財務(wù)報告 4其他核算材料 (二)歸檔時間 歸檔時間，是指會計機(jī)構(gòu)將會計核算材料整理后向本單位檔案機(jī)構(gòu)移交的時間。 檔案人員在執(zhí)行歸檔時間時應(yīng)該注意： 1每個單位應(yīng)明確會計檔案具體的歸檔時間。 2每年年初，會計機(jī)構(gòu)應(yīng)把上一年度的會計檔案保管清冊( 目錄)，先向檔案機(jī)構(gòu)移交份。 (三)歸檔要求 1歸檔的會計核算材料真實、準(zhǔn)確。 2會計檔案屬于專門

37、檔案，涉及法律和經(jīng)濟(jì)責(zé)任，因此移 交歸檔的會計檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊的封裝。 3. 歸檔移交會計核算材料時，會計機(jī)構(gòu)和檔案機(jī)構(gòu)要逐卷 認(rèn)真清點，嚴(yán)格交接手續(xù)，雙方簽字。,(四)電算化會計核算材料的歸檔,會計電算化是指由會計人員操作會計軟件，使用電子計算機(jī)替代人工來完成會計工作的活動。 1電算化會計核算材料的歸檔范圍主要有三部分： (1)存儲在磁性介質(zhì)或光盤上的會計核算數(shù)據(jù)。 (2)打印輸出的紙質(zhì)載體的會計核算材料(不能只保存不可見 的磁性介質(zhì)的核算數(shù)據(jù))。 (3)會計軟件的全套文檔資料以及會計軟件程序。 2電算化會計核算材料歸檔的特殊要求 (1)磁性介質(zhì)或光盤等電子文件，應(yīng)作防寫處理。 (

38、2)為了保證檔案的完整性、安全性，歸檔的會計核算數(shù)據(jù) 要進(jìn)行雙備份，即歸入檔案機(jī)構(gòu)的磁盤或光盤應(yīng)是兩套。 (3)打印輸出的紙質(zhì)載體的會計核算材料，必須有經(jīng)手人員 和會計主管人員的簽字或蓋章，以保證其真實性、準(zhǔn)確 性。 (4)打印輸出的紙質(zhì)載體核算材料，須字跡清晰，方便查閱 和利用。,三、會計檔案的整理和編目工作,(一)會計核算材料的組卷方法及案卷質(zhì)量要求 1會計憑證的組卷方法 會計憑證在各個單位，形成的數(shù)量有多有少。組卷時需要按月分開，也就是不同月份產(chǎn)生的憑證不要組合在一起。 憑證的案卷質(zhì)量要求是： (1)按記賬憑征的憑證編號順序排列，防止漏號、顛倒。 (2)記賬憑證所附的各種原始憑證(如收據(jù)

39、、發(fā)票等)要折疊貼粘整齊、規(guī)范。 (3)拆除金屬物，裝訂采用線繩或塑釘?shù)龋瑧{證的厚度一般在12厘米。 (4)裝訂后要進(jìn)行密封處理,并加蓋經(jīng)手人員章或財務(wù)專用章。 (5)填寫憑證封面要項目齊全、規(guī)范清楚，并留出檔號填寫的位置。,2會計賬簿的組卷方法,會計賬簿的組卷要注意按賬簿形成的特點，區(qū)分會計年度并把不同名稱種類的賬簿分別組卷。 會計賬簿的案卷質(zhì)量要求是： (1)各類賬簿的扉頁，反映了賬簿的應(yīng)用、交接的使用狀況，歸檔前應(yīng)按要求逐項填寫清楚。 內(nèi)容包括：單位名稱、賬簿名稱及編號、啟用日期及起止頁數(shù)、經(jīng)管人員及日期、交接記錄、會計主管人員及單位負(fù)責(zé)人的簽章等。 (2)對于訂本式賬，整理立卷應(yīng)保留原

40、有面目，不要拆除空白頁；賬內(nèi)要有連續(xù)頁碼；賬簿封面要加貼不干膠的標(biāo)簽，并填寫規(guī)范。 (3)對于活頁式賬，在會計年度結(jié)束后，要將空白頁撤除；編制頁碼；進(jìn)行密封裝訂并在密封處加蓋經(jīng)手人員章或財務(wù)專用章；賬簿封面填寫規(guī)范；保管期限為25年的賬簿要在封底加上備考表并填寫。,3財務(wù)報告的組卷方法 財務(wù)報告組卷時，首先要注意按所形成的會計年度組卷，不同年度的不要混雜組卷。另外財務(wù)報告是由會計報表、會計報表附注和財務(wù)情況說明書組成的,組卷時不要分開。其次，組卷要注意區(qū)分不同的保管期限，如年度財務(wù)報告的保管期限是永久，就要與月度、季度的財務(wù)報告分開組卷，因為其價值不同。 財務(wù)報告的案卷質(zhì)量要求是： (1)案卷

41、要編制頁碼。 (2)案卷開首要填寫“卷內(nèi)文件目錄”，永久保管的財務(wù)報告案卷要在封底前加填“備考表”。 (3)財務(wù)報告中會計報表的封面要有單位負(fù)責(zé)人和主管會計工作負(fù)責(zé)人、會計主管人的簽名或蓋章,設(shè)置總會計師的單位，還須由總會計師簽名并蓋章。 (4)案卷封面填寫規(guī)范、整齊。 4銀行余額調(diào)節(jié)表和銀行對賬單的組卷方法 銀行余額調(diào)節(jié)表和銀行對賬單是兩種用途不同的會計核算材料，要注意分別組卷。 案卷質(zhì)量要求是： (1)按產(chǎn)生的年度組卷，一年可一卷或數(shù)卷。 (2)卷內(nèi)按時間順序排列，編制頁碼、進(jìn)行裝訂。 (3)案卷封面填寫清楚、規(guī)范。,(二)會計檔案的案卷題名 案卷題名揭示了會計檔案的內(nèi)容和成份。會計檔案與

42、其他門類檔案 的要求一致，每本案卷都要有案卷題名。 會計檔案案卷題名的結(jié)構(gòu)是三部分,即單位名稱、會計年度或時間、會計核算材料的名稱。擬寫方法簡單，便于操作。 題名的擬寫要求是：結(jié)構(gòu)完整、文字簡明。 例：哈爾濱鍋爐廠2000年第14季度財務(wù)報告 (三)會計檔案的分類、排列、編號 1會計年度一類別一保管期限 其優(yōu)越性：(1)便于按年度查找會計檔案。(2)可以充分地利用檔案庫房和裝具。 不足之處：(1)由于每年度的檔案有四類,而檔案的外形又不盡一致，所以案卷的排列不夠美觀，上架后會出現(xiàn)有高有低，有大有小。 (2)由于是按年度編制案卷號并形成案卷目錄，目錄一年一本，結(jié)果造成目錄過多。 適用于會計檔案形

43、成量比較大的單位，如大型企業(yè)、金融單位、總預(yù)算單位等。 2類別一會計年度一保管期限 優(yōu)越性是：(1)由于一個類別的檔案集中排列,保持了類別的連慣性，便于按類別查找會計檔案。(2)由于按類別集中排列檔案，每類檔案的外形基本一致，排列美觀、整齊劃一。 不足之處是：(1)不便于按年度查找檔案。(2)由于每類檔案的案卷號是每年順延，所以各類檔案實體排列之后，需要預(yù)留出較充分的空位和空間。 適用于大多數(shù)的中、小型單位,即會計檔案的年形成量不大的單位。,(四)編制會計檔案案卷目錄,1會計檔案案卷目錄的格式及著錄要求格式如下表 2編制會計檔案的案卷目錄的注意事項 (1)會計檔案案卷目錄的編制首先要在確定和實施了檔案的實體分類