辦公室人員管理職責

1 / 11 辦公室人員管理職責 辦公室主任的職責大致包括承辦職責、參謀職責、管理職責、協(xié)調職責、領導指揮職責五個方面。 （一）承辦職責 承辦職責指辦公室主任對領導決策的貫徹、實施，承辦各職能部門乃至下級機關、基層群眾轉辦事項等方面所應有的職能和應盡的責任。從其承辦的工作內容來看，大體有三個方面： 領導決策有時是 ” 統(tǒng)一研究，分頭落實 ” ，有時是領導個人決斷。作為負責本機關、本單位綜合辦事機構的辦公室主任，對領導層的集體決策和 領導個人交辦事項負有直接的承辦責任。即使是領導同志交由其他部門或其他人辦理的事項，辦公室主任亦有協(xié)助辦理的責任；有時，一些牽涉面較廣、歸屬不太明確且其他有關職能部門不便也不宜承辦的事項，則須由辦公室主任具體承擔、落實。 辦公室既是本級黨政機關的綜合辦事機構，是獨立存在的個體；又是從中央到地方整個辦公系統(tǒng)中的一個子系統(tǒng)，是依存于大整體的部分。各級辦公室之間通過加強聯(lián)系，既 ” 各自為陣 ” ，又 ” 協(xié)同作戰(zhàn) ” ，充分發(fā)揮辦公機構的系統(tǒng)作用和整體效能，以便更好地為各級領導服務 ，這是不少2 / 11 地方總結、創(chuàng)造出來的成功經驗。上級領導機關的辦公室向下級機關辦公室交辦一些事情，辦公室主任應主動牽頭承辦，或督促所屬工作人員從速辦理。上一級辦公機關及其負責人向下級辦公機關及其負責人交辦事項的范圍較廣，除了調研任務之外，還有諸如信息反饋、來信來訪以及系統(tǒng)內部自身業(yè)務建設等具體事宜，都需要下一級承辦者認真辦理。 為了保持領導機關工作的正常秩序，各職能部門和下級單位向領導機關、領導同志匯報請示工作，往往不直接去找領導同志本人，而是先找 辦公室主任。辦公室作為所在單位與外界聯(lián)系的窗口和紐帶，經常需要安排、處理各職能部門和下級機關轉辦的事項。例如，某部門要興辦一項事業(yè)，須專題行文報請領導機關批準；行文經領導機關的辦公室登記后，工作人員要交由主任批辦，辦公室主任要負責與領導聯(lián)系，商討是否召開會議研究，要開何種會議，讓哪些人參加等等。待領導指示后，辦公室主任即可將領導指示意見轉告各職能部門和下級有關單位和部門具體貫徹執(zhí)行。 辦公室主任 ” 承辦 ” 的具體形式，主要有 ” 主辦 ” 、 ” 會辦 ” 、 ” 轉辦 ” 、 ” 催辦 ” 等。 ” 主辦 ” 即直接負責具體辦理； ” 會辦 ” 即會同有關部門和單位聯(lián)合辦理； ” 轉辦 ” 即轉由其他有關部門和負責人辦理； ” 催辦 ”作為 ” 會辦 ” 、 ” 轉辦 ” 的有益補充，它是指督促、協(xié)助有3 / 11 關單位、部門和人員從速辦理有關事項。無論是 ” 主辦 ” 、 ”會辦 ” ，還是 ” 轉辦 ” 、 ” 催辦 ” ，辦公室主任都應嚴肅認真，切不可敷衍塞責，草率從事。 （二）參謀職責 參謀職責指辦公室主任在輔助領導決策過程中所應有的職能和應盡的責任。決策是指導者的基本職能，社會主義現(xiàn)代化建設的新形勢，要求各級領導干部努力實現(xiàn)決策民學化，這除對領導干部本身提出更高、更嚴的要求外，還 需要各級辦公室成為卓有成效的 ” 智囊團 ”“ 參謀部 ” ，辦公室主任應當理所當然地成為 ” 參謀長 ” ，積極主動地輔助領導決策，認真地履行自己的職責。這既是領導決策民 學化的迫切需要，又是新時期賦予辦公室主任工作的一項重要任務。 辦公室主任履行其 ” 參謀 ” 職責，有其獨特的便利和優(yōu)勢： （ 1）辦公室主任工作與領導層的工作同步運行與操作。由于辦公室的工作有著同其他部門明顯不同的從屬性特點，領導層確定要抓的工作，也多是辦公室主任著力要辦的事情，正是由于這種 ” 思維共振 ” ，使得辦公室主任的工作能力與領導的 工作合拍，從而為辦公室主任輔助領導決策提供了便利。 （ 2）辦公室主任與領導層之間具有經常接觸的便利4 / 11 條件，可以隨時找機會向領導陳述自己的見解和主張。 （ 3）辦公室主任接觸面大，信息較為靈通，對外聯(lián)系廣泛，客觀上為領導提供咨詢服務，當好領導的 ” 參謀 ”提供了便利條件。為正確履行 ” 參謀 ” 職責，辦公室主任要依據(jù)黨和國家政策，緊緊圍繞本地區(qū)、本部門、本單位的工作目標和主要任務以及需要領導決策的重大問題，積極主動地組織和參與各種調查研究，做好信息的收集、篩選、傳遞工作，把調查中獲得的大量第一手資料，進 行綜合分析，去粗取精，去偽存真，由此及彼，由表及里，從而提出完成各項工作任務和進行決策的有利因素和不利因素，及時向領導反饋，協(xié)助領導實施科學的宏觀決策和有效的指揮，保證各項工作目標和任務的圓滿完成。 要正確發(fā)揮辦公室主任的 ” 參謀 ” 職責，應當注意如下兩點： 對臺戲 ” 辦公室主任是一個雙重性的角色，他既是秘書班子的 ” 大班長 ” ，又是協(xié)助領導決策的 ” 參謀長 ” 。作為 ” 大班長 ” 和 ” 參謀長 ” ，他是以貫徹和領會領導意圖為使命，并以領會和貫徹的準確性和徹底性作為評價其工 作優(yōu)劣的基本指標；作為 ” 參謀長 ” ，則要依靠獨立的科學研究成果為領導服務，以提出多少真知灼見作為評價其工作優(yōu)劣的根本標志。辦公室主任既要認真領會領導意圖，又要勇于直言，5 / 11 使領導兼聽而明。 導決策后多反饋 在領導決策前，辦公室主任要通過調查研究，協(xié)助領導廣泛收集同決策密切相關的各種信息，然后進行縱向、橫向的可行性研究，經過加工和篩選，為領導提供選擇的方案；在領導決策過程中，辦公室主任要通過調查研究，收集和整理方方面面的意見反饋，為領導進行冷靜周密的思考提供準確的依據(jù)，堅 定領導決策的信心和決心；在領導決策后，辦公室主任要通過調查研究，了解和掌握決策意見的貫徹執(zhí)行情況，協(xié)助領導搞好跟蹤反饋，保證決策順利地貫徹落實，或根據(jù)變化了的客觀形勢及時進行調整。 在領導決策的全過程中，辦公室主任的 ” 參謀 ” 職責是十分重要的。從對領導決策發(fā)揮作用的方向上看，辦公室主任的參謀職能可以分為三種類型：一是 ” 順向 ” 參謀，即緊隨領導決策的方向所進行的 ” 輔助性參謀 ” ；二是 ” 逆向參謀 ” ，即當領導的決策意圖不符合實際情況時，辦公室主任所進行的 ” 勸阻性參謀 ” ；三是 ” 側向 ” 參謀，即當領導集中主要精力考 慮某一方面工作時，辦公室主任為避免領導顧此失彼而進行的 ” 提示性參謀 ” 。 （三）管理職責 指辦公室主任在對行政事務進行管理方面所應有的職能和應盡的責任。根據(jù)國家有關規(guī)定和辦公室工作的實6 / 11 踐，辦公室主任的管理職責主要有兩個方面： 文書工作是機關日常工作的組成部分，是實現(xiàn)機關職能的重要手段之一。黨政機關的公文工作，即指圍繞公文的擬制、處 理與保管工作而需要進行的由撰稿、審稿、簽發(fā)、印刷、收發(fā)、登記、批辦、立卷、歸檔等環(huán)節(jié)所構成的整個運轉流程。辦公室作為單位的綜合辦事機構的樞紐機構，承擔文書工作是其主要任務之一。一般來說，辦公室內部均設有秘書科（股）、資料室、機要室、文印室、收發(fā)室等，分別負責辦理公文工作各個環(huán)節(jié)的具體事宜。辦公室主任對文書工作的管理，主要體現(xiàn)在參照各級黨政機關制定的機關公文處理辦法，結合本單位的具體情況，建立、健全各項有關制度；指導、督促各文書處理部門的工作，確保公文擬制的適用、準確、周密，確保文書處理的及時、準確、迅速，避免拖拉、積壓而貽誤工作。 辦公室主任輔佐領導決策，發(fā)揮參謀職能，主要是通過向領導提供適用信息和依據(jù)信息出謀獻策而實現(xiàn)的。嚴格地說，信息工作也屬文書工作范疇，但鑒于它是各級辦公室的一項 ” 新興事業(yè) ” ，而且十分重要，需要辦公室主任予以特別重視。所以有必要將其單列為辦公室主任管理職能中的一項。在這種情況下，辦公室主任應從如下方面對信息工作7 / 11 進行管理。 （ 1）加強對信息網(wǎng)絡的管理。目前，各單位已基本形成以該單位辦公室的信息機構為中心包括下級各辦公室信息機構在內的信息網(wǎng)絡（當然 ，該級信息機構又同時以上級的信息機構為中心）。辦公室主任首先應當加強對網(wǎng)絡中心即該辦公室內的信息處（科、組）的管理，使其在信息網(wǎng)絡內發(fā)揮帶頭、促進作用。其次，還要注意對整個網(wǎng)絡的管理。如健全制度，對下級或同級其他信息機構進行業(yè)務指導，組織共同行動等等。 （ 2）加強對信息傳遞方向的管理。信息傳遞的方向如何，即與領導決策的需求是順應，還是相逆，這是辦公室主任應當控制、管理的。一般說來，領導決策所需的信息可分為兩種類型：一是 ” 追蹤型信息 ” ，即指領導決策形成并付諸實施以后，通過 ” 跟蹤追擊 ” 迅速反映實施范圍 以內的有關動態(tài)；二是 ” 超前型信息 ” ，即指領導決策之前，向領導提供的能夠反映該決策的基礎、趨向及效應的 ” 資料信息 ” ，或某個較重要的問題發(fā)生之前反映其跡象、趨勢的 ”信號性信息 ” 。 （四）協(xié)調職責 指辦公室主任在聯(lián)系內外關系、溝通上下左右等方面所應有的職能和應盡的責任。辦公室是行政管理工作過程中信息溝通的中樞部門。領導機關的決策、指令、指示要通過8 / 11 辦公室向各專業(yè)主管部門、職能部門、下屬單位以及全社會傳遞。單位所屬各部門和其他方面反饋回來的信息經過綜合匯集到辦公室，辦公室對反饋回來的信息經過綜合、 分析、篩選，供領導決策時參考。作為各級黨政機關、企事業(yè)單位辦事機構的負責人的辦公室主任，在承上啟下、協(xié)調各方面的工作中起著重要的作用。 辦公室主任要全面履行其協(xié)調職責，要著力做好縱向協(xié)調、橫向協(xié)調、內部協(xié)調等多方面的工作?？v向協(xié)調，即致力于上下級之間關系溝通，上令下行，下情上達，上下緊密配合，步調一致的協(xié)調工作。辦公室主任在這方面的職責主要體現(xiàn)在：當上級的決定、決議、指示、命令形成后要盡快向下傳達，使之得以認真貫徹執(zhí)行，以保證政令暢通，上令下行；當下級對上級的某一決定、指示不理解或不完全理解時，要 以認真負責的精神去做解釋說服工作；當下級對上級的指示、決定、命令有不同意見時，要及時、準確地予以反映，使下情得以上達，以利于上下溝通，步調一致；當下級某一單位某項工作領先時，應積極組織力量去調研，認真總結經驗，及時予以推廣以點帶面。當下級某一單位某項工作處于落后狀態(tài)時，要積極主動地協(xié)助領導進行重點幫助， ” 以面促點 ” ， ” 以面帶點 ” ，使之盡快迎頭趕上；橫向協(xié)調，即致力于 ” 左鄰右舍 ” 、同級各業(yè)務部門之間關系的協(xié)調。業(yè)務部門的一些部門性文件、規(guī)定，一般均須先報9 / 11 送辦公室主任修改、審閱，進行協(xié)調，以免對同一事項的規(guī)定不 盡吻合，使下級難以適從；業(yè)務部門的一些重要工作安排，如召開請領導參加的會議、開展由領導同志 ” 掛帥 ” 的突擊性、臨時性工作任務等，一般也須經辦公室主任統(tǒng)一協(xié)調，以避免部門之間 ” 撞車 ” 和領導 ” 超負荷 ” 現(xiàn)象的發(fā)生；當各業(yè)務部門、各單位因認識和處理問題的角度不同引起矛盾時，辦公室主任更應充分發(fā)揮其協(xié)調職責，對過去已有明文規(guī)定的事項，要維護政策的嚴肅性，督促有關方面或協(xié)助領導督促有關方面加以認真貫徹落實；對過去尚無明文規(guī)定的，要在認真聽取各方意見的基礎上，處理好各有關政策精神的銜接，并向領導提出解決的意見和建議，協(xié)助領 導作出裁決，把各方的意見統(tǒng)一到總政策上來；內部協(xié)調，即以辦公室內部的人員、工作為對象，使其和 調地開展工作。辦公室主任要著力于室領導成員和室內各單位（處、室、科、組）之間關系的協(xié)調。在室領導班子內，要注意發(fā)揮副職的作用，要按照合理分工、分層次管理的原則，根據(jù)其特長，讓副職負責某方面或幾方面的工作，以充分發(fā)揮領導班子的整體效能。 （五）領導指揮職責 統(tǒng)一指揮是發(fā)揮組織作用，貫徹執(zhí)行決策的最重要條件。要真正發(fā)揮領導者的指揮作用，必須有日常的統(tǒng)一指揮。所謂日常指揮，具體地講，就是領導者按 照既定的決策和計10 / 11 劃，對所屬組織的人員合理地分配任務或布置工作，及時指導和處理發(fā)生的問題。領導者的日常指揮，大體可以分為兩種，即執(zhí)行性指揮和應變性指揮。 執(zhí)行性指揮他可以叫做調度性指揮。這種指揮是在目標既定、方案現(xiàn)成的情況下，主。要解決貫徹落實的問題。領導者在執(zhí)行這種指揮時，應當思考的重點是怎么干、什么時間干，成功的關鍵在于堅強的毅力和組織技巧。工作中必須注意把握住兩點：一是人、財、物各種力量的調配、組合要科學、合理，力求達到投人少、收效大；二是行動時機的抉擇，要順乎時勢，挑選最佳時刻，避開各種阻力 和不利因素，利用一切助力和有利條件。比如一個軍事指揮員指揮一場運動戰(zhàn)，就有一個捕捉作戰(zhàn)時機的問題。不能抓住敵人的薄弱環(huán)節(jié)時，不戰(zhàn)；不是占據(jù)有利的地形條件時，也不戰(zhàn)；倘若自己的優(yōu)勢兵力尚未集結起來時，還是不戰(zhàn)。總之，一個高明的指揮員決不打無準備無把握之仗，戰(zhàn)則必勝，攻則必克。 應變性指揮，這是指在領導活動過程中遇到了新情況，或者出現(xiàn)了不測事件，針對客觀環(huán)境