Excel的使用方法與技巧.ppt

Excel 2010的使用方法與技巧,Excel 2010,丁銀水 897543002,Excel 可以做什么？,2014-12-15,1,Excel 概述 基本操作 公式與函數(shù) 數(shù)據(jù)圖表化 數(shù)據(jù)分析 總結(jié),2014-12-15,2,Excel 2010,本文主要內(nèi)容,主要內(nèi)容,Excel 概述 基本操作 公式與函數(shù) 數(shù)據(jù)圖表化 數(shù)據(jù)分析 總結(jié),2014-12-15,3,基本概念 界面,基本概念,1. Excel 概述,1.1 基本概念 工作簿：Excel創(chuàng)建的文件(Book1/2/3) 工作表：工作簿的組成部分，存儲(chǔ)和處理數(shù)據(jù)的主要文檔 數(shù)據(jù)工作表(Sheet1/2/3) 圖表工作表(Chart1/2/3) 單元格：工作表存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的最基本單元 行列交叉點(diǎn)(列標(biāo)A/B/C+行標(biāo)1/2/3A1/B2/C3) 單元格區(qū)域：多個(gè)單元格組成的矩形區(qū)域 左上角單元格 : 右下角單元格(A1:F9),2014-12-15,5,1. Excel 概述,2014-12-15,6,單元格,工作表,工作簿,1. Excel 概述,2014-12-15,7,活動(dòng)單元格,工作表標(biāo)簽,行標(biāo)題 1 1,048,576,列標(biāo)題 AXFD (16,384),1. Excel 概述,1.2 Excel 2010界面 功能區(qū)( Excel 2003 菜單欄) 選項(xiàng)卡(集中某一項(xiàng)核心任務(wù)) 組(相關(guān)項(xiàng)的組合) 命令(執(zhí)行某一具體任務(wù)) 更多地顯示出以前隱藏在菜單和工具欄中的命令和功能,2014-12-15,8,快速訪問(wèn)工具欄( Excel 2003 工具欄) 固定顯示最常用的命令,對(duì)話框啟動(dòng)器 點(diǎn)擊獲取更多選項(xiàng),1. Excel 概述,2014-12-15,9,1. Excel 概述,2014-12-15,10,編輯欄 顯示活動(dòng)單元格中的數(shù)據(jù) 輸入/編輯數(shù)據(jù)（值/公式）,名稱框 顯示活動(dòng)單元格的地址/名稱 定義名稱/快速定位單元格或區(qū)域,取消,確認(rèn),插入函數(shù)向?qū)?1. Excel 概述,2014-12-15,11,1. Excel 概述,2014-12-15,12,主要內(nèi)容,Excel 概述 基本操作 公式與函數(shù) 數(shù)據(jù)圖表化 數(shù)據(jù)分析 總結(jié),2014-12-15,13,單元格 輸入/編輯數(shù)據(jù) 工作表/工作簿 數(shù)據(jù)處理 排序/篩選/分類匯總,2. 基本操作,2014-12-15,14,2. 基本操作,2.1 單元格 選擇 單元格：鼠標(biāo)左鍵單擊 單元格區(qū)域： 左鍵按住+拖動(dòng) / 單擊首單元格+(Shift+單擊末單元格) 連續(xù)的單元格區(qū)域 單擊首單元格+(Ctrl+單擊其他單元格) 不連續(xù)的單元格/區(qū)域 整行與整列：?jiǎn)螕粜袠?biāo)/列標(biāo)(連續(xù)：拖動(dòng)/Shift不連續(xù)：Ctrl),2014-12-15,15,2. 基本操作,2014-12-15,16,2. 基本操作,2.1 單元格 輸入數(shù)據(jù) 數(shù)據(jù)類型 數(shù)字 可進(jìn)行數(shù)學(xué)計(jì)算 默認(rèn)右對(duì)齊 數(shù)值（整數(shù)、小數(shù)、分?jǐn)?shù)） 日期、時(shí)間 文本 說(shuō)明數(shù)據(jù)的含義，不進(jìn)行數(shù)學(xué)計(jì)算 默認(rèn)左對(duì)齊 中文漢字、字母 數(shù)字和文本或符號(hào)的組合 邏輯值 TRUE、FALSE 默認(rèn)居中對(duì)齊 公式 數(shù)字、文本、邏輯值 函數(shù),2014-12-15,17,2. 基本操作,2.1 單元格 輸入數(shù)據(jù) ？日期和時(shí)間 數(shù)字 日期 默認(rèn)使用 / 或 | 默認(rèn)1900 日期系統(tǒng)(Windows) | 1904 日期系統(tǒng)(Macintosh) 日期 序列 1900-1-1 1 1900-1-2 2 2011-12-15 40892 9999-12-31 2958465 時(shí)間 默認(rèn)使用 : | 24小時(shí)制 1 天 24 小時(shí) 1 0:00:00 0 23:59:59 0.99999999 2011/12/15 19:45:33 40892.823299,2014-12-15,18,2. 基本操作,2.1 單元格 輸入數(shù)據(jù) ？技巧 手動(dòng)輸入數(shù)據(jù) 選中鍵入 單元格 方向鍵() Enter()/Tab() Shift + Enter/Tab反向 快速移動(dòng)光標(biāo)選中單元格 連續(xù)單元格區(qū)域 Enter/Tab/Shift+Enter/Shift+Tab 在區(qū)域內(nèi)快速移動(dòng)選中 鼠標(biāo)/方向鍵 取消對(duì)區(qū)域的選擇 多個(gè)單元格/區(qū)域同時(shí)輸入相同數(shù)據(jù) 選中目標(biāo)單元格/區(qū)域在活動(dòng)單元格中鍵入數(shù)據(jù)Ctrl+Enter,2014-12-15,19,2. 基本操作,2.1 單元格 輸入數(shù)據(jù) ？技巧 手動(dòng)輸入數(shù)據(jù) 多個(gè)工作表同時(shí)輸入相同數(shù)據(jù) Shift/Ctrl 選中多個(gè)工作表 在其中一個(gè)表中鍵入數(shù)據(jù) 單元格內(nèi)數(shù)據(jù)多行顯示 自動(dòng)換行（隨列寬調(diào)整） Alt+Enter 強(qiáng)制換行（自動(dòng)換行選中） 自動(dòng)輸入小數(shù)點(diǎn) 輸入大量相同小數(shù)位數(shù)的數(shù)據(jù) ！輸入結(jié)束后及時(shí)取消勾選,2014-12-15,20,2. 基本操作,2.1 單元格 輸入數(shù)據(jù) ？技巧 手動(dòng)輸入數(shù)據(jù) 輸入日期和時(shí)間 日期+空格+時(shí)間 Ctrl+; 輸入當(dāng)前日期 Ctrl+Shift+: 輸入當(dāng)前時(shí)間 輸入分?jǐn)?shù) 整數(shù)+空格+分子/分母 3 1/2 0+空格+分子/分母 0 3/5、0 9/5 強(qiáng)制為文本類型 所有類型的數(shù)據(jù)以 (英文單引號(hào))開始文本類型 不能參與數(shù)值計(jì)算 001023、TRUE,2014-12-15,21,2. 基本操作,2.1 單元格 輸入數(shù)據(jù) ？技巧 自動(dòng)輸入數(shù)據(jù) 記憶式鍵入 同列、連續(xù)單元格、文本類型有效 水平對(duì)齊方式 填充 將輸入的數(shù)據(jù)/符號(hào)重復(fù)填滿整個(gè)單元格 填充柄 自動(dòng)填充 向外拖動(dòng) 擴(kuò)展填充 相同數(shù)據(jù) 所有數(shù)據(jù)類型 序列 數(shù)字/含數(shù)字的文本 升序: 上下 / 左右 降序: 反向拖動(dòng) 向內(nèi)拖動(dòng) 清除,2014-12-15,22,Enter,2. 基本操作,2014-12-15,23,文本類型,2. 基本操作,2.1 單元格 輸入數(shù)據(jù) ？技巧 導(dǎo)入數(shù)據(jù) 數(shù)據(jù)來(lái)源：Access/SQL等數(shù)據(jù)庫(kù)；網(wǎng)站；文本文件 導(dǎo)入文本文件 兩種常用文件格式 .txt : 制表符(tab)為分隔符 .csv : 英文逗號(hào)(,)為分隔符 / 默認(rèn)被Excel打開 文本導(dǎo)入向?qū)?設(shè)置分列依據(jù)的分隔符形式按需要導(dǎo)入文本 將文本格式的數(shù)值或日期轉(zhuǎn)換為數(shù)字格式進(jìn)行數(shù)值計(jì)算,2014-12-15,24,2. 基本操作,2014-12-15,25,2. 基本操作,2014-12-15,26,選中單元格時(shí)出現(xiàn)提示信息,輸入無(wú)效數(shù)據(jù)時(shí) 顯示出錯(cuò)警告,2. 基本操作,2014-12-15,27,鍵入英文逗號(hào)間隔,或者,2. 基本操作,2.1 單元格 編輯數(shù)據(jù) 編輯狀態(tài)（修改局部數(shù)據(jù)） 雙擊單元格單擊+光標(biāo)移至編輯欄單擊+F2鍵 鼠標(biāo)/方向鍵 光標(biāo)定位編輯修改 Enter/Tab/Shift+Enter/Shift+Tab移動(dòng)光標(biāo)至其它單元格 輸入狀態(tài)（覆蓋原有數(shù)據(jù)） F2鍵切換編輯/輸入狀態(tài),2014-12-15,28,2. 基本操作,2.1 單元格 設(shè)置格式 格式：樣式格式、數(shù)字格式、條件格式 樣式格式 字體/字號(hào)、文字顏色/加粗/傾斜/下劃線/刪除線 單元格邊框、填充顏色/底紋 文本方向/對(duì)齊方式 使用內(nèi)置單元格樣式（修改）,2014-12-15,29,/右鍵,2. 基本操作,2014-12-15,30,2. 基本操作,2.1 單元格 設(shè)置格式 數(shù)字格式 自定義格式 最多包含四個(gè)代碼部分： ; 只含三個(gè)代碼部分： ; 只含兩個(gè)代碼部分： ; 只含一個(gè)代碼部分： ,2014-12-15,31,2. 基本操作,2014-12-15,32,2. 基本操作,2014-12-15,33,2. 基本操作,2.1 單元格 插入、刪除與清除 右鍵 刪除 單元格/行列 清除 單元格中的內(nèi)容/格式/批注(Delete鍵=清除內(nèi)容),2014-12-15,34,2. 基本操作,2.1 單元格 移動(dòng)和復(fù)制 移動(dòng) 拖動(dòng) 剪切 + 粘貼/插入已剪切 復(fù)制 Ctrl+拖動(dòng) 復(fù)制 + 粘貼/插入復(fù)制 粘貼 覆蓋式 插入已剪切/插入復(fù)制 插入式,2014-12-15,35,右鍵,右鍵,2. 基本操作,2014-12-15,36,2. 基本操作,2014-12-15,37,2. 基本操作,2015-12-15,38,2. 基本操作,2014-12-15,39,行高/列寬=0,2. 基本操作,2014-12-15,40,2. 基本操作,2.4 數(shù)據(jù)處理 排序(數(shù)據(jù)有序化) 普通排序（內(nèi)置序列）自定義排序（自定義序列） 單列/行排序多列/行排序,2014-12-15,41,2. 基本操作,2.4 數(shù)據(jù)處理 篩選 僅顯示滿足條件的數(shù)據(jù)，隱藏不滿足條件的數(shù)據(jù) 自動(dòng)篩選 自定義篩選 高級(jí)篩選 篩選不重復(fù)記錄 臨時(shí)隱藏重復(fù)值 刪除重復(fù)項(xiàng),2014-12-15,42,自動(dòng)篩選,復(fù)雜條件,2. 基本操作,2014-12-15,43,取消勾選,主要內(nèi)容,Excel 概述 基本操作 公式與函數(shù) 數(shù)據(jù)圖表化 數(shù)據(jù)分析 總結(jié),2014-12-15,44,公式 引用 地址/名稱 函數(shù),3. 公式與函數(shù),3.1 概念 公式和函數(shù)是Excel實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)計(jì)算的重要工具 公式：是對(duì)數(shù)據(jù)執(zhí)行計(jì)算和操作的等式 函數(shù)：是預(yù)先定義的計(jì)算公式，可實(shí)現(xiàn)復(fù)雜的計(jì)算和操作,2014-12-15,45,公式：=(A1+A2+A3+A100)/100 函數(shù)：=AVERAGE(A1:A100),3. 公式與函數(shù),2014-12-15,46,3. 公式與函數(shù),3.2 公式 使用引用 引用：通過(guò)指定單元格或區(qū)域的地址/名稱來(lái)使用其中的數(shù)據(jù) 使用數(shù)據(jù)的地址/名稱并非數(shù)據(jù)本身 建立數(shù)據(jù)之間的聯(lián)系 賦予工作表動(dòng)態(tài)特性(隨被引單元格的值變化) 引用類型： 單元格引用 單元格區(qū)域引用 名稱引用,2014-12-15,47,3. 公式與函數(shù),3.2 公式 單元格引用 相對(duì)引用：當(dāng)公式復(fù)制到其他單元格時(shí)，行和列引用相應(yīng)改變 （引、被引單元格相對(duì)位置不變） A1 絕對(duì)引用：當(dāng)公式復(fù)制到其他單元格時(shí)，行和列引用不會(huì)改變 （行標(biāo)和列標(biāo)之前加上$） $A$1 混合引用：行、列引用中一個(gè)是相對(duì)引用，另一個(gè)是絕對(duì)引用 &A1、A&1 F4鍵 切換引用方式 輸入公式時(shí)，用方向鍵選取引用單元格 編輯公式時(shí)，用方向鍵在公式中移動(dòng)光標(biāo) 移動(dòng)公式時(shí)，引用均不變化，就是原有單元格中的引用地址,2014-12-15,48,3. 公式與函數(shù),3.2 公式 名稱引用 使用名稱意義明確/便于記憶/使公式更直觀易讀、引用準(zhǔn)確 定義名稱：在名稱框中 / 或 單元格/區(qū)域/不相鄰多單元格組合 常量（不必存在于單元格中） 公式（不必存在于單元格中） 管理名稱：,2014-12-15,49,/工作表,3. 公式與函數(shù),3.2 公式 引用格式 以單元格引用為例： 工作表內(nèi)引用 單元格地址 工作表間引用 工作表名稱!單元格地址 工作簿間引用 工作簿名稱工作表名稱!單元格地址 完整路徑工作簿名稱工作表名稱!單元格地址 引用技巧 通過(guò)單擊單元格來(lái)實(shí)現(xiàn)引用/非手工輸入,2014-12-15,50,打開狀態(tài),關(guān)閉 且路徑/名稱含空格(單引號(hào)括起),=C:My DocumentsBook1.xlsxSheet1!A1,3. 公式與函數(shù),2014-12-15,51,3. 公式與函數(shù),2014-12-15,52,函數(shù)名稱 ( 參數(shù)1,參數(shù)2,參數(shù)3, ) SUM(A1,C3:C6,E5/3,SUM(F1:F9),325),3. 公式與函數(shù),2014-12-15,53,3. 公式與函數(shù),3.3 函數(shù) 常用 SUM(number1,number2, ) 求和函數(shù) AVERAGE(number1,number2, ) 算術(shù)平均函數(shù) MAX(number1,number2,.) 求最大值函數(shù) IF(logical_test,value_if_true,value_if_false) 判斷函數(shù) COUNT(value1, value2,.) 計(jì)算區(qū)域包含數(shù)字單元格個(gè)數(shù) COUNTA(value1, value2, .) 計(jì)算區(qū)域非空單元格個(gè)數(shù) TODAY( ) 返回當(dāng)前日期 Ctrl+; NOW( ) 返回當(dāng)前時(shí)間 Ctrl+Shift+:,2014-12-15,54,3. 公式與函數(shù),3.4 高級(jí)公式 使用數(shù)組 用Ctrl+Shift+Enter確認(rèn)結(jié)束鍵入 系統(tǒng)自動(dòng)生成大括號(hào)括起數(shù)組公式（！不能手動(dòng)輸入） 數(shù)組常量: 用括起(手動(dòng)輸入)Ctrl+Shift+Enter結(jié)束鍵入 =1,2,3;4,5,6;7,8,9(分號(hào)換行/逗號(hào)換列外自動(dòng)生成) 使用迭代和循環(huán)引用,2014-12-15,55,3. 公式與函數(shù),2014-12-15,56,主要內(nèi)容,Excel 概述 基本操作 公式與函數(shù) 數(shù)據(jù)圖表化 數(shù)據(jù)分析 總結(jié),2014-12-15,57,創(chuàng)建圖表 編輯圖表,4. 數(shù)據(jù)圖表化,4.1 圖表 基本功能 圖表：是數(shù)據(jù)的圖形化表示 是動(dòng)態(tài)的 隨對(duì)應(yīng)數(shù)據(jù)的變化而自動(dòng)更新 將數(shù)據(jù)用圖表來(lái)描述： 抽象、枯燥的數(shù)據(jù) 形象直觀、易于理解 清晰表現(xiàn)出數(shù)據(jù)的差異、變化趨勢(shì)和數(shù)據(jù)間的關(guān)系 采用不同的圖表類型，可以發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)不同方面的特點(diǎn)規(guī)律 圖表放置位置： 與數(shù)據(jù)位于相同工作表中 嵌入式圖表 單獨(dú)占據(jù)一個(gè)新工作表 圖表工作表,2014-12-15,58,切換,4. 數(shù)據(jù)圖表化,4.1 圖表 組成 圖表區(qū) 繪圖區(qū) 數(shù)據(jù)系列（某一行/列） 橫坐標(biāo)軸（分類軸） 縱坐標(biāo)軸（數(shù)值軸） 網(wǎng)格線 圖例 標(biāo)題（圖表標(biāo)題、橫縱坐標(biāo)軸標(biāo)題 ） 數(shù)據(jù)標(biāo)簽,2014-12-15,59,4. 數(shù)據(jù)圖表化,4.1 圖表 常用類型 柱形圖：顯示一段時(shí)間內(nèi)的數(shù)據(jù)變化/各項(xiàng)之間的比較情況 折線圖：顯示在相等時(shí)間間隔下數(shù)據(jù)的變化趨勢(shì) 餅圖：顯示一個(gè)數(shù)據(jù)系列中各項(xiàng)大小與各項(xiàng)總和的比例 條形圖：顯示各項(xiàng)之間的比較情況(適于分類軸標(biāo)簽很長(zhǎng)的情況) 面積圖：強(qiáng)調(diào)數(shù)量隨時(shí)間變化的程度/引起對(duì)總值趨勢(shì)的注意 XY 散點(diǎn)圖：顯示若干數(shù)據(jù)系列中兩個(gè)變量之間的關(guān)系,2014-12-15,60,4. 數(shù)據(jù)圖表化,2014-12-15,61,4. 數(shù)據(jù)圖表化,4.2 創(chuàng)建圖表 Excel 2010創(chuàng)建圖表操作簡(jiǎn)單 確保數(shù)據(jù)適合于圖表 選擇包含數(shù)據(jù)的區(qū)域 插入圖表選擇圖表類型生成基本圖表 “圖表工具”關(guān)聯(lián)菜單 更改外觀/布局、圖表數(shù)據(jù)、圖表元素 修飾/修改圖表,2014-12-15,62,4. 數(shù)據(jù)圖表化,2014-12-15,63,4. 數(shù)據(jù)圖表化,2014-12-15,64,形狀樣式、文本樣式、排列、大小,4. 數(shù)據(jù)圖表化,2014-12-15,65,表范圍內(nèi)獨(dú)立操作 表行/列操作 排序/篩選/匯總計(jì)算 “表工具”關(guān)聯(lián)菜單設(shè)計(jì),表區(qū)域,/套用表格式,4. 數(shù)據(jù)圖表化,4.4 操作技巧 快速添加圖表數(shù)據(jù) 復(fù)制要添加的數(shù)據(jù)區(qū)域(數(shù)據(jù)系列)/分類在圖表中直接粘貼數(shù)據(jù) 創(chuàng)建組合圖表 針對(duì)不同數(shù)據(jù)系列設(shè)置不同圖表類型/結(jié)合次要縱坐標(biāo)(數(shù)值)軸 選擇合適的圖表類型 最合適的應(yīng)該是以最簡(jiǎn)單的方式表現(xiàn)數(shù)據(jù)的圖表類型 掌握?qǐng)D表的關(guān)鍵 不斷進(jìn)行操作 圖表選項(xiàng)很多，需要反復(fù)熟練,2014-12-15,66,4. 數(shù)據(jù)圖表化,2014-12-15,67,主要內(nèi)容,Excel 概述 基本操作 公式與函數(shù) 數(shù)據(jù)圖表化 數(shù)據(jù)分析 總結(jié),2014-12-15,68,5. 數(shù)據(jù)分析,使用數(shù)據(jù)透視表 使用What-If假設(shè)分析 模擬變量表 方案管理器 使用反轉(zhuǎn)的假設(shè)分析 單變量求解 規(guī)劃求解 使用分析工具庫(kù) 方差分析/相關(guān)系數(shù)/協(xié)方差/描述統(tǒng)計(jì)/指數(shù)平滑 F-檢驗(yàn)/傅里葉分析/直方圖/移動(dòng)平均/隨機(jī)數(shù)發(fā)生器 排位與百分比