公司記錄管理制度

記錄管理制度一、目的為了保證公司管理工作的規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)化以及記錄的真實(shí)、有效性和可追溯性，特制定本制度。二、職責(zé)公司所有記錄管理統(tǒng)一由行政部進(jìn)行管理，并對(duì)所有記錄進(jìn)行分類和整理，列出記錄清單。具體涉及到記錄分發(fā)、填寫使用及規(guī)范要求由需填寫記錄各部門負(fù)責(zé)人對(duì)記錄填寫進(jìn)行負(fù)責(zé)管理，對(duì)記錄填寫情況是否按照記錄管理要求和規(guī)范填寫監(jiān)督檢查由監(jiān)察部統(tǒng)一進(jìn)行監(jiān)督檢查與考核管理。三、記錄編制、分發(fā)管理1.記錄編制填寫由公司各部門根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況結(jié)合食品安全管理制度及法律法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)要求進(jìn)行記錄編制和分發(fā)。2.記錄在編制中要結(jié)合所在部門在實(shí)際中所需要真實(shí)記錄使用到記錄為根本，并按照食品安全管理制度及法律法規(guī)對(duì)記錄要求為基礎(chǔ)進(jìn)行記錄的編制，對(duì)食品安全管理中明確提出需要記錄必須做好記錄編制及規(guī)范要求填寫，不得進(jìn)行減少和不使用明確規(guī)定要求做記錄。3.對(duì)具體記錄的編制、分發(fā)由記錄編制、分發(fā)部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行負(fù)責(zé)管理，屬于技術(shù)部記錄由技術(shù)部負(fù)責(zé)人告知對(duì)記錄填寫規(guī)范要求；屬于生產(chǎn)部記錄由生產(chǎn)部負(fù)責(zé)人告知對(duì)記錄填寫規(guī)范要求；屬于銷售部記錄由銷售部負(fù)責(zé)人告知對(duì)記錄填寫規(guī)范要求；屬于行政部記錄由行政部負(fù)責(zé)人告知對(duì)記錄填寫規(guī)范要求。4.各部門記錄分發(fā)做好記錄分發(fā)的登記，以便記錄回收保管管理。四、記錄填寫管理1.根據(jù)記錄責(zé)任表上所制定出的填寫記錄項(xiàng)目、部門、負(fù)責(zé)人、記錄人責(zé)任細(xì)化情況進(jìn)行記錄分工填寫管理。2.記錄填寫必須按照記錄填寫規(guī)范要求進(jìn)行客觀、真實(shí)填寫，保證記錄真實(shí)有效性和可追溯性。3.記錄填寫人在填寫中存在不清楚地方要告知記錄負(fù)責(zé)人或部門負(fù)責(zé)人，不得隨意亂寫和不按要求進(jìn)行填寫。4.在填寫中不得隨意涂改，記錄要填寫真實(shí)有效，具有真實(shí)性、時(shí)效性，與生產(chǎn)過(guò)程操作記錄要對(duì)應(yīng)一致，不得提前寫和推后寫。5.未生產(chǎn)和休息情況對(duì)應(yīng)記錄上要標(biāo)注清楚未生產(chǎn)和休息日期記錄，不得不填寫。6.所有原始記錄和因工作需要印刷表格、原始記錄、臺(tái)賬、卡片等應(yīng)提供樣式，審核后方可印刷。五、記錄監(jiān)督檢查管理監(jiān)察部不定期對(duì)所有記錄表單填寫進(jìn)行檢查，對(duì)未按照要求規(guī)范進(jìn)行填寫，且與生產(chǎn)過(guò)程記錄對(duì)應(yīng)不一致，無(wú)真實(shí)和時(shí)效性將追究相關(guān)負(fù)責(zé)人及記錄人責(zé)任，并進(jìn)行考核處理。六、記錄回收、保管、保存管理1.記錄回收由生產(chǎn)過(guò)程檢查員對(duì)已填寫完畢的記錄進(jìn)行回收，對(duì)需更換記錄表單進(jìn)行新的更換。2.回收記錄做好分部門、分類進(jìn)行整理、保管，保管存放到指定文件柜。3.記錄保存統(tǒng)一由文件管理保管負(fù)責(zé)人進(jìn)行管理，由記錄回收人對(duì)已成冊(cè)記錄分類、標(biāo)號(hào)整理完畢后歸檔交至文件管理保管負(fù)責(zé)人統(tǒng)一存放到檔案資料室保存，保存期限根據(jù)記錄保存要求進(jìn)行保存期限設(shè)定，對(duì)明確規(guī)定記錄保存三年的要求必須保存三年。4.記錄必須排列整齊，編號(hào)準(zhǔn)確。并做好防霉、防蟲、防火、防盜等工作，確保記錄齊全。七、記錄銷毀管理對(duì)已超過(guò)