時間管理培訓課件段利萍(2012年5月22日).ppt

時間管理,課程時間：180分鐘 時間管理的概念和誤區(qū)：30分鐘 SMART的工作目標 ： 20分鐘 計劃 ： 60分鐘 四象限： 30分鐘 2/8原則： 20分鐘 其他 10分鐘 余地 10分鐘,學會正確的時間分配并充分有效地利用時間，減少浪費時間現(xiàn)象 學會制定SMART的工作目標 掌握制定有效工作計劃的方法和過程,課程目標,時間管理的概念和誤區(qū) 。 時間管理的基本原則。 時間管理的方法和技巧 。,課程要點,1：時間管理的概念 1.1 什么是時間？ 時間是物質(zhì)運動的順序性和持續(xù)性，其特點是一維性，是一種特殊的資源,一、時間管理的概念和誤區(qū),時間的特性：,供給毫無彈性； 無法蓄積、取代； 不可缺少； 無法失而復(fù)得。,1.2什么是“時間管理” 由于時間所具備的基本特性，所以時間管理的對象并不是時間本身，而是指面對時間而進行的“自管理者的管理”。所探索的是如何減少時間浪費，以便有效地完成既定目標。 是如何面對時間的流動而進行自我的管理,假設(shè)一個人壽命為72歲,分析一：計算時間價值,每天工作8小時，每年242個工作日,二、時間管理的誤區(qū),工作缺乏計劃,1、目標不明確 2、沒有進行工作歸類的習慣 3、缺乏做事輕重緩急的順序 4、沒有時間分配的原則,組織工作不當,1、職責權(quán)限不清，工作內(nèi)容重復(fù) 2、事必躬親，親力而為” 3、溝通不良 4、工作時斷時續(xù),二、時間管理的誤區(qū),時間控制不夠,二、時間管理的誤區(qū),1、習慣拖延時間。 2、不擅處理不速之客的打擾。 3、不擅處理無端電話的打擾。 4、泛濫的“會議病”困擾。,整理整頓不足,二、時間管理的誤區(qū),進取意識不強,工作缺乏計劃 組織工作不當 時間控制不夠 整理整頓不足 進取意識不強,二、時間管理的誤區(qū),三、時間管理的基本原則,時間管理的六項基本原則： 1、明確目標 2、有計劃、有組織地進行工作 3、分清工作的輕重緩急 4、合理地分配時間 5、與別人的時間取得協(xié)作 6、制定規(guī)則、遵守紀律,原則一、明確目標,目標要符合自己的價值觀。 了解你目前的狀況。 “只有自己與上帝才能支配我的命運”,目標設(shè)定的SMART原則,Specific: 具 體 的 Measurable:可衡量的 Achievable: 可 達 到 的 Realistic: 相關(guān) 的 Time-bound: 有 時 間 限 制 的,目標衡量,定量的目標數(shù)字化 定性的目標事例化（關(guān)鍵事件）,五項可衡量,量 質(zhì) 成本 時效 相關(guān)方感覺評價,目標設(shè)定依據(jù),企業(yè)規(guī)劃 客戶期望 上級要求 同事、部屬建議 競爭對手行動 崗位工作內(nèi)容,你們知道了 但是我們做到了 - Jack Welch,原則二、有計劃、有組織地進行工作,所謂有計劃、有組織地進行工作，就是把目標正確地分解成工作計劃，通過采取適當?shù)牟襟E和方法，最終達成有效的結(jié)果 。,怎么做?,1、確立目標； 2、探尋完成目標的各種途徑； 3、選定最佳的完成方式； 4、將最佳途徑轉(zhuǎn)化成月/周/日的工作事項； 5、編排月/周/日的工作次序并加以執(zhí)行； 6、定期檢查目標的現(xiàn)實性以及完成目標的最佳途徑的可行性。,如何制定計劃,計劃的類型 ： 廣度： 戰(zhàn)略性計劃、作業(yè)性計劃 時間 短期計劃、長期計劃 明確性 具體性計劃、指導性計劃,大目標,小目標,小目標,.,小目標,目標分解,注意事項,1、事先的了解： 所在部門的業(yè)務(wù)定位 所在崗位的業(yè)務(wù)定位 上級主管的業(yè)務(wù)目標 上級主管對你的期望和要求 與其它相關(guān)崗位的業(yè)務(wù)接口關(guān)系,2、遵循5W2H原則 Why: What： When： Where： Who： How to： How much：,3、設(shè)置控制點（milestone） 階段性的里程碑 堅持工作周記和工作日記,目標刻在石頭上，計劃寫在沙灘上 英國諺語 成功者有計劃，失敗者有借口 李昌鈺,計劃在實施的過程中，肯定會發(fā)生一些變化，因此一定要去核查行動的結(jié)果；同時事前要對各種情況預(yù)測，這需要不斷地觀察，我們要求做到“一切變化都在計劃之中”。 SONY中國副總裁,原則三、分清工作的輕重緩急,時間管理自然法則,今早面臨的狀況，請安排時間： 1、新設(shè)備明天將試車投產(chǎn)，相關(guān)準備工作還沒做（1H） 2、五張完工報告單還沒簽（0.5H） 3、制訂下周的工作計劃（1.5H） 4、看今天的報紙（0.5H) 5、9點要開會，討論三個棘手問題，你還未準備（0.5H） 6、兩周前新來兩名員工，他們的輔導計劃還沒做（1H） 7、與同事討論要馬上決定的旅游聚餐計劃（0.5H） 8、14點到16點有場食品行業(yè)專業(yè)知識講座（2H） 9、頂頭上司說，要與你見面（0.5H） 10、朋友急需你幫忙整理一份資料（1H） 上班時間8:00-12:00，13:30-17:30,事務(wù)分析象限,不重要,事務(wù)分析象限,9、5、2,1、3、8、6,4,7、10,不重要,給它很多時間，計劃好你將何時做,控制花在這些任務(wù)上的時間， 當所有重要且緊急的事做完后再做,現(xiàn)在就做， 給少量的時間,給它許多時間，立即就做！,每一個象限的時間分類,你可以很輕松，如果設(shè)立輕重緩急、削減不必要的工作、授權(quán)。,事務(wù)分析象限,原則四、合理安排時間,一種現(xiàn)象,在銷售企業(yè)中，通常有百分之八十的生意是由百分之二十的銷售員所完成的。 在會議中，幾乎百分之八十的意見是由百分之二十的與會者所提出。 在公司里，百分之八十的缺席率集中在百分之二十的員工上。 在管理上，問題的百分之八十是被百分之二十的原因所引起。,先做真正重要的事巴瑞圖原理,80/20原則巴瑞圖原理又稱20/80原則，是十九世紀末，二十世紀初，意大利經(jīng)濟學家巴瑞圖提出。 一件龐大的事務(wù)，其中真正重要的部份只占了整體的很小一部份。這個理論有時又被稱為“重要的少數(shù)”或“繁瑣的多數(shù)”。,20/80原則,80%價值,20%的價值,80%的工作,20%的工作,來自,來自,20/80原則,去尋找用20%的努力就可得到80%的效果的領(lǐng)域 集中精力解決少數(shù)重要問題,而不是解決所有問題 在每天中思維最活躍的時間內(nèi)做最有挑戰(zhàn)和最有創(chuàng)意的工作,例：你一天的工作有15件事項要完成，依據(jù)80/20原則，其中有3件事情是要集中80%精力和時間完成的，這樣你就可以取得80%的價值，也就是最大的價值。所以你要認真地挑選價值80%的3件事項，然后去做。而其他的12件事可以授權(quán)別人去做、慢慢去做或沒有時間就不做。,80/20工作關(guān)鍵管理法,1、將每天的工作全部列出 2、對工作進行分類 價值80%的工作：事項1、事項2、事項3 價值20%的工作： 3、時間和精力分配 把80%的時間完成事項1、2、3,80/20工作關(guān)鍵管理法應(yīng)用,回顧， 上一個工作日的工作內(nèi)容,普通人的時間安排,2-3%,25-30%,15%,50-60%,成功人士的時間安排,20-25%,65-80%,15%,1%,不良的時間分配,最佳的時間分配,重要 不重要,準備及預(yù)防工作 計劃 關(guān)系維護 培訓，創(chuàng)新,危機 急迫的問題 有限期的任務(wù),電視劇 市井新聞,一些電話 一些會議 一些緊急事件 湊熱鬧的活動,緊急 不緊急, 結(jié)果： 壓力 筋疲力竭 危機處理 忙于收拾殘局,偏重第一類事務(wù),偏重第三類事務(wù), 結(jié)果： 短視近利 缺乏自制力，怪罪他人 危機處理 輕視目標與計劃, 結(jié)果： 全無責任感 依賴他人或社會機構(gòu)維生 危機處理 忙于收拾殘局,偏重第三、四類事務(wù),結(jié)果： 有遠見，有理想 平衡，紀律，自制 少有危機,著重第二類事務(wù),列出明天要做的全部事情； 按事情的重要順序，分別從1到6標出6件最重要的事情； 明天第一件事是做第一項，直至完成； 然后再開始第二項、第三項； 每天都要這樣做，直至習慣。,6點優(yōu)先工作制,每分每秒做最有生產(chǎn)力的事 年 月 日,應(yīng)用二,日工作計劃與總結(jié),做事沒順序 先做喜歡的事，后做不喜歡的事 先做熟悉的事，后做不熟悉的事 先做容易的事，后做不容易的事 先處理資料齊全的事，后處理不齊全的事 先做有趣的事，后做枯燥的事,做事順序的6種常見錯誤,原則五、與別人的時間取得協(xié)作,適應(yīng)組織的節(jié)奏性與周期性 預(yù)約,原則六、制定規(guī)則、遵守紀律,“沒有規(guī)矩、不成方園”,有效時間管理小貼士,準備一個待辦事項清單、時間記錄本或效率 手冊，以備分析檢查或查閱待辦事項。,做正確的事，第一次就把事情做好。 “零缺陷”Phihp B Crosby 第一件事100%的做好，會贏得第二件事100%的時間,知道如何停止。有時思維不清了，就要停止工作,120原則。制定計劃時要留出彈性時間,在辦公場所的掛歷、臺歷或記事本上，標注當天 或預(yù)定工作計劃或約會，以備遺忘，可在電腦系 統(tǒng)或電子記事本設(shè)置發(fā)聲裝置以便及時提醒,設(shè)身處地考慮自己是否浪費別人時間，或?qū)e人 有無幫助，如情況消極應(yīng)及時糾正,如一項工作別人或部下做得更好或更合適去 做，則應(yīng)及時轉(zhuǎn)交他人（授權(quán)）,重點克服“辦事拖延”的鄙習，推行一種“限時辦事 制”，規(guī)定在限定時間內(nèi)報告處理結(jié)果,處理任何工作時必須自問：能不能取消它？能不