公司費(fèi)用管理制度.doc

公司費(fèi)用管理制度第一條 目的為了強(qiáng)化和規(guī)范公司費(fèi)用管理，特制定本辦法。第二條 費(fèi)用管理原則1、 預(yù)算控制，目標(biāo)管理。公司費(fèi)用實(shí)行預(yù)算管理，各項(xiàng)費(fèi)用均要編制和執(zhí)行費(fèi)用預(yù)算；各部門以費(fèi)用預(yù)算為依據(jù)，自主管理本部門費(fèi)用。2、 節(jié)約開支，增加收益。費(fèi)用管理既要注意節(jié)約開支，杜絕無效費(fèi)用；又要著眼于促進(jìn)發(fā)展，增加長遠(yuǎn)利益，充分保障有效支出。3、 實(shí)事求是，誠實(shí)信用。編制、審批、調(diào)整費(fèi)用預(yù)算，辦理借款和報(bào)銷費(fèi)用，報(bào)告、分析、控制費(fèi)用，必須實(shí)事求是，奉行誠實(shí)信用，不得弄虛作假，歪曲、隱瞞真實(shí)情況，謊報(bào)、虛報(bào)信息。第三條 費(fèi)用的預(yù)算管理1、費(fèi)用預(yù)算按經(jīng)常性費(fèi)用和專項(xiàng)費(fèi)用分別編制。經(jīng)常性費(fèi)用是指與日常工作有關(guān)、經(jīng)常發(fā)生并具有一定規(guī)律性和可預(yù)見性的費(fèi)用；專項(xiàng)費(fèi)用是指與特定項(xiàng)目有關(guān)的費(fèi)用，費(fèi)用的發(fā)生時(shí)間、次數(shù)、規(guī)模具有一定的不確定性。 經(jīng)常性費(fèi)用按時(shí)間控制；專項(xiàng)費(fèi)用按項(xiàng)目控制。2、每年由各個(gè)部門編制各種的費(fèi)用預(yù)算，然后由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)匯總公司總體費(fèi)用預(yù)算報(bào)公司總辦會(huì)審批。公司總體費(fèi)用預(yù)算經(jīng)公司總辦會(huì)審批后執(zhí)行。3、業(yè)務(wù)部門的年度費(fèi)用預(yù)算總額與業(yè)務(wù)部門預(yù)算業(yè)績相掛鉤（存在一定的比例關(guān)系）。財(cái)務(wù)部在報(bào)銷業(yè)務(wù)部門費(fèi)用時(shí)，既要控制各業(yè)務(wù)人員的個(gè)人報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)，也要控制業(yè)務(wù)部門的費(fèi)用總額。業(yè)務(wù)部門的費(fèi)用總額根據(jù)業(yè)務(wù)部門實(shí)際業(yè)績完成情況和預(yù)算時(shí)的比例關(guān)系確定。4、費(fèi)用預(yù)算一經(jīng)確定，原則上在年度內(nèi)不做調(diào)整。如需調(diào)整預(yù)算，由各部門向公司總辦會(huì)提出申請，并詳細(xì)說明原因和調(diào)整數(shù)額。經(jīng)公司總辦會(huì)審批后方可調(diào)整預(yù)算。5、各部門在費(fèi)用預(yù)算執(zhí)行中履行的職責(zé)：5.1嚴(yán)格遵守費(fèi)用預(yù)算，杜絕發(fā)生預(yù)算外費(fèi)用。如遇特殊情況須調(diào)整預(yù)算，應(yīng)當(dāng)按規(guī)定報(bào)批后提交財(cái)務(wù)部備案。5.2落實(shí)工作計(jì)劃，提高辦事效率，努力做到少花錢多辦事。5.3認(rèn)真填寫和審核本部門借款申請和費(fèi)用報(bào)銷申請，確保借款申請、費(fèi)用報(bào)銷申請所載事項(xiàng)完整、真實(shí)、合理。6、財(cái)務(wù)部在執(zhí)行費(fèi)用預(yù)算中履行的職責(zé)：6.1記錄實(shí)際發(fā)生費(fèi)用，定期向公司總辦會(huì)和各部門負(fù)責(zé)人報(bào)送部門費(fèi)用預(yù)算執(zhí)行情況報(bào)告，并隨時(shí)提供有關(guān)費(fèi)用情況的查詢服務(wù)。6.2審核借款申請和費(fèi)用報(bào)銷申請，確保所載事項(xiàng)符合會(huì)計(jì)制度規(guī)范及報(bào)銷規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。6.3按照費(fèi)用預(yù)算監(jiān)督控制費(fèi)用支付情況，確保費(fèi)用預(yù)算得到有效執(zhí)行。第四條 借款及費(fèi)用報(bào)銷流程及規(guī)定1、本制度所稱借款指因公現(xiàn)金借款。借款按用途可分為采購借款、差旅費(fèi)借款、業(yè)務(wù)招待費(fèi)借款、常用備用金借款及其他借款。2、日常業(yè)務(wù)活動(dòng)中，應(yīng)當(dāng)盡量減少現(xiàn)金的使用，減少結(jié)算環(huán)節(jié)，進(jìn)而減少借款量。能采用支票、匯票等結(jié)算方式直接向?qū)Ψ礁犊畹模坏檬褂媒璩霈F(xiàn)金后向?qū)Ψ礁犊畹姆绞健?、員工借款應(yīng)當(dāng)使用財(cái)務(wù)部統(tǒng)一購制的借款單，按照規(guī)定的借款審批流程辦理。4、借款及費(fèi)用報(bào)銷流程經(jīng)辦人填寫借款單/費(fèi)用報(bào)銷單部門負(fù)責(zé)人審批會(huì)計(jì)審核財(cái)務(wù)部經(jīng)理審核公司總經(jīng)理審批出納付款或報(bào)銷。5、差旅費(fèi)借款、業(yè)務(wù)招待費(fèi)借款、常用備用金借款可隨時(shí)辦理，但一次性支取金額在5000元（含）以上的須提前一天通知出納人員。借款人借款后，借款用于的事項(xiàng)因故不再發(fā)生的，應(yīng)立即歸還借款。6、當(dāng)月費(fèi)用原則上應(yīng)在事項(xiàng)結(jié)束當(dāng)月報(bào)銷，最遲應(yīng)在事項(xiàng)結(jié)束后一個(gè)月內(nèi)辦理報(bào)銷手續(xù)。借款人無故不按期報(bào)銷或歸還借款的，不得再次向財(cái)務(wù)部申請借款。超過規(guī)定時(shí)間未還款清賬的，財(cái)務(wù)部應(yīng)從其工資中逐月扣回借款；直至扣完為止。7、借款的日常管理與控制7.1財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)借款的日常管理與控制。財(cái)務(wù)部對借款情況進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理，隨時(shí)掌握借款情況，督促借款人及時(shí)還款。7.2財(cái)務(wù)部應(yīng)當(dāng)于每月初與每位借款人核對借款情況，保證帳實(shí)相符。7.3財(cái)務(wù)部每月向公司總經(jīng)理上報(bào)借款情況表，向各部門負(fù)責(zé)人以表格形式通報(bào)其部門員工借款情況。7.4借款人因故調(diào)離公司，在辦理離職手續(xù)前應(yīng)全額歸還借款。由于財(cái)務(wù)人員把關(guān)不嚴(yán)給公司造成損失的，相關(guān)財(cái)務(wù)人員應(yīng)作出相應(yīng)的賠償。第五條 差旅費(fèi)報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)1、出差目的地劃分1.1出差城市劃分為三級(jí)：第一級(jí)：北京、上海、廣州、深圳；第二級(jí)：南京、杭州、福州、大連、青島、廈門、蘇州；第三級(jí)：其他國內(nèi)城市。1.2公司高管以下人員因公出差前需填寫出差申請單 (一式兩聯(lián)，第一聯(lián)會(huì)計(jì)核算聯(lián)，費(fèi)用報(bào)銷時(shí)會(huì)計(jì)人員作為憑證附件使用；第二聯(lián)備查聯(lián)，行政人事部負(fù)責(zé)訂票人員據(jù)此聯(lián)辦理訂票業(yè)務(wù)后留存，結(jié)算票款時(shí)會(huì)計(jì)人員對訂票業(yè)務(wù)進(jìn)行核對后在此聯(lián)次上加蓋注銷章。單據(jù)樣式見公司考勤管理制度附件二) 辦理出差審批手續(xù)。具體出差審批流程見公司考勤管理制度。1.3辦理差旅費(fèi)借款時(shí)，經(jīng)辦人員持經(jīng)批準(zhǔn)后的出差審批單和借款單到財(cái)務(wù)部辦理借款手續(xù)，手續(xù)不全者財(cái)務(wù)部不予辦理借款。1.4行政人事部負(fù)責(zé)訂票人員必須見到審批后的出差審批單方予辦理訂票業(yè)務(wù)。2、出差交通工具標(biāo)準(zhǔn)公司總辦會(huì)成員出差可選擇交通工具，如乘坐飛機(jī)只能乘坐經(jīng)濟(jì)艙。其他人員交通工具的選擇標(biāo)準(zhǔn)按以下規(guī)定執(zhí)行：2.1出差地點(diǎn)乘坐直達(dá)、特快火車在12小時(shí)內(nèi)（含12小時(shí)）可以到達(dá)的，只可乘坐硬座/硬臥火車。部門負(fù)責(zé)人根據(jù)工作需要，本著節(jié)約費(fèi)用的原則審核選定出差員工乘坐火車的級(jí)別。2.2出差地點(diǎn)乘坐直達(dá)、特快火車在12小時(shí)以上、20小時(shí)以內(nèi)（含20小時(shí)）可以到達(dá)的，可單程乘坐飛機(jī)經(jīng)濟(jì)艙。2.3出差地點(diǎn)乘坐直達(dá)、特快火車在20小時(shí)以上到達(dá)的，可乘坐飛機(jī)經(jīng)濟(jì)艙。2.4出差地點(diǎn)乘坐直達(dá)、特快火車在12小時(shí)內(nèi)（含12小時(shí)）可以到達(dá)，特殊情況需乘坐飛機(jī)的；或出差地點(diǎn)乘坐直達(dá)、特快火車在12小時(shí)以上、20小時(shí)以內(nèi)（含20小時(shí)）可以到達(dá)，特殊情況需雙程乘坐飛機(jī)的，須事前提出申請并經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，未經(jīng)批準(zhǔn)擅自超標(biāo)準(zhǔn)乘坐飛機(jī)的，機(jī)票費(fèi)用按火車硬臥標(biāo)準(zhǔn)報(bào)銷，差額自理（特價(jià)機(jī)票未超過特快硬臥票價(jià)的，不屬超標(biāo)）。2.5低職級(jí)的人員隨同高職級(jí)人員出差時(shí)，視實(shí)際情形可按照同行高職級(jí)人員車級(jí)搭乘。2.6搭乘公司交通工具出差的，不予報(bào)銷交通費(fèi)用。3、住宿費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)3.1公司總辦會(huì)成員：據(jù)實(shí)報(bào)銷。3.2部門負(fù)責(zé)人：第一級(jí)城市不超過400元，第二級(jí)城市不超過300元，第三級(jí)城市不超過250元。3.3其他員工：第一級(jí)城市不超過250元，第二級(jí)城市不超過200元，第三級(jí)城市不超過150元。3.4住宿天數(shù)按照“離開出差地日期 返回出差地日期”計(jì)算，即在出差地的天數(shù)算頭不算尾。如：某員工乘11月1日晚間的火車于11月2日上午到達(dá)某地，11月6日晚乘19點(diǎn)前的火車離開該地次日抵達(dá)，則住宿天數(shù)為4天（6日-2日）。住宿費(fèi)報(bào)銷時(shí)，須同時(shí)提供酒店住宿費(fèi)用清單。3.5部門負(fù)責(zé)人以下級(jí)別人員同性、偶數(shù)、同時(shí)、同地出差的，原則上應(yīng)入住同一房間，雙人合計(jì)住宿費(fèi)用按照單人住宿費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)上浮不超過50。4、伙食補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)4.1公司總辦會(huì)成員：據(jù)實(shí)報(bào)銷。4.2部門負(fù)責(zé)人：給予第一級(jí)城市60元/人/天，其他城市50元/人/天的出差伙食補(bǔ)貼。4.3其他員工：給予第一級(jí)城市50元/人/天，其他城市40元/人/天的出差伙食補(bǔ)貼。4.4伙食補(bǔ)貼按照出差自然天數(shù)計(jì)算，出發(fā)日12時(shí)前離開出發(fā)地的，伙食補(bǔ)貼按全天計(jì)算，12時(shí)后離開出發(fā)地的，伙食補(bǔ)貼按半天計(jì)算；返回日12時(shí)前抵達(dá)出發(fā)地的，伙食補(bǔ)貼按半天計(jì)算，12時(shí)后抵達(dá)出發(fā)地的，伙食補(bǔ)貼按全天計(jì)算。如上例：某員工11月1日15時(shí)離開出發(fā)地，11月6日15時(shí)返回出發(fā)地，則補(bǔ)貼天數(shù)為5.5天。4.5出差期間因業(yè)務(wù)需要發(fā)生招待費(fèi)，報(bào)銷時(shí)扣減當(dāng)天的伙食補(bǔ)貼。4.6因公參加學(xué)習(xí)、會(huì)議、培訓(xùn)等，會(huì)議期間伙食由組織者統(tǒng)一安排并承擔(dān)的，不再享受伙食費(fèi)補(bǔ)貼。5、出差市內(nèi)交通費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)出差市內(nèi)交通費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，指在出差城市內(nèi)因工作需要所發(fā)生交通費(fèi)用的標(biāo)準(zhǔn)，包含往返機(jī)場（或火車站、碼頭）的交通費(fèi)用。5.1公司總辦會(huì)成員：據(jù)實(shí)報(bào)銷。5.2部門負(fù)責(zé)人：第一級(jí)城市平均每天不超過60元，其他城市平均每天不超過50元。5.3其他員工：第一級(jí)城市平均每天不超過50元，其他城市平均每天不超過40元。5.4出差市內(nèi)交通費(fèi)的計(jì)算天數(shù)同伙食補(bǔ)貼的計(jì)算天數(shù)。5.5員工出差原則上乘坐公交車（包括機(jī)場專線）、地鐵，實(shí)行限額內(nèi)憑有效單據(jù)實(shí)報(bào)實(shí)銷。特殊情況需乘坐出租車的，須事前提出申請并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，未經(jīng)批準(zhǔn)擅自乘坐出租車的，交通費(fèi)自理。第六條 移動(dòng)通訊費(fèi)報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)1、移動(dòng)通訊費(fèi)指使用手機(jī)而發(fā)生的費(fèi)用，僅報(bào)銷月租費(fèi)、占頻費(fèi)、各種通話費(fèi)、IP長途費(fèi)、短消息等基本通訊費(fèi)用，違約金、移動(dòng)夢網(wǎng)等特殊費(fèi)用不予報(bào)銷。2、移動(dòng)通訊費(fèi)用的報(bào)銷實(shí)行限額內(nèi)憑有效單據(jù)實(shí)報(bào)實(shí)銷。如遇出差或特殊情況造成通訊費(fèi)用超標(biāo)的，使用者應(yīng)提供通訊明細(xì)賬單，并書面說明情況后，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、公司總經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)審批后，據(jù)實(shí)報(bào)銷。3、凡給予報(bào)銷移動(dòng)通訊費(fèi)用的員工，手機(jī)必須24小時(shí)開機(jī)，特殊情況無法開機(jī)，須事前說明，一個(gè)月內(nèi)連續(xù)三次呼叫不應(yīng)，當(dāng)月移動(dòng)通訊費(fèi)不予報(bào)銷。4、移動(dòng)通訊費(fèi)報(bào)銷的有效單據(jù)不能是定額發(fā)票單、預(yù)存話費(fèi)單，只能是實(shí)際話費(fèi)單。5、移動(dòng)通訊費(fèi)報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)職位/級(jí)別月度報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)限額內(nèi)實(shí)報(bào)實(shí)銷能管理人 超額報(bào)銷比例（%）備 注公司總辦會(huì)成員70080%業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人50060%業(yè)務(wù)主管50050%高級(jí)業(yè)務(wù)員40040%中級(jí)業(yè)務(wù)員30030%初級(jí)業(yè)務(wù)員1500%職能部門負(fù)責(zé)人35060%專員1000%助理500%第七條 市內(nèi)交通費(fèi)報(bào)銷1、員工工作時(shí)間內(nèi)外出辦理公務(wù)時(shí)，原則上乘坐公交車、地鐵，實(shí)行限額內(nèi)憑有效單據(jù)實(shí)報(bào)實(shí)銷。特殊情況需乘坐出租車的，須事前提出申請并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，未經(jīng)批準(zhǔn)擅自乘坐出租車的，交通費(fèi)自理。2、工作日因工作原因晚于21:00離開公司，可報(bào)銷自公司返回住所的出租車費(fèi)。周六、周日需到公司工作的可報(bào)銷往返車費(fèi)。延長工作時(shí)間須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)。對于延長工作時(shí)間的人員，按10元/餐的標(biāo)準(zhǔn)給予餐費(fèi)補(bǔ)助。3、市內(nèi)交通費(fèi)報(bào)銷時(shí)憑出租車票，填寫市內(nèi)交通費(fèi)發(fā)票清單，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)后辦理報(bào)銷手續(xù)。第八條 業(yè)務(wù)招待費(fèi)報(bào)銷1、各部門因業(yè)務(wù)需要發(fā)生業(yè)務(wù)招待費(fèi)用，由公司總辦會(huì)每年予以核定，并以部門費(fèi)用預(yù)算形式下達(dá)，在核定限額內(nèi)使用。2、業(yè)務(wù)招待費(fèi)用包括業(yè)務(wù)招待餐費(fèi)及開展業(yè)務(wù)的禮品費(fèi)用等。業(yè)務(wù)招待費(fèi)用為拓展業(yè)務(wù)而發(fā)生的費(fèi)用，各使用者、核定人員須嚴(yán)格把關(guān)控制，嚴(yán)禁公費(fèi)私用、越職、越限、越額度使用費(fèi)用，否則一經(jīng)查實(shí)，各會(huì)簽人員將連帶處罰。3、財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)人員應(yīng)于每季度初公布上季度各部門（人）招待費(fèi)用使用情況，并在各部門（人）當(dāng)年預(yù)算限額達(dá)80%時(shí)進(jìn)行預(yù)警，嚴(yán)禁發(fā)生超預(yù)算業(yè)務(wù)招待費(fèi)用。第九條 費(fèi)用報(bào)銷原始票據(jù)的取得、報(bào)銷及審核規(guī)定1、除支付工資和勞務(wù)費(fèi)外，費(fèi)用報(bào)銷票據(jù)必須是符合稅法及會(huì)計(jì)法規(guī)定的法定有效票據(jù)。稅法規(guī)定的發(fā)票基本內(nèi)容包括：發(fā)票的名稱、全國統(tǒng)一發(fā)票監(jiān)制章、字軌號(hào)碼、聯(lián)次及用途，客戶名稱，開戶銀行及賬號(hào)，商品名稱或經(jīng)營項(xiàng)目，計(jì)量單位、數(shù)量、單價(jià)、大小寫金額、開票人、開票日期、開票單位（個(gè)人）名稱（章）等。不符合規(guī)定的發(fā)票是指開具或取得的發(fā)票是應(yīng)經(jīng)而未經(jīng)稅務(wù)機(jī)關(guān)監(jiān)制，或填寫項(xiàng)目不齊全、內(nèi)容不真實(shí)、字跡不清楚，全部聯(lián)次未一次復(fù)寫、沒有加蓋財(cái)務(wù)印章或發(fā)票專用章、偽造、作廢以及其他非稅務(wù)機(jī)關(guān)監(jiān)制的票據(jù)。2、費(fèi)用報(bào)銷票據(jù)必須按規(guī)定取得。下列行為屬于未按規(guī)定取得發(fā)票的行為：2.1應(yīng)取得而未取得發(fā)票；2.2取得作廢發(fā)票或取得不符合規(guī)定的發(fā)票；2.3取得發(fā)票時(shí)，要求開票方或自行變更品名、金額或增值稅稅額；2.4自行填開發(fā)票報(bào)銷；2.5單聯(lián)填開或上下聯(lián)金額、增值稅銷項(xiàng)稅額等內(nèi)容不一致；2.6填寫項(xiàng)目不齊全；2.7涂改發(fā)票；2.8虛構(gòu)經(jīng)營業(yè)務(wù)活動(dòng)，虛開發(fā)票；2.9取得票物不符發(fā)票；2.10取得或購買假發(fā)票；2.11以其他單據(jù)或白條代替發(fā)票；2.12其他未按規(guī)定取得發(fā)票的行為。3、財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)人員必須按規(guī)定對原始票據(jù)進(jìn)行審核，對記載不準(zhǔn)確、不完整的原始票據(jù)有權(quán)不予接受，并有權(quán)要求提供票據(jù)的責(zé)任人進(jìn)行更正、補(bǔ)充。4、財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)人員應(yīng)當(dāng)對發(fā)票的合法性、真實(shí)性和有效