五星級酒店行政部門崗位職責(zé).doc

行政部門職位職責(zé) 第一節(jié) 總經(jīng)理崗位職責(zé) 職務(wù)概述 全權(quán)處理酒店的一切事務(wù)決定酒店的管理模式和經(jīng)營方向組織酒店的日常運(yùn)行和管理建立健全酒店的組織系統(tǒng)維持良好的公共關(guān)系最大限度地提高酒店的經(jīng)營效益。 職責(zé)范圍 1、貫徹執(zhí)行國家的有關(guān)方針政策遵守法紀(jì)和社會(huì)公德堅(jiān)持正確的經(jīng)營方向。全權(quán)負(fù)責(zé)處理酒店的一切事務(wù)圍繞公司下達(dá)的利潤指標(biāo)和各項(xiàng)工作制定酒店的經(jīng)營預(yù)算和決算 2、建立健全酒店的組織系統(tǒng)使之合理化、精簡化、效率化。確定人員編制和崗位職責(zé)選聘副總經(jīng)理、部門經(jīng)理決定重要的人事變動(dòng)協(xié)調(diào)內(nèi)外關(guān)系 3、制定酒店經(jīng)營方向和管理目標(biāo)對本行業(yè)各種動(dòng)向有高度的敏感性制定市場拓展計(jì)劃帶領(lǐng)酒店不斷地改革創(chuàng)新調(diào)整酒店的營銷策略帶領(lǐng)銷售人員不斷開拓客源市場提高酒店的知名度和市場占有率 4、審批酒店的規(guī)章制度、財(cái)務(wù)制度、定價(jià)制度和分配制度制定市場拓展計(jì)劃簽署酒店的重要合同檢查每天盈利進(jìn)度檢查每月完成預(yù)算的情況及時(shí)采取對策以確保年度盈利指標(biāo)的完成 5、主持每周的總經(jīng)理辦公會(huì)檢查情況匯報(bào)每月的營銷會(huì)、財(cái)務(wù)會(huì)每季度的專題研討會(huì)盡量集中全部管理人員的集體智慧實(shí)行民主決策 6、負(fù)責(zé)接待酒店的重要客人與各界人士保持良好的公共關(guān)系審閱客人反饋意見負(fù)責(zé)答復(fù)客人提出的問題和意見樹立酒店形象 7、正確處理客人、員工與酒店的利益關(guān)系處理國家、酒店與個(gè)人的利益關(guān)系維護(hù)業(yè)主的合法權(quán)益關(guān)心員工切身利益處事公正、公平獎(jiǎng)懲分明能調(diào)動(dòng)員工的積極性協(xié)調(diào)酒店內(nèi)部關(guān)系 8、指導(dǎo)培訓(xùn)工作培養(yǎng)人才提高整個(gè)酒店的服務(wù)質(zhì)量和員工素質(zhì)并親自負(fù)責(zé)管理人員的培訓(xùn)。 第二節(jié) 行政部經(jīng)理崗位職責(zé) 職務(wù)概述 負(fù)責(zé)公司日常行政、人事、培訓(xùn)、質(zhì)檢、企業(yè)文化工作發(fā)揮總經(jīng)理辦公中樞及參謀助手作用。 職責(zé)范圍 1、在總經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)下協(xié)調(diào)各部門工作協(xié)助總經(jīng)理監(jiān)督、檢查各部門對酒店方針、政策、重要決定、上級批示及各項(xiàng)規(guī)章制度的執(zhí)行情況保障上傳下達(dá)渠道暢通。 2、收集、整理各部門反映的問題、情況做好綜合分析和統(tǒng)計(jì)工作為總經(jīng)理的決策提供咨詢當(dāng)好參謀 3、負(fù)責(zé)撰寫酒店綜合性的業(yè)務(wù)報(bào)告、總結(jié)、計(jì)劃等公文函件負(fù)責(zé)審核由各部門起草的對外文函。審核以酒店名義發(fā)出的文件并報(bào)酒店領(lǐng)導(dǎo)審批。組織制定酒店公文管理的各項(xiàng)規(guī)定努力使公文管理規(guī)范化、科學(xué)化、提高辦事效率。 4、根據(jù)人事行政部職責(zé)范圍和總經(jīng)理工作意圖制定本部門每月工作計(jì)劃組織人員的分工與協(xié)作保證各項(xiàng)工作順利完成協(xié)調(diào)酒店內(nèi)各部門之間的工作關(guān)系。協(xié)調(diào)對內(nèi)對外的各種社會(huì)關(guān)系。妥善地處理客人投訴。 5、負(fù)責(zé)組織安排酒店各類會(huì)議編寫會(huì)議紀(jì)要和決議檢查各部門貫徹執(zhí)行情況。 6、負(fù)責(zé)安排辦公室人員做好文件資料歸檔、收發(fā)、打字等辦公室工作. 7、負(fù)責(zé)酒店公文管理、檔案管理、信息管理和印章管理。 8、編排酒店行政值班表及人事行政部值班表。 9、貫徹執(zhí)行國家人事、勞動(dòng)的方針、政策和法規(guī)全面負(fù)責(zé)酒店勞動(dòng)定員定編、制定酒店人事管理、工資福利分配政策制定和完善培訓(xùn)、考核、晉升、獎(jiǎng)勵(lì)等各項(xiàng)制度。 10、根據(jù)酒店經(jīng)營目標(biāo)和工作需要組織本部門工作人員編制人力資源年度工作計(jì)劃、長遠(yuǎn)規(guī)劃與人工成本、培訓(xùn)費(fèi)用核算并組織實(shí)施和監(jiān)控。 11、主持本部門工作例會(huì)督促工作進(jìn)度協(xié)調(diào)和解決工作中的問題提出階段性工作計(jì)劃和要求并督促執(zhí)行和落實(shí)。 12、組織搜集人才勞動(dòng)力市場信息隨時(shí)掌握員工需求、人事調(diào)配、勞動(dòng)工資、人員培訓(xùn)等方面的動(dòng)態(tài)負(fù)責(zé)組織和和合理有效運(yùn)用酒店的人力資源。 13、負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)和指導(dǎo)酒店各部門制訂人力資源需求計(jì)劃掌握和控制酒店的人員編制組織制定勞動(dòng)定員定編方案按編制合理安排和調(diào)配余、缺人員做好員工錄用、調(diào)動(dòng)、晉級、辭退等工作事宜。 14、掌握勞動(dòng)力市場價(jià)格和同行業(yè)人均分配水平等信息根據(jù)酒店經(jīng)濟(jì)效益和工資總額情況組織制定勞動(dòng)工資管理辦法并適時(shí)提出酒店員工工作調(diào)整方案負(fù)責(zé)會(huì)同酒店財(cái)務(wù)部制訂各營業(yè)、管理部門的獎(jiǎng)金分配方案以及制定相關(guān)的福利政策并監(jiān)督實(shí)施。 15、負(fù)責(zé)人才的開放、引進(jìn)和培訓(xùn)。在酒店內(nèi)建立分層次的培訓(xùn)網(wǎng)絡(luò)負(fù)責(zé)制訂培訓(xùn)計(jì)劃和培訓(xùn)管理制度。重視新員工的系統(tǒng)培訓(xùn)教育和督促員工執(zhí)行酒店的各項(xiàng)規(guī)章制度加強(qiáng)員工的在職培訓(xùn)不斷提高員工的業(yè)務(wù)技能和外語水平。 16、負(fù)責(zé)建立和完善勞動(dòng)用工規(guī)章制度嚴(yán)格依法用工切實(shí)保障員工的合理權(quán)益減少勞動(dòng)爭議的發(fā)生針對員工提出正當(dāng)合理的要求認(rèn)真、妥善處理和解決有關(guān)人力資源方面的問題努力改善員工的工作環(huán)境和生活條件不斷增強(qiáng)員工的凝聚力。 17、努力提高員工的素質(zhì)關(guān)心員工生活做好政治思想工作抓好部門文明建設(shè)和計(jì)劃生育工作。 18、負(fù)責(zé)員工宿舍的日常工作的管理。 第三節(jié) 行政文員崗位職責(zé) 職務(wù)概述 負(fù)責(zé)完成行政及人事部的撰寫、審核公司各類公文函件人事文件等完成有關(guān)業(yè)務(wù)和行政事務(wù)工作。 職責(zé)說明 1、根據(jù)總經(jīng)理的要求起草打印酒店綜合性的業(yè)務(wù)性報(bào)告、總結(jié)、計(jì)劃、決議、會(huì)議紀(jì)要、公文函件、人資文件、質(zhì)量報(bào)告及公文信函等嚴(yán)格遵守人事保密制度。 2、及時(shí)送批本部門呈批的各類文件及時(shí)領(lǐng)取已批示的文件及時(shí)將本部門發(fā)文送交相關(guān)部門 3、做好簽收各部門老往文件及時(shí)送人事行政部經(jīng)理審閱并根據(jù)經(jīng)理簽批意見交有關(guān)人員跟辦、傳閱、存檔。 4、與其他各部門負(fù)責(zé)人各崗位員工溝通聯(lián)系。 5、負(fù)責(zé)人事行政部各種會(huì)議記錄工作。組織和安排總經(jīng)理辦公會(huì)議和行政會(huì)議做好會(huì)議紀(jì)錄并檢查各項(xiàng)決議決定貫徹執(zhí)行情況及時(shí)了解和反饋信息 6、匯總各類報(bào)表做好公司大事記和外事活動(dòng)日記 7、做好日常接待來信、來訪等有關(guān)事宜負(fù)責(zé)審核對外發(fā)文對內(nèi)發(fā)文 8、做好接待來信來訪以及接聽電話、回答問詢等工作 9、負(fù)責(zé)人事檔案、考勤記錄等工作 10、負(fù)責(zé)酒店員工相關(guān)證件的管理定期檢查員工各類證件的期限并跟進(jìn)重新辦理 11、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好行政管理工作及時(shí)承辦各部門遞交領(lǐng)導(dǎo)批閱的請示、報(bào)告并按批示的意見及時(shí)處理 12、負(fù)責(zé)企業(yè)年檢年審工作辦理各類證照 13、對總經(jīng)理或部門經(jīng)理的談話、文件內(nèi)容、工資標(biāo)準(zhǔn)、經(jīng)營決策等機(jī)密、做好保密不得外傳 14、及時(shí)跟辦上司委派的其他工作任務(wù)。 15、負(fù)責(zé)本部門的辦公用品、培訓(xùn)用品的計(jì)劃和領(lǐng)用。確保辦公室所有設(shè)備如電話、電腦以及辦公室桌椅得以良好的照顧和愛護(hù)。 15、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)安排員工的培訓(xùn)工作。 16、及時(shí)向行政經(jīng)理匯報(bào)有關(guān)對外對內(nèi)的信息。 第四節(jié) 值班經(jīng)理崗位職責(zé) 職務(wù)概述 值班期間巡查公司各公共場所檢查防火、防盜設(shè)施、設(shè)備了解經(jīng)營情況和員工工作情況及時(shí)處理公司當(dāng)晚發(fā)生的各種問題遇有重大的突發(fā)性事件及時(shí)向總經(jīng)理請示、匯報(bào)。 職責(zé)范圍 1、熟識(shí)整個(gè)公司的運(yùn)作一般主要是行政政策、員工手冊規(guī)章制度并按被授予的權(quán)限根據(jù)政策與程序處理常規(guī)性及突發(fā)性事情。 2、擔(dān)當(dāng)各級員工和各部門之間的聯(lián)絡(luò)員協(xié)調(diào)各部門間的合作并隨時(shí)提供幫助或必要時(shí)指揮其他部門人員協(xié)調(diào)工作。 3、行政值班經(jīng)理是經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)履行日常值班管理事務(wù)的專職人員在非營業(yè)時(shí)段行使各區(qū)域負(fù)責(zé)人職權(quán)重大問題需請示總經(jīng)理。 4、負(fù)責(zé)每天早830次日830的值班檢查早上830到崗次日上午休息。 5、負(fù)責(zé)夜間2300、凌晨100或230帶保安人員巡查所有區(qū)域防止火、電、氣、水、空調(diào)及財(cái)物等安全隱患配合保安人員控制2300后來店的訪問者。 6、記錄當(dāng)日員工表現(xiàn)、賓客投訴、事故處理、貴賓接待、營業(yè)狀況、安全衛(wèi)生等方面并對當(dāng)日員工執(zhí)行獎(jiǎng)懲處理。 7、次日通報(bào)當(dāng)班期內(nèi)的不良現(xiàn)象及整改要求如當(dāng)班未能及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理有關(guān)問題將追究值班經(jīng)理失職責(zé)任。 8、檢查記錄在日記中的內(nèi)容對有需要特別關(guān)注或需進(jìn)一步采取措施的事情進(jìn)行跟進(jìn)。 9、行政值班經(jīng)理當(dāng)日享有總經(jīng)理同等管理和折扣權(quán)限 10、值班經(jīng)理當(dāng)晚在值班室休息不得離開公司區(qū)域忠于職守隨時(shí)應(yīng)答電話如被叫離崗位隨身帶上無線通訊器并將去向告知前臺(tái)如遇特殊情況需請示總經(jīng)理并報(bào)總臺(tái)聯(lián)系方式保證發(fā)生問題五分鐘內(nèi)趕到 11、經(jīng)理值班房床上用品送洗及衛(wèi)生維護(hù)由客房服務(wù)員負(fù)責(zé) 12、當(dāng)班經(jīng)理值班當(dāng)天下午五點(diǎn)到行政部領(lǐng)取對講機(jī)第二天早上8:30歸還行政部要求當(dāng)天24小時(shí)開通個(gè)人電話 13、了解當(dāng)日住房率及客情查閱每日預(yù)抵店名單表和預(yù)期離店的團(tuán)體/散客名單表接待貴賓及到店客人陪伴貴賓到客房如有可能為賓客送行聽取客人意見團(tuán)體辦理登記手續(xù)時(shí)會(huì)晤領(lǐng)隊(duì)及陪同了解有無特別事項(xiàng)檢查特殊客人和重要團(tuán)隊(duì)宴請名單以便熟悉他們 14、與保安人員一起進(jìn)行安全檢查和對樓道公共地方、各營業(yè)點(diǎn)的巡視確保公司正常運(yùn)作以及所有場所通道未有火災(zāi)隱患。對危險(xiǎn)事故按程序采取適當(dāng)行動(dòng) 15、配合各部門加強(qiáng)對公共地方及后勤地方的巡視確保公司衛(wèi)生整潔 16、現(xiàn)場糾正任何違章現(xiàn)象及不良表現(xiàn)將嚴(yán)重過失者或?qū)曳刚邎?bào)告有關(guān)部門主管或管理層 17、當(dāng)值時(shí)處理賓客的投訴并進(jìn)行調(diào)查采取有效措施將有關(guān)情況和處理結(jié)果報(bào)告給管理層和有關(guān)部門主管 18、營銷部人員不在場時(shí)陪伴有組織的團(tuán)體參觀及詳細(xì)介紹酒店 19、負(fù)責(zé)失物