采購(gòu)部管理制度.doc

1采購(gòu)部管理制度2一、物資采購(gòu)管理制度1、物資采購(gòu)應(yīng)遵循的原則（1）物資采購(gòu)必須認(rèn)真貫徹計(jì)劃采購(gòu)的原則，嚴(yán)禁無(wú)審批采購(gòu)和無(wú)計(jì)劃采購(gòu)。（2）物資采購(gòu)必須符合計(jì)劃規(guī)定的品種、規(guī)格、質(zhì)量和數(shù)量要求，按生產(chǎn)進(jìn)度及時(shí)組織進(jìn)貨。（3）采購(gòu)的物資質(zhì)量應(yīng)符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或雙方簽定的合同標(biāo)準(zhǔn)。（4）采購(gòu)物資的價(jià)格應(yīng)符合貨比三家，質(zhì)優(yōu)價(jià)廉的原則。（5）采購(gòu)物資的渠道，應(yīng)貫徹先近后遠(yuǎn)，先廠家，后供應(yīng)商的原則，杜絕假貨、劣貨的購(gòu)進(jìn)。2、物資采購(gòu)計(jì)劃的編制、審批（1）各車間日常物資需要在每月25號(hào)前編制出下月采購(gòu)計(jì)劃，經(jīng)倉(cāng)庫(kù)保管簽字后報(bào)生產(chǎn)部審核。（2）車間每周五向生產(chǎn)部報(bào)下周急需物資計(jì)劃，周、月計(jì)劃要填寫清楚：規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、需要日期。（3）由各車間到倉(cāng)庫(kù)核對(duì)，經(jīng)倉(cāng)庫(kù)保管員簽字后，報(bào)生產(chǎn)部，由生產(chǎn)部審核后，以物資申請(qǐng)單的形式報(bào)生產(chǎn)總監(jiān)批準(zhǔn)，轉(zhuǎn)采購(gòu)部（生產(chǎn)總監(jiān)不在時(shí)，于26號(hào)報(bào)采購(gòu)部）。（4）屬于辦公用品通訊器材，由各部門報(bào)行政總監(jiān)審批后，轉(zhuǎn)采購(gòu)部。（5）各部門所需的物品，由各分管總監(jiān)審批后轉(zhuǎn)采購(gòu)部。（6）因無(wú)計(jì)劃而影響生產(chǎn)由計(jì)劃提報(bào)單位負(fù)責(zé)，有計(jì)劃而未及時(shí)進(jìn)3貨的由采購(gòu)部負(fù)責(zé)。（7）屬追加計(jì)劃，使用單位應(yīng)在使用前3日（省外一周）提報(bào)追加計(jì)劃。（緊急情況方可使用）3、備品備件及原材料的采購(gòu)（1）采購(gòu)部接到各部門經(jīng)總監(jiān)簽字后的采購(gòu)單，先分類歸總，報(bào)倉(cāng)庫(kù)一份，再進(jìn)行報(bào)價(jià)、比價(jià)，按計(jì)劃的急緩進(jìn)行采購(gòu)。（2）對(duì)長(zhǎng)期使用的大宗原材料，可適當(dāng)采用定期招標(biāo)的辦法，通過(guò)供應(yīng)商之間的競(jìng)爭(zhēng)確定供貨商，或者通過(guò)供應(yīng)商檔案選前三家報(bào)價(jià)，進(jìn)行比價(jià)采購(gòu)，以達(dá)降低采購(gòu)成本之目的。4、物資的入庫(kù)驗(yàn)收及票據(jù)管理：（1）所有物資必須辦理入庫(kù)手續(xù)后方可領(lǐng)用，嚴(yán)禁不入庫(kù)，直接領(lǐng)用，或不入庫(kù)直接使用。（2）采購(gòu)的物品到公司后，由倉(cāng)庫(kù)管理員通知計(jì)劃需用部門負(fù)責(zé)人和采購(gòu)員共同驗(yàn)收，檢驗(yàn)合格者按手續(xù)入庫(kù)，計(jì)劃需用部門負(fù)責(zé)人簽字，不合格者由采購(gòu)員負(fù)責(zé)退回原供應(yīng)商。（3）建立規(guī)范的入庫(kù)驗(yàn)收單票據(jù)，由倉(cāng)庫(kù)保管員逐欄填寫清楚，品名、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、進(jìn)貨日期、含稅價(jià)格、收貨人、供貨單位一式三份，倉(cāng)庫(kù)、供應(yīng)商和采購(gòu)統(tǒng)計(jì)各一份。（4）采購(gòu)的物品經(jīng)驗(yàn)收準(zhǔn)確無(wú)誤后方可入庫(kù)，票實(shí)物不復(fù)的要進(jìn)行退貨處理。（5）所有物資的入賬發(fā)票都附有物資入庫(kù)驗(yàn)收單。（6）原材料進(jìn)廠過(guò)磅后，由地磅通知質(zhì)量部取樣化驗(yàn)，并一式四份，4報(bào)生產(chǎn)使用單位，采購(gòu)部、生產(chǎn)部、質(zhì)量部（自留）各一份。5、采購(gòu)物資的合同管理：（1）公司確定的長(zhǎng)期供貨商，大宗物資及單項(xiàng)采購(gòu)5000元以上的物資設(shè)備，必須簽定正式的購(gòu)貨合同。（2）合同的內(nèi)容及格式，必須符合經(jīng)濟(jì)合同法及公司的有關(guān)規(guī)定。簽署人具備相應(yīng)的職責(zé)和法律資格，并經(jīng)生產(chǎn)總監(jiān)或相關(guān)的總監(jiān)審批后，方可蓋章生效。（3）正式合同一式四份，雙方簽字生效后，供、需雙方各留一份，檔案室、財(cái)務(wù)各一份存檔，所有合同管理部門均應(yīng)安排專人兼職，搞好合同管理。（4）按規(guī)定應(yīng)簽而未簽的合同，給公司造成損失的追欠當(dāng)事人的責(zé)任。二、采購(gòu)部罰則1、接到審批單后，要先急后緩進(jìn)貨，超出規(guī)定時(shí)間(省內(nèi)三天，省外一周)一次扣20元，影響生產(chǎn)一次扣100元。2、有進(jìn)貨計(jì)劃出現(xiàn)漏進(jìn)、忘進(jìn)審請(qǐng)單的貨物，一次扣10元。3、出現(xiàn)進(jìn)的貨物的規(guī)格、型號(hào)和申請(qǐng)單不符，一次扣20元，數(shù)量不符，一次扣10元。4、開車外出購(gòu)物，完成任務(wù)不及時(shí)返回，或不請(qǐng)示私自他用，發(fā)現(xiàn)一次扣50元。5、每月2025號(hào)開稅票，領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的，300元以下的除外，出現(xiàn)一家未開，扣10元。56、每月30號(hào)前開服務(wù)車養(yǎng)路費(fèi)，超期一次，自己負(fù)擔(dān)1%7、進(jìn)的備品備件價(jià)格未經(jīng)比價(jià)就采購(gòu)，進(jìn)的價(jià)格偏高，又找不出原因所在一次扣50元。8、服務(wù)車維修費(fèi)用同等情況下，高出其它維修點(diǎn)一次扣20元。9、駐港發(fā)貨，除下雨或貨車晚到外，保證車到裝貨，每月出現(xiàn)一車裝不上貨扣20元。10、每月20號(hào)結(jié)帳開據(jù)硫礦、硫磺、液硫稅務(wù)發(fā)票，28號(hào)前全部交到公司，生產(chǎn)總監(jiān)特批的除外，若一處發(fā)票未到扣10元。11、每月30號(hào)前未交生產(chǎn)部市場(chǎng)信息調(diào)查報(bào)告扣20元，信息誤差大扣10元，不詳細(xì)扣5元。12、每月進(jìn)的硫礦不低于4500噸(無(wú)特殊情況)每低100噸扣10元。13、每月進(jìn)的硫磺不低于36003900噸(無(wú)特殊情況)每低100噸扣10元。14、對(duì)原材料的每批拉到多少噸，什么時(shí)候交款，去多少車，今天拉多少，實(shí)來(lái)多少，要心中有數(shù)，出現(xiàn)一次調(diào)度失誤扣20元。15、若出現(xiàn)質(zhì)量部化驗(yàn)和港口化驗(yàn)的質(zhì)量有較大誤差時(shí)，應(yīng)及時(shí)聯(lián)系供應(yīng)商解決，因通知不及時(shí)超出合同時(shí)限一次從50元扣起，上不封頂。16、每一批原材料當(dāng)天進(jìn)貨前必須通知磅房，否則扣10元。17、出差制度1)采購(gòu)員出差住宿費(fèi)不能超過(guò)50元/天。62)采購(gòu)部長(zhǎng)出差住宿費(fèi)不能超過(guò)60元/天。3)出差電話費(fèi)(出市)每天補(bǔ)助1520元。4)出差火食補(bǔ)助費(fèi)每天25元，以上三條超出者自付。5)所有住宿費(fèi)、招待費(fèi)一律開稅票否則不予報(bào)銷。6)出差者手機(jī)早6：00-晚21：00點(diǎn)必須開通，否則按手機(jī)制度處理。18、建立完善的供應(yīng)商帳目管理，賬目有誤一次罰5元。19、原材料價(jià)格調(diào)整后，及時(shí)通知相關(guān)部門，通知不及時(shí)一次罰5元。20、原材料的帳目做到清晰、準(zhǔn)確否則一次罰10元。21、每月20號(hào)復(fù)印加油明細(xì)表，找張總簽字送往指定加油站，否則一次罰5元。22、月末與供應(yīng)商對(duì)帳，漏對(duì)一家一次罰5元，如帳目不符及時(shí)查對(duì)核實(shí)，否則一次罰10元。23、對(duì)于帳物的記錄，做到日事日畢，否則發(fā)現(xiàn)一次罰5元。24、與各部門之間合作做到相互尊重，如發(fā)現(xiàn)爭(zhēng)吵一次罰10元。25、承擔(dān)打字復(fù)印工作做熱情不拖沓。26、每月10號(hào)前打印供應(yīng)商余額明細(xì)表，報(bào)生產(chǎn)總監(jiān)、采購(gòu)部長(zhǎng)各一份，否則一次罰10元。27、建立所有備品備件的價(jià)格表，每天將價(jià)格填入表內(nèi)，一次未填罰2元。28、對(duì)所有開來(lái)的稅票要和入庫(kù)單詳細(xì)核對(duì)價(jià)格，審查出差錯(cuò)一次扣10元。729、原材料采購(gòu)員出差時(shí)，早點(diǎn)名后提報(bào)原材料余額款項(xiàng)及原材料每批的到廠數(shù)量，否則扣10元。30、學(xué)習(xí)考試得分在90分以上，每次獎(jiǎng)勵(lì)10元，低于60分每次罰10元。31、創(chuàng)新每提一條合理化建議被采納獎(jiǎng)10元，每條創(chuàng)新被采納獎(jiǎng)20元，若每月沒(méi)有合理化建議，也沒(méi)有創(chuàng)新罰10元。32、在工作中對(duì)公司做出突出貢獻(xiàn)，創(chuàng)造價(jià)值的，按價(jià)值的5%-10%以予獎(jiǎng)勵(lì)。33、應(yīng)參加學(xué)習(xí)考試者，不經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不參加考試者每次罰50元。34、泄露公司機(jī)密，在外搞第二產(chǎn)業(yè)，損害公司利益，輕則罰款，最低1000元，上不封頂，重則開除。35、為個(gè)人利益，幫助其它公司挖自己公司墻角，惡意破壞公司形象，做對(duì)公司不利的事，輕則罰款，最低1000元，上不封頂，重則開除。36、供應(yīng)人員在購(gòu)買物資時(shí)要質(zhì)優(yōu)價(jià)廉，不吃回扣，若被查出吃回扣，輕則罰款，最低1000元，上不封頂，重則開除。37、每天早上點(diǎn)名后到采購(gòu)部分配工作，否則扣2元/次.三、采購(gòu)部及各類人員工作職責(zé)（一）采購(gòu)部工作職責(zé)1、制定原材料的戰(zhàn)略采購(gòu)計(jì)劃（1）每種原材料選擇23家供應(yīng)商。（2）與供應(yīng)商簽訂長(zhǎng)年協(xié)議，不管市場(chǎng)怎樣變化，都定期從供應(yīng)商處購(gòu)貨，讓其感到我們?cè)谄溲壑兄匾院头€(wěn)定性。8（3）與供應(yīng)商之間要有信譽(yù)度，讓其非常希望和我們合作。（4）在與供應(yīng)商定價(jià)前，充分了解市場(chǎng)，能爭(zhēng)則爭(zhēng)，但不能太過(guò)刻克，要放長(zhǎng)線約大魚，為以后的合作鋪路。（5）在與各供應(yīng)商合作期間，要抓大放小，互惠互利，合氣生財(cái)。2、建立供應(yīng)商管理機(jī)制（1）對(duì)每個(gè)供應(yīng)商所有資料建立詳細(xì)檔案。（2）通過(guò)與供應(yīng)商之間的合作，定期對(duì)每個(gè)供應(yīng)商的貨物品質(zhì)、交貨期限、價(jià)格、服務(wù)、信譽(yù)等方面進(jìn)行分析，確定與哪個(gè)供應(yīng)合作對(duì)我們比較有利，然后評(píng)出最佳合作伙伴。（3）多與供應(yīng)商聯(lián)系或定期與供應(yīng)商會(huì)面，一來(lái)多了解信息，二來(lái)增加雙方友誼。（4）建立供應(yīng)商往來(lái)明細(xì)帳，龍耀與建龍分清記帳，做到帳目準(zhǔn)確無(wú)誤。3、供應(yīng)市場(chǎng)制定分析、評(píng)估。（1）隨時(shí)關(guān)注國(guó)際與國(guó)內(nèi)相關(guān)形式，便于掌握市場(chǎng)動(dòng)向。（2）對(duì)供應(yīng)市場(chǎng)每月進(jìn)行分析，什么時(shí)候是供方市場(chǎng)，什么時(shí)候是需方市場(chǎng)，應(yīng)采取什么措施應(yīng)對(duì)。（3）定期到港口或原料所在地進(jìn)行考察和調(diào)研，掌握第一手資料。4、實(shí)施采購(gòu)計(jì)劃（1）加快采購(gòu)資金周轉(zhuǎn)率（2）提高采購(gòu)成本降低率（3）提高供貨及時(shí)性（4）減小原料供應(yīng)警戒線與差額比率（5）降低運(yùn)輸成本5、制定帳物管理辦法（1）依據(jù)公司現(xiàn)狀制訂符合公司要求的原材料帳物管理辦法（2）根據(jù)各車間所報(bào)計(jì)劃制定備品備件帳管理辦法，滿足生產(chǎn)需6、部門業(yè)務(wù)合作方法（1）與儲(chǔ)運(yùn)室的合作方法A.每一批原材料到廠后，供應(yīng)部人員要及時(shí)的把價(jià)格通知儲(chǔ)運(yùn)工作人員。儲(chǔ)運(yùn)人員輸入微機(jī)后，由供應(yīng)統(tǒng)計(jì)審核。B.原材料供應(yīng)商開具增值稅發(fā)票后，供應(yīng)部審核后到儲(chǔ)運(yùn)室核對(duì)入庫(kù)單。（2）與倉(cāng)庫(kù)的合作方法A.貨物入廠后，采購(gòu)員與倉(cāng)庫(kù)人員會(huì)同計(jì)劃申報(bào)部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行驗(yàn)收合格后，由倉(cāng)庫(kù)人員入庫(kù)，并給供應(yīng)部開具入庫(kù)單。B.備品備件開具增值稅發(fā)票后，先由供應(yīng)部審核，再到倉(cāng)庫(kù)核對(duì)入庫(kù)（3）與財(cái)務(wù)室的合作辦法：9A.給原材料供應(yīng)商的付款和臨時(shí)購(gòu)貨用現(xiàn)金，由供應(yīng)部統(tǒng)計(jì)員書寫借款單后，由分管財(cái)務(wù)的副總簽字，再到財(cái)務(wù)室辦理。B.供應(yīng)商收款后，開具收款收據(jù)。供應(yīng)部統(tǒng)計(jì)員審查無(wú)誤后交：部門經(jīng)理財(cái)務(wù)副總總經(jīng)理簽字后，交到財(cái)務(wù)。C.供應(yīng)商開具的發(fā)票核查無(wú)誤后，由部門經(jīng)理財(cái)務(wù)副總總經(jīng)理簽字。再交分管會(huì)計(jì)，現(xiàn)金帳的發(fā)票交出納員。D.給供應(yīng)商憑發(fā)票掛帳的付款。供應(yīng)商要開具相對(duì)應(yīng)的收款收據(jù)。供應(yīng)部統(tǒng)計(jì)員審查無(wú)誤后，由部門經(jīng)理財(cái)務(wù)副總總經(jīng)理簽字。以現(xiàn)金付款的到出納員處辦理，以支票或匯票形式付款的到分管會(huì)計(jì)處辦理（4）與生產(chǎn)合作方法：A.各車間所需材料及物資，需填寫物資購(gòu)買申請(qǐng)單，由車間領(lǐng)導(dǎo)簽字后交到供應(yīng)部，在填寫申請(qǐng)單時(shí)，要把名稱、規(guī)格、參數(shù)、型號(hào)、數(shù)量，哪里用，急不急，哪個(gè)車間都要清楚。B.供應(yīng)部拿到申請(qǐng)單先查看倉(cāng)庫(kù)有沒(méi)有，若沒(méi)有再購(gòu)買。7、制定費(fèi)用計(jì)算辦法：（1）根據(jù)目前公司狀況購(gòu)原材料所需貨款每月在300萬(wàn)-370萬(wàn)。（2）購(gòu)買原材料根據(jù)所定合同，提前申報(bào)付款額。（3）對(duì)備品備件供應(yīng)商基本是先用貨后付款，付款時(shí)間每月15日?qǐng)?bào)計(jì)劃，20日以前批復(fù)