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。檔案人員崗位培訓基礎知識 第一章 檔案與檔案工作概述 第一節(jié) 檔案概要一、檔案的概念（一）檔案的概念中華人民共和國檔案法在表述檔案概念時指出：“本法所稱的檔案，是指過去和現(xiàn)在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄?！焙茱@然，“檔案”這個概念的內(nèi)涵是人類在社會實踐活動中直接形成的原始的歷史記錄，它的外延是具有這種屬性的各種形式的文件材料。二、檔案的特點（一）檔案是直接形成于社會實踐活動的原始記錄。檔案都是伴隨著人們實踐活動自然而然地產(chǎn)生的，是最為原始的歷史記錄。這是檔案區(qū)別于圖書和報刊資料的標志之一。（二）檔案和文件是處于不同階段的同一事物。二者既有密切聯(lián)系，又有顯著區(qū)別。其間的聯(lián)系在于文件是檔案的前身，是形成檔案的基礎；區(qū)別則因為文件轉化為檔案是有條件的。（三）檔案來源廣泛，內(nèi)容豐富，形式多樣。只要有機關、團體存在，有社會實踐活動存在，就有檔案產(chǎn)生。檔案來源的廣泛決定了檔案內(nèi)容的豐富。就檔案載體來說，古有甲骨、金石、竹木、縑帛、紙張，近現(xiàn)代又有膠片、磁帶、磁片和光盤等；就信息記錄方法而言，有手寫、刀刻、印刷、攝影、錄像和數(shù)字化存貯等；就信息表達方式來講，有文字、聲音和圖像等。三、檔案的種類 在社會生活中，有一種廣為流行、被普遍接受的檔案分類方法，即以內(nèi)容為標準，將檔案分成文書檔案、科技檔案和專門檔案。 (一)文書檔案 文書檔案也曾被稱為黨政檔案、行政檔案，是機關、團體、部隊、企業(yè)事業(yè)單位等在領導和行政管理活動中形成的檔案材料。例如國家行政機關發(fā)出和收到的命令、指示、請示、批復、報告、決議、通知等，在辦理完畢歸檔保存后，即為文書檔案。它是了解、研究國家社會政治、經(jīng)濟和文化發(fā)展史，研究個體的機構、組織歷史的基本依據(jù)。(二)科技檔案科技檔案的全稱為科學技術檔案，是由生產(chǎn)技術應用與管理、基本建設、科學研究活動中產(chǎn)生和使用的圖紙、圖表、文字材料、計算材料等科技文件材料轉化而成的檔案材料。這些檔案多集中在工廠、礦山、設計院、研究院和地質(zhì)、測繪、水文、氣象、建筑等部門。它是反映科學技術、經(jīng)濟建設真實面貌的原始記錄，也是科學技術的重要存在形式之一。 (三)專門檔案 專門檔案是指一些社會機構和組織在某些專門業(yè)務工作中形成的檔案材料。如人事檔案、會計檔案、工商檔案、稅務檔案、教學檔案、藝術檔案、訴訟檔案、審計檔案、統(tǒng)計檔案、專利檔案、外交檔案和軍事檔案等。由于社會分工細致，專門檔案種類繁多，難以盡數(shù)。 四、檔案的基本作用檔案是機關文件查考的依據(jù)、生產(chǎn)建設的豐富資料、科學研究的基礎和條件、政治斗爭的必要手段和宣傳教育的生動素材。檔案的基本作用可概括為兩個基本方面，憑證作用和參考作用。 1檔案是歷史的真憑實證 檔案之所以具有憑證作用，是由它的形成規(guī)律及自身特點決定的。首先，從其產(chǎn)生過程看，它是在社會實踐活動中直接形成的，而非后人編造的，這就客觀地記錄了歷史情況，具有最可靠的憑證性。其次，從檔案本身的物質(zhì)形態(tài)看，它保留著真切的歷史痕跡，如有些是當事人的親筆手稿；有的留有機關領導人或有關人員的親筆簽署或批示；許多文件蓋有制發(fā)機關或個人的印信。還有些文件材料，如合同、契約等，制發(fā)的目的就是備忘，其憑證作用更明顯。 2檔案是第一手的參考材料 可供人們學習、參考的材料是很多的，如檔案、圖書和報刊資料等，但檔案這種前人知識的載體，更直接、更原始地記錄了前人的經(jīng)驗、教訓，因而是第一手的參考材料。 第二節(jié) 檔案工作概要一、檔案事業(yè)的構成(一)機關檔案室工作1983年4月28日中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發(fā)的機關檔案工作條例指出：“機關檔案工作是機關工作的組成部分，是提高機關工作效率和工作質(zhì)量的必要條件，是維護機關歷史真實面貌的一項重要工作。它深刻地闡明了機關檔案室工作的性質(zhì)和地位。(二)檔案館工作1983年4月26日國家檔案局頒發(fā)的檔案館工作通則指出：“檔案館是黨和國家的科學文化事業(yè)機構，是永久保管檔案的基地，是科學研究和各方面工作利用檔案史料的中心。”檔案館的基本任務是在維護黨和國家歷史真實面貌的前提下，集中統(tǒng)一地管理黨和國家的檔案及有關資料，維護檔案的完整與安全，積極提供利用，為社會主義現(xiàn)代化建設服務。2000年召開的全國檔案館工作會議進一步要求：“把檔案館建成保管黨和國家重要檔案的基地和愛國主義教育基地，建成為改革開放和現(xiàn)代化建設事業(yè)提供檔案信息服務的中心?！?009年召開的全國檔案館工作會議又提出 ：“努力把各級國家檔案館建設成檔案安全保管基地、愛國主義教育基地、檔案利用中心、政府信息查閱中心、電子文件中心“五位一體”的公共檔案館。”我國檔案館主要分兩大類，即綜合性檔案館和專門性檔案館。1.綜合性檔案館 我國設置的中央級綜合性檔案館包括：中央檔案館、中國第一歷史檔案館和中國第二歷史檔案館。北京市所設置的綜合性檔案館包括北京市檔案館和東城區(qū)、西城區(qū)等18個區(qū)縣檔案館。2專門性檔案館我國專門性的、部門性的檔案館，包括中央一級和地方一級。它們分別收藏某一方面的、某一專業(yè)的、某種載體形式的檔案和相關資料。目前我國已建立的專門性或部門性檔案館有：中國照片檔案館、測繪檔案館和氣象檔案館等。城市建設檔案館是比較重要的地方專門性檔案館，它是專門收藏城建檔案及有關資料的科技文化事業(yè)單位。(三)檔案行政管理工作 檔案行政管理工作是以國家各項建設事業(yè)的長遠和現(xiàn)實需要為目標，以檔案法律法規(guī)為準則，對全國以及地方檔案工作進行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、統(tǒng)一制度、監(jiān)督指導的過程和活動。全國檔案行政管理工作的最高機關是國家檔案局。北京市檔案局為市政府負責本市檔案工作的主管部門，履行全市檔案事業(yè)行政管理職能。具有執(zhí)法主體資格，在履行全市檔案行政執(zhí)法職能的過程中，接受市人民代表大會常務委員會的法律監(jiān)督，接受市政府法制部門的業(yè)務指導。 (四)檔案教育工作 檔案教育工作是社會教育機構和檔案部門對預備從事和已經(jīng)從事檔案工作的人員實施培養(yǎng)的過程和活動。我國的檔案教育工作較為發(fā)達，主要分院校教育和在職教育兩個方面。 (五)檔案科學研究工作 依靠科研教育振興檔案事業(yè)是發(fā)展檔案事業(yè)的基本戰(zhàn)略之一，檔案科學研究工作受到高度重視。檔案科學研究工作包括檔案科學的基礎理論研究、應用理論研究、應用技術研究和檔案科學研究管理工作等。 (六)檔案宣傳工作 檔案宣傳工作是向社會成員說明講解檔案和檔案工作的重要意義，傳播檔案和檔案法規(guī)的有關信息，鼓動和吸引人們積極參與檔案的保護和利用工作的過程和活動。 (七)檔案外事交往工作 與國際檔案界的交往與合作，是國家檔案事務中的重要部分，是發(fā)展我國檔案事業(yè)的外部條件。新中國成立后，特別是改革開放以來，我國檔案界的國際交往與合作日趨活躍。北京市檔案界也廣泛地參與到這項工作中來，走出去，請進來，學習和借鑒外國管理與開發(fā)檔案的先進經(jīng)驗，宣傳和展示北京與整個國家改革開放所取得的巨大成就。二、檔案業(yè)務工作的內(nèi)容 按照我國檔案界的習慣，檔案業(yè)務工作的基本內(nèi)容可概括為檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計和利用等六個方面，簡稱“六個環(huán)節(jié)”。 (一)檔案收集工作 檔案的前身文件，是由機關內(nèi)各組織機構和個人分散形成的，而機關和社會利用檔案，則要求一定的集中，為了更廣泛地發(fā)揮檔案的作用，就需挑選文件集中保存，這便是檔案的收集工作。機關文件歸檔和各單位檔案向檔案館移交都屬于檔案收集工作。 (二)檔案整理工作 收集起來的檔案來源廣泛，數(shù)量很大，內(nèi)容復雜，有的還可能是零散文件。為了改變這種相對零亂的狀況，便于保管和利用，就必須對檔案進行分門別類，使之有規(guī)可循，這便是檔案的整理工作。 (三)檔案鑒定工作 隨著時間的推移和社會實踐的發(fā)展，檔案數(shù)量日益增多，而有些檔案則逐漸失去了保存價值。為了減輕庫房負擔，降低檔案管理成本，方便有價值檔案的管理和檢索，就需要對庫存檔案進行鑒別、挑選，去粗取精，這便是檔案的鑒定工作。文件歸檔環(huán)節(jié)中的確定保管期限也屬檔案鑒定工作范疇。 (四)檔案保管工作 由于自然和社會的原因，檔案總是處于漸變性的自毀過程，甚至遭到突變性的破壞。為了盡可能地延長檔案的壽命，就需要對其采取保護措施，進行妥善管理，這便是檔案的保管工作。 (五)檔案統(tǒng)計工作 檔案數(shù)量多，成分復雜，為了科學地進行收集、整理、鑒定、保管和有效地提供利用，檔案管理部門和檔案行政管理部門都要掌握檔案和檔案工作的基本情況，這就要對有關狀況進行數(shù)據(jù)的登記、統(tǒng)計和分析研究，這便是檔案的統(tǒng)計工作。 (六)檔案利用工作黨和國家以及社會機構、組織、單位建立檔案工作的最終目的是發(fā)揮檔案的作用。為此，檔案室、檔案館除大量的基礎工作外，還要通過各種方式和手段提供利用檔案和有關資料。直接滿足社會各方面檔案利用者需求的工作，便是檔案的利用工作。三、檔案工作性質(zhì)（一）檔案工作是一項管理性的工作國務院早在1956年關于加強國家檔案工作的決定中就規(guī)定：“檔案工作的任務就是要在統(tǒng)一管理國家檔案的原則下建立國家檔案制度，科學地管理這些檔案，以便于國家機關和科學研究工作的利用?！币虼耍^檔案工作，確切地說就是檔案管理工作。（二）檔案工作是一項服務性的工作檔案工作對于其他工作來說，屬于服務性工作。通過管理和提供檔案資料為各項工作服務，則是檔案工作區(qū)別于其他服務性工作的特點之一。服務性是檔案工作的重要屬性之一，是檔案工作賴以生存和發(fā)展的主要因素。（三）檔案工作是一項政治性的工作因為檔案工作為一定的政治服務，是維護黨和國家歷史真實面貌的重要事業(yè)，所以說檔案工作是一項政治性的工作。（四）檔案工作是一項科學性的工作檔案工作是科學研究的先決條件之一，無論是自然科學研究，還是社會科學研究，都必須掌握豐富的第一手材料，檔案部門收藏的各種檔案原始、系統(tǒng)地記錄了人類同社會、同大自然抗爭的知識經(jīng)驗，能最大限度地滿足科學工作者的需要。檔案工作本身也具有學術性。（五）檔案工作是一項文化性的工作檔案室和檔案館保存的檔案都是國家珍貴的歷史文化財富，是人類文明進步的階梯。四、檔案工作的基本原則（一）檔案工作實行統(tǒng)一領導、分級管理是我國檔案工作的組織原則1國家全部檔案由各級檔案機構分別集中保存各機關內(nèi)黨、政、工、團等組織和機構的檔案，均由機關檔案室集中管理，不得由承辦單位和個人分散保存；各機關檔案中需要長遠保存的，由各級檔案館集中保管；一切檔案非依規(guī)定和批準手續(xù)，不得轉移、分散或銷毀。2全國檔案工作，由各級檔案行政管理機關統(tǒng)一、分級、分專業(yè)負責監(jiān)督和指導所謂統(tǒng)一，就是在全國范圍內(nèi)實行統(tǒng)一的業(yè)務指導、監(jiān)督和檢查。具體說，就是全國檔案工作事務由國家檔案局掌管。所謂分級負責，就是地方各級檔案行政管理機關，按照全國統(tǒng)一的規(guī)定和要求，結合本地區(qū)的具體情況，在本地區(qū)黨委的領導、人民代表大會常務委員會和政府的監(jiān)督下，制定規(guī)劃，健全制度，具體指導、監(jiān)督和檢查本地區(qū)的檔案工作。所謂分專業(yè)負責，就是中央和地方專業(yè)主管機關檔案部門，按照全國檔案工作的統(tǒng)一規(guī)定，在國家和地方檔案行政機關的指導下，根據(jù)本專業(yè)、本系統(tǒng)的特點，負責本系統(tǒng)包括下屬單位檔案工作的管理。3實行黨、政檔案統(tǒng)一管理黨、政檔案統(tǒng)一管理，是我國檔案工作的特點之一。一個機關內(nèi)共產(chǎn)黨、行政、工會和共青團等組織的檔案統(tǒng)一集中在一個機構保管；需要長遠保存的黨、政檔案，統(tǒng)一集中于各級檔案館。（二）維護檔案的完整與安全，是檔案管理的基本要求維護檔案完整，一方面，從數(shù)量上要保證檔案的齊全，使那些應該集中和保存的檔案不能殘缺短少；另一方面，從質(zhì)量上，也就是系統(tǒng)性方面，要維護檔案的有機聯(lián)系，不能人為地將其割裂分散，或者零亂堆砌。維護檔案安全，一方面，從物質(zhì)上要保證檔案不遭受人為和自然的損壞，盡量延長其壽命；另一方面，要保證檔案政治上的安全，即檔案不丟失、不被盜、不泄密。（三）便于社會各方面的利用，是檔案工作的根本目的便于社會各方面的利用，是整個檔案工作的出發(fā)點和最終目的。一切檔案機構的設置，一切檔案工作制度的建立，一切檔案業(yè)務工作的開展，都要服從、服務于這個總目標。因此，便于社會各方面的利用，是檢驗檔案工作的主要標準。 五、檔案工作的幾個專門術語 (一)國家檔案全宗國家檔案全宗又稱國家全部檔案。指歸國家所有的、由國家統(tǒng)一管理的、對國家和社會有保存價值的一切檔案財富的總和。它包括我國各個歷史時期的國家機構、社會組織和某些個人形成的各種內(nèi)容和各種形式的檔案。如圖所示： 中華人民共和國成立以后檔案國家檔案全宗 中華人民共和國成立以前檔案 革命歷史檔案舊政權檔案 中華人民共和國成立后的檔案，是指1949年10月1日以后，在我國形成的全部歸國家所有的檔案；革命歷史檔案，是指1949年10月1日之前，由中國共產(chǎn)黨所領導的軍隊、政權、企事業(yè)單位、社團等組織及個人形成的全部歸國家所有的檔案；舊政權檔案，是指1949年10月1日之前，除了革命歷史檔案之外的全部歸國家所有的檔案。建立國家檔案全宗概念的實質(zhì)是強調(diào)國家要對歸國家所有的全部檔案進行宏觀管理和控制。 (二)全宗 全宗是由一個獨立的機關、社會組織或個人形成的全部檔案所組成的有機整體。如一個公司所形成的全部檔案可包括黨群管理、行政管理、財務管理和產(chǎn)品、基建、設備、科研等方面的各種門類的檔案。一位科學家、文學家、教育家及其他知名人士，在其一生活動中形成的著作手稿、講話稿、日記、文電、信函和音像材料等均屬個人全宗中的內(nèi)容。 因為一個機關或著名人物在社會活動中形成的全部檔案，反映了這個機關或人物的歷史面貌及發(fā)展變化過程，所以是一個不可分割的有機整體，不能分散。 (三)立檔單位立檔單位的定義是與全宗相對應的，用一句話概括：其檔案能夠構成檔案全宗的機關、社會組織或者個人即稱為立檔單位。 確定一個組織機構是不是立檔單位，它的檔案構不構成全宗，要根據(jù)一定的條件來分析。構成立檔單位的主要條件是：第一、可以獨立行使職權，并能主要以自己的名義對外單獨行文；第二、是一個會計單位或經(jīng)濟核算單位，自己可以編造預算或財務計劃； 第三，設有管理人事的機構或人員，并有一定的人事任免權。 簡單地說，就是看這個組織機構在工作上、組織上和財務上是否有一定的獨立性。但是，三個條件不是并列的，其中以第一個條件最為主要。為了確定一個組織單位到底是立檔單位，還是立檔單位的內(nèi)部機構，必須從有關這個組織單位職權的法規(guī)性、指導性文件和實際活動兩個方面去分析。第二章 公文管理第一節(jié) 公文的概念、分類、文種和稿本 一、公文的概念 公文，即公務文書，是國家機關及其他社會組織為處理公務、行政職權而按規(guī)范體式形成的具有法定效用的信息記錄。它是依法行政和進行公務活動的重要工具。我們在日常工作中接觸到的通知、請示、批復、決定、決議等都是公文。二、公文的分類 常見的公文分類方法主要有以下幾種： (一)從公文的形成與使用范圍上劃分，公文可分為通用公文與專用公文兩大類。 通用公文是指各級黨政機關、企事業(yè)單位和社會團體等在工作活動中普遍使用的文件。如通知、通報、請示、批復等。 專用公文是相對于通用文件而言的，是指在一定業(yè)務范圍內(nèi)由專門的機關、組織等因特殊需要而專門制定和使用的文件。如司法機關形成的起訴書、判決書等，外交機關形成的國書、照會、備忘錄等。 (二)從公文的行文關系和運行方向上劃分，公文可分為上行文、平行文、下行文三種。 上行文是指下級機關向上級領導或指導機關報送的公文。即自下而上的行文。如北京市財政局向北京市人民政府或國家財政部報送的公文都屬于上行文。 平行文是指在同一組織系統(tǒng)中同級機關之間或在非同一組織系統(tǒng)中不相隸屬機關之間使用、運行的公文。如國務院各部委、各局之間，市政府所屬各局之間使用、運行的公文。再如某中學與衛(wèi)生局，雖然兩個單位的級別可能不同，但兩者之間沒有領導與被領導或指導與被指導的關系，行文仍屬于平行文。 下行文是指上級機關向所屬的被領導或被指導的下級機關發(fā)送的公文，即自上而下的行文。如市稅務局給各區(qū)縣稅務局下發(fā)的公文。國家檔案局給各省、市檔案局下發(fā)的公文。 (三)從公文的機密程度和閱讀范圍上劃分，公文可分為公布公文、內(nèi)部公文、機密公文三大類。 公布公文指內(nèi)容不涉及秘密，可以對外公開發(fā)布的公文，主要有對外公開公文和限國內(nèi)公開公文兩種。 內(nèi)部公文指內(nèi)容不宜對社會公開，只限于機關內(nèi)部使用的公文。 機密公文指內(nèi)容涉及國家秘密，泄露出去會使國家的安全和利益遭受損害的公文。根據(jù)其內(nèi)容涉及國家秘密的程度，以及泄露后將給國家?guī)淼膿p害程度，機密公文可分為絕密、機密、秘密三種。 (四)在一個機關內(nèi)，從公文的來源和去向上劃分，公文可分為發(fā)文、收文和內(nèi)部公文三種。 發(fā)文是指由本機關制成并向外機關發(fā)送的公文。 收文是指本機關收到的，由外機關制發(fā)的公文。 內(nèi)部公文是指由本機關制成，并且只在本機關內(nèi)部使用的公文。 三、常用公文文種 文種，又稱公文名稱或公文種類，是國家以法規(guī)性文件規(guī)定的公文的名稱。對于公文文種，要根據(jù)國家有關規(guī)定，按照本機關的職權范圍、法定地位以及機關之間的行文關系，正確選擇，不得濫用。 依據(jù)國務院2000年8月20日發(fā)布、2001年1月1日起正式施行的國家行政機關公文處理辦法(國發(fā)200023號)的規(guī)定，行政機關的公文種類主要有十三類： (一)命令(令) 適用于依照有關法律公布行政法規(guī)和規(guī)章；宣布施行重大強制性行政措施；嘉獎有關單位及人員。 (二)決定適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關單位及人員，變更或者撤消下級機關不適當?shù)臎Q定事項。(三)公告適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項。(四)通告 適用于公布社會各有關方面應當遵守或者周知的事項。 (五)通知 適用于批轉下級機關的公文，轉發(fā)上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員。 (六)通報 適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。 (七)議案 適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務委員會提請審議事項。 (八)報告 適用于向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問。 (九)請示 適用于向上級機關請求指示、批準。 (十)批復 適用于答復下級機關的請示事項。 (十一)意見 適用于對重要問題提出見解和處理辦法。 (十二)函適用于不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項。(十三)會議紀要適用于記載、傳達會議情況和議定事項。 四、公文的稿本公文稿本是指公文文稿和文本的統(tǒng)稱。文稿，指公文起草過程中的歷次稿子，如草稿、定稿等。文本，指同一公文由于作用不同而形成的不同版本，如正本、副本、存本等。在公文處理、保管和歸檔中，對各種稿本要加以區(qū)別對待。 公文稿本主要有以下幾種： （一）草稿：即公文的原始文稿，是公文撰寫人員根據(jù)機關發(fā)文意圖而草擬的公文未定稿。草稿從內(nèi)容到形式都比較粗糙，其作用在于供討論、征求意見、修改審批之用。形式有討論稿、征求意見稿、送審稿、草案等。草稿因未獲審批通過，不是正式公文，不具備正式公文的效用，一般不向外發(fā)出。除重要法規(guī)性公文及重大事項公文的歷次草稿需要歸檔保存外，一般公文草稿不需要歸檔保存，待定稿產(chǎn)生后即可銷毀。 （二）定稿：即已經(jīng)履行法定批準程序的公文文稿，是經(jīng)過負責人簽發(fā)或經(jīng)過會議討論通過(批準)的最后完成稿。定稿反映了公文起草、審核修改、簽發(fā)的全過程，是印制公文正本的依據(jù)和標準，是日后對文稿內(nèi)容查考的最直接、最原始的憑證，能產(chǎn)生正式法定效用。同時，定稿上留有負責人的簽發(fā)標記和會議通過(批準)的標記，可以說定稿的權威性和保存價值絲毫不亞于正本。任何公文在制發(fā)過程中必須形成定稿，且只能有一份定稿，所以定稿必須歸檔保存。書寫公文定稿，要使用標準格式的發(fā)文稿紙。 （三）正本：即向受文者制發(fā)的具有法定效用的公文文本，是依據(jù)定稿并按規(guī)范格式要求制作的正式文本。正本代表發(fā)文機關或部門的法定權威性和正式意圖，是收文者辦理公務、解決問題的依據(jù)，具備各種生效標志，具有查考價值和現(xiàn)行執(zhí)行效用。發(fā)文機關應當歸檔保存公文正本。凡屬收文機關歸檔范圍的公文正本，收文機關也應歸檔保存。 （四）存本：即與公文正本同時印制的印刷本或依照正本復制的標準樣本。存本不對外發(fā)出，不作為開展工作的依據(jù)。由發(fā)文機關留存，作用限于存檔備考。 （五）副本：即公文正本的復制本或與正本同時印制的重份公文。其內(nèi)容與形式完全與正本一致，供備查、知照、傳閱使用。第二節(jié) 公文處理和整理工作 一、公文處理工作的基本原則公文處理應當堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到及時、準確、安全。公文處理必須嚴格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)和其它有關規(guī)定，確保國家秘密的安全。二、公文處理工作的基本要求 (一)公文處理工作必須加強集中統(tǒng)一管理 公文是機關工作的重要辦事工具，公文處理工作具有很強的政治性、機密性和現(xiàn)實效用性，直接關系到實現(xiàn)機關職能和提高機關辦事效率。因此必須對公文實行集中統(tǒng)一管理，不能任其自流。具體而言，集中統(tǒng)一管理主要有統(tǒng)一領導、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一歸檔等含義。(二)公文處理工作必須準確、周密準確、周密是根據(jù)公文處理工作的原則，對公文處理工作提出的質(zhì)量要求。在機關工作中，無論是擬制、發(fā)出文件，或制定、宣傳和貫徹有關方針政策，或組織、計劃和安排具體工作，或匯報情況、請示和答復問題等，都要求做到準確、周密，確保質(zhì)量，避免差錯。 (三)公文處理工作必須及時、迅速 在處理公文時，要明確規(guī)定公文的辦理時限，分清輕重緩急，保證緊急、重要的公文優(yōu)先辦理。要改進工作作風，簡化公文處理程序，縮短公文運轉周期，加快傳遞和辦理速度。要學會利用現(xiàn)代化技術手段，提高公文處理工作的效率。 (四)公文處理工作必須安全、可靠，確保國家機密 在公文處理工作中，必須保護好公文，注意公文的安全，選擇防火、防盜、防潮，防蟲蛀鼠咬、防霉變的保管條件，使公文不受損壞，延長壽命。同時要嚴格遵守有關制度，防止公文遺失。對涉及黨和國家機密的公文，在公文處理中要認真遵守中華人民共和國保密法的規(guī)定，正確劃分公文的密級，執(zhí)行保密制度，確保黨和國家的機密。 (五)精簡公文，反對官僚主義和文牘主義為提高工作效率，避免行文混亂，解脫“文山”的負擔，在公文處理工作中必須精簡一切可有可無的公文，將公文制發(fā)、運轉處理的數(shù)量嚴格控制在合理范圍內(nèi)。三、公文整理的含義 公文整理，是指將辦理完畢的，具有查考利用價值的公文，按照一定原則對其進行系統(tǒng)分類、組合、排列、編號和基本編目，使之有序化的過程。 對公文整理的含義，可以從以下方面理解：(一)必須是辦理完畢的公文才能進行整理(二)必須是有查考利用價值的公文才有必要進行整理只有對現(xiàn)實活動和歷史研究具有查考、使用價值的公文，才具有保存價值，才有必要進行整理。(三)整理公文時必須遵循公文形成規(guī)律，保持公文內(nèi)在聯(lián)系 對公文進行整理時，必須遵循公文形成規(guī)律，保持它們之間的聯(lián)系，以便于查找和利用。四、公文整理遵循的原則公文整理遵循的原則是：遵循公文形成規(guī)律，保持公文之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。 對公文整理原則，可以通過以下幾個方面做進一步理解： (一)遵循公文形成規(guī)律 各項職能活動總是存在著各方面的聯(lián)系，所以在各項職能活動中形成的公文之間，必然有一定的規(guī)律，而公文整理必須遵循這些規(guī)律。 (二)保持公文之間的有機聯(lián)系 公文之間的有機聯(lián)系主要表現(xiàn)在公文的來源、內(nèi)容、時間、形式等方面。對公文進行整理時，要注意保持公文之間的有機聯(lián)系，既要反映出機關職能活動的歷史面貌，也要符合人們查找利用檔案的心理預期，為檢索提供線索。 (三)區(qū)分不同價值 應區(qū)分歸檔范圍內(nèi)不同公文的價值，劃定不同保管期限。對于保存價值大、保管期限長的公文，要重點整理和保管；對保存價值小、保管期限短的公文，要區(qū)別對待；對無保存價值、不須歸檔的公文，要進行銷毀。 (四)便于保管和利用 便于保管和利用是公文整理歸檔的最終目的，也是衡量整理工作質(zhì)量的重要標準。在整理過程中，要將“便于保管和利用”作為重要因素考慮。第三節(jié) 公文歸檔 公文歸檔是指一個立檔單位的文書處理部門或承辦部門，將處理完畢的公文按照一定的原則進行整理后，定期移交給檔案部門集中保存的工作。歸檔制度包括歸檔范圍、歸檔時間、歸檔案卷質(zhì)量要求。一、公文的歸檔范圍 歸檔范圍，即歸檔公文整理的范圍。并不是所有公文都需要歸檔，要對之正確分析、區(qū)別對待。根據(jù)2006年12月18日國家檔案局公布施行的機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定，機關文件材料歸檔范圍是：（一）反映本機關主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關工作、國家建設和歷史研究具有利用價值的文件材料；（二）機關工作活動中形成的在維護國家、集體和公民權益等方面具有憑證價值的文件材料；（三）本機關需要貫徹執(zhí)行的上級機關、同級機關的文件材料；下級機關報送的重要文件材料；（四）其他對本機關工作具有查考價值的文件材料。機關文件材料不歸檔范圍是：上級機關的文件材料中，普發(fā)性不需本機關辦理的文件材料，任免、獎懲非本機關工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等；本機關文件材料中的重份文件，無查考利用價值的事務性、臨時性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿；無特殊保存價值的信封，不需辦理的一般性人民來信、電話記錄，機關內(nèi)部互相抄送的文件材料，本機關負責人兼任外單位職務形成的與本機關無關的文件材料，有關工作參考的文件材料；同級機關的文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料；下級機關的文件材料中，供參閱的簡報、情況反映，抄報或越級抄報的文件材料。 二、公文的歸檔時間歸檔時間是指文書處理部門和業(yè)務部門將需要歸檔的公文向檔案部門移交的時間。 辦理完畢的公文一般應在第二年6月底之前向本單位檔案部門移交；對于某些專業(yè)文件、特殊載體的檔案或駐地分散在外的部門形成的文件，可另行規(guī)定切合實際的歸檔時間。三、公文的歸檔要求 歸檔要求，主要是指歸檔案卷在質(zhì)量上必須符合以下要求：(一)應歸檔的公文材料其種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應齊全、完整，并要進行分類、立卷，正確劃分保管期限，使之達到系統(tǒng)有序。(二)歸檔案卷封面的各個項目，均應填寫清楚。案卷題名要簡明確切，注明保管期限，卷內(nèi)文件應有序排列、編頁號、填寫卷內(nèi)文件目錄和備考表。(三)歸檔案卷要按一定次序系統(tǒng)排列，編制順序號及案卷目錄一式數(shù)份。交接案卷時，雙方要根據(jù)目錄清點核對，并履行簽字手續(xù)。第三章 文書檔案管理文書檔案，是指機關、團體、企業(yè)、事業(yè)單位及其他社會組織在領導和行政管理等項活動中形成的具有保存?zhèn)洳閮r值的文件。 第一節(jié) 文書檔案收集工作的內(nèi)容和要求一、文書檔案收集工作的內(nèi)容和重要性（一）收集工作的內(nèi)容文書檔案的收集工作，就是按照黨和國家的規(guī)定，通過例行的接收制度和專門征集的辦法，把分散在各機關、個人手中和散失在其他地方的檔案分別集中到各有關機關檔案室和各級各類檔案館的工作。 對于一個具體的立檔單位，文書檔案的收集工作是指該單位的檔案部門按照國家的規(guī)定，通過歸檔、接收等辦法，把分散在本單位內(nèi)部機構和個人手中的文書檔案集中到檔案室，實行集中統(tǒng)一管理的工作。需要強調(diào)的是，為了提高文書檔案收集工作的質(zhì)量，突出不同單位室藏檔案的特色，檔案人員在制定歸檔制度尤其是確定歸檔范圍時，要增強收集工作的針對性，要按照國家的有關規(guī)定，結合本單位的實際，將反映本單位基本歷史面貌和主要職能活動的文件材料列為收集重點。歸檔制度一經(jīng)確立，檔案部門和各有關部門應嚴格按照規(guī)定，有計劃分步驟地開展具體的接收和歸檔工作。（二）文書檔案收集工作的重要性檔案的收集工作是檔案業(yè)務工作的基礎，文書檔案收集工作的重要性，概括起來有以下兩點：1.文書檔案收集工作是文書檔案管理工作的前提和基礎文書檔案的收集工作是文書檔案管理工作的起點。一般情況下，檔案部門管理的檔案不是由檔案部門自身產(chǎn)生和形成的，而是通過開展收集工作，檔案部門將各個部門產(chǎn)生的具有保存價值的文件接收過來，并經(jīng)過長期積累形成的。因此，從全部檔案業(yè)務工作的程序來看，收集工作是第一個環(huán)節(jié)，它為文書檔案工作提供了實際管理對象。有了檔案，檔案室才能開展整理、編目、鑒定、保管、統(tǒng)計和提供利用等各項工作。收集工作做不好，就沒有齊全完整的檔案，也不會有健全的檔案工作。2.文書檔案收集工作的質(zhì)量決定了文書檔案管理工作的質(zhì)量收集工作的質(zhì)量直接決定了檔案工作的質(zhì)量。通常，人們在衡量一個單位檔案管理水平的高低時，首先要查看檔案室收集的檔案文件材料是否齊全完整。如果收集及時，檔案材料完整系統(tǒng)、鑒選得當，就能為檔案管理的各個環(huán)節(jié)奠定良好的基礎，從而能夠集中力量對檔案進行深入研究，并廣泛開展檔案的利用工作。二、文書檔案收集工作的要求（一）歸檔的文件材料應當齊全完整，并符合長期保管的質(zhì)量要求保證歸檔文件材料的齊全完整是貫穿文書檔案收集工作始終的基本要求。就一個機關而言，檔案的齊全完整是指歸檔文件材料在種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)等方面都應保持齊全完整?？梢哉f，檔案部門接收文件材料齊全完整的程度決定了收集工作的質(zhì)量，而這也正是許多基層單位開展收集工作的難點。 歸檔的文件材料不僅要求內(nèi)容上客觀、真實，而且在制成材料特別是書寫材料方面要利于文件的長期保存。因此，在收集過程中，檔案人員不僅要檢查文件的完整情況，而且要嚴把文件的書寫質(zhì)量關，杜絕不符合要求的文件進入檔案室。 （二）歸檔的文件材料應當精煉準確，并反映立檔單位的主要職能 各個單位在日常工作中會形成和使用大量文件，其中具有查考、憑證價值、需要整理歸檔的文件只是一部分。為了防止出現(xiàn)“有文必檔”的現(xiàn)象，文書部門與檔案部門對收集到的文件材料必須按照鑒定原則和檔案保管期限表的規(guī)定，結合本單位實際審慎地進行鑒定，準確地確定文件的存毀，使反映單位重要事件、重大活動和基本歷史面貌的文件材料都能夠接收到檔案部門。（三）檔案部門要加強收集工作的調(diào)查和指導為使各部門形成的文件能夠按要求移交到檔案室集中保管，檔案部門在收集工作中必須重視調(diào)查，掌握應歸檔文件在分散、流動、管理和使用等方面的信息。特別是對業(yè)務部門形成的文件，檔案人員要在全面了解本單位基本職能的基礎上，深入、細致地掌握各部門的主要職能活動及其形成的文件材料情況。準確劃定收集的范圍和收集重點，確保歸檔文件齊全完整。第二節(jié)文書檔案的整理和鑒定工作的內(nèi)容與原則一、文書檔案整理工作的內(nèi)容與原則（一）文書檔案整理工作的內(nèi)容文書檔案整理工作的內(nèi)容可以概括為文書檔案的系統(tǒng)化和基本編目兩部分。系統(tǒng)化是指對彼此間存在某種關系的案卷，按照一定的方法組合在一起，構成完整的、具有有機聯(lián)系的整體，具體包括檔案的分類、案卷的排列和檔號的編制?；揪幠恐饕蔷幹瓢妇砟夸?，以反映和介紹每一卷檔案的內(nèi)容、狀況和特征。（二）文書檔案整理工作的原則文書檔案整理工作的原則是：充分利用原有的整理基礎，保持文件之間的歷史聯(lián)系，便于保管和利用。1充分利用原有的整理基礎在正常的工作條件下，檔案室接收的是文書部門和業(yè)務部門按照歸檔要求整理好的案卷。對于已經(jīng)整理過的檔案，檔案部門不必打亂重整。一般情況下，只要不是零散文件或原有基礎十分不好的案卷，都應盡量保持原有的整理體系。對于某些不合理處，可以做必要的加工補救，這樣既可以節(jié)約人力物力，減輕對檔案的損毀，又可以保證整理工作的質(zhì)量和效率。 2保持文件之間的歷史聯(lián)系 文件之間的歷史聯(lián)系，是指文件在產(chǎn)生和處理過程中形成的內(nèi)部相互關系。檔案文件之間的歷史聯(lián)系，主要表現(xiàn)在文件的來源、時間、內(nèi)容和形式等四個方面。 （1）文件在來源方面的聯(lián)系。文件是以一定的機關及其內(nèi)部組織機構或一定的個人為單位形成的，形成文件的單位構成了文件在來源方面不可分割的聯(lián)系。整理檔案，必須保持文件在來源方面固有的聯(lián)系。從全部整理工作來說，文件在來源方面的聯(lián)系是首要的。 （2）文件在時間方面的聯(lián)系。形成文件的機關、組織或個人進行工作活動，都有一定的時間范疇，這使文件之間具有一定的時間聯(lián)系。整理檔案時，必須保持檔案在時間上的密切聯(lián)系。 （3）文件在內(nèi)容方面的聯(lián)系。文件是一個單位在行使職權、解決問題的過程中產(chǎn)生的，文件形成者特定的活動，使文件之間在內(nèi)容上具有密切聯(lián)系。 （4）文件在形式方面的聯(lián)系，指文件在種類、名稱、載體或記錄方式等方面的聯(lián)系。文件的形式在一定程度上反映了文件的來源、時間和內(nèi)容性質(zhì)，構成了文件之間一定的聯(lián)系。因此，在某些情況下，檔案整理也必須保持文件形式方面的聯(lián)系。3便于保管和利用這是文書檔案整理工作的基本出發(fā)點和最終要求。通常，“保持文件材料之間的歷史聯(lián)系”和“便于保管和利用”兩者是一致的，即如果按照檔案文件之間的歷史聯(lián)系進行整理，就能便于歸檔文件的保管和利用。 二、文書檔案鑒定工作的內(nèi)容與原則（一）文書檔案鑒定工作的內(nèi)容文書檔案鑒定工作的內(nèi)容是鑒別和判定文書檔案的價值，挑選有價值的檔案由檔案機構繼續(xù)保管，剔除無保存價值的檔案予以銷毀的工作。鑒定工作直接決定檔案的存毀，是文書檔案管理中非常重要同時也是難度最大的一項工作。（二）文書檔案鑒定工作的原則文書檔案鑒定工作的原則是從社會的總體需求出發(fā)，用全面的、歷史的、發(fā)展的觀點來判定檔案的價值。這一原則包含了兩層含義：1確定了文書檔案鑒定的基本指導思想和出發(fā)點檔案是全社會的歷史文化財富，檔案的價值從根本上說是由總體意義上的社會需求決定的。因此，鑒定工作不能以個人好惡或小團體利益為準繩，必須從社會的總體需求出發(fā)，合理預測檔案在社會中的作用。 2確定了文書檔案鑒定的三個基本觀點，即全面的觀點、歷史的觀點和發(fā)展的觀點在文書檔案的價值鑒定工作中必須堅持全面的觀點，全面分析檔案的內(nèi)容、來源和形式等各種因素之間以及檔案文件之間的有機聯(lián)系，全面預測社會多層次、多角度和多方面對檔案的利用需求，并促進上述兩方面有機結合；鑒定工作必須堅持歷史的觀點。檔案是歷史的記錄，要結合檔案形成的歷史環(huán)境和歷史條件進行檔案價值的分析，只有這樣才能維護歷史的真實面貌；鑒定工作要堅持發(fā)展的觀點，用發(fā)展的眼光衡量檔案的價值，既要看到檔案當前的作用，也要看到它未來可能具有的作用。第四章 科技文件管理 第一節(jié) 科技文件的概念、特點、作用和管理措施 一、科技文件的概念科技文件是記錄和反映科學技術活動，傳遞科技思想的文字、圖表、聲像等文件材料的總稱。二、科技文件的特點(一)專業(yè)技術性從科技文件形成的領域看，科技文件產(chǎn)生于國民經(jīng)濟各個領域的科學技術活動中，而任何一項科技生產(chǎn)活動都是在一定專業(yè)分工的范圍內(nèi)進行的，都具有較強的專業(yè)性。科技文件作為科技、生產(chǎn)活動的直接記錄，同樣具有專業(yè)技術性的特點。專業(yè)技術性是科技文件最突出的特點之一。 (二)成套性 科技文件的成套性是指在科技活動中圍繞一個獨立的工作項目(如一個工程項目的設計與施工，一個新產(chǎn)品的研制與開發(fā)，一個科研課題的研究等)所形成的全部科技文件的總和?？萍嘉募某商仔允怯煽萍?、生產(chǎn)活動的特點決定的。成套性的特點，對于科技文件在整理、保管及利用等方面起著重要的規(guī)定和制約作用。 (三)更改性 科技文件在各個專業(yè)技術領域的活動中，處于正在形成、使用的動態(tài)過程中。比如，一個產(chǎn)品或一個建筑工程在生產(chǎn)和建設的過程中，為滿足用戶的需要，而進行工藝、設計的改進，這就要對相應的科技文件進行不斷的修改、補充，使之準確地反映產(chǎn)品、工程等客觀變化的實際。 (四)通用性 各學科、專業(yè)的相互依賴性增強和標準化工作的不斷發(fā)展，給科技文件的通用性奠定了基礎。利用原有的科技文件，不僅可以提高產(chǎn)品質(zhì)量，而且可以加速、縮短產(chǎn)品研制的生產(chǎn)周期。科技文件在行業(yè)、專業(yè)之間進行的科技交流，互相借鑒和使用，充分體現(xiàn)了科技文件的通用性特點。 (五)現(xiàn)實性科技文件從某項科技、生產(chǎn)活動的開始到完全結束，都自始至終發(fā)揮著作用。科技文件具有極強的現(xiàn)實效用性。 三、科技文件的作用 科技文件是國家重要的科學技術資源，是廣大科技人員獲得科技成果的重要載體，在生產(chǎn)、建設、科研等活動中發(fā)揮著重要的作用。 (一)科技文件是指導科技、生產(chǎn)、建設活動的重要依據(jù) 科技生產(chǎn)活動產(chǎn)生了各種科技文件，科技文件又是指導科技生產(chǎn)活動的重要依據(jù)。為使科技生產(chǎn)活動有條不紊地進行，就要通過科技文件對科技生產(chǎn)活動進行指揮、控制、協(xié)調(diào)等。(二)科技文件是繼承科技知識的重要手段 科技文件是科技生產(chǎn)活動的直接記錄，記錄了豐富的科技知識，是繼承和傳播科技知識的重要手段。這主要表現(xiàn)在：一方面科技文件是科技人員開展科技工作的重要條件，科技文件是繼承和借鑒前人或他人科技成果不可缺少的重要文獻，是科技人員進行科研工作，設計工作的重要條件。另一方面，科技文件是進行科技交流和實現(xiàn)信息資源共享的重要工具。當一項科技任務結束或告一段落，一般情況下會產(chǎn)生兩種成果：一是硬件成果，如建筑、產(chǎn)品的實體；二是軟件成果，如反映建筑、產(chǎn)品生產(chǎn)建設情況的科技文件?？萍嘉募强萍汲晒涣骱图夹g轉讓的主要物質(zhì)承擔者，人們通過科技文件交流和轉讓，達到信息資源共享和傳播科技知識的目的。因此，科技文件是繼承、傳遞和交流科技成果的重要手段。 (三)科技文件是提高經(jīng)濟效益和社會效益的重要工具科技文件是提高經(jīng)濟效益和社會效益的重要工具，這主要表現(xiàn)在：一是科技文件是知識形態(tài)的生產(chǎn)力。科技文件是科學技術活動的產(chǎn)物，是科學技術資源的有機組成部分，屬于知識形態(tài)的生產(chǎn)力。科技文件具有技術轉讓性的特點，利用它實現(xiàn)技術有償轉讓，可以使科學技術轉化為現(xiàn)實的生產(chǎn)力，從而創(chuàng)造經(jīng)濟效益和社會效益。二是利用科技文件，加速科學研究，促進生產(chǎn)發(fā)展，提高經(jīng)濟效益和社會效益。通過利用科技文件，我們可以及時了解和掌握新的技術、新的科研成果，對其加以借鑒和吸收，可以避免重復勞動，縮短科研周期，提高經(jīng)濟效益和社會效益。四、科技文件的管理措施 由于科技文件的形成和積累貫穿于科技、生產(chǎn)活動的全過程，同科技、生產(chǎn)活動是同步進行的，因此，基層檔案部門要為科技文件的形成和積累，健全工作制度，采取有效措施，實行全過程的監(jiān)督和指導。其管理措施主要有：（一）實行“三納入”和“四同步”管理實行“三納入”，就是將科技文件的形成和積累納入科技、生產(chǎn)、基建工作計劃；納入科技、生產(chǎn)等工作程序；納入有關部門和有關人員的職責范圍。實行“四同步”，就是下達計劃任務同時提出文件材料的歸檔要求；檢查計劃進度同時檢查文件材料形成情況；評審鑒定成果同時驗收鑒定文件材料的完整、準確、系統(tǒng)情況；上報登記和評審獎勵科技成果以及科技人員提職考核時，檔案部門同時出具專題歸檔情況證明材料。 （二）將科技文件的形成、積累列入經(jīng)濟責任制考核范圍 將科技文件材料的形成、積累列入企業(yè)事業(yè)單位各部門及有關人員的經(jīng)濟責任制，由檔案部門進行考核，并將對各部門和有關人員的考核結果通報本單位的經(jīng)濟責任制考核主管部門，提出具體的獎罰意見，由主管部門統(tǒng)一執(zhí)行獎勵或處罰。 （三）檔案部門要參加各項生產(chǎn)、技術的鑒定、驗收、創(chuàng)優(yōu)、評獎活動，以確保科技文件材料的完整、準確、系統(tǒng) 檔案部門參加各項生產(chǎn)、技術的鑒定、驗收活動、創(chuàng)優(yōu)、評獎活動，就是參加本單位的產(chǎn)品試制定型、科研成果鑒定、基建工程竣工驗收、設備開箱驗收、產(chǎn)品或工程創(chuàng)優(yōu)、科研成果的評獎等活動。如果在上述活動中發(fā)現(xiàn)形成和積累的科技文件，達不到規(guī)定的完整、準確、系統(tǒng)的要求，就不能算最終完成任務，應暫緩鑒定、驗收，檔案部門不予簽字。如果是申報創(chuàng)優(yōu)及評獎項目的科技文件，檔案部門不予簽字，則不得申報成果。 （四）檔案部門應從歸檔的角度對科技文件標準執(zhí)行情況進行監(jiān)督、檢查 在科技文件的形成、積累過程中，檔案部門應配合、協(xié)助標準化部門對科技文件標準執(zhí)行情況進行監(jiān)督和檢查，以確保歸檔科技文件的質(zhì)量。其監(jiān)督和檢查的基本內(nèi)容有： 1.形成的科技文件是否齊全、完整、成套、準確； 2.科技文件的幅面、格式、名稱、編號、更改等，是否符合有關標準，責任簽字是否符合規(guī)定要求； 3.科技文件的編制，是否符合有關標準的規(guī)定； 4.圖樣的標題欄格式、內(nèi)容填寫是否符合有關標準，簽字手續(xù)是否完備； 5.文字材料的原稿，是否用藍黑墨水書寫在規(guī)范化的用紙上，字跡是否工整、清晰；6.圖紙(藍圖)的折疊方法是否符合規(guī)范標準。第二節(jié) 科技文件歸檔 科技文件歸檔是科技文件工作的最后一項工作，也是科技文件轉化為科技檔案的關口?？萍嘉募臍w檔，要以歸檔制度為基本依據(jù)。科技文件歸檔制度的內(nèi)容，一般包括科技文件的歸檔范圍、歸檔時間、歸檔份數(shù)、歸檔要求、歸檔手續(xù)。 一、科技文件的歸檔范圍 (一)確定歸檔范圍的標準 確定歸檔范圍，就是確定一個單位內(nèi)哪些科技文件應該歸檔。確定歸檔范圍的標準是：科技文件是否具有保存價值。凡是直接記述和反映本單位科技、生產(chǎn)活動的，具有現(xiàn)實和長遠保存價值的科技文件，都應列入歸檔范圍。 (二)確定歸檔范圍的基本方法 1研究和分析本單位科技、生產(chǎn)活動的范圍，從而掌握本單位在科技、生產(chǎn)活動中形成的科技文件的種類和成分，確定歸檔范圍中應包括哪些方面的科技文件。 2掌握本單位基本職能活動，將本單位在基本職能活動中形成的科技文件作為歸檔范圍的主體，并研究和分析圍繞其基本職能活動進行的其他科技、生產(chǎn)活動中形成的科技文件，從而確定這些科技文件的歸檔范圍。 3正確劃定本單位科技文件與科技資料、科技文件與文書材料的界限。 4根據(jù)國家及專業(yè)主管部門確定的科技文件歸檔范圍，結合本單位實際，確定具體的科技文件的歸檔范圍。二、科技文件的歸檔時間綜合科技、生產(chǎn)活動及其科技文件的特點，科技文件的歸檔時間最常見的有以下兩種