淺析高職院校檔案管理的數(shù)字化發(fā)展路徑.doc

淺析高職院校檔案管理的數(shù)字化發(fā)展路徑 董亞麗晉中職業(yè)技術(shù)學(xué)院 摘要：當(dāng)前，信息化發(fā)展戰(zhàn)略實施和云計算工程和電子政務(wù)工程的有序開展，都是我國信息化數(shù)字化工程的進展表現(xiàn)。數(shù)字化戰(zhàn)略為檔案事業(yè)的發(fā)展拓展了平臺，為高職院校檔案管理工作的改革進步提供了新的機遇。有效利用人才儲備、網(wǎng)絡(luò)硬件等各方面的優(yōu)勢，各高職院?？梢园选皵?shù)字化校園”建設(shè)作為現(xiàn)代數(shù)字化管理的基礎(chǔ)平臺。 關(guān)鍵詞：高職院校檔案管理數(shù)字化發(fā)展 作為高職院校“數(shù)字化校園”建設(shè)的重要組成部分，高職院校檔案數(shù)字化建設(shè)主要是利用多媒體、數(shù)字成像、掃描、計算機等現(xiàn)代科技信息技術(shù)，對檔案資源進行采集、傳輸、處理以及存儲，充分利用網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢，鏈接各方資源，形成一個完整有序的高職院校檔案管理數(shù)據(jù)庫，有效提高高職院校檔案管理的數(shù)字化檔案管理效益和效率，實現(xiàn)資源共享和有效及時利用。而如何通過系統(tǒng)的管理形成一個完整的檔案信息數(shù)據(jù)庫，這是目前擺在高職院校檔案管理者面前的重要難題之一。 一、數(shù)字化發(fā)展在高職院校檔案管理中的重要價值 首先，電子檔案具有體積小，使用壽命長，容易復(fù)制，傳遞速度快和便于存儲等紙質(zhì)檔案不可比擬的優(yōu)勢。對目前的社會發(fā)展來說，電子檔案具有更高的實用性。高職院校檔案管理的數(shù)字化將會實現(xiàn)從紙質(zhì)檔案到數(shù)字化檔案的跨越，對傳統(tǒng)的檔案工作產(chǎn)生了前所未有的沖擊，具有很強大的影響力。其次，選擇數(shù)字化也是高職院校檔案信息工作發(fā)展的結(jié)果。高職院校是人才培養(yǎng)的重要基地，也是傳承中華文明應(yīng)用先進科技的主要機構(gòu)，具有先進的文化理念。隨著高職院校的不斷改革發(fā)展，檔案的門類不斷增多，內(nèi)容更加復(fù)雜化、多樣化，當(dāng)然數(shù)量也會更為繁多。高職院校檔案數(shù)字化的管理方法恰好適應(yīng)了高職院校的發(fā)展要求。再次，實行高職院校檔案管理的信息化也是檔案工作人員不斷發(fā)展自身素質(zhì)適應(yīng)時代要求的選擇。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式明顯不能滿足新型檔案管理的需要，檔案管理工作的內(nèi)容也在不斷更新，管理人員的知識結(jié)構(gòu)也會進行相應(yīng)的調(diào)整。 高職院校檔案數(shù)字化建設(shè)是校園工程的重要組成部分，也是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，是檔案信息資源共享的前提。為了使檔案信息的利用更加方便、準(zhǔn)確與快捷，更好地服務(wù)學(xué)校、服務(wù)社會，必須發(fā)展檔案數(shù)字化。同時這也是國家信息化戰(zhàn)略的發(fā)展要求。 二、高職院校檔案管理的數(shù)字化發(fā)展策略 數(shù)字化是檔案管理的必然趨勢，目前正值庫存檔案向數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重要時期，庫存檔案數(shù)字化是檔案數(shù)字化建設(shè)的核心內(nèi)容。下文從數(shù)字化工作的科學(xué)性、實用性、工作途徑和工作手段四個方面對高職院校檔案管理數(shù)字化路徑做了詳細(xì)分析。 1.實現(xiàn)庫存檔案數(shù)字化 （1）優(yōu)化數(shù)字化管理工作。檔案資料數(shù)量龐大，其中含有大量鑒定后會做銷毀處理的檔案和未鑒定的檔案。如果盲目地將這些檔案悉數(shù)數(shù)字化，只會大幅度增加檔案數(shù)字化管理工作的負(fù)擔(dān)和難度，同時白白浪費掉大量的資金、資源。因此，庫存檔案數(shù)字化要采取科學(xué)合理的方式進行。要制定科學(xué)合理的檔案優(yōu)化方案，做好庫存檔案的優(yōu)化工作。根據(jù)高職院校檔案管理的具體情況以及高職院校檔案所屬年代、使用頻率、保密級別和保管年限等等，對庫存檔案的優(yōu)化工作制定出一份科學(xué)合理的方案。 （2）有選擇性實施數(shù)字化發(fā)展。根據(jù)制定好的檔案優(yōu)化方案，評估鑒定庫存檔案的利用頻率、實用性和價值，按照高職院校檔案的保密等級、內(nèi)容優(yōu)先級和年度優(yōu)先級三個方面確定檔案數(shù)字化的合理范圍。首先對那些急需修補的檔案和利用頻率高的檔案進行數(shù)字化，確保庫存檔案資源的有效利用。針對不適合現(xiàn)有的數(shù)字化檔案管理方法的檔案，例如沒有解密或密級較高的、暫時不用的和保存價值較高的檔案，可以暫時不進行數(shù)字化，待檔案管理的數(shù)字化科技條件進一步發(fā)展成熟之后再做科學(xué)安排處理，檔案信息數(shù)字化是有條件有選擇的數(shù)字化。 （3）選取多種工作手段。目前使用的數(shù)字化手段多種多樣，比如拍照、掃描、著錄等，可以根據(jù)庫存檔案的不同類別，采用不同的數(shù)字化手段。針對著錄是要特別注意的問題、掃描后的處理辦法和掃描的分辨率等等要制定出合理的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，用以提高檔案管理工作的效率。由于紙質(zhì)的文檔掃描以后，其本質(zhì)是圖片，依然不能實現(xiàn)全文檢索，雖然能通過屏幕進行閱讀打印，但打印的文檔存在兩大問題，首先，費用高，其次，不能起到憑證的作用，需要原件復(fù)印以后加蓋檔案證明章才能有效。聲像、實物檔案等文件資料可以采用拍音頻視頻采集或拍照的手段首先形成電子文件，然后上傳至高職院校檔案數(shù)據(jù)庫。之后，還要對電子文件的單位及人員名稱、活動內(nèi)容、獲獎情況等進行著錄。 2.實現(xiàn)電子文件檔案化 實現(xiàn)高校檔案信息化管理的另一個重點內(nèi)容就是電子文件的建設(shè)。電子文件檔案化的第一個要求就是完善檔案管理制度，把電子文件的歸檔納入管理制度當(dāng)中去。完善的檔案管理制度對檔案管理工作起著事半功倍的作用。對于紙質(zhì)文件相應(yīng)的電子文件要做到及時的收集并準(zhǔn)確注明移交情況，實現(xiàn)文件的遠(yuǎn)程利用和全文檢索。電子文件要有統(tǒng)一的的格式命名標(biāo)準(zhǔn)，例如工程圖紙使用DWG格式、圖片統(tǒng)一采用JPEG格式、文檔使用PDF格式等等。同時，由于電子文檔大多是紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)換孤傲來的，內(nèi)容也與紙質(zhì)文檔相同，因此歸檔時還要注意避免重復(fù)。 工作內(nèi)容和工作模式發(fā)生了變化，檔案管理人員要根據(jù)不同的工作內(nèi)容改進工作方式，學(xué)習(xí)新的技能和方法，提高檔案管理數(shù)字化工作的效率，以適應(yīng)高校檔案管理數(shù)字化的新要求。 上文對高職院校檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀進行了詳細(xì)的論述，同樣論述了數(shù)字化是高職院校發(fā)展的必然選擇，凸顯了檔案管理數(shù)字化的迫切性和必然性。并通過數(shù)字化工作的科學(xué)性、實用性、工作途徑和工作手段四個方面的內(nèi)容，著重論述了庫存檔案數(shù)字化的原則、方法和手段。本文以全面深入的分析論述為檔案管理數(shù)字化提出了一些可行的建議和措施。 參考文獻(xiàn) 1魯蓓.檔案管理數(shù)字化的實踐探索J.才智,xx(34):331 2王國英.試論如何實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化J.企業(yè)技術(shù)開發(fā),xx(23):117-118 3王