OA系統(tǒng)項(xiàng)目計(jì)劃書-(正稿).docx

OA系統(tǒng)項(xiàng)目計(jì)劃書目錄1引言31.1背景31.1.1背景說明31.1.2系統(tǒng)名稱定義31.1.3系統(tǒng)目標(biāo)對(duì)象31.1.4市場(chǎng)調(diào)研42業(yè)務(wù)概述52.1業(yè)務(wù)場(chǎng)景和約束52.1.1概述52.1.2業(yè)務(wù)功能模塊圖62.1.3需個(gè)性化定制內(nèi)容：72.1.4產(chǎn)品使用約束72.1.5開發(fā)成本83工作計(jì)劃81引言1.1背景1.1.1背景說明辦公自動(dòng)化簡稱OA（Office Automation），主要是利用計(jì)算機(jī)，通信和自動(dòng)控制等技術(shù)和設(shè)備，實(shí)現(xiàn)辦公業(yè)務(wù)的自動(dòng)化。它是提高辦公效率，辦公質(zhì)量和實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理與科學(xué)決策的一種輔助手段。目前，東莞市人民政府駐京聯(lián)絡(luò)處（以下簡稱聯(lián)絡(luò)處）和東莞市東盈投資有限公司（以下簡稱東盈公司）采用Office等軟件，實(shí)現(xiàn)辦公文檔的輸入和打印功能，但整個(gè)辦公過程還停留在手工操作的層次，辦公效率較低，許多事務(wù)不能夠得到及時(shí)、方便、規(guī)范化的管理，沒有能夠很好的利用本單位的計(jì)算機(jī)設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，需要建立新的系統(tǒng)協(xié)助提高辦公效率。另外聯(lián)絡(luò)處的工作人員需經(jīng)常往返于北京和東莞進(jìn)行工作的處理、交接，因此亟需實(shí)現(xiàn)移動(dòng)辦公。無論何時(shí)何地，都可以借助移動(dòng)設(shè)備如智能手機(jī)、平板電腦通過移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)，進(jìn)行公文的審批、會(huì)議的確認(rèn)、待辦提醒等功能，真正實(shí)現(xiàn)移動(dòng)辦公。為了達(dá)到政府機(jī)構(gòu)電子政務(wù)的要求，提高辦公效率，聯(lián)絡(luò)處擬開發(fā)OA系統(tǒng)，以滿足日常工作需要。1.1.2系統(tǒng)名稱定義擬開發(fā)的OA系統(tǒng)名稱為“東莞市人民政府駐北京聯(lián)絡(luò)處OA系統(tǒng)”，簡稱“東莞駐京辦OA系統(tǒng)”，主要供聯(lián)絡(luò)處各個(gè)科室以及東盈公司各個(gè)部門使用。1.1.3系統(tǒng)目標(biāo)對(duì)象1.1.3.1東莞市人民政府駐北京聯(lián)絡(luò)處東莞市人民政府駐北京聯(lián)絡(luò)處是東莞市設(shè)立的駐北京聯(lián)絡(luò)部門，貫徹執(zhí)行黨和政府的路線、方針、政策，承辦我市在北京的各項(xiàng)工作任務(wù)；負(fù)責(zé)加強(qiáng)與中央各部門的聯(lián)系和協(xié)調(diào)，收集、交流、提供有關(guān)信息，開展招商引資和經(jīng)濟(jì)協(xié)助活動(dòng)；負(fù)責(zé)市領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門赴京出差人員接待；協(xié)助有關(guān)部門對(duì)我市越級(jí)到京上訪群眾的協(xié)調(diào)處理工作；負(fù)責(zé)聯(lián)絡(luò)、團(tuán)結(jié)、發(fā)動(dòng)莞籍旅京人士為家鄉(xiāng)建設(shè)服務(wù)，協(xié)助承辦“東莞建設(shè)研究會(huì)”事務(wù)；協(xié)助市有關(guān)部門在北京辦理有關(guān)事項(xiàng)； 承辦市委、市政府交辦的其他事項(xiàng)等工作。1.1.3.2東莞市東盈投資有限公司東莞市東盈投資有限公司系廣東省東莞市市直屬國有全資企業(yè)，2010年于北京市西城區(qū)設(shè)立分公司，東盈公司的主要職能為經(jīng)營管理一棟自有物業(yè)大樓、為有關(guān)政府單位招商引資提供后勤配套服務(wù)。1.1.4市場(chǎng)調(diào)研1.1.4.1綜合評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)化的OA產(chǎn)品，其價(jià)格在數(shù)千元到數(shù)萬元之間，不同軟件服務(wù)公司的產(chǎn)品技術(shù)和定價(jià)差異比較大；如需在標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)品的基礎(chǔ)上針對(duì)自身的要求進(jìn)行定制開發(fā)，一般是按標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)品+OA定制開發(fā)進(jìn)行收費(fèi)，定制開發(fā)部分需求和復(fù)雜程度不同，價(jià)格區(qū)間從幾萬、幾十萬到幾百萬不等，實(shí)施周期從幾個(gè)月甚至歷時(shí)幾年。OA需要經(jīng)過實(shí)施服務(wù)才能進(jìn)入正式應(yīng)用，后期也需要軟件服務(wù)公司的服務(wù)和支持，并不斷的深化應(yīng)用才能取得良好的應(yīng)用效果。具體可以從以下幾個(gè)方面評(píng)估：1、OA需求：用戶對(duì)OA功能的需求不同，是否需要定制開發(fā)，投入時(shí)間和成本不同2、實(shí)施要求：用戶對(duì)OA實(shí)施的要求不同，投入的時(shí)間和成本存在差異3、技術(shù)架構(gòu)：不同軟件服務(wù)公司采用技術(shù)架構(gòu)不同，OA所需的系統(tǒng)軟件不同，費(fèi)用組成不同。1.1.4.2 OA軟件商分類1.一般軟件服務(wù)提供商。特點(diǎn)：主要銷售標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)品，業(yè)務(wù)理解較低，重視銷售市場(chǎng)和渠道，產(chǎn)品功能臃腫、性能較低、客戶體驗(yàn)度差。2.行業(yè)解決方案專家。特點(diǎn)：不專精于OA系統(tǒng)，行業(yè)解決方案較多，對(duì)OA業(yè)務(wù)理解不夠，產(chǎn)品功能不具有針對(duì)性，性能、客戶體驗(yàn)度一般。3.專業(yè)OA軟件服務(wù)提供商。特點(diǎn)：可以為客戶提供量身定做解決方案，業(yè)務(wù)理解較深，擁有豐富OA研發(fā)經(jīng)驗(yàn)。1.1.4.4一般通用功能通過OA系統(tǒng)的信息采集和調(diào)研可知目前市場(chǎng)上的OA系統(tǒng)已經(jīng)較為成熟，但是根據(jù)面向客戶群體的不同，功能需求、客戶體驗(yàn)度以及價(jià)格方面會(huì)有比較明顯的差異，通常包含功能模塊如附錄：“OA系統(tǒng)一般功能表”所示。1.1.4.5 OA系統(tǒng)不同價(jià)格區(qū)間對(duì)比：價(jià)格區(qū)間產(chǎn)品功能優(yōu)點(diǎn)缺點(diǎn)1萬10萬見附錄1.價(jià)格低廉2.實(shí)施快速1.界面死板2.操作繁瑣3.功能臃腫10萬20萬見附錄1.界面和功能可按需進(jìn)行部分自定義設(shè)置2.實(shí)施較快1.可自定義內(nèi)容有限2.部分功能仍需個(gè)性化定制20萬以上見附錄1.功能、界面按需定制，系統(tǒng)不臃腫，性能高2.根據(jù)用戶業(yè)務(wù)需求預(yù)留擴(kuò)展空間，集成能力強(qiáng)3.圖形化管理，操作簡單符合正常使用習(xí)慣1.成本相對(duì)較高2.個(gè)性化定制需要一定研發(fā)周期（補(bǔ)充：產(chǎn)品功能見附錄“OA系統(tǒng)一般功能表”）2業(yè)務(wù)概述2.1業(yè)務(wù)場(chǎng)景和約束2.1.1概述聯(lián)絡(luò)處及東盈公司經(jīng)分析，根據(jù)各自的主要職能范圍和工作重點(diǎn)，整理出了將要實(shí)現(xiàn)的業(yè)務(wù)功能如下所示：聯(lián)絡(luò)處：公文管理：黨政機(jī)關(guān)和事業(yè)單位主要用到的公文有法定制作權(quán)限和特定的讀者，有特定的行文格式并有行文規(guī)則和協(xié)力頒發(fā)。聯(lián)絡(luò)處在日常辦公活動(dòng)中，各科室也用到了各種公文。公文撰寫和發(fā)布由分管該事務(wù)的科室辦公人員起草，基本都需要通過“起草、審核、審批、分發(fā)、歸檔”這五個(gè)過程，保存的歸檔文件可根據(jù)權(quán)限進(jìn)行查閱使用。該功能模塊在附錄：“OA系統(tǒng)一般功能表”中包含，但是由于工作流程的差異，存在需要個(gè)性化定制的內(nèi)容。信息平臺(tái)：通過該信息平臺(tái)，可發(fā)布單位活動(dòng)、會(huì)議紀(jì)要、接待事宜、工作報(bào)告、東莞新聞、駐京信息等內(nèi)容?？蓪?shí)時(shí)、快速的獲取單位部門動(dòng)態(tài)，會(huì)議內(nèi)容、要領(lǐng)，接待工作的準(zhǔn)備部署，各部門近期工作總結(jié)，以及東莞近期新聞要點(diǎn)，在京部委政策方向等信息，用以指導(dǎo)日常工作的重心。該功能模塊在附錄：“OA系統(tǒng)一般功能表”中包含，由于我方要求相關(guān)信息整合在一起，在同一個(gè)界面根據(jù)不同欄目進(jìn)行展示，對(duì)界面和欄目有我們的布局和設(shè)置要求，因而存在需要定制的內(nèi)容。個(gè)人管理：日常工作中重要文檔的收藏，個(gè)人近期工作日志記錄，待辦事項(xiàng)的提醒以及已辦事項(xiàng)的匯總，用以將個(gè)人工作條理化、有序化、系統(tǒng)化、規(guī)范化，進(jìn)而提高日常工作效率。該功能模塊在附錄：“OA系統(tǒng)一般功能表”中包含，由于匯總了一些其他模塊的功能，可能需要進(jìn)行定制。東盈公司：考勤管理：與現(xiàn)有考勤設(shè)備進(jìn)行對(duì)接，可實(shí)時(shí)獲取考勤信息，規(guī)范公司員工上下班、進(jìn)出、請(qǐng)假等考勤工作，嚴(yán)肅勞動(dòng)紀(jì)律，提高工作效率及質(zhì)量，確保工作有序順暢進(jìn)行，與工作績效掛鉤。物資管理：在日常工作生活中，對(duì)所需物資的采購、使用、儲(chǔ)備等行為進(jìn)行計(jì)劃、組織和控制。通過對(duì)物資的有效管理，以降低不必要的工作成本，增加周轉(zhuǎn)資金。人事管理：規(guī)范化工作人員的選拔、錄用、培訓(xùn)、工資、福利、監(jiān)督、退休和撫恤等各項(xiàng)具體制度，對(duì)于各項(xiàng)工作開展起著至關(guān)重要的作用?？记诠芾怼⑽镔Y管理、人事管理功能模塊在附錄：“OA系統(tǒng)一般功能表”中包含。2.1.2業(yè)務(wù)功能模塊圖2.1.3需個(gè)性化定制內(nèi)容：定制端定制內(nèi)容涉及模塊PC端1界面設(shè)計(jì)優(yōu)化（圖形化操作）2.功能業(yè)務(wù)流程細(xì)化1.系統(tǒng)各個(gè)功能界面2.公文管理、信息平臺(tái)移動(dòng)端1.界面設(shè)計(jì)優(yōu)化2.詳細(xì)功能定制3.使用習(xí)慣操作優(yōu)化1.系統(tǒng)各個(gè)功能界面2.政務(wù)辦公、個(gè)人管理2.1.4產(chǎn)品使用約束共同約束：OA系統(tǒng)的使用需要部署在服務(wù)器上，PC端和移動(dòng)端的使用均需要接入網(wǎng)絡(luò)方可使用。服務(wù)器：可選擇采購服務(wù)器部署在本地或服務(wù)供應(yīng)商兩種方式，采購服務(wù)器可考慮部署在駐京辦，方便系統(tǒng)的維護(hù)和數(shù)據(jù)的備份，但沒有專業(yè)的服務(wù)器安全防范機(jī)制，存在一定的安全風(fēng)險(xiǎn)。另可將服務(wù)器部署在供應(yīng)商數(shù)據(jù)中心，有專業(yè)的人員進(jìn)行服務(wù)器維護(hù)和數(shù)據(jù)的備份以及安全機(jī)制防范黑客攻擊、安全漏洞檢測(cè)?？蛻舳耍?.PC端：該OA系統(tǒng)開發(fā)模式為B/S模式（瀏覽器/服務(wù)器），對(duì)PC機(jī)配置無特別要求，有網(wǎng)絡(luò)的情況下，通過瀏覽器網(wǎng)頁的方式即可登入OA系統(tǒng)進(jìn)行辦公操作。2.移動(dòng)端：該OA系統(tǒng)需要可以運(yùn)行在主流移動(dòng)設(shè)備如：智能手機(jī)（iOS和安卓平臺(tái)）、平板電腦上，有設(shè)備配備要求，需要根據(jù)使用移動(dòng)端的人員數(shù)量進(jìn)行采購，主要為iPad，需要使用移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)，因此需采購可以使用移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)供應(yīng)商服務(wù)的iPad型號(hào)。2.1.5開發(fā)成本1、基礎(chǔ)軟件費(fèi)用采用的國外OA開發(fā)平臺(tái)如：Lotus平臺(tái)、Exchange平臺(tái)，價(jià)位比較高。而asp和php開發(fā)的OA一般對(duì)技術(shù)人員的要求比較低，價(jià)格也比較低，但系統(tǒng)的安全性、性能、穩(wěn)定性、擴(kuò)展性和可維護(hù)性方面比較差。因此，不同的軟件服務(wù)公司采用的技術(shù)不同，軟件的價(jià)格差異比較大。2、許可用戶數(shù)費(fèi)用有的OA軟件商會(huì)按最終用戶不同的用戶數(shù)進(jìn)行許可收費(fèi)，如，30用戶、50用戶、100用戶等，這種收費(fèi)模式所需的用戶數(shù)越多，費(fèi)用也會(huì)越高。3、按功能模塊的數(shù)量計(jì)算費(fèi)用有的OA軟件商采取按功能模塊的數(shù)量多少進(jìn)行收費(fèi)的方式，其OA中包含了很多模塊，用戶可以選擇所需要的模塊，一般來說所選擇的模塊越多，費(fèi)用也就越高。4、OA定制開發(fā)（二次開發(fā)）費(fèi)用雖然產(chǎn)品化的OA有價(jià)格和實(shí)施周期的優(yōu)勢(shì)，但OA定制開發(fā)更注重用戶需求的滿足和應(yīng)用效果。在OA標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)品不能滿足用戶的需求，需要進(jìn)行個(gè)性化需求定制的時(shí)候，軟件服務(wù)公司需要額外投入人力進(jìn)行定制開發(fā)，根據(jù)定制開發(fā)的復(fù)雜程度和工作量進(jìn)行收費(fèi)。一般來說包含定制開發(fā)的OA項(xiàng)目，收費(fèi)會(huì)比較高，當(dāng)然這類用戶對(duì)OA應(yīng)用的效果也要求比較高，成功的定制開發(fā)帶來的是用戶需求的深入滿足。5、OA實(shí)施和服務(wù)的費(fèi)用 OA現(xiàn)場(chǎng)實(shí)施的費(fèi)用，一些OA軟件商會(huì)在項(xiàng)目實(shí)施成本上加上差旅費(fèi)、現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)費(fèi)以及后期升級(jí)維護(hù)等其他一些額外項(xiàng)目費(fèi)用。6、服務(wù)器設(shè)備及移動(dòng)設(shè)備成本并發(fā)數(shù)100人的服務(wù)器采購費(fèi)用約為1萬元。采購iPad設(shè)備，需可通過無線網(wǎng)絡(luò)和移動(dòng)數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)32GB硬盤空間，單臺(tái)價(jià)格為5188元，擬采購數(shù)量約為10臺(tái)，總價(jià)51880元。iPad設(shè)備上網(wǎng)卡收費(fèi)方式為按流量計(jì)費(fèi)，因移動(dòng)服務(wù)供應(yīng)商不同，價(jià)格略有區(qū)別，一般為50-80元/GB，以每月1GB流量計(jì)算，10臺(tái)設(shè)備每年流量費(fèi)用為6000-9600元。3工作計(jì)劃1.我方和軟件服務(wù)公司共同根據(jù)駐京辦和東盈公司的工作性質(zhì)和業(yè)務(wù)流程，就功能模塊再次進(jìn)行討論、分析、研究得出詳細(xì)的功能需求及業(yè)務(wù)流程圖。2.分別試用三家已調(diào)研的公司的PC端和移動(dòng)端產(chǎn)品，根據(jù)我方主要的工作業(yè)務(wù)流程，進(jìn)行產(chǎn)品測(cè)試以確定在試用產(chǎn)品的基礎(chǔ)上是否需要個(gè)性定制以及需要個(gè)性定制的內(nèi)容。3.軟件服務(wù)公司根據(jù)雙方確定后的詳細(xì)功能需求進(jìn)行成本預(yù)估，包括基礎(chǔ)功能、個(gè)性定制功能報(bào)價(jià)，實(shí)施、升級(jí)維護(hù)服務(wù)費(fèi)用和服務(wù)器、移動(dòng)設(shè)備采購具體費(fèi)用。附錄：OA系統(tǒng)一般功能表OA系統(tǒng)一般功能表模塊名稱模塊詳情流程審批表單制作、流程設(shè)定、審批處理行政綜合包含“公告管理”、“新聞管理”、“調(diào)查投票”、“員工評(píng)選”、“外出登記”、“重要提醒”等模塊電子郵件內(nèi)部郵件、POP3郵件收發(fā)郵件管理文檔中心公共文件夾的簡歷與權(quán)限分配文件上傳與管理部門計(jì)劃部門周計(jì)劃、月計(jì)劃的起草、審核、發(fā)布、匯總等任務(wù)安排工作任務(wù)下達(dá)、執(zhí)行、轉(zhuǎn)發(fā)任務(wù)執(zhí)行進(jìn)度監(jiān)控工作報(bào)告撰寫工作總結(jié)、匯報(bào)可提交上級(jí)審閱手機(jī)短信通過網(wǎng)關(guān)收發(fā)手機(jī)短信建立個(gè)人通訊錄、常用短語個(gè)人辦公管理個(gè)人工作工程安排建立個(gè)人聯(lián)絡(luò)系統(tǒng)知識(shí)管理知識(shí)文檔的分類知識(shí)的建立與查詢會(huì)議管