XX煤礦大型固定設(shè)備“一臺(tái)一檔”檔案管理辦法.doc

XX煤礦大型固定設(shè)備“一臺(tái)一檔”檔案管理辦法礦屬各單位：設(shè)備檔案是設(shè)備選型、使用、管理、維修的重要依據(jù)，為了加強(qiáng)我礦大型固定設(shè)備檔案管理，使檔案管理規(guī)范化、系統(tǒng)化、制度化、程序化，使檔案內(nèi)容全面、真實(shí)、合理、有效，做到有人收集、整理、管理技術(shù)資料，關(guān)鍵時(shí)刻能便捷、快速、準(zhǔn)確的查到歷史資料，保證設(shè)備維修工作質(zhì)量、使設(shè)備處于良好的技術(shù)狀態(tài)，提高使用、維修水平，充分發(fā)揮設(shè)備檔案資料為日常設(shè)備管、修、用服務(wù)的職能，為事故處置贏的寶貴時(shí)間，特制定本管理辦法，望各單位執(zhí)行。一、檔案規(guī)定管理范圍本檔案規(guī)定管理的范圍包括提升絞車（郭家山副立井絞車、白家焉副立井絞車、XX主斜井絞車）、主提升皮帶機(jī)（主斜井強(qiáng)力皮帶輸送機(jī)、二采強(qiáng)力皮帶輸送機(jī)、南強(qiáng)力皮帶輸送機(jī)、三采強(qiáng)力皮帶輸送機(jī)）、主扇風(fēng)機(jī)（郭家山主扇、白家焉主扇）、地面固定空氣壓縮機(jī)（郭家山壓風(fēng)機(jī)房、白家焉壓風(fēng)機(jī)房）、地面固定瓦斯抽放設(shè)備（郭家山瓦斯抽放泵站）、井下中央排水設(shè)備（中央水泵房、二采水泵房、郭家山+450水平泵房）及控制系統(tǒng)。二、一臺(tái)一檔檔案內(nèi)容設(shè)備檔案包括如下內(nèi)容:1、制造廠的技術(shù)檢驗(yàn)文件、合格證、煤安標(biāo)志、技術(shù)說明書、圖紙、裝箱單。 2、設(shè)備安裝驗(yàn)收移交書。 3、安裝基礎(chǔ)圖及土建圖。 4、設(shè)備結(jié)構(gòu)及易損件、主要配件圖紙。5、設(shè)備附件及工具清單。6、設(shè)備大、中修理施工記錄，竣工驗(yàn)收單，修理檢測記錄。7、性能檢測、檢驗(yàn)、探傷資料及記錄。 8、設(shè)備技改、更新技術(shù)資料。 9、設(shè)備缺陷記錄及事故報(bào)告單(原因分析處理結(jié)果)。 10、設(shè)備操作規(guī)程(包括:崗位職責(zé)、主要技術(shù)特征、操作程序、維護(hù)保養(yǎng)項(xiàng)目等)。 11、設(shè)備檢修規(guī)程(包括:檢修周期、工期、項(xiàng)目、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及驗(yàn)收規(guī)范等)。 12、其他有關(guān)需要保存的資料。三、一臺(tái)一檔檔案的收集制度1、前期資料的收集設(shè)備的隨機(jī)全套資料，由拆箱負(fù)責(zé)人收集齊全，及時(shí)移交檔案室，統(tǒng)一積累和集中保管。主要收集設(shè)備購置申請表、技術(shù)調(diào)研論證報(bào)告、招投標(biāo)文件、訂貨合同、驗(yàn)收記錄、裝箱單、設(shè)備使用說明書、操作手冊、線路圖、驗(yàn)收清單、供應(yīng)商資質(zhì)等相關(guān)資料文件，并將其分類整理，按檔案管理程序歸檔。2、使用過程中資料的收集主要收集設(shè)備運(yùn)行過程中的安裝調(diào)試記錄及驗(yàn)收報(bào)告、操作作業(yè)指導(dǎo)書、歷年使用記錄、歷次性能檢驗(yàn)記錄、更換零部件記錄，重大故障及處理記錄，大型設(shè)備停產(chǎn)檢修期間的檢修計(jì)劃、記錄、總結(jié)等，認(rèn)真從使用單位收集起來，并整理歸檔。3、調(diào)撥（報(bào)廢）審批文件的收集設(shè)備調(diào)撥或報(bào)廢，應(yīng)將調(diào)撥或報(bào)廢申請表及相關(guān)批準(zhǔn)文件收集歸檔。設(shè)備轉(zhuǎn)移使用單位時(shí),設(shè)備檔案應(yīng)一同轉(zhuǎn)交。特殊的有參考價(jià)值的設(shè)備報(bào)廢后，根據(jù)需要其檔案可以另行保存。 四、一臺(tái)一檔檔案的整理制度1、所有進(jìn)入檔案室保管的圖紙，檔案管理員必須經(jīng)過整理、清點(diǎn)編號、裝訂，登記造冊后入柜妥善保管。2、圖紙入檔案室后必須按總圖、零件、標(biāo)準(zhǔn)件、外購件目錄、部件總圖、零件的圖號順序整理成套，并填寫圖紙目錄和清單，詳細(xì)記明實(shí)有張數(shù)，圖面必須符合國家制圖標(biāo)準(zhǔn)，有名稱、圖號，有設(shè)計(jì)、校對、審核人簽字。3、所有底圖按設(shè)備類別清點(diǎn)、編號，確保準(zhǔn)確無誤。底圖的修改應(yīng)由機(jī)電科技術(shù)負(fù)責(zé)人簽名(蓋章)批準(zhǔn)，注明修改日期。資料作廢、銷毀，應(yīng)由檔案管理員提出，由機(jī)電科組織技術(shù)人員分別核實(shí)，確定無保存價(jià)值者，列出清單，經(jīng)機(jī)電科負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可銷毀。五、一臺(tái)一檔檔案的日常管理制度檔案室是單位檔案存放的重要場所，因此必須采用必要的措施，以保證檔案文件的儲(chǔ)存和安全，強(qiáng)化對檔案文件的科學(xué)管理，特制定以下制度：1、熟悉檔案室情況，對庫藏檔案和資料的保管情況定期進(jìn)行檢查核對，做到帳物相符。已破損和字跡退色的檔案，應(yīng)及時(shí)復(fù)制。2、檔案柜具要編制順序號，排列整齊，便于工作。3、檔案室鑰匙要專櫥保管，不準(zhǔn)隨身攜帶，門窗要及時(shí)關(guān)閉上鎖。4、注意檔案室內(nèi)外的溫濕度，要根據(jù)室內(nèi)外溫度濕度情況，隨時(shí)通風(fēng)，除濕降溫。5、檔案室內(nèi)要有數(shù)量充足的消防器材，工作人員要熟練地掌握使用方法，室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙。嚴(yán)禁存放易燃品及其他物品。6、室內(nèi)要經(jīng)常打掃，柜具要定期擦試，隨時(shí)放置防蟲、防鼠藥品，保持室內(nèi)清潔衛(wèi)生。7、非經(jīng)允許，外人不得隨便進(jìn)入檔案室，因工作需要進(jìn)入時(shí)，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，由本室人員陪同。8、對檔案室檔案資料的調(diào)出歸還，執(zhí)行檔案室借閱制度，并要有嚴(yán)格的檢查登記制度。未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不準(zhǔn)將檔案帶出檔案室，要嚴(yán)格遵守保密制度。9、檢驗(yàn)報(bào)告、檢修記錄、事故分析等資料由檔案管理員作分類整理，集中統(tǒng)一管理。10、設(shè)備經(jīng)改裝或改造后，圖紙應(yīng)及時(shí)修改。11、凡原制造廠的圖紙，一律沿用原制造廠的編號。12、嚴(yán)禁將圖冊中的圖紙拆下作為加工和外協(xié)等用。六、一臺(tái)一檔圖紙資料的借閱管理規(guī)定1、檔案管理員認(rèn)真按資料借閱登記表填寫名稱、張數(shù)、借閱時(shí)間、用途等項(xiàng)，借閱人在圖紙資料借閱登記表簽字欄簽字。2、絕密文件借閱，檔案管理員需報(bào)請機(jī)電科負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可借閱。3、無備件的技術(shù)檔案資料一律不得外借，只能在資料室查閱。4、設(shè)備原版說明書和線路圖等重要技術(shù)資料一般不得外借，確因工作需要，可在履行有關(guān)檔案管理規(guī)定手續(xù)后借用復(fù)印件。5、設(shè)備使用部門經(jīng)機(jī)電科負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，根據(jù)需要可以保存復(fù)印資料，如說明書、操作手冊等。 6、借閱人要愛護(hù)檔案資料，不得涂改、剪裁、抽取和污染檔案資料。7、資料借閱時(shí)間規(guī)定為10 天內(nèi)，借閱期滿，檔案管理員應(yīng)催收。需繼續(xù)借閱者，應(yīng)辦順延手續(xù)，該歸還不歸還或遺失、損失者，由機(jī)電科按其損失作估價(jià)賠償。8、非為我礦服務(wù)的外單位人員不得借閱我礦的設(shè)備檔案資料，為我礦服務(wù)的人員，經(jīng)機(jī)電科允許，可在資料室查閱有關(guān)的檔案資料，但不得將檔案資料帶出資料室。外單位人員因工作需要，需將檔案資料帶出資料室，應(yīng)經(jīng)機(jī)電科領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。9、本單位人員調(diào)出本礦或辦理離、退休手續(xù)前，有借閱設(shè)備檔案資料未歸還者，須到資料室辦理歸還手續(xù)。否則，辦公室不得辦理調(diào)動(dòng)或退休手續(xù)。七、一臺(tái)一檔技術(shù)檔案保密及銷毀制度1、檔案工作人員要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，增強(qiáng)保密觀念，保證機(jī)密檔案絕對安全。2、檔案工作人員不準(zhǔn)向其他人員隨意泄露保密檔案的內(nèi)容。要做到：不該說的不說，不私抄檔案資料，不將檔案借給無關(guān)人員，不領(lǐng)無關(guān)人員進(jìn)入檔案庫房。3、進(jìn)出檔案室要隨時(shí)關(guān)好門窗；下班后，檔案必須入柜，不得堆放在辦公桌上，檔案員要保管好檔案室、柜的鑰匙，檔案柜平時(shí)要鎖好。節(jié)假日期間做好安全防護(hù)工作，以防止檔案的丟失。4、嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度，借閱和查閱檔案必須履行登記、手續(xù)，防止丟失。5、對確已無保存價(jià)值的設(shè)備檔案，列出銷毀清冊，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由銷毀人、監(jiān)銷人銷毀，并簽名注銷。6、嚴(yán)格控制保密檔案的使用范圍。八、檔案管理人員崗位責(zé)任制1、熱愛檔案事業(yè)，認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識，不斷提高專業(yè)化水平。2、做好檔案庫房管理工作，定期對檔案庫房、設(shè)施進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告，妥善處理。3、忠于職守，認(rèn)真履行檔案業(yè)務(wù)中的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)職責(zé)，推進(jìn)本單位檔案管理水平的提高。4、認(rèn)真做好檔案管理日常工作；嚴(yán)格各項(xiàng)管理制度，切實(shí)做好檔案保密，確保檔案資料的完整、安全。5、設(shè)備檔案是指從設(shè)備規(guī)劃、設(shè)計(jì)、購置、安裝、使用、維修改造、更新、直至報(bào)廢等全過程中形成并經(jīng)整理應(yīng)當(dāng)歸檔保存的圖紙、圖表、文字說明、計(jì)算資料、照片、錄像、錄音帶等科技文件資料，設(shè)備管理員負(fù)責(zé)將我礦大型固定設(shè)備逐臺(tái)建立設(shè)備檔案及設(shè)備檔案的