科技檔案整理PPT課件.ppt

2020 1 8 1 科技檔案整理 一 科技檔案整理依據(jù)二 科技檔案整理方法和流程 1 2020 1 8 2 科技文件和科技檔案的定義 科學(xué)技術(shù)文件材料 科技文件 記錄和反映科學(xué)研究 生產(chǎn)運(yùn)營(yíng) 項(xiàng)目建設(shè)活動(dòng) 設(shè)備儀器運(yùn)行 維護(hù)及其管理工作的文字 圖表 聲像等不同形式技術(shù)文件的總稱 以下簡(jiǎn)稱科技文件 科學(xué)技術(shù)檔案 科技檔案 國(guó)家機(jī)構(gòu) 社會(huì)組織以及個(gè)人從事各項(xiàng)社會(huì)活動(dòng)形成的 對(duì)國(guó)家 社會(huì) 本單位和個(gè)人具有保存價(jià)值的 應(yīng)當(dāng)歸檔保存的科技文件 以下簡(jiǎn)稱科技檔案 2 2020 1 8 3 科技文件轉(zhuǎn)化為科技檔案的條件 科技檔案是科技生產(chǎn)活動(dòng)中直接形成的 具有保存價(jià)值的科技文件轉(zhuǎn)化而來(lái)的 科技檔案是一組經(jīng)過(guò)系統(tǒng)整理 具有有機(jī)聯(lián)系的科技文件的集合體 而不是科技文件的簡(jiǎn)單組合 科技檔案是履行了移交歸檔手續(xù) 集中保管的科技文件 3 2020 1 8 4 科技文件的質(zhì)量 科技文件的質(zhì)量包括內(nèi)在質(zhì)量和外在質(zhì)量?jī)蓚€(gè)方面 內(nèi)在質(zhì)量 內(nèi)容質(zhì)量 科技文件內(nèi)容必須真實(shí) 完整 準(zhǔn)確 規(guī)范 系統(tǒng) 簽章手續(xù)完備 與科技活動(dòng)實(shí)際相符合 其內(nèi)容 深度和記錄格式應(yīng)符合有關(guān)的現(xiàn)行規(guī)范 標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程 外在質(zhì)量 載體質(zhì)量 主要涉及科技文件的載體 如 紙張 磁盤 光盤等 是否耐久和安全可靠 記錄方式 材料 書寫字跡 印制字跡 磁記錄 光盤刻錄等 是否耐久 合格 4 科技檔案的質(zhì)量 科技檔案質(zhì)量包括兩個(gè)方面 內(nèi)在質(zhì)量 外在質(zhì)量 外在包括載體質(zhì)量質(zhì)量和整理質(zhì)量 科技檔案質(zhì)量總的要求是 內(nèi)容真實(shí) 完整 準(zhǔn)確 編制規(guī)范 簽章手續(xù)完備 載體和書寫印制材料符合檔案保護(hù)要求 分類科學(xué) 組卷合理 編目規(guī)范 整理符合有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范 科技檔案質(zhì)量的核心 完整 準(zhǔn)確 系統(tǒng) 5 2020 1 8 6 科研檔案 科研檔案 是指在自然科學(xué)技術(shù)研究活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的應(yīng)歸檔保存的科技文件材料 成套性特征按課題成套 圍繞一項(xiàng)課題的研究活動(dòng)所形成的具有保存價(jià)值的科技文件構(gòu)成一套科研檔案 內(nèi)容構(gòu)成 按科研活動(dòng)的一般程序與規(guī)律分五個(gè)階段形成科技文件研究準(zhǔn)備階段研究實(shí)驗(yàn)階段總結(jié)鑒定階段成果申報(bào)階段推廣應(yīng)用階段 6 2020 1 8 7 產(chǎn)品檔案 產(chǎn)品檔案 工業(yè)生產(chǎn)技術(shù)檔案主要是工業(yè)產(chǎn)品檔案 是指工業(yè)產(chǎn)品在設(shè)計(jì) 研制和制造活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的應(yīng)歸檔保存的科技文件材料 成套性特征按型號(hào)成套 圍繞一個(gè)型號(hào)工業(yè)產(chǎn)品的設(shè)計(jì) 研制和制造活動(dòng)形成的有保存價(jià)值的文件構(gòu)成一套產(chǎn)品檔案 內(nèi)容構(gòu)成 產(chǎn)品研發(fā)的一般程序 計(jì)劃準(zhǔn)備階段設(shè)計(jì)與開發(fā)階段試制與鑒定階段產(chǎn)品生產(chǎn)階段產(chǎn)品銷售階段 7 2020 1 8 8 建設(shè)項(xiàng)目檔案 建設(shè)項(xiàng)目檔案 建設(shè)項(xiàng)目在立項(xiàng) 審批 招投標(biāo) 勘察 設(shè)計(jì) 施工 監(jiān)理 竣工驗(yàn)收 使用 維修和維護(hù)等活動(dòng)中形成的有保存價(jià)值的應(yīng)歸檔保存的科技文件材料 成套性特征按建設(shè)項(xiàng)目成套 圍繞一項(xiàng)建設(shè)項(xiàng)目的進(jìn)行所形成的具有保存價(jià)值的文件構(gòu)成一套項(xiàng)目建設(shè)檔案 內(nèi)容構(gòu)成建設(shè)項(xiàng)目基本程序 項(xiàng)目建議書階段可行性研究階段設(shè)計(jì)階段建設(shè)準(zhǔn)備階段建設(shè)實(shí)施階段竣工驗(yàn)收階段后評(píng)估階段 8 2020 1 8 9 設(shè)備儀器檔案 設(shè)備儀器檔案 指各單位作為固定資產(chǎn)購(gòu)置的各種機(jī)器設(shè)備 車輛船舶 儀器儀表等設(shè)備儀器在購(gòu)置 自制 使用 維修中形成的有價(jià)值的應(yīng)歸檔保存的科技文件材料 成套性特征按型號(hào)成套 在實(shí)際工作中當(dāng)同一種型號(hào)的彼此相對(duì)獨(dú)立的設(shè)備有若干臺(tái)時(shí) 為便于設(shè)備的管理和使用往往是圍繞一臺(tái)設(shè)備的購(gòu)置 使用和維修活動(dòng)形成的有保存價(jià)值的文件組成一套設(shè)備檔案 即按單機(jī)成套 內(nèi)容構(gòu)成設(shè)備儀器按其來(lái)源可分為 自制設(shè)備外購(gòu)設(shè)備 9 2020 1 8 10 一 科技檔案整理依據(jù) 1 國(guó)家及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn) 科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求 GB T11822 20081989年首次發(fā)布 2000年第一次修訂 2008年第二次修訂 國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范 DA T28 2002 建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范 GB T50328 2001其它有關(guān)的國(guó)家 行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范 略 10 2020 1 8 11 2 企事業(yè)單位制定的檔案業(yè)務(wù)規(guī)范 企事業(yè)單位應(yīng)依據(jù)國(guó)家 行業(yè)有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范 結(jié)合本單位的實(shí)際情況制定以下檔案業(yè)務(wù)規(guī)范 文件 檔案整理規(guī)范 檔案分類方案或 檔案分類大綱及編號(hào)方案 包含科技檔案 文件歸檔范圍和檔案保管期限表 包含科技檔案 特殊載體檔案管理規(guī)范 11 2020 1 8 12 二 科技檔案整理方法和流程 整理工作是科技檔案管理工作的重要業(yè)務(wù)內(nèi)容 只有經(jīng)過(guò)系統(tǒng)整理和科學(xué)編目 才能使科技檔案處于有序狀態(tài) 便于保管和利用 12 2020 1 8 13 從一個(gè)科技項(xiàng)目文件材料的形成到轉(zhuǎn)化為一套科技檔案的全過(guò)程來(lái)說(shuō) 它的整理工作一般是通過(guò)兩個(gè)工作過(guò)程來(lái)完成的 第一個(gè)過(guò)程 在科技文件形成以后和歸檔以前 由科技業(yè)務(wù)部門 項(xiàng)目部門 即科技文件的形成者 在科技檔案部門的協(xié)助 指導(dǎo)下所進(jìn)行的整理工作 其主要內(nèi)容是對(duì)文件材料進(jìn)行鑒別 分類 組成案卷 并對(duì)案卷進(jìn)行基本的編目工作 第二個(gè)過(guò)程 科技文件材料經(jīng)過(guò)第一個(gè)整理過(guò)程歸檔以后 由檔案部門獨(dú)立進(jìn)行的整理工作 已不同于第一個(gè)過(guò)程中的整理工作 其主要內(nèi)容包括 對(duì)收進(jìn)的科技檔案案卷進(jìn)行科學(xué)分類 排列和編制檔號(hào)等工作 13 2020 1 8 14 科技檔案整理工作內(nèi)容 包括系統(tǒng)整理和科學(xué)編目?jī)刹糠?系統(tǒng)整理 對(duì)收集的科技文件進(jìn)行分類 排列和組卷 使之條理化和系統(tǒng)化 從而反映科技文件的內(nèi)在聯(lián)系 以遵循科技文件材料的形成規(guī)律 保持其有機(jī)聯(lián)系 便于檔案的保管和利用為原則 科學(xué)編目 編制頁(yè)號(hào) 檔號(hào) 卷內(nèi)目錄 卷內(nèi)備考表 案卷封面 案卷脊背和案卷目錄等 用以固定系統(tǒng)整理的成果 并揭示各類案卷的內(nèi)容構(gòu)成 14 2020 1 8 15 一 將科技文件按項(xiàng)目分開 二 依據(jù) XXX科技文件材料歸檔范圍 判定 鑒定 每一份科技文件是否在歸檔范圍 是否有保存價(jià)值 三 依據(jù) XXX檔案分類方案 對(duì)同一項(xiàng)目有保存價(jià)值的每一份科技文件進(jìn)行歸類 確定其所屬的類目 分類號(hào) 第一步分類 15 2020 1 8 16 組卷是科技檔案整理中最關(guān)鍵的步驟 要認(rèn)識(shí)案卷是由互有聯(lián)系的若干文件組合而成的檔案保管單位 組卷的含義 把一組有內(nèi)在聯(lián)系的文件 以案卷的形式組合在一起 形成能表達(dá)一個(gè)相對(duì)獨(dú)立的概念 且便于保管和利用的基本單元 案卷 第二步組卷 16 2020 1 8 17 組卷原則 遵循科技文件的形成規(guī)律 保持案卷內(nèi)科技文件材料的有機(jī)聯(lián)系和案卷的成套 系統(tǒng) 便于檔案的保管和利用 組卷要在一個(gè)獨(dú)立的項(xiàng)目 一個(gè)產(chǎn)品 一個(gè)科研課題 一個(gè)建設(shè)項(xiàng)目 一套設(shè)備儀器 范圍內(nèi)進(jìn)行 對(duì)具有相同分類號(hào)的文件進(jìn)行合理的組合 17 2020 1 8 18 組卷要求 GB T11822 案卷內(nèi)科技文件材料應(yīng)齊全 完整 簽章手續(xù)完備 案卷內(nèi)科技文件的載體和書寫材料應(yīng)符合檔案保護(hù)要求 18 2020 1 8 19 組卷方法 針對(duì)具體項(xiàng)目 產(chǎn)品 科研 項(xiàng)目建設(shè) 設(shè)備儀器 的管理性科技文件應(yīng)放入所針對(duì)的項(xiàng)目文件中 按階段或分年度組卷 科研課題 產(chǎn)品 建設(shè)項(xiàng)目 設(shè)備儀器方面的科技文件 應(yīng)按其項(xiàng)目 結(jié)構(gòu) 階段或臺(tái) 套 等分別組卷 成冊(cè) 成套的科技文件材料宜保持其原有形態(tài) 不破壞原來(lái)的保管單位及排列順序 19 2020 1 8 20 組卷方法 通用圖 標(biāo)準(zhǔn)圖可放入相應(yīng)一項(xiàng)目文件中或單獨(dú)組卷 其他涉及這些通用圖 標(biāo)準(zhǔn)圖的項(xiàng)目 應(yīng)在卷內(nèi)備考表中注明并標(biāo)注通用圖 標(biāo)準(zhǔn)圖的圖號(hào)和檔號(hào) 底圖以張或套為保管單位進(jìn)行整理 20 2020 1 8 21 組卷方法 產(chǎn)品局部或零部件變更 建設(shè)項(xiàng)目和設(shè)備儀器在維修和維護(hù)中所形成的科技文件 宜采取插卷方式放入原案卷中 亦可單獨(dú)組卷排列在原案卷之后 并在原案卷的備考表中予以說(shuō)明和標(biāo)注 產(chǎn)品升級(jí)換代 建設(shè)項(xiàng)目后評(píng)估 改擴(kuò)建或重建所形成的科技文件應(yīng)單獨(dú)組卷排列 21 2020 1 8 22 1 科技文件宜按系統(tǒng) 成套性特點(diǎn)進(jìn)行案卷或案卷內(nèi)文件排列 卷內(nèi)文件一般應(yīng)文字材料在前 圖樣在后 譯文在前 原文在后 沒(méi)有譯文的外文資料 要求翻譯標(biāo)題 2 案卷內(nèi)管理性文件按問(wèn)題結(jié)合時(shí)間 階段 或重要程度排列 一般應(yīng)印件在前 定稿在后 正件在前 附件在后 復(fù)文在前 來(lái)文在后 第三步案卷和案卷內(nèi)文件材料的排列 22 案卷和案卷內(nèi)文件材料的排列 3 科研類案卷宜按課題可行性研究立項(xiàng) 方案論證 研究實(shí)驗(yàn) 總結(jié)鑒定 成果和知識(shí)產(chǎn)權(quán)申報(bào) 推廣應(yīng)用等階段排列 4 產(chǎn)品類案卷宜按產(chǎn)品設(shè)計(jì) 含初步設(shè)計(jì) 基礎(chǔ)設(shè)計(jì) 技術(shù)設(shè)計(jì) 工藝 工裝 制造 定型等工作程序 或按其產(chǎn)品系列 結(jié)構(gòu)等排列 23 案卷和案卷內(nèi)文件材料的排列 5 建設(shè)項(xiàng)目類案卷宜按項(xiàng)目前期 依據(jù)性文件 基礎(chǔ)性文件 項(xiàng)目設(shè)計(jì) 含初步設(shè)計(jì) 技術(shù)設(shè)計(jì) 施工圖設(shè)計(jì) 項(xiàng)目施工 項(xiàng)目監(jiān)理 項(xiàng)目竣工 項(xiàng)目驗(yàn)收及項(xiàng)目后評(píng)估等階段排列 6 設(shè)備儀器類案卷應(yīng)按設(shè)備儀器立項(xiàng)審批 外購(gòu)設(shè)備儀器開箱驗(yàn)收 自制設(shè)備儀器的設(shè)計(jì) 制造 驗(yàn)收 設(shè)備儀器安裝調(diào)試 隨機(jī)文件材料 設(shè)備儀器運(yùn)行 設(shè)備儀器維護(hù)等階段或工作程序排列 24 2020 1 8 25 卷內(nèi)科技文件的排列 卷內(nèi)文材料的排列通常是按照科技文件材料在形成時(shí)編制的目錄進(jìn)行的 總圖目錄 初步設(shè)計(jì)目錄 隨機(jī)文件目錄等 科技文件材料沒(méi)有目錄或原目錄不能適應(yīng)組卷的排列時(shí)需重新排列 卷內(nèi)科技文件材料的排列方法當(dāng)如下 25 2020 1 8 26 卷內(nèi)文件的排列 文字材料案卷 1 按重要程度排列重要的在前 次要的在后 如 成果性材料 原始材料 中間性材料 2 按時(shí)間順序排列 形成時(shí)間早的在前 晚的在后 3 按隸屬關(guān)系或邏輯關(guān)系排列 如 來(lái)文與復(fù)文關(guān)系 復(fù)文在前 來(lái)文在后 主件與附件關(guān)系 主件在前 附件在后 正文與原稿關(guān)系 正文在前 原稿在后 4 如果有譯文的外文資料 一般要求譯文在前 其相對(duì)應(yīng)的原文在后 26 2020 1 8 27 卷內(nèi)文件的排列 圖樣材料案卷 圖樣材料按專業(yè) 圖號(hào)排列按原有圖樣目錄順序排列 沒(méi)有圖樣目錄的按總體與局部的關(guān)系順序排列 先總后分 先大后小的原則排列 總的順序?yàn)?總圖在前 其他圖樣在后 組件在前 部件圖 零件圖在后 例a 機(jī)械產(chǎn)品圖樣材料 按圖樣的隸屬關(guān)系排列 如總圖 組件圖 部件圖 零件圖 例b 建筑工程圖樣材料 按圖樣形成的前后順序排列 如總體布置圖 平面圖 大樣圖 總體性 系統(tǒng)性的圖樣在前 局部性 細(xì)部性的在后 27 2020 1 8 28 卷內(nèi)文件的排列 圖文混合案卷 案卷內(nèi)既有圖樣 又有文字材料 一般要求文字材料在前 圖樣材料在后 成冊(cè)材料與零散文件 包括圖紙 組成一卷時(shí) 零散文件在前 成冊(cè)材料放在后面 28 2020 1 8 29 第四步文件折疊 裝訂 編頁(yè)號(hào) 1 案卷內(nèi)超出卷盒幅面的科技文件應(yīng)疊裝 圖紙折疊方法見 技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法 GB T10609 3 2 破損的科技文件應(yīng)修復(fù) 3 幅面小于A4且影響裝訂的科技文件要裱貼在A4紙上 4 裝訂線外有字跡的要加邊 5 成冊(cè)科技文件小于A4不用加工 6 應(yīng)剔除卷內(nèi)文件上容易銹蝕的金屬物 裝訂前 29 2020 1 8 30 技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法 GB T10609 3 3 1折疊后的圖紙幅面一般應(yīng)有A4 210mm 297mm 或A3 297mm 420mm 的規(guī)格 對(duì)于需裝訂成冊(cè)又無(wú)裝訂邊的復(fù)制圖 折疊后的尺寸可以是190mm 297mm或297mm 400mm 當(dāng)粘貼上裝訂膠帶 見附錄A 后 仍應(yīng)具有A4或A3的規(guī)格 3 2無(wú)論采用何種折疊方法 折疊后復(fù)制圖上的標(biāo)題欄均應(yīng)露在外面 3 3根據(jù)需要 可從本標(biāo)準(zhǔn)中任選取一種規(guī)定的折疊方法 30 2020 1 8 31 裝訂 兩種裝訂方式 案卷內(nèi)文件可整卷裝訂或以件為單位裝訂 裝訂要求 符合檔案保護(hù)要求 裝訂所用材料必須對(duì)文件無(wú)害 不影響檔案的保存壽命 裝訂后要求達(dá)到結(jié)實(shí) 整齊 不掉頁(yè) 不倒頁(yè) 不壓字 不損壞文件 不妨礙閱讀與復(fù)制 裝訂位置 左側(cè)裝訂 裝訂時(shí)應(yīng)將文件左側(cè) 下側(cè)對(duì)齊 31 2020 1 8 32 裝訂方法 以件為單位裝訂的一般用線裝訂 縫紉機(jī)裝訂 較厚的文件用棉線 三孔一線 裝訂 整卷裝訂的一般采用棉線 三孔一線 裝訂 32 2020 1 8 33 三孔一線 的裝訂方式 兩端孔距約180mm 中孔到邊孔距離約90mm 裝訂線距訂口15 20mm 33 2020 1 8 34 卷內(nèi)科技文件頁(yè)號(hào)的編寫 1 案卷內(nèi)科技文件以件為編寫頁(yè)號(hào) 以有效內(nèi)容的頁(yè)面為一頁(yè) 2 已有頁(yè)號(hào)的 不必重新編寫頁(yè)號(hào) 3 卷內(nèi)目錄 卷內(nèi)備考表不編寫頁(yè)號(hào) 34 2020 1 8 35 加蓋檔號(hào)章 1 以件為單位裝訂的應(yīng)在每份文件首頁(yè)空白處加蓋檔號(hào)章 2 在不裝訂的每張圖紙標(biāo)題欄附近空白處加蓋檔號(hào)章 3 整卷文件材料裝訂在一起 未與內(nèi)封面 卷內(nèi)目錄裝訂在一起 的案卷首頁(yè)空白處需加蓋檔號(hào)章 此時(shí)序號(hào)不填寫 36 2020 1 8 37 編制卷內(nèi)目錄是將卷內(nèi)文件的內(nèi)容 形式特征及其編號(hào)登記下來(lái) 以備查找利用和管理統(tǒng)計(jì)之需 卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)文件首頁(yè)之前 第五步編制卷內(nèi)目錄 備考表 37 2020 1 8 38 38 2020 1 8 39 卷內(nèi)目錄編制 序號(hào) 應(yīng)依次標(biāo)注卷內(nèi)文件排列順序 每卷從 1 起依次標(biāo)注文件在卷內(nèi)排列的順序 一份文件一個(gè)序號(hào) 案卷之間序號(hào)不能連續(xù)編寫 文件編號(hào) 應(yīng)填寫文件文號(hào)或型號(hào)或圖號(hào)或代字 代號(hào)等 責(zé)任者 應(yīng)填寫文件形成者或第一責(zé)任者 39 2020 1 8 40 卷內(nèi)目錄編制 文件題名 應(yīng)填寫文件的全稱 文件沒(méi)有題名的 應(yīng)由立卷人根據(jù)文件內(nèi)容擬寫題名 文件題名不準(zhǔn)確 不明確 不完整的 應(yīng)由立卷人根據(jù)文件內(nèi)容重新擬寫題名 題名中擬寫增加的部分應(yīng)加 括上 40 2020 1 8 41 卷內(nèi)目錄編制 日期 應(yīng)填寫文件的形成時(shí)間 年 月 日 應(yīng)以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日 年度應(yīng)填寫四位數(shù)字 月 日應(yīng)填寫兩位數(shù)字 月 日不足兩位的前面補(bǔ)0 如 20150410 頁(yè)數(shù) 應(yīng)填寫每件文件的總頁(yè)數(shù) 頁(yè)號(hào) 應(yīng)填寫每件文件的起始頁(yè)號(hào)或起止頁(yè)號(hào) 備注 可根據(jù)實(shí)際填寫需注明的情況 檔號(hào) 由全宗號(hào) 分類號(hào) 或項(xiàng)目代號(hào)或目錄號(hào) 案卷號(hào)組成 41 2020 1 8 42 編制卷內(nèi)備考表 卷內(nèi)備考表是卷內(nèi)文件狀況記錄單 卷內(nèi)備考表應(yīng)標(biāo)明案卷內(nèi)全部文件總件數(shù) 總頁(yè)數(shù)以及在組卷和案卷提供利用過(guò)程中需要說(shuō)明的問(wèn)題 并由立卷人 檢查人簽字 以確認(rèn)卷內(nèi)文件內(nèi)容的真實(shí) 有效 準(zhǔn)確與齊全 42 2020 1 8 43 43 2020 1 8 44 卷內(nèi)備考表編制 說(shuō)明 包括案卷內(nèi)科技文件材料的總件數(shù) 總頁(yè)數(shù)以及組卷和案卷提供使用過(guò)程中需要說(shuō)明的問(wèn)題 立卷人 應(yīng)由責(zé)任立卷責(zé)任者簽名 一般是檔案整理者 立卷日期 應(yīng)填寫完成立卷的時(shí)間 檢查人 應(yīng)由案卷質(zhì)量審核者簽名 一般是形成部門或科技項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人 44 2020 1 8 45 卷內(nèi)備考表編制 檢查日期 應(yīng)填寫審核的時(shí)間 互見號(hào) 應(yīng)填寫反映同一內(nèi)容而形式不同且另行保管的檔案保管單位的檔號(hào) 檔號(hào)后應(yīng)注明檔案載體形式 并用括號(hào)括上 檔號(hào) 由全宗號(hào) 分類號(hào) 或項(xiàng)目代號(hào)或目錄號(hào) 案卷號(hào)組成 卷內(nèi)備考表 應(yīng)排列在卷內(nèi)全部文件之后 45 2020 1 8 46 檔號(hào) J1 4 009卷內(nèi)備考表 互見號(hào) JG 017 光盤 說(shuō)明 1 本卷有文件材料27件 共235頁(yè) 其中附圖5張 照片3張 2 本卷內(nèi)第3份文件鋼筋出廠合格證為復(fù)印件 原件見J1 4 004案卷 立卷人 年月日檢查人 年月日 46 2020 1 8 47 第六步編制案卷封面 脊背 卷盒外表規(guī)格為 310mm 220mm 脊背厚度可根據(jù)需要設(shè)定 卷盒宜采用220g以上的單層無(wú)酸牛皮紙板雙裱壓制 47 2020 1 8 48 48 2020 1 8 49 案卷封面編制 案卷封面應(yīng)印制在卷盒正表面 亦可采用案卷內(nèi)封面形式 虛線內(nèi)為提示項(xiàng) 內(nèi)封面的規(guī)格要與卷內(nèi)目錄和卷內(nèi)備考表的規(guī)格相一致 A4型 297mm 210mm 案卷封面內(nèi)容 檔號(hào) 案卷題名 立卷單位 起止日期 保管期限 密級(jí) 49 2020 1 8 50 案卷封面編制 案卷題名 應(yīng)簡(jiǎn)明 準(zhǔn)確地揭示卷內(nèi)科技文件的內(nèi)容 主要包括產(chǎn)品 科研課題 建設(shè)項(xiàng)目 設(shè)備儀器名稱或代字 號(hào) 結(jié)構(gòu) 階段名稱 文件類型名稱等 案卷題名由立卷人擬寫 50 2020 1 8 51 案卷題名的擬寫要求 擬寫案卷題名要注意以下幾點(diǎn) 1 案卷題名要簡(jiǎn)明 準(zhǔn)確揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容 但不能過(guò)于概括籠統(tǒng) 比如 某某工程前期文件材料 2 內(nèi)容表達(dá)要通暢 精煉 結(jié)構(gòu)詞使用要合理 比如不要濫用 關(guān)于 有關(guān) 51 案卷題名的擬寫要求 3 盡量不要使用序數(shù)詞 比如 某某項(xiàng)目施工文件材料 1 某某項(xiàng)目施工文件材料 2 還要注意盡量不要使用相同的題名 要用各種方式把案卷題名區(qū)分開來(lái) 比如用階段 單項(xiàng)工程名稱 標(biāo)段 專業(yè) 樁號(hào)等 而不要使用序數(shù)詞來(lái)區(qū)分 4 能標(biāo)出具體文件名的盡量不用 文件材料 如 某某設(shè)備說(shuō)明書 安裝說(shuō)明 不寫成 某某設(shè)備文件材料 52 案卷封面編制 立卷單位 應(yīng)填寫負(fù)責(zé)組卷的部門或單位 起止日期 應(yīng)填寫案卷內(nèi)科技文件形成的最早和最晚時(shí)間 年 月 日 年度應(yīng)填寫四位數(shù)字 如 2011年5月17日 2011年8月30日 53 2020 1 8 54 案卷封面編制 保管期限 應(yīng)填寫組卷時(shí)依據(jù)有關(guān)規(guī)定劃定的保管期限 密級(jí) 應(yīng)依據(jù)保密規(guī)定填寫卷內(nèi)科技文件的最高密級(jí) 檔號(hào) 由全宗號(hào) 分類號(hào) 或項(xiàng)目代號(hào)或目錄號(hào) 案卷號(hào)組成 54 2020 1 8 55 檔號(hào) 檔號(hào)由全宗號(hào) 分類號(hào) 或項(xiàng)目代號(hào)或目錄號(hào) 案卷號(hào)組成 全宗號(hào) 需向檔案館移交的檔案 其全宗號(hào)由負(fù)責(zé)接收的檔案館給定 全宗號(hào)由企業(yè)根據(jù)對(duì)所屬單位集中統(tǒng)一管理檔案的需要和企業(yè)產(chǎn)權(quán)變更情況自行設(shè)定 DA T42 2009 分類號(hào) 應(yīng)根據(jù)對(duì)本單位檔案分類方案設(shè)定的類別號(hào)確定 項(xiàng)目代號(hào) 由所反映的產(chǎn)品 課題 項(xiàng)目 設(shè)備儀器等的型號(hào) 代字或代號(hào)確定 目錄號(hào) 應(yīng)填寫目錄編號(hào) 案卷號(hào) 應(yīng)填寫科技檔案按一定順序排列后的流水號(hào) 55 2020 1 8 56 檔號(hào)結(jié)構(gòu) 按照國(guó)家檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn) 檔號(hào)編制規(guī)則 DA T13 1994檔號(hào)結(jié)構(gòu)有三種 全宗號(hào) 案卷目錄號(hào) 案卷號(hào) 件 頁(yè) 張 號(hào)全宗號(hào) 類別號(hào) 案卷號(hào) 件 頁(yè) 張 號(hào)類別號(hào) 項(xiàng)目號(hào) 案卷號(hào) 件 頁(yè) 張 號(hào)企事業(yè)單位科技類檔案號(hào)基本結(jié)構(gòu) 全宗號(hào) 分類號(hào) 案卷號(hào) 或 分類號(hào) 案卷號(hào) 56 2020 1 8 57 檔號(hào)的編制 科技檔案的檔號(hào) 科技檔案號(hào) 是以字符形式賦予科技檔案實(shí)體的一組代碼 即科