XX集團公司崗位說明書編制培訓講義

XX集團公司崗位說明書編制培訓講義 1、企業(yè)所面臨的問題 為什么有人工作量很大，做也做不完？ 有些人卻整天喝茶看報紙？ 為什么公司投入了培訓卻沒有達到期望的效果？ 為什么有功勞大家就搶著上，有責任大家就躲著讓？ 為什么有些人無所事事，工資獎金卻不少拿？ 為什么公司付出了巨大的薪資總額，而員工仍是抱怨工資太低、福利太少？ 思考？ 3. 缺乏工作分析的技術(shù)和經(jīng)驗 2. 工作分析沒有更新 4. 缺乏 對崗位任職資格的分析和使用 1. 沒有工作分析 問題的根源？ 2、 工作分析的定義 什么是工作分析？ 工作分析就是通過對崗位工作內(nèi)容與員工任職資格等工作要素的研究和分析，可以確定崗位的 使命、任務(wù)，以及哪些類型的人適合從事這一工作。 工作分析的直接結(jié)果是 崗位說明書 。 所在本部 : 系統(tǒng)集成本部 二級部門 : 技術(shù)中心 職位 序列 技術(shù) 職務(wù)： 工程師 職位名稱： 技服工程師 職責范圍和工作結(jié)果 工作內(nèi)容 標題 主要工作行為順序排列 所要達到的結(jié)果 責任 衡量標準 1、 實施項目中設(shè)備軟硬件的安裝 、 調(diào)試 按照項目實施方案和規(guī)范化的技術(shù)文檔要求 ， 完成較復雜設(shè)備軟硬件的安裝 、 調(diào)試 ， 提交相應(yīng)的工程實施文檔 。 獨立或 與人合 作 按規(guī)范要求完成文檔的比例 2、 對用戶系統(tǒng)在使用過程中的問題給予解決 解決用戶系統(tǒng)使用過程中出現(xiàn)的技術(shù)問題 ， 提交技術(shù)服務(wù)單及其他規(guī)定的服務(wù)文檔 獨立 工作量 滿意度 知識與能力描述 1、 職業(yè)禮儀 l 職業(yè)化的衣著 、 舉止給客戶建立良好的形象 。 l 表現(xiàn)愿意幫助客戶的態(tài)度 l 能讓客戶感到友善 、 禮貌和有耐心 l 讓客戶感到講信用 、 可信賴和有責任心 2、 客戶意識 l 理解助理工程師在客戶滿意中的作用 l 能對客戶的要求做出迅速有效的反應(yīng) l 快速 、 禮貌地解決服務(wù)中的問題和失誤 l 信守對客戶的承諾 ， 采取相應(yīng)的行動以滿足客戶的需要 l 能讓客戶積極參與到與他們項目有關(guān)的決策中來 干什么活就得考什么指標 在什么崗干什么活 有什么能力，上什么崗 工作分析的表層目標是解決： 3、 崗位說明書對企業(yè)的作用 明確的崗位說明書有助于發(fā)現(xiàn)崗位職責交叉、空白或者模糊不清的地方 1、 崗位說明書對企業(yè)有何幫助 明確的崗位任職資格要求有助于企業(yè)的招聘、培訓和員工能力的發(fā)展 2、 崗位說明書對企業(yè)有何幫助 明確的崗位說明書有助于管理人員更好的理解自己的管理職責與權(quán)限，從而實行更有效的管理 3、 崗位說明書對企業(yè)有何幫助 明確的崗位說明書有助于新員工最快、最全面地熟悉崗位工作，避免崗位職責因人而異的情況出現(xiàn) 4、 崗位說明書對企業(yè)有何幫助 4、 崗位說明書在人力資源管理體系中的作用 工作分析在人力資源管理中的地位 工作分析 職責 權(quán)限 任職 資格 授權(quán) 體系 協(xié)作 關(guān)系 工作 流程 工作 條件 崗位 使命 績效 指標 崗位評價 績效管理 薪酬激勵 人力規(guī)劃 員工培訓 招聘錄用 職涯規(guī)劃 崗位說明書 工作分析是人力資源管理的平臺，是整個人力資源管理體系搭建的基礎(chǔ) 工作分析要素 明確的崗位說明書在企業(yè)薪酬管理體系中的作用 1、 崗位說明書在人力資源管理體系中的作用 按崗位付酬 按能力付酬 按貢獻付酬 按市場水平付酬 1 2 3 4 明確的崗位說明書與績效管理的關(guān)系 2、 崗位說明書在人力資源管理體系中的作用 管理層 你希望得到什么，你就考核什么，你考核什么，你就得到什么 員工 你做了什么，就考核什么，考核什么，你就會接受什么 明確的崗位說明書與員工招聘的關(guān)系 3、 崗位說明書在人力資源管理體系中的作用 崗位說 明書 缺乏崗位說明書 選擇的范圍太大， 不容易評估 不知道招聘的崗位需要 什么樣的人 招聘的失敗率高 擁有崗位說明書 招聘標準清晰，成 功率高 招聘人員容易操作 明確的崗位說明書與培訓的關(guān)系 4、 崗位說明書在人力資源管理體系中的作用 崗位說 明書 缺乏崗位說明書 擁有崗位說明書 新員工困惑較多 新員工經(jīng)常詢問 該做什么 上級指導時間長 新員工工作錯誤 較多 新員工困惑較少，適 應(yīng)環(huán)境的時間短 新員工詢問怎么做， 而不是做什么 上級指導時間短 新員工工作錯誤較少 培訓的規(guī)劃容易操作 降低員工的焦慮程度 工作分析的結(jié)論 美國著名學者懷特先生說：“ 當今企業(yè) 管理的大部分工作是建立在工作分析 這個基礎(chǔ)之上的。一個企業(yè)的工作分 析是否科學合理，是否很好的加以應(yīng) 用，在很大程度上決定了這個企業(yè)的管 理水平?！?工作分析絕對不是： 一次對個人的分析 ! 一次對人員任免、崗位調(diào)整、工資異動的分析 ! 一次績效評估 ! 工作分析中應(yīng)注意的問題 5、 如何設(shè)計適合自己企業(yè)的崗位說明書模版 崗位說明書模版設(shè)計可以說是體系搭建過程中最關(guān)鍵的工作之一，模版一旦確定，所有的崗位說明書的編制工作就要圍繞著模版來進行。模版過于簡單，可能導致崗位說明書不能發(fā)揮應(yīng)有的作用，過于復雜，可能給崗位說明書的編制、審核等實施工作帶來不可估量的工作量。所以從一定的程度來說，模版的設(shè)計成功與否，直接影響到崗位說明書編制工作的成功與失敗。 模板一 崗位名稱 財務(wù)部經(jīng)理 所屬部門 財務(wù)部 崗位層級 B 職族類別 管理 崗位編號 AX-FD-001 崗位定員 1人 直接上級 總經(jīng)理 直接下級 應(yīng)收管理會計 /主管會計 /分支財務(wù)主管 崗位使命 建立科學、有效的財務(wù)管理體系，為公司經(jīng)營決策，經(jīng)營活動提供科學的財務(wù)分析，實現(xiàn)財務(wù)資源和財務(wù)狀況的最優(yōu)化。 工作任務(wù) 職 責 預算管理 負責預算管理建立并完善公司預算管理體系； 負責編制財務(wù)預算計劃，并監(jiān)控各部門財務(wù)預算的執(zhí)行和調(diào)整況； 負責進行財務(wù)決算，及時編制決算報告； 資金管理 負責審核資金使用計劃，并根據(jù)資金計劃執(zhí)行情況進行平衡； 根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營和對外投資等方面的需要，建立融資渠道，擬定融資計劃及方案，保證其合理、經(jīng)濟、可行； 根據(jù)融資計劃進行融資，保證生產(chǎn)經(jīng)營的資金供應(yīng)和資金的良性循環(huán)； 成本管理 成本管理財務(wù)費用的分析與控制； 標準成本體系和作業(yè)成本管理； 成立工作小組負責優(yōu)化生產(chǎn)實踐和成本降低項目； 會計核算 負責現(xiàn)金、存貨、固定資產(chǎn)、無形資產(chǎn)等核算的審核； 負責負債、各項費用、成本、收入、權(quán)益核算的審核； . 任職資格 基本要求 學歷：本科及以上 專業(yè)：財會、審計、統(tǒng)計學等相關(guān)專業(yè) 經(jīng)驗 工作經(jīng)驗： 5年以上 行業(yè)經(jīng)驗： 1年以上 職位經(jīng)驗： 3年以上 知識 基本知識 公司文化 3；規(guī)章制度 3；工作流程 3；公司產(chǎn)品知識 3；行業(yè)基礎(chǔ)知識 3 專業(yè)知識 財務(wù)知識 3； 戰(zhàn)略管理知識 3；管理學知識 3；行政管理知識 3；法律知識 3；成本管理知識 技能 基本技能 口頭表達能力 3；書面寫作能力 3；電腦操作能力 3 專業(yè)技能 培養(yǎng)下屬能力 3；執(zhí)行能力 3；溝通能力 3；組織協(xié)調(diào)能力 3；創(chuàng)新能力 3；計劃能力 3；分析判斷能力 職業(yè)素養(yǎng) 基本素養(yǎng) 團隊合作 3；分享精神 3；責任感 3；職業(yè)禮儀 3；服務(wù)意識 3；客服導向 3；廉潔 3；誠信 3 特殊素養(yǎng) 成就導向 3；職業(yè)動機 4；職業(yè)形象 3；忠誠度 3；誠實正直 4 職業(yè)發(fā)展通路（關(guān)鍵崗位設(shè)立） 1、可轉(zhuǎn)換崗位： 集團下屬其他子公司財務(wù)經(jīng)理 2、可晉升崗位：財務(wù)總監(jiān) 工作環(huán)境 所需資源 工作場所：大部分時間在辦公室； 環(huán)境狀況：基本舒適。 電腦、電話、通用辦公文具等。 關(guān)鍵業(yè)績指標（ KPI） 滿意度（內(nèi)外部） 財務(wù)費用預算超支率 資金計劃達成率 財務(wù)報表及時率 員工流失率 體系達成率 模板一 模板四 崗位說明書 崗位名稱 財務(wù)部經(jīng)理 所屬部門 財務(wù)部 崗位層級 B 直接上級 財務(wù)總監(jiān) 職族類別 管理類 崗位編號 DL-CW-01 直接下級 管理會計、成本主管、帳務(wù)主管、出納、核算員 崗位使命 依據(jù)國家財務(wù)與投資法規(guī)，結(jié)合企業(yè)實際，通過建立和推行科學、有效的財務(wù)與投融資管理體系，實現(xiàn)公司的財務(wù)與投融資狀況的最優(yōu)化。 崗位職責 組織 組織編制公司的年度預算、決算報告計劃，并監(jiān)督預算的實施。 負責組織建立公司財務(wù)與投融資管理體系與管理制度。 組織制定公司投、融資計劃、中長期資金需求計劃。 負責組織產(chǎn)品定價工作。 組織編制公司年、季、月財務(wù)分析報告。 制定本部門年、季、月度工作計劃，并跟蹤監(jiān)督計劃的實施情況。 負責編制部門費用預算。 執(zhí)行 負責從財務(wù)角度對公司經(jīng)營活動的成果進行分析。 負責監(jiān)控公司財務(wù)預算執(zhí)行情況。 負責公司財務(wù)決算，及時編制決算報表，為預算控制提供依據(jù)。 負責協(xié)調(diào)公司內(nèi)外部各利益相關(guān)者的財務(wù)關(guān)系。 . 配合 協(xié)助財務(wù)總監(jiān)編制公司重大投融資與企業(yè)重組等方案。 協(xié)助人力資源部進行員工培訓等各項人力資源工作。 控制 審核各部門的財務(wù)預算。 審核公司財務(wù)報告，保證其真實、準確、完整、及時。 審核公司的投融資預算、計劃及方案。 . 改進 定期結(jié)合工作目標與計劃的達成情況對公司財務(wù)預算體系、財務(wù)核算體系、財務(wù)監(jiān)控體系進行分析，編寫分析報告。 模板二 模板三 崗位名稱 采購經(jīng)理 所屬部門 采購部 崗位層級 B 職族類別 管理 崗位編號 AX-PC-001 崗位定員 1 直接上級 總經(jīng)理 直接下級 采購員 /文員 使命與職責 l建立良好的供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)，優(yōu)化對外采購原料的質(zhì)量、及時性和供應(yīng)商的服務(wù)質(zhì)量 l利用規(guī)模優(yōu)勢，獲得最佳對外采購價格 領(lǐng)導的關(guān)鍵流程 BSC緯度 工作任務(wù) 業(yè)績指標 工作輸出崗位 財務(wù)角度 l調(diào)查、分析和評估市場，確定科學的采購計劃和采購時機，降低材料庫存成本 l負責對外采購原料供應(yīng)商的篩選和采購策略，組織進行價格和供貨協(xié)議的談判，確保獲得最佳對外采購成本 l負責合理、科學控制部門預算，取得較好的投入產(chǎn)出比 l采購成本降低率 l采購員 l公司高管 顧客角度 l協(xié)調(diào)各部門關(guān)系，維護市場、銷售和儲運等相關(guān)部門的良好溝通，提高采購服務(wù)的效率和質(zhì)量 l管理采購員以確定采購的產(chǎn)品符合客戶的需要，督促及時供貨，滿足內(nèi)外客戶需要 l維護與主要供應(yīng)商關(guān)系，形成良好合作關(guān)系 l采購及時率 l采購批次合格率 l采購服務(wù)的滿意度 l供應(yīng)商滿意度 l公司高管 l公司員工 l外部客戶 內(nèi)部視角 l改進采購的工作流程和標準，精簡流通環(huán)節(jié)，減少庫存的單位保存時間和額外支出的發(fā)生，提高存貨周轉(zhuǎn)速度 l負責并組織采購不合格品的處置 l負責組織制定和完善采購管理制度并督促實施 l負責部門員工的工作計劃、報告、報表、總結(jié)、申請等的審核、審批和指導 l平均采購周期 l存貨周轉(zhuǎn)天數(shù) l采購不合格品處置及時率 l總經(jīng)理 l各部門經(jīng)理 l本部門員工 學習成長 l負責部門組織機構(gòu)、職能和崗位職責的不斷完善 l負責部門員工的入職面試和試用期評估 l負責部門員工的績效考核與薪酬的二次分配工作 l組織開展各種員工溝通和激勵關(guān)懷活動，推進企業(yè)文化建設(shè) l負責部門員工的任免、崗位調(diào)配、薪酬、獎懲的建議 l指導采購人員的工作，在相關(guān)人員中普及原材料知識和采購技巧 l采購人員的培養(yǎng) l核心員工流失率 l公司高管 l人力資源部經(jīng)理 l公司員工 返回 任職資格 基本要求 學歷：大?；虮究啤?專業(yè)：財務(wù)管理；工業(yè)會計；審計。 特殊要求：會計證。 經(jīng)驗 工作經(jīng)驗： 5 8年。 行業(yè)經(jīng)驗： 3 5年。 崗位經(jīng)驗： 3 5年。 知識 基本知識 公司文化 3；規(guī)章制度 3；工作流程 3；公司產(chǎn)品知識 3；行業(yè)基礎(chǔ)知識 2。 專業(yè)知識 財務(wù)知識 4；成本管理知識 4；投資知識 3；統(tǒng)計學知識 2；戰(zhàn)略知識 2；人力資源資源 1；行政管理知識 1；檔案管理知識 1。 技能 基本技能 口頭表達能力 3；書面寫作能力 3；電腦操作能力 2。 專業(yè)技能 團隊領(lǐng)導能力 3；培養(yǎng)下屬能力 3；督導控制能力 3；組織協(xié)調(diào)能力 3；計劃能力 3；分析判斷能力 3；執(zhí)行能力 3。 潛在技能 學習能力 3；人際理解能力 2；抗壓能力 2；應(yīng)變能力 2。 職業(yè)素養(yǎng) 基本素養(yǎng) 敬業(yè)精神；團隊合作；分享精神；責任感；服務(wù)意識；廉潔；誠信；保密意識。 特殊素養(yǎng) 職業(yè)動機；忠誠度；全局意識。 崗位關(guān)鍵績效領(lǐng)域及指標 崗位關(guān)鍵績效領(lǐng)域（ KRA） 崗位關(guān)鍵績效指標（ KPI） 成本控制 財務(wù)費用預算超支率 財務(wù)控制 財務(wù)報表及時率、核算及時完成率、統(tǒng)計數(shù)據(jù)及時率、財務(wù)分析的有效性評價、財務(wù)數(shù)據(jù)提供的差錯次數(shù) 應(yīng)收帳款管理 應(yīng)收帳款回收率 模板三 部門一級職能 部門二級職能 部門三級職能 崗位職責 崗位 1 崗位 2 崗位 3 崗位 4 崗位 5 1.0財務(wù)管理 1.1 1.2 權(quán)限分工項：提案（報告報表類）、負責（執(zhí)行事務(wù)類）、審核（權(quán)限）、審批（權(quán)限）、申請（發(fā)起）、提出（發(fā)起） 模板四 思考 ？ 為什么不同的企業(yè)使用的模版是不 同的？ 工作分析 崗位基本信息 崗位工作職責 員工任職資格 職位轉(zhuǎn)化關(guān)系 考核指標 工作環(huán)境 工作關(guān)系 匯報關(guān)系 權(quán)限 崗位說明書模版的選擇應(yīng)該體現(xiàn)：系統(tǒng)思考，按需設(shè)計 核心分析要素 選擇分析要素 4、進行 工作分析的方法 4 2 工作分析的幾種方法 3 1 使用處統(tǒng)一的問卷 由實際承擔工作的人員主管填寫 可以在較短的時間內(nèi)收集到大量的信息 調(diào)查問卷法 分析人員可通過實地的觀察或親身經(jīng)歷的方式獲得第一手的資料 使 信息更加準確。 由任職人員自己記錄下每天活動的內(nèi)容 可 作為工作分析的原始資料 工作量比較大 分析人員在得到書面信息后需要加以確認 工作信息不精確 工作日記法 面談（電話）法 觀察法 4、 工作分析的步驟 組織梳理 成立工作分析 小組 崗位基本信 息分析 崗位使命及 工作職責分 析 任職資格 分析 崗位說明 書維護 界定管理邊界 明確責任分工 了解崗位基本信息 梳理使命及職責 達到人崗匹配 動態(tài)管理說明書 工作分析的流程 組織梳理 成立工作分析 小組 崗位基本信 息分析 崗位使命及 工作職責分 析 任職資格 分析 崗位說明 書維護 工作分析 第一步 梳理部門職能 本部門與其他部門之間是否有職能重疊和交叉的地方 部門職能是否需要增加或者剝離 梳理崗位職責 部門現(xiàn)有崗位工作量是否飽和 部門的所有工作是否都有相應(yīng)的崗位進行負責 崗位是否需要合并 中華商務(wù)部門職能疏理盤點表 序號 職責交叉部門 工作板塊 職責重疊交叉具體事項 建議職責劃歸部門 事由 備注 1 行政部技術(shù) 財務(wù)部 資產(chǎn)管理 非生產(chǎn)類資產(chǎn)采購 數(shù)據(jù)移交 日常管理 造冊 待定 2 技術(shù)部行政公共關(guān)系部 資產(chǎn)管理 中小型基建項目 物業(yè)管理 待定 3 技術(shù)部行政公共關(guān)系部 資產(chǎn)管理 公共基礎(chǔ)設(shè)施的維修 待定 4 技術(shù)部制作部 資產(chǎn)管理 危險品倉管理 (液化石油氣的接收 ) 倉管科 5 行政公共關(guān)系部各部 工業(yè)安全管理職 能 消防 危險品倉 工傷管理 待定 主體 職責 階段 人事部門 工作分析培訓 組織與指導工作分析培訓 溝通與確認 始終 管理層 落實與監(jiān)督本部門崗位信息調(diào)查工作 初期 協(xié)助 HR部門完善本部門崗位說明書的編寫工作（部門經(jīng)理） 中期 協(xié)助 HR部門完善管轄范圍內(nèi)所有的崗位說明書的編制工作（高層管理人員） 后期 員工代表 核對、整理、完善本部門崗位信息的調(diào)查工作 初步整理本部門崗位說明書 配合 HR部門的有關(guān)要求 初期 崗位代表 提供本崗位說要求的信息 初期 組織梳理 成立工作分析 小組 崗位基本信 息分析 崗位使命及 工作職責分 析 任職資格 分析 崗位說明 書維護 工作分析 第二步 工作分析 第三步 組織梳理 成立工作分析 小組 崗位基本信 息分析 崗位使命及 工作職責分 析 任職資格 分析 崗位說明 書維護 A有限公司 崗位說明書 崗位名稱 應(yīng)收會計 所屬部門 財務(wù)部 崗位編號 CW009 直接上級 主管會計 下級崗位 名稱 下級人數(shù) 4 崗位名稱要統(tǒng)一、要簡潔、要清晰、要規(guī)范，同時一個企業(yè)不要有太多稱呼，避免歧異和混亂。 工作分析 第四步 崗位使命分析 組織梳理 成立工作分析 小組 崗位基本信 息分析 崗位使命及 工作職責分 析 任職資格 分析 崗位說明 書維護 編寫部門崗位使命的意義 可以一下子讓我們抓住部門、崗位的特點，把握部門、崗位的特色。 可以使新上崗員工清楚的了解部門的主要工作重心和崗位的主要職責。 可以在招聘的過程中用此信息向應(yīng)聘者展示工作的概況。 工作分析 第四步 崗位使命分析 組織梳理 成立工作分析 小組 崗位基本信 息分析 崗位使命及 工作職責分 析 任職資格 分析 崗位說明 書維護 什么是部門崗位使命 什么是使命？使命就是最高追求目標。 準確地說明該部門崗位存在的意義及它對整個企業(yè)成功的獨特貢獻。 概況的講就是完成若干項工作后，所能體現(xiàn)出的一個最終結(jié)果。 部門崗位使命從那些角度去考慮 這個部門職位為什么而設(shè)置？不設(shè)置行不行？如果不行會產(chǎn)生那些不良后果？ 部門職位存在的價值是什么？主要的貢獻是什么？為了實現(xiàn)什么目標？ 市場占有率、利潤、銷售額、數(shù)量、質(zhì)量、服務(wù) 組織、負責、完成、指導、推薦、計劃、操作活動 (動詞行為活動 ) 做什么 做的結(jié)果 部門崗位使命 工作分析 第四步 崗位使命分析 組織梳理 成立工作分析 小組 崗位基本信 息分析 崗位使命及 工作職責分 析 任職資格 分析 崗位說明 書維護 為什么要加動詞？ 對同一項 A工作在不同層次的崗位承擔的不同的權(quán)限 (責任 )： 部門經(jīng)理 ：策劃 、 指導 A項工作； 主管 ：組織實施 A項工作； 主辦 ：協(xié)助組織并實施 A項工作； 文員 ：協(xié)助實施 ， 進行相關(guān)信息收集及資料準備 。 選擇恰當?shù)膭釉~，準確地描述權(quán)限范圍 (舉例 ) 職位使命 編寫說明 使命 ：（例：營銷總監(jiān)） 結(jié)果 完成銷售額、實現(xiàn)利潤及獲得高的市場占有率， 做什么 制定 營銷策略， 建立和完善銷售渠道 使 命 負責 制定營銷策略，建立和完善銷售渠道管理，完成公司下達的銷售計劃、利潤目標并獲得高的市場占有率。 職位使命 撰寫說明 寫好部門使命必須： 1、對部門職能、崗位職責有非常充分的了解和認識。 2、用簡單的話語對部門 /崗位使命進行高度概況、提煉的能力。 課堂練習 l 請大家編制所在部門的使命 一級職能 二級職能 三級職能 部 門 職 能 由上到下逐級分解 部 門 職 能 由下到上逐級支撐 一級職能是部門應(yīng)該承擔的核心職能，通常只用一句話來進行概況。 一級職能一般不超過 5項。 二級職能是完成一級職能所需要做的最重要的幾項工作。 三級職能是為了完成二級職能，所要