會(huì)議室使用管理辦法.doc

會(huì)議室使用管理辦法會(huì)議室使用規(guī)定一 目的為進(jìn)一步加強(qiáng)會(huì)議室管理，充分發(fā)揮作用，提高使用率，明確各部門使用公司會(huì)議室的規(guī)定及申請(qǐng)使用流程，現(xiàn)對(duì)會(huì)議室的使用作如下規(guī)定：二 定義會(huì)議室指的是1008室的1個(gè)大會(huì)議室和1個(gè)小會(huì)議室。會(huì)議室用途：公司會(huì)議、部門會(huì)議、員工培訓(xùn)、員工工作面談、招聘面試、客戶接待以及適合在會(huì)議室舉辦的小型活動(dòng)、競(jìng)賽活動(dòng)等的場(chǎng)所，不做其它用途。三 會(huì)議室使用規(guī)定1、 2個(gè)會(huì)議室均由行政部統(tǒng)一管理，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)安排使用，并負(fù)責(zé)衛(wèi)生、安全以及對(duì)室內(nèi)設(shè)備物品的管理；2、 部門或個(gè)人需要使用會(huì)議室時(shí)，需提前一天向人事行政部提出申請(qǐng)并填寫會(huì)議室使用申請(qǐng)表，經(jīng)人事行政部準(zhǔn)許后方可使用。臨時(shí)性使用會(huì)議室，必須經(jīng)人事行政部負(fù)責(zé)人同意。3、 使用原則：先申請(qǐng)，后使用。沒(méi)有經(jīng)過(guò)申請(qǐng)的部門或個(gè)人，在沒(méi)有沖突的情況下，可以使用，但如有沖突，必需禮讓已申請(qǐng)使用會(huì)議室的部門或個(gè)人。4、 按申請(qǐng)的先后順序使用。特殊情況下，經(jīng)相互之間協(xié)商后可以調(diào)整使用順序。但行政部不負(fù)責(zé)協(xié)商，由使用者自己協(xié)商。5、 遇公司層級(jí)的緊急及重要的會(huì)議，已申請(qǐng)使用會(huì)議室的部門或個(gè)人，在不能調(diào)換的情況下，部門或個(gè)人應(yīng)先讓公司層級(jí)的重要會(huì)議。6、 部門及個(gè)人應(yīng)在所預(yù)約的時(shí)間到達(dá)會(huì)議室，并開(kāi)始使用。超過(guò)10分鐘未到達(dá)會(huì)議室的，行政部有權(quán)對(duì)會(huì)議室的使用權(quán)另作安排。7、 部門及個(gè)人應(yīng)按預(yù)約的時(shí)間內(nèi)使用完畢，不許超時(shí)使用。如需延長(zhǎng)使用時(shí)，請(qǐng)及時(shí)通知行政部，如在緊接的時(shí)間段內(nèi)已安排了給其他部門或個(gè)人使用，超時(shí)使用的部門或個(gè)人必須離開(kāi)該會(huì)議室，終止使用該會(huì)議室。8、 任何部門或個(gè)人在使用會(huì)議室期間，必須愛(ài)護(hù)會(huì)議室的設(shè)備設(shè)施，安全使用，嚴(yán)禁私自接拉電源，私自移動(dòng)設(shè)備。如因個(gè)人原因造成設(shè)施設(shè)備損壞，須照價(jià)賠償。9、 會(huì)議室內(nèi)的所有設(shè)施設(shè)備，未經(jīng)允許，不能帶出會(huì)議室。10、 會(huì)議室使用期間，使用部門或個(gè)人自行負(fù)責(zé)會(huì)議的模式安排，人員接待，會(huì)議記錄等會(huì)議需求，前臺(tái)接待員可以協(xié)助。11、 會(huì)議室使用期間，使用部門或個(gè)人需保持會(huì)議室的整潔，不允許有亂扔垃圾等不講衛(wèi)生的行為；使用完畢后，務(wù)必將所有移動(dòng)過(guò)的桌子、椅子、設(shè)施設(shè)備等還原，離開(kāi)時(shí)關(guān)閉電源、空調(diào)。12、 如部門或個(gè)人臨時(shí)取消申請(qǐng)，再需使用時(shí)需重新申請(qǐng)。四 程序1、 申請(qǐng)流程1) 部門或個(gè)人到前臺(tái)接待員處查詢會(huì)議室的使用狀況；2) 部門或個(gè)人向前臺(tái)接待員申請(qǐng)并提出使用會(huì)議室的大小的要求；3) 前臺(tái)接待員根據(jù)部門或個(gè)人的申請(qǐng)需求作出安排，并記錄在會(huì)議室使用登記表；4) 前臺(tái)接待員將會(huì)議室使用登記表張貼在會(huì)議室指定位置處；5) 部門或個(gè)人按時(shí)間使用會(huì)議室。2、 使用流程1) 部門或個(gè)人按會(huì)議室使用規(guī)定使用會(huì)議室；2) 部門或個(gè)人自行指定人員安排會(huì)務(wù)工作。3、 交還流程1) 部門或個(gè)人使用完畢后，前臺(tái)接待員檢查會(huì)議室，發(fā)現(xiàn)不按規(guī)定使用的，及時(shí)要求部門或個(gè)人改正；2) 如部門或個(gè)人不改正，前臺(tái)接待員應(yīng)及時(shí)上報(bào)人事行政部經(jīng)理協(xié)調(diào)；3) 如部門或個(gè)人拒絕改正，人事行政部經(jīng)理將出處罰通告，對(duì)部門或個(gè)人作出處罰。會(huì)議室使用流程：部門填寫會(huì)議室使用申請(qǐng)表部門經(jīng)理簽字人事行政部經(jīng)理簽字行政部登記使用會(huì)議室附件：1、 會(huì)議室使用申請(qǐng)表2、 會(huì)議室使用登記表會(huì)議室使用申請(qǐng)表申請(qǐng)部門使用時(shí)間擬用會(huì)議室 1008大會(huì)議室 1008小會(huì)議室會(huì)議主題