（計(jì)算機(jī)科學(xué)與技術(shù)專業(yè)論文）電子文件資源共享利用研究與實(shí)現(xiàn).pdf

獨(dú)創(chuàng)聲明 本人聲明所呈交的學(xué)位論文是本人在導(dǎo)師指導(dǎo)下進(jìn)行的研究工作及取得的 研究成果。據(jù)我所知，除了文中特別加以標(biāo)注和致謝的地方外，論文中不包含其 他人已經(jīng)發(fā)表或撰寫過(guò)的研究成果，也不包含未獲得! 洼! 塹墨直墓 絲重蔓掛型主塑的：奎攔亙窒2 或其他教育機(jī)構(gòu)的學(xué)位或證書使用過(guò)的材料。與 我一同工作的同志對(duì)本研究所做的任何貢獻(xiàn)均已在論文中作了明確的說(shuō)明并表 示謝意。 學(xué)位論文作者簽名：彳f 查簽字日期：沖，月、7 日 學(xué)位論文版權(quán)使用授權(quán)書 本學(xué)位論文作者完全了解學(xué)校有關(guān)保留、使用學(xué)位論文的規(guī)定，有權(quán)保留并 向國(guó)家有關(guān)部門或機(jī)構(gòu)送交論文的復(fù)印件和磁盤，允許論文被查閱和借閱。本人 授權(quán)學(xué)?？梢詫W(xué)位論文的全部或部分內(nèi)容編入有關(guān)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行檢索，可以采用 影印、縮印或掃描等復(fù)制手段保存、匯編學(xué)位論文。( 保密的學(xué)位論文在解密后 適用本授權(quán)書) 學(xué)位論文作者畢業(yè)后去向： 工作單位：青島市檔案局 通訊地址：青島市延吉路1 4 8 號(hào) 導(dǎo)師簽字： 猻細(xì) 簽字瞧砷年廠月少日 | ， 電話：8 5 8 4 0 8 6 1 郵編：2 6 6 0 3 4 塵 巾 甸陽(yáng) 名 年 簽 刁 者 玲 山作 ； 文 期 論 日 位 字 學(xué) 簽 電子文件資源共享利用研究與實(shí)現(xiàn) 電子文件資源共享利用研究與實(shí)現(xiàn) 摘要 隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用與推廣，很多單位開始重視電子形式的文件收集 管理工作。近年來(lái)，我國(guó)各級(jí)檔案行政管理部門在電子文件管理工作方面取得了 巨大的成就，電子文件管理已經(jīng)越來(lái)越受到各級(jí)檔案行政管理部門的重視，出臺(tái) 了一系列的電子文件管理規(guī)范和管理制度。電子文件作為檔案信息資源的一種， 是國(guó)家的一項(xiàng)基礎(chǔ)性的、原生性的信息資源，是國(guó)家信息資源的重要組成部分。 開發(fā)利用電子文件信息資源，實(shí)現(xiàn)電子文件資源共享利用具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。 但是，關(guān)于如何利用電子文件，電子文件如何科學(xué)整合以實(shí)現(xiàn)資源利用共享問(wèn)題 目前還停留在理論探索階段，解決這一課題已經(jīng)成為檔案系統(tǒng)的迫切任務(wù)。 電子文件資源共享是一項(xiàng)龐大的系統(tǒng)工程，它的建設(shè)需要到政府各個(gè)部門的 通力合作。目前已有部分省市進(jìn)行了有益的嘗試，但總體上仍處于探索階段，尚 存在大量的課題需要研究。 本文是青島市電子政務(wù)試點(diǎn)示范項(xiàng)目之一，筆者先介紹了電子文件管理的基 礎(chǔ)，提出了電子文件資源共享利用的解決方案建設(shè)數(shù)字文件中心。本文重點(diǎn) 論述了數(shù)字文件中心軟件、硬件及數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的方法，并對(duì)長(zhǎng)久存儲(chǔ)電子文件提 出了具體的解決方案。 關(guān)鍵詞：電子文件共享資源整合存儲(chǔ) 電子文件資源共享利用研究與實(shí)現(xiàn) a b s t r a c t w t ht h ed e v e l o p m e n ta n da p p l i c a t i o no fc o m p u t e ra n dn e t w o r kt e c h n o l o g y m a n yd e p a r t m e n t sb e g i nt op a ya t t e n t i o nt ot h ec o l l e c t i o na n dm a n a g e m e n to f e l e c t r o n i o - f i l e r e c e n t l y e x e c u t i v ed e p a d m e n t so ff i l em a n a g e m e n ta ta l i | e v e i s h a v em a d eag r e a tw o g r e s so ne l e c t r o n i c - f i l em a n a g e m e n t ：b e s i d e sv a l u i n g 計(jì) m o r e ，t h e ya l s op u tf o r w a r das e r i e so fs t a n d a r d sa n ds y s t e m s b e i n gak i n do f i n f o r m a t i v ef i l e s e l e c t r o n i c - f i l ei sa l s oak i n do fb a s i ca n do r i g i n a li n f o r m a t i v e r e s o u r c e ，a ni m p o r t a n tc o m p o n e n to ft h en a f i o n a i n f o r r n a t i v er e s o u r c e g r e a t p r a c t i c a ls i g n i f i c a n c ei i e sl nt h ed e v e l o p m e n ta n du s eo fe l e c t r o n i c - f i l ea sw e l lc i s t h es h a r i n go fn h o w e v e r , s e v e r a ip r o b l e m s s u c ha sh o wt ou s ee l e c t r o n i c - f i i ea n d h o wt oi n t e g r a t ei tt or e a l i z er e s o u r c es h a r i n g ，s t i l ir e m a i nu n s o i v e d ，w h i c hh a s a l r e a d yb e c o m et h eu r g e n tt a s ko ft h ef i l es y s t e m i ti sa ne n o r m o u sp r o j e c tt os h a r et h ee l e c t r o n i c - f i l er e s o u r c et h a tr e q u i r e st h e c o o p e r a t i o no fe a c hd e p a r t m e n ti nt h eg o v e r n m e n t u pt on o w , a l t h o u g hs o m e b e n e f i c i a la t t e m p th a v eb e e nm a d e ，w ea r es t i l la tt h ep h a s eo fe x p l o r i n gl o t so f u n t c i u c h e dt a s k s t h i sp a p e ri so n eo ft h ee x p e r i m e n t a lp r o j e c t so fe l e c t r o n i cg o v e r n m e n ta f f a i r s i n q i n g d a o a b o v ea l l t h ea u t h o ri n t r o d u c e st h eb a s i so fe l e c t r o n i c - f i l e m a n a g e m e n t c o m i n gu pw i t hap r o p o s a l - - i ob u i l dod i g i t a lr t e sc e m e r t h e p a p e rm a i n l yf o c u s e so ns o f t w a r ea n dh a r d w a r eo ft h ed i g i t a lf i l e sc e n t e r , t h e m e t h o d so fb u i l d i n gad a t a b a s ea sw e l la st h es p e c i f i cp r o p o s a lo fs e v i n g e l e c t r o n i c - f i l ef o ra l o n gt i m e k e y w m d s ：e l e c h o n i c - f i e 時(shí)舊岫，r e s e m c ei n t e a t i o n , s a v e 2 電子文件資源共享利用研究與實(shí)現(xiàn) 0 前言 二十世紀(jì)八十年代以后，隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用與推廣，人們?cè)絹?lái)越感 覺(jué)到，電子文件這種以數(shù)字形式存在的文件，具有很好的共享性，能夠通過(guò)計(jì)算 機(jī)網(wǎng)絡(luò)高速傳輸，實(shí)現(xiàn)公文處理高效化，實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化。很多單位開始重視電 子形式的文件收集管理工作。1 9 8 8 年巴黎國(guó)際檔案大會(huì)把討論電子文件管理列 為一項(xiàng)主題內(nèi)容。國(guó)際檔案理事會(huì)也專門成立了電子文件管理研究委員會(huì)，研究 制定電子文件管理策略。1 9 9 0 年，美國(guó)國(guó)家檔案文件管理署頒發(fā)了 電子文件 管理。2 0 0 0 年9 月，西班牙塞維利亞第十四屆國(guó)際檔案大會(huì)確立了“學(xué)習(xí)和運(yùn) 用當(dāng)代先進(jìn)科學(xué)知識(shí)與科技手段，加快檔案工作融入信息社會(huì)的步伐”目標(biāo)。2 0 0 2 年，我國(guó)發(fā)布了國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)電子文件歸檔與管理規(guī)范( g b t1 8 8 9 4 2 0 0 2 ) ，引 領(lǐng)我國(guó)電子文件管理工作走上了新的發(fā)展軌道“”。 近年來(lái)，我國(guó)各級(jí)檔案行政管理部門在電子文件管理工作方面取得了巨大的 成就，電子文件管理已經(jīng)越來(lái)越受到各級(jí)檔案行政管理部門的重視。不僅制定了 一系列的電子文件管理規(guī)范和管理制度，還圍繞著電子文件管理進(jìn)行了許多相關(guān) 的研究，并取得了一定的研究成果。北京市檔案館與全市1 8 個(gè)區(qū)縣檔案館進(jìn)行 了聯(lián)網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)了館際信息資源共享。上海市檔案館投資7 0 0 萬(wàn)元進(jìn)行首期數(shù)字化 建設(shè)，建立了較大規(guī)模的檔案館網(wǎng)站，在檔案數(shù)據(jù)檢索、檔案全文信息利用、多 媒體檔案利用等方面部分實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案館的功能。深圳投資近千萬(wàn)元的信息化項(xiàng) 目已經(jīng)全面展開。然而，從目前掌握的情況看，各地檔案部門都非常重視檔案館 數(shù)字化、信息化工作，在檔案數(shù)字化管理方面進(jìn)行了大量工作，積累了成功的經(jīng) 驗(yàn)。但是，關(guān)于如何利用電子文件，電子文件如何科學(xué)整合以實(shí)現(xiàn)資源利用共享 問(wèn)題目前還停留在理論探索階段，解決這一課題已經(jīng)成為檔案系統(tǒng)的迫切任務(wù)。 當(dāng)今世界，信息是與材料和能源同等重要的現(xiàn)代戰(zhàn)略資源，是國(guó)家和社會(huì)的 重要財(cái)富和資產(chǎn)，是當(dāng)代最活躍的生產(chǎn)要素之一，在國(guó)家經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展中正發(fā) 揮著日益重要的作用。中央政治局候補(bǔ)委員、中央書記處書記、中央辦公廳主任 王剛同志在關(guān)于加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的批示中指出：。檔案信息資源的保護(hù)和開 發(fā)利用，是國(guó)家電子政務(wù)建設(shè)的重要內(nèi)容和基礎(chǔ)性工作”。國(guó)務(wù)院信息化工作辦 6 電子文件資源共享利用研究與實(shí)現(xiàn) 公室常務(wù)尉主任益維枝同志強(qiáng)調(diào)，檔案信息資源是國(guó)家的一項(xiàng)基礎(chǔ)性信息資源， 要用長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的眼光看待檔案信息資源開發(fā)利用工作。) 。 美國(guó)國(guó)家檔案與文件署( n a r a ) 的“檔案數(shù)據(jù)庫(kù)”( a c c e s st oa r c h i v a l d a t a b a s e ，a a d ) 包含了由2 0 多個(gè)聯(lián)邦機(jī)構(gòu)產(chǎn)生的5 0 0 0 多萬(wàn)件電子文件在線 提供利用。英國(guó)公共檔案館的“網(wǎng)上文件”( d o c u m e n t so n l i n e ) 實(shí)際上是一個(gè) 大型數(shù)字化的文件庫(kù)，在線提供數(shù)百萬(wàn)份公共文件。西班牙印地安總檔案館已經(jīng) 有1 0 0 0 萬(wàn)件檔案進(jìn)入了檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，在因特網(wǎng)上提供利用。日本亞洲歷史資料 中心已經(jīng)將日本國(guó)立公文# 館等機(jī)構(gòu)所藏的6 7 萬(wàn)件檔案數(shù)字化，形成了擁有 1 0 0 0 萬(wàn)幅圖像的全文數(shù)據(jù)庫(kù)，在互聯(lián)網(wǎng)上提供利用“1 。 電子文件作為檔案信息資源的一種，是國(guó)家的一項(xiàng)基礎(chǔ)性的、原生性的信息 資源，是國(guó)家信息資源的重要組成部分。開發(fā)利用電子文件信息資源，實(shí)現(xiàn)電子 文件資源共享利用具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。 本課題主要包含電子文件的整合、保存與利用三個(gè)方面，一是整合，就是及 時(shí)將各單位通過(guò)規(guī)范整理的電子文件，通過(guò)一定的方法進(jìn)行整合，電子文件的整 合與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案統(tǒng)一收集到國(guó)家檔案館工作相比，電子文件整合涉及的問(wèn)題 更為復(fù)雜、難度更大。二是保存，數(shù)字信息的長(zhǎng)期保存也是國(guó)際上一直討論的熱 點(diǎn)。筆者認(rèn)為，在中國(guó)，我們也同樣正面臨著電子文件信息資源丟失的危險(xiǎn)。三 是利用，就是將收集保存的電子文件提供利用。利用對(duì)象不同，利用目的也不同， 電子文件如何開展利用工作，也是本課題研究的內(nèi)容之一。 本文試圖從以下幾個(gè)部分展開： 第一章：電子文件與電子文件管理。概括介紹電子文件管理的背景，包括電 子文件的基本特征和電子文件的管理流程，為下文展開研究做好理論與技術(shù)鋪 墊。 第二章：項(xiàng)目建設(shè)方案。提出電子文件資源共享利用的解決方案，即建設(shè)數(shù) 字文件中心，闡述建設(shè)數(shù)字文件中心的意義及可行性，數(shù)字文件中心的建設(shè)目標(biāo) 和主要任務(wù)等。 第三章：項(xiàng)目詳細(xì)設(shè)計(jì)方案。分析數(shù)字文件中心項(xiàng)目軟件建設(shè)需要完成的業(yè) 務(wù)，包括開發(fā)平臺(tái)選擇、軟件架構(gòu)設(shè)計(jì)、系統(tǒng)組成及各子系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)等。 第四章：項(xiàng)目需要解決的問(wèn)題。提出數(shù)字文件中心項(xiàng)目建設(shè)的幾個(gè)關(guān)鍵問(wèn)題 7 電子文件資源共享利用研究與實(shí)現(xiàn) 的解決方案。 第五章：電子文件共享利用系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)。介紹了各自系統(tǒng)的具體實(shí)現(xiàn)界面。 8 電子文件資源共享利用研究與實(shí)現(xiàn) 1 電子文件與電子文件管理 1 1 電子文件概述 1 1 1 電子文件 電子文件( e l e c t r o n i cr e c o r d s ) 是二十世紀(jì)中期以后伴隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的 廣泛應(yīng)用而出現(xiàn)的新事物、新名詞。起先人們大多使用“機(jī)讀文件” ( m a c h i n e r e a d a b l er e c o r d s ) 來(lái)稱呼它，現(xiàn)在多稱其為電子文件。國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)電 子文件歸檔與管理規(guī)范( g b t1 8 8 9 4 - - 2 0 0 2 ) 將電子文件定義為：指在數(shù)字設(shè) 備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù) 字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。從上述定義中，我們可以看 到電子文件的兩個(gè)基本特點(diǎn)：一是用計(jì)算機(jī)生成和讀??；二是用數(shù)字代碼記錄信 息。伽 一份完整的電子文件由電子文件內(nèi)容、背景信息( c o n t e x t ) 和元數(shù)據(jù) ( m e t a d a t a ) 三要素組成。背景信息是指描述生成電子文件的職能活動(dòng)、電子文 件的作用、辦理過(guò)程、結(jié)果、上下文關(guān)系以及對(duì)其產(chǎn)生影響的歷史環(huán)境等信息。 元數(shù)據(jù)是指描述電子文件數(shù)據(jù)屬性的數(shù)據(jù)，包括文件的格式、編排結(jié)構(gòu)、硬件和 軟件環(huán)境、文件處理軟件、字處理和圖形工具軟件、字符集等數(shù)據(jù)。 1 1 2 電子文件特性“1 從電子文件的定義中，我們可以感覺(jué)到電子文件己不同于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件， 它具有以下特性： ( 1 ) 非人工直接識(shí)讀性 電子文件是在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中產(chǎn)生和使用的，其信息形態(tài)是數(shù)字化的。輸入計(jì) 算機(jī)系統(tǒng)的任何信息都被轉(zhuǎn)換成二進(jìn)制代碼，即用0 和l 的排列組合來(lái)表示和存 儲(chǔ)運(yùn)算管理。用0 、1 代碼記錄的信息，即使是高級(jí)計(jì)算機(jī)管理人員也無(wú)法全部 直接識(shí)讀，普通人更無(wú)法識(shí)讀。人們對(duì)其的識(shí)讀管理只能借助于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)。平 9 電子文件資源共享利用研究與實(shí)現(xiàn) 時(shí)我們?cè)谟?jì)算機(jī)屏幕或打印紙上看到的由文字、圖形等構(gòu)成的電子文件，是計(jì)算 機(jī)系統(tǒng)通過(guò)代碼轉(zhuǎn)換，將0 和1 的組合轉(zhuǎn)換顯示為人們能夠直接識(shí)讀的文字、圖 像等信息形態(tài)，其實(shí)只不過(guò)是電子文件的某種輸出形態(tài)而已。這同紙質(zhì)文件等傳 統(tǒng)意義的文件直接識(shí)讀性明顯不同。 ( 2 ) 對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的依賴性 電子文件從生成、傳輸?shù)酱鎯?chǔ)都是通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)的，這就決定了電子 文件對(duì)計(jì)算機(jī)設(shè)備和技術(shù)的依賴性。沒(méi)有相應(yīng)的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)電子文件將無(wú)法被識(shí) 讀，更不能說(shuō)被處理、傳輸和利用，電子文件也稱不上是文件了，只能是保存在 計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)材料上的垃圾和廢品。電子文件的這個(gè)特性也決定了對(duì)其管理保管使 用的獨(dú)特性，即在保管電子文件的同時(shí)，還要保證電子文件運(yùn)行的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的 有效性。 ( 3 ) 復(fù)制傳遞的商保真性 電子文件從一個(gè)載體復(fù)制到另一個(gè)載體，或從一臺(tái)計(jì)算機(jī)傳遞到另一臺(tái)計(jì)算 機(jī)，實(shí)際上是在計(jì)算機(jī)內(nèi)部進(jìn)行數(shù)字信號(hào)的傳輸處理。這種處理與通常的紙質(zhì)文 件復(fù)制或縮微膠片的拷貝有根本區(qū)別。后者屬于模擬量的處理，不可避免的出現(xiàn) 清晰度下降、變形、信息丟失等。而電子文件的復(fù)制，由于是數(shù)字化的信息處理， 因此完全不存在清晰度下降、變形、信息丟失等現(xiàn)象，其復(fù)制件、傳輸?shù)狡渌?jì) 算機(jī)上的副本同原件完全一致，沒(méi)有任何差別。 ( 4 ) 信息與載體可分離性 紙質(zhì)文件的內(nèi)容信息與載體是不可分離的整體，墨跡只有依附在紙張上才能 形成文字和圖形。而電子文件的內(nèi)容信息存放的位置是不固定的，可以變化，甚 至可以簡(jiǎn)單地從一個(gè)載體轉(zhuǎn)換到另一個(gè)載體，或沒(méi)有載體的移動(dòng)和變換而通過(guò)網(wǎng) 絡(luò)傳給遠(yuǎn)方的一個(gè)或多個(gè)接受者，其內(nèi)容信息卻不發(fā)生任何變化。電子文件這種 信息與載體分離的特性，使電子文件的保管和使用的難度增加。 ( 5 ) 信息內(nèi)容的易改性 計(jì)算機(jī)的存儲(chǔ)器、磁帶、磁盤、可擦寫光盤等存儲(chǔ)載體的可重寫性、計(jì)算機(jī) 存儲(chǔ)器的隨機(jī)讀寫功能、以及電子文件與載體的分離使得電子文件信息內(nèi)容增、 刪、改更方便，且不留痕跡，這就為日后電子文件真實(shí)性鑒定和電子文件的保密 管理提供了難度。 o 電子文件資源共享利用研究與實(shí)現(xiàn) ( 6 ) 載體的不穩(wěn)定性 當(dāng)前，電子文件大多存儲(chǔ)在硬磁盤、軟磁盤、磁帶、光盤等幾種主要介質(zhì)上。 這些介質(zhì)與紙張相比，穩(wěn)定性較差，在常溫、常濕環(huán)境里就易發(fā)生結(jié)構(gòu)變化，而 且對(duì)磁場(chǎng)和有害氣體、灰塵等也相當(dāng)敏感。載體結(jié)構(gòu)稍有變化，存儲(chǔ)在其中的信 息便會(huì)丟失或無(wú)法讀出。載體的不穩(wěn)定性，對(duì)電子文件保管提出了更高的要求。 電子文件的特性給電子文件管理和利用帶來(lái)了機(jī)遇： ( 1 ) 電子文件所需的存儲(chǔ)空間小，緩和了檔案數(shù)量劇增與檔案庫(kù)房相對(duì)狹 小的矛盾。 ( 2 ) 電子文件易于增加、刪除、修改，便于鑒定銷毀。 ( 3 ) 電子文件易于遠(yuǎn)距離傳輸，使異地查閱使用成為可能。 ( 4 ) 電子文件的共享性，使多人同時(shí)利用同一份文件成為可能，解決了傳 統(tǒng)紙質(zhì)文件利用的壟斷性問(wèn)題。 ( 5 ) 電子文件易于集中統(tǒng)一管理和同時(shí)利用。 另外，電子文件收集、整理、歸檔較紙質(zhì)文件更為復(fù)雜、電子文件受載體局 限導(dǎo)致長(zhǎng)期保存具有一定困難、電子文件不安全因素較多、電子文件管理方法、 技術(shù)、標(biāo)準(zhǔn)以至理論建設(shè)任務(wù)相當(dāng)艱巨等問(wèn)題也為我們做好電子文件利用和保護(hù) 工作帶來(lái)了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。 1 2 電子文件管理原則伽 ( 1 ) 雙軌制保存 對(duì)電子文件與紙質(zhì)文件是否一并歸檔保存，我國(guó)檔案界存在不同的觀點(diǎn)：一 是除對(duì)本單位關(guān)系重大的文件材料如法規(guī)性的電子文件必須拷貝到紙上保存外， 一般性的電子文件下一定非要輸出紙質(zhì)文件保存不可；二是由于歸檔電子文件的 法律地位問(wèn)題還沒(méi)有解決，必須同時(shí)保存電子、紙質(zhì)文件。我們認(rèn)為：由于檔案 工作面臨著電子環(huán)境和傳統(tǒng)環(huán)境并存的狀況，目前政策、法規(guī)等方面的滯后使得 檔案管理馬上實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化尚不成熟。面對(duì)這種情況，為了對(duì)檔案進(jìn)行有效管理， 有必要實(shí)行“雙軌制”的檔案保管方法。在電子文件歸檔保存時(shí)將相同內(nèi)容的紙 質(zhì)文件一并保存，這樣既可以保存反映歷史真實(shí)面目的可靠記錄的紙質(zhì)檔案，又 可以發(fā)揮電子文件在檢索、利用、傳輸、存儲(chǔ)等方面的憂越性。即電子文件與紙 電子文件資源共享利用研究與實(shí)現(xiàn) 質(zhì)文件一并歸檔的所謂“雙軌制”的過(guò)渡期。 ( 2 ) 前端控制 前端控制原則就是檔案部門積極主動(dòng)地提前介入檔案的收集、整理、利用等 工作。前端控制是現(xiàn)代文件、檔案管理理念的重要內(nèi)容，它以文件生命周期理論 為基礎(chǔ)，把文件從形成到永久保存或銷毀的不同階段看作一個(gè)完整過(guò)程。就目前 的情況下，前端控制原則應(yīng)首先體現(xiàn)在檔案管理軟件的設(shè)計(jì)中，各種各樣的文件 管理的軟件層出不窮，要真正實(shí)現(xiàn)各部門計(jì)算機(jī)歸檔，發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)的積極作用就需 要檔案部門提前介入，對(duì)文件管理軟件的開發(fā)、設(shè)計(jì)進(jìn)行指導(dǎo)，以功能合理的文 件管理系統(tǒng)作為管好電子文件的先決條件；其次是在電子文件的歸檔中要提前介 入，從文件的形成開始，把保障電子文件安全、可靠、完整、可讀的措施附加于 文件形成過(guò)程，可以有效防止其他管理環(huán)節(jié)對(duì)電子文件的損傷和破壞，確保其安 全留存和內(nèi)容真實(shí)。 ( 3 ) 全過(guò)程管理 電子文件全過(guò)程管理即檔案部門應(yīng)當(dāng)在電予文件形成、收集、積累、鑒定、 歸檔、歸檔電子文件保管、利用的全過(guò)程發(fā)揮作用。這是保證電子文件原始性、 真實(shí)性的一項(xiàng)管理制度，已經(jīng)在我國(guó)電子文件歸檔與管理規(guī)范中作出相關(guān)規(guī) 定。 電子文件的全程管理是一種過(guò)程管理，電子文件的管理不僅注重每個(gè)階段的 結(jié)果，也重視每一項(xiàng)工作的具體過(guò)程，通過(guò)過(guò)程控制實(shí)現(xiàn)結(jié)果控制。由于過(guò)程的 可控性強(qiáng)，過(guò)程控制的反饋周期短，因此，對(duì)電子文件生成、流轉(zhuǎn)、利用、保管 等每一項(xiàng)具體管理內(nèi)容的實(shí)施過(guò)程進(jìn)行監(jiān)控，便于及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正失誤，不斷調(diào) 整管理策略。在過(guò)程管理中，所有有助于說(shuō)明電子文件重要屬性和有效管理過(guò)程 的信息都需要被記錄在案，形成一張與電子文件緊密相連的電子文件生命周期 表。 在對(duì)電子文件生命周期的全過(guò)程通盤規(guī)劃的基礎(chǔ)上，把某些分散在各個(gè)業(yè)務(wù) 環(huán)節(jié)的，帶有一定重復(fù)性的作業(yè)提前實(shí)施，可以有效地減少重復(fù)作業(yè)和滯后作業(yè)， 最大限度地提高作業(yè)效率。凡是可能在文件形成同時(shí)生成的數(shù)據(jù)( 包括描述文件 內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景、版本、文件生成環(huán)境、存在狀態(tài)等各方面的信息) 均在當(dāng)時(shí) 及時(shí)采集、存儲(chǔ)下來(lái)，文件形成時(shí)尚無(wú)法生成的文件運(yùn)轉(zhuǎn)、保管、利用等方面的 1 2 電子史件資源共享利用研究與實(shí)現(xiàn) 數(shù)據(jù)則進(jìn)行實(shí)時(shí)追加。所有數(shù)據(jù)均為一次采集，終身使用。這種數(shù)據(jù)采集方式與 各管理環(huán)節(jié)獨(dú)立采集方式相比工作量大為減少，有效地防止了重復(fù)采集中的數(shù)據(jù) 誤差，并且保證了用f 描述文件、檢索文件和系統(tǒng)維護(hù)所需數(shù)據(jù)的完整齊全，真 實(shí)可信。 1 3 電子文件管理過(guò)程嘲 1 3 1 電子文件歸檔 電子文件的歸檔方式有兩種：邏輯歸檔和物理歸檔。 ( 1 ) 邏輯歸檔 邏輯歸檔是指在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，不改變存儲(chǔ)方式和位置而實(shí)現(xiàn)的電子文 件向檔案部門移交的過(guò)程。邏輯歸檔中，電子文件在歸檔前后的物理存儲(chǔ)位置并 沒(méi)有發(fā)生變化，換句話說(shuō)，電子文件本身并沒(méi)有向檔案部門移交。不過(guò)，仍然有 一個(gè)事物發(fā)生了移交行為，那就是文件管理權(quán)，即文件管理的權(quán)力由文件形成者 所有變?yōu)闄n案人員所有。 ( 2 ) 物理歸檔 物理歸檔是把計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)上的電子文件集中傳輸至獨(dú)立的或可脫機(jī)保 存的載體上，向檔案部門移交的過(guò)程。物理歸檔的方式又可以區(qū)分為以網(wǎng)絡(luò)傳輸 方式歸檔和以介質(zhì)傳遞方式歸檔兩種。網(wǎng)絡(luò)歸檔是指將歸檔電子文件通過(guò)網(wǎng)絡(luò)直 接傳輸?shù)綑n案部門，或加工后傳輸?shù)綑n案部門規(guī)定的地址中，并存儲(chǔ)在檔案部門 本地載體的過(guò)程，也稱在線式歸檔。介質(zhì)歸檔是指將電子文件存儲(chǔ)在一定的介質(zhì) 上移交給檔案部門，也稱卸載式歸檔。 1 3 2 電子文件接收嗍 接收現(xiàn)行機(jī)關(guān)的檔案，是多數(shù)檔案館收集工作的經(jīng)常任務(wù)。從檔案館工作長(zhǎng) 遠(yuǎn)和全面的意義上說(shuō)，館藏質(zhì)量的高低，檔案館工作秩序如何，以及開展利用工 作的順利與否，在很大程度上取決于現(xiàn)行機(jī)關(guān)檔案的收集。電子文件以其時(shí)效性 強(qiáng)、利用方便等優(yōu)點(diǎn)，成為檔案館收集工作的重點(diǎn)方向。接收有永久保存價(jià)值的 電子文件進(jìn)館，對(duì)于檔案館豐富館藏，提高為社會(huì)服務(wù)水平具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。 1 3 電子文件資源共享利用研究與實(shí)現(xiàn) 接收電子文件包括兩種方式：實(shí)時(shí)接收和定期接收。 ( 1 ) 實(shí)時(shí)接收 實(shí)時(shí)接收也稱在線接收，是指各單位電子文件歸檔整理完畢后，隨時(shí)通過(guò)計(jì) 算機(jī)網(wǎng)絡(luò)向檔案館移交的過(guò)程。實(shí)時(shí)接收可以充分保證電子文件的時(shí)效性，便于 檔案館及時(shí)向社會(huì)提供電子文件利用服務(wù)，但是實(shí)時(shí)接收一是對(duì)于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的 穩(wěn)定性和帶寬要求較高，二是必須要實(shí)現(xiàn)電子文件同步整理歸檔，對(duì)各單位檔案 管理部門的要求也比較高。 ( 2 ) 定期接收 定期接收也稱脫機(jī)接收，是指各單位將歸檔整理完畢后的電子文件在本單位 保管一定時(shí)間后向檔案館移交的過(guò)程。定期接收一般通過(guò)介質(zhì)移交來(lái)完成，定期 移交的缺點(diǎn)是實(shí)時(shí)性較差，優(yōu)點(diǎn)是移交的電子文件均經(jīng)過(guò)系統(tǒng)整理，可以保證電 子文件的有機(jī)聯(lián)系，方便族性檢索。 ( 3 ) 接收策略 一般來(lái)講，實(shí)時(shí)接收可以用于接收各單位辦公自動(dòng)化系統(tǒng)生成的電子文件， 以免各單位已歸檔電子文件出現(xiàn)丟失。定期接收可以一年接收一次，接收的電子 文件包括辦公自動(dòng)化系統(tǒng)生成的電子文件和紙質(zhì)檔案數(shù)字化后形成的電子文件。 由于電子文件進(jìn)館后不影響形成部門的日常工作查考，因此不管采取實(shí)時(shí)接收還 是定期接收，都存在電子文件提前接收迸館的趨勢(shì)，電子文件接收時(shí)間的提前， 有助于及時(shí)控制電子文件信息，保護(hù)電子文件的完整與安全。 1 3 3 電子文件利用“帕“力o ” ( 1 ) 電子文件利用的特點(diǎn) 不再受“孤本”限制。一份文件可以供所有需要它的人共享，輕易實(shí)現(xiàn)“多 人共用一文件”，打破了傳統(tǒng)紙質(zhì)文件一定時(shí)間內(nèi)利用上的壟斷，開闊了利 用空間。 具有良好的復(fù)用性。一份文件無(wú)論多少次在計(jì)算機(jī)屏幕上顯示，或多少次輸 出到打印紙上，都不會(huì)使它的信息受到任何損失和破壞。 可以采用交互式利用。利用者在閱讀過(guò)程中可以隨著思維活動(dòng)隨時(shí)提出新的 要求，計(jì)算機(jī)會(huì)立刻按照你的要求把相關(guān)文件調(diào)到你的顯示屏上供你閱讀使 1 4 電子文件資源共享利用研究與實(shí)現(xiàn) 用。特別是超文本文件可以將許多相關(guān)的文件、圖象、數(shù)據(jù)連接起來(lái)。供利 用者調(diào)閱。一份文件成了特定范圍信息網(wǎng)的連接站，和用者需要的所有信息 信手拈來(lái)。 電子文件的町操作性使利用者獲得的信息町以隨心所欲加工處理，變成自己 所需要的信息產(chǎn)品。一份電子文件不僅僅是一個(gè)物質(zhì)整體，同時(shí)也是一個(gè)信 息集合，其中的每一個(gè)數(shù)據(jù)都可以為利用者靈活使用，這比傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件 利用起來(lái)更加靈活方便。 可以通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行遠(yuǎn)距離傳輸，使異地利用成為可能，消除了利用者 的地域隔閡。電子文件的數(shù)字形態(tài)，使它能夠快速地在網(wǎng)絡(luò)中傳輸，利用者 足不出戶，即可在自己的電腦終端上看到自己所需的文件信息。 ( 2 ) 電子文件的利用原則及實(shí)現(xiàn) 建立電子文件數(shù)據(jù)庫(kù)和電子文件管理系統(tǒng)。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，電子文件 的優(yōu)勢(shì)在于快速便捷地檢索和利用。這靠人工是無(wú)法實(shí)現(xiàn)的，只有借助計(jì)算 機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備和科學(xué)設(shè)計(jì)的管理系統(tǒng)、齊全完備的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)才能實(shí)現(xiàn)。 數(shù)據(jù)庫(kù)至少應(yīng)建立兩個(gè)：檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和檔案文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)。這兩個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù) 相互聯(lián)系，互為一體。電子文件數(shù)據(jù)庫(kù)其實(shí)只是檔案的數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)，其管理調(diào) 用離不開目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)通過(guò)檢索目錄數(shù)據(jù)庫(kù)判斷確定所要查詢檔 案的地址和代碼后，再按檢索到的地址到檔案文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)調(diào)出相應(yīng)的檔案文 獻(xiàn)原文。要實(shí)現(xiàn)電子文件管理現(xiàn)代化，這兩個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)統(tǒng)籌規(guī)劃、同時(shí)建設(shè)。 建立新的“利用規(guī)則”。與紙質(zhì)文件相比，電子文件利用中最突出的問(wèn)題是 信息安全。一方面，電子信息的易變性是利用活動(dòng)中潛藏著對(duì)信息原始性的 威脅；另一方面隨著網(wǎng)絡(luò)的普及，電子文件的利用窗口將從檔案閱覽室分散 到四面八方的計(jì)算機(jī)屏幕上，使以往許多行之有效的控制手段變得無(wú)能為 力。必須重新思考，建立專門的電子文件利用制度。 1 5 電子文件資源共享利用研究與實(shí)現(xiàn) 2 項(xiàng)目建設(shè)方案 2 1 電子文件資源共享利用的解決方案 電子文件的迅速增長(zhǎng)，為電子文件的整合與利用提出了新的挑戰(zhàn)。為解決機(jī) 關(guān)單位保存電子文件能有效為各界提供利用服務(wù)，我們提出建設(shè)青島市數(shù)字文件 中心，以數(shù)字文件中心為平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)青島市各機(jī)關(guān)電子文件整合、保存、利用。 “數(shù)字文件中心”這個(gè)概念起源于文件中心。文件中心是介于機(jī)關(guān)和檔案館 之間的一種過(guò)渡性文件保管機(jī)構(gòu)。用于保存各機(jī)關(guān)形成的，尚未到進(jìn)館時(shí)間的檔 案。目前，美國(guó)、加拿大、日本、印度等國(guó)家均設(shè)有文件中心“。近年來(lái)，隨著 “服務(wù)型政府”、“陽(yáng)光政府”的建設(shè)和“政務(wù)公開”工作的深化，各政府機(jī)關(guān)形 成的大量的政策性文件需要向社會(huì)開放。為了解決各政府機(jī)關(guān)保存的檔案各單位 之間查閱不方便及無(wú)法向社會(huì)提供服務(wù)的問(wèn)題，文件中心建設(shè)引起了各地的普遍 重視，甘肅省永靖縣、北京市西城區(qū)、宣武區(qū)、深圳市先后建立了文件中心，集 中保存各單位形成的各種門類、載體的檔案，并向各機(jī)關(guān)提供文件利用服務(wù)。 數(shù)字文件中心是以計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)的“數(shù)字化”的電子文件中 心。是在對(duì)各機(jī)關(guān)電子文件收集、整理、歸檔情況進(jìn)行檢查指導(dǎo)和有效監(jiān)督的基 礎(chǔ)上接收各機(jī)關(guān)形成的電子文件信息，經(jīng)過(guò)分級(jí)審查、整理，在保證信息安全的 前提下，向政務(wù)網(wǎng)用戶提供利用服務(wù)的服務(wù)平臺(tái)。 建立數(shù)字文件中心可以對(duì)各機(jī)關(guān)進(jìn)行。無(wú)紙化辦公”形成的大量電子文件資 源進(jìn)行有機(jī)整合，將松散的。小而全”的機(jī)關(guān)電子文件管理模式迅速向具有集約 化，社會(huì)化，規(guī)?；墓芾砟Ｊ睫D(zhuǎn)化，集中統(tǒng)一管理各機(jī)關(guān)形成的電子文件信息， 建立我市機(jī)關(guān)電子文件信息高地，解決機(jī)關(guān)檔案室保存的電子文件無(wú)法及時(shí)向社 會(huì)提供利用的難題，大大提高對(duì)未迸館檔案的優(yōu)先利用，極大的配合了“服務(wù)性 政府”、“陽(yáng)光政府”的建設(shè)。建立數(shù)字文件中心將加強(qiáng)進(jìn)館檔案的監(jiān)控和移交， 有效地保證對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值檔案的齊全完整。同時(shí)可以統(tǒng)一管理各機(jī) 關(guān)形成的電子文件資源，保證各機(jī)關(guān)電子文件的安全保管和便捷使用。 1 6 電子文件資源共享利用研究與實(shí)現(xiàn) 2 2 項(xiàng)目的意義 建立數(shù)字文件中心對(duì)于宣傳黨和國(guó)家的方針、政策，滿足市民及時(shí)查閱政策、 法規(guī)的迫切要求，進(jìn)一步轉(zhuǎn)變政府職能，增強(qiáng)政府工作的透明度，改善經(jīng)濟(jì)軟環(huán) 境，促進(jìn)我市經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的發(fā)展具有重要作用。建立數(shù)字文件中心具有以下現(xiàn)實(shí) 意義： ( 1 ) 有利于提升機(jī)關(guān)檔案業(yè)務(wù)建設(shè)的規(guī)范化水平，提高業(yè)務(wù)指導(dǎo)的效率。 檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員可以利用數(shù)字文件中心實(shí)時(shí)監(jiān)控各機(jī)關(guān)檔案業(yè)務(wù)建設(shè)，利用網(wǎng) 絡(luò)遠(yuǎn)程“手把手”為機(jī)關(guān)檔案人員解決實(shí)際闖題。做到業(yè)務(wù)指導(dǎo)零延誤、零距離。 同時(shí)也可以減輕檔案部門業(yè)務(wù)指導(dǎo)的工作量。 ( 2 ) 有利f 統(tǒng)一整合檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)信息資源共享。數(shù)字文件中心可 以將各機(jī)關(guān)的電子文件集中到一起，進(jìn)行科學(xué)的分類、排列，通過(guò)數(shù)字文件中心 的有效管理，實(shí)現(xiàn)資源整合，有效打破檔案信息的封閉，促進(jìn)更多的機(jī)構(gòu)和人員 對(duì)檔案信息共建共享。特別是圍繞大主題、寬范圍、深層次的檔案利用時(shí)，這種 集約化管理的優(yōu)越性會(huì)更加突出。 ( 3 ) 有利于政府機(jī)關(guān)政策性文件的及時(shí)利用，實(shí)現(xiàn)“一網(wǎng)查詢”。目前各單 位的歸檔電子文件，除- - , 1 , 部分在各單位的門戶網(wǎng)站上可以查閱外，大部分保存 在各單位檔案員的計(jì)算機(jī)中，不能提供利用。已經(jīng)上網(wǎng)的文件，由于缺乏系統(tǒng)整 理，資源信息分布在眾多網(wǎng)站上無(wú)法整合，又沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一的管理利用平臺(tái)或搜 索引擎，查詢一份文件，有時(shí)需要遍尋眾多網(wǎng)站，給利用者帶來(lái)了極大不便。建 設(shè)青島市數(shù)字文件中心，就是在金宏電子政務(wù)網(wǎng)絡(luò)上創(chuàng)建一個(gè)數(shù)字文件查閱平 臺(tái)，機(jī)關(guān)工作人員不用通過(guò)檔案管理人員就可以隨時(shí)查閱本單位歸檔的數(shù)字檔案 信息，同時(shí)可以查閱市區(qū)兩級(jí)機(jī)關(guān)所有的公開的數(shù)字檔案信息，極大地方便機(jī)關(guān) 工作人員對(duì)信息的即時(shí)需求。 ( 4 ) 有利于加強(qiáng)國(guó)家檔案資源建設(shè)，保證進(jìn)館檔案的完整與安全。各機(jī)關(guān) 形成的數(shù)字檔案信息分別保存在自己的服務(wù)器或托管服務(wù)器中，有的保存在普通 計(jì)算機(jī)中，缺乏安全備份措施和技術(shù)手段。建立青島市數(shù)字文件中心，就是將各 機(jī)關(guān)已經(jīng)歸檔的數(shù)字文件，集中保存到中心的平臺(tái)中，按照相關(guān)管理規(guī)范，確保 數(shù)字文件安全管理，有效的保證對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值檔案的齊全完整。 1 7 屯子文件資源共享利用研究與實(shí)現(xiàn) 2 3 項(xiàng)目的應(yīng)用價(jià)值 青島市數(shù)字文件中心通過(guò)金宏電子政務(wù)網(wǎng)絡(luò)，在政府o a 系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，對(duì) 各級(jí)機(jī)關(guān)形成的文件材料進(jìn)行規(guī)范整理，在遠(yuǎn)程監(jiān)督檢查的基礎(chǔ)上接收到數(shù)字文 件中心數(shù)據(jù)庫(kù)，在保證各機(jī)關(guān)數(shù)字檔案信息安全存儲(chǔ)的前提下，為政務(wù)網(wǎng)聯(lián)網(wǎng)單 位提供文件查閱服務(wù)。青島市數(shù)字文件中心的推廣應(yīng)用，將會(huì)產(chǎn)生如下幾個(gè)方面 的效益。 ( 1 ) 充分利用檔案社會(huì)信息資源，為各機(jī)關(guān)提供更好的服務(wù) 目前各單位的歸檔電子文件，除一小部分在各單位的門戶網(wǎng)站上可以查閱 外，大部分保存在各單位檔案員的計(jì)算機(jī)中，不能提供利用。已經(jīng)上網(wǎng)的文件， 由于缺乏系統(tǒng)整理，資源信息分布在眾多網(wǎng)站上無(wú)法整合，又沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一的管 理利用平臺(tái)或搜索引擎，查詢一份文件，有時(shí)需要遍尋眾多網(wǎng)站，給利用者帶來(lái) 了極大不便。建設(shè)青島市數(shù)字文件中心以后，就是在電子政務(wù)網(wǎng)絡(luò)上創(chuàng)建一個(gè)數(shù) 字文件查閱平臺(tái)，各成員單位可以利用政務(wù)網(wǎng)查閱市區(qū)兩級(jí)機(jī)關(guān)所有的公開的數(shù) 字檔案信息，方便機(jī)關(guān)工作人員對(duì)數(shù)字檔案信息的即時(shí)需求，最大限度地發(fā)揮檔 案為機(jī)關(guān)中心工作服務(wù)的力度。 ( 2 ) 減小機(jī)關(guān)檔案人員的勞動(dòng)強(qiáng)度 隨著機(jī)關(guān)檔案信息化工作的不斷開展，各機(jī)關(guān)已普遍實(shí)行了檔案現(xiàn)代化管 理。以前使用的檔案管理系統(tǒng)不能與政府0 a 系統(tǒng)共享數(shù)據(jù)，各機(jī)關(guān)在政府o a 系統(tǒng)收發(fā)的文件歸檔時(shí)需要在檔案管理系統(tǒng)中重新輸入，造成數(shù)據(jù)資源的浪費(fèi)。 應(yīng)用數(shù)字文件中心系統(tǒng)后，將辦公系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)緊密聯(lián)系在一起，文書部 門可以將辦結(jié)的文件經(jīng)過(guò)簡(jiǎn)單的“歸檔”操作，將文件信息連同電子文件一并移 交到檔案部門進(jìn)行整理，無(wú)須再次錄入。 ( 3 ) 提高檔案業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)效率 以往檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員需要采用下單位、打電話聯(lián)系工作，進(jìn)行業(yè)務(wù)監(jiān)督指 導(dǎo)，一般情況下一天只能對(duì)2 3 個(gè)單位進(jìn)行指導(dǎo)，監(jiān)督指導(dǎo)效率比較低下，加上 監(jiān)督指導(dǎo)人員相對(duì)較少，很難滿足機(jī)關(guān)檔案工作人員對(duì)業(yè)務(wù)指導(dǎo)的即時(shí)需求。通 過(guò)數(shù)字文件中心，檔案監(jiān)督指導(dǎo)人員一方面可以足不出戶，隨時(shí)監(jiān)督檢查各單位 檔案整理情況；另一方面，適用數(shù)字文件中心的即時(shí)通訊功能，使檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo) 人員可以對(duì)機(jī)關(guān)檔案人員進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)遠(yuǎn)程指導(dǎo)，簡(jiǎn)單的指導(dǎo)工作可以直接通過(guò) t 8 電子文件資源共享利用研究與實(shí)現(xiàn) 網(wǎng)絡(luò)完成，可以大大提高業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)的工作效率，做到業(yè)務(wù)指導(dǎo)零延誤、零距 離，保證機(jī)關(guān)歸檔電子文件齊全、完整、有效。 ( 4 ) 保障數(shù)字文件安全備份 各單位形成的數(shù)字文件分別保存在自己的服務(wù)器或托管服務(wù)器中，有的保存 在普通計(jì)算機(jī)中，甚至軟磁盤中，缺乏安全備份措施和技術(shù)手段，一旦數(shù)據(jù)丟失， 會(huì)給相關(guān)單位造成很大的損失。建立青島市數(shù)字文件服務(wù)中心，將各單位已經(jīng)歸 檔的數(shù)字檔案信息集中保存到中心的平臺(tái)中，按照中心的數(shù)據(jù)管理規(guī)范和備份策 略，確保數(shù)字文件安全管理和永久保存。 2 4 項(xiàng)目的可行性 ( 1 ) 管理上的可行性。青島市檔案局承擔(dān)著全市文件歸檔的管理指導(dǎo)工作， 多年來(lái)形成了一整套紙質(zhì)文件收集歸檔的管理方法。近幾年又根據(jù)信息化建設(shè)的 需要制定了青島市電子文件歸檔與管理規(guī)范等一系列面向新領(lǐng)域和特殊載體 檔案的管理辦法，積累了豐富的數(shù)字文件歸檔管理經(jīng)驗(yàn)。 ( 2 ) 技術(shù)的可行性。2 0 0 3 年8 月，青島市數(shù)字檔案館通過(guò)了國(guó)家檔案局組 織的科技成果鑒定并在國(guó)內(nèi)第一個(gè)投入使用，使青島市檔案館具備了建立數(shù)字文 件服務(wù)中心的基本條件。數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)設(shè)施平臺(tái)、數(shù)據(jù)庫(kù)規(guī)模、在線服務(wù)模 式完全能夠滿足數(shù)字文件服務(wù)中心的需求，使我們?cè)跀?shù)字文件利用服務(wù)方面再創(chuàng) 出一條新路子。 ( 3 ) 環(huán)境的可行性。青島市作為我國(guó)沿海開放城市和計(jì)劃單列城市，經(jīng)濟(jì) 比較發(fā)達(dá)，市委、市政府對(duì)信息化建設(shè)極為重視，2 0 0 2 年青島市開始實(shí)施國(guó)家 電子政務(wù)試點(diǎn)示范工程。經(jīng)過(guò)多年建設(shè)，青島i 每電子政務(wù)建設(shè)創(chuàng)造了獨(dú)具特色的 “四統(tǒng)一分”體制和“強(qiáng)核輻射”模式，建設(shè)了4 個(gè)應(yīng)用平臺(tái)，即網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)、 軟件平臺(tái)、安全支撐平臺(tái)、政務(wù)信息網(wǎng)站平臺(tái)。其中網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上連國(guó)家、省辦公 網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，下連青島市各級(jí)鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)，全部市直機(jī)關(guān)均可通過(guò)寬帶連接到市委市 政府計(jì)算機(jī)中心，實(shí)現(xiàn)了全市網(wǎng)絡(luò)信息的互聯(lián)互通。 ( 4 ) 基礎(chǔ)的可行性。青島市金宏辦公系統(tǒng)自1 9 9 6 年投入運(yùn)行以來(lái)，已經(jīng)積 累了豐富的經(jīng)驗(yàn)。自2 0 0 4 年開始，該系統(tǒng)將全面改版升級(jí)并普及推廣到全市機(jī) 關(guān)單位應(yīng)用。該系統(tǒng)包括機(jī)關(guān)內(nèi)部辦公管理、各單位協(xié)調(diào)辦公管理、公文制發(fā)和 9 電子文件資源共享利用研究與實(shí)現(xiàn) 收轉(zhuǎn)管理、檔案管理等功能，能夠完成電子公文從產(chǎn)生、流轉(zhuǎn)等全過(guò)程管理。各 單位應(yīng)用該系統(tǒng)后，將形成統(tǒng)一的數(shù)字文件產(chǎn)生管理模式，為電子文件的收集歸 檔奠定了基礎(chǔ)。 2 5 項(xiàng)目的建設(shè)目標(biāo) 2 5 1 總體目標(biāo) 本次系統(tǒng)建設(shè)的總體目標(biāo)是從青島市的實(shí)際情況出發(fā)，依托青島市電子政務(wù) 信息網(wǎng)絡(luò)建立館( 檔案館) 室( 檔案室) 檔案收集( 歸檔) 、保存、利用一體化的 工作平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)電子文件的實(shí)時(shí)歸檔、實(shí)時(shí)查詢、遠(yuǎn)程業(yè)務(wù)指導(dǎo)。充分利用現(xiàn)有 的資源和技術(shù)，依托青島市高速的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，以實(shí)現(xiàn)電子文件資源共享利用的模 型建立和業(yè)務(wù)處理為基本要求，以滿足青島市電子文件資源共享利用為核心，以 方便各單位查詢電子文件資源為出發(fā)點(diǎn)，以提高電子文件資源整合水平和加強(qiáng)電 子文件利用率為目的，設(shè)計(jì)、開發(fā)一套先進(jìn)、靈活、高效、實(shí)用的數(shù)字文件中心 系統(tǒng)，為青島市各級(jí)機(jī)關(guān)服務(wù)。 2 5 2 技術(shù)目標(biāo) 系統(tǒng)應(yīng)采用目前先進(jìn)、成熟的產(chǎn)品和技術(shù)，充分理解業(yè)務(wù)的需要，進(jìn)行合理 的規(guī)劃和設(shè)計(jì)，保證系統(tǒng)具有較高的可靠性、安全性、靈活性、可擴(kuò)展性和易用 性。 2 5 3 功錢目標(biāo) 在提供一定前瞻性、考慮到業(yè)務(wù)變化、發(fā)展可能的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)青島市數(shù)字 文件中心的業(yè)務(wù)處理需求。主要包括： ( 1 ) 依托青島市電子政務(wù)信息網(wǎng)絡(luò)，研發(fā)基于政府o a 系統(tǒng)的機(jī)關(guān)檔案管理 系統(tǒng)，解決無(wú)紙化辦公環(huán)境下數(shù)字文件的收集、歸檔問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)各機(jī)關(guān)數(shù)字文件 的有效整合。 ( 2 ) 各單位已經(jīng)歸檔的數(shù)字文件，集中保存到中心的平臺(tái)中，按照數(shù)字檔 電子文件資源共享利用研究實(shí)現(xiàn) 案館的管理規(guī)范，采用規(guī)范的數(shù)據(jù)保存策略，建茳安全、有效的存儲(chǔ)機(jī)制，確保 數(shù)字文件安全管理，永久保存。 ( 3 ) 在對(duì)收集整合的電子文件進(jìn)行統(tǒng)一的開放審查后，設(shè)計(jì)開發(fā)面向政務(wù) 網(wǎng)的數(shù)字文件查詢利用平臺(tái)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)為用戶提供多層次、多渠道的數(shù)字文件應(yīng) 用服務(wù)。 2 5 4 應(yīng)用目標(biāo) 建立以市檔案局為主進(jìn)行統(tǒng)一管理的市級(jí)核心應(yīng)用系統(tǒng)，系統(tǒng)部署到全市各 市直部門，覆蓋所有的檔案管理部門和有電子文件查詢需求部門。全市各市直部 門的電子文件歸檔、管理、利用都在網(wǎng)上進(jìn)行。實(shí)現(xiàn)我市電子文件管理的信息化 和網(wǎng)絡(luò)化。 在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候，在各區(qū)市推廣應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)全市統(tǒng)一模式、統(tǒng)一應(yīng)用。 總結(jié)應(yīng)用經(jīng)驗(yàn)，提煉電子文件利用理論在檔案信息資源建設(shè)中應(yīng)用的方法， 作為先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)在全國(guó)進(jìn)行介紹和推廣。 2 6 項(xiàng)目擬解決的關(guān)鍵問(wèn)題 ( 1 ) 電子文件整合。要實(shí)現(xiàn)電子文件的有效利用，實(shí)現(xiàn)要實(shí)現(xiàn)電子文件整 合。電子文件整合關(guān)鍵要解決的就是如何把各機(jī)關(guān)歸檔的電子文件整合到一起， 實(shí)現(xiàn)電子文件的安全管理。 ( 2 ) 電子文件存儲(chǔ)。電子文件的安全保管是電子文件共享利用的保證，電 子文件存儲(chǔ)的關(guān)鍵問(wèn)題在于如何能夠安全保存歸檔電子文件，為整個(gè)系統(tǒng)提供電 子文件的安全存儲(chǔ)，實(shí)現(xiàn)電子文件長(zhǎng)久保存。 ( 3 ) 電子文件利用權(quán)限。電子文件利用是本項(xiàng)目的最終目的。電子文件利 用需要解決電子文件利用權(quán)限設(shè)置問(wèn)題。 2 1 電子文件資源共享利用研究與實(shí)現(xiàn) 3 項(xiàng)目詳細(xì)設(shè)計(jì)方案 3 1 基礎(chǔ)架構(gòu)軟件選擇 按照在數(shù)字文件中心系統(tǒng)中所處的位置和功用，大體上可以把軟件系統(tǒng)分成 兩個(gè)層次：基礎(chǔ)架構(gòu)軟件和應(yīng)用軟件。應(yīng)用軟件是需要根據(jù)需求進(jìn)行開發(fā)，完成 用戶業(yè)務(wù)活動(dòng)的部分，而基礎(chǔ)架構(gòu)軟件則是應(yīng)用軟件運(yùn)行的平臺(tái)，為應(yīng)用軟件提 供支持。 根據(jù)青島市電子政務(wù)建設(shè)和青島市檔案局信息系統(tǒng)管理的實(shí)際情況，我們將 采用三層結(jié)構(gòu)架構(gòu)作為數(shù)字文件中心系統(tǒng)的基礎(chǔ)架構(gòu)軟件?；A(chǔ)架構(gòu)軟件在本系 統(tǒng)中主要包括以下幾個(gè)部分： 操作系統(tǒng)：微軟w i n d o w s2 0 0 0s e r v e r ( n e tf r a m e w o r k1 1 ) 或者w i n d o w s 2 0 0 3s e r v e r w e b 服務(wù)器和應(yīng)用服務(wù)器：微軟i n t e r n e ti n f o r m a t i o ns e r v e r ( i i s ) 5 0 以上版本 開發(fā)環(huán)境：微軟m i c r o s o f tv i s u a ls t u d i o n e t2 0 0 3 與s y b a s e p o w e r b u il d e r9 。 數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器：o r a c l e 8 i 。 3 1 1 開發(fā)環(huán)境 數(shù)字文件中心開發(fā)環(huán)境分為兩部分：m i c r o s o f tv i s u a ls t u d i o n e t2 0 0 3 與s y b a s ep o w e r b u i l d e r9 。分別用于電子文件歸檔、利用和電子文件整合管理 兩部分主要功能的實(shí)現(xiàn)。 ( 1 ) m i c r o s o f tv is u a ls t u d i o n e t2 0 0 3 舊 自從上個(gè)世紀(jì)9 0 年代末i n t e r n e t 出現(xiàn)以來(lái)，人們?cè)诓粩嗟拈_發(fā)i n t e r n e t 軟件，但是這些軟件所基于的技術(shù)都是在早期形成的，例如：w i n d o w s 是上個(gè)世 紀(jì)8 0 年代的技術(shù)，c o m 是2 0 世紀(jì)9 0 年代初實(shí)現(xiàn)的，u n i x 的出現(xiàn)是1 9 7 0 年的 事情，j a v a 最初是為家用電器開發(fā)的，后來(lái)轉(zhuǎn)而應(yīng)用在i n t e r n e t 上。以上這些 2 2 電子史件資源共享利用研究實(shí)現(xiàn) 平臺(tái)最大的問(wèn)題，就是它們出現(xiàn)的時(shí)候都不是為了i n t e r n e t ，所有網(wǎng)絡(luò)功能都 是后添加上去的，使用起來(lái)總是不能盡如人意。進(jìn)入2 1 世紀(jì)以后，人們急需要 一種全新觀念的開發(fā)平臺(tái)，在這樣的背景下，微軟經(jīng)過(guò)多年研究，終于推出了全 新的v i s u a ls t u d i o n e t 平臺(tái)，這預(yù)示著一種技術(shù)上的全面更新和突破，因?yàn)?它從一開始就考慮了i n t e r n e t 。 在微軟推出n e t 以前，唯一能稱之為企業(yè)級(jí)開發(fā)的就是s u n 提供的j a v a 2 企業(yè)版( j 2 e e ) ，我們都知道，j 2 e e 在此前很多大型商業(yè)應(yīng)用中有很好的表現(xiàn)， 被看成是事實(shí)上的標(biāo)準(zhǔn)，并且，許多服務(wù)供應(yīng)商也在編寫插入和內(nèi)容豐富的模塊 工具。正是由于j 2 e e 的這種表現(xiàn)，大批j a v a 程序員才有如此廣闊的施展天地。 但是，至少在w i n d o w s 為基礎(chǔ)的服務(wù)器上，j 2 e e 的表現(xiàn)還是比較成問(wèn)題的，它 的速度比較慢，消耗資源比較多，而且無(wú)法和微軟的主流w e b 服務(wù)器( i i s ) 融 合，人們急需要一種具備j 2 e e 所有能力，但又和w i n d o w s 服務(wù)器很好結(jié)合的開 發(fā)和運(yùn)行平臺(tái)，正是在這樣的背景下，微軟的v i s u a ls t u d i o n e te n t e r p r i s e a r c h i t e c t 應(yīng)運(yùn)麗生。 關(guān)于開發(fā)平臺(tái)的選擇，有很多是來(lái)自于經(jīng)驗(yàn)，很難說(shuō)哪種平臺(tái)更好一些，一 般來(lái)說(shuō)，如果你的服務(wù)器是采用w i n d o w