OA調(diào)研報告.doc

oa實施前期調(diào)研報告 目錄一、 oa概述21.1、oa的概念21.2、oa的作用21.2.1、整合企業(yè)資源21.2.2、加快信息流通31.2.3、規(guī)范辦公流程31.2.4、提高辦事效率4二、 學(xué)海辦公現(xiàn)狀4三、 學(xué)海的oa需求5四、 選型步驟9五、 初步選型報告12六、 oa實施需要注意的問題156.1、技術(shù)缺陷156.2、功能欠缺166.3、選型失誤176.4、管理不善176.5 學(xué)海在實施oa過程中面臨的問題預(yù)估17一、 oa概述1.1、oa的概念 辦公自動化(oa: office automation)就是采用internet/intranet技術(shù)，基于工作流的概念，使企業(yè)內(nèi)部人員方便快捷地共享信息，高效地協(xié)同工作；改變過去復(fù)雜、低效的手工辦公方式，實現(xiàn)迅速、全方位的信息采集、信息處理，為企業(yè)的管理和決策提供科學(xué)的依據(jù)。1.2、oa的作用1.2.1、整合企業(yè)資源 1、通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將企業(yè)的人力資源、客戶資源、知識資源、經(jīng)驗資源、硬件資源、制度資源、文化資源等集成在一個平臺上進(jìn)行管理使用。 2、資源整合，實現(xiàn)各種資源的互相促進(jìn)和增值，創(chuàng)造企業(yè)發(fā)展的最優(yōu)環(huán)境，促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。 3、對人力資源、客戶資源實現(xiàn)更加有效控制和管理，保持穩(wěn)定的工作團(tuán)隊和客戶關(guān)系。 4、有效積累公司優(yōu)秀員工的知識、技能、經(jīng)驗、心得并向所有員工開放，使員工互相學(xué)習(xí)，快速提高業(yè)務(wù)水平，達(dá)到事半功倍的效果。 5、將企業(yè)的產(chǎn)品、各種辦公用品等硬件資源進(jìn)行分類管理，更加方便、可靠、透明，發(fā)揮出最大的功效。 6、建立正規(guī)、科學(xué)、開放的企業(yè)的制度和文化，保持企業(yè)旺盛的生命力，保證企業(yè)健康持續(xù)發(fā)展。1.2.2、加快信息流通1、下達(dá)的文件、通知、任務(wù)可以在幾秒鐘內(nèi)同時傳達(dá)到相關(guān)人員，無任何中間環(huán)節(jié)。2、員工的意見和建議都可以暢通無阻的直接反饋到最高領(lǐng)導(dǎo)層，便于及時發(fā)現(xiàn)問題、改進(jìn)過程和發(fā)現(xiàn)人才。3、即使是外地的員工或分支機構(gòu)也可以時時保持和公司的溝通，保持緊密的聯(lián)系。4、所有員工都可以在第一時間知道公司的最新動態(tài)和政策，更加關(guān)注公司發(fā)展。5、所有員工都能及時了解權(quán)限內(nèi)的市場信息，以便及時調(diào)整工作。6、下屬可以在第一時間將工作進(jìn)度和市場信息反映給上級領(lǐng)導(dǎo)，使企業(yè)以快制勝。7、所有員工都能在網(wǎng)上輕松、直接、公平的發(fā)言、交流，建立融洽的團(tuán)隊關(guān)系和企業(yè)文化。1.2.3、規(guī)范辦公流程1、建立起一個緊密、協(xié)調(diào)、可靠而簡單的管理機制，讓企業(yè)充滿活力，促進(jìn)企業(yè)持續(xù)發(fā)展。2、使員工責(zé)任明確，權(quán)限分明，具體事務(wù)落實到人，查有所依，杜絕推脫、扯皮現(xiàn)象。3、公司的辦公流程變得規(guī)范、有序，效率大大提高，執(zhí)行力大大提高。4、徹底消除信息傳遞中的阻塞、延誤、失真，保證正確、及時的反應(yīng)。5、領(lǐng)導(dǎo)層可以清晰、準(zhǔn)確的了解員工對某一事件的傾向性以做出正確的決策。6、離職員工無法帶走自己的客戶資源，避免人員流動給公司帶來的客戶流失的風(fēng)險。7、通過網(wǎng)絡(luò)而不是麻煩的電話來詢問項目進(jìn)度，從而節(jié)省大量時間、精力和電話費。8、領(lǐng)導(dǎo)層可以及時關(guān)注下屬的工作動態(tài)，及時發(fā)現(xiàn)問題，不會因為疏漏而丟掉重要的訂單或客戶。9、員工們每天都記錄下當(dāng)天的工作內(nèi)容和心得，領(lǐng)導(dǎo)層可以直接查看、指導(dǎo)。10、企業(yè)可以免去比如諸如打印、分發(fā)、打電話、找人等諸多困擾，節(jié)約紙張、人力等辦公成本，將資源和精力、時間用于核心業(yè)務(wù)。11、員工與員工、員工與領(lǐng)導(dǎo)之間可以方便、直接、充分的進(jìn)行交流，通過正確的手段而不是憑個人交際能力來溝通。1.2.4、提高辦事效率1、有效協(xié)調(diào)多部門之間的協(xié)同工作問題，實現(xiàn)高效協(xié)作辦公。2、信息流通速度成倍提高，帶來員工反應(yīng)速度的成倍提高。3、可以快捷的同時給大量客戶發(fā)送手機短信，保持密切、融洽、穩(wěn)定的客戶關(guān)系。4、領(lǐng)導(dǎo)層能夠方便的隨時查看分配過的任務(wù)數(shù)量、領(lǐng)取人及其進(jìn)度情況，跟蹤監(jiān)督以提高執(zhí)行效率和力度。5、員工能夠清晰的查看到自己當(dāng)前領(lǐng)取的各項任務(wù)狀態(tài)以合理安排時間。6、員工之間可以快捷的在線發(fā)送文件、通知和留言，不必打電話甚至親自到處找人，時時溝通，節(jié)省時間，提高效率。7、消除打印、復(fù)印、分發(fā)等諸多中間環(huán)節(jié)，溝通點對點，傳遞一指通。8、隨時隨地都能夠在網(wǎng)上快捷的查看各種資料，調(diào)閱并打印出來，省卻了為看一份文件而到處尋找浪費掉的大量時間。二、學(xué)海辦公現(xiàn)狀 公司隨著不斷的發(fā)展，人員規(guī)模越來越大，傳統(tǒng)的辦公模式已經(jīng)極大地束縛了人的創(chuàng)造力和想象力，埋沒了人的智慧和潛能，使員工耗費了大量的時間和精力去手工處理那些繁雜、重復(fù)的工作。傳統(tǒng)的管理方式造成整個公司辦公環(huán)境的混亂、無序、推諉、低效等問題時有發(fā)生，管理成本、辦公費用居高不下，不但給公司帶來了嚴(yán)重的經(jīng)濟負(fù)擔(dān)，而且也不能營造一個和諧的辦公環(huán)境。領(lǐng)導(dǎo)在日常繁忙的工作中，不能及時、有效的對各項工作按輕重緩急來處理，給許多領(lǐng)導(dǎo)帶來了繁重的工作壓力。公司現(xiàn)在在各地都有許多分支機構(gòu)和下屬部門，文件的上傳下達(dá)、申請、審批都受到了時間的限制，領(lǐng)導(dǎo)異地出差、開會同樣會導(dǎo)致公司的一些緊急、重要的文件得不到審批，可能會給公司帶來巨大的損失。學(xué)海的自動化辦公停留在非常原始的階段，企業(yè)一部分基層員工已經(jīng)使用了ms-office辦公，個別子業(yè)務(wù)系統(tǒng)，如財務(wù)、物流等使用了一些簡單的系統(tǒng)。部分領(lǐng)導(dǎo)層不習(xí)慣使用電腦辦公，還停留在紙質(zhì)文件收發(fā)簽字辦公的階段。3、 學(xué)海的oa需求學(xué)海作為教輔圖書出版發(fā)行的全產(chǎn)業(yè)鏈上的集團(tuán)企業(yè)，面對的作者、客戶、以及供應(yīng)商等人員數(shù)目非常大，因此，要做好用戶數(shù)和并發(fā)數(shù)規(guī)模的充分準(zhǔn)備。根據(jù)對公司的了解，初步擬定需求，不包括其他協(xié)同系統(tǒng)的功能。 序號功能模塊功能說明1.0oa的整體要求1) 操作簡單，界面簡潔 2) 性能穩(wěn)定，功能完善 3) 支持集團(tuán)用戶（用戶數(shù) 5000，并發(fā)數(shù) 1000） 4) 有效的安全保密措施 2.0系統(tǒng)集成5) 實現(xiàn) ldap（輕量目錄訪問）協(xié)議 6) 支持 kerberos（一種密鑰認(rèn)證）協(xié)議 7) 支持與其他現(xiàn)有系統(tǒng)的數(shù)據(jù)集成3.0單點登錄8) 支持以 oa為 入口，能實現(xiàn)通過 oa登錄其他系統(tǒng)，而不需驗證賬戶 9) 支持員工自己手動嵌入自己經(jīng)常訪問的軟件（ b/s結(jié)構(gòu)）或網(wǎng)頁 10) 支持可以自由地掛接一些常用的業(yè)務(wù)小系統(tǒng) 4.0基礎(chǔ)數(shù)據(jù)同步與一致11) 對于公司的公共基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，如：組織結(jié)構(gòu)、員工等相關(guān)數(shù)據(jù)信息可以從 hr繼承過來（hr可提供相關(guān)的接口），這些數(shù)據(jù)能與 hr保持一致和同步 5.0個人設(shè)定5.1賬戶設(shè)定12) 支持員工自由修改密碼，并能與 hr一致和同步 5.2狀態(tài)設(shè)定13) 員工可以在 oa設(shè)定自己當(dāng)前或即將工作狀態(tài)，如：工作，請假，休假，出差等，以便能讓其他同事知道該員工的狀態(tài)以方便工作交流 5.3修改個人信息14) 新員工入職登錄 oa后，需要對自己在 oa上的個人可修改的信息（如：聯(lián)系方式等）進(jìn)行修改或添加 15) 允許員工以后也能對這些信息進(jìn)行更新和修改 16) 系統(tǒng)對必填而未填數(shù)據(jù)，能進(jìn)行必要的提醒，以確?；拘畔⑼晟坪透录皶r6.0個人辦公6.1任務(wù)計劃17) 任務(wù)計劃可有多種劃分方式，如：年計劃，季度計劃，月計劃，周計劃，日計劃等；也可以按照部門或項目組劃分 18) 計劃與人員的關(guān)系，支持多維搭配和組織 19) 任務(wù)的安排可以是上級、自己或是同事協(xié)作 20) 任務(wù)安排可以知會其他人員 21) 任務(wù)的狀態(tài)可以根據(jù)時間或是完成的程度不同進(jìn)行不同的狀態(tài)轉(zhuǎn)換；如即將處理的任務(wù)可以轉(zhuǎn)換為待辦事宜，已經(jīng)完成的可以直接歸為工作日志等 6.2任務(wù)權(quán)限22) 領(lǐng)導(dǎo)有對任務(wù)進(jìn)行安排并且有修改和批示以及監(jiān)督管理權(quán)限 23) 員工對自己的工作計劃有修改權(quán)限，但已批準(zhǔn)的，只能有請示變動的權(quán)限；對非開放對象應(yīng)無閱覽權(quán)限； 24) 協(xié)作的工作計劃可以發(fā)送給多人，并能知會給相關(guān)人員等 6.3待辦事宜25) 員工對自己的工作計劃有修改權(quán)限，非開放對象無閱覽權(quán)限 26) 協(xié)作的工作計劃可以發(fā)送給多人，并能知會給相關(guān)人員等 6.4工作日志27) 工作日志的條目可以直接從已完成的任務(wù)計劃轉(zhuǎn)移過來，并可編輯 28) 可錄入和修改當(dāng)天的工作任務(wù)，但不可更改以前的工作日志 29) 日志可形成各種報告如：日報、周報、月報 30) 報告可以自動提交，提交的日期可由員工自己設(shè)定，如：每天、周末、月末 31) 系統(tǒng)應(yīng)能及時提示員工填寫日志 32) 報告提交支持附件 33) 上級可以對工作報告進(jìn)行批示和回復(fù)以及相應(yīng)的工作評價和考核，考核的數(shù)據(jù)可以提交給 hr的評估系統(tǒng)6.5電子郵件34) oa能與 郵件服務(wù)器對接 35) 發(fā)送郵件時，收件人欄目支持多發(fā)，群發(fā)以及抄送等功能，支持地址復(fù)制 6.6及時通訊36) 提供在線及時通訊尋呼功能，通訊尋呼由員工自己根據(jù)事情的緊急程度判斷使用 7.0通訊錄7.1公用通訊錄1) 能記錄集團(tuán)各分支機構(gòu)的通訊聯(lián)系數(shù)據(jù)，由相關(guān)的管理員及時維護(hù) 2) 記錄公司員工的公共通訊聯(lián)系方式，基本的數(shù)據(jù)項可由 hr來維護(hù)，即繼承 hr的數(shù)據(jù)并能與之保持同步 3) 個人可以更改 oa上由員工自己來維護(hù)的信息 4) 公司的聯(lián)系人列表可按組織結(jié)構(gòu)的部門劃分，在信息群發(fā)的時候可以按部門組群添加 5) 能提供多種查詢方式（id，分機號，郵件等） 7.2私有通訊錄6) 員工個人通訊錄和名片夾，完全由員工個人來管理 7) 員工離職時，私有信息可以自己刪除 8) 其他員工未授權(quán)員工沒有相關(guān)權(quán)限 8.0工作流8.1工作流的基本要求9) 工作流可以自定義并靈活地創(chuàng)建和修改 10) 在節(jié)點選擇上可按崗位或角色來處理 11) 在節(jié)點的審批和流轉(zhuǎn)過程中支持多路（邏輯上支持與、或、并等）分支、合并、倒退、逆轉(zhuǎn)、循環(huán)等各種流轉(zhuǎn)方式 12) 支持流程的嵌套 13) 支持流程審批委托14) 支持?jǐn)?shù)據(jù)范圍條件判斷 15) 支持電子簽名或電子印章等安全措施 16) 員工對自己有權(quán)限的工作流可以進(jìn)行跟蹤和查看，可以進(jìn)行催辦和督辦 17) 對于特殊卡死掉的流程可以進(jìn)行修改或終止 8.2收文管理18) 可完成公司外來或上級或兄弟單位的公文登記、管理、批閱、分發(fā)等，并可完成歸檔、查詢等過程的處理 19) 部分公文的分發(fā)可以在系統(tǒng)中提示相關(guān)人員 8.3發(fā)文管理20) 可在網(wǎng)上完成公司內(nèi)部和對外公文的起草、審批、核稿、簽發(fā)、發(fā)布、存檔、查詢等處理 21) 可對起發(fā)放、作廢、歸檔等操作做相關(guān)的系統(tǒng)記錄 22) 提供數(shù)字簽名或電子印章技術(shù)，在發(fā)文流轉(zhuǎn)中，擁有相關(guān)權(quán)限的人才可以對其進(jìn)行相關(guān)的操作，如：修改、填寫意見、作廢等，各種操作需要留痕 23) 發(fā)文時可以知會相關(guān)人員 24) 能進(jìn)行相應(yīng)的歸檔和查詢管理 8.4公司文檔管理25) 對收文和發(fā)文的公文管理，支持多種級別的分類 26) 支持多種欄目管理，可以創(chuàng)建多種文件柜 27) 對于不同的欄目、不同的柜、不同的文件，擁有不同權(quán)限的角色操作的權(quán)限都可以進(jìn)行不同的定義28) 對于有些特殊文件需要提供加密支持29) 對于一定時期的歷史文檔可以進(jìn)行打包封檔管理 8.5個人文檔管理30) oa提供個人文檔管理空間，但是需要進(jìn)行空間大小限制限定 31) 可以允許被允許員工進(jìn)行瀏覽或拷貝32) 員工離職時，允許自己清除個人文檔空間8.6設(shè)備申請33) 對于耗材類的辦公設(shè)備申請，需要做估價和費用記錄，并能進(jìn)行統(tǒng)計和核算 34) 對于非耗材類設(shè)備需要進(jìn)行記錄和管理 9.0電子論壇35) 電子論壇可以創(chuàng)建不同的板塊，精彩的發(fā)言可以直接到知識中心作為知識貯存 36) 在論壇上可以發(fā)起倡議、建議和發(fā)送消息，并能對此進(jìn)行投票和相關(guān)的信息調(diào)查 37) 提供查詢功能 10.0知識管理38) 可以分為不同的欄目進(jìn)行管理 39) 有相互關(guān)聯(lián)的知識文檔可以建立必要的聯(lián)系方式并能通過相關(guān)查找手段找到 40) 不同的角色對知識文檔有不同的操作權(quán)限； 41) 提供較強大的搜索功能，可以支持內(nèi)容關(guān)鍵字的查詢，以便知識的快速查找和索取 42) oa中其他模塊下的有意義的文檔可以直接歸到知識管理的相關(guān)欄目下 11.0學(xué)習(xí)互動43) 支持課件的上傳下載和修改，可以播放多媒體課件，有進(jìn)行訪問和下載次數(shù)統(tǒng)計 44) 支持課件講授和在線互動交互 45) 可以進(jìn)行課件滿意度調(diào)查，可以對課件的進(jìn)行信息反饋 46) 根據(jù)業(yè)務(wù)范圍不同可以對課件形成不同的類別 47) 根據(jù)訪問權(quán)限不同可以對課件的訪問權(quán)限進(jìn)行不同的控制 12.0公告欄48) 可以自由地分成不同的欄目，如管理規(guī)章制度、vi系統(tǒng)、企業(yè)新聞、公文信息發(fā)布49) 可以提供更小類的劃分 50) 對各種規(guī)章制度和公文提供有效時間標(biāo)示和失效標(biāo)志 51) 對重要的公告，任命統(tǒng)治和公文，根據(jù)角色的不同，權(quán)限是不一致 52) 不同的部門對各自部門的公告欄擁有的權(quán)限不一致 13.0企業(yè)期刊53) 企業(yè)期刊需要支持在線投稿 54) 稿件在線編輯、修改 55) 形成電子期刊 56) 各種修改和編輯需要支持留痕支持 14.0會議管理57) 會議管理能對會議室進(jìn)行明確的編號和對會議室內(nèi)部資源（如：會議室容量，會議室內(nèi)設(shè)備（音響，投影儀等）進(jìn)行記錄58) 能進(jìn)行會議發(fā)起、會議審批、會議通知、會議記錄以及會議資料的分發(fā)和會后資料的整理等 59) 會議室的申請需要有準(zhǔn)確的時段控制，時段過后，系統(tǒng)可以自動釋放申請的會議室 15.0在線會議60) 可以通過 oa邀請相關(guān)人等開遠(yuǎn)程在線視頻會議（非必需） 16.0其他資源管理16.1車輛管理61) 能詳細(xì)記錄車輛信息、車輛狀態(tài)，車輛的管理人員可以進(jìn)行基本的調(diào)度和管理控制以及信息查詢 16.2圖書管理62) 能詳細(xì)記錄圖書的信息和狀態(tài)，借用日期和歸還時間等，超期未還，系統(tǒng)應(yīng)該可以自動提示，可以提供續(xù)借申請等 16.3設(shè)備管理63) 能詳細(xì)記錄設(shè)備的數(shù)據(jù)信息和所屬負(fù)責(zé)人以及設(shè)備的目前狀態(tài)等；并設(shè)立設(shè)備臺賬，并明確記錄領(lǐng)用信息、保管信息、保養(yǎng)和維護(hù)信息等17.0系統(tǒng)表格64) 系統(tǒng)中各種申請表格和流程周轉(zhuǎn)表格進(jìn)行自定義和自制作 65) 對于其中某些字段能進(jìn)行費用統(tǒng)計和查詢 66)相關(guān)金額的數(shù)據(jù)信息可以直接導(dǎo)到財會系統(tǒng)，形成記賬憑證 18.0權(quán)限及系統(tǒng)管理67)系統(tǒng)合法用戶等級及權(quán)限可精確到操作對象的范圍，可精確到每一步操做的范圍和只讀、刪除、添加、修改等功能的設(shè)定，達(dá)到有效分級、分類管理的目的 68)系統(tǒng)允許建立多個管理員賬號，對于不同的管理員可以有不同操作權(quán)限和范圍 69)可以對系統(tǒng)中不同員工賦予不同操作權(quán)限 70)具備操作日志的功能，記錄對數(shù)據(jù)庫的訪問、操作等信息 71)具備數(shù)據(jù)庫備份功能及系統(tǒng)恢復(fù)、初始化的功能，維護(hù)數(shù)據(jù)的工作靈活、簡便、安全 72)系統(tǒng)具有自動預(yù)警功能，可定義多個預(yù)警條件，系統(tǒng)啟動時能對多個滿足條件的信息進(jìn)行預(yù)警。 19.0網(wǎng)絡(luò)自助管理73)無需安裝客戶端軟件，經(jīng)過授權(quán)，可采用 web瀏覽器在企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)范圍內(nèi)實時訪問 oa信息或參與到 oa管理流程中 74)各級管理者和員工可以在此進(jìn)行業(yè)務(wù)申請、審批操作，并能察看審批進(jìn)度（比如審批流停在那里）4、 選型步驟 一個企業(yè)信息化的成功和失敗的因素很多，選型是關(guān)鍵的關(guān)鍵?，F(xiàn)把選型的步驟做簡要的介紹。4.1、成立選型小組制定選型規(guī)劃成立以總裁為組長、信息化負(fù)責(zé)人為副組長并全權(quán)負(fù)責(zé)的選型小組。召開選型會議，共同探討公司現(xiàn)狀、選型的大致步驟，制定公司oa需求的分析初稿，并征求應(yīng)標(biāo)軟件商的意見，與他們探討。4.2、確定選型標(biāo)準(zhǔn)作為國內(nèi)知名的教輔發(fā)行企業(yè)之一，學(xué)海公司應(yīng)對oa產(chǎn)品有十分嚴(yán)格的功能、性能評選指標(biāo)，有自身的客觀、特殊要求，應(yīng)設(shè)置各種評選指標(biāo)。第一：有行業(yè)經(jīng)驗嗎？出版發(fā)行企業(yè)的辦公自動化需求和應(yīng)用特點有自己的行業(yè)特色，而一家有行業(yè)經(jīng)驗的oa廠商可以做到在今后的實施過程中更準(zhǔn)確地理解企業(yè)需求，有效避免理解誤差和產(chǎn)生摩擦。因此，公司首先強調(diào)的便是軟件供應(yīng)商必須具有豐富的行業(yè)經(jīng)驗。第二：有成功的類似集團(tuán)客戶嗎？即便有同行業(yè)經(jīng)驗，還是不夠的，行業(yè)存在共性需求，但同一個行業(yè)不同企業(yè)間還是存在不同的管理模式和企業(yè)文化，學(xué)海也有自己特色的管理理念、企業(yè)文化，同時學(xué)海是集團(tuán)公司，跨在出版發(fā)行行業(yè)的全產(chǎn)業(yè)鏈甚至酒店、房產(chǎn)等也有涉獵，若能選擇一家類似本集團(tuán)有成功經(jīng)驗的軟件廠商，無疑會為oa的順利實施提供更為堅實的保障。第三：應(yīng)用調(diào)整靈活嗎？公司是一個擁有眾多職能部門、下屬機構(gòu)眾多、辦公地點分散的集團(tuán)企業(yè)，管理流程具有相當(dāng)?shù)膹?fù)雜性，例如，各種文檔管理、表單、流程等相對于單一小型企業(yè)要復(fù)雜得多，而且企業(yè)在發(fā)展過程中不斷變化，這就要求oa軟件必須具有大量可定制的功能。第四：有權(quán)威認(rèn)證嗎？oa品質(zhì)是至關(guān)重要的一環(huán)，質(zhì)量決不能馬虎，oa在使用過程中會因為一個小的瑕疵而造成決策失誤或管理混亂，帶給公司巨大的損失。因此，考核oa品質(zhì)的一個重要標(biāo)準(zhǔn)是看其通過了哪些權(quán)威認(rèn)證，榮獲了哪些有價值的榮譽，再做定斷。第五：實際效果怎么樣？考核oa性能的一個重要標(biāo)準(zhǔn)是看其實際效果，到該oa商在其它用戶單位的實際應(yīng)用情況進(jìn)行考察，聽取用戶單位的實際評價，這是任何精美的資料案例都無法體現(xiàn)的。因此，對于公司可謂慎之又慎的軟件選型過程來說，這是必須重視而且必須走的一步。4.3、分析售前方案軟件商售前方案反映一個oa商的臉面和態(tài)度，從中能感覺出軟件商是否重視它的這個項目，因此必須盡可能在小地方挑出毛病，以此檢驗軟件商的精細(xì)度和服務(wù)品質(zhì)。因為看似精美的解決方案有可能是“美麗的謊言”，在沒有得到驗證之前，絕不能輕信。 4.4、產(chǎn)品演示產(chǎn)品演示是項目選型的重要階段，展示軟件商的實力，企業(yè)會通過軟件的演示對各家軟件形成大致的感覺。軟件商的解決方案，從方案內(nèi)容上看，好像都差不多，也看不出誰能更好地滿足公司需求。因此，必須安排這軟件商到公司集中進(jìn)行產(chǎn)品演示，在演示的過程中檢驗和發(fā)現(xiàn)問題。 4.5、競標(biāo)報價公司oa項目的競標(biāo)報價都是自行報價、統(tǒng)一拆封的。一般來說要綜合考慮公司實際、軟件功能、軟件易用性、以及后期的服務(wù)價格。如果能夠?qū)嵤┛铐椏煞执胃肚?，項目實施評估驗收通過后再付最后一筆款項，那么這樣的公司相對來講就會有較強的實力。 4.6、系統(tǒng)試運行 軟件商必須要提供一定時長免費試用期，哪怕是試用版也行，一是讓員工盡早完成從手工到無紙化辦公過渡的適應(yīng)，二是檢驗軟件的真實實力與適合度。 4.7、綜合評分在歷經(jīng)提報售前方案、競價、演示、實地考察及試運行，選型小組要本著成本要縮小、操作要易用和要有典型成功案例的重點選型考核目標(biāo)，召開綜合評分會，確定選型方案上報公司決策層。5、 初步選型報告 選型作為一個重要的信息化步驟關(guān)系著信息化的成敗，現(xiàn)對市面上使用客戶較多，名聲較大的四家公司的oa做一個技術(shù)上選型的簡要報告，僅供參考。 產(chǎn)品名稱各方對比用友a8深圳藍(lán)凌金蝶開思o(jì)a泛微oa技術(shù)方面體系結(jié)構(gòu)j2ee門戶層j2ee 后臺服務(wù)層dominolotusj2ee數(shù)據(jù)庫my-sql、ms-sqldominno（非關(guān)系型）號稱支持oracle 和sql serverlotus專用數(shù)據(jù)庫（非關(guān)系型）ms-sql訪問方式b/sb/s,有一些深層次應(yīng)用需要客戶端程序b/sb/s產(chǎn)品設(shè)計思路專注協(xié)同辦公領(lǐng)域，聚焦協(xié)同辦公共性應(yīng)用，把辦公管理中復(fù)雜的事務(wù)、事件、協(xié)同等信息在單位部門、組群、個人之間進(jìn)行及時高效、有序可控、全程共享的溝通和處理，并預(yù)留提供與其他成熟業(yè)務(wù)系統(tǒng)的接口。以知識管理系列產(chǎn)品lks中的核心系統(tǒng)和知識管理解決方案的基礎(chǔ)，它是支持員工工作的公用信息平臺、管理知識資源的基礎(chǔ)設(shè)施、企業(yè)創(chuàng)新體系的支撐系統(tǒng)、決策支持體系的基礎(chǔ)、構(gòu)建學(xué)習(xí)性企業(yè)的好工具。以功能為導(dǎo)向，以個人事務(wù)為導(dǎo)向，分解公司各個業(yè)務(wù)形態(tài)，以固化的方式設(shè)置功能模塊，因使用lotus自行開發(fā)的數(shù)據(jù)庫 ，兼容性很差，故幾乎無法同其他異構(gòu)業(yè)務(wù)系統(tǒng)接口。偏erp類型，涵蓋目前幾乎所有的企業(yè)管理職能，局部功能模塊堆砌（7大功能模塊，但其中項目管理、人事管理、客戶管理、財務(wù)管理和資產(chǎn)管理都有更好的專業(yè)軟件來實現(xiàn)）。根據(jù)協(xié)同矩陣模型信息網(wǎng)狀圖的特點，將各模塊強關(guān)聯(lián)起來，只要找到其中的一個點，那么與這個點相關(guān)聯(lián)的點也就被提取出來，層層追溯直到提取整張信息網(wǎng)。系統(tǒng)開放性高，容易與其它系統(tǒng)集成高，容易與其它系統(tǒng)集成低，幾乎無法同其他異構(gòu)系統(tǒng)集成高，容易與其它系統(tǒng)集成附件安全性高，附件以加密形式存放差，有一定dominno開發(fā)技術(shù)的人員都可輕松查看差，有一定lotus開發(fā)技術(shù)的人員都可輕松進(jìn)行查看一般，以單個文件存放于服務(wù)器特定文件夾中擴展性提供與其他系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)連接插件（mail，qq，手機短信）只能在dominno平臺上自行開發(fā)只能在lotus平臺上自行開發(fā)提供與其他系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)連接插件（mail，qq，手機短信），但返回信息不能進(jìn)入流程應(yīng)用方面流程定義服務(wù)端流程直觀、圖示化、易操作直觀、流程圖形化、操作 復(fù)雜不直觀、操作 復(fù)雜、需培訓(xùn)直觀、圖示化、需培訓(xùn)客戶端流程可直接定義和使用預(yù)先制定或系統(tǒng)管理員定制預(yù)先制定或臨時管理員申請配置預(yù)先制定或臨時管理員申請配置流程策略有繼續(xù)、回退、撤消、終止、歸檔、轉(zhuǎn)發(fā)、知會、加簽、減簽等策略， 有繼續(xù)、回退、撤消、轉(zhuǎn)發(fā)、歸檔、知會等策略有繼續(xù)、回退、撤消、轉(zhuǎn)發(fā)、歸檔、知會、加簽等策略有繼續(xù)、回退、撤消、轉(zhuǎn)發(fā)、歸檔、知會、加簽等策略表單設(shè)計簡單，由系統(tǒng)管理員設(shè)計，客戶端可應(yīng)用和修改要求系統(tǒng)管理員對公司所有業(yè)務(wù)全面深入了解，客戶端不能修改要求系統(tǒng)管理員對公司所有業(yè)務(wù)全面深入了解，客戶端不能修改要求系統(tǒng)管理員對公司所有業(yè)務(wù)全面深入了解，客戶端不能修改項目管理有，基礎(chǔ)功能有(項目協(xié)作)無有，選購項目管理模塊文檔管理個性化統(tǒng)一中央授權(quán)有有有有對文件、公文歸檔授權(quán)管理有有有有對內(nèi)部協(xié)同事項、郵件、管理過程記錄管理有無無無人事管理僅有人事記錄卡片（通訊錄）有，功能不全有，比較粗糙有，選購人事管理模塊關(guān)聯(lián)人員有無無無應(yīng)用表現(xiàn)以平臺實現(xiàn)功能，簡單易用以功能表現(xiàn)應(yīng)用，應(yīng)用復(fù)雜以功能表現(xiàn)應(yīng)用，應(yīng)用復(fù)雜以功能表現(xiàn)應(yīng)用，應(yīng)用復(fù)雜實施方面交付類型產(chǎn)品化，安裝即用應(yīng)用解決方案型，安裝配置過程較長應(yīng)用解決方案型，安裝配置過程較長應(yīng)用解決方案型，安裝配置過程較長實施過程簡易、時間短復(fù)雜、時間長復(fù)雜、時間長復(fù)雜、時間長培訓(xùn)工作量較小較大較大較大系統(tǒng)維護(hù)工作量較小較大較大較大實施、維護(hù)成本較低較高較高較高服務(wù)方面產(chǎn)品升級產(chǎn)品化，提供平滑升級產(chǎn)品+解決方案，升級不方便解決方案，升級需另立項解決方案，升級需另立項維護(hù)服務(wù)量使用簡單，服務(wù)量小使用復(fù)雜，服務(wù)量大使用復(fù)雜，服務(wù)量大使用復(fù)雜，服務(wù)量大服務(wù)方式總部在北京，標(biāo)準(zhǔn)化服務(wù)（24小時電話、現(xiàn)場、互聯(lián)網(wǎng)等經(jīng)驗分享）總部在深圳，標(biāo)準(zhǔn)化服務(wù)（24小時電話、現(xiàn)場、互聯(lián)網(wǎng)等知識經(jīng)驗分享）總部在深圳，標(biāo)準(zhǔn)化服務(wù)（24小時電話、現(xiàn)場、互聯(lián)網(wǎng)、客戶門戶知識經(jīng)驗分享）總部在上海，標(biāo)準(zhǔn)化服務(wù)（24小時電話、現(xiàn)場、互聯(lián)網(wǎng)、客戶門戶知識經(jīng)驗分享）持續(xù)服務(wù)能力有有有有其它方面全部功能模塊協(xié)同工作、公文管理、電子郵件、文檔管理、表單管理、日程計劃會議、綜合辦公插件、 u8插件、rtx插件知識管理、組織文化、任務(wù)規(guī)范、審批流程、個人工作、車輛管理、日程管理、考勤管理、rtx、辦公資源、項目協(xié)作、考試系統(tǒng)、專家系統(tǒng)、培訓(xùn)系統(tǒng)收文管理、發(fā)文管理、會議管理、企業(yè)工作流、檔案管理、信息反饋、合同管理和工作計劃工作流管理、知識文檔管理、資產(chǎn)管理、項目管理、財務(wù)管理、人事管理、客戶關(guān)系管理 經(jīng)過了解和比較，從集團(tuán)情況、軟件功能和現(xiàn)有財務(wù)系統(tǒng)的整合上來考慮，我推薦選用用友a8 。6、 oa實施需要注意的問題 oa系統(tǒng)的失敗案例在網(wǎng)上很少見，但并不能隱藏oa系統(tǒng)相當(dāng)高的實施失敗率。如果將完全廢棄和沒有產(chǎn)生應(yīng)有效果的oa系統(tǒng)都算作失敗項目，估計這個失敗率將高達(dá)60%左右。相反，很多公司自己組織人員開發(fā)的oa系統(tǒng)反而有比較高的成功率。 一直以來，信息化項目實施失敗的主因似乎都?xì)w咎于用戶，而非產(chǎn)品本身。比如說用戶缺乏一把手推動、用戶需求變更太頻繁、用戶的管理太混亂等等理由。 因此，在決定實施之前，用戶應(yīng)該全面了解一下導(dǎo)致項目失敗的常見原因，并盡量去規(guī)避。歸結(jié)起來有四個主要原因：技術(shù)缺陷、功能缺陷、選型失誤、管理不善。當(dāng)然，學(xué)海作為用戶，還會面臨個性化的問題。6.1、技術(shù)缺陷 1、不支持大規(guī)模并發(fā) 這種情況主要發(fā)生在大型企業(yè)和特大型企業(yè)，他們在最初上馬oa系統(tǒng)的時候，用戶數(shù)還不是很多，但用了幾年后，用戶數(shù)劇增，使用用戶會達(dá)到萬人左右，并發(fā)數(shù)（同時在線的用戶）能達(dá)到2000-3000人左右。這時候系統(tǒng)的開發(fā)架構(gòu)和運行平臺就無法支撐了，系統(tǒng)訪問會變得非常非常慢，而且很容易出現(xiàn)掉線或鏈接不上的現(xiàn)象，自然也就無法使用了。 萬達(dá)集團(tuán)原來花費數(shù)百萬元上馬的oa系統(tǒng)半途而廢，主要就是這個原因。伊利集團(tuán)三次實施oa失敗，并發(fā)數(shù)問題也是一個重要原因。 2、服務(wù)成本太高 因為oa系統(tǒng)的服務(wù)成本太高而被迫放棄的用戶很慘，他們已經(jīng)習(xí)慣了這套系統(tǒng)，但有需求沒法做，有問題沒法改，只能使用最簡單的功能。這種問題是 oa系統(tǒng)的先天問題，是無法解決的，出現(xiàn)這種問題的用戶大多使用了一些服務(wù)成本很高的oa開發(fā)技術(shù)，如lotus、sharepoint等，這種架構(gòu)的 oa系統(tǒng)無法遠(yuǎn)程服務(wù)，而到現(xiàn)場服務(wù)的成本遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過java等技術(shù)產(chǎn)品，因為掌握這種技術(shù)的工程師成本很高，沒辦法，物以稀為貴。 3、不能和其他系統(tǒng)整合 這種情況在近幾年內(nèi)越來越多，因為oa系統(tǒng)涉及面廣，包容性強，所以用戶需要將oa系統(tǒng)作為企業(yè)的中心平臺，實現(xiàn)統(tǒng)一入口和整合數(shù)據(jù)的作用。但一些oa系統(tǒng)因為技術(shù)架構(gòu)不合理或者設(shè)計水平欠缺，導(dǎo)致這種需求無法實現(xiàn)，這種問題也屬于軟件的先天性缺陷，后期是很難改進(jìn)的。 這樣用戶得到的只是一個功能單一的oa系統(tǒng)，而且加重了企業(yè)信息孤島的問題，被廢掉就不可避免了。 6.2、功能欠缺 1、功能不細(xì)致 現(xiàn)在oa系統(tǒng)的功能普遍存在一個誤區(qū)就是求全不求細(xì)，看起來林林總總各種功能都有，但深入的使用后才發(fā)現(xiàn)有很多欠缺，比如發(fā)送通知時不能設(shè)置自動回執(zhí)、接收文件時不能直接歸檔、工作流不支持多種類型的跳轉(zhuǎn)、表單不支持交叉匯總等等。 2、功能不易用 這個問題一直被廠家所忽略，但卻在很大程度上影響了oa系統(tǒng)的實施成功率。oa涉及面廣，各類型人員電腦水平千差萬別，oa實施是一鼓作氣，再而衰，三而竭，如果不能夠快速的讓使用者產(chǎn)生興趣，他們的熱情就會很快冷卻，再好的功能和技術(shù)都是空談。 3、功能不實用 oa系統(tǒng)里面的很多功能模塊都是擺設(shè)，并不能真正滿足用戶的業(yè)務(wù)辦公需要，典型如資產(chǎn)管理、人力資源、客戶關(guān)系、會議管理、項目管理等，用戶發(fā)現(xiàn)不適用后又不愿意花錢做二次開發(fā)，慢慢的也就導(dǎo)致oa系統(tǒng)功能的閑置。 功能的欠缺可能不會導(dǎo)致用戶完全廢棄oa系統(tǒng)，但只能勉強的使用一些最基本的功能，如信息發(fā)布等等，遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒有發(fā)揮oa系統(tǒng)應(yīng)有的價值，無疑也是一種失敗。這種類型的客戶太多了。 6.3、選型失誤 用戶在選型的時候一般都是不成熟、不理性的，過于理想化，但幾乎所有的廠家為了取悅用戶、盡快成單，都在一味的迎合用戶的需求，甚至在明知不合理的情況下誤導(dǎo)、欺騙用戶