易度電子文檔管理產(chǎn)品介紹說明.ppt

易度電子文檔管理系統(tǒng) 潤普網(wǎng)絡(luò)科技有限公司 上海 廣州 版本V4 2 目錄 公司介紹 為什么需要文檔管理 產(chǎn)品功能介紹 易度對應(yīng)的解決方案 技術(shù)架構(gòu)與國際化 關(guān)于潤普 潤普公司立足于PaaS模式 運用Zope Plone開源的技術(shù) 為國內(nèi)中小企業(yè)提供在線的軟件產(chǎn)品與服務(wù) 為大型企業(yè)量身定制基于開源技術(shù)的企業(yè)內(nèi)容管理 文檔管理 項目管理 知識管理等系統(tǒng) 目前公司擁有五大系統(tǒng)多個系列產(chǎn)品 在線的注冊用戶已擁有3萬多家 同時也為如文化部 上海航空 網(wǎng)易 上海電信等大型知名企業(yè)定制開發(fā)了多套文檔管理 項目管理和工作管理系統(tǒng) 公司擁有一批高學歷 高素質(zhì)的團隊 我們憑著先進的技術(shù) 超前的理念 踏實的作風贏得廣大用戶的好評以及認可 潤普公司的愿景是 讓潤普成為國內(nèi)云計算平臺領(lǐng)導者和Zope Plone技術(shù)在中國的第一品牌 我們的客戶 政府機關(guān)類 IT軟件和互聯(lián)網(wǎng)類 我們的客戶 學校教育類 媒體雜志和廣告設(shè)計類 金融保險和房地產(chǎn)類 信息技術(shù)和電子類 我們的客戶 制造業(yè)類 能源化工和航空類 營銷商貿(mào)類 商業(yè)服務(wù)類 目錄 公司介紹 為什么需要文檔管理 產(chǎn)品功能介紹 易度對應(yīng)的解決方案 技術(shù)架構(gòu)與國際化 海量文檔存儲 無法集中管理 電腦多 資料多 不同分公司 日積月累 企業(yè)需要N多G的容量才能把那么多的文件存儲起來 特別是知識型企業(yè) 文檔類型 格式 用途多樣 無法分類 海量文檔使用有限的人工管理方式 頻頻出問題 查找緩慢 效率低下 還在文件堆資料庫里了翻來找去 太麻煩了 在電腦里找份文件要花半個小時 太浪費時間了 如果你動作太慢 客戶會失去耐心 文檔版本管理混亂 新版本 舊版本 多人改動之后 文檔版本繁多 難以整合和統(tǒng)一管理 想要的版本被刪了 文檔版本無法恢復 造成知識流失 哪個才是最新的版本 報價 報表 方案 給了錯誤版本 導致客戶流失 原始版本 歷史版本再也找不到了 文檔安全缺乏保障 不能做到集中管理 統(tǒng)一存儲文檔 容易丟失 誰能看 誰能動 文檔權(quán)限控制不明 容易泄密 紙質(zhì)文檔的抗災(zāi)難性差 文檔無法有效協(xié)作共享 員工之間的資料文檔共享不方便 靠郵件 靠QQ 太麻煩了 一大堆的審核流程 浪費時間 影響效率 比如合同 沒有達成有效的文檔協(xié)作方式 只能獨斷獨行 知識管理舉步維艱 員工離職 文件資料交接不全 帶走了企業(yè)的知識 人才流失 知識流失 文件資料是企業(yè)知識的一部分 文檔無法共享 企業(yè)內(nèi)部缺少分享經(jīng)驗和共享知識的環(huán)境和氛圍 非電子化工具 如紙質(zhì)文檔 難以重用 目錄 公司介紹 為什么需要文檔管理 產(chǎn)品功能介紹 易度對應(yīng)的解決方案 技術(shù)架構(gòu)與國際化 易度對應(yīng)的解決方案 易度企業(yè)電子文檔管理系統(tǒng)是潤普公司針對上述企業(yè)文檔管理中的存在問題 基于知識管理的理念 開發(fā)的一套用于企業(yè)文檔管理 知識管理的軟件系統(tǒng) 幫助企業(yè)進行文檔的全生命周期管理 易度電子文檔管理系統(tǒng)適合于任何體系 任何規(guī)模的企業(yè)組織 文檔全生命周期管理圖 目錄 公司介紹 為什么需要文檔管理 產(chǎn)品功能介紹 易度對應(yīng)的解決方案 技術(shù)架構(gòu)與國際化 功能概覽 集中性 文檔儲存 安全性 全面防護 便捷性 快速檢索 便捷性 在線查看 協(xié)作性 高效協(xié)作 正確性 發(fā)布控制 協(xié)作性 流程引擎 知識性 集成和擴展 集中性 集中儲存 集中儲存 簡單 集中 可靠 文檔儲存 海量儲存 無限擴容 自動備份 RAID容錯磁盤陣列 集中 分區(qū) 儲存 簡單儲存 直接采用文件系統(tǒng)存放文件和元數(shù)據(jù)簡單儲存 不會破壞原文件數(shù)據(jù)不會被軟件鎖定 集中儲存 分區(qū)管理 技術(shù)書籍 張三 溝通技巧 李四 產(chǎn)品設(shè)計 王五 培訓圖片 小紅 測試心得 小強 圖片軟件 小明 工作報告 知識積累 資料分享 事務(wù)安排 參考資料 我的圖片 界面設(shè)計 培訓教程 解決方案 API集成 開發(fā)規(guī)范 系統(tǒng)維護 申請表格 用品管理 會議記錄 公司活動 員工檔案 后勤事宜 客戶資料 產(chǎn)品資料 問題集 銷售技巧 服務(wù)管理知識 技術(shù)部 行政部 客服部 網(wǎng)絡(luò)共享 公司文檔 我的文檔 技術(shù)書籍 張三 溝通技巧 李四 產(chǎn)品設(shè)計 王五 培訓圖片 小紅 測試心得 小強 圖片軟件 小明 工作報告 知識積累 資料分享 事務(wù)安排 參考資料 我的圖片 便捷性 強大搜索 強大搜索 全文檢索 可根據(jù)文件正文內(nèi)容信息精確搜索到相關(guān)文檔 支持全文檢檢索的類型 doc rtf xls csv ppt pdf txt htm html xml rst 強大搜索 高級搜索 可根據(jù)文檔的標題 正文內(nèi)容 文檔標簽 創(chuàng)建人 創(chuàng)建時間 修改時間 文檔編號 關(guān)鍵字 格式 狀態(tài)等進行搜索 強大搜索 標簽組 標簽組特性 可管理 多層次 多維度 可通過標簽組快速查找到相關(guān)的文檔 一個文檔可添加多個標簽 標簽組的運用 標簽組的設(shè)置 強大搜索 收藏夾 收藏個人關(guān)注的文檔 并通過文檔標簽功能進行個人知識管理 強大搜索 類似windows資源管理器 采用類似windows資源管理器的形式選擇 調(diào)用文檔 可以很方便地選擇一個或者多個文檔 在選擇文檔時 支持文檔全文檢索的功能 便捷性 在線查看 office文檔在線預覽 CAD圖紙和2D 3D格式預覽 圖片縮略查看 音頻視頻在線播放 轉(zhuǎn)換成PDF 文檔關(guān)聯(lián) 在線查看 文檔在線預覽 系統(tǒng)支持Office2003 Office2007 WPS在線預覽和全屏預覽 在線查看 文檔在線預覽 系統(tǒng)支持PDF文檔的在線預覽和全屏預覽 office文檔和圖片等直接生成附件PDF文檔 在線查看 AutoCAD圖紙在線預覽 系統(tǒng)支持AutoCAD圖紙直接在線預覽 在線查看 2D 3D格式圖紙在線預覽 在線查看 2D 3D格式圖紙在線預覽 在線查看 流媒體在線播放 系統(tǒng)支持流媒體 音頻 視頻 的在線播放 在線查看 縮略圖預覽 主要針對的是圖片的瀏覽 輕松查看更多圖片 在線查看 轉(zhuǎn)換成PDF和文件關(guān)聯(lián) Office文檔 txt rst html等文檔可直接轉(zhuǎn)換為PDF標準文檔 文件的關(guān)聯(lián) 直接可選擇文件 實現(xiàn)單個或批量關(guān)聯(lián) 在線查看 文件排序和視圖記憶 搜索后可按照編號 大小 修改時間等條件進行排序 可調(diào)整文件列表的顯示文件數(shù)量 支持視圖記憶功能 在線查看 文件壓縮包 系統(tǒng)支持文件壓縮包 rar zip 的在線查看 無需安裝插件 正確性 文檔發(fā)布控制 受控文件夾 文檔狀態(tài) 文檔時效控制 文檔編號 文檔發(fā)布控制 狀態(tài) 配備簡單的文檔審核流程 草稿 待審 發(fā)布 文檔還具備保密狀態(tài) 文檔發(fā)布控制 受控文件夾 文檔主要分為四種狀態(tài) 草稿 待審核 已發(fā)送和保密 受控文件夾主要是儲存一些需要待審且重要的文檔 未經(jīng)過審核 系統(tǒng)用戶不能查閱 而且受控文件夾里的文檔不能被搜索出來 可以清楚看到受控文件夾圖標右下角是有標識的 文檔發(fā)布控制 時效與編號 發(fā)布的文檔可以調(diào)整生效和失效的時間 還支持文檔自動編號和調(diào)整文檔編號 發(fā)布文檔時效 文檔編號 安全性 全面防護 HTTPS加密傳輸 病毒掃描 回收站安全刪除 文檔使用痕跡安全檢視 全面防護 嚴格的權(quán)限管理 支持成組授權(quán) 權(quán)限繼承 負授權(quán) 四層6級別查看人的權(quán)限 全面防護 嚴格的權(quán)限管理 嚴格控制文檔的查看 打印 下載 復制 郵件外發(fā)和編輯 刪除 具備文檔保密性控制功能 保護核心文檔 全面防護 完整的操作歷史記錄 完整的操作歷史記錄 可以記錄每個員工對系統(tǒng)的任何操作 文檔的創(chuàng)建 下載 打印 訂閱 外發(fā) 權(quán)限變更 刪除等 可以通過操作歷史還原被刪除的文檔 協(xié)作性 文檔協(xié)作 文檔協(xié)作 在線編寫文檔 無需安裝程序 可在系統(tǒng)中直接創(chuàng)建html txt rst文檔 可直接在線修改此類文檔 提供鎖定保護 文檔鎖定功能 文檔協(xié)作 在線修改文檔 只需要安裝易度的外部編輯器插件就可以在線修改文檔 文檔修改時自動加鎖 文檔修改保存后會自動上傳至服務(wù)器中 文檔協(xié)作 文檔共享 同時給一個或者多個文檔創(chuàng)建快捷方式 快捷方式與原始文件是同步更新的 避免了發(fā)生版本錯誤 文檔協(xié)作 版本管理 系統(tǒng)自動保存文檔的歷史版本 提供下載 使用在線修改可以生成新版本 并且可進行版本差異比較 文檔協(xié)作 全英文化與分支版本管理 實現(xiàn)全英文化的界面 再次上傳的版本會自動建立分支版本 待審核通過后自動覆蓋舊版本 文檔協(xié)作 消息查看 可查看消息已閱讀的人員名單 文檔協(xié)作 評注訂閱 可直接發(fā)表評注 表達觀點 動態(tài)訂閱相關(guān)的文檔 支持三種通知方式 系統(tǒng)消息通知 電子郵件通知和手機短信通知 文檔協(xié)作 郵件外發(fā) 以郵件的形式把文檔外發(fā) 可設(shè)置查看密碼 更具安全性 嚴格控制文檔打開的時間 次數(shù)和權(quán)限 查看文檔外發(fā)歷史 協(xié)作性 強大的流程引擎 自帶的全套文控流程 高定制性 與文檔系統(tǒng)緊密集成 強大的流程引擎 自帶全套文控流程 系統(tǒng)包括行政辦公 人事 財務(wù) 文檔管理 提交 變更 審核 刪除 并簽等多套文控流程 強大的流程引擎 高定制性 可根據(jù)企業(yè)的實際流程定義多套適合自身的文檔工作流 包括字段 表單 步驟等定義 還可以進行腳本開發(fā) 強大的流程引擎 與文檔緊密集成 系統(tǒng)可與電子簽章工具緊密集成 直接在PDF文檔上進行電子簽章 簽章后可直接保存至服務(wù)器中 強大的流程引擎 與文檔緊密集成 通過流程來控制文檔整個生命周期 包括文檔的創(chuàng)建 文檔更新 文檔作廢 文檔權(quán)限申請等 知識性 集成和擴展 文檔掃描 批量上傳和下載 登錄認證集成 功能擴展 高可制定性 集成和擴展 文檔掃描 與掃描儀緊密集成 可把紙介質(zhì)文件直接掃描至系統(tǒng)中 文字OCR識別和自動分揀 掃描后可批量合并成PDF文檔 集成與擴展 掃描件OCR文字識別 識別后的文字結(jié)果可以進行調(diào)整和修改 識別后可進行全文檢索 集成和擴展 批量上傳和下載 提供web文件夾的訪問方式 支持批量上傳和下載 拖放等 集成與擴展 同名文件檢查 在同一個文件夾下 如果上傳了相同名字的文件 系統(tǒng)會自動判斷出來 而且可以根據(jù)提示做以下操作 重命名 保存新版本 刪除 集成與擴展 批量操作 可以對多個文件進行刪除 移動復制 修改狀態(tài) 合并PDF等 集成與擴展 同步器 提供了一個容錯 友好的海量數(shù)據(jù)導入的工具 不改變現(xiàn)有工作方式 實現(xiàn)文檔自動備份 集成與擴展 分配規(guī)則 可以為文件夾分配若干規(guī)則 包括補充元數(shù)據(jù) 狀態(tài)的切換 自動編號規(guī)則等 集成和擴展 登錄集成 可擴展易度的其他功能模塊 也可通過API輕松集成其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)中 集成和擴展 功能擴展 集成和擴展 高可定制性 可自由增加文件庫的模塊數(shù)量和公告通知的模塊 高可定制性 自定義logo設(shè)置 讓登錄界面更加個性化 高可定制性 自定義列表顯示欄 高可定制性 自定義元數(shù)據(jù) 可以為庫 文件夾 文檔添加不同類型的元數(shù)據(jù) 讓文檔更容易分類 檢索和實現(xiàn)規(guī)范化管理 高可定制性 批量元數(shù)據(jù)更改 可以批量編輯文檔的元數(shù)據(jù) 目錄 公司介紹 為什么需要文檔管理 產(chǎn)品功能介紹 易度對應(yīng)的解決方案 技術(shù)架構(gòu)與國際化