供應(yīng)內(nèi)部控制制度【經(jīng)典管理參考資料】VIP

1 供應(yīng)內(nèi)部控制制度 2 第一節(jié) 內(nèi)控概述 一、定義與范圍 本章所述供應(yīng)循環(huán)涵蓋了從物資及服務(wù)的購(gòu)置、儲(chǔ)存到傳遞至生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)各部門(mén)的全過(guò)程，主要包括物料（采購(gòu)）、倉(cāng)儲(chǔ)兩個(gè)主要業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。 供應(yīng)循環(huán)的內(nèi)部控制指對(duì)供應(yīng)計(jì)劃、采購(gòu)作業(yè)、存貨流轉(zhuǎn)、倉(cāng)儲(chǔ)等供應(yīng)業(yè)務(wù)流程中的重要節(jié)點(diǎn)進(jìn)行全面監(jiān)控和管理。 二、控制目標(biāo) 確保采購(gòu)業(yè)務(wù)集中歸集采購(gòu)供應(yīng)部運(yùn)作，并納入公司的全面經(jīng)營(yíng)預(yù)算和計(jì)劃控制范圍，避免重復(fù)采購(gòu)和盲目采購(gòu)； 確保采購(gòu)業(yè)務(wù)在預(yù)先設(shè)定的規(guī)范的參數(shù)體系和分級(jí)授權(quán)的審核體 系下進(jìn)行，以實(shí)現(xiàn)采購(gòu)業(yè)務(wù)發(fā)生的合理性、計(jì)劃性、有效性； 確保存貨倉(cāng)儲(chǔ)業(yè)務(wù)的發(fā)生在預(yù)先設(shè)定的規(guī)范的參數(shù)體系和標(biāo)準(zhǔn)化操作流程指引下進(jìn)行，以實(shí)現(xiàn)存貨資產(chǎn)高效率周轉(zhuǎn)，減少資金占?jí)汉唾Y產(chǎn)沉滯。 三、主要控制節(jié)點(diǎn) 各營(yíng)運(yùn)部門(mén)的需求和請(qǐng)購(gòu) 進(jìn)貨渠道建設(shè) 采購(gòu)計(jì)劃制定 采購(gòu)定價(jià) 合同形成 自行采購(gòu) 倉(cāng)庫(kù)實(shí)物流轉(zhuǎn) 倉(cāng)庫(kù)信息報(bào)告 四、控制政策與方法 3 歸口各部門(mén)采購(gòu)權(quán)，實(shí)施統(tǒng)一采購(gòu)政策 管理層定期設(shè)定和調(diào)整個(gè)別特定自采權(quán)限和特定采購(gòu)模式，其他物資、服務(wù)等采購(gòu)權(quán)限歸口采購(gòu)供應(yīng)部，實(shí)現(xiàn)集中操作、統(tǒng)一調(diào)度； 采購(gòu)供應(yīng)部統(tǒng)一采購(gòu)管理模式 、管理政策、貨源管理和業(yè)務(wù)控制標(biāo)準(zhǔn)及流程，統(tǒng)籌規(guī)劃批量物資需求，盡量形成批量采購(gòu)，提高供應(yīng)鏈整體的協(xié)同能力和反應(yīng)能力。 采購(gòu)作業(yè)計(jì)劃性控制 在經(jīng)營(yíng)預(yù)算目標(biāo)指導(dǎo)下，根據(jù)銷(xiāo)售計(jì)劃和各營(yíng)運(yùn)部門(mén)物資需求，形成中短期供應(yīng)業(yè)務(wù)計(jì)劃，直接規(guī)范采購(gòu)作業(yè)指令和進(jìn)度安排，保證充分及時(shí)、靈活調(diào)整的供應(yīng)能力，并提供詳盡的資金使用依據(jù)。 采購(gòu)業(yè)務(wù)分級(jí)權(quán)限監(jiān)控 采購(gòu)業(yè)務(wù)程序中的各重要環(huán)節(jié)根據(jù)業(yè)務(wù)特點(diǎn)和金額大小等，分別接受不同級(jí)別的授權(quán)控制，減少業(yè)務(wù)運(yùn)作的任意性和盲目性，強(qiáng)化權(quán)限決策和權(quán)限責(zé)任。 進(jìn)貨成本有效性控制 采用供應(yīng)市場(chǎng)分析、供 應(yīng)商管理、實(shí)施特殊采購(gòu)程序規(guī)范、定價(jià)權(quán)的授權(quán)控制等多種方法，實(shí)現(xiàn)綜合供應(yīng)成本的不斷改進(jìn)，促進(jìn)優(yōu)化成本管理之財(cái)務(wù)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。 庫(kù)存物資多級(jí)帳務(wù)管理 建立倉(cāng)儲(chǔ)管理部和財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部多層次帳務(wù)體系： 根據(jù)業(yè)務(wù)操作部門(mén)和財(cái)務(wù)職能部門(mén)的特點(diǎn)及需求，形成基層帳務(wù)體系和財(cái)務(wù)一級(jí)帳務(wù)體系各自物流、資產(chǎn)和業(yè)務(wù)等反映信息地重點(diǎn)和形式，在多層次帳務(wù)體系之間建立憑證、單據(jù)、帳表等形式的全面業(yè)務(wù)接口和嚴(yán)密的勾稽關(guān)系，實(shí)現(xiàn)多層次的信息記錄、溝通和反饋機(jī)制。 倉(cāng)儲(chǔ)物資數(shù)據(jù)分析與報(bào)告制度 4 按多種具體營(yíng)運(yùn)目標(biāo)和物資特性定義庫(kù)存和庫(kù)存參數(shù)標(biāo)準(zhǔn)，定 期形成基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的分析和相關(guān)報(bào)表、報(bào)告的傳遞和反饋，在向營(yíng)運(yùn)部門(mén)提供及時(shí)、充分供應(yīng)的同時(shí)，實(shí)現(xiàn)庫(kù)存規(guī)模、結(jié)構(gòu)和周轉(zhuǎn)率有效性控制。 存貨帳實(shí)準(zhǔn)確性控制 通過(guò)貫徹基層帳務(wù)建設(shè)的一般控制標(biāo)準(zhǔn)和實(shí)施在庫(kù)物資的定期抽查和循環(huán)盤(pán)點(diǎn)，保證庫(kù)存物資帳實(shí)一致，提高資產(chǎn)規(guī)模、資產(chǎn)價(jià)值及資產(chǎn)減損等財(cái)務(wù)信息的準(zhǔn)確性和真實(shí)性。 在庫(kù)物資清查處理制度和存貨非生產(chǎn)損耗控制 按物資流轉(zhuǎn)和經(jīng)營(yíng)特性，明確不確定性和潛在風(fēng)險(xiǎn)較大、物流費(fèi)用較高的庫(kù)存物資，劃定重點(diǎn)控制存量、流量和周轉(zhuǎn)的物資范圍，制定有針對(duì)性的，特殊的物資交接、在庫(kù)存儲(chǔ)和清理政策，減 少滯料和廢料，控制生產(chǎn)環(huán)節(jié)之外的物料消耗。 5 第二節(jié) 組織機(jī)構(gòu)及崗位職責(zé) 一、 部門(mén)及部門(mén)職責(zé) 1、供應(yīng)循環(huán)管理組織機(jī)構(gòu) 采購(gòu)供應(yīng)部 ： 直接參與制定公司在既定會(huì)計(jì)期間內(nèi)整體供應(yīng)政策和預(yù)算安排，規(guī)劃采購(gòu)供應(yīng)部?jī)?nèi)部具體業(yè)務(wù)的管理模式； 采購(gòu)供應(yīng)部設(shè)一個(gè)統(tǒng)籌采購(gòu)員。與財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部在采購(gòu)計(jì)劃和進(jìn)貨成本控制方面形成主要工作接口，負(fù)責(zé)物資采購(gòu)流程與進(jìn)度的全面計(jì)劃和控制，監(jiān)督本部門(mén)預(yù)算指標(biāo)的執(zhí)行并匯總分析和報(bào)告預(yù)算完成情況； 制定和調(diào)整采購(gòu)業(yè)務(wù)的操作標(biāo)準(zhǔn)以及特殊采購(gòu)行為的管理模式，設(shè)定倉(cāng)庫(kù)管理的標(biāo)準(zhǔn)參數(shù)，實(shí)施材料 市場(chǎng)行情調(diào)研和主要供應(yīng)商調(diào)研，制定進(jìn)貨成本控制目標(biāo)和控制方法，組織對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)執(zhí)行過(guò)程、執(zhí)行結(jié)果和供應(yīng)商交易、供應(yīng)商合作的考評(píng)，提交供應(yīng)商汰換和新供應(yīng)商引進(jìn)的建議； 對(duì)采購(gòu)作業(yè)、進(jìn)貨渠道選擇、進(jìn)貨價(jià)格確定和其他采購(gòu)費(fèi)用進(jìn)行規(guī)范性指導(dǎo)、監(jiān)督，并負(fù)責(zé)采集、匯總、加工和提供采購(gòu)業(yè)務(wù)相關(guān)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)資料，包括供應(yīng)商資料、材料市場(chǎng)行情、采購(gòu)業(yè)務(wù)歷史數(shù)據(jù)等，向采購(gòu)供應(yīng)部部長(zhǎng)提出改進(jìn)采購(gòu)業(yè)務(wù)的建議； 按有關(guān)責(zé)任部門(mén)設(shè)定的技術(shù)型號(hào)標(biāo)準(zhǔn)組織招標(biāo)采購(gòu)； 采購(gòu)員 ： 分解采購(gòu)計(jì)劃，按相關(guān)規(guī)程、指標(biāo)要求及授權(quán)范圍操作執(zhí)行具體采購(gòu) 6 業(yè) 務(wù)，包括業(yè)務(wù)洽談、詢比價(jià)、下單、催單、查單、退貨補(bǔ)貨執(zhí)行、差異記錄等，形成自我監(jiān)督和接受外部監(jiān)督； 具體協(xié)調(diào)與供應(yīng)商的合作關(guān)系，落實(shí)采購(gòu)供應(yīng)部與供應(yīng)商的交易合作策略，收集供應(yīng)商和材料市場(chǎng)的基礎(chǔ)信息，向檔案管理匯總，直接參與供應(yīng)商交易考核； 匯總、歸集、建檔、維護(hù)、更新所有采購(gòu)業(yè)務(wù)的相關(guān)信息及文檔，包括供應(yīng)商檔案、合同訂單檔案、材料市場(chǎng)價(jià)格信息庫(kù)、招標(biāo)采購(gòu)工作檔案等； 按權(quán)限級(jí)別控制檔案資料的調(diào)用； 定期對(duì)原始信息數(shù)據(jù)進(jìn)行分類(lèi)匯總，充實(shí)基本數(shù)據(jù)庫(kù)，提交相應(yīng)報(bào)表，為部門(mén)內(nèi)和其他管理部門(mén)提供多層次的決策信息支持； 倉(cāng)儲(chǔ)管理部 ： 實(shí)施歸口物資的倉(cāng)儲(chǔ)、配送運(yùn)輸，相關(guān)的物資購(gòu)存進(jìn)度及結(jié)構(gòu)規(guī)劃、物料實(shí)物管理、基礎(chǔ)帳務(wù)管理、物料流轉(zhuǎn)帳表和報(bào)告、物流信息管理、物流成本控制； 庫(kù)區(qū)、倉(cāng)位和運(yùn)輸配送的具體安排調(diào)度； 倉(cāng)庫(kù)物料的收料、發(fā)料、退料、轉(zhuǎn)調(diào)、存儲(chǔ)、清查、盤(pán)核、外驗(yàn)、銷(xiāo)毀等實(shí)物管理，在庫(kù)物資倉(cāng)儲(chǔ)保管。 實(shí)施物料編碼、倉(cāng)儲(chǔ)貨位編碼、實(shí)施物料倉(cāng)儲(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)參數(shù)、倉(cāng)庫(kù)基礎(chǔ)帳務(wù)記錄沖銷(xiāo)、制單和單據(jù)傳遞、定期庫(kù)存分析、相關(guān)帳表匯總和報(bào)告等信息監(jiān)管，在帳務(wù)管理和庫(kù)存信息分析管理上與財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部形成工作接口； 7 倉(cāng)儲(chǔ)管理部?jī)?nèi)崗位包括原料倉(cāng)儲(chǔ)管理員、 成品倉(cāng)儲(chǔ)管理員。 2、供應(yīng)循環(huán)涉及部門(mén)及職責(zé) 財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部 ： 按業(yè)務(wù)控制要點(diǎn)和權(quán)限劃分范圍參與采購(gòu)、倉(cāng)儲(chǔ)、存貨管理等供應(yīng)循環(huán)控制，主要職權(quán)包括供應(yīng)計(jì)劃和資金計(jì)劃的審定、重要合同會(huì)簽、參予和監(jiān)督招標(biāo)議標(biāo)采購(gòu)、以及相關(guān)控制評(píng)價(jià)工作。 定期獲得和匯總相關(guān)票據(jù)和明細(xì)帳表，負(fù)責(zé)重點(diǎn)環(huán)節(jié)審核、票據(jù)審核、對(duì)帳、核算。 對(duì)采購(gòu)合同進(jìn)行法律條款審定，并負(fù)責(zé)最后合同簽章。 各職能部門(mén) （生產(chǎn)管理部、設(shè)備管理部及其他）： 提出物資等項(xiàng)目請(qǐng)購(gòu)需求，傳遞需求計(jì)劃或請(qǐng)購(gòu)需求，參與特定采購(gòu)程序。 質(zhì)量管理部 ： 負(fù)責(zé)材料物資到貨 、退庫(kù)等環(huán)節(jié)的質(zhì)量檢驗(yàn)和驗(yàn)收工作。 內(nèi)控審計(jì)部 ： 對(duì)采購(gòu)作業(yè)和自采過(guò)程進(jìn)行定期稽核，提交稽核報(bào)告。 二、崗位職責(zé) 采購(gòu)供應(yīng)部部長(zhǎng) ： 協(xié)調(diào)和規(guī)劃部門(mén)內(nèi)具體工作，落實(shí)采購(gòu)供應(yīng)部相關(guān)預(yù)算任務(wù)，并根據(jù)預(yù)算限額控制本部門(mén)的業(yè)務(wù)運(yùn)作； 審定采購(gòu)庫(kù)存業(yè)務(wù)參數(shù)指標(biāo)的設(shè)定結(jié)果； 制訂和調(diào)整供應(yīng)商管理與合作的原則和政策； 審定進(jìn)貨價(jià)格成本控制目標(biāo)并指導(dǎo)具體推進(jìn)措施，審定存貨流轉(zhuǎn)的改進(jìn)目標(biāo)并指導(dǎo)具體推進(jìn)措施； 8 審核和提交存貨資產(chǎn)損溢的定期處理報(bào)告； 審核超預(yù)算采購(gòu)支出和費(fèi)用支出。 采購(gòu)員 ： 制訂采購(gòu)業(yè)務(wù)控制參數(shù)，匯 總和提交采購(gòu)方面的預(yù)算分析報(bào)告； 匯總、審核、修訂和提交物資供應(yīng)計(jì)劃，根據(jù)計(jì)劃審定結(jié)果實(shí)行采購(gòu)指令； 組織供應(yīng)商規(guī)劃和管理工作，制訂進(jìn)貨價(jià)格成本控制目標(biāo)和推進(jìn)具體控制措施； 制訂并根據(jù)實(shí)際物料需求的變動(dòng)調(diào)整生產(chǎn)性原輔料月度供應(yīng)計(jì)劃，制訂五金、配件、勞保、辦公用品等物資的季度供應(yīng)計(jì)劃； 收集供應(yīng)商基本信息，參加供應(yīng)商考核和評(píng)審； 按采購(gòu)指令和操作規(guī)范的要求完成具體采購(gòu)作業(yè)，對(duì)供應(yīng)商實(shí)施詢比價(jià)程序，跟催供應(yīng)商備貨，記錄和回饋采購(gòu)業(yè)務(wù)的基本情況和異常情況，負(fù)責(zé)收集、匯總和上報(bào)供應(yīng)市場(chǎng)行業(yè)信息，提出供應(yīng)商規(guī)劃建議； 負(fù)責(zé)合同、訂單，采購(gòu)數(shù)據(jù)、價(jià)格數(shù)據(jù)供應(yīng)商文件的歸檔、維護(hù)、更新，進(jìn)行重要信息匯總統(tǒng)計(jì)，每月出據(jù)分類(lèi)匯總報(bào)表； 按權(quán)限管理資料調(diào)用，對(duì)采購(gòu)供應(yīng)部?jī)?nèi)部主管以上級(jí)別管理人員調(diào)用資料提供全部權(quán)限，主管以下級(jí)別管理人員調(diào)用須經(jīng)各主管授權(quán)，采購(gòu)供應(yīng)部外部人員調(diào)用資料經(jīng)采購(gòu)供應(yīng)部部長(zhǎng)確定權(quán)限。 成本會(huì)計(jì) ： 負(fù)責(zé)企業(yè)內(nèi)關(guān)聯(lián)供應(yīng)商的年度、半年度利潤(rùn)成本分析，定期進(jìn)行外部 9 重點(diǎn)供應(yīng)商季度詢價(jià)，控制采購(gòu)員的詢比價(jià)程序，收集主要物料的市場(chǎng)行情資料； 根據(jù)基本進(jìn)貨成本信息和財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部傳遞的成本變動(dòng)數(shù)據(jù)，提交重點(diǎn)物料進(jìn)價(jià)成本管理 改進(jìn)目標(biāo)的建議。 招標(biāo)管理 ： 負(fù)責(zé)按照設(shè)備管理部及使用部門(mén)共同制訂的設(shè)備購(gòu)置質(zhì)量、型號(hào)、技術(shù)規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)和進(jìn)貨渠道限制標(biāo)準(zhǔn)，制作標(biāo)書(shū)，組織具體招標(biāo)活動(dòng)，并與設(shè)備管理部和使用部門(mén)共同確認(rèn)招標(biāo)結(jié)果，向采購(gòu)員傳遞采購(gòu)指令； 歸集所有招標(biāo)工作檔案并在檔案管理存檔。 倉(cāng)儲(chǔ)管理部部長(zhǎng) ： 負(fù)責(zé)庫(kù)存物資動(dòng)態(tài)信息的跟蹤、匯總，監(jiān)控庫(kù)房控制指標(biāo)的達(dá)成情況； 與倉(cāng)儲(chǔ)管理員進(jìn)行數(shù)據(jù)交流，定期分析庫(kù)存規(guī)模、結(jié)構(gòu)和周轉(zhuǎn)情況，向財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部提交庫(kù)存分析相關(guān)報(bào)表和報(bào)告； 定期按庫(kù)存參數(shù)標(biāo)準(zhǔn)提出補(bǔ)貨需求。 指導(dǎo)和監(jiān)督物資日常進(jìn)出庫(kù)作業(yè) ，制訂和調(diào)整庫(kù)存參數(shù)； 組織進(jìn)行定期存貨流轉(zhuǎn)狀況分析，審定并提交分析報(bào)告； 制訂庫(kù)存管理改進(jìn)目標(biāo)和推進(jìn)具體控制措施，組織監(jiān)控存貨資產(chǎn)非生產(chǎn)性損耗，提交存貨異常狀態(tài)解決方案； 負(fù)責(zé)提交盤(pán)贏盤(pán)虧處理報(bào)告，報(bào)廢存貨、滯存物資處理報(bào)告； 物資進(jìn)出票據(jù)匯總，建立并具體負(fù)責(zé)庫(kù)房明細(xì)帳核算統(tǒng)計(jì)工作； 對(duì)倉(cāng)庫(kù)月進(jìn)銷(xiāo)存報(bào)表，向財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部報(bào)月報(bào)表和匯總出入庫(kù)單據(jù)。 10 參與入庫(kù)交接環(huán)節(jié)和原輔料不定期抽檢，外包裝初檢和質(zhì)檢抽樣，填寫(xiě)請(qǐng)驗(yàn)單，協(xié)助質(zhì)量管理部質(zhì)監(jiān)員進(jìn)行檢驗(yàn)工作。 倉(cāng)儲(chǔ)管理員 ： 物資正常入庫(kù)、退料入庫(kù)、盤(pán)盈入庫(kù)等收料 環(huán)節(jié)交接，物料入庫(kù)數(shù)量清點(diǎn)和制單，日常在庫(kù)物資倉(cāng)儲(chǔ)作業(yè)。 物資正常出庫(kù)、毀損出庫(kù)、盤(pán)虧出庫(kù)、退貨出庫(kù)等發(fā)料環(huán)節(jié)交接，物料出庫(kù)數(shù)量清點(diǎn)和制單，日常在庫(kù)物資倉(cāng)儲(chǔ)作業(yè)。 物資進(jìn)出票據(jù)匯總，各倉(cāng)庫(kù)的臺(tái)賬和每日進(jìn)銷(xiāo)存報(bào)表核算統(tǒng)計(jì)工作，當(dāng)月進(jìn)銷(xiāo)存報(bào)表。 11 第三節(jié) 授權(quán)體系 供應(yīng)循環(huán)業(yè)務(wù)授權(quán)，是指在公司內(nèi)部各級(jí)管理人員和業(yè)務(wù)操作人員在其職權(quán)范圍內(nèi)，根據(jù)既定的權(quán)限級(jí)別及對(duì)應(yīng)的有關(guān)職責(zé)，執(zhí)行采購(gòu)供應(yīng)及倉(cāng)儲(chǔ)管理的項(xiàng)業(yè)務(wù)的發(fā)起、協(xié)商、審核和審批。 供應(yīng)循環(huán)業(yè)務(wù)授權(quán)詳見(jiàn)下表。 項(xiàng)目 發(fā)起部門(mén) 協(xié)商會(huì)簽部門(mén) 審核部門(mén) 審批部門(mén) 物料供應(yīng)計(jì)劃 計(jì)劃員 成本會(huì)計(jì) 采購(gòu)供應(yīng)部部長(zhǎng)、生產(chǎn)副總 計(jì)劃超預(yù)算說(shuō)明 成本會(huì)計(jì) 采購(gòu)供應(yīng)部部長(zhǎng) 生產(chǎn)副總 總經(jīng)理 物資請(qǐng)購(gòu) 各部門(mén) 倉(cāng)庫(kù)主管 采購(gòu)供應(yīng)部長(zhǎng) 生產(chǎn)副總 預(yù)算外請(qǐng)購(gòu) 各部門(mén) 倉(cāng)庫(kù)主管、物料部部長(zhǎng) 采購(gòu)供應(yīng)部長(zhǎng)、生產(chǎn)副總 總經(jīng)理 大宗采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)制定 成本會(huì)計(jì) 財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部 采購(gòu)供應(yīng)部長(zhǎng)、生產(chǎn)副總 總經(jīng)理 符合標(biāo)準(zhǔn)但不實(shí)行大宗采購(gòu) 使用部門(mén) 成本會(huì)計(jì) 生產(chǎn)副總 大宗采購(gòu)合同期限標(biāo)準(zhǔn)制定 成本會(huì)計(jì) 財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部 生產(chǎn)副總 實(shí)際采購(gòu)合同超期限標(biāo)準(zhǔn) 招標(biāo)管理 使用部門(mén) 生產(chǎn) 副總 大宗采購(gòu)程序 成本會(huì)計(jì) 采購(gòu)供應(yīng)部部長(zhǎng) 招標(biāo)失敗或無(wú)效的處理 使用部門(mén) 采購(gòu)供應(yīng)部、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部 成本會(huì)計(jì) 生產(chǎn)副總 固定資產(chǎn)和工程等項(xiàng)目大宗采購(gòu)合同 招標(biāo)管理 財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部 生產(chǎn)副總 總經(jīng)理 定點(diǎn)采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)制定 成本會(huì)計(jì)、采購(gòu)員 采購(gòu)供應(yīng)部部長(zhǎng) 定點(diǎn)供應(yīng)商名單確定 成本會(huì)計(jì) 各使用部門(mén) 采購(gòu)供應(yīng)部部長(zhǎng) 生產(chǎn)副總 物資定點(diǎn)采購(gòu)年度合同 采購(gòu)員 生產(chǎn)管理部、使用部門(mén)、質(zhì)量管理部、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部 生產(chǎn)副總 總經(jīng)理 定點(diǎn)供應(yīng)商汰換和取消定點(diǎn)資格 采購(gòu)員 采購(gòu)供應(yīng)部部長(zhǎng) 分管副總 12 項(xiàng)目 發(fā)起部門(mén) 協(xié)商會(huì)簽部門(mén) 審核部門(mén) 審批部門(mén) 物資停止定點(diǎn) 采購(gòu) 使用部門(mén)采購(gòu)員 采購(gòu)供應(yīng)部部長(zhǎng) 分管副總 固定資產(chǎn)請(qǐng)購(gòu) 使用部門(mén) 分管副總 總經(jīng)理 生產(chǎn)性設(shè)備采購(gòu)合同 采購(gòu)員 采購(gòu)供應(yīng)部部長(zhǎng) 總經(jīng)理 使用部門(mén)與物料部共同采購(gòu)固定資產(chǎn) 使用部門(mén) 分管副總 總經(jīng)理 采購(gòu)作業(yè)控制參數(shù)設(shè)定 成本會(huì)計(jì) 采購(gòu)供應(yīng)部部長(zhǎng) 生產(chǎn)副總 詢比價(jià)申報(bào)單 采購(gòu)員 成本會(huì)計(jì) 生產(chǎn)副總 新供應(yīng)商開(kāi)發(fā) 采購(gòu)員 質(zhì)量管理部、成本會(huì)計(jì) 采購(gòu)供應(yīng)部部長(zhǎng) 生產(chǎn)副總 供應(yīng)商考評(píng)體系 成本會(huì)計(jì) 采購(gòu)員 采購(gòu)供應(yīng)部部長(zhǎng) 生產(chǎn)副總 供應(yīng)商汰換 采購(gòu)員 采購(gòu)供應(yīng)部部長(zhǎng) 生產(chǎn)副總 年度供貨或服務(wù)協(xié)議 采購(gòu)員 生產(chǎn)管理部、其他使用部門(mén)、質(zhì)量管理部、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部 采購(gòu)供應(yīng)部部長(zhǎng) 生產(chǎn)副總、總經(jīng)理 非年度供貨或服務(wù)合同（關(guān)聯(lián)供應(yīng)商） 采購(gòu)員 采購(gòu)供應(yīng)部部長(zhǎng)、生產(chǎn)副總 總經(jīng)理 變更和解除合同 采購(gòu)員 采購(gòu)供應(yīng)部部部長(zhǎng) 生產(chǎn)副總 采購(gòu)超指導(dǎo)價(jià)格 采購(gòu)員 采購(gòu)供應(yīng)部部部長(zhǎng) 生產(chǎn)副總 物資采購(gòu)合同定價(jià)權(quán) 采購(gòu)員 成本會(huì)計(jì) 采購(gòu)供應(yīng)部、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部 財(cái)務(wù)副總 總經(jīng)理 安全庫(kù)存量設(shè)定 倉(cāng)儲(chǔ)管理員 成本會(huì)計(jì)、采購(gòu)員 倉(cāng)儲(chǔ)管理部部長(zhǎng) 標(biāo)準(zhǔn)周轉(zhuǎn)率制訂 倉(cāng)儲(chǔ)管理員 成本會(huì)計(jì) 倉(cāng)儲(chǔ)管理部部 長(zhǎng) 生產(chǎn)管理部門(mén)退料 生產(chǎn)車(chē)間 車(chē)間主任 質(zhì)量管理部 盤(pán)贏盤(pán)虧賬務(wù)處理 倉(cāng)儲(chǔ)管理員 倉(cāng)儲(chǔ)管理部部長(zhǎng)、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部部長(zhǎng) 總經(jīng)理 不合格退料銷(xiāo)毀 倉(cāng)儲(chǔ)管理員 質(zhì)量管理部、采購(gòu)供應(yīng)部 倉(cāng)儲(chǔ)管理部部長(zhǎng) 滯料銷(xiāo)毀 倉(cāng)儲(chǔ)管理員 倉(cāng)儲(chǔ)管理部部長(zhǎng)、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部部長(zhǎng) 總經(jīng)理 第四節(jié) 管理制度 物資供應(yīng)計(jì)劃 一、目的 本管理文件明確了物料供應(yīng)計(jì)劃編制和采購(gòu)計(jì)劃分解、執(zhí)行及反饋的管理要求與操作規(guī)范，以制定滿足公司日常生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)需要的物資供應(yīng)計(jì)劃，指導(dǎo)具體采購(gòu)工作。 二 、范圍 本管理文件適用于生產(chǎn)性物料（中 西藥原輔料、包裝材料、五金配件、低值易耗品）和非生產(chǎn)性物料（辦公勞保用品）的定期供應(yīng)計(jì)劃編制及審核。 三、相關(guān)程序及制度 預(yù)算管理制度 資金管理制度 四、業(yè)務(wù)流程 1、計(jì)劃制訂與調(diào)整 步驟 完成時(shí)間 涉及部門(mén)及崗位 步驟說(shuō)明 1 上月末 銷(xiāo)售管理部 生產(chǎn)管理部 生產(chǎn)管理部獲得銷(xiāo)售管理部的季度滾動(dòng)銷(xiāo)售預(yù)測(cè)、本月訂貨計(jì)劃調(diào)整月度生產(chǎn)性物資需求數(shù)據(jù)。 2 上月末 采購(gòu)供應(yīng)部 生產(chǎn)管理部 設(shè)備管理部 倉(cāng)儲(chǔ)管理部 采購(gòu)供應(yīng)部采購(gòu)員獲得生產(chǎn)管理部、銷(xiāo)售管理部和倉(cāng)儲(chǔ)管理部的書(shū)面月度生產(chǎn)性物資需求數(shù)據(jù)和庫(kù)存物 資補(bǔ)貨需求資料， 分別是： 生產(chǎn)管理部月度生產(chǎn)計(jì)劃和生產(chǎn)管理部物料需求表 設(shè)備管理部五金備件需求表、 倉(cāng)儲(chǔ)管理部的月度庫(kù)存補(bǔ)貨需求表和月末存貨狀態(tài)明細(xì)表 步驟 完成時(shí)間 涉及部門(mén)及崗位 步驟說(shuō)明 2 上季末 采購(gòu)供應(yīng)部采購(gòu)員 各職能部門(mén) 各職能部門(mén)按季度以書(shū)面計(jì)劃表的形式向采購(gòu)供應(yīng)部采購(gòu)員傳遞非生產(chǎn)性物資需求數(shù)據(jù) 3 當(dāng)月中以前 銷(xiāo)售管理部 生產(chǎn)管理部 生產(chǎn)管理部獲得銷(xiāo)售銷(xiāo)售管理部的追加訂貨需求調(diào)整月度生產(chǎn)性物資需求數(shù)據(jù)。 當(dāng)月中以前 采購(gòu)供應(yīng)部采購(gòu)員 生產(chǎn)管理部 設(shè)備管理部 采購(gòu)供應(yīng)部采購(gòu)員獲得生產(chǎn)管理部當(dāng)月生產(chǎn)性 物資需求調(diào)整數(shù)據(jù)是： 生產(chǎn)管理部的生產(chǎn)調(diào)整計(jì)劃、生產(chǎn)管理部物料需求調(diào)整表、 4 上月末當(dāng)月中 采購(gòu)員 采購(gòu)員制定和調(diào)整生產(chǎn)性物資月度供應(yīng)計(jì)劃 5 上季末 采購(gòu)員 采購(gòu)員制定非生產(chǎn)性物資季度供應(yīng)計(jì)劃 6 上月末上季末 成本會(huì)計(jì) 成本會(huì)計(jì)核定或修訂物資供應(yīng)計(jì)劃，保證物資供應(yīng)計(jì)劃合理性，充分滿足各生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)部門(mén)的需求，并符合采購(gòu)作業(yè)參數(shù)標(biāo)準(zhǔn) 7 上月末 采購(gòu)員 采購(gòu)供應(yīng)部部長(zhǎng) 采購(gòu)員按未結(jié)款情況提交當(dāng)月預(yù)計(jì)付款需求 8 采購(gòu)員 采購(gòu)供應(yīng)部部長(zhǎng) 采購(gòu)員的付款需求，經(jīng)采購(gòu)供應(yīng)部部長(zhǎng)審批后，傳遞至 成本會(huì)計(jì) 9 上月末 成本會(huì)計(jì) 成本會(huì)計(jì)根據(jù)采購(gòu)供應(yīng)部采購(gòu)員付款需求和當(dāng)月供應(yīng)計(jì)劃統(tǒng)一形成采購(gòu)供應(yīng)部月度資金用款計(jì)劃 2、 計(jì)劃審批和報(bào)備 步驟 完成時(shí)間 涉及部門(mén)及崗位 步驟說(shuō)明 1 上月末 成本會(huì)計(jì) 成本會(huì)計(jì)分別對(duì)材料物資供應(yīng)計(jì)劃和非生產(chǎn)性物資供應(yīng)計(jì)劃中超預(yù)算部分形成說(shuō)明報(bào)告 2 財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部部長(zhǎng) 總經(jīng)理 成本會(huì)計(jì)將該說(shuō)明報(bào)告交財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部部長(zhǎng)和總經(jīng)理審批，并將審批后的報(bào)告轉(zhuǎn)至財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部備案 3 月末 成本會(huì)計(jì) 財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部部部長(zhǎng) 財(cái)務(wù)副總 成本會(huì)計(jì)將材料物料月度供應(yīng)計(jì)劃和月度調(diào)整計(jì)劃 、非生產(chǎn)性物資季度供應(yīng)計(jì)劃、月度資金用款計(jì)劃報(bào)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部部長(zhǎng)和財(cái)務(wù)副總審批 4 月末 成本會(huì)計(jì) 財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部 成本會(huì)計(jì)將材料物資月度供應(yīng)計(jì)劃、月度調(diào)整計(jì)劃和非生產(chǎn)性物料季度供應(yīng)計(jì)劃、月度資金用款計(jì)劃各一份報(bào)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部備案，另一份在成本會(huì)計(jì)留存 3、計(jì)劃分解和執(zhí)行 步驟 完成時(shí)間 涉及部門(mén)及崗位 步驟說(shuō)明 1 上月末本月中 生產(chǎn)管理部 采購(gòu)供應(yīng)部采購(gòu)員 采購(gòu)供應(yīng)部采購(gòu)員獲得生產(chǎn)管理部月度生產(chǎn)排程表和排程調(diào)整表 2 上月末本月中 采購(gòu)供應(yīng)部采購(gòu)員 采購(gòu)供應(yīng)部采購(gòu)員根 據(jù)月供應(yīng)計(jì)劃和生產(chǎn)排成分解月供應(yīng)計(jì)劃至周采購(gòu)作業(yè)清單并執(zhí)行采購(gòu)指令 3 當(dāng)月初 采購(gòu)供應(yīng)部采購(gòu)員 采購(gòu)員制訂周到貨計(jì)劃，一聯(lián)傳遞 步驟 完成時(shí)間 涉及部門(mén)及崗位 步驟說(shuō)明 本月初 倉(cāng)儲(chǔ)管理部倉(cāng)儲(chǔ)管理員 給倉(cāng)庫(kù)儲(chǔ)管理員，作為收料依據(jù)，另一聯(lián)在采購(gòu)員留存 4 采購(gòu)供應(yīng)部部長(zhǎng) 采購(gòu)員 采購(gòu)供應(yīng)部部長(zhǎng)監(jiān)督和協(xié)助采購(gòu)員計(jì)劃執(zhí)行，收集反饋信息 5 采購(gòu)供應(yīng)部部長(zhǎng) 采購(gòu)員 每周采購(gòu)供應(yīng)部部長(zhǎng)召集采購(gòu)計(jì)劃執(zhí)行進(jìn)度總結(jié)會(huì)，督促計(jì)劃完成，處理影響完成進(jìn)度的異常情況 五、單據(jù)及報(bào)告 生產(chǎn)管理部物料需求表 生產(chǎn)管理部物料需求調(diào)整表 月末庫(kù)存補(bǔ)貨 需求表 存貨狀態(tài)明細(xì)表 五金配件需求表 月度材料物資供應(yīng)計(jì)劃 月度材料物資供應(yīng)調(diào)整計(jì)劃 季度非生產(chǎn)性物料供應(yīng)計(jì)劃 采部月度資金用款計(jì)劃 超預(yù)算報(bào)告 采購(gòu)周作業(yè)清單 周到貨計(jì)劃 物資請(qǐng)購(gòu)規(guī)范 一、目的 本管理文件明確了生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)各部門(mén)在物資需求計(jì)劃外的零星物料需求請(qǐng)購(gòu)流程，以規(guī)范物資請(qǐng)購(gòu)的發(fā)起、審批和傳遞程序。 二、范圍 本管理文件適用于生產(chǎn)性物資和非生產(chǎn)性物資計(jì)劃外需求和零星請(qǐng)購(gòu)。 三、相關(guān)程序及制度 采購(gòu)作業(yè)控制 合同訂單管理 進(jìn)貨價(jià)格及采購(gòu)成本控制 四、業(yè)務(wù) 流程 步驟 完成時(shí)間 涉及部門(mén)及崗位 步驟說(shuō)明 1 各職能部門(mén) 各部門(mén)主管 倉(cāng)儲(chǔ)管理員 各職能部門(mén)提出物資采購(gòu)申請(qǐng)，經(jīng)各部門(mén)相關(guān)人員與倉(cāng)庫(kù)管理員核實(shí)后，填寫(xiě)一式三聯(lián)物料請(qǐng)購(gòu)單，經(jīng)本部門(mén)部長(zhǎng)確定請(qǐng)購(gòu)物資品種、數(shù)量、建議供應(yīng)商、需求日期等詳細(xì)內(nèi)容，并簽字 2 各部門(mén)部長(zhǎng) 填寫(xiě)完整的物料請(qǐng)購(gòu)單交各分管副總審批簽字 3 分管副總 總經(jīng)理 凡預(yù)算外物資請(qǐng)購(gòu)需要按權(quán)限級(jí)別經(jīng)分管副總或總經(jīng)理審批， 預(yù)算外審批權(quán)限具體由總經(jīng)理審批 4 成本會(huì)計(jì) 采購(gòu)員 經(jīng)審批的請(qǐng)購(gòu)單兩聯(lián)傳遞至財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部，由成本會(huì)計(jì)作形 式審核后，傳遞給采購(gòu)供應(yīng)部部長(zhǎng)，另一聯(lián)在請(qǐng)購(gòu)部 步驟 完成時(shí)間 涉及部門(mén)及崗位 步驟說(shuō)明 門(mén)自行留存 5 采購(gòu)供應(yīng)部部長(zhǎng) 采購(gòu)員 采購(gòu)供應(yīng)部部長(zhǎng)匯總請(qǐng)購(gòu)單，根據(jù)請(qǐng)購(gòu)內(nèi)容安排具體采購(gòu)作業(yè)，制定零星采購(gòu)作業(yè)清單，向采購(gòu)員下達(dá)采購(gòu)指令 6 采購(gòu)員 屬于年度協(xié)議內(nèi)范圍的物料，采購(gòu)員直接按協(xié)議條件向供貨商下追加訂單，具體操作詳見(jiàn)： 采購(gòu)作業(yè)控制 合同訂單管理 7 采購(gòu)員 成本會(huì)計(jì) 物資請(qǐng)購(gòu)和使用部門(mén) 屬于年度協(xié)議外范圍外的物料，采購(gòu)員實(shí)施詢比價(jià)程序，填報(bào)詢比價(jià)申報(bào)單，經(jīng)成本會(huì)計(jì)形式審核后，申報(bào)單細(xì)節(jié)內(nèi)容由使用部門(mén)確認(rèn)， 其他具體操作 詳見(jiàn)： 采購(gòu)作業(yè)控制 合同訂單管理 進(jìn)貨價(jià)格及采購(gòu)成本控制 8 采購(gòu)供應(yīng)部部長(zhǎng) 采購(gòu)員 成本會(huì)計(jì) 物資請(qǐng)購(gòu)和使用部門(mén) 屬于首次采購(gòu)的物料，采購(gòu)員在采購(gòu)供應(yīng)部部長(zhǎng)指導(dǎo)下實(shí)施詢比價(jià)程序，填寫(xiě)詢比價(jià)申報(bào)單，經(jīng)采購(gòu)供應(yīng)部部長(zhǎng)形式審核后，申報(bào)單細(xì)節(jié)內(nèi)容由使用部門(mén)確認(rèn)， 其他具體操作詳見(jiàn)： 采購(gòu)作業(yè)控制 合同訂單管理 步驟 完成時(shí)間 涉及部門(mén)及崗位 步驟說(shuō)明 進(jìn)貨價(jià)格及采購(gòu)成本控制 9 物資請(qǐng)購(gòu)和使用部門(mén) 采購(gòu)員 財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部 采購(gòu)結(jié)束后： 請(qǐng)購(gòu)單一聯(lián)按物料內(nèi)容的性質(zhì)（生產(chǎn)性或非生產(chǎn)性）由采購(gòu)員和非生產(chǎn)性物資請(qǐng)購(gòu)和使用部門(mén) 進(jìn)行歸集匯總； 另一聯(lián)由采購(gòu)員保留待與財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部報(bào)帳 10 采購(gòu)員 財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部 與財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部報(bào)帳時(shí)，采購(gòu)員須提交請(qǐng)購(gòu)單、詢比價(jià)申報(bào)單、合同或訂單、供應(yīng)商發(fā)票、倉(cāng)庫(kù)入庫(kù)單或使用部門(mén)接收單各一聯(lián)，并同時(shí)填寫(xiě)提交付款申請(qǐng)單 五、單據(jù)及報(bào)告 物料請(qǐng)購(gòu)單 零星采購(gòu)作業(yè)清單 詢比價(jià)申報(bào)單 入庫(kù)單 使用部門(mén)物資接收單 付款申請(qǐng)單 大宗采購(gòu)管理 一、目的 本管理文件明確了某些易于標(biāo)準(zhǔn)化的材料、大金額固定資產(chǎn)等物資或服務(wù)的特殊采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)及業(yè)務(wù)操作流程，以便在形成大批量集中采 購(gòu)的同時(shí)，加強(qiáng)財(cái)務(wù)監(jiān)督，規(guī)范和優(yōu)化供貨渠道及供應(yīng)價(jià)格。 二、范圍 本管理文件適用于非企業(yè)內(nèi)關(guān)聯(lián)供應(yīng)商貨源的，易于標(biāo)準(zhǔn)化的生產(chǎn)性原輔料、金額較高的設(shè)備、固定資產(chǎn)、工程材料、修繕和工程項(xiàng)目（設(shè)備及車(chē)間改造、基建工程）、租賃項(xiàng)目及其他服務(wù)項(xiàng)目。 三、相關(guān)程序及制度 固定資產(chǎn)及設(shè)備采購(gòu)管理 勞務(wù)及服務(wù)采購(gòu) 合同、訂單管理 四、業(yè)務(wù)流程 1、 大宗采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)制定 步驟 完成時(shí)間 涉及部門(mén)及崗位 步驟說(shuō)明 1 年末 財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部 財(cái)務(wù)副總 財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部制訂適用于大宗采購(gòu)規(guī)范方法的范圍和標(biāo)準(zhǔn)； 每年依據(jù)企業(yè)實(shí)際經(jīng)營(yíng) 情況進(jìn)行調(diào)整和修正； 結(jié)果報(bào)財(cái)務(wù)副總、總經(jīng)理審批生效； 一般標(biāo)準(zhǔn)參照： 合同價(jià)值 10萬(wàn)元以上較易于標(biāo)準(zhǔn)化的物料； 合同價(jià)值 10 萬(wàn)元以上的國(guó)內(nèi)采購(gòu)設(shè) 步驟 完成時(shí)間 涉及部門(mén)及崗位 步驟說(shuō)明 備； 合同價(jià)值 10 萬(wàn)元以上的租賃、工程項(xiàng)目； 合同價(jià)值 1 萬(wàn)元以上的修繕工程項(xiàng)目 合同價(jià)值 10萬(wàn)元以上的其他服務(wù)項(xiàng)目 2 年末 財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部 財(cái)務(wù)副總 財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部共同制訂經(jīng)大宗采購(gòu)程序所訂立合同的最長(zhǎng)履行時(shí)限標(biāo)準(zhǔn)， 每年依據(jù)企業(yè)實(shí)際經(jīng)營(yíng)情況調(diào)整和修正， 結(jié)果經(jīng)財(cái)務(wù)副總、總經(jīng)理審批生效 3 年末 招標(biāo)管理員 使用部門(mén) 分管副總 實(shí)際采購(gòu)業(yè)務(wù)中，特殊情況下合同履行期限 超過(guò)標(biāo)準(zhǔn)的，招標(biāo)管理員參照使用部門(mén)和意見(jiàn)，報(bào)分管副總審批同意后，執(zhí)行實(shí)際合同期限 2、 大宗采購(gòu)業(yè)務(wù)操作規(guī)范 步驟 完成時(shí)間 涉及部門(mén)及崗位 步驟說(shuō)明 1 使用部門(mén) 財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部 采購(gòu)員 根據(jù)各部門(mén)的固定資產(chǎn)、服務(wù)項(xiàng)目請(qǐng)購(gòu)要求按大宗采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)提出大宗采購(gòu)程序申請(qǐng)， 分管副總、總經(jīng)理審批后，成本會(huì)計(jì)與采購(gòu)員共同安排工程項(xiàng)目、工程材料、服務(wù)項(xiàng)目的大宗采購(gòu)，實(shí)施大宗采購(gòu)程序 2 使用部門(mén) 以采購(gòu)供應(yīng)部為主，實(shí)施大宗采購(gòu)程 步驟 完成時(shí)間 涉及部門(mén)及崗位 步驟說(shuō)明 采購(gòu)員 分管副總 序： 使用部門(mén)確定物料質(zhì)量、技術(shù)規(guī)格型號(hào)、工程技術(shù)要求等供應(yīng)條件； 采購(gòu)員按供應(yīng)條件邀請(qǐng)報(bào)價(jià)或組織招標(biāo)，制報(bào)價(jià)邀請(qǐng)書(shū)或招標(biāo)文件； 采用公開(kāi)招標(biāo)還是邀請(qǐng)報(bào)價(jià)由采購(gòu)員決定，分管副總批準(zhǔn)； 公開(kāi)招標(biāo)可以自行組織，也可委托專(zhuān)業(yè)代理機(jī)構(gòu)進(jìn)行，具體由招采購(gòu)供應(yīng)部部長(zhǎng)決定，分管副總批準(zhǔn) 3 采購(gòu)員 財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部 使用部門(mén) 邀請(qǐng)報(bào)價(jià)的，采購(gòu)員、參予議標(biāo)和監(jiān)督，決定中標(biāo)人， 公開(kāi)招標(biāo)的，采購(gòu)供應(yīng)部、使用部門(mén)、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部共同組成評(píng)標(biāo)專(zhuān)會(huì)，決定中標(biāo)人 4 成本會(huì)計(jì) 招標(biāo)失敗或無(wú)效的，成本會(huì)計(jì)根據(jù)企使用部門(mén)及財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部的意見(jiàn)，報(bào)分管副總批準(zhǔn)，進(jìn)行二次招標(biāo)或轉(zhuǎn)入普通采購(gòu)程序。 3、大宗采購(gòu)合同規(guī)范 步驟 完成時(shí)間 涉及部門(mén)及崗位 步驟說(shuō)明 1 采購(gòu)供應(yīng)部采購(gòu)員 分管副總 總經(jīng)理 物資招標(biāo)或邀請(qǐng)報(bào)價(jià)的，采購(gòu)供應(yīng)部采購(gòu)部與中標(biāo)人草簽長(zhǎng)期供貨合同，分權(quán)限級(jí)別經(jīng)分管副總、總經(jīng)理審核后執(zhí)行。 步驟 完成時(shí)間 涉及部門(mén)及崗位 步驟說(shuō)明 2 采購(gòu)供應(yīng)部 分管副總 總經(jīng)理 設(shè)備、固定資產(chǎn)、維修、租賃、工程或其他服務(wù)項(xiàng)目招標(biāo)或邀請(qǐng)報(bào)價(jià)的，采購(gòu)供應(yīng)部與中標(biāo)人草簽設(shè)備、工程材料、工程項(xiàng)目或服務(wù)采購(gòu)合同，經(jīng)分管副總和總經(jīng)理審核后執(zhí)行 3 綜合行政部 大宗采購(gòu)由綜合行政部將全程相關(guān)檔案資料按大宗采購(gòu)編號(hào)歸檔和保管 五、單據(jù)及報(bào)告 報(bào)價(jià)邀請(qǐng)書(shū) 招標(biāo)文件 定點(diǎn)采購(gòu)管理 一、目的 本管理文件明確了某些材料物資實(shí)行定點(diǎn)采購(gòu)程序的標(biāo)準(zhǔn)及業(yè)務(wù)操作流程，以便在形成集中采購(gòu)的同時(shí)，加強(qiáng)財(cái)務(wù)監(jiān)督，規(guī)范和優(yōu)化供貨渠道及進(jìn)貨價(jià)格，完善供應(yīng)鏈合作。 二、范圍 本管理文件適用于部分原材料、五金備件、儀表電器、低值易耗品、辦公勞保用品及其他物資材料的定點(diǎn)采購(gòu)程序。 三、相關(guān)程序與制度 供應(yīng)商管理 合同、訂單管理 四、業(yè)務(wù)流程 1、定點(diǎn)采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)和范圍設(shè)定 步驟 完成時(shí)間 涉及部門(mén)及崗位 步驟說(shuō)明 1 年末 成本會(huì)計(jì) 采購(gòu)供應(yīng)部采購(gòu)員 成本會(huì)計(jì)、采購(gòu) 供應(yīng)部采購(gòu)員共同確定定點(diǎn)采購(gòu)物料和定點(diǎn)供應(yīng)商的標(biāo)準(zhǔn)， 每年根據(jù)供應(yīng)商實(shí)際變動(dòng)情況調(diào)整修該兩項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn) 2 年末 采購(gòu)供應(yīng)部部長(zhǎng) 該標(biāo)準(zhǔn)提交采購(gòu)供應(yīng)部部長(zhǎng)審批同意后成為確定定點(diǎn)供應(yīng)具體范圍的原則指導(dǎo) 2、定點(diǎn)采購(gòu)物料及候選定點(diǎn)供應(yīng)商確定 步驟 完成時(shí)間 涉及部門(mén)及崗位 步驟說(shuō)明 步驟 完成時(shí)間 涉及部門(mén)及崗位 步驟說(shuō)明 1 年末 使用部門(mén) 定點(diǎn)采購(gòu)物資使用部門(mén)每年提供定點(diǎn)采購(gòu)物料使用情況的書(shū)面反饋資料，提交建議定點(diǎn)采購(gòu)物料明細(xì)表 2 成本會(huì)計(jì) 成本會(huì)計(jì)每年提供重點(diǎn)供應(yīng)商季度詢價(jià)表 3 采購(gòu)員 采購(gòu)供應(yīng)部采購(gòu)員每年提供現(xiàn)有定點(diǎn)供應(yīng)商 半年度評(píng)審結(jié)果和年度交易記錄 4 采購(gòu)員 采購(gòu)員提供供應(yīng)市場(chǎng)調(diào)研結(jié)果、邀請(qǐng)報(bào)價(jià)結(jié)果、推薦定點(diǎn)供應(yīng)商名單和相關(guān)資料 5 采購(gòu)供應(yīng)部 采購(gòu)供應(yīng)部召集年會(huì)，按定點(diǎn)采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)和以上資料劃定定點(diǎn)采購(gòu)物料和定點(diǎn)供應(yīng)商候選名單 6 成本會(huì)計(jì) 采購(gòu)員 使用部門(mén) 新的候選定點(diǎn)供應(yīng)商可在年初確定，也可根據(jù)采購(gòu)供應(yīng)部的市場(chǎng)調(diào)查和生產(chǎn)方面的變化，隨時(shí)由采購(gòu)員提出新的定點(diǎn)供應(yīng)商推薦名單， 擬新選定的定點(diǎn)供應(yīng)商必須經(jīng)采購(gòu)供應(yīng)部、使用部門(mén)聯(lián)合實(shí)地考察，提供考察報(bào)告，進(jìn)入候選定點(diǎn)供應(yīng)商范圍，參與定點(diǎn)供應(yīng)商綜合評(píng)議 3、定點(diǎn)供 應(yīng)商資格綜合評(píng)議 步驟 完成時(shí)間 涉及部門(mén)及崗位 步驟說(shuō)明 步驟 完成時(shí)間 涉及部門(mén)及崗位 步驟說(shuō)明 1 采購(gòu)員 成本會(huì)計(jì) 生產(chǎn)管理部 倉(cāng)儲(chǔ)管理部 各使用部門(mén) 采購(gòu)員組織，成本會(huì)計(jì)、生產(chǎn)管理部、各使用部門(mén)參加，參照候選名單、基礎(chǔ)資料和考察報(bào)告等進(jìn)行綜合評(píng)議： A 年度綜合評(píng)議； B 隨時(shí)進(jìn)行新的候選定點(diǎn)供應(yīng)商資格綜合評(píng)議； 以確定定點(diǎn)供應(yīng)商名單和定點(diǎn)采購(gòu)物資范圍 2 采購(gòu)員 采購(gòu)供應(yīng)部部長(zhǎng) 分管副總 定點(diǎn)供應(yīng)商名單和定點(diǎn)采購(gòu)物資范圍形成報(bào)告，由采購(gòu)員報(bào)采購(gòu)供應(yīng)部部長(zhǎng)、分管副總審批同意后生效 4、定點(diǎn)供貨合同 步驟 完成時(shí)間 涉及部門(mén)及崗位 步驟說(shuō)明 1 采購(gòu)員 定點(diǎn)采購(gòu)的生產(chǎn)用原輔料，采購(gòu)員與定點(diǎn)供應(yīng)商洽談，簽訂年度協(xié)議， 協(xié)議簽訂過(guò)程的控制見(jiàn)合同、訂單管理 2 采購(gòu)員 采購(gòu)供應(yīng)部部長(zhǎng) 其他定點(diǎn)采購(gòu)物資由采購(gòu)員決定是否采用年度協(xié)議形式合作，報(bào)采購(gòu)供應(yīng)部部長(zhǎng)、分管副總審批 3 采購(gòu)員 非生產(chǎn)性物資采用年度協(xié)議方式合作的，采購(gòu)員與定點(diǎn)供應(yīng)商洽談，簽訂年度協(xié)議； 協(xié)議簽訂過(guò)程的控制見(jiàn)合同、訂單 步驟 完成時(shí)間 涉及部門(mén)及崗位 步驟說(shuō)明 管理 4 采購(gòu)員 非年度協(xié)議合作的定點(diǎn)采購(gòu)，具體采購(gòu)業(yè)務(wù)中由采購(gòu)員直接與定點(diǎn)供應(yīng)商簽訂合同或訂單 合同簽訂過(guò)程的控制見(jiàn)合同、訂 單管理 5、定點(diǎn)供應(yīng)商管理、評(píng)審和資格汰換 步驟 完成時(shí)間 涉及部門(mén)及崗位 步驟說(shuō)明 1 成本會(huì)計(jì) 采購(gòu)員 成本會(huì)計(jì)和采購(gòu)員共同制定定點(diǎn)供應(yīng)商評(píng)審內(nèi)容和管理標(biāo)準(zhǔn)，確定定點(diǎn)資格汰換標(biāo)準(zhǔn)，并提供定點(diǎn)供應(yīng)商評(píng)審表和定點(diǎn)供應(yīng)商交易記錄表 2 采購(gòu)員 采購(gòu)員根據(jù)日常訂單交易情況填列定點(diǎn)供應(yīng)商交易記錄表 3 財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部成本會(huì)計(jì) 采購(gòu)供應(yīng)部采購(gòu)員 倉(cāng)儲(chǔ)管理部倉(cāng)儲(chǔ)管理員 使用部門(mén) 采購(gòu)員和成本會(huì)計(jì)組織： 非原材料物資定點(diǎn)供應(yīng)商半年度評(píng)審； 生產(chǎn)性原輔料定點(diǎn)供應(yīng)商年度評(píng)審； 成本會(huì)計(jì)、采購(gòu)員、倉(cāng) 儲(chǔ)管理員、使用部門(mén)參與，填寫(xiě)定點(diǎn)供應(yīng)商評(píng)審表 4 采購(gòu)員 采購(gòu)供應(yīng)部部長(zhǎng) 采購(gòu)員根據(jù)定點(diǎn)資格汰換標(biāo)準(zhǔn)和定點(diǎn)供應(yīng)商評(píng)審表、定點(diǎn)供應(yīng)商交易記錄表決定定點(diǎn)資格汰換， 步驟 完成時(shí)間 涉及部門(mén)及崗位 步驟說(shuō)明 報(bào)采購(gòu)供應(yīng)部部長(zhǎng)和分管副總審批 5 定點(diǎn)合作年度內(nèi)供應(yīng)商出現(xiàn)重大異常，影響正常供應(yīng)的，由采購(gòu)員申請(qǐng)，采購(gòu)供應(yīng)部部長(zhǎng)和分管副總審批，取消該供應(yīng)商的定點(diǎn)資格。 6、定點(diǎn)采購(gòu)范圍變更和記錄 步驟 完成時(shí)間 涉及部門(mén)及崗位 步驟說(shuō)明 1 使用部門(mén) 采購(gòu)員 采購(gòu)供應(yīng)部部長(zhǎng) 分管副總 合作期內(nèi)發(fā)現(xiàn)定點(diǎn)采購(gòu)物資不再適用定點(diǎn)采購(gòu)方式的， 使用部門(mén)或采購(gòu)員提出，采購(gòu)供應(yīng)部部長(zhǎng)和分管副總審批，同意停止定點(diǎn)采購(gòu) 2 采購(gòu)供應(yīng)部 定點(diǎn)采購(gòu)的所有材料信息在采購(gòu)供應(yīng)部采編號(hào)并歸檔保存 五、單據(jù)及報(bào)告 建議定點(diǎn)采購(gòu)物料明細(xì)表 供應(yīng)商季度詢價(jià)表 定點(diǎn)供應(yīng)商綜合評(píng)議表 定點(diǎn)供應(yīng)商名單 定點(diǎn)供應(yīng)商評(píng)審表 定點(diǎn)供應(yīng)商交易記錄表 固定資產(chǎn)及設(shè)備采購(gòu)管理 一、目的 本管理文件明確了一般固定資產(chǎn)和設(shè)備的采購(gòu)規(guī)程，以規(guī)范生產(chǎn)設(shè)備及其他固定資產(chǎn)的采購(gòu)。 二、范圍 本管理文件適用于生產(chǎn)性設(shè)備、非生產(chǎn)性一般固定資產(chǎn)的采購(gòu)。 三、相關(guān)程序與制度 大宗采購(gòu)管理 合同訂單管理 四、業(yè)務(wù)流程 步驟 完成時(shí)間 涉及部門(mén)及崗位 步驟說(shuō)明 1 使用部門(mén) 部門(mén)部長(zhǎng) 分管副總 使用部門(mén)主管以上級(jí)別人員填寫(xiě)并提交固定資產(chǎn)請(qǐng)購(gòu)單，經(jīng)本部門(mén)部長(zhǎng)和分管副總審簽 2 總經(jīng)理 提交固定資產(chǎn)請(qǐng)購(gòu)單，經(jīng)總經(jīng)理審批 3 成本會(huì)計(jì) 審批后的固定資產(chǎn)請(qǐng)購(gòu)單傳遞至財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部成本會(huì)計(jì) 符合大宗采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)的，實(shí)施大宗采購(gòu)，進(jìn)行邀請(qǐng)報(bào)價(jià)或招標(biāo)管理程序， 詳見(jiàn)大宗采購(gòu)管理（ P2-Z1-J4-4） 4 采購(gòu)員 采購(gòu)供應(yīng)部部長(zhǎng) 使用部門(mén) 采用一般采 購(gòu)程序的，采購(gòu)員負(fù)責(zé)詢比價(jià)，提供詢比價(jià)申報(bào)單，經(jīng)采購(gòu)供應(yīng)部部長(zhǎng)形式審核后，交使用部門(mén)確認(rèn)擬采購(gòu)物資的詳細(xì)條件內(nèi)容 步驟 完成時(shí)間 涉及部門(mén)及崗位 步驟說(shuō)明 5 采購(gòu)員 采購(gòu)供應(yīng)部部長(zhǎng) 分管副總 總經(jīng)理 采購(gòu)員按確定后的采購(gòu)條件，草擬固定資產(chǎn)采購(gòu)合同，分權(quán)限級(jí)別經(jīng)過(guò)審批后執(zhí)行： A 生產(chǎn)性設(shè)備 采購(gòu)供應(yīng)部部長(zhǎng)、分管副總和總經(jīng)理審核 B 非生產(chǎn)性固定資產(chǎn) 分管副總和總經(jīng)理審核 6 使用部門(mén) 分管副總 采購(gòu)員 某些特殊固定資產(chǎn)可由使用部門(mén)申請(qǐng)，分管副總批準(zhǔn)，使用部門(mén)與采購(gòu)員共同實(shí)施采購(gòu)，以確保采購(gòu)標(biāo)的準(zhǔn)確。 五、單據(jù)及報(bào)告 固定資產(chǎn)請(qǐng)購(gòu) 單 詢比價(jià)申報(bào)單 采購(gòu)作業(yè)控制 一、目的 本管理文件明確了控制和監(jiān)督具體采購(gòu)作業(yè)環(huán)節(jié)的程序、方法和參予人員，以規(guī)范采購(gòu)作業(yè)的控制流程。 二、范圍 本管理文件適用于所有非固定資產(chǎn)的采購(gòu)作業(yè)。 三、相關(guān)程序及制度 內(nèi)部審計(jì)制度 四、業(yè)務(wù)流程 1、 作業(yè)參數(shù)控制 步驟 完成時(shí)間 涉及部門(mén)及崗位 步驟說(shuō)明 1 采購(gòu)供應(yīng)部部長(zhǎng) 采購(gòu)供應(yīng)部部長(zhǎng)設(shè)定重點(diǎn)物料采購(gòu)周期、采購(gòu)批量等作業(yè)控制參數(shù)，形成重點(diǎn)物料采購(gòu)作業(yè)控制參數(shù)表，并根據(jù)物料供應(yīng)變化特點(diǎn)每年或每半年進(jìn)行一次調(diào)整 2 分管副總 重點(diǎn) 物料采購(gòu)作業(yè)控制參數(shù)表報(bào)分管理副總審批后執(zhí)行 3 采購(gòu)員 作業(yè)控制參數(shù)下發(fā)給采購(gòu)員，采購(gòu)計(jì)劃制定和采購(gòu)業(yè)務(wù)實(shí)施 4 采購(gòu)供應(yīng)部部長(zhǎng) 采購(gòu)供應(yīng)部部長(zhǎng)監(jiān)督采購(gòu)作業(yè)是否達(dá)到控制參數(shù)要求 2、 詢比價(jià)控制 步驟 完成時(shí)間 涉及部門(mén)及崗位 步驟說(shuō)明 1 在定點(diǎn)采購(gòu)、大宗采購(gòu)和其他以年度協(xié)議方式合作以外的采購(gòu)作業(yè)，要求實(shí)施詢比價(jià)程序 2 采購(gòu)員 須經(jīng)詢比價(jià)程序的采購(gòu)業(yè)務(wù)，采購(gòu)員要提供至少 3 家供應(yīng)商報(bào)價(jià)，填寫(xiě)詢比價(jià)申報(bào)單 3 采購(gòu)供應(yīng)部部長(zhǎng) 凡采購(gòu)業(yè)務(wù)，詢比價(jià)申報(bào)單須經(jīng)部門(mén)部長(zhǎng)審 簽 4 成本會(huì)計(jì) 使用部門(mén) 詢比價(jià)申報(bào)單經(jīng)成本會(huì)計(jì)形式審核后，需要使用部門(mén)確認(rèn)的交使用部門(mén)確認(rèn)，不需要經(jīng)使用部門(mén)確認(rèn)的，按詢比價(jià)申報(bào)單內(nèi)容下訂單或草簽合同 5 采購(gòu)員 財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部 經(jīng)審核的詢比價(jià)申報(bào)單必須與合同或訂單等由采購(gòu)員在實(shí)施采購(gòu)后及時(shí)報(bào)備財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部 3、 采購(gòu)跟催 步驟 完成時(shí)間 涉及部門(mén)及崗位 步驟說(shuō)明 1 采購(gòu)員 采購(gòu)員對(duì)日常采購(gòu)進(jìn)行供應(yīng)商備貨跟催，并對(duì)采購(gòu)作業(yè)進(jìn)行異常情況記錄，按訂單或合同編號(hào)形成采購(gòu)業(yè)務(wù)異常記錄表 2 采購(gòu)員 采購(gòu)業(yè)務(wù)異常記錄表作為供 應(yīng)商交易考核的依據(jù)，定期采購(gòu)員歸檔 步驟 完成時(shí)間 涉及部門(mén)及崗位 步驟說(shuō)明 3 采購(gòu)員 采購(gòu)供應(yīng)部部長(zhǎng) 采購(gòu)員定期監(jiān)督和匯總采購(gòu)作業(yè)具體結(jié)果，對(duì)比計(jì)劃要求和請(qǐng)購(gòu)內(nèi)容進(jìn)行采購(gòu)作業(yè)準(zhǔn)確率統(tǒng)計(jì)（品種內(nèi)容、數(shù)量、交貨期），將準(zhǔn)確率統(tǒng)計(jì)結(jié)果報(bào)采購(gòu)供應(yīng)部部長(zhǎng) 4 采購(gòu)員 采購(gòu)員將發(fā)票、付款日期等結(jié)算條件作備查登記，記錄于發(fā)票、付款登記表 4、采購(gòu)稽核 步驟 完成時(shí)間 涉及部門(mén)及崗位 步驟說(shuō)明 1 內(nèi)控審計(jì)部 分管副總 總經(jīng)理 內(nèi)控審計(jì)部組織對(duì)采購(gòu)作業(yè)程序進(jìn)行定期或不定期稽核，形成稽核報(bào)告，報(bào)分管副總和總經(jīng)理。 2 審計(jì)員 稽核范 圍包括采購(gòu)供應(yīng)部統(tǒng)一采購(gòu)和部門(mén)采購(gòu) 五、單據(jù)及報(bào)告 重點(diǎn)物料采購(gòu)作業(yè)控制參數(shù)表 詢比價(jià)申報(bào)單 采購(gòu)業(yè)務(wù)異常記錄表 發(fā)票、付款登記表 供應(yīng)商管理 一、目的 本管理文件明確了供應(yīng)商管理的基本內(nèi)容和方法，以規(guī)范供應(yīng)商的選擇，強(qiáng)化供應(yīng)商合作，提高供應(yīng)鏈效率，降低采購(gòu)綜合成本。 二、范圍 本管理文件適用于所有物資供應(yīng)商。 三、相關(guān)程序及制度 四、業(yè)務(wù)流程 1、供應(yīng)商規(guī)劃 步驟 完成時(shí)間 涉及部門(mén)及崗位 步驟說(shuō)明 1 采購(gòu)供應(yīng)部部長(zhǎng) 采購(gòu)員 每年采購(gòu)供應(yīng)部部長(zhǎng)制定進(jìn)貨渠道管理的 基本原則和政策，下發(fā)給采購(gòu)員 2 采購(gòu)員 成本會(huì)計(jì) 采購(gòu)供應(yīng)部部長(zhǎng) 采購(gòu)員分別作出年度供應(yīng)商規(guī)劃（區(qū)位布局、品種分配、開(kāi)發(fā)計(jì)劃、儲(chǔ)備供應(yīng)商范圍），報(bào)成本會(huì)計(jì)和采購(gòu)供應(yīng)部部長(zhǎng)批準(zhǔn)，提供供應(yīng)商開(kāi)發(fā)和管理的原則與標(biāo)準(zhǔn) 2、供應(yīng)商開(kāi)發(fā) 步驟 完成時(shí)間 涉及部門(mén)及崗位 步驟說(shuō)明 1 采購(gòu)員 采購(gòu)員報(bào)新供應(yīng)商開(kāi)發(fā)計(jì)劃和備選名單 2 采購(gòu)員 質(zhì)量管理部 采購(gòu)員與質(zhì)量管理部進(jìn)行備選供應(yīng)商現(xiàn)場(chǎng)考察，提供考察報(bào)告 步驟 完成時(shí)間 涉及部門(mén)及崗位 步驟說(shuō)明 3 采購(gòu)供應(yīng)部部長(zhǎng) 采購(gòu)供應(yīng)部部長(zhǎng)根據(jù)考察報(bào)告審批新供應(yīng)商的選擇 3、供應(yīng)商評(píng)審和汰換 步驟 完成時(shí)間 涉及部門(mén)及崗位 步驟說(shuō)明 1 采購(gòu)員 采購(gòu)供應(yīng)部部長(zhǎng) 采購(gòu)員制定供應(yīng)商考核評(píng)審體系，并參照實(shí)際情況不定期修訂，結(jié)果報(bào)采購(gòu)供應(yīng)部部長(zhǎng)審批 2 采購(gòu)供應(yīng)部 倉(cāng)儲(chǔ)管理部 質(zhì)量管理部 月度供應(yīng)商業(yè)務(wù)考核，由采購(gòu)員、倉(cāng)儲(chǔ)管理員、質(zhì)量管理部共同評(píng)分，形成供應(yīng)商月度交易考核表，同時(shí)由采購(gòu)供應(yīng)部部長(zhǎng)匯總形成評(píng)分依據(jù)的數(shù)據(jù)資料，向供應(yīng)商檔案歸檔 3 采購(gòu)供應(yīng)部部長(zhǎng) 每月計(jì)劃成本組公布評(píng)分前 5 名供應(yīng)商和后 5 名供應(yīng)商 4 采購(gòu)員 連續(xù) 3 次進(jìn)入后 5 名供應(yīng)商名單的，采購(gòu)員進(jìn)行督促改進(jìn)或直接停止 下訂單，如限期改進(jìn)無(wú)效，停止下訂單，進(jìn)入汰換準(zhǔn)備狀態(tài) ， 采購(gòu)供應(yīng)部部長(zhǎng)審批 5 采購(gòu)員 成本會(huì)計(jì) 采購(gòu)員將進(jìn)入汰換狀態(tài)的供應(yīng)商名單報(bào)成本會(huì)計(jì) 6 成本會(huì)計(jì) 采購(gòu)員 倉(cāng)儲(chǔ)管理部 每年末對(duì)所有供應(yīng)商進(jìn)行進(jìn)貨價(jià)格成本控制目標(biāo)為中心的綜合評(píng)審， 采購(gòu)員組織，倉(cāng)儲(chǔ)管理部、質(zhì)量管理 步驟 完成時(shí)間 涉及部門(mén)及崗位 步驟說(shuō)明 質(zhì)量管理部 生產(chǎn)管理部 財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部 部、生產(chǎn)管理部和財(cái)務(wù)成本會(huì)計(jì)參與綜合評(píng)審，形成年度供應(yīng)商綜合評(píng)審表 7 采購(gòu)供應(yīng)部部長(zhǎng) 分管副總 根據(jù)年度供應(yīng)商綜合評(píng)審表，采購(gòu)供應(yīng)部部長(zhǎng)提出汰換供應(yīng)商名單，報(bào)分管副總理審批后，停止與 汰換供應(yīng)商的合作。 4、供應(yīng)商檔案 步驟 完成時(shí)間 涉及部門(mén)及崗位 步驟說(shuō)明 1 采購(gòu)員 采購(gòu)員歸檔所有供應(yīng)商文字或電子檔案 2 采購(gòu)員 每月對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總、統(tǒng)計(jì)，出具分類(lèi)匯總表，報(bào)成本會(huì)計(jì)和采購(gòu)供應(yīng)部部長(zhǎng) 五、單據(jù)及報(bào)告 供應(yīng)商月度交易考核表 年度供應(yīng)商綜合評(píng)審表 合同、訂單管理 一、目的 本管理文件明確了物資采購(gòu)合同管理規(guī)程，以規(guī)范合同簽定、審核和執(zhí)行的控制制度。 二、范圍 本管理文件適用于大宗采購(gòu)之外的物料采購(gòu)合同和訂單管理。 三、相關(guān)程序與制度 四、業(yè)務(wù)流程 1、重要合同 會(huì)簽及審核 步驟 完成時(shí)間 涉及部門(mén)及崗位 步驟說(shuō)明 1 生產(chǎn)管理部 使用部門(mén) 質(zhì)量管理部 財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部 分管副總 總經(jīng)理 年度供貨或服務(wù)協(xié)議經(jīng)過(guò)生產(chǎn)管理部、其他使用部門(mén)、質(zhì)量管理部、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部會(huì)簽，并經(jīng)分管副總和總經(jīng)理審批 2 采購(gòu)供應(yīng)部部長(zhǎng) 分管副總 總經(jīng)理 非年度性質(zhì)的供貨或服務(wù)合同按權(quán)限級(jí)別經(jīng)過(guò)采購(gòu)供應(yīng)部部長(zhǎng)、分管副總或總經(jīng)理審批： A 關(guān)聯(lián)供應(yīng)商經(jīng)分管副總審批； B 非關(guān)聯(lián)供應(yīng)商：經(jīng)過(guò)采購(gòu)供應(yīng)部部長(zhǎng)、分管副總、總經(jīng)理審批。 3 綜合行政部 經(jīng)審核和批準(zhǔn)的的合同交綜合行政部法律顧問(wèn)審定法律條款 ，并蓋章生效 2、 合同、訂單跟蹤 步驟 完成時(shí)間 涉及部門(mén)及崗位 步驟說(shuō)明 1 采購(gòu)員 采購(gòu)員對(duì)合同、訂單執(zhí)行進(jìn)行跟催，出現(xiàn)較大異常情況，形成采購(gòu)業(yè)務(wù)異常記錄表，注明合同或訂單編號(hào) 2 采購(gòu)員 采購(gòu)供應(yīng)部部長(zhǎng) 重大異常報(bào)采購(gòu)供應(yīng)部部長(zhǎng)，形成處理措施 3 采購(gòu)供應(yīng)部部長(zhǎng) 如須變更或解除合同，經(jīng)采購(gòu)供應(yīng)部部長(zhǎng)批準(zhǔn) 3、 合同訂單報(bào)備及檔案 步驟 完成時(shí)間 涉及部門(mén)及崗位 步驟說(shuō)明 1 綜合行政部 財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部 所有采購(gòu)訂單、合同均一式四份，同時(shí)報(bào)備綜合行政部法律顧問(wèn)和財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部 一份 采購(gòu)供應(yīng)部留存； 一份交財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部； 一份綜合行政部備存； 一份供應(yīng)商留存 2 采購(gòu)員 采購(gòu)供應(yīng)部留存的所有合同訂單按供應(yīng)商分類(lèi)進(jìn)行歸檔，采購(gòu)員負(fù)責(zé)匯總、維護(hù)、更新和管理調(diào)閱 五、單據(jù)及報(bào)告 采購(gòu)業(yè)務(wù)異常記錄表 進(jìn)貨價(jià)格及采購(gòu)成本控制 一、目的 本管理文件明確了采購(gòu)價(jià)格及成本的分析和控制方法，以實(shí)現(xiàn)適時(shí)監(jiān)控物料進(jìn)貨價(jià)格，合理壓縮物料采購(gòu)成本。 二、范圍 本管理文件適用于非固定資產(chǎn)物資采購(gòu)價(jià)格和成本管理。 三、相關(guān)程序及制度 采購(gòu)作業(yè)控制 四、業(yè)務(wù)流程 1、價(jià)格分析和成本改進(jìn) 步驟 完成時(shí)間 涉及 部門(mén)及崗位 步驟說(shuō)明 1 采購(gòu)員 成本會(huì)計(jì) 企業(yè)內(nèi)關(guān)聯(lián)供應(yīng)商進(jìn)貨成本分析： 采購(gòu)員半年或一年進(jìn)行一次關(guān)聯(lián)企業(yè)供應(yīng)商利潤(rùn)成本分析或成本審計(jì)，確定供貨商價(jià)格的合理性和進(jìn)貨成本壓縮的可能空間； 向成本會(huì)計(jì)提出進(jìn)貨成本改進(jìn)報(bào)告 2 采購(gòu)員 原材料市場(chǎng)行情收集： 采購(gòu)員每月收集、匯總主要中藥材市場(chǎng)行情； 每季度收集、匯總主要西藥原材料市場(chǎng)行情； 采購(gòu)員對(duì)重要供應(yīng)商進(jìn)行季度詢價(jià)，形成重點(diǎn)供應(yīng)商季度詢價(jià)表； 3 采購(gòu)員 采購(gòu)員不定期提供價(jià)格行情報(bào)告，并 步驟 完成時(shí)間 涉及 部門(mén)及崗位 步驟說(shuō)明 匯總 4 成本會(huì)計(jì) 采購(gòu)員 成本會(huì)計(jì)每月向采購(gòu) 員傳遞成本分析報(bào)告，明確本月存貨價(jià)格對(duì)生產(chǎn)成本的影響，提供進(jìn)貨成本變動(dòng)趨勢(shì)和控制要求數(shù)據(jù) 5 采購(gòu)員 成本會(huì)計(jì) 采購(gòu)員定期匯總以上資料（ 2-4），形成原材料價(jià)格變動(dòng)報(bào)告和進(jìn)貨成本改進(jìn)報(bào)告，提交成本會(huì)計(jì) 6 成本會(huì)計(jì) 成本會(huì)計(jì)匯總資料和改進(jìn)報(bào)告，定期（每?jī)稍禄蛎考荆┨岢鲋饕a(chǎn)性物資進(jìn)貨指導(dǎo)價(jià)格范圍： A 企業(yè)內(nèi)關(guān)聯(lián)供應(yīng)商貨源控制價(jià)格 B 非關(guān)聯(lián)供應(yīng)商貨源指導(dǎo)價(jià)格 7 采購(gòu)供應(yīng)部部長(zhǎng) 分管副總 財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部 該指導(dǎo)價(jià)格范圍提交采購(gòu)供應(yīng)部部長(zhǎng)和分管副總批準(zhǔn)； 采購(gòu)供應(yīng)部和財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部備案； 交采購(gòu)員實(shí) 施 8 采購(gòu)供應(yīng)部部長(zhǎng) 采購(gòu)員在業(yè)務(wù)操作中嚴(yán)格遵循指導(dǎo)價(jià)范圍，如有超過(guò)，實(shí)際執(zhí)行價(jià)格應(yīng)得到采購(gòu)供應(yīng)部部長(zhǎng)批準(zhǔn)，同時(shí)在采購(gòu)業(yè)務(wù)異常記錄表中體現(xiàn) 2、定價(jià)控制 步驟 完成時(shí)間 涉及部門(mén)及崗位 步驟說(shuō)明 1 采購(gòu)員 長(zhǎng)期合作供應(yīng)商年度合同中確定進(jìn)貨價(jià)格和變價(jià)協(xié)議； 步驟 完成時(shí)間 涉及部門(mén)及崗位 步驟說(shuō)明 采購(gòu)供應(yīng)部部長(zhǎng) 財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部部長(zhǎng) 內(nèi)控審計(jì)部部長(zhǎng) 該價(jià)格和變價(jià)協(xié)議由采購(gòu)員與供應(yīng)商草擬； 內(nèi)控審計(jì)部部長(zhǎng)審定， 在合同會(huì)簽程序中經(jīng)采購(gòu)供應(yīng)部部長(zhǎng)、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部部長(zhǎng)、分別審核 2 采購(gòu)員 非年度協(xié)議范圍的臨時(shí)采購(gòu)，采取采購(gòu)員詢報(bào)價(jià)程序控制 進(jìn)價(jià) 3 采購(gòu)員 詢報(bào)價(jià)申報(bào)單經(jīng)成本會(huì)計(jì)形式審核 4 采購(gòu)員 采購(gòu)供應(yīng)部部長(zhǎng) 財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部部長(zhǎng) 內(nèi)控審計(jì)部部長(zhǎng) 非年度協(xié)議的合同，價(jià)格經(jīng)采購(gòu)員與供應(yīng)商草擬； 內(nèi)控審計(jì)部部長(zhǎng)審定 采購(gòu)供應(yīng)部部長(zhǎng)、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部部長(zhǎng)分別審核 5 采購(gòu)員 采購(gòu)供應(yīng)部部長(zhǎng) 分管副總 總經(jīng)理 內(nèi)控審計(jì)部對(duì)物資采購(gòu)合同價(jià)格賦有審定責(zé)任： 單價(jià) 2000 元以下，采購(gòu)員 單價(jià) 2000-5000 元，采購(gòu)供應(yīng)部部長(zhǎng) 單價(jià) 5000-20000 元，分管副總 單價(jià) 20000 元以上，總經(jīng)理 五、單據(jù)及報(bào)告 重點(diǎn)供應(yīng)商季度詢價(jià)表 成本 分析報(bào)告 采購(gòu)業(yè)務(wù)異常記錄表 詢比價(jià)申報(bào)單 物料進(jìn)庫(kù)規(guī)程 一、目的 本管理文件明確了物料入庫(kù)過(guò)程中需執(zhí)行的各個(gè)環(huán)節(jié)及各環(huán)節(jié)的操作規(guī)范，以實(shí)現(xiàn)入庫(kù)程序的標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)。 二、范圍 本管理文件適用于倉(cāng)儲(chǔ)管理部各倉(cāng)庫(kù)外購(gòu)物料的入庫(kù)程序。 三、相關(guān)程序管理文件 物資供應(yīng)計(jì)劃 定點(diǎn)采購(gòu)管理 供應(yīng)商管理 四、業(yè)務(wù)流程 步驟 完成時(shí)間 涉及部門(mén)及崗位 步驟說(shuō)明 1 倉(cāng)儲(chǔ)管理部倉(cāng)儲(chǔ)管理員 /質(zhì)量管理部質(zhì)檢員 供應(yīng)商送貨至倉(cāng)庫(kù)，倉(cāng)儲(chǔ)管理員核對(duì)周到貨計(jì)劃和供應(yīng)商發(fā)運(yùn)單，質(zhì)量管理部質(zhì)檢員協(xié)助收料員檢驗(yàn)外觀是否 完好、標(biāo)簽與物料是否一致、供應(yīng)商是否已經(jīng)核準(zhǔn)，收料員與供應(yīng)商送貨員共同清點(diǎn)數(shù)量 2 倉(cāng)儲(chǔ)管理部倉(cāng)儲(chǔ) 質(zhì)檢員和收料員初檢合格的物料進(jìn)入倉(cāng)庫(kù) 步驟 完成時(shí)間 涉及部門(mén)及崗位 步驟說(shuō)明 管理員 /質(zhì)量管理部質(zhì)檢員 待檢區(qū)，收料員開(kāi)臨時(shí)入庫(kù)單，供應(yīng)商送貨員和收料員分別在臨時(shí)入庫(kù)單上簽字，臨時(shí)入庫(kù)單一式四聯(lián)，第一聯(lián)存根聯(lián)，第二聯(lián)倉(cāng)庫(kù)記賬聯(lián)，第三聯(lián)客戶聯(lián)，第四聯(lián)倉(cāng)儲(chǔ)記賬聯(lián)，收料員將第三聯(lián)客戶聯(lián)交供應(yīng)商送貨員，第二聯(lián)倉(cāng)庫(kù)記賬聯(lián)和第四聯(lián)總統(tǒng)計(jì)記賬聯(lián)每日匯總交倉(cāng)儲(chǔ)管理部部長(zhǎng)，倉(cāng)儲(chǔ)管理部部長(zhǎng)將第二聯(lián)作為倉(cāng)庫(kù)三級(jí)明細(xì)賬記賬憑證，將第四聯(lián)傳遞給倉(cāng)庫(kù)儲(chǔ)管理員，作為倉(cāng)庫(kù)二級(jí) 明細(xì)賬記賬憑證，第一聯(lián)收料員留存 3 倉(cāng)儲(chǔ)收料員 /采購(gòu)供應(yīng)部采購(gòu)員 初檢不合格的物料，收料員拒收，填寫(xiě)物料拒收記錄并通知采購(gòu)供應(yīng)部采購(gòu)員 4 倉(cāng)儲(chǔ)管理員 /質(zhì)量管理部質(zhì)檢員/采購(gòu)供應(yīng)部采購(gòu)員 質(zhì)量管理部質(zhì)檢員對(duì)進(jìn)入待檢區(qū)的物料，根據(jù)取樣標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行隨機(jī)抽樣，開(kāi)出請(qǐng)驗(yàn)單，請(qǐng)驗(yàn)單一式兩聯(lián)，第一聯(lián)連同送檢物料交采購(gòu)供應(yīng)部采購(gòu)員，第二聯(lián)倉(cāng)儲(chǔ)管理員留存 5 質(zhì)量管理部質(zhì)檢 質(zhì)量管理部質(zhì)檢員完成檢驗(yàn)程序，出具質(zhì) 步驟 完成時(shí)間 涉及部門(mén)及崗位 步驟說(shuō)明 員 檢報(bào)告書(shū) 6 出具質(zhì)檢報(bào)告當(dāng)日 質(zhì)量管理部質(zhì)檢員 /倉(cāng)儲(chǔ)管理員 /物料部倉(cāng)庫(kù)主管 質(zhì)檢報(bào)告書(shū)一式三聯(lián)，第一聯(lián)質(zhì)量管理部留存，其余二聯(lián)交倉(cāng)儲(chǔ)管理員，倉(cāng)儲(chǔ)管理員將第二聯(lián)與對(duì)應(yīng)請(qǐng)驗(yàn)單一并留存、第三聯(lián)交采購(gòu)供應(yīng)部采購(gòu)員 7 出具質(zhì)檢報(bào)告當(dāng)日 質(zhì)量管理部質(zhì)檢員 /倉(cāng)儲(chǔ)管理員 質(zhì)量管理部質(zhì)檢員通知收料員質(zhì)檢結(jié)果，在貨位卡上填上質(zhì)檢報(bào)告書(shū)出具日期和檢驗(yàn)結(jié)果，收料員將物料由待檢區(qū)移入合格區(qū)或不合格區(qū)放置 8 出具質(zhì)檢報(bào)告當(dāng)日 質(zhì)量管理部質(zhì)檢員 /采購(gòu)供應(yīng)部采購(gòu)員 質(zhì)量管理部質(zhì)檢員將不合格物料的檢驗(yàn)結(jié)果通知采購(gòu)供應(yīng)部采購(gòu)員，由采購(gòu)員聯(lián)系供應(yīng)商補(bǔ)貨 9 出具質(zhì)檢報(bào)告當(dāng)日 倉(cāng)儲(chǔ)管理員 /采購(gòu) 供應(yīng)部采購(gòu)員 倉(cāng)儲(chǔ)管理員收到質(zhì)檢合格報(bào)告書(shū)，做備查登記并將第三聯(lián)傳遞給采購(gòu)供應(yīng)部采購(gòu)員開(kāi)出正式入庫(kù)單，作為倉(cāng)庫(kù)二級(jí)明細(xì)賬的物料入庫(kù)憑證 10 出具質(zhì)檢報(bào)告當(dāng)日 倉(cāng)儲(chǔ)管理員 /采購(gòu)供應(yīng)部采購(gòu)員 倉(cāng)儲(chǔ)管理員收到質(zhì)檢不合格報(bào)告書(shū)，做入庫(kù)沖紅單并將質(zhì)檢報(bào)告書(shū)第三聯(lián)傳遞給采 步驟 完成時(shí)間 涉及部門(mén)及崗位 步驟說(shuō)明 購(gòu)供應(yīng)部采購(gòu)員做備查登記 五、單據(jù)及報(bào)告 臨時(shí)入庫(kù)單 正式入庫(kù)單 請(qǐng)驗(yàn)單 質(zhì)檢報(bào)告書(shū) 物料拒收記錄 物料出庫(kù)規(guī)程 (P2-Z1-J4-13) 一、目的 本管理文件明確了物料出庫(kù)過(guò)程中需執(zhí)行的各個(gè)環(huán)節(jié)及各環(huán)節(jié)的操作規(guī)范 ，以實(shí)現(xiàn)出庫(kù)程序的標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)。 二、范圍 本管理文件適用于倉(cāng)儲(chǔ)管理部的出庫(kù)程序。 三、相關(guān)程序管理文件 生產(chǎn)計(jì)劃管理 領(lǐng)料制度 四、業(yè)務(wù)流程 步驟 完成時(shí)間 涉及部門(mén)及崗位 崗位崗 步驟說(shuō)明 1 生產(chǎn)管理部領(lǐng)料員 /車(chē)間主任 生產(chǎn)管理部領(lǐng)料員將車(chē)間主任審批簽字的請(qǐng)領(lǐng)單交倉(cāng)庫(kù)發(fā)料員 2 收到領(lǐng)料單后 倉(cāng)庫(kù)