工作分析與操作實(shí)務(wù)-文庫.ppt

1 工作分析操作與務(wù)實(shí) 人力資源管理培訓(xùn)課題 趙磊2003年11月2日 2 工作分析理論概念與來源內(nèi)涵 主要內(nèi)容 工作分析常見的方法 工作分析的結(jié)果與實(shí)施步驟 工作分析案例說明 3 工作分析是人力資源 人事管理工作的基礎(chǔ) 公司目標(biāo) 公司戰(zhàn)略策略活動(dòng) 對(duì)崗位提出要求 對(duì)組織提出要求 對(duì)人員提出要求 現(xiàn)在的崗位設(shè)置是否合理 現(xiàn)在的組織能否適應(yīng) 什么樣的人員合適 進(jìn)行現(xiàn)行組織和崗位分析 工作分析 4 通過工作分析可以客觀解決大量人員管理的矛盾 5 明確工作分析的理論概念是企業(yè)實(shí)施工作分析認(rèn)識(shí)保障 工作分析概念 JobAnalysis工作分析又稱職務(wù)分析 jobanalysis 它是指完整地確認(rèn)工作整體 以便為管理活動(dòng)提供各種有關(guān)工作方面的信息所進(jìn)行的一系列的工作信息收集 分析和綜合的過程 工作分析結(jié)果應(yīng)用 1 崗位設(shè)計(jì) 組織設(shè)計(jì)2 職務(wù)評(píng)價(jià)3 工作說明書描述4 各種目的不同的調(diào)研 工作分析關(guān)鍵點(diǎn) 1 以目的為導(dǎo)向2 分析優(yōu)秀崗位3 工作分析重在過程參與4 工作分析是數(shù)據(jù)管理的基礎(chǔ)不是結(jié)果 提高崗位工作者工作效率提高組織運(yùn)作效率為組織目標(biāo)落實(shí)奠定基礎(chǔ) 6 工作分析的分析內(nèi)容與結(jié)果表現(xiàn) 職務(wù)設(shè)置的主要目的主要職責(zé) 任務(wù) 權(quán)力職務(wù)的隸屬關(guān)系工作條件所需知識(shí)和技能 工作分析的常見內(nèi)容 直接結(jié)果 工作說明書 間接結(jié)果 職務(wù)說明書 7 促使工作的名稱與含義在整個(gè)組織中表示特定而一致的意義 實(shí)現(xiàn)工作用語的標(biāo)準(zhǔn)化 確定工作要求 以建立適當(dāng)?shù)闹笇?dǎo)與培訓(xùn)內(nèi)容 確定員工錄用與上崗的最低條件 為確定組織的人力資源需求 制定人力資源計(jì)劃提供依據(jù) 確定工作之間的相互關(guān)系 以利于合理的晉升 調(diào)動(dòng)與指派 從邏輯上理解工作分析的目的與應(yīng)用 獲得有關(guān)工作與環(huán)境的實(shí)際情況 利于發(fā)現(xiàn)導(dǎo)致員工不滿 工作效率下降的原因 為制定考核程序及方法提供依據(jù) 以利于管理人員執(zhí)行監(jiān)督職能及員工進(jìn)行自我控制 辨明影響安全的主要因素 以及時(shí)采取有效措施 將危險(xiǎn)降至最低 為改進(jìn)工作方法積累必要的資料 為組織的變革提供依據(jù) 目的一 建立標(biāo)準(zhǔn) 目的二 分析問題 8 從應(yīng)用上理解工作分析的目的與應(yīng)用 組織設(shè)計(jì) 工作設(shè)計(jì)工作流程設(shè)計(jì)改進(jìn)工作方法建議安全與健康方案 人力資源規(guī)劃人力資源數(shù)量預(yù)測(cè)人力資源計(jì)劃計(jì)劃執(zhí)行困難分析 招聘錄用人與崗位匹配職業(yè)發(fā)展路徑驗(yàn)證 培訓(xùn)開發(fā)培訓(xùn)需求分析工作發(fā)展計(jì)劃職業(yè)指導(dǎo) 績(jī)效評(píng)估績(jī)效標(biāo)準(zhǔn)與關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)績(jī)效評(píng)估結(jié)果與人員激勵(lì)關(guān)系 薪酬激勵(lì)與其他工作評(píng)價(jià)工作分類晉升與調(diào)動(dòng) 提供量化結(jié)果 為各種決策奠定依據(jù) 職務(wù)說明書 職務(wù)評(píng)價(jià)報(bào)告 關(guān)鍵業(yè)績(jī)指標(biāo)其他類型分析報(bào)告 9 工作分析也是企業(yè)解決問題的一種方法 建立新組織 戰(zhàn)略調(diào)整業(yè)務(wù)變化 技術(shù)變革導(dǎo)致流程重組 制度建設(shè)與績(jī)效 晉升 薪酬調(diào)整 解決適應(yīng)的問題 解決標(biāo)準(zhǔn)的問題 10 用不同角度看待工作分析是達(dá)成交流統(tǒng)一平臺(tái)的基礎(chǔ) 工作分析 目的單一型工作分析多重目的型工作分析 切入點(diǎn)崗位導(dǎo)向型人員導(dǎo)向型過程導(dǎo)向型 客體分布俠義的工作分析和廣義的工作分析 11 集團(tuán)公司工作分析獲得信息之運(yùn)用 12 什么時(shí)候組織需要變革了 干部天天在開會(huì) 組織決策和效率越來越慢 不知道自己的客戶是誰 IBM公司為了使自己成為百年老店 專門在1995年聘請(qǐng)著名的咨詢公司調(diào)查一百家成功的企業(yè)和不成功的企業(yè) 寫出企業(yè)的管理圣經(jīng) 憂郁的巨人 文章中談到 以下三個(gè)情況出現(xiàn)了的時(shí)候 組織的危險(xiǎn)了 13 工作分析基本術(shù)語 任務(wù) 指一項(xiàng)具體的工作 例 指派打印一份文件 崗位 指某人須完成的一組任務(wù) 有多少崗位就有多少人員 職位 是由許多相同的崗位所組成 這些崗位的性質(zhì) 類別完全相同 完成工作所需條件也一樣 14 工作分析常見術(shù)語 工作要素 工作任務(wù) 工作職責(zé) 職位 職務(wù) 職業(yè) 職門 15 工作分析理論概念與來源內(nèi)涵 主要內(nèi)容 工作分析常見的方法 工作分析的結(jié)果與實(shí)施步驟 工作分析案例說明 16 觀察法工作實(shí)踐典型事例法座談法寫實(shí)法問卷法 工作分析常用方法 17 發(fā)問的要點(diǎn) 工作分析所應(yīng)包含的信息 7W 1 用誰 Who 2 做什么 What 3 何時(shí) When 4 在哪里 Where 5 如何 How 6 為什么 Why 7 為誰 Forwhom 18 工作分析的方法 觀察法 通過觀察 把有關(guān)工作各部分的內(nèi)容 原因 方法 程序 目的等信息記錄下來 把取得的職務(wù)信息整理 可以了解到廣泛的信息 取得的信息比較客觀和正確 局限性 1 要求觀察者有足夠?qū)嶋H操作經(jīng)驗(yàn) 2 不適用于工作循環(huán)周期長(zhǎng)的工作 3 不能得到有關(guān)任職者資格要求的信息 19 工作分析的方法 工作實(shí)踐 工作分析者從事所要研究的工作 在工作過程中掌握有關(guān)工作要求的第一手資料 可以了解工作的實(shí)際任務(wù)以及在體力 環(huán)境 社會(huì)方面的要求 適用于短期內(nèi)可以掌握的工作不適用于需要進(jìn)行大量訓(xùn)練才能勝任或有危害的工作 20 工作分析的方法 典型事例 對(duì)實(shí)際工作中具有代表性的工作者的工作行為進(jìn)行描述 比如把文秘人員的打字 收發(fā)文件等一系列行為收集起來進(jìn)行歸納分類 得到有關(guān)工作內(nèi)容職責(zé)等方面的信息 局限性 需耗費(fèi)大量時(shí)間 對(duì)于一些不具顯著特征的工作行為可能造成遺漏 對(duì)整個(gè)工作實(shí)踐缺乏完整的了解 21 工作分析的方法 座談法 工作分析者與工作執(zhí)行者面對(duì)面的談話來收集信息資料 座談?wù)邩?gòu)成應(yīng)呈隨機(jī)性注意選擇參加座談的工作執(zhí)行人員 一般不作為單獨(dú)收集信息的方法 而是和其他方法一起使用 22 工作分析的方法 問卷法 通過結(jié)構(gòu)化的問卷來收集信息 不必親臨現(xiàn)場(chǎng)觀察 廣泛用職務(wù)調(diào)查表職務(wù)調(diào)查表由工作執(zhí)行者填寫 包括基本資料 工作時(shí)間要求 工作內(nèi)容 工作責(zé)任 任職者所需知識(shí)技能 工作的勞動(dòng)強(qiáng)度 工作環(huán)境等內(nèi)容 23 職位分析問卷法 PAQ 1972年由普渡大學(xué)E J McCormick提出是一種適用性很強(qiáng)的工作分析方法包括194個(gè)項(xiàng)目 其中187個(gè)用來分析完成工作過程中員工活動(dòng)的特征 另外7個(gè)涉及薪酬問題6個(gè)部分 信息來源 心理過程 識(shí)別 產(chǎn)出 與其他人的關(guān)系 自然和社會(huì)環(huán)境 其他工作特征 6分制主觀評(píng)分 24 不同工作性質(zhì)特點(diǎn)的人分析的方法不同 管理類人員 知識(shí)型人員 市場(chǎng)銷售類人員 操作類型人員 結(jié)果導(dǎo)向 結(jié)果 能力導(dǎo)向 結(jié)果 行為導(dǎo)向 行為標(biāo)準(zhǔn)導(dǎo)向 訪談法 專項(xiàng)設(shè)計(jì)的問卷調(diào)查法 專家訪談 團(tuán)隊(duì)座談法 問卷調(diào)查法 訪談法 觀察法 集體座談法 25 工作分析理論概念與來源內(nèi)涵 主要內(nèi)容 工作分析常見的方法 工作分析的結(jié)果與實(shí)施步驟 工作分析案例說明 26 工作分析的直接結(jié)果 職務(wù)說明書 工作分析的直接結(jié)果 27 一份完整的職位說明書應(yīng)該包括 該職位的基本情況 名稱 職等職級(jí) 所屬部門 編制等等 該職位存在的價(jià)值和目的是什么 對(duì)該職位的要求有哪些要素 如規(guī)劃 組織 審核 創(chuàng)新等等 如何定義該任職者的責(zé)任和權(quán)力 該職位需要和外部有什么樣的互動(dòng)關(guān)系 該職位需要使用什么設(shè)備儀器 需要什么證照 該職位的工作環(huán)境和工作地點(diǎn)怎樣 該職位的上下級(jí)匯報(bào)關(guān)系如何 服務(wù)的相互關(guān)系怎樣 這份工作需要什么樣的素質(zhì) 技能和經(jīng)驗(yàn)的人擔(dān)任 28 職位說明書的內(nèi)容及寫法 字體 例如標(biāo)題為 某白藥集團(tuán)股份有限公司職位說明書 創(chuàng)藝簡(jiǎn)魏碑 三號(hào) 加粗 居中 其后 用8個(gè)空格 然后為 編號(hào) 字體同正文 正文的字體為宋體 五號(hào) 兩端對(duì)齊方式 段落 均為單倍行距 邊框和底紋 職位說明書用表格形式 表格的邊框?yàn)?磅實(shí)線 表格內(nèi)部各線條 除了為美觀和表達(dá)意義之外的 也均為實(shí)線 粗細(xì)為0 5磅 在 工作目標(biāo)與職責(zé) 工作內(nèi)容 任職資格 這三項(xiàng)標(biāo)題的單元格 用 12 5 的灰色底紋 項(xiàng)目編號(hào)和符號(hào) 在 工作內(nèi)容 中 對(duì)任職者的多項(xiàng)工作內(nèi)容進(jìn)行排列 一般用項(xiàng)目編號(hào)的辦法 編號(hào)用TimesNewRoman體阿拉伯?dāng)?shù)字 后用漢字頓號(hào)隔開 為美觀和清楚起見 段落格式中設(shè)定 懸掛縮進(jìn) 0 55厘米 制表位為0 75厘米 在編號(hào)為10號(hào)以后的內(nèi)容中 制表位為0 90厘米 格式要求舉例 29 工作描述的內(nèi)容 內(nèi)容舉例 30 工作說明書范例 31 資格說明書 資格說明書又稱為工作規(guī)范 是工作分析結(jié)果的另一種表達(dá)形式 主要說明任職者需要具備什么樣的資格條件以及相關(guān)素質(zhì)要求才能勝任某一個(gè)崗位的工作 這里的資格條件事最低的限制 主要是對(duì)個(gè)體特性很有幫助資格說明書的形式 計(jì)分圖形式與表格形式 32 資格說明書范本 33 資格說明之表格法 案例 紡織工人心理素質(zhì)資格表格法 34 資格說明之計(jì)分圖法 案例 心理能力判斷力記憶力組織協(xié)調(diào)能力情緒穩(wěn)定性耐力注意力 12345 35 職務(wù)說明書示例 1 36 職位說明書示例 2 37 工作分析理論概念與來源內(nèi)涵 主要內(nèi)容 工作分析常見的方法 工作分析的結(jié)果與實(shí)施步驟 工作分析案例說明 38 為什么有人工作量很大 做也做不完 為什么有人沒活干 整天喝茶看報(bào)紙 為什么會(huì)有人工作相互重疊 有功勞大家爭(zhēng) 有責(zé)任沒人擔(dān) 為什么會(huì)有工作沒人去做 貽誤戰(zhàn)機(jī) 為什么招聘的員工 會(huì)常常不符合要求 為什么不能完成客觀的績(jī)效考核 勤無獎(jiǎng)懶無罰 為什么公司付出了巨大的薪資總額 而員工仍是抱怨工資太低 福利太少 為什么員工抱怨公司沒有提供足夠的培訓(xùn)學(xué)習(xí)機(jī)會(huì) 為什么公司投入了培訓(xùn)卻沒有達(dá)到期望的效果 為什么有的員工不知道自己該做些什么 為什么主管難以確切地評(píng)價(jià)下屬員工的工作成績(jī)是好是壞 A集團(tuán)管理者經(jīng)常遇到的困惑 思考 39 思考與分析 為什么會(huì)產(chǎn)生這些問題呢 我們并不了解每個(gè)人的工作量是多少 我們并不了解到底需要多少工作人員 我們并不了解如何有效地考核員工的工作 我們并不了解如何有效地發(fā)揮每個(gè)人的作用 我們并不了解員工的職業(yè)生涯 我們并不了解員工到底需要什么 我們到底該怎么辦 因?yàn)?40 A集團(tuán)進(jìn)行工作分析的實(shí)施步驟 明確需求和目的 根據(jù)職位特點(diǎn)選擇分析方法 選定優(yōu)秀的標(biāo)竿人武 填寫表格 參與各項(xiàng)工作分析活動(dòng) 系統(tǒng)診斷與問題樹理 提供分析方法并擬定分析要素 目的 依據(jù)職務(wù)特點(diǎn)設(shè)計(jì)調(diào)查問卷 結(jié)果匯總和討論確認(rèn) A集團(tuán)做的 咨詢小組做的 相互配合 41 工作分析時(shí)間進(jìn)度表 42 工作分析的原則 工作分析及撰寫職位說明書的原則 客觀真實(shí) 堅(jiān)決實(shí)事求是 語言精確 杜絕模棱兩可 表達(dá)簡(jiǎn)練 避免官話套話 內(nèi)容全面 切勿以偏蓋全 責(zé)任細(xì)化 不能泛泛籠統(tǒng) 精心細(xì)致 保證工作質(zhì)量 43 收集工作分析資料的人員選擇 工作分析專家主管任職者選擇由誰來進(jìn)行工作分析 往往比選擇工作分析的方法更加重要 44 工作分析是什么 總而言之 一個(gè)了解任職者應(yīng)該做什么工作 和為什么需要做的過程一個(gè)收集讓別人對(duì)該職位做出判斷的信息的過程 工作分析 45 集團(tuán)公司在實(shí)踐中工作分析中應(yīng)注意的問題 分析職位而不是分析具體個(gè)人澄清任職者與其主管的不同角色防止分析對(duì)象夸大自己工作的重要性任職者的參與 雙方同意工作分析過程中不要使用非法手段獲取信息工作分析內(nèi)容應(yīng)避免任何歧視性條款 46 工作分析絕對(duì)不是 一次對(duì)個(gè)人的分析 一次對(duì)人員任免 調(diào)整工資的分析 一次績(jī)效評(píng)估 工作分析中應(yīng)注意的問題 47 直接工作責(zé)任 要求 原則性的責(zé)任應(yīng)該包括關(guān)鍵動(dòng)詞 管理范圍 影響范圍 在什么條件下進(jìn)行以及要達(dá)成的目標(biāo) 48 動(dòng)詞 影響范圍 在一定局限下的結(jié)果 以確保預(yù)定的生產(chǎn)計(jì)劃在安全健康的工作環(huán)境條件下 按質(zhì)按量按時(shí)完成 直接工作責(zé)任 分解舉例 管理和協(xié)調(diào) XYZ 工廠的所有設(shè)備和資源 49 直接工作責(zé)任 舉例 1 嚴(yán)格執(zhí)行庫存現(xiàn)金限額 超出部分必須及時(shí)送存銀行 不坐支現(xiàn)金 不得以白條抵庫或挪用 2 嚴(yán)格審核付款憑證和審批手續(xù) 及時(shí)準(zhǔn)確無誤地辦理各種應(yīng)付款項(xiàng) 3 認(rèn)真編制記賬憑證 正確運(yùn)用會(huì)計(jì)科目 要做到原始憑證齊全有效 記賬憑證與原始憑證事項(xiàng)一致準(zhǔn)確無誤 4 等等 出納員 50 決策責(zé)任 該職位要做哪些決定 要對(duì)下屬的哪些工作或活動(dòng)負(fù)責(zé) 所做的決定產(chǎn)生什么影響 注意 只有主管填寫決策責(zé)任 非主管不用填寫 也就是說沒有下級(jí)的職位不用填寫 51 行為動(dòng)詞 舉例 制定政策 設(shè)定目標(biāo) 實(shí)施具體工作 較低的任務(wù) 制定 指導(dǎo) 建立 控制 計(jì)劃 準(zhǔn)備 分析 達(dá)到 估價(jià) 實(shí)施 評(píng)估 預(yù)測(cè) 確認(rèn) 落實(shí) 提高 增加 安裝 維護(hù) 監(jiān)控 談判 建議 回顧 明確 訂立 查驗(yàn) 校對(duì) 分配 收集 運(yùn)作 加工 生產(chǎn) 提供 提交 52 最終結(jié)果主要活動(dòng)提高下屬的工作技能通過提供相應(yīng)的培訓(xùn)與指導(dǎo)激勵(lì)下屬達(dá)到高績(jī)效通過主持績(jī)效輔導(dǎo)會(huì)議 為下屬清楚地指明職業(yè)發(fā)展方向確保部門內(nèi)高標(biāo)準(zhǔn)的工作通過監(jiān)督工作進(jìn)展 恰當(dāng)?shù)鬲?jiǎng)懲下屬實(shí)現(xiàn)部門的工作目標(biāo)通過制訂良好的部門計(jì)劃以符合公司的總體目標(biāo) 并就部門部門與員工進(jìn)行溝通 部門主管的決策責(zé)任 舉例 53 職位說明書必須全面 部門預(yù)算與相關(guān)政府主管部門的關(guān)系人力規(guī)劃招聘培訓(xùn)和發(fā)展人事管理 舉例 人力資源部經(jīng)理 54 部門主管的直接工作責(zé)任舉例 制訂部門的政策和程序 通過有效的計(jì)劃和控制以求 效益的最大化 草擬 協(xié)調(diào)各相關(guān)計(jì)劃和預(yù)算 確保本部門可以為公司的生產(chǎn)目標(biāo)做出最大的貢獻(xiàn) 審核 確定公司下達(dá)的任務(wù)安排 使本部門有效地執(zhí)行議定的計(jì)劃 并確保其運(yùn)作的效率 招聘 激勵(lì)本部門員工 并發(fā)展員工的能力 確保部門的工作目標(biāo)順利制訂并與員工恰當(dāng)?shù)販贤?督導(dǎo) 評(píng)估員工的績(jī)效 創(chuàng)造 保持員工間融洽的合作關(guān)系 監(jiān)督部門的績(jī)效 指導(dǎo) 控制相應(yīng)的活動(dòng)以確保議定的 目標(biāo)順利實(shí)現(xiàn) 在協(xié)調(diào)與其它部門的工作或會(huì)議中代表本部門 參與相關(guān)的規(guī)劃和政策的制訂和實(shí)施 55 工作分析問卷本調(diào)查問卷由任職人填寫 填寫后交上級(jí)主管簽署意見 并送人事部門審核 工作分析問卷 56 須答題須知 u請(qǐng)您按照工作職位的實(shí)際要求答題 請(qǐng)不要以任何個(gè)人的因素來衡量u選擇題類 請(qǐng)于選定項(xiàng)字母或 前打 1 本職位所需教育程度A初中 含 以下B高中職技C大專D本科E研究生以上2 本職位所需外語語種 外語程度要求A不須B書面通C書面及口語略通D精通3 本職位所需漢語表達(dá)能力A不限B普通話口頭能力強(qiáng)C書面及口頭強(qiáng)D極強(qiáng)的文字功底4 本職位所需戶籍所在地A本地戶口B不限5 本職位所需其專業(yè)的工作經(jīng)驗(yàn)A6個(gè)月以下B6個(gè)月 2年C2年 5年D5年以上 工作分析問卷 57 6 本職位應(yīng)用哪種設(shè)備 設(shè)備 工具 儀器需要的應(yīng)用能力 A搬運(yùn)B操作C操作及維修D(zhuǎn)軟硬件設(shè)計(jì)7 本職位對(duì)設(shè)備 工具 儀器的責(zé)任A不易損失B有時(shí)損失需一般防范C容易損失需密切防范D難免損失需嚴(yán)加防范8 本職位對(duì)材料 在制品 成本的責(zé)任A不易損壞B有時(shí)損壞需一般防范C容易損壞需密切防范D難免損壞需嚴(yán)加防范9 本職位直接督導(dǎo)范圍 人數(shù) A0B1 4C5 10D11 20E21人以上10 職位間接督導(dǎo)范圍 人數(shù) A0B1 20C20 100D101 300E301人以上11 本職位管理工作中的責(zé)任及能達(dá)到的程度 一般員工可不答此題 A要負(fù)責(zé)分派工作 按規(guī)定檢查工作成果 達(dá)成目標(biāo) B要能很快熟悉新接受的工作 排定計(jì)劃 C要能解決工作中的矛盾 不同部門的活動(dòng) 達(dá)成目標(biāo) D要能有效分配組織資源 做出最佳激勵(lì)政策 確保員工與公司的最大利益 12 本工作所需的行政專業(yè)能力A例行性 重復(fù)性工作 B例行性工作 偶爾需要個(gè)案處理 C需要依經(jīng)驗(yàn)改進(jìn)新技巧解決復(fù)雜問題 D需要調(diào)查分析研究解決問題 工作分析問卷 58 13 本工作的責(zé)任A按上級(jí)指示工作 上級(jí)對(duì)結(jié)果負(fù)責(zé) B根據(jù)計(jì)劃進(jìn)度 安排自己工作 根據(jù)內(nèi)部原則工作 C安排計(jì)劃 分析結(jié)果決策可能與上級(jí)協(xié)商 D有下屬單位 需要制定公司目標(biāo)和政策 14 本工作職能對(duì)公司的影響范圍A例行性工作 如果出錯(cuò)容易發(fā)現(xiàn) 錯(cuò)誤對(duì)公司基本無影響 B有限范圍內(nèi)協(xié)調(diào)工作 錯(cuò)誤不易發(fā)現(xiàn) 錯(cuò)誤對(duì)公司有些損害 C職責(zé)對(duì)公司單位功能及本部門任務(wù)完成有一定的影響力 D負(fù)責(zé)一個(gè)部門以上功能 本部門最高主管不在時(shí) 負(fù)責(zé)本單位 15 本工作所需的人際關(guān)系能力A普通技巧B良好技巧C高度技巧16 所需體力及感官能力A不限B體力強(qiáng)C敏捷而有力D身體素質(zhì)強(qiáng)且五官感知力強(qiáng)17 所需資料處理能力A傳遞B記錄整理及傳遞C依據(jù)