公司商務(wù)接待管理辦法.doc

公司商務(wù)接待流程及費(fèi)用管理辦法商務(wù)接待流程一、目的為樹立公司良好形象，擴(kuò)大公司對外聯(lián)系和交流，本著“熱情禮貌、服務(wù)周到、嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一管理”的原則，特制定本管理辦法。二、范圍本標(biāo)準(zhǔn)適用于公司各種接待工作和相關(guān)部門。三、管理 綜合部辦公室（以下簡稱辦公室）為公司接待工作的歸口管理部門，負(fù)責(zé)接待工作的安排和管理，擬定重要來賓的接待計(jì)劃，協(xié)調(diào)相關(guān)部門落實(shí)接待任務(wù)，提供后勤保障；公司各部門在接到重要來訪預(yù)約后，可報(bào)辦公室，并協(xié)助擬定接待計(jì)劃，需公司領(lǐng)導(dǎo)出面、辦公室協(xié)調(diào)的重要接待，應(yīng)提前2天告知辦公室。四、計(jì)劃與準(zhǔn)備1、辦公室在接到公司領(lǐng)導(dǎo)通知或相關(guān)部門來訪預(yù)約時(shí)，對來賓接待，應(yīng)了解來賓基本情況：來賓職務(wù)、來訪具體時(shí)間、人數(shù)、本地逗留日期、目的和要求等。在這基礎(chǔ)上擬定接待計(jì)劃，排出日程安排表，酌情安排接待標(biāo)準(zhǔn)。2、辦公室根據(jù)來賓情況按計(jì)劃通知參加會(huì)晤的領(lǐng)導(dǎo)、陪同人員、落實(shí)會(huì)晤時(shí)間及場所，并通知全體員工統(tǒng)一著工作裝。3、辦公室根據(jù)來賓情況提前按接待標(biāo)準(zhǔn)預(yù)定好宴請來賓的酒店，酌情安排酒水、用餐標(biāo)準(zhǔn)；提前按接待標(biāo)準(zhǔn)預(yù)約好來賓下榻酒店，酌情在房間內(nèi)準(zhǔn)備相關(guān)資料、水果等。4、辦公室根據(jù)情況計(jì)劃安排來賓游覽路線、購物商場、娛樂項(xiàng)目。5、因特殊會(huì)議需要辦公室須準(zhǔn)備安排會(huì)場花卉、水果、茶葉、音響設(shè)備、投影設(shè)備、領(lǐng)導(dǎo)席簽、橫幅、制作歡迎牌、指示牌、安排禮儀人員，并邀請新聞媒體和草擬新聞通稿，安排攝影攝像等。6、辦公室根據(jù)情況安排接待所需車輛，保證車輛清潔，安全性能良好，司機(jī)車輛聽從辦公室主任和主接待人員協(xié)調(diào)安排，統(tǒng)一調(diào)度。7、辦公室根據(jù)情況提前購買車票及機(jī)票。五、接待標(biāo)準(zhǔn)一級接待標(biāo)準(zhǔn)：陪同人員：總經(jīng)理、副總經(jīng)理、辦公室主任，實(shí)驗(yàn)室負(fù)責(zé)人1、迎接：總經(jīng)理、副總經(jīng)理、辦公室主任在高速路口、機(jī)場、車站迎接，注意把握迎候時(shí)間，提前等候于迎接地點(diǎn)，接待人員引見介紹主賓時(shí)，要注意順序（遵守介紹時(shí)的先后次序。正規(guī)的做法，是要先介紹身份較低的一方，然后再介紹身份較高的一方。即先介紹主人，后介紹客人；先介紹職務(wù)低者，后介紹職務(wù)高者；先介紹男士、后介紹女士；先介紹晚輩、后介紹長輩；先介紹個(gè)人，后介紹集體。在接待外國來訪者時(shí)，若賓主雙方皆不止一個(gè)，則為其雙方進(jìn)行介紹時(shí)，要先介紹主人一方，后介紹來賓一方。不過在介紹各方人士時(shí)，通常應(yīng)當(dāng)由尊而卑，按照其職務(wù)的高低，依次而行。來訪時(shí)主人先伸手表示歡迎。告辭時(shí)，待客人先伸手后，主人再相握。握手的力度以不握疼對方的手為限度，初次見面時(shí)，時(shí)間一般控制在3秒內(nèi)。介紹時(shí)就把身份、地位低的一方介紹給相對而言身份、地位較為尊貴的一方。）2、參觀：總經(jīng)理、副總經(jīng)理、辦公室主任、實(shí)驗(yàn)室負(fù)責(zé)人陪同，由副總經(jīng)理介紹公司基本情況以及項(xiàng)目詳細(xì)情況，由實(shí)驗(yàn)室負(fù)責(zé)人講解公司實(shí)驗(yàn)室設(shè)施以及技術(shù)研發(fā)等相關(guān)信息。3、座談：公司人員確保公司環(huán)境、室內(nèi)、洗手間清潔、室溫適度、燈光合適，將公司簡介或相關(guān)資料、紙筆、茶水杯、水果擺放于接待室。根據(jù)需要制作領(lǐng)導(dǎo)席簽、橫幅、歡迎牌、指示牌，調(diào)試好音響設(shè)備、投影設(shè)備、攝影攝像設(shè)備。4、用餐標(biāo)準(zhǔn)：辦公室根據(jù)情況預(yù)定酒店。 5、下榻賓館標(biāo)準(zhǔn)：辦公室根據(jù)情況預(yù)定賓館。 6、辦公室根據(jù)情況、來賓意愿和興趣提前計(jì)劃參觀游覽路線。7、辦公室根據(jù)情況購買禮節(jié)性禮品。二級標(biāo)準(zhǔn)：陪同人員：副總經(jīng)理、辦公室主任、相關(guān)部門經(jīng)理，實(shí)驗(yàn)室負(fù)責(zé)人1、迎接：由辦公室人員到公司駐地門口迎接，引導(dǎo)來賓。2、參觀：副總經(jīng)理、辦公室主任、相關(guān)部門經(jīng)理、實(shí)驗(yàn)室負(fù)責(zé)人陪同，由副總經(jīng)理介紹公司基本情況以及項(xiàng)目詳細(xì)情況，由實(shí)驗(yàn)室負(fù)責(zé)人講解公司實(shí)驗(yàn)室設(shè)施以及技術(shù)研發(fā)等相關(guān)信息。3、座談：公司人員確保公司環(huán)境、室內(nèi)、洗手間清潔、室溫適度、燈光合適，將公司簡介或相關(guān)資料、紙筆、茶水杯、水果擺放于接待室。4、用餐標(biāo)準(zhǔn)：辦公室根據(jù)情況預(yù)定酒店。5、下榻賓館標(biāo)準(zhǔn)：辦公室根據(jù)情況預(yù)定賓館。6、辦公室根據(jù)情況購買禮節(jié)性禮品。三級標(biāo)準(zhǔn)：陪同人員：相關(guān)對口的部門經(jīng)理及人員1、參觀：相關(guān)對口的部門經(jīng)理及人員陪同，由相關(guān)人員介紹公司基本情況以及項(xiàng)目詳細(xì)情況等相關(guān)信息。2、座談：公司人員確保公司環(huán)境、室內(nèi)、洗手間清潔，將公司簡介或相關(guān)資料、紙筆、茶水杯擺放于接待室。3、用餐標(biāo)準(zhǔn)：辦公室根據(jù)情況預(yù)定酒店。 六、接待禮儀：1、儀表：面容清潔，衣著得體。2、舉止：穩(wěn)重端莊，從容大方。3、言語：語氣溫和、禮貌文雅。4、態(tài)度：誠懇熱情，不卑不亢。5、迎接來賓時(shí)：要注意把握迎候時(shí)間，提前等候與公司門口或車站機(jī)場，接待人員引見介紹主賓時(shí)，要注意順序。6、接受名片時(shí)：要以恭敬的態(tài)度雙手接受，默讀一下后鄭重收入口袋中。7、過走廊時(shí)：通常走在客人的右前方，不時(shí)左側(cè)回身，配合客人腳步，轉(zhuǎn)彎處伸右手示意，并說“這邊請”。8、 進(jìn)電梯時(shí)：要告訴客人上幾樓，讓客人先進(jìn)、先出。9、座談時(shí)：客人落座后，要以雙手奉茶，先客人，后主人，先領(lǐng)導(dǎo)，后同事。10、送客時(shí)：根據(jù)身份確定規(guī)格，若送至公司門口、汽車旁，招手待客人遠(yuǎn)去，方可離開。七、注意事項(xiàng)接待中涉及機(jī)要事務(wù)、秘密文電、重要會(huì)議，要特別注意保密，接待中既要熟練介紹公司情況，又要內(nèi)外有別，嚴(yán)守本公司商業(yè)機(jī)密，對不宜攝影攝像的場合，應(yīng)向參觀人員說明。八、信息反饋接待人員應(yīng)及時(shí)撰寫重要來訪信息，將與來訪者交流中取得的信息匯總整理，提取其中對公司有價(jià)值的信息交有部門領(lǐng)導(dǎo)。十、商務(wù)接待中的座次安排（圖）（一）、關(guān)于宴席座次的安排 宴請客人，一般主陪在面對房門的位置，副主陪在主陪的對面，1號客人在主陪的右手，2號客人在主陪的左手，3號客人在副主陪的右手，4號客人在副主陪的左手，其他可以隨意。以上主陪的位置是按普通宴席掌握，如果場景有特殊因素，應(yīng)視情況而定。中餐桌西餐桌（二）、儀式的座次安排簽字雙方主人在左邊，客人在主人的右邊。雙方其他人數(shù)一般對等，按主客左右排列。（三）、關(guān)于乘車的座次安排 小轎車1號座位在司機(jī)的右后邊，2號座位在司機(jī)的正后邊，3號座位在司機(jī)的旁邊。（如果后排乘坐三人，則3號座位在后排的中間）。中轎主座在司機(jī)后邊的第一排，1號座位在臨窗的位置。 乘車座次安排（四）、合影座次安排領(lǐng)導(dǎo)為單數(shù)時(shí)，主要領(lǐng)導(dǎo)居中，2號領(lǐng)導(dǎo)在1號領(lǐng)導(dǎo)左手位置，3號領(lǐng)導(dǎo)在1號領(lǐng)導(dǎo)右手位置；領(lǐng)導(dǎo)為偶數(shù)時(shí)，1、2號領(lǐng)導(dǎo)同時(shí)