酒店大型會議接待方案.doc

酒店大型會議接待方案 會議接待方案是指安排與會者的迎送和吃、住、行、游、樂等接待活動及具體事務的文案，屬于會議專題策劃方案，可以包含在會議總體方案中，也可以單獨擬寫，作為會議總體方案的附件。下面是酒店大型會議接待方案，歡迎參考借鑒! 酒店大型會議接待方案1 一、會前 1、與會議主辦方洽談，了解會議要求及所需服務項目。 2、提供會議所需要的航班、車票、住宿酒店、會議場所、交通等信息，并制定完備的會議預案書給會議方。 3、派專人協(xié)助客戶實地考察會議舉辦地的吃、住、會議場地、游、娛樂等相關方面的情況。 4、確定方案，簽訂合同，預付定金。 二、會中 1、會議接待：專人負責機場，車站的禮儀、接站、公關等服務。提前在酒店、會議室擺放好歡迎調幅、歡迎牌、簽到臺、指示牌等。 2、會前準備：準備好會議所需要的會議資料，會議用品，會議演講稿等會議相關物品。 3、會議場所：專人到會議室檢查會議室條幅、燈光、音響、茶飲等。 4、會議住宿：房間樓層及房間號確認，詢問是否有特殊要求。 5、會議餐飲：用餐時間、用餐標準及特殊客人(回民)的確認。 6、會議旅游：旅游線路行程、用車、導游是否增加景點等確認。 7、會議娛樂：娛樂消費形式、消費標準、娛樂地點的確認。 8、會議服務：會議代表合影留念、為代表提供文秘服務及相關服務。 三、會后 1、結帳：提供會議過程中的詳細費用發(fā)生明細及說明，專人與客戶進行核對并結帳。 2、資料：會議后的資料收集，根據(jù)客戶要求制作會議通訊錄或花名冊。 3、合影：會議期間參會人員集體合影，會議結束前沖印出來分發(fā)給每位與會人員以做留念。 酒店大型會議接待方案2 一、會前準備工作 1、組織會務班子、明確工作職責。大型會議還要制定詳細的會務工作方案。 2、發(fā)出會議通知。包括會議名稱、內容、會期、時間、地點、與會人員范圍。 3、印刷會議日程，編排好會議程序，制定注意事項。 4、大型會議要編組并提出小組召集人、討論地點。 5、大型會議要印制會議憑證。如出席證、列席證、工作證、請柬等。 6、會場布置、會場布置要充分體現(xiàn)會議氣氛。 (1)懸掛會標、徽記、旗幟登。 (2)設置主席臺，落實主席臺領導，安排座次，設置發(fā)言席，拜訪席簽、話筒，并保證音響效果。 (3)確定會議桌擺放形式，明確劃分分會場區(qū)域，并使與會者明確。 (4)保證照明、通風、錄音、錄像、空調設備齊全、有效。 (5)擺放適宜花卉。 7、后期服務工作。大型會議要對與會人員的食宿、用車、醫(yī)療保健、文化娛樂、安全保衛(wèi)等做出細致安排。 8、做好會議發(fā)言、投票、發(fā)獎、集體照相等方面的準備工作。 9、進行會前檢查或向領導匯報準備工作情況。 二、會務組織與服務工作 1、會務人員提前1小時到達會場，反復檢查會場準備情況。 2、搞好會議簽到、材料分發(fā)。 3、落實主席臺領導、發(fā)言人是否到齊。 4、按預訂方案組織與會人員由前向后以此就座。 5、維持好會場秩序。會議開始前5分鐘，關閉會場大門，與會人員入座就緒，無關人員離開會場;開會期間關閉手機，一般不允許找人，無關人員不準進入會場。 6、做好會議紀錄，寫好會議簡報。 7、組織照相。 8、為與會人員預訂車、船、機票等。 三、會議善后工作 1、會議結束后，要檢查會場，帶回剩余材料、