印章管理制度最新版本.doc

印章管理制度1 目的明確印章管理責(zé)任，加強(qiáng)印章管理，規(guī)范印章使用。2 范圍2.1 本制度適用于公司印章的刻制、保管、啟用、使用、停用、銷毀等管理。公司印章包括：1）公司行政印章； 2）董事會(huì)章、監(jiān)事會(huì)章； 3）公司財(cái)務(wù)專用章、合同專用章及其他冠以法定名稱的業(yè)務(wù)專用章； 4）公司各委員會(huì)章、直屬部門行政公章、經(jīng)營單元行政公章；5）法人代表簽名章及公司其他用于公務(wù)的人名簽章；2.2 公司黨委、工會(huì)及其下屬分支機(jī)構(gòu)的印章管理，按黨群部門的制度規(guī)定執(zhí)行。2.3 合同專用章管理辦法單列。3 職責(zé)與權(quán)限3.1公司授權(quán)辦公室負(fù)責(zé)公司行政印章、董事會(huì)章、監(jiān)事會(huì)章、合同專用章的保管與使用；授權(quán)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)專用章、法人代表簽名章的管理與使用；授權(quán)各委員會(huì)負(fù)責(zé)委員會(huì)公章的保管與使用；授權(quán)各部門負(fù)責(zé)本部門行政印章的保管與使用。3.2辦公室為公司印章的歸口管理部門，負(fù)責(zé)制、修定本制度，有權(quán)監(jiān)督管理公司其他部門使用公司印章的情況。3.3 因工作需要，經(jīng)營單元可上報(bào)書面申請，經(jīng)辦公室審核、CEO批準(zhǔn)后，獲得授權(quán)管理和使用“公司行政印章”和“合同專用章”。4 印章刻制4.1 公司印章由辦公室安排專人到政府主管部門規(guī)定、公安機(jī)關(guān)指定的專營單位刻制，任何部門和個(gè)人不得私自刻制公司印章。4.2公司各委員會(huì)章、直屬部門行政公章、經(jīng)營單元行政公章，均依據(jù)機(jī)構(gòu)設(shè)置的文件，經(jīng)辦公室核審后刻制。 4.3公司直屬部門（經(jīng)營單元）因業(yè)務(wù)需要申請刻制公司印章的，需填寫印章刻制申請單經(jīng)本部門（經(jīng)營單元）第一負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，報(bào)辦公室主管領(lǐng)導(dǎo)或董事長（CEO）審批后，由辦公室專人辦理。4.4直屬部門駐外機(jī)構(gòu)需刻制印章的，按上述流程報(bào)批后，經(jīng)辦公室主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)同意，可在當(dāng)?shù)刈孕锌讨?，但印模須?bào)辦公室備案。4.5各經(jīng)營單元權(quán)限范圍內(nèi)的印章刻制，按照本經(jīng)營單元印章管理實(shí)施細(xì)則執(zhí)行。4.6 因機(jī)構(gòu)名稱變更或年久磨損變形，需重新刻制印章時(shí)，由申請部門按照上述流程申請辦理。4.7 領(lǐng)用新章時(shí)必須同時(shí)交回舊章，由辦公室或經(jīng)營單元行政管理部門按照權(quán)限統(tǒng)一銷毀。5 印章啟用5.1 公司印章啟用前，辦公室要做好戳記，并留樣保存，以便備查。5.2 公司印章啟用應(yīng)報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并由辦公室下發(fā)啟用通知，注明印章全稱、啟用日期、發(fā)放部門、接收保管部門及責(zé)任人、保管人和使用范圍。 6 印章保管6.1 公司印章保管遵循“審用分離、分散保管”的原則，負(fù)責(zé)最終簽批印章使用的負(fù)責(zé)人不得親自保管印章；公司法定代表人人名簽章與公司行政印章、財(cái)務(wù)專用章分開保管；財(cái)務(wù)專用章和其它用于財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)的人名章應(yīng)按照互相制約的原則分別由不同人員管理；對于名稱相同、授權(quán)給不同部門保管的印章，應(yīng)通過編號加以區(qū)分。 6.2公司印章必須由專人保管。獲得授權(quán)保管和使用公司印章的部門應(yīng)指定專人保管并報(bào)辦公室機(jī)要信息管理員處備案；各部門、經(jīng)營單元變動(dòng)印章管理責(zé)任人時(shí)，應(yīng)以書面的形式通知辦公室。6.3 公司印章存放應(yīng)安全、保密。非工作時(shí)間應(yīng)將公司印章存放在保險(xiǎn)柜或鐵皮柜內(nèi)。在節(jié)假日，印章存放處應(yīng)貼上封條，節(jié)假日結(jié)束要檢查封條是否完好無缺。公司印章一旦遺失，必須及時(shí)向印章管理部門負(fù)責(zé)人報(bào)告，同時(shí)采取緊急補(bǔ)救措施，以免造成損失。6.4 印章保管人員不得委托他人代管，也不得隨意將存放印章處的鑰匙交給他人代開代取。6.5 印章保管人員因事離崗時(shí)，應(yīng)由本部門負(fù)責(zé)人指定人員暫時(shí)代管，雙方做好印章的交接手續(xù)，以免貽誤工作。6.6 印章移交須辦理手續(xù)，簽署移交證明，注明移交人、接交人、監(jiān)交人、移交時(shí)間、圖樣等信息。6.7 印章管理人員的印章持有情況納入員工離職時(shí)移交工作的一部分。印章管理人員離職時(shí)，須辦理分管印章的移交手續(xù)后方可辦理離職手續(xù)。7 用印審批7.1使用印章時(shí)，由經(jīng)辦人填寫印章使用申請單，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，印章保管人方能施印。在此過程中，出現(xiàn)審批人出差或無法按正常流程審批的特殊情況時(shí)，經(jīng)審批人與印章保管部門的分管領(lǐng)導(dǎo)溝通確認(rèn)，可采取先施印、事后再補(bǔ)辦審批手續(xù)的方式進(jìn)行。印章保管人用印后，應(yīng)督促經(jīng)辦人及時(shí)補(bǔ)辦手續(xù)，并將經(jīng)審批的印章使用申請單存檔備查。7.2凡需報(bào)呈董事長（法定代表人）簽印的文書一律由董事長（法定代表人）親筆簽名，或經(jīng)董事長（法定代表人）審批后由印章保管人施印。7.3凡申請施印的文件內(nèi)容涉及到企業(yè)財(cái)務(wù)支出的，必須按財(cái)務(wù)支出審批管理制度的要求辦理相關(guān)審批手續(xù)后方能辦理。7.4凡公司對外披露的信息必須由董事會(huì)秘書審核、董事長審批方能施印。7.5使用董事會(huì)章應(yīng)由經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)人、董事會(huì)秘書審核，董事長審批。7.6 使用監(jiān)事會(huì)章應(yīng)由監(jiān)事會(huì)主席審批。7.7使用各委員會(huì)章應(yīng)由各委員會(huì)主任審批。7.8與銀行及其它金融機(jī)構(gòu)的授信協(xié)議、合作協(xié)議，須由公司財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人、分管法務(wù)的副總會(huì)簽，董事長審批方能施印。7.9凡公司法務(wù)應(yīng)訴、起訴辦案手續(xù)、催款所需常規(guī)文件必須經(jīng)分管法務(wù)的副總裁簽審后方能施印，授權(quán)范圍內(nèi)的文件除外。7.10凡財(cái)務(wù)日常業(yè)務(wù)手續(xù)、銀行按揭手續(xù)所需常規(guī)文件，由經(jīng)辦部門申請?jiān)斄忻骷?xì)清單并附空白樣件，經(jīng)部門（經(jīng)營單元）第一負(fù)責(zé)人審核簽字后方能施印。7.11凡各類申報(bào)材料、報(bào)表、函、驗(yàn)收報(bào)告必須經(jīng)公司分管線領(lǐng)導(dǎo)或部門負(fù)責(zé)人審核方能施印。7.12凡員工的在職身份證明、收入證明，由申請人填寫印章使用申請單，人力資源部門審核會(huì)簽方能施印。7.13 凡銷售類合同必須經(jīng)合同評審方能施印。7.14 其他行政事務(wù)涉及到的印章使用申請，由歸口部門負(fù)責(zé)人審核，分管領(lǐng)導(dǎo)審批。7.15 公司授權(quán)各經(jīng)營單元自行審批本經(jīng)營單元內(nèi)下列文件的施?。ㄒ姼奖?），經(jīng)營單元第一負(fù)責(zé)人為審批責(zé)任人，第一負(fù)責(zé)人如授權(quán)其他人員審批時(shí)，須將被授權(quán)人名單報(bào)公司辦公室備案；取消被授權(quán)人資格或部分名單變更時(shí)，各經(jīng)營單元需及時(shí)書面反饋公司辦公室。附表1：序號授予經(jīng)營單元施印審批權(quán)1與產(chǎn)品銷售有關(guān)合同、標(biāo)書、協(xié)議的施印審批2與清欠、催款有關(guān)的文件施印審批3與本經(jīng)營單元相關(guān)的立案、訴訟、執(zhí)行類文件施印審批4采購設(shè)備、物資的合同協(xié)議施印審批5生產(chǎn)銷售、辦公用場地租賃協(xié)議施印審批6與產(chǎn)品質(zhì)量、安全、技術(shù)認(rèn)證等相關(guān)的申報(bào)或證明類材料施印審批7與產(chǎn)品市場推廣有關(guān)的獎(jiǎng)項(xiàng)、榮譽(yù)申報(bào)材料施印審批8與屬地政府有關(guān)部門之間一般性證明文書、往來函件、日常報(bào)表等施印審批9為促進(jìn)市場銷售，經(jīng)營單元以公司名義加入地方性協(xié)會(huì)、專業(yè)性學(xué)會(huì)等相關(guān)文件施印審批10辦理客戶抵債房產(chǎn)、車輛過戶手續(xù)等文件的施印審批11本經(jīng)營單元員工身份證明、收入證明、住房公積金貸款手續(xù)等文件施印審批12其他經(jīng)總部授權(quán)的施印審批事項(xiàng)8 印章施印8.1嚴(yán)格審批手續(xù)，對不符審批流程、超越審批權(quán)限的，印章保管人應(yīng)當(dāng)拒印，并及時(shí)向上級報(bào)告。8.2使用公司印章，需要在印章使用登記表進(jìn)行登記，注明用印文件名稱、數(shù)量、申請人、批準(zhǔn)人以及用印日期等。 8.3以公司名義印發(fā)的各類公文，一律憑文稿上領(lǐng)導(dǎo)的簽字用印。重要文件、合同用印后應(yīng)留原件備查，外文資料在辦理用印手續(xù)時(shí)需附帶中文說明。8.4印章一般應(yīng)蓋在公文、公函落款的公司名稱和發(fā)文時(shí)間中間偏上位置，騎年蓋月，上不壓正文，印文要求端正、清晰。8.5 嚴(yán)禁在空白介紹信、單據(jù)或紙張上加蓋印章。特殊情況必須經(jīng)公司董事長（CEO）或分管領(lǐng)導(dǎo)同意，在辦公室機(jī)要信息管理員處辦理登記手續(xù)后，方可操作。8.6公司各種印章原則上不得攜帶外出使用，特殊情況必須由申請用印人填寫印章外借申請單，標(biāo)明印章名稱、用途、借出時(shí)間、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可帶出。公章帶出期間，只可將公章用于申請事由，由申請人專管并對公章的使用承擔(dān)一切責(zé)任。8.7獲得授權(quán)保管“公司行政印章”、“合同專用章”的經(jīng)營單元，該兩枚印章僅限用于本經(jīng)營單元符合7.15條附表1中規(guī)定的文件施印，經(jīng)營單元應(yīng)按照公司規(guī)定建立該兩枚印章的審批流程和權(quán)限設(shè)定；超出附表1授權(quán)范圍的文件施印，須通過總部審批流程，在總部印章保管人處施印。9印章停用9.1 當(dāng)印章內(nèi)容需要變更或機(jī)構(gòu)終止時(shí)，印章應(yīng)停止使用。9.2印章停用時(shí)須經(jīng)公司主要負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，及時(shí)將停用的印章應(yīng)當(dāng)交辦公室機(jī)要信息管理員予以封存或銷毀，建立印章上交、存檔、銷毀的登記檔案并及時(shí)通知相關(guān)單位，并說明停用的原因，標(biāo)明停用印章的印模和停用時(shí)間。10 相關(guān)責(zé)任10.1出現(xiàn)下列情況時(shí)，公司將追究相關(guān)部門或人員的責(zé)任，并按情節(jié)給予行政處分、經(jīng)濟(jì)處罰直至追究法律責(zé)任：1） 未經(jīng)公司批準(zhǔn)私刻印章的；2） 弄虛作假騙用公司印章的；3） 因保管不善造成印章被盜用或丟失的；4） 用印件未履行簽批程序，印章保管人擅自用印的；5） 簽批權(quán)限與制度規(guī)范不符的；6） 未妥善保管用印留存資料的；7） 其他違反本制度的行為；10.2公司辦公室將不定期組織檢查公司印章的使用和保管情況，印章使用和保管部門也應(yīng)定期檢查并核對用印情況，印章保管員應(yīng)將印章審批資料保存完好，定期存檔備查。11 相關(guān)記錄11.1 印章刻制申請單11.2 印章使用申請單11.3 印章借用申請單11.4 印章領(lǐng)用、停用登記表11.5 印章使用登記表 印章刻制申請單申請日期： 年 月 日申請人申請部門部門負(fù)責(zé)人章體內(nèi)容刻制原因印章材料光敏 原子 銅質(zhì) 鋼質(zhì) 其它材料印油說明紅 藍(lán) 其它分管領(lǐng)導(dǎo)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽董事長批準(zhǔn)辦公室負(fù)責(zé)人刻章經(jīng)辦人備注：章體內(nèi)容必須完整、無誤印章使用申請單 施印日期： 年 月 日申請人申請部門部門負(fù)責(zé)人序號用印文件名稱文件對外呈交機(jī)構(gòu)數(shù)量123用印種類公司章 董事會(huì)章 監(jiān)事會(huì)章 法定代表人簽名章 其他 分管領(lǐng)導(dǎo)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽董事長批