2010年新編文書檔案管理辦法.doc

2010年新編文書檔案管理辦法根據(jù)國務(wù)院關(guān)于加強企業(yè)文書檔案管理辦法和改善檔案管理工作的要求，為進一步加強文書檔案管理工作，更好地為企業(yè)提高經(jīng)濟效益服務(wù)，特制定本文書檔案管理辦法。一、文書檔案管理辦法-管理職責（一）認真貫徹執(zhí)行國家檔案工作的法律、法規(guī)和方針政策，建立健全各項規(guī)章制度。（二）對機關(guān)各處室形成的各種門類的檔案材料的收集、整理、立卷和歸檔工作，進行監(jiān)督和指導(dǎo)。（三）集中統(tǒng)一管理機關(guān)各種門類和載體的檔案。（四）開展檔案史料的編研工作，積極提供利用，為機關(guān)工作服務(wù)。（五）在集中主要力量抓好機關(guān)檔案工作的基礎(chǔ)上，對直屬單位和本系統(tǒng)檔案工作進行必要的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。（六）按文書檔案管理辦法規(guī)定向省檔案館移交應(yīng)進館的檔案。（七）根據(jù)國家有關(guān)文書檔案管理辦法thldl保管期限的規(guī)定，制定本機關(guān)檔案存、毀制度。（八）辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它有關(guān)的檔案業(yè)務(wù)工作。（九）負責廳機關(guān)大事記的搜索、整理和編印。二、文書檔案管理辦法-立卷歸檔（一）歸檔范圍凡是反映本機關(guān)工作活動具有查考利用價值的文件材料、圖片、照片、錄音、錄像帶等，均應(yīng)立卷歸檔。（二）歸檔要求1、各處室要按照立卷歸檔范圍，將具有保存利用價值的文件材料收集齊全、完整，根據(jù)文件材料的形成規(guī)律和有機聯(lián)系，科學整理立卷。2、廳機關(guān)的立卷歸檔工作在檔案室的監(jiān)督指導(dǎo)下進行。各處室必須把應(yīng)歸檔的文件材料按立卷要求整理預(yù)歸成卷，經(jīng)檔案室檢查合格后方可歸檔。3、聲像檔案應(yīng)用文字標出攝像或錄音的對象、時間、地點、中心內(nèi)容和責任者，照片檔案應(yīng)將照片和底片分別整理歸檔。4、會議審計檔案應(yīng)由財務(wù)會計部門按照歸檔要求，負責整理立卷。5、檔案室接收案卷時，各處室必須將歸檔的案卷編制好移交目錄，一式兩份，檔案人員按照目錄清點無誤；驗收案卷質(zhì)量符合要求后，交接雙方在移交目錄上簽字，一份存檔案室，一份本處室留存，以備查找。（三）歸檔時間1、文書檔案在次年五月底以前接收完畢。2、會計審計檔案在年終之后，為方便工作可暫由本單位財務(wù)會計部門保管一年，于第二年六月底以前移交檔案室保管。3、基建檔案在基本建設(shè)工程竣工驗收后，由基建部門整理成卷交檔案室保管。三、文書檔案管理辦法-檔案利用（一）本廳工作人員因工作需要，經(jīng)本處室主要負責人簽批，可查閱本處室形成的檔案資料。因工作需要查閱其它處室形成資料時，在征得其它處室領(lǐng)導(dǎo)同意后經(jīng)廳辦公室主管副主任批準后方可查閱。（二）查閱摘抄檔案，需填寫檔案利用登記表。未經(jīng)檔案室同意，不能復(fù)印、復(fù)制、公布檔案材料，一般不能將檔案帶出檔案室，特殊情況需要借出者需要辦理借閱手續(xù)，并及時歸還。（三）不準在文件材料上涂改、剪裁、加圈、畫線、折疊，不得隨意折卷或撕去其中文件。（四）需要利用黨組、廳務(wù)會議記錄，必須經(jīng)黨組書記或副書記、廳長或副廳長批準后方可查閱。（五）本廳財務(wù)人員因工作需要，查閱本人經(jīng)辦的會計檔案，需征得主管財務(wù)的副主任同意；財務(wù)人員或其它同志因工作需要查閱他人經(jīng)辦的會計檔案時，需征得本處科領(lǐng)導(dǎo)同意并經(jīng)財務(wù)處處長批準后方可查閱。四、文書檔案管理辦法-檔案保管（一）檔案庫房門窗要堅固，并安裝防護設(shè)施，下班前關(guān)好鎖牢。（二）檔案工作庫房要隨時加鎖，鑰匙妥善保管，非工作人員未經(jīng)批準不得進入。（三）檔案庫房要有防火設(shè)備，對滅火器要定期檢查，及時修理，保持完好狀態(tài)。（四）檔案庫房要有溫度計、干濕計，根據(jù)季節(jié)和氣候的變化，注意通風，力爭將濕溫度分別控制在1424度，相對溫度4560%的范圍內(nèi)。（五）檔案庫房要有防光、防蟲、防塵、防鼠等用品和設(shè)備，并及時檢查，如發(fā)現(xiàn)藥物失靈要隨時更換。（六）檔案室每季對檔案保管的狀況進行一次全面檢查，如遇特殊情況要及時檢查，并作記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報，采取有效措施，保護檔案的安全。五、文書檔案管理辦法-檔案統(tǒng)計（一）為了給本機關(guān)各項工作提供最有效的檔案服務(wù)，協(xié)助業(yè)務(wù)處室做好工作，提高工作效率，檔案人員需認真做好機關(guān)檔案統(tǒng)計工作。（二）按檔案統(tǒng)計制度的檔案管理辦法規(guī)定，需對檔案的收進、移出、保管及利用情況進行統(tǒng)計，并按照規(guī)定向檔案業(yè)務(wù)管理機關(guān)報送檔案工作基本情況統(tǒng)計。（三）建立健全檔案數(shù)量統(tǒng)計，借閱及其效果統(tǒng)計，鑒定情況登記，檔案管理基本情況統(tǒng)計。（四）統(tǒng)計工作應(yīng)隨時進行。將收集的文件材料及時整理登記入庫，隨時做好建立，年末對前一年歸卷數(shù)目進行一次全面匯總，并填報上級機關(guān)。（五）定期統(tǒng)計利用情況，每年末統(tǒng)計當年檔案借閱人次，總結(jié)檔案管理辦法利用效果。六、文書檔案管理辦法-檔案鑒定和銷毀（一）以文書檔案保管期限表及使用價值為鑒定依據(jù)，由檔案員鑒定，將鑒定情況交檔案室負責人審核，提出處理意見，經(jīng)檔案鑒定組鑒定后，對需銷毀的檔案編造清冊，辦理批準手續(xù)即可銷毀。（二）保管期滿的檔案（長期和短期）如還需使用，由鑒定小組鑒定，提出銷毀意見。（三）銷毀檔案時，到指定造紙廠銷毀，必須有兩個監(jiān)銷，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀冊上簽字或蓋章，并注明銷毀方式和日期。七、文書檔案管理辦法-保管期限（一）辦公室文書保管期限1、上級機關(guān)下發(fā)的由辦公室承辦的文件材料永久2、黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人、上級機關(guān)視察、檢查我廳工作時形成的題詞、講話、聲像等重要的文件材料永久3、人事廳工作總結(jié)報告及計劃、規(guī)劃長期4、人事廳制發(fā)的（包括與其他機關(guān)聯(lián)合制發(fā)的）辦公室承辦的文件材料永久5、由辦公室承辦的廳務(wù)會議記錄、紀要及籌備組織的人事工作會議領(lǐng)導(dǎo)講話、典型經(jīng)驗等文件材料永久6、人民群眾來信來訪及省人大、省政協(xié)提案議案的答復(fù)永久7、辦公室工作計劃、總結(jié)、匯報、會議記錄長期8、辦公室編寫的河北人事信息長期（二）機關(guān)黨委、人事處文書保管期限1、黨組會議記錄、紀要永久2、人事處工作計劃、總結(jié)、匯報、會議記錄長期3、本機關(guān)機構(gòu)設(shè)置、撤并、名稱更改、組織沿革、工作條例、人員編制、啟用印信材料永久4、廳機關(guān)干部任免和工作人員年度考核獎懲的文件材料永久5、干部職工錄用、轉(zhuǎn)正、調(diào)資、定級、離退休、職務(wù)職稱評聘、復(fù)轉(zhuǎn)、撫恤死亡等文件材料長期6、本廳職工調(diào)動工作行政工資介紹信存根長期7、本廳職工花名冊及黨員統(tǒng)計表永久8、省委組織部、省直工委及上級機關(guān)下發(fā)并需要執(zhí)行的重要文件及落實材料長期9、廳年度考核目標工作報告等有關(guān)材料長期（三）紀檢、監(jiān)察室文書保管期限1、上級黨紀、政紀有關(guān)法規(guī)、準則、規(guī)定等文件材料永久2、本廳制定的有關(guān)廉政建設(shè)的文件材料永久3、清理超標準住房工作有關(guān)文件、報告、結(jié)論等材料長期4、對本廳干部黨紀、政紀處分材料永久（四）綜合規(guī)劃處文書保管期限1、機關(guān)事業(yè)單位人事計劃宏觀管理政策性文件長期2、全省機關(guān)事業(yè)單位職工人數(shù)、工資總額計劃及管理文件長期3、全省干部計劃（包括增干和公務(wù)員考錄）等文件長期4、省直機關(guān)事業(yè)單位職工人數(shù)、工資總額計劃及管理文件長期5、干部統(tǒng)計資料、報表永久6、機關(guān)事業(yè)單位職工人數(shù)、工資總額統(tǒng)計報表永久（五）政策法規(guī)處文書保管期限1、貫徹落實上級機關(guān)有關(guān)工作的規(guī)劃、請示、報告等永久2、全省國家行政機關(guān)公務(wù)員制度實施方案及配套文件永久3、公務(wù)員制度推行工作的若干政策、規(guī)定和意見永久4、公務(wù)員制度實施工作批復(fù)及其他重要文件永久5、企事業(yè)人事制度改革方面的實施方案、通知、規(guī)定、辦法等永久6、有關(guān)工作的省委、省政府和廳領(lǐng)導(dǎo)重要講話永久7、人事制度綜合宣傳和法制宣傳工作的規(guī)劃、通知、規(guī)定、意見永久8、重要調(diào)研資料和報告長期9、省行政學會章程、組織機構(gòu)及學會組成人員名單等永久根據(jù)國務(wù)院關(guān)於加強企業(yè)文書檔案管理辦法和改善檔案管理工作的要求，為進一步加強文書檔案管理工作，更好地為企業(yè)提高經(jīng)濟效益服務(wù)，特制定本文書檔案管理辦法。一、文書檔案管理辦法-管理職責（一）認真貫徹執(zhí)行國傢檔案工作的法律、法規(guī)和方針政策，建立健全各項規(guī)章制度。（二）對機關(guān)各處室形成的各種門類的檔案材料的收集、整理、立卷和歸檔工作，進行監(jiān)督和指導(dǎo)。（三）集中統(tǒng)一管理機關(guān)各種門類和載體的檔案。（四）開展檔案史料的編研工作，積極提供利用，為機關(guān)工作服務(wù)。（五）在集中主要力量抓好機關(guān)檔案工作的基礎(chǔ)上，對直屬單位和本系統(tǒng)檔案工作進行必要的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。（六）按文書檔案管理辦法規(guī)定向省檔案館移交應(yīng)進館的檔案。（七）根據(jù)國傢有關(guān)文書檔案管理辦法thldl保管期限的規(guī)定，制定本機關(guān)檔案存、毀制度。（八）辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它有關(guān)的檔案業(yè)務(wù)工作。（九）負責廳機關(guān)大事記的搜索、整理和編印。二、文書檔案管理辦法-立卷歸檔（一）歸檔范圍凡是反映本機關(guān)工作活動具有查考利用價值的文件材料、圖片、照片、錄音、錄像帶等，均應(yīng)立卷歸檔。（二）歸檔要求1、各處室要按照立卷歸檔范圍，將具有保存利用價值的文件材料收集齊全、完整，根據(jù)文件材料的形成規(guī)律和有機聯(lián)系，科學整理立卷。2、廳機關(guān)的立卷歸檔工作在檔案室的監(jiān)督指導(dǎo)下進行。各處室必須把應(yīng)歸檔的文件材料按立卷要求整理預(yù)歸成卷，經(jīng)檔案室檢查合格後方可歸檔。3、聲像檔案應(yīng)用文字標出攝像或錄音的對象、時間、地點、中心內(nèi)容和責任者，照片檔案應(yīng)將照片和底片分別整理歸檔。4、會議審計檔案應(yīng)由財務(wù)會計部門按照歸檔要求，負責整理立卷。5、檔案室接收案卷時，各處室必須將歸檔的案卷編制好移交目錄，一式兩份，檔案人員按照目錄清點無誤；驗收案卷質(zhì)量符合要求後，交接雙方在移交目錄上簽字，一份存檔案室，一份本處室留存，以備查找。（三）歸檔時間1、文書檔案在次年五月底以前接收完畢。2、會計審計檔案在年終之後，為方便工作可暫由本單位財務(wù)會計部門保管一年，於第二年六月底以前移交檔案室保管。3、基建檔案在基本建設(shè)工程竣工驗收後，由基建部門整理成卷交檔案室保管。三、文書檔案管理辦法-檔案利用（一）本廳工作人員因工作需要，經(jīng)本處室主要負責人簽批，可查閱本處室形成的檔案資料。因工作需要查閱其它處室形成資料時，在征得其它處室領(lǐng)導(dǎo)同意後經(jīng)廳辦公室主管副主任批準後方可查閱。（二）查閱摘抄檔案，需填寫檔案利用登記表。未經(jīng)檔案室同意，不能復(fù)印、復(fù)制、公佈檔案材料，一般不能將檔案帶出檔案室，特殊情況需要借出者需要辦理借閱手續(xù)，並及時歸還。（三）不準在文件材料上塗改、剪裁、加圈、畫線、折疊，不得隨意折卷或撕去其中文件。（四）需要利用黨組、廳務(wù)會議記錄，必須經(jīng)黨組書記或副書記、廳長或副廳長批準後方可查閱。（五）本廳財務(wù)人員因工作需要，查閱本人經(jīng)辦的會計檔案，需征得主管財務(wù)的副主任同意；財務(wù)人員或其它同志因工作需要查閱他人經(jīng)辦的會計檔案時，需征得本處科領(lǐng)導(dǎo)同意並經(jīng)財務(wù)處處長批準後方可查閱。四、文書檔案管理辦法-檔案保管（一）檔案庫房門窗要堅固，並安裝防護設(shè)施，下班前關(guān)好鎖牢。（二）檔案工作庫房要隨時加鎖，鑰匙妥善保管，非工作人員未經(jīng)批準不得進入。（三）檔案庫房要有防火設(shè)備，對滅火器要定期檢查，及時修理，保持完好狀態(tài)。（四）檔案庫房要有溫度計、幹濕計，根據(jù)季節(jié)和氣候的變化，註意通風，力爭將濕溫度分別控制在1424度，相對溫度4560%的范圍內(nèi)。（五）檔案庫房要有防光、防蟲、防塵、防鼠等用品和設(shè)備，並及時檢查，如發(fā)現(xiàn)藥物失靈要隨時更換。（六）檔案室每季對檔案保管的狀況進行一次全面檢查，如遇特殊情況要及時檢查，並作記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報，采取有效措施，保護檔案的安全。五、文書檔案管理辦法-檔案統(tǒng)計（一）為瞭給本機關(guān)各項工作提供最有效的檔案服務(wù)，協(xié)助業(yè)務(wù)處室做好工作，提高工作效率，檔案人員需認真做好機關(guān)檔案統(tǒng)計工作。（二）按檔案統(tǒng)計制度的檔案管理辦法規(guī)定，需對檔案的收進、移出、保管及利用情況進行統(tǒng)計，並按照規(guī)定向檔案業(yè)務(wù)管理機關(guān)報送檔案工作基本情況統(tǒng)計。（三）建立健全檔案數(shù)量統(tǒng)計，借閱及其效果統(tǒng)計，鑒定情況登記，檔案管理基本情況統(tǒng)計。（四）統(tǒng)計工作應(yīng)隨時進行。將收集的文件材料及時整理登記入庫，隨時做好建立，年末對前一年歸卷數(shù)目進行一次全面匯總，並填報上級機關(guān)。（五）定期統(tǒng)計利用情況，每年末統(tǒng)計當年檔案借閱人次，總結(jié)檔案管理辦法利用效果。六、文書檔案管理辦法-檔案鑒定和銷毀（一）以文書檔案保管期限表及使用價值為鑒定依據(jù)，由檔案員鑒定，將鑒定情況交檔案室負責人審核，提出處理意見，經(jīng)檔案鑒定組鑒定後，對需銷毀的檔案編造清冊，辦理批準手續(xù)即可銷毀。（二）保管期滿的檔案（長期和短期）如還需使用，由鑒定小組鑒定，提出銷毀意見。（三）銷毀檔案時，到指定造紙廠銷毀，必須有兩個監(jiān)銷，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀冊上簽字或蓋章，並註明銷毀方式和日期。七、文書檔案管理辦法-保管期限（一）辦公室文書保管期限1、上級機關(guān)下發(fā)的由辦公室承辦的文件材料永久2、黨和國傢領(lǐng)導(dǎo)人、上級機關(guān)視察、檢查我廳工作時形成的題詞、講話、聲像等重要的文件材料永久3、人事廳工作總結(jié)報告及計劃、規(guī)劃長期4、人事廳制發(fā)的（包括與其他機關(guān)聯(lián)合制發(fā)的）辦公室承辦的文件材料永久5、由辦公室承辦的廳務(wù)會議記錄、紀要及籌備組織的人事工作會議領(lǐng)導(dǎo)講話、典型經(jīng)驗等文件材料永久6、人民群眾來信來訪及省人大、省政協(xié)提案議案的答復(fù)永久7、辦公室工作計劃、總結(jié)、匯報、會議記錄長期8、辦公室編寫的河北人事信息長期（二）機關(guān)黨委、人事處文書保管期限1、黨組會議記錄、紀要永久2、人事處工作計劃、總結(jié)、匯報、會議記錄長期3、本機關(guān)機構(gòu)設(shè)置、撤並、名稱更改、組織沿革、工作條例、人員編制、啟用印信材料永久4、廳機關(guān)幹部任免和工作人員年度考核獎懲的文件材料永久5、幹部職工錄用、轉(zhuǎn)正、調(diào)資、定級、離退休、職務(wù)職稱評聘、復(fù)轉(zhuǎn)