會(huì)議管理制度.doc

會(huì)議管理制度一、目的 規(guī)范公司會(huì)議和工作計(jì)劃管理，暢通各部門的信息溝通渠道，提高公司各項(xiàng)會(huì)議的行政決策效率，督促各項(xiàng)工作計(jì)劃的落實(shí)，為更好的發(fā)現(xiàn)問題、分析問題、解決問題，確保公司經(jīng)營(yíng)運(yùn)作合理、高效、有序。二、會(huì)議分類及組織部門界定（一）公司的會(huì)議根據(jù)性質(zhì)分為例會(huì)、專題會(huì)及其他會(huì)議三類1、例會(huì)。用于公司層面或全體部門參加的會(huì)議。包括總經(jīng)理會(huì)議、總經(jīng)理辦公會(huì)、周工作例會(huì)、月度、季度、半年度、年度計(jì)劃會(huì)議（工作計(jì)劃與資金計(jì)劃）等；2、專題會(huì)。用于各部門組織召開的，研究解決專項(xiàng)工作的會(huì)議，以及各部門內(nèi)部的工作例會(huì)，涉及到公司多個(gè)部門層面的專題會(huì)議，包括營(yíng)銷策劃、成本管理及業(yè)務(wù)開展等專題例會(huì)；3、其他會(huì)議。除例會(huì)及專題會(huì)議之外的會(huì)議，如董事會(huì)、員工大會(huì)、政府有關(guān)主管部門或外單位組織的會(huì)議等。 （二）會(huì)議組織部門界定1、公司員工大會(huì)。每年一次，通報(bào)公司發(fā)展戰(zhàn)略、經(jīng)營(yíng)現(xiàn)狀、總結(jié)表彰先進(jìn)等，由行政人事部組織；2、各部門間的工作會(huì)議。三個(gè)或三個(gè)部門以下的會(huì)議由會(huì)議主持部門組織協(xié)調(diào)，各部門均可申請(qǐng)召開和部門間工作會(huì)議，不定期舉行；3、政府有關(guān)主管部門或外單位在本公司召開的會(huì)議，如現(xiàn)場(chǎng)辦公會(huì)、報(bào)告會(huì)、交流會(huì)、座談會(huì)等，由對(duì)接部門組織，行政人事部協(xié)助進(jìn)行會(huì)務(wù)安排等工作。（三）所有公司級(jí)會(huì)議需由部門經(jīng)理于會(huì)議前三天提起，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核、總經(jīng)理審批后方可召開；（四）行政人事部對(duì)各部門的會(huì)議管理提供指導(dǎo)意見。三、會(huì)議通知（一）公司會(huì)議、政府有關(guān)部門或外單位在公司召開的會(huì)議由行政人事部負(fù)責(zé)下發(fā)通知，部門內(nèi)工作會(huì)議由召集部門負(fù)責(zé)下發(fā)通知，部門間會(huì)議通知由召集部門負(fù)責(zé)下發(fā)通知；（二）會(huì)議通知包括：會(huì)議名稱、議題、時(shí)間、地點(diǎn)、參加人、需帶資料以及通知方法和途徑；（三）會(huì)議召開時(shí)間和地點(diǎn)如有變動(dòng)，負(fù)責(zé)通知的部門應(yīng)提前2小時(shí)通知與會(huì)人員。四、會(huì)前準(zhǔn)備與后勤（一）會(huì)前準(zhǔn)備1、會(huì)議準(zhǔn)備責(zé)任部門為會(huì)議組織部門，如果需要行政人事部配合相關(guān)準(zhǔn)備工作，需提前一天知會(huì)行政人事部；2、會(huì)議討論主題相關(guān)資料由會(huì)議主持部門提前24小時(shí)提交參會(huì)人員傳閱；3、會(huì)議主持部門確定好主持人及記錄人；4、與會(huì)人員接到通知后就議題認(rèn)真做好準(zhǔn)備；5、會(huì)議組織部門提前布置會(huì)議場(chǎng)所，做好座次安排，保持整潔，所需儀器設(shè)備提前到位并調(diào)試正常。（二）后勤1、會(huì)議組織部門做好會(huì)議服務(wù)，包括會(huì)議過程中以20分鐘為限茶水供應(yīng)，必要時(shí)安排人員照相、錄像；2、會(huì)議結(jié)束，會(huì)議組織部門清理會(huì)場(chǎng)，關(guān)閉電源和空調(diào)，將借用物品歸還原處。五、會(huì)議議程（一）主持人事先安排好與會(huì)人員座次；（二）會(huì)議議程由主持人于會(huì)議開始時(shí)向與會(huì)人員宣布，與會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守；（三）會(huì)議主持人應(yīng)緊緊圍繞議題按照議程主持會(huì)議，確保會(huì)議總時(shí)間不變；（四）會(huì)議主持人要及時(shí)做出結(jié)論，及時(shí)制止干擾會(huì)議的任何情況，適時(shí)宣布散會(huì)；（五）與會(huì)人員均應(yīng)保持良好的會(huì)風(fēng)，注意言談舉止，發(fā)言力求簡(jiǎn)短、切題，舉止文明大方。六、會(huì)議紀(jì)要（一）會(huì)議記錄員要在會(huì)議進(jìn)行期間認(rèn)真記錄，會(huì)議紀(jì)要中應(yīng)該有明確性結(jié)論（如評(píng)審是否通過，制度是否定稿等）；（二）會(huì)議記錄員在會(huì)議結(jié)束后24小時(shí)內(nèi)整理好原始記錄，形成會(huì)議紀(jì)要，交由主持人簽發(fā)；（三）會(huì)議紀(jì)要由記錄員送達(dá)抄送人員；（四）下列重要會(huì)議應(yīng)由會(huì)議組織部門安排拍攝、錄音，會(huì)后及時(shí)按檔案管理制度歸檔：1、公司重要對(duì)外活動(dòng)召開的會(huì)議（新聞發(fā)布會(huì)、高規(guī)模接待性會(huì)議等）；2、合作談判類的會(huì)議；3、公司內(nèi)部重要會(huì)議；4、決策層會(huì)議。七、參會(huì)紀(jì)律（一）與會(huì)人員應(yīng)按時(shí)到會(huì)，不得喧嘩，不得來回走動(dòng)；（二）遲到、中途離席者應(yīng)輕聲入、出席，不干擾會(huì)議進(jìn)行；（三）與會(huì)人員應(yīng)坐（站）姿端正，禁止交頭接耳；（四）會(huì)議期間與會(huì)人員應(yīng)關(guān)閉通訊工具或改為振動(dòng)，不會(huì)客（特殊客人除外），認(rèn)真聽取會(huì)議內(nèi)容并做好記錄；（五）與會(huì)人員不可無故打斷他人的發(fā)言，不可對(duì)發(fā)言者求全責(zé)備；（六）與會(huì)人員在會(huì)議期間不得有抽煙、嚼檳榔、吃零食等行為；（七）與會(huì)人員應(yīng)保持會(huì)場(chǎng)整潔，不隨地吐痰、扔紙屑，會(huì)議結(jié)束后將座椅整理好；（八）違反以上規(guī)定者，處罰50元/次，無故缺席者按曠工一并論處，由會(huì)議主持者考核。八、會(huì)后督辦 （一）會(huì)議決議由會(huì)議組織部門指定專人或行政人事部負(fù)責(zé)督辦；（二）每次會(huì)議結(jié)束后，督辦人應(yīng)對(duì)所有執(zhí)行中的決議進(jìn)行追蹤，對(duì)應(yīng)按期執(zhí)行完成的決議，應(yīng)按照會(huì)議督辦單中有關(guān)內(nèi)容評(píng)定完成結(jié)果，其中完成質(zhì)量由會(huì)議主持人進(jìn)行評(píng)定，或由會(huì)議主持人授權(quán)他人進(jìn)行評(píng)定；（三）督辦人將決議執(zhí)行情況進(jìn)行匯總，將匯總情況抄送相關(guān)人員，并按季度報(bào)送總經(jīng)理。（四）如發(fā)生會(huì)后無督辦的情況，視情節(jié)對(duì)責(zé)任人處以100500元罰款；（五）對(duì)于會(huì)議決議形成的需要落實(shí)的事項(xiàng)未能在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成、而又無客觀理由的，由會(huì)議督辦者對(duì)責(zé)任人每次處以100元罰款；（六）在督辦部門警告后仍然拒不執(zhí)行有關(guān)會(huì)議決議的管理人員，處警告處分，并限期整改，拒不整改者，處以記過直至辭退處分，由督辦部門申請(qǐng)，總經(jīng)理核實(shí)并作出處罰決定；（七）會(huì)議督辦人未能將會(huì)議決議、紀(jì)要的落實(shí)情況每月月底匯總報(bào)總經(jīng)理的，予以責(zé)任人100元/次的罰款。九、工作記錄（一）會(huì)議審批表（二）會(huì)議簽到表（三）會(huì)議紀(jì)要（四）會(huì)議督辦單十、附則（一）本制度頒布之日起生效；（二）本制度由行政人事部制定，并負(fù)責(zé)歸口解釋。會(huì) 議 審 批 表申 請(qǐng)部 門會(huì) 議地 點(diǎn)會(huì) 議擬開時(shí)間會(huì)議擬定類型例 會(huì)： 公司專題會(huì) ： 其 他： 會(huì) 議主 題主 要內(nèi) 容擬參加會(huì) 議人 員分 管領(lǐng) 導(dǎo)意 見 簽名： 年 月 日總經(jīng)理意 見簽名： 年 月 日備 注1、上會(huì)材料附在申請(qǐng)單后；2、會(huì)議紀(jì)要由承辦單位負(fù)責(zé)整理，原則上要求會(huì)議紀(jì)要在24小時(shí)內(nèi)必須下發(fā)。特殊情況，不得超過48小時(shí)。表一會(huì) 議 簽 到 表會(huì)議名稱： 組織部門： 會(huì)議主持： 會(huì)議日期： 開始時(shí)間： 部 門簽到人時(shí) 間部