公司合同管理流程要點.doc

公司合同管理流程要點公司的經(jīng)營管理行為除了內部的會議、指示等之外，有很大一部分都體現(xiàn)為合同行為，尤其是公司與外部的市場主體就投資、合作、買賣、服務等開展的經(jīng)營行為都必須借助合同來約束和規(guī)范。因此規(guī)范合同管理流程，約束合同行為，對于防范法律風險，提升公司管理水平，促進公司健康發(fā)展有著不言而喻的重要意義。一、合同行為及管理流程概述 公司的內部的合同行為合同管理流程主要包括：合同文本草案的提出、審核、確認、簽署、執(zhí)行與存檔等環(huán)節(jié)與行為。一般來說，合同管理流程由業(yè)務經(jīng)辦人發(fā)起，由其負責提出或起草合同草案，同時對該合同行為的相關情況進行說明；然后交由公司業(yè)務主管經(jīng)理、公司法律顧問或法務主管分別對合同文本進行審核并出具意見；公司法定代表人或經(jīng)其授權的其他負責人綜合上述意見，確認合同的最終文本。經(jīng)負責人確認的合同文本，根據(jù)具體情況，由業(yè)務經(jīng)辦人提交給合同對方，或由公司領導簽署；合同文本提交對方后，對方若有修改，一般應視為新的合同，需按上述流程重新審核。 最終未簽署的合同文本由公司領導決定留用或返歸業(yè)務經(jīng)辦人。 已簽署的合同，應由公司合同管理人員統(tǒng)一負責存檔管理；業(yè)務經(jīng)辦部門和經(jīng)辦人依照已生效的合同，嚴格執(zhí)行，完成公司業(yè)務。二、合同的提出合同的提出行為是整個合同管理流程中的發(fā)起環(huán)節(jié)。業(yè)務經(jīng)辦人是發(fā)起環(huán)節(jié)的承擔者。業(yè)務經(jīng)辦人根據(jù)公司業(yè)務的需要以及主管領導的指令，發(fā)起合同行為，提出合同文本，提交部門負責人審核。要指出的是，合同文本的提出不僅指業(yè)務經(jīng)辦人自行負責起草合同文本的行為，還應包括合同對方提出合同文本的行為。業(yè)務經(jīng)辦人在提出合同前，應按照公司相關業(yè)務規(guī)范和業(yè)務慣例進行充分的市場調研，必要時需經(jīng)過公司的詢價、或招投標等決策程序。對于合同對方提出的合同文本或自行負責起草的文本，業(yè)務經(jīng)辦人應重點關注：合同雙方、合同標的、價款與支付、違約責任等主要條款與結構是否完備，雙方權利義務是否對等，用詞是否準確一致。為提高整個合同行為和管理流程的效率，業(yè)務經(jīng)辦人將合同草案提交部門負責人審核時，應同時將合同對方的主要情況、合同的目的、與核心內容、可能的風險予以說明。三、合同的審核 對于合同文本，負有審核責任的業(yè)務主管、法務主管或法律顧問人應分別從交易的可行性和合理性、合法性、可能的風險、成立與生效、違約后果以及文字內容等予以全面審核，并簽署明確的書面意見。業(yè)務經(jīng)辦部門負責人、公司主管經(jīng)理審核合同，必要時應征詢包括財務門在內的公司其他相關部門意見，業(yè)務經(jīng)辦部門負責人且應針對合同條款核實有關市場信息。 重大合同的簽訂，事前均需有法務主管或法律顧問的審核與意見。審核的最后環(huán)節(jié)是公司負責人的確認。依流程審核確認的合同文本才可提交對方或簽署。四、合同的簽署合同須經(jīng)公司法定代表人或其授權的負責人簽字并蓋公章，方能成立。公司法定代表人可根據(jù)公司管理制度、業(yè)務特性和業(yè)務規(guī)模，對某些特定合同的簽署權利授予其他負責人；該授權應以書面文件為據(jù)，授權文件應明確授權事項（合同類別）、授權時限等。五、合同的執(zhí)行與存檔管理對于已簽署的合同，業(yè)務經(jīng)辦人和部門應認真關注合同生效條件、生效時間，及時依照生效合同，實施相關業(yè)務。在執(zhí)行合同過程中，業(yè)務經(jīng)辦部門和經(jīng)辦人應關注市場、公司和合同對方可能的重大情形變更，及時提出應對方案；若對合同條款進行必要的變更，應視為新合同行為，需流程進行相應的審核和管理。公司應指定專人負責全公司所有合同的管理，已簽署合同原件統(tǒng)一歸公司合同管理人員存檔；合同復印件，根據(jù)情況需要留財務部和經(jīng)辦部門，部門負責人負責本部們的合同管理。對于已簽署成立的合同，合同管理人員應依次按照合同主體、業(yè)務類型、簽署時間、生效時間、是否履行完畢等標準進行分類歸檔；合同管理人員對合同的外借、查閱應進行登記。建立合同管理臺帳，并及時更新相關信息。除了反映上述合同主體、業(yè)務類型、簽署時間、生效時間等信息外，合同管理臺帳還應包括：合同主要內容、合同價款（金額）、履行進度、簽署人等；年底應向公司領導提交該年度