時間管理培訓(xùn)課程.ppt

時間管理 利源信息網(wǎng) 彭秀菊2012 08 03 人 為何安于現(xiàn)狀 為何你我都不滿意現(xiàn)狀 但是卻安于現(xiàn)狀1 無奈2 不確定改變之后會更好3 因?yàn)楝F(xiàn)狀是你我最熟悉的當(dāng)你開始不滿于現(xiàn)狀時 表示會有新的事物發(fā)生在你的身上 但是要用 新的思考方式 請假設(shè)一座橋 使A至B點(diǎn)距離最短 但是橋不可歪斜 100公尺 300公尺 A B 河水 有三片木條 如何將它們圍成封閉三角形 2cm 10cm 4cm 你可知道為何會畫不出來 因?yàn)槟闾怀鲈瓉淼乃季S習(xí)慣 但是假設(shè)你畫了出來 恭喜你 你可以用新的角度去思考一個舊的問題 改變時間管理的第一步 從你自覺需要時間管理開始 從改變固有的思維方式開始 一 時間管理的架構(gòu) 重要且緊急 需要盡快處理 最優(yōu)先 重要不緊急 可暫緩 但要加以足夠的重視 最應(yīng)該偏重做的事 緊急不重要 不太重要 但需要盡快處理 可考慮是否安排他人 不重要且不緊急 不重要 且也不需要盡快處理 可考慮是否不做 委派他人 或推遲 陷阱一 時間的配置不對 無頭緒 東一下 西一下不分輕重 明智的時間配置1 重要的事情著重在PlanPlan著重在DoDo著重在CheckCheck著重在Action2 重要的事情在團(tuán)隊(duì)里要分工明確 陷阱二 拖延 除了第四項(xiàng)以外 其它的做起來都不太愉快不急的事情一拖延之后往往變成緊急的事情 陷阱三 事必躬親 韓非子 八經(jīng)下君 盡已之能 中君 盡人之力 上君 盡人之智諸葛亮凡事必躬親 后來過勞而死 為何事必躬親 因?yàn)榕滤巳〈环判乃?不信任他人要求標(biāo)準(zhǔn)過高 陷阱四 有求必應(yīng) 不好意思拒絕請求的原因接納請求比拒絕請求容易擔(dān)心觸怒請求者想要做廣受愛戴之好人不知如何拒絕他人之請求 1 舍得2 勇于拒絕3 交待 1 怡情養(yǎng)性2 輕松一下 結(jié)論 時間管理架構(gòu) 1 兵貴神速2 快刀斬亂麻 1 決勝于廳堂之上2 分配好時間 均衡 緊迫的事 不緊迫的事 重要的事 不重要的事 二 關(guān)于時間管理 時間管理就是自我管理 改變時間管理的第一步 從你自覺需要時間管理開始 自我管理即是改變習(xí)慣 以令自己更有效率 更有績效 時間管理的益處 控制減輕壓力節(jié)省時間更加專注提高工作效率平衡 更快樂地工作 更智慧地工作 時間管理的途徑 一 個人價值管理 二 自我組織管理 一 個人價值管理按照工作價值來確定優(yōu)先順序 1 把每天要做事列一份清單 2 確定優(yōu)先順序 從最重要的事情做起 3 每天都這么做 人的精力就像桶的容量一樣是有限的 測測你平時做事情的優(yōu)先順序 通常 什么樣的事情是你優(yōu)先選擇做的 喜歡做的事情熟悉做的事情時間花費(fèi)少的事情上級臨時交代的事緊急的事情工作量大的事情 容易做的事情排定時間的事情資料齊全的事情別人的事情經(jīng)過籌劃的事情有趣的事情 通過對自身工作方式 方法的改變 達(dá)到時間管理的 目的 即時間上的四則運(yùn)算 加 減 乘 除 二 自我組織管理 時間的加 減 乘 除四則運(yùn)算 找出隱藏時間 減少無謂的時間 提高工作效率 根除浪費(fèi)時間習(xí)慣 三 如何做好時間管理 時間管理的方法 贏取時間的技巧 時間管理方法 一 美國的管理學(xué)家唐納德 伯納姆提出 當(dāng)你處理任何工作時必須自問 能不能取消它 能不能與別的工作合并 能不能用簡便的東西代替它 時間管理方法 二 1 記錄自己的時間 認(rèn)清時間耗在什么地方2 管理自己的時間 減少非生產(chǎn)性工作3 集中零星時間 成為連續(xù)性的時間段 時間管理方法 三 ABC分類法1 將自己工作按輕重緩急分為 A 緊急 重要 B 次要 C 一般 三類 2 安排各項(xiàng)工作優(yōu)先順序 粗略估計各項(xiàng)工作時間和占用百分比3 在工作中記載實(shí)際耗用時間 4 每日計劃時間安排與耗用時間對比 分析時間運(yùn)用效率 5重新調(diào)整自己的時間安排 更有效地工作 時間管理方法 四 80 時間20 時間 帕雷托二八法則在任何特定的群體中 重要的因子通常只占少數(shù) 而不重要的因子占多數(shù) 因此只要能控制具有重要性的少數(shù)因子即能控制全局 把精力專注于那20 重要的能獲得最大回報事情上 達(dá)到事半功倍的效果 20 成效80 成效 瑣碎的多數(shù)事物重要的少數(shù)事物 目標(biāo)與計劃 時間管理的關(guān)鍵99 的商業(yè)和管理活動的失敗都與事先沒有計劃或計劃錯誤有關(guān) 美國管理學(xué)家德魯克 時間管理方法 五 1 目標(biāo)必須是自己定的 2 目標(biāo)一定要是書面的 第一 理清自己的思路 知道自己要實(shí)現(xiàn)哪些事情第二 把目標(biāo)書面化 不容易遺忘 第三 時時提醒自己目標(biāo)在哪里 3 目標(biāo)必須是切合實(shí)際的 4 目標(biāo)必須是可衡量的 5 目標(biāo)必須有時限 6 目標(biāo)是平衡和諧的 時間管理的關(guān)鍵 明確性 可衡量性 個別性 實(shí)際性 目標(biāo)的明確性告訴我們什么是我們想要達(dá)到的 結(jié)果 所以我們必須 明確的指出我們將在什么時間范圍內(nèi)達(dá)成何種 明確結(jié)果 目標(biāo) 如果我們能指出某人負(fù)責(zé)某事 衡量結(jié)果就容易 目標(biāo)這一特征就意味著你必須要說 這是我的責(zé)任或我是要完成 這一任務(wù)的人 目標(biāo)的可衡量性幫助我們衡量最終結(jié)果 就如同一把尺子 明確的衡量目標(biāo)是否達(dá)成 目標(biāo)要有可行性 即有一定的挑戰(zhàn)性 同時是必須可以達(dá)成的 而且目標(biāo)應(yīng)是實(shí)際工作所需要的 即下級目標(biāo)必須對上級目標(biāo)的完成具有 支持性 目標(biāo)的四個特征 目標(biāo)金字塔 長遠(yuǎn)目標(biāo)年目標(biāo)季目標(biāo)月計劃周計劃日計劃 目標(biāo)分解 大有大目標(biāo)小有小計劃 贏取時間的技巧 1 早十五分鐘或半個小時開始工作 計劃全天工作 2 上班前 先準(zhǔn)備好相關(guān)資料 把所有需要的資料 文件放在桌上 避免為尋找遺忘東西浪費(fèi)時間 3 儲備各種與工作相關(guān)的知識 增進(jìn)處事能力 減少時間浪費(fèi) 4 整理重要會議 討論或談話內(nèi)容 養(yǎng)成將構(gòu)想 概念 票據(jù)及資料 存放在檔案里的習(xí)慣5 別讓閑聊浪費(fèi)你的時間 愿意和朋友同事談天 但應(yīng)在下班以后 6 利用空閑時間 順手找些例行公事的工作來做 7 整理好文件 避免浪費(fèi)時間去找東西8 管制你的電話 在拿起電話前 先準(zhǔn)備好紙 筆 姓名 號碼及預(yù)定話題 資料等 9 可以早上做完的事 決不拖到下午完成 可以一天做完的事 決不分成兩天完成10 該做的事都放在桌上 以免遺漏 11 選擇在午餐或下班前開會 決定會很快 12 將相關(guān)的工作列在一起13 沉思 思索一下可尋求出各種增進(jìn)工作方法及滿意的靈感 受益匪淺 贏取時間的技巧 自我工作檢核 1 是否完成了我所有優(yōu)先安排的事情 2 是否達(dá)到或超過了日目標(biāo) 3 是否聯(lián)系了聯(lián)系單上的每一個潛在客戶 4 未能按計劃行事的原