云南交通職業(yè)技術學院文秘專業(yè)畢業(yè)論文企業(yè)秘書的工作特點與素質(zhì)培養(yǎng).doc

論文題目：企業(yè)秘書的工作特點與素質(zhì)培養(yǎng)學校：云南交通職業(yè)技術學院系別：文理學院專業(yè)：文秘班級：文秘0901班學生姓名： 學號：指導教師：林華企業(yè)秘書的工作特點與素質(zhì)培養(yǎng)摘要 隨著科學經(jīng)濟高速發(fā)展，信息傳播急劇膨脹，社會競爭日趨激烈，文秘作為一門新興的現(xiàn)代科學管理專業(yè)應運而生。一直以來，很多人對于機關文秘工作有著曲解，認為文秘工作只是簡單的接打電話或收發(fā)信件、端茶倒水等繁瑣小事，沒有技術含量更沒有專業(yè)性可言，對于這樣的本質(zhì)誤解是非常錯誤的。文秘工作在社會的發(fā)展中變得越來越時代化、科學化和專業(yè)化，它不但要輔助機關領導進行各方面的綜合管理、溝通內(nèi)外關系，更要在工作的同時樹立自身的形象和企業(yè)單位的形象，這對于企業(yè)的有機運行來說是至關重要的。就目前來說，文秘工作已經(jīng)榮升為新世紀經(jīng)濟發(fā)展的十大需求專業(yè)之一。由于企業(yè)的特殊性，作為在企業(yè)工作的一名文秘工作人員，需要具備比普通行業(yè)工作者更加嚴謹、細致、深入、誠實的工作素養(yǎng)，因此自身的一言一行，不僅僅代表了個人，而且還代表了企業(yè)的形象和企業(yè)領導部門的工作效率。本文從秘書的工作特點出發(fā)，主要講的是秘書的工作是什么，秘書工作的特點是什么，以及秘書在實際工作中應該培養(yǎng)哪些專業(yè)的素質(zhì)。關鍵詞：企業(yè)；秘書；工作特點；素養(yǎng)秘書工作是指秘書人員所承辦的各項事項的總稱。企業(yè)秘書的工作是繁瑣的，各種事情都要做到。一般企業(yè)秘書的日常工作有：一、辦公室的整理：上司辦公室和會客室的整理打掃，空調(diào)、換氣、照明的調(diào)整等。二、接待客人和接打電話：為來客登記、帶路和傳話；給客人端茶送水和送客人出門；接電話并轉達電話內(nèi)容等。 三、文書工作：起草公司內(nèi)外的文件信函；各種文件信函的收集與存檔。四、日程管理：日常日程表的管理；會面的預約和登記等。 五、信息管理：收集公司內(nèi)外的各種信息，并對信息進行整理、匯編和上報。六、出差準備：出差期間的日程管理；與相關單位聯(lián)系和協(xié)調(diào)；安排交通工具、住宿地點；出差回來后的費用報銷、出差總結等。 七、準備會議：會場的安排；登記工作；制作會議文件資料并發(fā)放給會議代表；作會議記錄和會議紀要等。八、照顧上司：給上司沏茶(或沖咖啡)；安排午餐；健康管理；安排交通工具等。 九、檔案管理。 十、輔導新秘書的工作。企業(yè)秘書在處理上述日常工作的同時，還需要經(jīng)常處理一些非常規(guī)工作。非常規(guī)工作是指在工作日程之外突然出現(xiàn)需要緊急處理的事情，也可以說是突發(fā)事件。發(fā)生突發(fā)事件時，秘書更需要能冷靜。主要的突發(fā)事件有這么幾種：上司急病、上司出了事故、重要客戶急病或突然死亡、媒體采訪、遇到騷擾等。 企業(yè)秘書工作的性質(zhì)與任務決定了企業(yè)秘書工作的一些特有的特點。企業(yè)秘書工作的特點有：一、從屬性 。從屬性是現(xiàn)代企業(yè)秘書工作最根本的屬性和特點。這是因為：第一，企業(yè)秘書工作不能脫離領導而獨立存在，企業(yè)秘書工作總是圍繞領導工作而開展的，領導工作涉及到哪里，企業(yè)秘書工作的范圍就必須延伸到哪里；第二，秘書人員在處理任何問題時，只能根據(jù)領導的意圖和指示精神辦理，不能超越職權范圍自作主張、自行其是；第三，秘書人員雖然也常常參與領導班子的某些會議，與領導者共同研究各種有關問題，但秘書人員在會上只有發(fā)言權，而無表決權。 秘書工作的從屬性，是與領導者的“主導性”相對而言的。領導是決策管理的中心，處于主導地位；秘書機構是協(xié)助決策管理中心的輔助機構，處于從屬地位。因此，秘書人員應聽命于領導，不折不扣地完成領導交辦的事務。但是，秘書人員聽命于領導，并不等于對領導者只能唯唯諾諾地一味盲從，而應本著對工作負責的精神，多思考、多作調(diào)查研究，一旦發(fā)現(xiàn)工作中存在的問題，就應及時向領導提出改進工作的合理化建議；對于領導者的某些失誤與疏漏，也應及時予以提醒，并提出糾正與補救的辦法，供領導者參考。這就是說，秘書人員在工作中應把“聽命”與“勸諫”結合起來，即當助手，又當“諫官”。只有這樣，才能真正起到輔助領導工作的作用。 二、被動性 。秘書機構的輔助地位，決定了秘書工作的被動性。企業(yè)秘書工作的被動性主要表現(xiàn)為：第一，企業(yè)秘書工作是為滿足領導工作活動的需要而產(chǎn)生和展開的，是受領導活動的制約和支配的。秘書人員雖然也有自己的工作計劃或安排，不能脫離領導，但必須以領導的活動的目標為中心，并根據(jù)領導工作的需要來訂計劃和作安排，不能脫離領導工作活動的需要而另搞一套。第二，秘書部門需要處理的許多日常事務工作(如處理來往公文、信件，接聽電話，接待內(nèi)、外賓，以及處理某些突發(fā)事件等)，往往預先估計不到，只能隨機應變，來了什么文件就處理什么文件，遇到什么事或者領導叫辦什么事就去辦理什么事。這一類工作，大都是被動的，卻又是秘書人員非干不可的。企業(yè)秘書工作雖然具有被動性的特點，但這并不意味著秘書人員對工作只能消極應付，無所作為。其實，企業(yè)秘書工作的被動性也是相對的。秘書人員只要充分發(fā)揮自己的主觀能動性，就能在常規(guī)工作中尋找到主動出擊的突破口，及時向領導提供有價值的工作建議，在被動中爭取到主動。譬如，秘書人員可以將深入基層調(diào)查研究所獲得的重要信息，及時提供給領導，成為領導者進行工作決策的依據(jù)；秘書人員可以將從群眾來信來訪中發(fā)現(xiàn)的帶有普遍性的問題，及時向領導反映，幫助領導糾正工作中的某些偏差；秘書人員還可以在認真分析、掌握規(guī)律的基礎上，通過對下一步工作所進行的預測，及早提出工作中可能出現(xiàn)的問題，使領導者思想上有所準備，工作上統(tǒng)籌安排，做到防患于未然?？傊?，企業(yè)秘書工作在許多方面仍然有發(fā)揮秘書人員主觀能動性的廣闊天地；秘書人員也只有充分發(fā)揮自己的主觀能動性，在被動中爭取主動，才能當好領導的參謀、助手。 三、事務性 。企業(yè)秘書工作絕大多數(shù)都是具體的事務工作，如收發(fā)文件、起草文件、打印校對、接聽電話、迎來送往、布置會場、派車買票、安排食宿等等，雖然很瑣碎、很繁雜，但都需要秘書人員一件一件地去辦。有人說秘書工作“上管天文地理，下管雞毛蒜皮”，這兩句俏皮話也說明了企業(yè)秘書工作具有事務性的特點。 企業(yè)秘書工作的事務性與思想性是對立的統(tǒng)一。從企業(yè)秘書工作的局部而言，具有很強的事務性，繁、雜、細、忙是其特點；從企業(yè)秘書工作的整體而言，則具有很強的思想性，因為它在協(xié)助各級領導機關制定和貫徹各項方針政策方面負有重要的責任。而且，企業(yè)秘書工作的事務性與思想性是互相滲透、相輔相成的。在平凡、瑣碎的事務性工作中，往往蘊含著內(nèi)在的思想性。只有搞好事務工作，使本單位內(nèi)部的秩序井然，與外單位聯(lián)系的架遁暢通，才能使領導機關的工作正常運轉，使領導者從日常事務工作中擺脫出來，集中時間和精力想大事、干大事。因此，秘書人員要正確對待事務性與思想性的對立統(tǒng)一，充分認識事務性的意義，踏踏實實地做好每一件事務工作。 四、綜合性。由于秘書機構是綜合性辦事機構，企業(yè)秘書工作也就具有明顯的綜合性。企業(yè)秘書工作的綜合性具體表現(xiàn)在以下三方面：第一，企業(yè)秘書工作的內(nèi)容紛繁復雜，且涉及到本機關的全部工作。機關、團體、部隊或企事業(yè)單位的每個職能部門(如組織、人事、宣傳、保衛(wèi)、財會等)，都只擔負某一方面的工作，各司其職；而秘書部門則必須在全局范圍內(nèi)為領導者提供幫助和服務，凡是領導抓的工作，秘書人員都要了解、輔助。第二，秘書部門處于機關的樞紐地位，擔負著溝通上下、聯(lián)系左右之責。秘書人員經(jīng)常要按照領導者的指示并在領導者授權下出席各種會議或進行各方面的協(xié)調(diào)工作(如協(xié)調(diào)本單位各職能部門之間的關系、協(xié)調(diào)本單位與外單位的關系等)。第三，秘書人員在辦文、辦會和向領導反映情況以及處理日常事務性工作時，必須對各方面情況進行綜合，才能有效地為領導者提供幫助和服務。 譬如，根據(jù)領導者的意圖草擬公文，不能只是簡單地照搬領導者口授的每一句話，而應該在忠實于領導行文意圖的前提下，綜合各方面情況(包括上級或下級發(fā)來的有關文件內(nèi)容、受文單位的實際情況等)，并按照行文的規(guī)則下筆；再如，為領導提供各種信息，就需要對所收集的原始信息素材進行加工處理、綜合分析，以便去偽存真、去粗取精，確保信息的真實性、準確性和全面性。至于處理各種日常事務性工作，也要先進行綜合分析，然后按照其輕重緩急分別予以處理，才能做到及時，穩(wěn)妥，有條不紊。 秘書工作是辦公室的主體工作，領導要做到?jīng)Q策科學化，離不開秘書人員的協(xié)助。秘書人員的重要性決定了秘書人員要具備較高的素質(zhì)。秘書人員的素質(zhì)包括：一、認準角色定位。作為體現(xiàn)市場競爭和行使企業(yè)行政權力場所的企業(yè)領導部門，是實現(xiàn)企業(yè)形象、質(zhì)量的重要群體組織。在這里工作的每一位同志不但代表了企業(yè)職工而且也充當著企業(yè)的代表者。作為企業(yè)部門的文秘工作人員，也要像其他人員一樣，時時刻刻肩負著為企業(yè)利益著想的責任，自覺的規(guī)整自身一言一行，將個人素養(yǎng)納入企業(yè)規(guī)范軌道中來。在工作中，嚴格認真要求自己，在儀表和言行舉止上做到樸素大方、謙和文雅；在行動規(guī)范上做到高效率、合理合法辦事，時刻牢記團隊精神的重要性；在業(yè)務上不懂就問，對于領導下達的任務保質(zhì)保量完成，多學習，注重業(yè)務更新，不斷完善自己；在氣質(zhì)上彬彬有禮，熏陶自己文化素養(yǎng)，舉止文明，堅決不能做出以權謀私、以權欺人等不好的行為。每位工作的同志都必須牢記和清醒認識以上，處處嚴格要求自己，在同事中樹立起代表企業(yè)的莊嚴、正直形象。如果在工作中有違企業(yè)賦予的責任和義務，同事不僅會鄙薄您個人，更可能非議到企業(yè)和部門，這樣就會導致基層工作開展和彼此溝通的困難。二、認真對待工作。良好的工作表現(xiàn)，不僅是自我價值的體現(xiàn)，更是為社會服務的機會。企業(yè)部門的工作有兩大特點:一個是它的服務性，為廣大人民員工服務。部門工作不論大小，都是在為員工服務，這一性質(zhì)是共同的，不變的、不同的是，服務方式有所區(qū)別。所以無論做什么工作，我們都要以飽滿熱情對待、認真態(tài)度實行。其次是它的整體性，辦公室工作看起來千頭萬緒，錯綜復雜，實際上彼此都是密切相關的，多環(huán)事物共同構成一個整體。假如一個方面做得不好，很可能會貽誤整體工作。有如鏈條，一環(huán)松脫，整鏈斷開。因此，在對待分工問題上，我們應有螺絲釘?shù)木?，擰到哪里就在哪里發(fā)揮作用，不能挑肥揀瘦，不重此輕彼，克服拖拉毛病，要提倡雷厲風行作風。不計份內(nèi)份外，能完成的事就盡快完成，并且力爭做好、做出成績。這樣以集團利益為重的工作態(tài)度，不但對整體工作有利，對個人的素質(zhì)提高也有很大益處。三、愛崗敬業(yè)。企業(yè)部門的文秘人員職業(yè)道德最基本的要求就是有愛崗敬業(yè)、樂于奉獻的精神。人總是要有點精神的。如果一個人只講物質(zhì)待遇，不講精神追求，那么其就是一個沒有靈魂的人，那么一個企業(yè)也就沒有了凝聚力.雖然市場經(jīng)濟遵循價值規(guī)律，追求物質(zhì)利益的最大化原則，但是樂于奉獻的精神，全心全意為人民服務的思想并沒有也不能成為“歷史觀念”、“過時口號”.特別是企業(yè)部門文秘工作的基本職能就是服務，為上級領導服務，為下級服務，主要是為本企業(yè)及領導服務。沒有主動服務意識就不會有奉獻精神，就不會在崗位上兢兢業(yè)業(yè)地工作，優(yōu)良素養(yǎng)的形成就無從談起。一個人、一個群體，無論要成就什么事業(yè)，都要有一種信念、一種精神、一股凝聚力。要向孔繁森、李國安學習，熱愛和獻身于自己所從事的事業(yè)，不見異思遷，工作不三心二意。要淡泊名利，耐得艱辛，甘于寂寞，甘當鋪路石。只有這樣，才會有意識地注重充實和完善自己，主動約束自己的行為，培養(yǎng)“嚴、細、深、實”的素養(yǎng)。在這一點上，近幾年來，我們企業(yè)進行了有益的嘗試，堅持開展愛崗敬業(yè)、樂于奉獻的教育，強調(diào)越是改革，越是建立社會主義市場經(jīng)濟，越要提倡奉獻精神。這種教育收到很好的效果。因此，文秘工作者只有在自己崗位上兢兢業(yè)業(yè)地工作，自覺地不斷充實和完善自己，嚴細深實的素養(yǎng)才會逐漸養(yǎng)成.四、學而不倦。文秘工作者在崗位上要有學而不倦和互學互促的精神.從某一角度來講，企業(yè)部門文秘人員應該是一個“通才”，因此，學習中要克服淺嘗輒止的不良習慣，堅持學而不倦。要善于擠時間，每天堅持用一兩個小時學習，每月讀一兩本書.既要廣泛的涉獵，又要有重點的用心鉆研，不斷扎實基礎，拓寬知識面。在床頭案上要多備些辭書、法規(guī)匯編之類書籍，隨時學習.當前要刻苦鉆研鄧小平建設有中國特色社會主義理論，學黨的路線、方針、政策，學習科學和管理知識，學好市場經(jīng)濟理論和基本知識，深入研究改革和建立社會主義市場經(jīng)濟過程中出現(xiàn)的新情況，新問題，勤于思考.潛心探索，不斷進取，增長解決實際問題的才干。同時，要虛心向周圍同事學習，互學互促，力戒嫉妒心理，不能文人相輕，目空一切。企業(yè)部門文秘工作是一個系統(tǒng)工程，每一個事件，每一個材料，每一次會議，每一項工作的開展，往往都要涉及到許多人和事.經(jīng)過多個環(huán)節(jié)，需要大家齊心協(xié)力，共同完成。因此。要培養(yǎng)集體意識和整體營造一種和諧、進取的氛圍，形成互學互促，比學趕幫，競爭上進的局面，促進同志們在互學中不斷充實自己。 總結：總而言之，企業(yè)部門文秘工作的任務重、要求高，這使得文秘工作者要在工作的同時不但需具備細致、嚴謹、知識廣博的全面素養(yǎng)而且還要注意在工作中多聽、多學，多向老同志虛心求教，這樣才能做到工作中的駕輕就熟。而只有愛崗敬業(yè)，在工作崗位中不斷精益求精，勵志成才，才能養(yǎng)成良好的素養(yǎng)。 參考文獻：1.袁國維.秘書學M .北京：高等教育出版社，1990.2.常崇宜.我國秘書職業(yè)的特點 .宜賓師范高等?？茖W校學報，2000（9）3.廖小鷗.第一次當秘書M .北京：企業(yè)管理出版社，2002.4.陳曉紅.論館員的性格氣質(zhì)與圖書館工作的關系 .圖書館界，2004（1）.5.喻國華，徐俊賢.普通心理學M .北京：中國科學技術出版社，1995.6.史玉橋.公關與文秘M .青島：青島出版社，1995.體會：一邊想邊轉，腦子里的思考不費錢 學習的第一步，首先就是選題，研究什么問題，寫哪方面的論文，這都是我們大學生，尤其是文秘專業(yè)的大學生為之苦惱的問題。 A ：前幾天，和一個碩士研究生（Q友）聊天是，他就問我“很快就要寫碩士論文了，還不知道選什么題目好，該怎么辦呢?”我問他，“你喜歡什么？”“大致對什么感興趣？”他回答說:“金融好像挺有趣的，但情報似乎也不錯，所以沒有定下來。有沒有什么東西可以當做選擇的標準呢？”我真不知道怎樣回答他好。 B： 這個心理只是隨便想想“買件衣服吧”卻沒有明確的目標便到百貨商店去轉的人的情況相似，當被店員問道“你喜歡什么顏色，什么式樣”時，除了“選好的”之外，再也回答不出什么來了。如果心里已經(jīng)想好了某種顏色，式樣的話，那么，問題就是很簡單的?？墒?，心里就是沒有普就不好辦了，這就跟一般人開始研究要邁出第一步的情況一樣。在這種情況下，選擇一個比較具體的可行的研究題目，建立最初的一個橋頭堡。 無所不在，卻又不見蹤影，在這個時候，恐怕就要靠每個人自己的感性如何了。狗只要多跑多轉，也能夠碰到好事。不過不動腦筋的狗，什么也找不到，所以，只有邊想邊做，沒有別的辦法。不過多跑多轉也要講究效率。為此，最好的訣竅是增加思考的次數(shù)。腦子里的思考實驗不費分文。 要想遇到“不可思議”的現(xiàn)象，確實 有必要知道一些理論，同時，還要有自己的（超越理論）的軸線，用來跟現(xiàn)象做對照，以檢驗它是否是不可思議的東西。 二 先進了澡盆再說,直覺判斷很重要 走了不少彎路，才知道，“原來，不可思議的還是它?！边M一步深入研究后，更是覺得確實如此。所以，在沒有用的地方打轉，雖說是因為無知造成的，但我認為也是有這個必要的，各種現(xiàn)象在自己頭腦中積累到一定的程度，一旦超過某個臨界點，所要的東西就會自己浮出水面，我有這種感覺。用通俗的話就是“先進了澡盆再說。”先跳進澡盆里，整個身子都泡進水里，這樣，身子才能熱起來，先泡好了，才能看清楚各種各樣的事物。急著要確定課題的人往往會問，哪個澡盆好呢？我的答案是“哪個都行，先進你最先看到的，直覺上感到有趣的那個就行。”這樣做時必須留心的是，當別人問你，“為什么覺得那個題目有趣”的 時候，肯定會有人問“為什么研究那個題目呢？”這時，你很難回答“因為我最先看到那個澡盆”因為怕別的人問，所以想從一開始就選一個可以講出理由的澡盆進。 所以，無論是新產(chǎn)品，新的研究，亦或是新的實驗，情況都是一樣的，不干上一段時間，很難看的清楚，不去做，就一目了然的事是沒有的。因此，要做什么研究，我覺得在很大程度上靠直覺來決定，用自己的話來說就是要先掉進澡盆里泡一泡。 三把糖塊放在口袋里,平時積累是關鍵 為什么作家總能不斷的發(fā)表論文，出版新書呢？我覺得有一個比喻很形象生動：因為他的口袋里總是裝著可以隨時拿出來的糖塊。 見到什么吃什么，見到什么可以吃的東西，就要立刻放進口袋里。所以，從這個意義上說，放一些糖塊在口袋里是很有必要的。 如果一塊也找不到的話，論文就寫不出來了，那么，我們怎么樣才能找到呢?那就需要平時非常普通的事情上多留心，一旦遇到讓自己感動不可思議的現(xiàn)象，就立刻把它作為候補糖塊放進口袋里，還要注意不要把它忘掉。 四知道的越多，眼前越模糊 用孩子般淳樸的眼睛發(fā)現(xiàn)的疑問，其實是可以有很大發(fā)展的。因為我們逐漸年紀增長，無用的東西已經(jīng)進了眼里，眼睛老化了，變成白內(nèi)障了。而且，有了一點知識后，眼睛反而更看不清東西了，我覺得，一旦掌握了某些現(xiàn)有的理論知識后，那些理論就會頑固地留在大腦的某個角落里。比如：一旦開始調(diào)查現(xiàn)實中的事實，那么對于它的了解也就多了起來?？闪私舛嗔耍秃茈y在產(chǎn)生像孩子一樣的樸素的疑問來，理論方面也是如此。學習了一些理論后，某一特定領域的理論也就作為知識儲存在大腦里。于是，對于新的假說也就不能用孩子般的眼睛去看了，新的有趣的