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企業(yè)如何開展IT監(jiān)理與評估？ 2012年10月24日 10:46 來源：AMT前沿論叢2012年第6期 作者：楊鼎 字號打印 糾錯 分享 推薦 瀏覽量 102內(nèi)容摘要：關(guān)鍵詞：作者簡介：什么是IT監(jiān)理與評估監(jiān)理這個職業(yè)來源于建筑行業(yè)，目的是為了規(guī)范土建工程，因為建筑質(zhì)量的好壞往往關(guān)乎民生。隨著信息化產(chǎn)業(yè)的迅猛發(fā)展，信息化系統(tǒng)的重要性也日趨提升。在企業(yè)信息化建設(shè)過程中引進(jìn)IT監(jiān)理機(jī)制，這已逐漸成為了現(xiàn)代企業(yè)，特別是成長型企業(yè)的共識。而開展評估和持續(xù)改進(jìn)項目是企業(yè)信息化建設(shè)的必然選擇。隨著企業(yè)所面臨的內(nèi)、外部環(huán)境的逐步變化，企業(yè)的信息化建設(shè)過程將是一個持續(xù)改進(jìn)、不斷完善的過程，而絕非一次性的系統(tǒng)實施建設(shè)項目。企業(yè)信息化建設(shè)是由日常的應(yīng)用管理和項目建設(shè)交替循環(huán)進(jìn)行的，如果將一個建設(shè)周期分為項目準(zhǔn)備、項目實施、項目驗收、應(yīng)用提升四個階段，由于每個階段信息化工作的內(nèi)容不同，對IT監(jiān)理與評估也有不同的要求。IT監(jiān)理重在過程控制，而IT評估和持續(xù)改進(jìn)則是應(yīng)用提升階段的必然選擇。企業(yè)想要充分發(fā)揮信息化系統(tǒng)的功能和優(yōu)勢，就要根據(jù)企業(yè)所處環(huán)境的變化不斷地修正信息系統(tǒng)的目標(biāo)和要求，通過持續(xù)不斷的評估和改進(jìn)，制定相應(yīng)的推進(jìn)措施，使信息系統(tǒng)能夠適應(yīng)企業(yè)面對環(huán)境的變化所做出的改變，實現(xiàn)企業(yè)信息化建設(shè)的價值最大化。因此，筆者結(jié)合過往IT監(jiān)理與評估項目的經(jīng)驗認(rèn)為：IT監(jiān)理與評估工作并非獨立運作，而是相輔相成交替循環(huán)進(jìn)行的，在項目過程中IT監(jiān)理應(yīng)該充當(dāng)好“潤滑劑”、“清障車”、“守門員”三個角色，進(jìn)而開展以業(yè)務(wù)為導(dǎo)向，持續(xù)改進(jìn)為目標(biāo)的IT評估。IT監(jiān)理的方法IT監(jiān)理在項目中的三重角色：潤滑劑、清障車、守門員。對項目全過程監(jiān)理所采取的方法可概括為“三控三管一協(xié)調(diào)”，具體指：三控，即進(jìn)度控制、質(zhì)量控制、變更控制；三管，即合同管理、問題管理、文檔管理；一協(xié)調(diào)，即溝通協(xié)調(diào)。1.進(jìn)度控制：為了保障項目進(jìn)度，要求承建單位在項目實施前通過周密分析，明確合理的工期和目標(biāo)，并制定完整的項目總體建設(shè)計劃；在項目建設(shè)過程中及時向甲乙雙方通報可能影響項目進(jìn)度的因素，制定分階段計劃，并按照分階段計劃使單項分階段目標(biāo)逐步實現(xiàn)，最終保證項目總體的實現(xiàn)。2.質(zhì)量控制：質(zhì)量控制貫穿于信息化建設(shè)項目的始末，遍及項目的設(shè)計、建設(shè)準(zhǔn)備、實施、驗收的全過程。包括關(guān)鍵里程碑及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等文檔的交付和驗收，是項目成功的基本保障，需要監(jiān)理方進(jìn)行獨立客觀地的審核，及時發(fā)現(xiàn)并提示潛在風(fēng)險、提出風(fēng)險對策。3.變更控制：在信息化建設(shè)過程中，對已確定的工作內(nèi)容、范圍、人員、時間、成本等做調(diào)整時會對項目產(chǎn)生大小不同的影響，此時，需要收集變更信息資料，對發(fā)生的所有變更情況按照一定的程序進(jìn)行處理，并對變更的內(nèi)容、方式、范圍、影響進(jìn)行評估和控制。4.合同管理：合同管理對象是項目承建單位與業(yè)主單位之間簽訂的信息化建設(shè)項目合同。合同管理是進(jìn)行質(zhì)量控制、進(jìn)度控制和變更控制的重要保障，是監(jiān)理單位站在公正立場采取各種控制、協(xié)調(diào)與監(jiān)督措施，履行糾紛調(diào)解職責(zé)的依據(jù)。5.問題管理：問題是指會給項目的進(jìn)度和質(zhì)量產(chǎn)生負(fù)面影響的事件任務(wù)等，監(jiān)理方應(yīng)該要求承建單位建立一套完整的問題處理和反饋機(jī)制，并督促執(zhí)行。這是一個項目實施方案是否成熟和全面的體現(xiàn)。6.文檔管理：為保證項目信息的準(zhǔn)確性、完整性和可用性，為了在項目實施過程中信息交流有齊整的資料來源，為了項目管理及決策有判斷依據(jù)，良好規(guī)范的項目文檔管理工作非常重要。項目文檔管理主要從項目的文檔命名和文檔歸類來落實。7.協(xié)調(diào)：作為協(xié)調(diào)的具體表現(xiàn)，交流與溝通是信息化項目建設(shè)必不可少的潤滑劑，監(jiān)理方在工作開展過程中應(yīng)當(dāng)做好“翻譯”角色，確保甲乙雙方的溝通交流沒有歧義、障礙或者誤解，交流與溝通貫穿于整個信息化建設(shè)全過程，目的是為了把握項目進(jìn)度，就項目情況進(jìn)行有效交流，及時處理項目中遇到的問題，達(dá)成各項共識。IT評估的方法通過IT評估與持續(xù)改進(jìn)方法論來回答企業(yè)所做事情：是否正確，程度如何，怎樣改進(jìn)？企業(yè)信息化評估與持續(xù)改進(jìn)的重點包括評估信息化應(yīng)用階段、評估與改進(jìn)現(xiàn)有系統(tǒng)、規(guī)劃未來的新系統(tǒng)實施范圍三個方面。1、評估企業(yè)信息化應(yīng)用階段：可以從系統(tǒng)應(yīng)用、投資回報率分析、管理提升等三個方面對管理信息系統(tǒng)的實施效果進(jìn)行評估，并以此作為下一階段工作開展的基礎(chǔ)。2、評估與改進(jìn)現(xiàn)有系統(tǒng)：在明確了企業(yè)自身信息化建設(shè)所處階段的基礎(chǔ)上，企業(yè)可以根據(jù)不同階段，企業(yè)所定義的管理信息系統(tǒng)的建設(shè)目標(biāo)不同進(jìn)行進(jìn)一步的評估，如根據(jù)項目建設(shè)前期所建立的可量化的項目建設(shè)的目標(biāo)和成功標(biāo)準(zhǔn)，與項目建設(shè)后所取得的成效進(jìn)行對比，通過量化指標(biāo)的考核，可以準(zhǔn)確地知道企業(yè)信息化系統(tǒng)的實際應(yīng)用成效，并將這些成效和企業(yè)面臨新環(huán)境下業(yè)務(wù)發(fā)展的需要進(jìn)行對比，找出業(yè)務(wù)發(fā)展所需的最為迫切的系統(tǒng)改進(jìn)點，從而為企業(yè)進(jìn)一步的系統(tǒng)功能增加和完善提供指導(dǎo)意見。3、規(guī)劃未來的新系統(tǒng)實施范圍：根據(jù)企業(yè)目前信息化系統(tǒng)的使用能力，規(guī)劃出未來企業(yè)可以承受的新系統(tǒng)實施范圍。在不同的階段，對于企業(yè)整體信息能力有不同的要求，很多企業(yè)信息化實施的失敗經(jīng)驗表明，脫離企業(yè)實際信息能力的信息系統(tǒng)實施成功率極低，或者中途而廢，或者僅僅應(yīng)用了整個系統(tǒng)的某個功能。企業(yè)的信息系統(tǒng)建設(shè)是一項系統(tǒng)工程，絕非一蹴而就，因此越來越多的企業(yè)在信息化建設(shè)過程中引進(jìn)IT監(jiān)理與評估機(jī)制來規(guī)避風(fēng)險，這已逐漸成為了現(xiàn)代企業(yè)，特別是成長型企業(yè)的共識。IT監(jiān)理與評估案例：企業(yè)引進(jìn)IT監(jiān)理和評估，很大程度是為了讓項目建設(shè)規(guī)范、合理，保障進(jìn)度與質(zhì)量。作為第三方，要以客戶的利益為出發(fā)點來開展工作，當(dāng)好潤滑劑、清障車、守門員。在xx集團(tuán)進(jìn)行IT監(jiān)理和評估項目時，遇到過這樣兩件事，分別代表了承建單位和業(yè)主單位的利益。事件一：項目分兩部分，硬件設(shè)備到貨與軟件系統(tǒng)實施。當(dāng)所有硬件設(shè)備到貨后，承建單位提請業(yè)主支付硬件設(shè)備款，遇到了業(yè)主的分歧意見。AMT監(jiān)理項目組采取了以下兩個措施來解決：1.先看合同，確認(rèn)現(xiàn)階段情況符合支付條件，并就此與業(yè)主溝通，達(dá)成共識。2.請承建單位提交付款申請，作為監(jiān)理，我根據(jù)合同規(guī)定簽署付款意見，請業(yè)主付款。這個事情在2天內(nèi)解決，承建單位順利收到硬件款。因為給予了承建單位一個及時的幫助，承建單位在此后的項目中都非常配合和支持監(jiān)理工作。事件二：承建單位在投標(biāo)書中承諾的一項關(guān)鍵技術(shù)沒有實現(xiàn)，是關(guān)鍵技術(shù)。對此，作為監(jiān)理馬上召集承建單位和業(yè)主一起開了個臨時項目會議，明確此問題的處理方式。會后，以會議決議為根據(jù)，AMT監(jiān)理組出具了監(jiān)理意見。如下：致：XX公司2、在投標(biāo)書中承諾實現(xiàn)的單點登錄集成技術(shù)，未能實現(xiàn)，請于2011年9月25日前書面明確能否解決，如果不能解決，請說明原因；如果能解決，請?zhí)峤唤鉀Q方案，明確時間截止點，制定后續(xù)實施計劃，交xx集團(tuán)信息中心與AMT監(jiān)理與評估項目組確認(rèn)同意后執(zhí)行。3、針對單點登錄集成技術(shù)問題，9月25日不能提交書面說明，視為不能解決。根據(jù)合同，承諾技術(shù)不能解